KÄSKKIRI Tartu Rahvusarhiivi hankekord 8. jaanuar 2019. a. nr 1-1/19/1
KÄSKKIRI Tartu Rahvusarhiivi hankekord | 8. jaanuar 2019. a. nr 1-1/19/1 |
Riigihangete seaduse § 9 ja haridus- ja teadusministri 25.11.2011. a määruse nr 67
„Rahvusarhiivi põhimäärus“ § 16 lg 1 p 13 alusel:
1. Üldsätted
1.1. Käesolev hankekord (edaspidi kord) reguleerib riigihangete planeerimist, ettevalmistamist, läbiviimist ja hankelepingute sõlmimist Rahvusarhiivis.
1.2. Rahvusarhiiv lähtub asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel (edaspidi ka ostud) ning riigihangete planeerimisel, ettevalmistamisel, läbiviimisel ja hankelepingute sõlmimisel riigihangete seadusest (edaspidi RHS) ning käesolevast korrast.
1.3. Rahvusarhiiv osaleb vajadusel ühishangetes või kesksetes hangetes, mille korraldamisest Haridus- ja teadusministeerium on teavitanud. Kesksetes hangetes või ühishangetes
osalemiseks sõlmib vastava kokkuleppe xx xxxxx volituse haldusdirektor.
1.4. Riigihankeid koordineerib haldusbüroo, kes:
1.4.1. xxxxxxx xxxxxxxxxxx;
1.4.2. annab igakülgset abi riigihangete ettevalmistamisel ja tehnilisel läbiviimisel;
1.4.3. selgitab Rahvusarhiivi teenistujatele riigihankealaseid õigusakte, tavasid ja praktikat.
1.5. Riigihanke hankemenetluses antavad haldusaktid peavad vastama haldusmenetluse seaduses ning Rahvusarhiivi sisestes õigusaktides toodud sisu- ja vorminõuetele.
E-menetlusena läbiviidavate riigihangete protokollid võib vormistada ja allkirjastada e-riigihangete keskkonnas, lähtudes e-riigihangete keskkonna vormist.
2. Riigihanke planeerimine ning hankeplaani koostamine ja kinnitamine
2.1. Riigihangete kavandamine toimub koos järgneva aasta eelarveprojekti menetlemisega.
Struktuuriüksuste esitatavates eelarvetaotlustes tuleb järgneva aasta eelarvetaotluse seletuskirjas ära näidata hankeobjektid, eeldatav maksumus ning hankemenetluse liik.
2.2. Eelarves vastavate kulude eest vastutavad isikud esitavad haldusbüroole informatsiooni järgmise aasta riigihangete läbiviimise vajaduse kohta kahe nädala jooksul pärast asutuse eelarve kinnitamist haridus- ja teadusministri poolt.
2.3. Haldusbüroo koostab pärast informatsiooni saamist hankeplaani, mille kinnitab riigiarhivaar koos Rahvusarhiivi eelarvega.
2.4. Kui riigihanke läbiviimise vajadus selgub pärast hankeplaani kinnitamist, peab eelarves vastavate kulude eest vastutav isik esimesel võimalusel teavitama haldusbürood hankeplaani täiendamise või muutmise vajadusest.
2.5. Hankeplaani märgitakse eelarveaastal planeeritavad ostud, mille eeldatav maksumus on summaarselt (ostu sooritamise hetkel eeldatav maksumus) vähemalt 30 000 eurot (siin ja edaspidi summad käibemaksuta). Funktsionaalselt koos toimivad või sama eesmärgi saavutamiseks vajalikud xxxxx, teenused või ehitustööd tuleb hankida ühtse riigihankena, v.a kui osadeks jaotamine on objektiivsetel põhjustel õigustatud.
2.6. Hankeplaanis näidatakse ära vähemalt xxxxx nimetus, lühikirjeldus, finantseerimise allikas, hankelepingu liik (xxxxx, teenused, ehitustööd), menetluse liik, xxxxx eest vastutav
isik, ajakava (xxxxx läbiviimise aeg ja lepingu täitmise eeldatav aeg) ning võimalusel ühtse riigihangete klassifikaatori koodid (CPV-koodid).
2.7. Hankeplaan tehakse avalikult kättesaadavaks Rahvusarhiivi veebilehel viivitamata pärast hankeplaani või selles tehtud muudatuste kinnitamist.
3. Alla lihthanke piirmäära jäävate asjade ostmise ning teenuste ja ehitustööde tellimise kord
3.1. Alla lihthanke piirmäära jäävatel ostudel arvestatakse RHS § 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid selliselt, et riigihanke korraldamisel kaasneks hankijale võimalikult väike halduskoormus, sh aja-, raha- ja tööjõukulu ning:
3.1.1. järgitakse riigihangete teostamise head tava;
3.1.2. peetakse mitme võimaliku pakkuja olemasolul pakkumuste osas läbirääkimisi võimaluse korral erinevate pakkujatega.
3.2. Alla lihthanke piirmäära jäävate ostude sooritamiseks annab vastavate rahaliste vahendite kasutamise eest vastutav isik (eelarve käsutaja) korralduse ostude eest vastutavale isikule (kulujuhile).
3.3. Üle 10 000 eurose maksumusega (kogumaksumus eeldatava maksumuse alusel) ostudel korraldab ostude eest vastutav isik vähemalt kolme hinnapäringu võtmise konkurentsi olemasolu korral ning juhul, kui see on halduskoormust ning konkureerivate pakkujate pakutavate asjade, teenuste või ehitustööde kvaliteeti arvestades otstarbekas ja võimalik. Ostude eest vastutav isik lisab hankelepingule kooskõlastuse andmisel lühikese selgituse,
mitmelt pakkujalt on hinnapakkumus võetud ja mis on valitud pakkuja objektiivselt hinnatavad eelised või miks on hinnapakkumus võetud ainult ühelt pakkujalt.
3.4. Struktuuritoetuste vahendite ja nende kaasfinantseerimiseks ette nähtud riigieelarveliste vahendite kasutamisel tuleb täiendavalt 5 000-10 000 eurose maksumusega asjade või
teenuste ostmisel fikseerida, kuidas järgiti riigihangete läbiviimise üldpõhimõtteid. Ostude eest vastutav isik võib xxxxx pakkumised suuliselt või võrrelda hindu muul moel, kuid
hankelepingule või arvele lisatakse kirjalikult lühike selgitus, kuidas on pakkumusi võrreldud, mis on valitud pakkuja eelised või miks on pakkumus võetud ainult ühelt pakkujalt
(kontrolljälg).
3.5. Ostude eest vastutav isik peab üle 10 000 euro maksumusega ostude arvestust ja sarnaste hangete maksumuste summeerimisel riigihanke piirmäära ületamise korral eelarveaastas
teavitab haldusbürood.
3.6. Käesolevas punktis nimetatud hangete korral peab vastavate rahaliste vahendite kasutamise eest vastutav xxxx xxxxxx, et hankelepingute muutmisel ei rikutaks RHS-is sätestatud põhimõtteid, sealhulgas ei võetaks asutusele antud lepingu raames täiendavaid rahalisi kohutusi, mis kokkuvõttes kohustaks hankijat korraldama muu käesolevas korras nimetatud hankemenetluse.
4. Üle riigihangete seaduses sätestatud lihthanke piirmäära asjade, teenuste ja ehitustööde tellimise kord
4.1. Lihthanke viib läbi riigiarhivaari moodustatud hankekomisjon.
4.2. Lihthanke alusdokumentides määratakse lihthankemenetluse täpne kord xx xxxxx olulised tingimused (pakkujale ja taotlejale esitatud tingimused ja dokumentide esitamise nõuded, hankeobjekti tehniline kirjeldus, hankelepingu olulised tingimused või hankelepingu projekt ning pakkumuste hindamise kriteeriumid ja nende osakaalud) ning selles tuleb ette näha võimalus pidada läbirääkimisi.
4.3. Lihthanke alusdokumendid kooskõlastatakse haldusdirektori ja juristiga. Lihthanke
alusdokumendid kinnitab majanduskäskkirjaga riigiarhivaar ning need avaldatakse üldjuhul riigihangete registris.
4.4. Pärast lihthanke alusdokumentide kinnitamist sisestab xxxxx eest vastutav isik lihthanke xxxxx registrisse ja lisab sinna vajalikud lihthanke alusdokumendid. Kui kasutatakse
väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust, siis hanketeadet ei esitata.
4.5. Riigihanke eest vastutav isik valmistab ette otsus(t)e eelnõu(d) pakkuja kõrvaldamise, kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise kohta, pakkumuse vastavaks tunnistamise või pakkumuse tagasilükkamise kohta, pakkumuse edukaks tunnistamise, kõigi pakkumuste
tagasilükkamise xxxxx xx hankelepingu projekti. Otsused kinnitab riigiarhivaar majanduskäskkirjaga.
5. Sotsiaal- ja eriteenuste, sealhulgas maksumusega alla sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäära, tellimise kord
5.1. Sotsiaal- ja eriteenuste hankelepingu sõlmimisel, kui hankelepingu eeldatav maksumus jääb alla RHS § 14 lg 2 p 1 sätestatud piirmäära (alla riigihanke piirmäära), lähtutakse käesoleva korra 3. punktist.
5.2. Eriteenuste hankelepingu sõlmimisel, kui hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne või suurem RHS § 14 lg 2 p 1 sätestatud piirmäärast, lähtutakse RHS 3. peatüki 2. jaos ja käesoleva korra 4. punktis sätestatud korrast ning viiakse läbi eriteenuste erimenetlus.
5.3. Sotsiaalteenuste hankelepingu sõlmimisel, kui hankelepingu eeldatav maksumus on võrdne või suurem RHS § 14 lg 2 p 1 sätestatud piirmäärast, kuid väiksem RHS § 14 lg 2 p 3 sätestatud sotsiaalteenuste riigihanke piirmäärast, lähtutakse käesoleva korra 4.punktist v.a. p 4.4.,võttes arvesse teenuste tellimise eripära.
5.4. Sotsiaalteenuste hankelepingu sõlmimisel, kui hankelepingu eeldatav maksumus on suurem RHS § 14 lg 2 p 3 sätestatud sotsiaalteenuste riigihanke piirmäärast, lähtutakse RHS
3. peatüki 2. jaos ja käesoleva korra 4. punktis sätestatud korrast ning viiakse läbi sotsiaalteenuste erimenetlus.
5.5. Sotsiaal- või eriteenuse tellimise erimenetluse kord sätestatakse riigihanke alusdokumentides.
6. Riigihanke piirmäära ületava riigihanke hankemenetluse kord
6.1. Riigihanke korraldamise alustamiseks algatab riigihanke eest vastutav xxxx xxxxx alusdokumentide (sealhulgas tehniline kirjeldus, hankelepingu olulised tingimused või
hankelepingu projekt, pakkujale või taotlejale esitatud kvalifitseerimistingimused, pakkumuse vastavuse tingimused ning pakkumuste hindamise kriteeriumid, vajadusel testülesanded) koostamise ning riigiarhivaari majanduskäskkirja eelnõu menetluse, lisades eelnõule xxxxx alusdokumendid.
6.2. Riigihanke korraldamisest huvitatud struktuuriüksuse juht määrab teenistuja, kes koostab hankeobjekti tehnilise kirjelduse ning esitab selle riigihanke alusdokumentide ettevalmistamiseks riigihanke eest vastutavale isikule.
6.3. Kui Rahvusarhiivis puudub riigihanke objekti spetsiifilisuse tõttu tehnilise kirjelduse koostamiseks piisav tehniline pädevus, peab tehnilist kirjeldust ettevalmistava struktuuriüksuse juht kaasama sõltumatu vastavate tehniliste teadmistega isiku (eksperdi), kes peab eelnevalt andma kirjaliku nõusoleku ning kinnituse sõltumatuse ja huvide konflikti puudumise kohta. Tehniliste teadmistega isiku võib kaasata ka riigihanke läbiviimise komisjon.
6.4. Riigiarhivaari majanduskäskkirjaga:
6.4.1. määratakse hankemenetluse liik;
6.4.2. nimetatakse xxxxx korraldamise eest vastutav isik;
6.4.3. moodustatakse riigihanke läbiviimise komisjon ja nimetatakse komisjoni esimees;
6.4.4. määratakse vajadusel xxxxx läbiviimise ajakava ning eeldatav lepingu täitmise tähtaeg;
6.4.5. kinnitatakse xxxxx alusdokumendid;
6.4.6. antakse vajadusel volitus kolmandatele isikutele hankemenetlusega seonduvate toimingute tegemiseks ning otsuste vastuvõtmiseks ning volitus volitatavaga
hankemenetluse korraldamise lepingu sõlmimiseks;
6.4.7. võetakse vastu kõik otsused hankemenetluses, sh: 6.4.7.1.hankest kõrvaldamise otsus; 6.4.7.2.kvalifitseerimise otsus;
6.4.7.3.kvalifitseerimata jätmise otsus; 6.4.7.4.pakkumuse vastavaks tunnistamise otsus; 6.4.7.5.pakkumuse tagasilükkamise otsus; 6.4.7.6.pakkumuse edukaks tunnistamise otsus; 6.4.7.7.kõigi pakkumuste tagasilükkamise otsus; 6.4.7.8.hankemenetluse kehtetuks tunnistamise otsus;
6.4.7.9.muu menetluses tehtav otsus, mida ei ole eelnevalt nimetatud.
6.5. Riigiarhivaari käskkiri võib sisalda ühte või mitut eelpool nimetatud otsustust.
6.6. Riigiarhivaari käskkirja eelnõu kooskõlastavad haldusdirektor ning jurist.
6.7. Xxxxx eest vastutav isik vastutab järgmiste toimingute eest:
6.7.1. xxxxx alusdokumentide koostamine;
6.7.2 hankemenetluse liigi valiku tegemine;
6.7.3. vastamine selgitustaotlustele, mis puudutavad riigihanke alusdokumentides sätestatud tingimusi ning riigihankes osaleva ettevõtja teavitamine hankemenetluses tehtavatest otsustest;
6.7.4. korraldab vajadusel hankemenetluses osalevatelt ettevõtjatelt selgituste või selgitamist võimaldavate dokumentide küsimise kõrvaldamise aluste puudumise, heastamise või
kvalifikatsiooni tõendamiseks esitatud andmete või pakkumuses esitatud andmete kohta;
6.7.5. taotlejatega peetava dialoogi ja pakkujatega peetavate läbirääkimiste juhtimine, dialoogi ja läbirääkimiste protokollide allkirjastamine;
6.7.6. koos riigihanke läbiviimise komisjoni liikmetega pakkuja või taotleja kvalifitseerimisel, pakkumuste vastavaks tunnistamisel, hindamisel ja majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamisel esitatud nõuetele vastavuse hindamine;
6.7.7. lepingu sõlmimise korraldamine;
6.7.8. riigihangete registrile hankelepingu sõlmimise xxxxx, hankelepingu muutmise xxxxx xx hankelepingu lõppemise teabe õigeaegne esitamine.
6.7.9. vajalike toimingute ja kannete tegemine riigihangete registris (sisestab hanketeate, eelteate, vabatahtliku xxxxx, hankedokumendid, hankelepingu sõlmimise xxxxx, hankelepingu lõppemise teabe ning vajadusel muud riigihankega seotud otsused, dokumendid ja teabe) ja riigihanke välja kuulutamine;
6.7.10. riigihanke menetluse käigus loodud ja saadud dokumentatsiooni süstematiseerimise ja säilitamise korraldamine;
6.7.11. riigihanke protokollide ja käskkirjade eelnõude ettevalmistamine.
6.8. Riigihanke läbiviimise komisjon (edaspidi komisjon):
6.8.1. xxxx xxxxxxxx taotlused ja pakkumused;
6.8.2. kontrollib pakkujate kvalifikatsiooni ja hankest kõrvaldamise aluseid ning esitab riigiarhivaarile ettepaneku vastava otsuse tegemiseks
6.8.3. teostab pakkumuste vastavuse kontrolli ja esitab riigiarhivaarile ettepaneku vastava otsuse tegemiseks;
6.8.4. hindab pakkumusi ja esitab riigiarhivaarile vastava ettepaneku otsuse tegemiseks;
6.8.5. teeb ettepaneku või annab seisukoha muudes hankemenetlusega seotud küsimustes.
6.9. Komisjoni koosseis on vähemalt kolmeliikmeline. Komisjoni koosseisu peab kuuluma xx xxxx, kes omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi. Xxx xxxxxx eriteadmiste
tase puudub, tuleb komisjoni töösse kaasata sõltumatuid eksperte.
6.10. Riigihanke komisjoni juhib ja komisjoni liikmete vahelist infovahetust korraldab komisjoni esimehena riigihanke eest vastutav isik.
6.11. Komisjoni töökord:
6.11.1. komisjoni töövorm on koosolek;
6.11.2. komisjon on otsustusvõimeline, kui koosolekust võtab osa vähemalt kaks kolmandikku selle liikmetest;
6.11.3. koosolekud ja otsused protokollitakse ning allkirjastatakse kõigi koosolekul osalenud komisjoni liikmete poolt;
6.11.4. komisjoni liikmete eriarvamused protokollitakse;
6.11.5. komisjoni liige, kes ei saa koosolekul osaleda, võib osaleda otsuste vastuvõtmisel, edastades oma seisukohad ja/või hindamispunktid komisjoni esimehele kirjalikku
taasesitamist võimaldaval viisil hiljemalt komisjoni koosoleku toimumise ajaks;
6.11.6. komisjon võib otsuseid vastu xxxxx koosolekut kokku kutsumata, kui komisjoni liikmed esitavad oma seisukohad ja/või hindamispunktid kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil;
6.11.7. komisjon teeb otsused koosolekust või juhul, kui otsus võeti vastu koosolekut kokku kutsumata, otsuse vastuvõtmisest osa võtnud liikmete poolthäälte enamusega. Komisjoni otsus on vastu võetud xxx xxxxx poolt hääletab üle xxxxx koosolekul või otsuse vastuvõtmisel osalevatest komisjoni liikmetest. Häälte võrdsel jagunemisel on määravaks komisjoni esimehe hääl.
6.12. Hankemenetluse ajal toimuv suhtlemine pakkujatega peab toimuma läbi riigihangete registri. Kirjalik suhtlemine ei ole nõutav, kui pakkujatele edastatakse informatsiooni, mis ei sea pakkujat võrreldes teiste pakkujatega eelisseisu (seaduse selgitamine, menetluse hetkeseisust teavitamine vms).
6.13. Riigihanke tehnilise kirjelduse ja hindamiskriteeriumite koostamisel tuleb analüüsida keskkonnakaitsenõuete ning kvalitatiivsete, keskkonnaalaste või sotsiaalsete kriteeriumite, hankelepingu täitmisel tõenäoliselt tekkivate kulude ja olelusringi kulude arvestamise võimalusi.
6.14. Pakkumuste hindamiskriteeriumid peavad olema hankelepingu esemega seotud ja reaalset konkurentsi tagavad ning lähtuma RHS tingimustest.
7. Hankelepingu sõlmimine
7.1. Hankeleping maksumusega alates 10 000 eurost sõlmitakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
7.2. Sõltumata maksumusest sõlmitakse leping kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis juhul, kui poolte ühesuguse arusaama tagamiseks on asja ostu või teenuse või ehitustöö osutamise tingimustes ja/või asja või teenuse või ehitustöö kvaliteedis oluline täpsemalt kokku leppida.
7.3. Sõlmitud hankelepingu muutmine toimub RHS-s sätestatud tingimustel.
7.4. Hankelepingu xx xxxxx muudatuse projekti kooskõlastavad haldusdirektor xx xxxxxx.
7.5. Hankelepingu täitmise eest vastutab xxxxx eest vastutav isik, kui hankelepinguga ei ole määratud teisiti.
7.6. Kui Haridus- ja teadusministeerium on sõlminud valitsemisala hõlmava raamlepingu, sõlmib volitatud isik hankelepingud vastavalt raamlepingule.
7.7. Xxxxx eest vastutav isik on kohustatud tagama, et xxxxx xxxx soetamist esitatakse vastavalt Rahvusarhiivi teabehalduse korrale vara vastuvõtmise akt ning andmed, mis on vajalikud riigivara registreerimiseks.
7.8. Kapitalirendilepingute sõlmimine või muude selliste kohustuste võtmine on keelatud, xxx xxxxxxx aasta riigieelarve seaduses ei ole sätestatud teisiti. Rendilepingu määratlemisel tuleb
arvestada kõiki Raamatupidamise toimkonna juhendist nr 9 „Rendiarvestus“ (RTJ 9) ning avaliku sektori finantsarvestuse ja –aruandluse juhendist tulenevaid põhimõtteid.
8. Huvide konflikti ennetamine, tuvastamine ja kõrvaldamine
8.1. Huvide konflikt on olukord, xxx xxxxxxx või tema nimel tegutseva isiku töötajal, ametnikul, juhatuse liikmel või muul pädeval esindajal, kes on kaasatud riigihanke
ettevalmistamisse või korraldamisse või kes võib muul moel mõjutada selle riigihanke tulemust (edaspidi riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isik), on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid, mida võib käsitada
tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena.
8.2. Riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikud, sh hankekomisjoni ideekonkursi tehnilise komisjoni või žürii liige, ekspert, riigihanke eest vastutav xxxx xx
hankelepingu täitmise eest vastutav isik, kohustuvad teavitama riigiarhivaari ning taandama ennast viivitamatult riigihanke ettevalmistamisest ja korraldamisest, xxx xxxxx saab teatavaks või esineb huvide konflikt, mis annab alust kahelda tema erapooletuses ja sõltumatuses.
Taandatud isiku ülesannete täitmiseks määrab riigiarhivaar asendusisiku.
8.3. Xxxxxxxxxxx esitatud pakkumised on konfidentsiaalsed. Kõik riigihangete dokumentidega kokkupuutuvad isikud on kohustatud hoidma pakkujate ärisaladust ning muud konfidentsiaalset infot.
8.4. Lisaks käesoleva korra punktides 8.1-8.3 nimetatule lähtutakse riigihangete korraldamisel ka muudes organisatsioonisisestes töökorraldust käsitlevates kordades, juhendites ja dokumentides määratletud huvide konflikti ja korruptsiooni ennetamise, tuvastamise ja
kõrvaldamise meetmetest.
9. Rakendussätted
17.1. Tunnistan kehtetuks riigiarhivaari 06.01.2012 käskkirjaga nr 1 kinnitatud (muudetud 19.07.2017 käskkirja nr 24 punktiga 2) Rahvusarhiivi riigihangete korra.
17.2 Kärkkirja rakendada 01. jaanuarist 2019. a.
(allkirjastatud digitaalselt)
Priit Pirsko riigiarhivaar