Toila vallavalitsuse teabehalduse kord
Vallavanema 03.07.2019.x. xxxxxxxxxxx nr 83
Toila vallavalitsuse teabehalduse kord
I. Üldsätted
1. Toila vallavalitsuse (edaspidi: vallavalitsus) teabehalduse korraga (edaspidi: kord) kehtestatakse vallavalitsuse asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded.
2. Vallavalitsus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldjuhul elektrooniliselt.
3. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx asjaajamisperiood on tegevusperiood.
4. Teabe haldamiseks vallavalitsuses kasutatakse RIHAS registreeritud dokumendihaldussüsteemi WebDesktop (edaspidi: WD). XXXX turbetase K2T2S2.
5. WD avalikule vaatele on viide valla veebilehe avalehel.
6. Kõik vallavalitsuse teenistujad, kellele on antud ligipääs, on WD kasutajad.
Kasutajad tuvastatakse ID-kaardiga või Mobiil-ID´ga, erandkorras parooliga. Oma parooli andmine teisele kasutajale on keelatud. WDsse kannete tegijad vastutavad tehtud kannete õigsuse eest.
7. WDs eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi:
WD administraatorid - hoiavad töös ja haldavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia loomine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine jms tegevused), toimetavad ja registreerivad dokumente, saadavad neid välja jms tegevused;
WD tavakasutajad - saavad luua ja lisada uusi dokumente, edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele, saavad vastavalt juurdepääsuõigustele vaadata dokumendi (faili) sisu xx xxxxx metaandmeid, kooskõlastada ja allkirjastada neile suunatud dokumente. Vastutavad oma valdkonna piires teabe õigsuse ning xxxx-xx ajakohasuse eest
8. WD kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele dokumentidele piiratakse sarjapõhiselt.
9. Vallavalitsuse teenistuja vastutab oma teenistusülesannete täitmisel vajalike dokumentide ja teabe nõuetekohase xxxxxxx xx haldamise eest, sealhulgas temale määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest ning tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni. WD on ametniku töölaud ning dokumendiregister on avatud kogu tööpäeva jooksul, kuna tööülesandeid ja tähtaegu määratakse dokumendiregistri kaudu ning sellest tulenevalt peab dokumendiregistrit kasutama läbivalt kogu tööpäeva jooksul.
10.Uuele teenistujale tutvustab teabehalduse korda tema vahetu juht või vallasekretär.
11. Vallavalitsuse e-posti aadress on xxxxxxx@xxxxx.xx ja veebilehe aadress on xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx Teenistujate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel.
12. Dokumentide koostamisel tuleb lähtuda asjaajamise juhistest (xxxx 1)
13. Vallavanem kehtestab käskkirjaga vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi, arhiveerimistähtaegade ning juurdepääsutingimuste määramisel.
14. WD-s asuvate dokumentide, andmete ja võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Toila Vallavalitsuse 05.12.2018 määrusega nr 9 kehtestatud
„Xxxxx xxxxx asutuste infoturbe põhimõtted” või muude infoturbepoliitikast tulenevate dokumentide alusel.
14. Teabehalduskorra juurde kuuluvad järgmised lisad:
Xxxx 1 Asjaajamise juhised
Xxxx 2 Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kord Lisad Vallavalitsuses kasutuselolevad dokumendiplangid
II. Dokumentide avalikustamine xx xxxxx juurdepääs
1. Dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega Xxxxx xxxxx veebilehel xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx ja teabenõude täitmisega.
2. WD-s registreeritud dokumentidele tagatakse juurdepääs avalikustatud dokumendiregistri kaudu.
3. Avalikus dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet.
4. Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.
5. Eraelulistele isikuandmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seaduses sätestatuga. Sellised sarjad on dokumendiregistris tähistatud
„juurdepääsupiiranguga“. Juurdepääs neile dokumentidele võimaldatakse korra xxxx nr 1 „Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise korra“ alusel.
6. Vallavalitsus xxxxx xxx tegevuse käigus saadud ja loodud avalikustamisele kuuluvatele dokumentidele juurdepääsu vallavalitsuse tööaegadel.
III. Dokumendiringlus dokumendiregistris
Vallavalitsuse asjaamine on tsentraliseeritud.
1) Kõik vallavalitsusse saabunud dokumendid, kaasaarvatud ametnikule e-postiga või käsipostiga saabunud dokumendid registreeritakse WD-s üks kord, üldjuhul nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval.
2) Registreerimise eest vastutab ametnik, xxxxx e-posti aadressile dokument on saabunud.
3) Valesti saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi viivitamatult kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul millest teavitatakse ka saatjat. Saatjat informeeritakse ka juhul, kui saadetud ei ole kõiki loetletud dokumente või dokumendil märgitud lisasid.
2. Dokumentide läbivaatamine
2.1. Saabunud dokumendid
1) Saabunud dokumendid registreeritakse WD-s reeglina registripidaja poolt, kes suunab need vallavanemale läbivaatamiseks ja resolutsiooni saamiseks (tema äraolekul ametlikult kohuseid täitvale ametnikule)
2) Vallavanema otsus dokumendi täitmise kohta kajastub vallavanema resolutsioonis, kirjutades resolutsiooni aknasse ülesande dokumendi täitmise kohta.
Resolutsioonis märgitakse täitja(d) (abivallavanemad, vallasekretär, pearaamatupidaja jt valdkonnajuhid) ning vastavalt vajadusele täitmisele kuuluv ülesanne ja tegevused ning tähtaeg.
Mitme täitja korral on vastutavaks täitjaks isik, kes on resolutsioonis näidatud esimesel kohal (kui puudub erimärge teistele täitjatele).
Kaastäitjad kannavad võrdsel määral vastutust dokumendi õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest.
3) Teenistuja on kohustatud neile suunatud dokumendid läbi vaatama hiljemalt järgmisel päeval. Ametnikule suunatud dokumenti ei tohi jätta tähelepanuta.
Ametnik järjestab talle suunatud dokumendid (kiireloomulised, mis vajavad vastamis) vastavalt vastamistähtajale.
4) Abivallavanemad, vallasekretär, pearaamatupidaja suunavad vajadusel dokumendi edasi oma valdkonna spetsialistidele, kas teadmiseks, kooskõlastamiseks või täitmiseks märkides vajadusel ülesande ja tähtaja.
5) Kui asja lahendamine vajab suulist läbiarutamist, siis see ametnik, kellele on suunatud dokument täitmiseks suhtleb, arutleb, teavitab, kooskõlastab vastava valdkonna ametnikuga ning informeerib kõiki, keda antud teema puudutab.
6) Nii kaua, kui täitmiseks suunatud dokument, mis vajab vastamist ei ole WD-s registreeritud välja saatmiseks, ei tohi ametnik registrikaardil xxxx xxxxxx „tehtud”. Suulist infot dokumendi väljasaatmise kohta saab registripidajalt või vallasekretärilt.
7) Käsipostiga saabunud ja ametnikule isiklikult üleantud dokumendid kuuluvad registreerimisele üldises korras, hiljemalt üleandmise päevale järgneval tööpäeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik või töötaja kellele dokument esitati.
2.2. Väljasaadetavad dokumendid
1) Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, allakirjutamist, registreerimist ja väljasaatmist.
2) Paberkandjal dokumendid saadetakse välja vallavalitsuse kantseleist.
3) Käsipostiga väljasaadetavad dokumendid kuuluvad registreerimisele WD-s üldises korras. Kui dokument toimetatakse adressaadini käsipostiga või elektronposti xxxx ametniku arvutist e-posti xxxx,vastutab dokumendi koostaja või käsiposti vahendav ametnik selle dokumendiregistris registreerimise või registreerimata jätmise eest.
3. Kirja menetlemise käik väljasaatmisel:
1) Kirja koostaja koostab kirja oma arvutis xxx xxxxxxx ja vajadusel kooskõlastab kirja asutusesiseselt
2) kooskõlastatud kirja projekt saadetakse registripidajale kirja vormistamiseks kirjaplangil, registreerimiseks WD-s ja digikonteineri lisamiseks.
3) Registripidaja edastab WD-s digikonteineris ettevalmistatud kirja allkirjastamiseks (vallavanemale, abivallavanematele, vallasekretärile jt ametnikele, kes on antud küsimuses allkirjaõiguslik) suunates selle vastavale ametnikule allkirjastamiseks
4) Xxxxx dokumendi allkirjastamist annab allkirjastaja WD-s tagasiside registripidajale, mis on aluseks dokumendi väljasaatmiseks.
4. Personalialased avaldused
1) Ametnik või töötaja kes soovib vallavanemale esitada avalduse lähetuseks, puhkuseks, töölepingu üles ütlemiseks, teenistusest vabastamiseks vms teeb xxxx XX keskkonnas, lisades dokumendikaardile sisu ja lisab vajadusel dokumendi faili.
2) Töötaja, kes ei ole WD kasutaja, esitab avalduse paberkandjal ning selle registreerib WD-s registripidaja.
3) Avaldus suunatakse esitaja poolt kooskõlastamiseks, nõusoleku saamiseks vms abivallavanemale, vallasekretärile (tulenevalt alluvussuhtest).
4) Nõustumisel abivallavanem, vallasekretär teeb xxxxx XX dokumendikaardil ja suunab vallavanemale resulutsiooni saamiseks ning vallavanem suunab dokumendi edasi täitmiseks vallasekretärile, kes vormistab käskkirja paberkandjal, võtab vallavanemalt allkirja, skaneerib dokumendi käskkirja kaardile WD-s ja suunab raamatupidamisele ning avalduse esitajale täitmiseks.
6. Õigusaktid
Kõik vallavalitsuse õigusaktid (korraldus, määrus) registreerib WD-s vallasekretär, kes skaneerib dokumendi vastava õigusakti kaardile WD-s ning suunab asjaosalistele täitmiseks või teadmiseks. Volikogu õigusaktid (otsused, määrused) registreerib volikogu kantselei juhataja, kes skaneerib dokumendi vastava õigusakti kaardile WD-s ning suunab asjaosalistele täitmiseks või teadmiseks.
IV. Vallavalitsuses kasutuselolevad dokumendiplangid
Vallavalitsuse dokumendihalduses on kasutusel järgmised plangid:
1) üldplank – trükitud värvilise valla vapiga ja digitaalne plank – asutusesiseseks kirjavahetuseks, aktide, protokollide vormistamiseks
2) kirjaplank – trükitud värvilise valla vapiga ning allosas kontaktandmetega (valitsuse asukoht, registrikood, sidevahendite numbrid ja pangarekvisiidid) ja digitaalne plank - ametikirja vormistamiseks
3) digitaalne must-valge vallavanema käskkirja plank – käskkirjade andmiseks kantselei ametnike ning hallatavate asutuste juhtide personalialasel ja asutuse töö korraldamisel.
4) digitaalne must-valge Toila vallavalitsuse korralduse plank
5) digitaalne must-valge Toila vallavalitsuse määruse plank