HANKEDOKUMENDID
Narva Linnavalitsuse ……..a
korralduse nr ……. xxxx
Xxxxx liik |
Teenused |
Xxxxx nimetus |
Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus |
Hankemenetluse liik |
Lihthange, elektrooniline hankemenetlus |
Xxxxx registreerimisnumber |
……………. |
SISUKORD
5 PAKKUMUSE VORMISTAMINE JA ESITAMINE 4
6 PAKKUJATE KÕRVALDAMISE ALUSED, KVALIFITSEERIMISE tingimused 5
7 PAKKUMUSTE VASTAVAKS TUNNISTAMINE, hindamine, edukaks tunnistamine või TAGASILÜKKAMINE 5
Narva Linnavalitsuse Rahandusamet korraldab lihthanke (edaspidi xxxxx) „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ” e-riigihangete registri keskkonnas (edaspidi eRHR) .
Hange toimub kooskõlas kehtiva Riigihangete seadusega.
1ÜLDOSA
1.1Hankija: Xxxxx xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Aadress: Peetri xx.0, 00000 Xxxxx, Xxx-Xxxx
Tel.00 00000, faks 00 00000, e-post xxxxxxxx@xxxxx.xx
1.2Xxxxx eest vastutav isik: Rahandusameti direktori asetäitja Xxxx Xxxxxxxxx, tel.0000000, faks 0000000, e-post xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx .
1.3Xxxxx nimetus: „ Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus“
1.4Hankedokumentides kasutatakse järgmiseid termineid:
xxxxxxx – asutus, kes on xxxxx välja kuulutanud;
ettevõtja - ettevõtja konkurentsiseaduse tähenduses, sealhulgas konkurentsiseaduse § 2 lõikes 2 nimetatud isik
pakkuja – hankijale pakkumuse esitanud ettevõtja;
hankeleping (edaspidi ka leping) – hankemenetluse tulemusel hankija ja edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja vahel sõlmitud rahaliste huvidega seotud leping, mille esemeks on teenus;
xxxxxxx – asutus, kes on sõlminud lepingu edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga;
täitja – edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja, kellega on sõlmitud leping.
1.5Hankedokumentide koostamisel on hankija lähtunud riigihangete seadusest ja sellega seonduvatest õigusaktidest.
2HANKE kirjeldus
2.1Xxxxx esemeks on:
2.1.1 Xxxxx eesmärgiks on kompleksteenuse ostmine, mis koosneb ostuarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete vastuvõtmine, PDF xxxx xx paberarve sisestamise võimalus e-arvete halduskeskkonda (hankija ise sisestab), arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport majandustarkvarasse), müügiarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete koostamise võimalus e-arvete halduskeskkonnas, e-arvete impordi võimalus majandustarkvarast, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud), vajadusel arvete aktsepteerimine), andmete sirvimisest, statistika aruandlusest, arhiveerimisest.
2.2Osutatava teenuse kirjeldus on esitatud hankedokumentide lisas 2.
2.3Hankelepingu eeldatav maksumus on 56 900 eurot xxxx käibemaksuta.
3HANKE TÄHTPÄEVAD
3.1Pakkumus tuleb esitada eRHR keskkonnas hiljemalt 24.11.2017.a xxxx 11.00.
3.2Teenuse osutamise periood: alates 01.02.2018 kuni 31.03.2021. Täitja teostab kogu teenuse osutamiseks vajaliku e-arvete süsteemi paigalduse ja alghäälestuse, ning viib läbi kasutajakoolituse kolme nädala jooksul xxxxx lepingu allkirjastamist. Hankijale tuleb kohe lepingu sõlmimise xxxxx xxx anda kasutusjuhendid.
4teabevahetus
4.1Kogu hankega seotud teabevahetus hankija ja ettevõtja vahel, sealhulgas hankedokumentide kättesaadavaks tegemine ning pakkumuse, taotluse ja selgituste esitamine, pakkujate teavitamine hankija otsustest toimub elektrooniliselt eRHRi kaudu. Xxxxxxx juhindub teabevahetusel RHS sätetest.
4.2Hankija teeb hankedokumentidega seotud selgitused või selgitamist võimaldavad dokumendid eRHRi kaudu kättesaadavaks kolme tööpäeva jooksul asjakohase selgitustaotluse saamisest arvates ning juhindudes RHS § 46 lõikes 2 sätestatust.
4.3Ettevõtja esitab hankija nõudmisel eRHRi kaudu hankijale selgitused või selgitamist võimaldavad dokumendid kõrvaldamise aluste puudumise, heastamise või kvalifikatsiooni tõendamiseks esitatud andmete või pakkumuses esitatud andmete kohta kolme tööpäeva jooksul hankija sellekohase nõude saamisest arvates. Hankija võib mõjuvatel põhjustel ettevõtjale antud dokumentide või selgituste esitamise tähtaega pikendada.
4.4Hankija ei vastuta ega eRHR toimimise eest. Samuti ei vastuta hankija hanget puudutava teabe või pakkumust puudutavate küsimuste pakkujani tähtaegse jõudmise eest, mis on tingitud pakkuja poolsest eRHR registreerimise või enda elektronposti aadressi ebakorrektsest sisestamisest, mistõttu eRHR võimalikud teated ei jõu pakkujani. Hankija ei vastuta e-keskkonna kasutamisest või mittekasutamisest tekkinud kahju või saamatajäänud tulu eest.
5PAKKUMUSE VORMISTAMINE JA ESITAMINE
5.1Pakkumus tuleb esitada e-riigihangete keskkonnas hiljemalt 24.11.2017.a xxxx 11.00. Esitatud failid ei tohi olla kaitstud kopeerimise, printimise või muu sarnase käsitlusfunktsiooni suhtes.
5.2Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud.
5.3Pakkumuse krüpteerimine ei ole vajalik, sest e-riigihangete keskkond tagab dokumentide konfidentsiaalsuse.
5.4Pakkumus tuleb vormistada eesti keeles. Võõrkeelsetele dokumentidele peab lisama vandetõlgi või notariaalselt kinnitatud eestikeelse tõlke.
5.5Pakkumus peab sisaldama järgmisi dokumente:
5.5.1volikiri (vajaduse korral, kui pakkumuse allkirjastab isik, kes ei ole juhatuse liige, HD vastaval xxxx vormil 1.1 või ühispakkujate korral xxxx vormil 1.2);
5.5.2taotlus (HD vastaval xxxx vormil 1.3);
5.5.3hankepass (HD vastaval xxxx vormil 1.4);
5.5.4pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga (HD vastaval xxxx vormil 1.5) kusjuures:
pakkumuse maksumuses toodud hinnatabeli iga lahter peab olema täidetud;
esitatud ühikuhinnad peavad sisaldama kõiki teenuse osutamiseks ja hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks tehtavaid kulutusi;
ühikuhinnad on lõplikud ja kehtivad kogu lepinguperioodi jooksul;
pakkumuse maksumuses on kogused arvestuslikud, teenuse eest tasutakse vastavalt tegelikule teenuse tarbimisele. Hankija ei ole kohustatud tellima teenust maksumuse hinnajaotustabelis esitatud koguses;
5.5.5pakkumus peab sisaldama teenuse osutamise kirjeldust, mis tuleb koostada vastavalt HD lisale 2. Pakkuja peab eraldi välja xxxxx nõutud funktsionaalsuse, mida pakutav lahendus ei sisalda ning kirjeldama, kuidas xxxxxx funktsionaalsus tagatakse.
5.6Pakkumus peab olema jõus minimaalselt 90 päeva. Pakkumus on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt kuni hankedokumentides määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõppemiseni.
5.7Hankedokumentide punktis 5.1 nimetatud tähtajast hiljem saabunud pakkumusi arvesse ei võeta.
5.8Osaliste või mitme pakkumuste esitamine ei ole lubatud.
5.9Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud.
5.10Pakkujal pole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega tingimusi, mis ei tulene hanketeatest ja hankedokumentidest.
5.11Xxxxxx xx rakendata keskkonnasäästlikke nõudeid.
5.12Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ning esitamisega seotud kulud.
5.13Pakkuja võtab xxxx xxxxx pakkumuse hankijale õigeaegse esitamise kogu riski, xxxxx arvatud vääramatu jõu (force majeure) toime võimaluse.
6PAKKUJATE KÕRVALDAMISE ALUSED, KVALIFITSEERIMISE tingimused
6.1Kõrvaldamise alused
6.1.1Hankija xx xxxxx hankelepingut ja kõrvaldab hankemenetlusest pakkuja, kellel esineb RHS § 95 lg 1 p-des 1-5 sätestatud hankemenetlusest kõrvaldamise alus. Pakkuja peab esitama hankepassis (HD vastaval xxxx vormil 1.4) kinnitused nende asjaolude puudumise kohta.
6.1.2Hankija võib kõrvaldada hankemenetlusest pakkuja, kellel esineb mõni RHS § 95 lg 4 p-des 1-12 sätestatud hankemenetlusest kõrvaldamise alus. Pakkuja peab esitama hankepassis (HD vastaval xxxx vormil 1.4) kinnitused nende asjaolude puudumise kohta .
6.2Sobivus tegeleda kutsetööga
6.2.1Pakkuja peab olema registreeritud asukohamaa vastavas äri- või kutsealaregistris. Pakkuja peab kinnitama hankepassis (HD vastaval xxxx vormil 1.4) registreeringu olemasolu. Hankija võib nõuda registreeringu olemasolu tõendava asjakohase tõendi esitamist, kui see ei ole hankijale andmekogus olevate avalike andmete põhjal oluliste kulutusteta kättesaadav.
6.3Majanduslik ja finantsseisund
6.3.1Pakkujal peavad olema hankelepingu täitmise tagamiseks vajalikud rahalised vahendid ning pakkujal peavad olema hankelepingu võimaliku rikkumisega tekkida võiva kahju hüvitamiseks vajalikud vahendid olemas või tal on võimalus xxxx xxxxx. Pakkuja peab esitama tingimuste täitmise kohta kinnituse hankepassis (HD vastaval xxxx vormil 1.4).
6.4Tehniline ja kutsealane pädevus
6.4.1Pakkujal peab xxxxx algatamisele eelneva 36 kuu nõuetekohaselt teostanud vähemalt ühe hankeobjektiga samaväärset teenust (masinloetavate e-arvete arveldamisteenus), sh vähemalt ühel korral hankeobjektiga samaväärse teenuse osutamise töökogemus avalikule sektori tellijale (HD vastaval xxxx vormil 1.4).
6.5Hankija juhindub pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamisel ja kvalifitseerimisel RHS sätetest.
7PAKKUMUSTE VASTAVAKS TUNNISTAMINE, hindamine, edukaks tunnistamine või TAGASILÜKKAMINE
7.1Hankija kontrollib pakkumuste vastavust hankedokumentides esitatud tingimustele.
7.2Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkumus xx xxxxx hankedokumentides esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hankedokumentides esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, xxx xxxxxx ei esine sisulisi kõrvalekaldeid hankedokumentides nimetatud tingimustest.
7.3Hankijal on õigus kõik pakkumused tagasi lükata järgmistel juhtudel:
7.3.1kõigi pakkumuste või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatavat maksumust või;
7.3.2hanke korraldamiseks vajalikud tingimused on oluliselt muutunud ja muudavad xxxxx realiseerimise võimatuks või ebavajalikuks;
7.3.3on aset leidnud sündmus, mida saab pidada vääramatuks jõuks. Vääramatu jõud on asjaolu, mida hankija ei saa mõjutada xx xxxxx puhul ei saa mõistlikkuse põhimõttest lähtuvalt hankijalt eeldada, et ta hankemenetluse xxxx xxxxx asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks.
7.4Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Pakkumuste hindamise kriteeriumiks on madalaim teenuse osutamise hind. Võrdselt edukate pakkumuste puhul tunnistatakse edukaks pakkumus, mille esitanud pakkuja on teostanud viimase kolme aasta jooksul nõuetekohaselt enim avaliku sektorile hankeobjektiga samaväärseid lepinguid. Juhul kui xx xxxxx alusel ei ole võimalik välja selgitada edukat pakkumust, siis võitja selgitatakse xxxxx xxxx.
7.5Kui hankija leiab, et pakkumuse maksumus on hankelepingu eset arvestades põhjendamatult madal, peab hankija kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis nõudma pakkujalt asjakohast samas vormis esitatud selgitust. Pakkuja on kohustatud esitama selgituse hankijale viie tööpäeva jooksul vastava nõude saamisest arvates. Xxxxxxx kontrollib selgitust ja hindab esitatud tõendeid, konsulteerides vajaduse korral pakkujaga. Kui hankija leiab endiselt, et pakkumuse maksumus on põhjendamatult madal, või kui pakkuja ei esita hankijale nõutud selgitust, lükkab hankija pakkumuse põhjendatud kirjaliku otsusega tagasi.
7.6Hankija juhindub vastavaks tunnistamisel, hindamisel, edukaks tunnistamisel või tagasilükkamisel RHS sätetest.
8LEPINGU TINGIMUSED
8.1Edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga sõlmitakse hankeleping hankedokumentides toodud tingimustel (HD vastaval xxxx vormil 3) ning vastavuses hankedokumentides ettenähtud tingimustel.
8.2Lepingu täitmise käigus tagavad tellija ja täitja oma tegevuse vastavuse kõigile Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele.
8.3Täitja kannab tellija ees täielikku vastutust teenuse osutamise kvaliteedi ja tähtaegse osutamise eest ka siis, kui kasutab lepingujärgse teenuse osutamisel alltöövõtjaid.
9VAIDLUSTUSED
9.1Kõik kaebused (pretensioonid) esitatakse ja menetletakse RHS ettenähtud korras.
10LISAD
Xxxx 1.1 Volikiri
Xxxx 1.2 Ühispakkujate volikiri
Xxxx 1.3 Pakkuja taotlus xxxxxx osalemiseks
Xxxx 1.4 Hankepass
Xxxx 1.5 Pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga
Xxxx 2 Tehniline kirjeldus ehk lähteülesanne
Xxxx 3 Xxxxx lepinguprojekt
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Xxxx 1.1
Volikiri
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Käesolevaga volitab ___________ (pakkuja nimi) ____________________ (volitaja nimi ja ametikoht, isikukood) isikus _________________ (volitatava nimi, ametikoht, isikukood) olema pakkuja ametlik esindaja ja allkirjastama ülal nimetatud xxxxx pakkumust.
Volitatava allkirja näidis /digitaalselt allkirjastatud/
Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta.
Volikiri kehtib kuni: ________________
Kuupäev: _________________
____________________ (volitaja allkiri/digiallkiri)
____________________ (volitaja nimi ja ametikoht)
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Xxxx 1.2
Ühispakkujate volikiri
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Käesolevaga volitame ___________ (ühispakkujate nimed) ____________________ (volitajate nimed ja ametikohad) isikus _________________ (volitatava nimi, ametikoht, isikukood) olema käesoleva ühispakkumuse esitanud pakkujate ametlik esindaja hankemenetlusega ja hankelepingu sõlmimisega seotud toimingute tegemisel.
Käesolevaga kinnitame, et vastutame ühispakkujatena hankelepingu
täitmise eest solidaarselt.
Volitatava allkirja näidis: /digitaalselt allkirjastatud/
Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta.
Volikiri kehtib kuni: ________________
Kuupäev: _________________
____________________ (volitajate allkirjad/digiallkirjad)
____________________ (volitajate nimed ja ametikohad)
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Xxxx 1.3
Pakkuja taotlus xxxxxx osalemiseks
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Pakkuja andmed:
1) Pakkuja nimi / Ühispakkujate volitatud esindaja nimi |
|
2) Registrikood |
|
3) Aadress |
|
4) Kontaktisik ja tema andmed |
|
5) Telefon |
|
6) E-posti aadress |
|
7) Faks |
|
8) Veebilehe aadress (kui on olemas) |
|
Xxxxx tutvunud hanketeate ja hankedokumentidega ning kinnitame, et võtame üle kõik hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimused.
Kinnitame, et kõik käesolevale pakkumusvormile lisatud dokumendid moodustavad meie pakkumuse osa.
Kinnitame, et tagame hanketeates, hankedokumentides ja nende lisades esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise.
Kinnitame, et meil on hankelepingu täitmiseks kõik vajalikud õigused intellektuaalse omandi kasutamiseks.
Käesolev pakkumus on jõus 90 kalendripäeva, alates pakkumuste esitamise tähtpäevast.
Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja
_________________________
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Xxxx 1.4
Hankepass
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Pakkuja nimi, registrikood:
I Pakkuja kinnitus hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kohta
Kinnitame, et xxxx xx esine Riigihangete seaduse § 95 lg l p-des 1-5 sätestatud kõrvaldamise aluseid.
vajadusel märkused______________________________________________________
xxxxx vastavalt RHS§ 104 lg 2 p 4 või p5 ______________________________________
Kinnitame, et xxxx xx esine Riigihangete seaduse § 95 lg 4 p-des 1-12 sätestatud kõrvaldamise aluseid.
vajadusel märkused________________________________________________________
xxxxx vastavalt RHS§ 104 lg 2 p 4 või p5 ______________________________________
II Kinnitus Pakkuja kvalifitseerimise kohta
Sobivus tegeleda kutsetööga
Kinnitame, et me oleme registreeritud asukohamaa vastavas äri- või kutsealaregistris
vajadusel märkused________________________________________________________
xxxxx vastavalt RHS§ 104 lg 2 p 4 või p5 ______________________________________
Majanduslik ja finantsseisund
Kinnitame, et meil on hankelepingu täitmise tagamiseks vajalikud rahalised vahendid ning meil on hankelepingu võimaliku rikkumisega tekkida võiva kahju hüvitamiseks vajalikud vahendid olemas või meil on võimalus xxxx xxxxx.
vajadusel märkused________________________________________________________
xxxxx vastavalt RHS§ 104 lg 2 p 4 või p5 ______________________________________
Tehniline ja kutsealane pädevus
Kinnitame, et meie poolt pakutaval e-arvete arveldamisteenusele on olemas kasutusjuhend (teenuse tehniline kirjeldus).
Xxxxxxxxx, et oleme viimasel kolmel aastal (2014 –2016) täitnud hankeobjektiga samaväärseid lepinguid vastavalt järgnevalt antud loetelule.
Loetelu olulisematest lepingutest:
Xxxxxxx nimi ja kontaktandmed |
Xxxxxxx sõlmimise kp. |
Kirjeldus |
Maksumus EUR xxxx käibemaksuta |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Xxxx 1.5
Pakkumuse maksumus koos hinnajaotustabeliga
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”
Pakkuja nimi, registrikood:
Hinnajaotustabel. Xxxxx teostamise pakkumuse maksumus on:
Teenuse alaliik |
Ühik |
Eeldatav kogus lepingu perioodil |
Ühiku maksumus eurodes |
Arvestuslik maksumus lepingu perioodil eurodes |
Ostuarvetega seotud toimingud elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate tarnijate e-arvete vastuvõtmine, tarnijate PDF xxxx xx paberarve sisestamise võimalus e-arvete halduskeskkonda (hankija ise sisestab), arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport majandustarkvarasse), arvete sirvimine, statistika aruandlus, arhiveerimine). |
tk |
95 000
|
|
|
Müügiarvetega seotud toimingud elektroonilises keskkonnas (sh masintöödeldavate e-arvete koostamise võimalus e-arvete halduskeskkonnas, impordi võimalus majandustarkvarast, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud), vajadusel arvete aktsepteerimine, arvete sirvimine, statistika aruandlus, arhiveerimine). |
tk |
22 167
|
|
|
Koolituse maksumus |
tund |
10 |
|
|
Muu (vajadusel täiendada) |
|
|
|
|
Kokku |
X |
X |
X |
|
Märkused:
Maksumused on esitatud käibemaksuta
Hinnajaotustabelis toodud eeldatavad kogused on arvestuslikud, teenuse eest tasutakse vastavalt tegelikule teenuse tarbimisele. Hankija ei ole kohustatud tellima teenust maksumuse hinnajaotustabelis esitatud koguses.
Hinnas sisalduvad juhendmaterjalid eesti keeles
Hinnas sisaldub tehniline kasutajatugi
Esitatud ühikuhinnad peavad sisaldama kõiki teenuse osutamiseks ja hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks tehtavaid kulutusi
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus“
Xxxx 2
Tehniline kirjeldus ehk lähteülesanne
Hankija nimi: Xxxxx Xxxx Narva Linnavalitsuse Rahandusameti kaudu, 75008427
Xxxxx nimetus „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus“
Igale viitele allolevas tehnilistes kirjeldustes, mis vajab RHS § 88 kohaselt täiendamist märkega „või sellega samaväärne“, kohaldab hankija xxxxxxxx xxxxxx.
Sissejuhatus
Käesoleva xxxxx eesmärgiks on osta teenus, mille tulemusena Xxxxx xxxx võtab kasutusele masintöödeldavate e-arvete arveldussüsteemi. Sisuliselt on tegemist kompleksteenusega, mis koosneb: ostuarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate tarnijate e-arvete vastuvõtmine, tarnijate PDF xxxx xx paberarve sisestamise võimalus e-arvete halduskeskkonda (hankija ise sisestab), arvete menetlemine e-arvete halduskeskkonnas, lõplikult kinnitatud e-arvete eksport majandustarkvarasse), müügiarvete käsitlemisest elektroonilises keskkonnas (masintöödeldavate e-arvete koostamise võimalus e-arvete halduskeskkonnas, impordi võimalus majandustarkvarast, arvete edastamine klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud), vajadusel arvete aktsepteerimine), arvete sirvimisest, statistika aruandlusest, arhiveerimisest. Kuni 31.01.2018 Xxxxx xxxx kasutab Fitek AS e-arvete menetluskeskkonda.
Xxxxx avaldamise seisuga Xxxxx xxxx teostab linna raamatupidamist detsentraliseeritult, kasutusel on Raamatupidamine 6.0 (teenusepakkuja Datel Viru OÜ), raamatupidamisprogramm ei võimalda e-arvete ekspordi elektroonilisest keskkonnast. Xxxxx xxxx kavandab tulevikus ülemineku uuele majandustarkvarale, mis liidestakse e-arvete keskkonnaga. Xxxxx xxxxx ametiasutused pakuvad raamatupidamise teenust 42 hallatavale asutusele. Xxxxx xxxxx ametiasutuste struktuur on avaldatud linna kodulehel xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx,_xxxxxx,_xxxxxxxxx,_xxxxxxxxxxx//. Lisainformatsioon linna asutuste kohta on esitatud xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/.
Kasutaja peab sisenema e-arvete halduskeskkonda ID-kaardi, mobiil-ID või kasutajatunnuse ja parooli vahendusel. Kasutajaid on ca 286, sh aktiivsed kasutajad 170, passiivsed kasutajad (asendajad) 116. Teenuse osutamise perioodi jooksul võib registreeritud kasutajate arv muutuda. Teenus ei tohi seada piirangut kasutajate arvu edaspidisele suurenemisele.
Aastas töödeldakse raamatupidamiskohustuslaste sissetulevaid ostuarveid umbes 30 000 tk ja väljaminevaid müügiarveid umbes 7 000 tk. Käesoleval ajal umbes 19% ostuarvetest saabub e-arvetena (e-keskkonnas kinnitatud e-ostuarved sisestatakse käsitsi raamatupidamisprogrammi ) ning umbes 81 % ostuarvetest saadetakse hallatavate asutustele ja ametiasutustele paberkandjal või PDF xxxxx. Suhtarvud võivad muutuda kui tarnijad lähevad üle e-arveldusele (saadavad e-arveid). E-arvelduse kasutamisel ei tohi olla takistuseks asjaolu, et ostuarve saabub ametiasutustele paberkandjal või PDF xxxxx – paberkandjal xxxx xxxx skaneeritakse ning sisestatakse e-keskkonda hankija teenistuja poolt, misjärel teostatakse kõik arvetega seotud toimingud e-arvete veebikeskkonnas.
Hankedokumentides kasutatavad terminid
Termin või lühend |
Termini või lühendi sisu |
Asutus |
Ametiasutus, hallatav asutus |
E-arve |
Masintöödeladav arve, mis on väljastatud, edastatud ja saadud sellises struktueeritud elektroonilises formadis, mis võimaldab seda automaatselt ja elektrooniliselt töödelda (raamatupidamise seaduse alusel masindöödeldava algdokumendi vormingule xxxxxx) |
Ostuarve |
Tarnija poolt asutusele kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud arve |
E-ostuarve |
Ostuarve e-xxxxx |
Müügiarve |
Xxxxxxx poolt kliendile kaupade ja/või teenuste müügi eest esitatud xxxx xx teised dokumendid |
E-müügiarve |
Müügiarve e-xxxxx xx teised dokumendid |
e-arvete halduskeskkond (eAHK)
|
Veebipõhine tarkvaralahendus arvete haldamiseks, mis hõlmab järgmiseid e-arvetega teostatavaid tegevusi:
|
Skaneerimine |
Paberdokumendi viimine elektroonilisele kujule (PDF xxxxx) |
Sisestamine |
Arveandmete sisestamine e-AHKsse |
Administraator |
Vaikimisi hankija kontaktisik(ud) – teenistuja(d), xxxxx ülesandeks on asutuse seadistuste ja kasutajaõiguste haldamine, menetlusmallide koostamine. Vajadusel võib administraatorile määrata ka teiste kasutaja rollide õigusi. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Müügiarvete sisestaja |
Teenistuja, kellel on õigus müügiarveid sisestada/importida xx xxxx sirvida. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Menetlusringi algataja |
Xxxxxxxxxx, kellel on õigus uued arved menetlusse suunata ning vajadusel arveid käsitsi sisestada, koostada menetlusmalleid. Menetlusringi algatajale võib määrata ka teiste kasutaja rollide õigusi. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Kontrollija (menetleja) |
Xxxxxxxxxx, kellel on õigus arveid kontrollida ja kinnitada oma allkirjaga, et kuludokument kajastab majandustehingut õigesti (sisu, kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad lepingule või tellimiskirjale), tehing on seaduspärane. Kontrollija ei saa suunata arvet tasumisele, selleks on täiendavalt vajalik ka aktsepteerija kinnitus. Vajadusel saadab kontrollija arve teisele teenisujale. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Aktsepteerija (menetleja)
|
Eelarve vastutav täitja või muu volitatud isik, kes kinnitab kuludokumendi aktsepteerimisel oma allkirjaga, et kulutus on tehtud säästlikkuse printsiipidest ning on kooskõlas eelarvega, temale on antud õigus majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseks. Vajadusel aktsepteerija saadab arve teisele teenistujale. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Menetlusringi lõpetaja |
Teenistuja (nt raamatupidaja), kellele on antud õigus xxxxx olevate andmeväljade kontrollimiseks, kontolaiendite lisamiseks, konteerimismallide defineerimiseks jne. Reeglina kõige viimane kinnitusringi osaleja. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Audiitor |
Kasutaja, kellel ei ole õigust andmeid muuta, kuid on õigus kõiki andmeid vaadata. Samaaegselt võib esindada mitut asutust. |
Kinnitusmall |
Eeldefineeritud arvet kontrollivate/aktsepteeritavate isikute kogum. |
Konteerimismall |
Eeldefineeritud majandusinfo liigendamise tunnuste kogum. |
Funktsionaalsed nõuded ostuarvete vastuvõtmise, müügiarvete koostamise, arvete menetlemise teenusele
Ostuarvete vastuvõtmine tarnijatelt
Tarnijatelt saabuvad arved vähemalt xxxxxx xxxxx: (1) e-arve, (2) paberarve, (3) elektrooniline arve PDF xxxxx.
Pakutav lahendus peab olema võimeline tarnijatelt vastu võtma masintöödeldavad e-arved ning edastama need eAHKisse koos inimloetava arve PDF pildiga. E-arvena hankijale saabuv arve peab olema eAHKisse edastatud hiljemalt e-arve saabumisele järgneval tööpäeval xxxx 08:00. Xxxxxxx xxxxx Pakkujale rakendatav leppetrahv igakordse jõudlustingimuste rikkumise korral on 5% eelmise kuu teenuse kuutasust.
Paberkujul ja PDF xxxxx saabuvate arvete vastuvõtmiseks Hankijal peab olema võimalus ise sisestada arve andmed eAHKisse. Käsitsi sisestatud arvele peab olema võimalik lisada xxxxx, näiteks, skaneeritud arve PDF xxxxx. Käsitsi sisestatud arved peavad omama xxxxxxxx xxxxxx.
Paberkujul ja PDF xxxxx saabuvate arvete korral Hankija menetlusringi algataja sisestab kõik seadusandlusest nõutavat infot ning muu Hankija jaoks olulist infot. Arvete reapõhist infot ei sisestata. Täidetakse automaatselt: arve sisestamise kuupäev ja kellaaeg, arve sisestaja.
Hankijal peab olema võimalus konkreetse arve menetlemisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx.
Ostuarvete kinnitamine koos majandusinfo liigendamise tunnuste lisamisega
eAHKis suunatakse saabunud e-ostuarved ning sisestanud ostuarved (paberkujul ja PDF xxxxx saabunud arved) menetlusringi algatajale. Menetlusringi algataja määrab arvele kinnitusringi, kasutades selleks võimalusel eeldefineeritud kinnitusmalle. Kinnitusmallide koostamine on administraatori või menetlusringi algataja ülesanne ja pädevus. Kinnitusmallid on asutusepõhised. Menetlusringi algatajale pakub eAHK määramiseks välja konkreetse asutuse kinnitusmallid. Kinnitusmalli võib lisada kuni 10 isikut (kontrollijad, aktsepteerijad jne). Vajadusel saab teise asutuse teenistuja määrata kinnitusringi osalejatena.
Kinnitusringis määratud osalejatel peab olema võimalus konkreetse arve menetlemisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx, täiendada arveid vajalike majandusinfo liigendamise tunnustega. Tüüpilised majandusinfo liigendamise tunnuste kogumid peab saama salvestada konteerimismallidena.
eAHK kontrollib automaatselt arve numbri, tarnija xx xxxx kuupäevaga arve olemasolu süsteemis, ning selle korduse ilmnemisel määrab keskkond arvele staatuse „topeltarve“. Topeltarve kinnitamine pole võimalik.
Kinnitusringis osaleja võib edastada enne omapoolse kinnituse andmist arve vahepealseks kinnitamiseks xxxx xxxxx määratud isikule.
Kinnitusringis osaleja võib saata arve tagasi mõnele temale kinnitusringis eelnenud isikule, lisades seejuures tagasisaatmise kohta selgituse kommentaari väljal.
Arvetel paranduste tegemisel saadetakse välja automaatne teade eelnevale arve kinnitusringis osalejale. Kui kinnitusringis osaleja ei kinnita arvet, suunatakse arve tagasi menetlusringi algatajale. Menetlusringi algataja teeb vajadusel parandused ja algatab uue kinnitusringi (nö otsast xxxxx) või jätkab kinnitusringi sellest kinnitajast, kes jättis arve kinnitamata.
Menetlusringi algataja ja administraator saavad arve kinnitusringis osalejaid muuta/määrata/eemaldada ka käsitsi. Teised kinnitusringis osalejad saavad määrata uusi osalejaid ning muuta/eemaldada xxxx xxxxx määratud osalejaid.
Kõik kasutajad peavad saama määrata endale eAHKis asendajaid, sisestades asendamise algus- ja lõppkuupäeva. Kui kasutaja on määranud endale asendaja, suunduvad määratud alguspäevast alates kõik kasutajale veel saabumata arved asendajale kuni lõppkuupäevani (k.a.). Administraatori rolliga kasutajad saavad asendajaid määrata/muuta/tühistada kõikidele kasutajatele.
Kinnitusringis osalejale saabub e-kiri lingiga kinnitamise ootel olevatele arvetele. Kui kontrollija/aktsepteerija ei kinnita arvet ega xxxxx xxxx tagasi määratud aja jooksul, saadab eAHK talle automaatse meeldetuletuse e-kirja xxxx. Arve kinnitamiseks ettenähtud päevade arv on määratav süsteemi seadistustes.
Kinnitusringis osaleja ( ei kohaldu administraatori suhtes) peab saama jälgida eAHKis ainult endaga seonduvaid ringluses olevaid arveid. Arve kinnitusringis osalejatel peab olema ülevaade kõigist arvega senini teostatud toimingutest ja nende teostajatest.
Ostuarve summat peab olema võimalik jagada (näiteks, kulu jagamine erinevate hallatavate asutuste vahel). Summa jagamise funktsioonid: (1) jaotus protsendi/summa alusel, (2) võrdne jagamine etteantud koguses ridadena, (3) käsitsi sisestamine etteantavate väärtuste alusel.
Arve kinnitusringis osalejatel peab olema võimalus arvepõhiste kuluridade (sh jagamisel saadud ridade) ümberjaotamiseks ning majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseks ja kommentaarideks. Arveid peab olema võimalik kinnitada reapõhiselt.
Arvete kinnitamisel peab saama kasutada eeldefineeritud kulujaotusmalle, mis peavad võimaldama kulu jaotaval isikul salvestada kulujaotus ning järgmisel korral kasutada sarnaste arvete korral eelnevalt salvestatud malli.
Menetlusringi lõpetaja teostab viimasena arve kontrolli ja kinnitusringi vastavust nõuetele.
Kinnitusringis osalejad võivad arveid kinnitada ka xxxx majandusinfo liigendamise tunnuste lisamiseta.
Administraatoril, menetlusringi algatajal peab olema võimalik arvet menetlussüsteemis käsitsi täiendada või muuta, kusjuures süsteem peab säilitama tegevuste muutmise ajalugu (väljade esialgsed väärtused, märke muudatuste teostaja xxxxx xx muudatuste teostamise aja).
Administraatoril, menetlusringi algatajal peab olema õigus xxxxx xxxxx ringi asutuste vahel.
Müügiarvete sisestamine ja saatmine kliendile.
Müügiarved saab käsitsi sisestada eAHKi või importida failist (Excel, XML jm).
Müügiarve käsitsi sisestamisel eAHKi Hankija teenistuja sisestab kogu seadusandluses nõutava info ning muu Hankija jaoks olulise info. Arvete infot sisestatakse reapõhiselt. Täidetakse automaatselt: arve saatmise kuupäev ja kellaaeg, arve sisestaja.
Hankijal peab olema võimalus konkreetse arve sisestamisel lisada arvega seotud dokumente (akte, nimekirju, jne) xx xxxxx.
Võimaluse korral koostatud müügiarvele lisatakse teiste asutuse teenistujate poolt kooskõlastusi/selgitusi.
Pakkuja peab tagama hiljemalt järgneva tööpäeva jooksul Xxxxxxx xxxxx sisestanud müügiarvete edastamise Hankija klientidele alljärgnevatel viisidel: e-arve, elektrooniline arve PDF xxxxx (sh vajadusel krüpteeritud). Koos e-arvega edastab Pakkuja ka PDF xxxxx xxxx.
Pakkuja peab ise haldama e-arvete lähetuskanalite ja -aadresside infot.
Pakkuja peab esitama Hankijale infot kõikide edastamata jäänud arvete kohta ning teavitama tekkinud tõrkest ühe tööpäeva jooksul alates vea ilmnemisest.
Pakkuja peab tagama müügiarvete tähtaegse edastuse lähtudes Xxxxxxx xxxxx väljastatavast infost.
Vea korduval esinemisel rakendatakse koheselt leppetrahvi 5% eelmise kuu teenuse kuutasust.
Müügiarvet peab olema võimalik uuesti kliendile saata.
Müügiarvetel olev info on konfidentsiaalne, Pakkuja peab tagama müügiarvetel info jõudmise ainult adressaadini.
Arvete sirvimine
Pakkuja peab tagama Hankijale eAHKis võimaluse arvete otsimiseks, arvete staatuse jälgimiseks, arvetel oleva info vaatamiseks (sh filtrite kasutamise võimalus).
Arved peavad olema esitatud üldvaates vähemalt järgnevate tunnuste alusel: ostuarve või müügiarve, arve number, ostuarve esitaja / müügiarve klient, arve kuupäev, maksetähtpäev, xxxxx, xxxx staatus, hankija asutuste nimetused.
Valitavad arvete staatused peavad olema (või samaväärsed) :
uus – ostuarve on saabunud/sisestatud, müügiarve on sisestatud/imporditud eAHKisse;
kinnitusringil – arve on saadetud kinnitamiseks kinnitusringile;
kinnitatud – ostuarve on aktsepteeritud kinnitusringi kõigi liikmete poolt (on valmis ekspordiks majandustarkvarasse);
saadetud – müügiarve on saadetud kliendile valitud viisidel;
arhiveeritud – arve on arhiveeritud e-arvete halduskeskkonnas;
tagasi lükatud – arve on ebakorrektselt vormistatud või selle maksmist ei ole kinnitanud üks või mitu kinnitusringi osapoolt;
eksporditud – arve on eksporditud majandustarkvarasse (ei ole võimalik enam muuta ega täiendada;
topeltarve – spetsiifilise staatusega tagasilükatud arve.
Lisaks ülaltoodud tunnustele peab xxxxx xxxx detailvaates võimalik süsteemis vaadata manuseid, lisatud kommentaare, majandusinfo liigendamise tunnuseid, kinnitusringi, arve kuluridade kinnitajaid, arvet pildina xx xxxx unikaalset tunnust.
Aruandlus
Arvete kohta peab olema võimalik kuvada loendit. Loendis kuvatavaid arveid peab olema võimalik loendist otse avada (nt arve numbril klikkides) ning enne loendi koostamiseks vajaliku päringu käivitamist saab kasutaja määrata vähemalt järgmiseid päringufiltreid:
arve nr;
arve saatja/saaja nimi;
arve saatja/saaja registrikood;
xxxx xxxxxxx (peab olema määratav vahemikuna);
maksetähtpäev (peab olema määratav vahemikuna);
ostuarve eAHKsse saabumise kuupäev (peab olema määratav vahemikuna) ;
ostuarvel raamatupidamiskande kuupäev (peab olema määratav vahemikuna);
arve brutosumma (st koos käibemaksuga);
ostuarvetel arve kinnitaja;
arve staatus.
Lisaks loendile peab süsteem võimaldama koostada vähemalt järgmisi aruandeid:
menetluses olevate arvete aruanne, mis kuvab loendina aktiivsed arved, viimase läbiviidud kinnitusringi toimingu koos selle teostaja ning kuupäevaga ja järgmise ootel oleva kinnitusringi toimingu koos selle teostajaga. ;
ebaõnnestunult lähetatud arvete nimistu koos vea põhjusega;
saajalt tagasilükatud müügiarvete nimistu koos tagasilükkamise põhjusega.
Arhiivi üleviimine
Iga xxxx xx sellega seotud toimingud tuleb arhiveerida ja tagada nende pikaajaline säilitamine ning tõendusväärtus:
vastavalt raamatupidamise seadusele peavad raamatupidamise algdokumendid olema säilitatud seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil algdokument raamatupidamises kajastati;
Euroopa Liidu struktuurifondide rahadega valminud projektide algdokumendid peavad olema säilitatud vastavates õigusaktides sätestatud tähtaja jooksul.
Arhiveeritud arvete leidmiseks peab xxxxx xxxxxx otsinguvõimalus eAHK-ist „otsi arhiivist“. Otsingukriteeriumitena peab saama kasutada vähemalt: arve kuupäeva ja numbrit, arve saatja/saaja nimetust, hankija asutuste nimetused.
Arhiveeritud müügiarvet peab olema võimalik uuesti kliendile saata.
Kõik arhiveeritud ostu- ja müügiarved koos seotud toimingutega kopeeritakse Xxxxx xxxxx serverisse eelnevalt kokkulepitud kindlatel päevadel ja kellaaegadel (mitte harvem, kui üks kord poolaastas) hankelepingu jooksul. Andmed kopeeritakse hankelepingu viimase kehtiva päeva seisuga Xxxxx xxxxx serverile hiljemalt järgneva kahe tööpäeva jooksul.
Andmevahetus majandustarkvaraga
Xxxxx avaldamise seisuga Xxxxx xxxx teostab linna raamatupidamist detsentraliseeritult, kasutusel on raamatupidamisprogramm Raamatupidamine 6.0 (teenusepakkuja Datel Viru OÜ), raamatupidamisprogramm ei võimalda e-arvete ekspordi elektroonilisest keskkonnast. Xxxxx xxxx teostab koostöös raamatupidamisprogrammi arendajaga arendustöid, mis võimaldaks selle liidestatamist eAHK-ga.
eAHK liidesed peavad tuginema avalikele standarditele ja soovitustele.
Nõuded kasutajate haldusele
Kasutaja saab siseneda e-arvete halduskeskkonda ID-kaardi, mobiil-ID või kasutajatunnuse ja parooli vahendusel.
eAHK kasutajad jaotuvad funktsionaalsete õiguste poolest: administraator, menetlusringi algataja, kontrollija, aktsepteerija, menetlusringi lõpetaja, müügiarvete sisestaja, audiitor.
eAHK kaudu peab administraatoril olema võimalik kasutajatele kasutusõigusi anda, muuta ning peatada.
Kasutajaid on ca 286, sh aktiivsed kasutajad 170, passiivsed kasutajad (asendajad) 116. Teenuse osutamise perioodi jooksul võib registreeritud kasutajate arv muutuda. Teenus ei tohi seada piirangut kasutajate arvu edaspidisele suurenemisele.
Üld- ja mittefunktsionaalsed nõuded
Hankijale tuleb lepingu sõlmimise xxxxx xxx anda eAHKi kasutusjuhendid. eAHK-i kasutamiseks vajalik abiinfo (juhendid, abitekstid) peab olema kättesaadav eAHK kaudu.
Hankijale korraldatakse kasutajakoolituse (u 10 tundi) kolme nädala jooksul xxxxx lepingu sõlmimist.
Tehniline kasutajatugi peab olema kättesaadav E-R 8.00-17.00 (v.a riigipühadel) xxxxxxxx xx e-posti xxxx. Esimese astme kasutajatoe tagab Hankija, Pakkuja peab tagama kasutajatoe Hankija menetlusringi algatajatele, menetlusringi lõpetajatele ja administraatoritele.
Xxxxxx peab olema kättesaadav ning jõudlusnõuded tagatud vähemalt 100 samaaegsele kasutajale. Kasutajad logitakse automaatselt välja 30 minutit pärast aktiivse kasutamise lõppu.
E-postiga saadetav xxxx menetlemist vajavate arvetest peab jõudma eAHK-st kinnitusringi osalejatele 5 minuti jooksul.
Teenuse osutamiseks kasutatava infosüsteemi turvaklass peab olema vähemalt K2T2S1 vastavalt infosüsteemide turvameetmete süsteemi määrusele (Vabariigi Valitsuse 20.detsembri 2007 määrus nr 252), juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, õigustatud isikule andmete kättesaadavuse takistamise ning volitamata töötlemise eest.
Teenuse pakkuja peab rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid töödeldavate isikuandmete kaitseks.
Süsteem peab olema kasutatav tööpäeviti 08.00-18.00. Soovitav on lahendus, mis võimaldab kasutada süsteemi kogu aeg (24/7).
eAHK-i vigadele reageerimise kiirus ei tohi ületada kahte tundi (tööpäeviti 08.00-17.00) ja vigade likvideerimine peab toimuma sellise aja jooksul, et oleks tagatud punktis 3.9.6 süsteemi käideldavuse nõuded.
Ühes kuus ei tohi olla rohkem kui 3 katkestust. Katkestuseks loetakse katkestust, mis pikem kui 5 minutit. Katkestuseks ei loeta plaaniliseks hoolduseks kuuluvat aega, mis peab toimuma väljaspool Hankija tööaega. Plaanilised katkestused toimuvad väljaspool Hankija tööaega (e. tööpäeviti 8:00-18:00). Plaanilistest katkestustest teavitatakse ette.
Teenuse osutamisega seotud uuenduste, tõrgete ja katkestuste kohta tuleb teavitada administraatorit e-posti xxxx.
eAHK-i kasutamiseks vajalik abiinfo (juhendid, abitekstid) peab olema kättesaadav kasutajaliidese kaudu.
Kasutajaliides peab olema eestikeelne, lihtsalt ja loogiliselt üles ehitatud.
Arvetel peab olema standartne formaat väljatrükkide teostamiseks. eAHKs peab olema võimaldatud ostuarvete ja müügiarvete menetlustoimingute väljatrükk ning salvestamine PDF või XLS formaadis.
Teenus hangitakse koos pakkujapoolse süsteemi majutuse ning haldusega.
Teenuse osutaja peab tagama pideva süsteemi monitooringu. Pakkuja teostab süsteemi andmete varundamist, kusjuures süsteemi andmetest tehakse varukoopiaid vähemalt 1 kord tööpäevas. Pakkuja vastutab varukoopiate hoidmise eest.
Majutusteenus sisaldab kõikide seadmete füüsilist säilivust ja puutumatust, seadmete tööks vajalikke klimaatilisi tingimusi, seadmete pidevat elektritoitega varustamist, pidevat andmeside ühendust internetiga, süsteemi seadmete hooldust ja süsteemse tarkvara hooldust.
Majutusteenuse alla kuuluvad süsteemi toimimiskeskkonna (serveri riist- ja tarkvara, andmebaasimootor jm) tagamine ja hooldamine ning tööd rakendustarkvara häireteta funktsioneerimise tagamiseks ja töökorras hoidmiseks.
Xxxxx „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus“
Xxxx 3
Hankelepingu projekt
Käesolev Hankeleping on sõlmitud järgmiste Hankelepingu Poolte vahel:
1.1. TELLIJA
1.1.1. TELLIJA ANDMED
Nimi |
|
Registrikood |
|
Postiaadress |
|
Posti indeks, Linn/Asula, Riik |
|
Juriidiline aadress |
|
Postiindeks, Linn/Xxxxx, Riik |
|
Telefon |
|
E-post |
|
1.1.2. TELLIJA ESINDAJA
Nimi |
|
Telefon |
|
Ametinimetus |
|
E-post |
|
1.1.3 TELLIJA KONTAKTISIK
Nimi |
|
Telefon |
|
Ametinimetus |
|
E-post |
|
1.2. TÄITJA
1.2.1. TÄITJA ANDMED
Nimi |
|
Registrikood |
|
Postiaadress ja juriidiline |
|
Postiidenks, Linn, Riik |
|
Telefon |
|
E-post |
|
1.2.2. TÄITJA ESINDAJA
Nimi |
|
Telefon |
|
Ametinimetus |
|
E-post |
|
1.2.3. KLIENDIHALDUR
Nimi |
|
Telefon |
|
Ametinimetus |
|
E-post |
|
2. ÜLDSÄTTED
2.1. Hankeleping sõlmimise aluseks on Tellija poolt korraldatud e-riigihangete keskkonnas lihthange „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ” (lihthanke viitenumber…..).
2.2. Hankelepingu esemeks on Täitja poolt Teenuse osutamine, osutatava Teenuse ulatus, kohustuste/ülesannete detailsem kirjeldus on sätestatud lihthanke „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus ”(lihthanke viitenumber……) hankedokumentides, mis on Hankelepingu lahutamatu xxxx. Lisaks Hankelepingus xx xxxxx lisades sätestatud kohustustele kuulub xxxx täiendava Tasu maksmiseta Tarnija kohustuste xxxxx xx selliste Teenuse osutamiseks vajalike ülesannete, tööde ja teenuste osutamine, mis ei ole Hankelepingu dokumentides otseselt toodud, kuid mis oleks eespool nimetatud lihthanke eesmärgi saavutamiseks vajalik. Vajaduse korral täpsustatakse need tegevused Poolte vahel läbirääkimiste korras.
2.3. Hankelepingu dokumendid koosnevad käesolevast Hankelepingust ja Hankelepingu lisadest ning Hankelepingu võimalikest muudatustest, kui sellistes lepitakse kokku pärast Hankelepingu allakirjutamist.
3. ÕIGUSED JA KOHUSTUSED
3.1. Tellijal on õigus:
• esitada Täitjale pretensioone, kui Teenuses esineb puudusi ning nõuda nende likvideerimist;
• rakendada leppetrahv kirjalikult esitatud Täitjale pretensiooni alusel ulatuses 5% eelmise kuu Teenuse kuutasust;
• nõuda xx xxxxx Täitjalt suulisi ja kirjalikke seletusi/informatsiooni teenuse osutamise käigu xxxxx xx Xxxxxxx eesmärgi täitmisega seonduvalt;
• anda Täitjale vajadusel teenuse osutamiseks omapoolseid juhiseid.
3.2. Tellija on kohustatud:
• hoiduma mistahes tegevusest või tegevusetusest, mis takistab või muudab võimatuks Hankelepingu dokumentides sätestatud Täitja kohustuste nõuetekohase täitmise;
• maksma Täitjale Tasu Hankelepingus xx xxxxx dokumentides sätestatud tingimustel xx xxxxxx;
• tegema Täitjaga aktiivset koostööd Hankelepingu eesmärgi elluviimisel;
• andma Täitjale Tellijal olemasoleva teabe põhjal selgitusi ja lisainformatsiooni, mis on Täitjale vajalik Teenuse osutamiseks, v.a teave ja/või dokumentatsioon, mis on Täitjale juba üle antud hankedokumentatsiooni koosseisus või mille korraldamine ja hankimine on Täitja ülesanne;
• teavitama viivitamatult Täitjat asjaoludest, mis mõjutavad või võivad mõjutada Teenuse osutamist Täitja poolt;
• hoidma konfidentsiaalsena Hankelepingu alusel saadud teavet. Konfidentsiaalseks loetakse sellist teavet, mis Hankelepingu Pooltele ei oleks teatavaks saanud Hankelepingut sõlmimata ja täitmata. Konfidentsiaalset teavet on õigus avalikustada ainult õigusaktides sätestatud juhtudel.
3.3. Täitjal on õigus:
• nõuda Tellijalt Hankelepingus sätestatud Tellija kohustuste täitmist s.h Tasu maksmist Hankelepingus ja hankedokumentides sätestatud tingimustel xx xxxxxx;
• saada Tellijalt Teenuse osutamiseks vajalikke juhiseid ja teavet;
• kõrvale xxxxxxx Xxxxxxx poolt antud juhistest, kui see on vastavalt asjaoludele põhjendatud, vajalik ja mõistlik ning Täitja on juhisest kõrvalekaldumisest Tellijalt viivitamatult teavitanud;
• nõuda xx xxxxx Tellijalt dokumentatsiooni ja andmeid, mis on Täitjale vajalikud Teenuse osutamiseks, v.a juhul, xxx xxxxxxx dokumentatsiooni/andmete korraldamine on Täitja ülesanne, või xxx xxxxxxx teave ja/või dokumentatsioon on Täitjale juba üle antud hankedokumentatsiooni koosseisus;
• nõuda kõikide Tellijapoolsete ja Xxxxxxxxx sõltuvate takistuste kõrvaldamist Teenuse osutamisel;
• anda üle Hankelepingust tulenevad kohustused kolmandale isikule üksnes Tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Eeltoodu kehtib ka siis, kui Hankelepingu või selles kokku lepitud õiguste ning kohustuste kolmandale isikule üleandmine toimub Täitja poolt ettevõtte üleandmise tulemusena.
3.4. Täitja on kohustatud:
• osutama Teenust vastavuses kehtivate normide ning täitja majandus- ja kutsetegevuses tunnustatud parimate xxxxxx xx praktika ning seda liiki Teenusele tavaliselt omase kvaliteediga, lähtudes Teenuse olemusest ja eesmärgist ning arvestades Xxxxxxx poolt Teenuse suhtes seatud olulisi eeldusi;
• hoiduma Tellija eelneva kirjaliku nõusolekuta Teenuse osutamiseks erinevalt Hankelepingu dokumentides sätestatust ja muudest Teenuse või sellega seotud lisatöödest;
• hoiduma mistahes tegevusest või tegevusetusest, mis takistab või muudab võimatuks Teenuse nõuetekohase osutamise või vähendab selle kvaliteeti;
• vastama mõistliku aja jooksul Teenuse osutamisega seotud järelepärimistele ja Xxxxxxx soovil esitama Tellijale vastused ja/või selgitused kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis;
• teavitama viivitamatult Tellijale Teenuse osutamisel tekkinud takistustest ning asjaoludest, mis mõjutavad või võivad mõjutada või takistada oluliselt kokkulepitud Teenuse täitmist või ajendada osutatava Teenuse tingimusi muutma;
• Hankelepingu xx xxxxx lisade tingimustele mittevastavuse korral kõrvaldama Tellija nõudmisel puudused Teenuses viivitamatult, hiljemalt Xxxxxxx poolt näidatud tähtajaks;
• hoidma konfidentsiaalsena Hankelepingu alusel saadud teavet. Konfidentsiaalseks loetakse sellist teavet, mis Hankelepingu Pooltele ei oleks teatavaks saanud lepingut sõlmimata ja täitmata. Konfidentsiaalset teavet on õigus avalikustada ainult õigusaktides sätestatud juhtudel;
• arvestama Teenuse osutamisel asjaoluga, et Tellija tegevuses võib toimuda teistest seadustest tulenevaid muutusi, mis võivad tingida teatud muutusi Täitja poolt vajalike Teenuse osutamisel xx xxxx ei ole võimalik Hankelepingu sõlmimisel objektiivsetel asjaoludel ette näha. Juhul kui Hankelepingu perioodi jooksul toimub selliseid muutusi, mis mõjutavad oluliselt Teenuse osutamist, peavad Xxxxxx sellekohaseid läbirääkimisi ja Täitja esitab kirjaliku põhjendatud ettepaneku tingimuste muutmiseks, mis Poolte kokkuleppel vormistatakse taasesitatavas vormis Hankelepingu lisana.
4. TASU
4.1. Tasumise aluseks on Täitja lihthanke „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus” (lihthanke viitenumber ……) pakkumuse Teenuse alaliiki ühikumaksumused, mis on ära toodud Hankelepingu Lisas 2. Hankelepingu kehtivuse jooksul ei saa Täitja muuta Teenuse alaliiki ühiku xxxxx.
4.2. Teenuse eest tasumine toimub igakuiselt arve alusel vastavalt eelmisel kuul tegelikult osutatud Teenuse xxxxxx xx arvestades Hankelepingu Lisas 2 esitatud ühikumaksumused 14 päeva jooksul arve esitamisest arvates.
4.3. Kui Xxxxxxx ei tasu Täitja esitatud arvet õigeks ajaks, on Täitjal õigus nõuda viivist 0,05 % võlgnevusest iga tasumisega viivitatud päeva eest kuni kohustuste täitmiseni.
5. JÕUSTUMINE JA KEHTIVUS
5.1. Hankeleping jõustub alates selle allkirjastamisest mõlema Hankelepingu Xxxxx xxxxx xx kehtib kuni 31.03.2021.
5.2. Arhiveerimise osas juhindutakse hankedokumentides sätestatust ja andmete säilimist reguleeritavatest õigusaktidest. Täitja kannab Tellija sellekohasel nõudmisel kõik tõendatud kahjud, mis võivad Tellijale tekkida seoses andmete kaotsiminekuga säilitustähtaja jooksul. Arhiivis säilitatud andmed kopeeritakse Hankelepingu viimase kehtiva päeva seisuga Xxxxx xxxxx serverile hiljemalt järgneva kahe tööpäeva jooksul. Arhiveerimisel ilmnevate vajalike toimingute realiseerimist/teostamist korraldatakse Poolte omavahelises koostöös.
5.3. Pooltel on õigus Hankelepingu muutmises kokku leppida üksnes juhul, kui muutmise tingivad objektiivsed asjaolud, mida ei olnud võimalik Hankelepingu sõlmimise ajal ette näha (seadustest tulenevad muudatused jne), mis mõjutavad oluliselt Teenuse osutamist ja Hankelepingu muutmata jätmise korral satuks täielikult või olulises osas ohtu Teenuse osutamine. Kõik Hankelepingu muudatused vormistatakse kirjalikult Hankelepingu lisana ning peavad jõustumiseks olema (digi)allkirjastatud mõlema Xxxxx poolt.
5.4. Xxxxxx on õigus Hankeleping enne selle täitmist üles öelda, kui teine Pool ei täida oma Hankelepingust tulenevaid kohustusi vaatamata korduvatele kirjalikele nõudmistele, teavitades sellest ette vähemalt 3 kuud.
6. VAIDLUSTE LAHENDAMINE
6.1. Kõik Hankelepingu täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimise xxxx.
6.2. Kui läbirääkimistega kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi õigusaktidega sätestatud korras Tellija asukohajärgses kohtus.
7. HANKELEPINGU LISAD
7.1. Xxxx0 - lihthanke „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus” (lihthanke viitenumber ……..) hankedokumendid;
7.2. Xxxx 2 - lihthanke „Masintöödeldavate e-arvete arveldamisteenus” (lihthanke viitenumber ……) Täitja poolt esitatud pakkumus koos pakkumuse maksumusega (hinnajaotustabel);
7.3. Käesoleva Hankelepingu punktides 7.1 ja 7.2 nimetatud lisad on Pooltel olemas xx xxxx ei allkirjastata uuesti, lähtutakse riigihangete registris olevatest dokumentide kehtivatest versioonidest ja teabevahetuse käigus esitatud infost.
8. ALLKIRJAD
Käesolev Hankeleping on sõlmitud kahes (2) identses eksemplaris eesti keeles, millest kumbki Hankelepingu Pool saab ühe.
Tellija Täitja
Allkiri Allkiri
3