TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA PARA LA COMPRA DE 36 TABLETS EN SUACHA –
SUA-06-042023
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA PARA LA COMPRA DE 36 TABLETS EN SUACHA –
CUNDINAMARCA.
FECHA INICIO Y TERMINACIÓN | Del 17 xx xxxxx hasta el 21 xx xxxxx del 2023 a las 23:59 pm |
AREA DE COBERTURA | Suacha-Cundinamarca |
TIPO DE CONTRATO | |
FECHA LIMITE PARA POSTULACION | 21 xx xxxxx de 2023 a las 23:59 pm |
El Servicio Jesuita a Refugiados (JRS) es una Organización Internacional No Gubernamental de la Iglesia Católica, reconocida por el gobierno italiano y la Santa Sede. Fue fundada en 1980 por la Compañía de Xxxxx. La Delegación en Colombia del JRS/COL fue fundada en el año de 1994. El mandato institucional del JRS se centra en el trabajo con personas en situación de refugio y desplazamiento forzado en 57 países alrededor del mundo y su misión en Colombia es:
“Acompañar, servir y defender a las víctimas de desplazamiento forzado y población vulnerable en la búsqueda del ejercicio pleno de sus derechos, contribuyendo a la transformación de las dinámicas de la violencia hacia procesos orientados al afianzamiento de la justicia, la paz y la reconstrucción de tejido social”
Esta misión se desarrolla en 7 territoriales y satelitales del país: En el Xxxxxxxxx Medio, con sede en Barrancabermeja, en el Xxxxx del Cauca, con sedes en Buenaventura; en el Centro del país, con sede en Soacha y Bogotá, la región fronteriza, con sedes en Norte xx Xxxxxxxxx y Nariño, en Xxxxx Caribe con satelital en Cartagena, y en Eje Cafetero con satelital en Pereira.
JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:
El Servicio Jesuita a Refugiados JRS/COL, en el marco de su intervención en pro de migrantes y refugiados provenientes de Venezuela y población víctima de desplazamiento forzado ha diseñado una estrategia de integración socioeconómica que motiva el presente contrato, que tiene como objetivo general: Entregar tablets que permitan a las unidades productivas acompañadas en Suacha – Cundinamarca adelantar estrategias de marketing digital y publicidad.
Para el cumplimiento del objetivo en mención, el JRS/COL requiere la compra de 36 tablets para unidades productivas en el municipio de Suacha – Cundinamarca.
1. OBJETO DE LA CONTRATACIÓN: compra y entrega de treinta y seis (36) tablets para unidades productivas acompañadas por el JRS/COL en Suacha, Cundinamarca.
2. Alcance
El servicio brindado por el establecimiento comercial, se ajustará a las siguientes especificaciones:
a) Realizar la entrega de treinta y seis (36) tablets en la oficina territorial del Servicio Jesuita a Refugiados ubicada en el municipio de Suacha - Cundinamarca, con las siguientes especificaciones:
El proveedor entregará la totalidad de las tablets directamente en la Oficina Territorial del JRS/COL ubicada en la Xxxxx 00 # 0 – 00 xx Xxxxxx – Xxxxxxxxxxxx. Las tablets deberán ser nuevas, estar en perfecto estado y debidamente empacadas/embaladas en cajas; el precio de dicho empaque no deberá estar discriminado en las respectivas facturas.
La entrega de las tablets a las unidades productivas dependerá exclusivamente de los funcionarios del JRS/COL.
Las especificaciones técnicas de la Tablet se relacionan en el Anexo; el JRS/COL sugiere la referencia “Tablet SAMSUNG 8.7" Pulgadas A7 Lite 64GB”, sin embargo, puede ser otra referencia siempre y cuando tenga, como mínimo, las especificaciones técnicas del producto en mención.
La garantía de cada una de las tablets debe ser, como mínimo, de un año. Dicha información deberá estar reflejada en propuesta.
b) La entrega de las tablets por parte del proveedor se realizará en una única entrega en una fecha a concertar entre las partes en la oficina del Servicio Jesuita a Refugiados en Suacha, antes del 30 xx xxxx de 2023.
c) Las tablets estarán soportadas por 36 facturas y/o documentos equivalentes (una por cada tablet), en esta se deberá reflejar su cantidad y su respectivo valor unitario.
d) El proveedor se compromete en el momento de facturar a verificar que en esta aparezcan los productos previamente concertados entre las partes, de lo contrario estos elementos deberán ser cargados al portador y no podrán figurar en la factura. En ningún caso el JRS/COL asumirá los costos derivados de la compra de elementos ajenos.
e) Las facturas y/o documentos equivalentes bajo ningún motivo se deberá hacer a nombre de particulares, únicamente a nombre de JRS COLOMBIA o FUNDACION SERVICIO JESUITA A REFUGIADOS COLOMBIA con Nit 000-000-000-3, deberá ser entregada en original en las instalaciones de la oficina del JRS/COL SUA-IBA, En caso de estar obligados a facturar electrónicamente, deberán hacer el envío de esta al correo 000000000@xxxxxxxxxxxx.xx, con copia a xxxxx.xxxxx@xxx.xxx Profesional Administrativo, xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx Auxiliar Logístico, y xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx Coordinador Territorial.
f) El proveedor deberá tener en cuenta que se le aplicará las retenciones correspondientes por ley, cabe aclarar que no se aplica ReteIca a establecimientos locales puesto que la fundación
tiene como sede principal la ciudad de Bogotá.
g) Acorde a la normatividad tributaria del país, si el proveedor seleccionado es responsable de facturar electrónicamente deberá expedir dicha factura cumpliendo los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario.
h) Si el proveedor seleccionado es responsable de IVA, deberá tener en cuenta que los recursos que financian este contrato son exentos de IVA, por ende, no se podrá cobrar este impuesto en ninguno de los servicios prestados, lo anterior esta soportado con el respectivo documento de exención de IVA radicado ante la DIAN.
3. Cualidades del proponente
Podrán participar personas naturales o jurídicas adscritas al régimen responsable de IVA o no responsable de IVA, radicadas en el territorio nacional considerados legalmente capaces para cumplir con el objeto del contrato y cuya razón social sea la prestación/suministro de uno o varios de los servicios/bienes requeridos.
4. Documentos de la propuesta
El proponente deberá estudiar cuidadosamente los términos de referencia contenidos en este documento para informarse a cabalidad sobre el objeto y reglas del presente proceso. Su presentación implica que el proponente los ha analizado a profundidad y conoce la actividad y obligaciones que le corresponde desarrollar; en el caso de ser seleccionado, acepta todas las condiciones y obligaciones previstas en las normas vigentes y en el presente documento.
A la propuesta deberá anexarse los siguientes documentos de acuerdo a la calidad de persona (Natural o Jurídica):
a) Propuesta suscrita y firmada por el representante legal del proponente donde se indique el costo individual y total de las tablets.
b) RUT actualizado.
c) Certificación Bancaria actualizada.
d) Cámara de comercio vigente (no mayor a 30 días).
e) Cédula del representante legal.
f) Los proponentes deben estar cumpliendo plenamente con lo establecido en el código sustantivo del trabajo (Ley 2363 de 1950) como también lo establecido en la legislación internacional aplicable al caso colombiano.
5. Validez de la propuesta
Las propuestas presentadas deberán tener una validez mínima de un (01) mes, contados a partir de la fecha de presentación.
6. Propuesta
El valor total de la propuesta deberá incluir expresa e íntegramente todos los costos directos e indirectos, así como cualquier impuesto, tarifa, tasa o contribución derivados del cumplimiento del posible contrato y sus actividades a que haya lugar, la propuesta deberá contener presentación de los bienes/servicios los respectivos precios unitarios y una casilla de calidad de cada bien/servicio.
La propuesta presentada por el oferente deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Cobertura: Los proveedores deberán especificar la cobertura y capacidad de prestación del servicio en el municipio de Suacha - Cundinamarca (cantidad de establecimientos y ubicación, entre otros)
• Precios de venta: Los proveedores deberán cotizar como mínimo los artículos solicitados en los términos de referencia (Tabla 1), los artículos cotizados deberán de venir acorde a su categoría.
• La presentación de la propuesta deberá contener marca, presentación del producto, sus respectivos precios unitarios y totales, una casilla de calidad de cada producto (Superior, estándar, económica).
• La propuesta deberá describir si cuenta con valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en los términos del contrato.
Las propuestas se recibirán por correo electrónico con todos los documentos exigidos debidamente escaneados en formato PDF a los correos electrónicos: xxxxx.xxxxx@xxx.xxx Profesional Administrativo con copia a xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx Auxiliar Logístico y a xxx.xxxxxxx@xxx.xxx
7. Duración del contrato
El plazo para el cumplimiento de las obligaciones del contrato resultadodel objeto de esta invitación será hasta el 30 xx xxxx del 2023.
8. Forma de pago
El valor del contrato será distribuido en dos pagos así:
• Un primer pago equivalente al 50% del valor total del contrato, se realizará una vez se firme el contrato, previa presentación de las facturas y/o documentos equivalentes.
• Un segundo pago por el 50% restante, el cual se realizará a satisfacción del cumplimiento de lo estipulado en los presentes términos de referencia.
PARÁGRAFO: Si la circunstancia de cumplimiento total del contrato con anterioridad al periodo preestablecido sucediera, podrá llevarse a cabo el procedimiento de pago correspondiente. En cada uno de los pagos que se realicen, se efectuarán las retenciones xx xxx, conforme a lo establecido en la normatividad tributaria vigente.
9. Garantía y cumplimiento del contrato
Por el incumplimiento en que incurriere EL PROVEEDOR a las obligaciones que le impone este contrato, se ha determinado una sanción pecuniaria equivalente al 10% del valor de la asesoría que se le ha encomendado, suma que podrá descontar EL CONTRATANTE de cualquier valor existente a favor de EL PROVEEDOR. El pago de la sanción aquí pactada no impide el ejercicio de las acciones que la ley y el presente contrato confieren para obtener el pleno resarcimiento de los perjuicios que ocasione el incumplimiento a la parte.
Si la compra supera monto mínimo establecido por JRS/COL para póliza, el proveedor expedirá a favor de Servicio Jesuita a Refugiados:
a. Póliza de garantía única de cumplimiento de las obligaciones derivadas de la ejecución del contrato por el 40% del monto total de este, con vigencia del término estipulado en el contrato y dos meses más de duración. Tal garantía consistirá en una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria y deberá ser constituida una vez se suscriba por las partes el presente contrato.
b. Póliza de buen manejo de anticipo por el 20% del monto anticipado con vigencia del término estipulado en el contrato y dos meses más, si la oferta presentada incluye anticipo
10. Criterios de selección y adjudicación
La selección del proveedor se realiza por medio de un Comité de Compras conformado por la Coordinación Territorial, la profesional administrativa por parte del equipo territorial, Coordinadora Administrativa y Financiera por parte de la oficina nacional, quienes considerarán los siguientes criterios de selección:
a) Calidad: hace referencia a bienes/servicios que cumplan con los estándares establecidos.
b) Precios: que correspondan con la calidad del bien/servicio.
c) Entrega completa de los documentos requeridos.
d) Capacidad de cumplimiento para la entrega de los bienes/servicios cotizados (cantidad de establecimientos y ubicación, entre otros).
e) Valor agregado: productos o servicios adicionales a lo mínimo requerido en el objeto del contrato y términos del contrato.
f) Logística: hace referencia a que el proveedor cuente con el personal para realizar el descargue del bien/servicio
11. Fecha de apertura y cierre de la convocatoria
Las propuestas se recibirán desde el 17 xx xxxxx hasta el 21 xx xxxxx del 2023 alas 23:59 pm.
PARAGRAFO: Al presentar su oferta, el proponente acepta íntegramente y sin reserva alguna las condiciones aplicables al contrato, como única base de este procedimiento negociado, y cualesquiera que sean sus propias condiciones de venta, a las que renuncia. Los proponentes deben examinar atentamente y cumplir todos los requisitos, instrucciones, disposiciones y especificaciones contenidos en estos
términos de referencia. Se rechazarán las propuestas que no contengan toda la información y documentación exigidas dentro del plazo especificado.
12. Privacidad de la información
FUNDACIÓN SERVICIO DE LOS JESUITAS PARA LOS REFUGIADOS, identificada con el NIT 900.232.067 -
3, con domicilio principal en la dirección Xxxxxxx 0 #00 X - 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx. En adelante denominada como JRS COL o La Fundación, con fundamento en lo dispuesto en el régimen de protección de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias y complementarias, manifiesta en su condición de Responsable del tratamiento que con ocasión al registro y envío de su información para su participación en la presente convocatoria, se podrá recolectar, registrar, almacenar, usar y procesar información personal de su titularidad, correspondiente a datos de naturaleza general, identificación, ubicación, contenido socioeconómico y sensible asociada a imágenes fotográficas, así como otro tipo de información relacionada con el entorno socioeconómico o demográfico. La anterior información podrá ser utilizada para las siguientes finalidades:
a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
b) Desarrollar las actividades propias para su evaluación en la participación de la presente convocatoria
c) Solicitar información adicional y complementaria a través de comunicaciones formales que permita su participación en la presente convocatoria.
En razón de lo anterior, como titular de la información, usted cuenta con el derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; abstenerse de suministrar información personal de naturaleza sensible, solicitar la prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales; revocar la autorización otorgada, consultar de forma gratuita los datos personales previamente suministrados y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando no se atienda en debida forma sus consultas o reclamos en materia de protección de datos personales.
Para nosotros es muy importante respetar y proteger la intimidad, privacidad, seguridad y demás derechos que le asisten como titular de información personal, los cuales podrá ejercer presentando una consulta o reclamo a través de los siguientes canales de atención:
• Correo electrónico: xxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx
• Dirección física: Xxxxxxx 0 # 00 X – 00, Xxxxxx, Xxxxxxxx.
• Teléfono: (000) 0000000
Si desea conocer más acerca de cómo trabajamos por la seguridad y protección de su información personal, así como la forma y mecanismos para el ejercer sus derechos como titular de información,
puede acceder a la política de protección de datos personales solicitándola a través del cualquiera de los canales previamente descritos.
Por lo anterior, con su participación en la presente oferta y envío de su información, usted declara conocer y aceptar de manera expresa, el contenido de la presente solicitud de autorización, así como el contenido de nuestra política de protección de datos personales.
ANEXO
Tabla 1. Especificaciones tablets
Especificaciones generales mínimas: | |
MEMORIA INTERNA DE LA TABLETA | 64GB |
CONEXION A DATOS | WiFi |
SISTEMA OPERATIVO | Android™ |
TAMAÑO DE PANTALLA | 8.7 Pulgadas |
MEMORIA RAM | 4GB |
VERSIÓN SISTEMA OPERATIVO | 11 |
RESOLUCIÒN DE PANTALLA | FHD (1920 x 1080) @30fps |
RESOLUCIÓN XX XXXXXX FRONTAL | 2 Mpx |
RESOLUCIÓN XX XXXXXX POSTERIOR | 8 Mpx |
PROCESADOR | 2.3 GHz, 1.8 GHz |
NÚCLEOS DEL PROCESADOR | 8 núcleos |
TIPOS DE PUERTOS ENTRADAS Y SALIDAS | Entrada Tarjeta Micro SD Puerto USB Tipo C Salida de Audífonos Salida de Parlantes |
LÍNEA MODELO REFERENCIA (Marca Opcional) | SAMSUNG A7 Lite |