ROBOTEX 2016 TEHNOLOOGIANÄITUSE OSAVÕTUTINGIMUSED
ROBOTEX 2016 TEHNOLOOGIANÄITUSE OSAVÕTUTINGIMUSED
1. Ürituse korraldaja on Robotex MTÜ.
2. Toimumise xxxx xx aeg
• Koht: TTÜ Spordihoone, Xxxxxxxxxx 0, Xxxxxxx.
• Toimumise aeg: 02-04. detsember 2016.
• Üritus avatud:
o pealtvaatajatele 02. – 04. dets. xxxx 10:00 – 18:00;
o eksponentidele 02. – 04. dets xxxx 08:00 – 20:00.
• Montaaž: 01.12.2016 xxxx 14:00 – 22:00.
• Demontaaž: 04.12.2016 xxxx 18:00 – 20:00.
Korraldaja xxxxx xxxxxx õiguse ürituse korraldusega seonduvaid aegu muuta.
Eksponentide ja nende alltöövõtjate viibimine TTÜ Spordihoones Tehnoloogianäituse alal väljaspool eelnimetatud aegu on keelatud, ligipääsu reguleerib mehitatud valve.
3. Ekspositsioonipinna rentimine ja registreerimine
Ekspositsioonipinna registreerimiseks tuleb täita registreerimisleht, mis tuleb digitaalselt allkirjastada ja edastada Tehnoloogianäituse koordinaatori e-mailile (vt punkt 14) kolme tööpäeva jooksul alates välja saatmisest.
4. Eksponendid ja eksponaadid
Eksponentideks võivad xxxx xxxx juriidilised isikud, tudengiteadusklubid ja ülikoolide instituudid, xxxxx xxxxx eksponeeritav väljapanek vastab ürituse temaatikale. Eksponendil ei ole õigust xxxx korraldaja eelneva nõusolekuta välja üürida ega anda ekspositsioonipinda või selle osa üle kolmandale isikule. Eksponaat on eksponendi poolt välja pandud installatsioon. Eksponeerida võib ainult neid eksponaate, mis on loetletud avalduse vormil. Eksponentidel on keelatud paigaldada eksponaate ekspositsioonipinnast väljapoole. Eksponaatide sobivus näitusele tuleb eelnevalt korraldajatega kooskõlastada.
MÄRKUS: eksponaatide eemaldamine ekspositsioonist enne ürituse lõppu on keelatud!
5. Ekspositsioonipindade rent
Ekspositsioonipinna rendi lepivad pooled kokku registreerimisel. Ekspositsioonipinna plaaniga saate tutvuda xxx.xxxxxxx.xx.
Renditasu sisaldab:
• ekspositsioonipinda (vastavalt registreerimislehele);
• seinaelemente (vastavalt Tehnoloogianäituse plaanile);
• pindade ülesehitust (vastavalt Tehnoloogianäituse plaanile);
• osalejakaarte (punkt 9);
• toitlustust (punkt 9);
• laudu (vastavalt registreerimislehele);
• toole (vastavalt registreerimislehele);
• kohtvalgusteid (vastavalt Tehnoloogianäituse plaanile);
• vooluvõtu kohta (vastavalt registreerimislehele);
• üldvalgustust;
• koristust;
• mehitatud valvet;
• LCD ekraani (punkt 11).
Korraldajal on õigus vabastada eksponent ekspositsioonipinna rendi tasumisest. Korraldaja xxxxx xxxxxx õiguse valida eksponente ja eksponaate.
6. Maksetingimused
Eksponent on kohustatud tasuma ettemaksuna 100% ekspositsioonipinna rendist ja punktis
13 toodud teenuste maksumusest xxxxx näidatud tähtajaks. Eksponendil on õigus ekspositsioonipinda kasutada üksnes pärast käesolevas punktis nimetatud tasu laekumist korraldaja arvelduskontole.
7. Tellimuse annulleerimine
Eksponent kaotab õiguse ekspositsioonipinna kasutamisele, kui:
• pinna rent ei ole tähtajaks tasutud;
• eksponent ei pea kinni osavõtutingimustest.
Juhul kui eksponent soovib üritusel osalemisest loobuda, on ta kohustatud sellest kirjalikult teatama Tehnoloogianäituse koordinaatorile hiljemalt 1. oktoobriks 2016. a. Loobumine loetakse jõustunuks korraldaja poolt vastava xxxxx kättesaamise hetkest. Osalemisest loobumisel pärast 1. oktoobrit 2016. a kuulub eksponendi poolt tasumisele 100% punktis 5 toodud renditasust.
8. Ekspositsioonipindade kujundus
Ekspositsioonipindade paigutuse TTÜ Spordihoones määrab korraldaja, võttes arvesse halli otstarbekat kasutamist ja võimaluse piires eksponentide soove ning registreerimisvormide laekumise järjekorda. Lisakonstruktsioone, mööblit, riiuleid, tehnilisi vahendeid (täiendavaid elektrikaableid, valgusteid, audio-videotehnikat) on võimalik tellida vastavalt punktis 13 sätestatule. Ekspositsioonipinna erilahenduste korral arvestatakse ehitusel võimaluse korral eksponendi soove, mis kooskõlastatakse eelnevalt korraldajaga.
9. Osalejakaardid
Osalejakaardid väljastatakse eksponentidele korraldaja poolt 01. või 02. detsembril 2016. a. Igal eksponendil on õigus xxxxx xxxx 6 osalejakaarti. Soovitud osalejakaartide koguse ja saajate nimed edastab eksponent korraldajale hiljemalt 20. novembriks 2016. a. Osalejakaardid on nimelised ja annavad õiguse siseneda TTÜ Spordihoonesse montaaži, demontaaži ja ürituse toimumise ajal. Osalejakaartide edasi andmine kolmandatele isikutele on keelatud. Osalejakaartide alusel jagatakse osalejatele toidutalongid, mille alusel saab ürituse toimumise päevadel (02. – 04.12.2016) lõunasööki ajavahemikul 12:00 – 15:00.
10. Reklaam ja müük
Osavõtjal on õigus kasutada oma väljapaneku reklaamimiseks renditud ekspositsioonipinda, LCD-ekraani ning neid reklaammaterjale, milles reklaamitakse ekspositsioonipinna rentinud eksponendi tooteid. Reklaamplakatite jt -materjalide paigaldamine on lubatud üksnes kleeplindi ja/või riputuskonksude abil. Jaemüük üritusel on keelatud, v.a juhul, kui eksponent on sõlminud korraldajaga eraldi kirjaliku kokkuleppe. Reklaami paigaldamine väljaspool renditud ekspositsioonipinda on sätestatud sponsorluskriteeriumitega (lisainfo xxx.xxxxxxx.xx).
11. LCD ekraani kasutamine
Igal eksponendil on võimalus kasutada LCD ekraani ning presenteerida seal pilte, videoid või muid turunduslikke materjale. Turunduslikke materjale saab ekraanile kuvada USB pulga või HDMI kaabli abil, mis tuleb eksponendil xxxxx xxxxx xxxxx. Ühe eksponendi kohta tagatakse olenemata pinna suurusest korraldajate poolt üks LCD ekraan kui pole kokku lepitud teisiti. Iga eksponent kohustub kasutama LCD ekraani heaperemehelikult ning vastutab täies ulatuses ekraani(de) xx xxxxx xxxxx kuuluva algse olukorra säilimise eest.
12. Internet
Robotexi vältel on kõikidel osalistel ja külastajatel võimalik kasutada Spordihoones levivat traadita Internetti. Võimalusel panevad Robotexi korraldajad ülesse osalejatele ja pealtvaatajatele eraldi kohtvõrgud (access point), kus kiirused xx xxxxx valitakse vastavalt kasutajate potentsiaalsetele arvudele. NB! Robotex MTÜ ei vastuta Internetiühenduse stabiilsuse, kiiruse ja olemasolu eest. Kindla Internetiühenduse vajaduse peab eksponent ise tagama.
13. Teenused
Korraldajalt on võimalik tellida ekspositsioonipinna kujundamiseks lisavahendeid. Toodete ja teenuste hinnakirjaga saab tutvuda veebilehel xxx.xxxxxxx.xx, mis avaldatakse hiljemalt 15. oktoobriks 2016. a. Eelnevalt nimetatud lisamaterjale ja teenuseid saab tellida 01. novembrini 2016. a. Hilisemad tellimused täidetakse vastavalt võimalustele ning nende puhul lisandub tasule 50% hinnakirjas kehtestatud summast.
14. Tehnoloogianäituse koordinaator
Tehnoloogianäituse koordinaatoriks on Xxxxx Xxxxxx (xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx,
x0000000000), kes tagab infovahetuse eksponendi ja ürituse korraldaja vahel ning on kontaktisikuks erinevate Tehnoloogianäitust puudutavate küsimuste korral üritusele eelnevalt xx xxxxx toimumise ajal. Tehnoloogianäituse koordinaatori ja projektijuhtide sõna on lõplik ning ei kuulu vaidlustamisele.
15. Transport ja parkimine
TTÜ Spordihoone lähedale pääseb ühistranspordiga: trollid 3, 4 ja 9 (Ehitajate tee peatus). Bussid nr 10, 27, 33, 36 (Tehnikaülikooli peatus), 23 (Üliõpilaste tee peatus), 11, 25 (Ehitajate tee peatus), 17 (J. Sütiste tee peatus).
Tehnoloogianäitusel osalejad saavad parkida Spordihoone vahetusse lähedusse selleks ette nähtud alale. Parkimist reguleerib parkimise korraldaja. Kutsutud külalised ning mitteosalejad saavad parkida TTÜ peahoone parklasse.
16. Korraldaja vastutus ja kindlustus
Korraldaja vastutab üldise korra eest. Korraldaja ei vastuta eksponaatide, konstruktsioonide ja muude materjalide ning seadmete kahjustamise või nende kadumise eest. Samuti ei vastuta korraldaja eksponentide isikliku vara eest. Korraldaja ei vastuta vääramatu jõu poolt tekitatud
kahjustuste, samuti külastajate, teiste eksponentide ja kolmandate isikute poolt põhjustatud kahjustuste eest. Eksponent vastutab oma eksponaatide, materjalide ja seadmete kindlustamise eest. Korraldajate poolt on tagatud mehitatud valve, mis ei vabasta eksponente vastutusest.
17. Tuleohutus
TTÜ Sport OÜ vastutab tuleohutuse ja üldise korra eest ürituse kompleksis. Tule- ja plahvatusohtlike ainete ja materjalide kasutamiseks ekspositsioonipinnal tuleb taotleda luba Päästeametilt. Suitsetamine ja alkoholi tarvitamine TTÜ Spordihoones xx xxxxx vahetus läheduses on keelatud.
18. Eksponendi vastutus
Eksponent vastutab renditud materjalide eest. Eksponent on kohustatud korraldajale üle andma korrastatud ekspositsioonipinna, stendi ja tellitud seadmed ning materjalid pärast ürituse lõppu või vastavalt täiendavale kokkuleppele. Juhul kui korraldaja leiab tagastatud esemetel defekte, teatab ta sellest eksponendile. Kui eksponendil on vastuväiteid, peab ta need esitama kirjalikult ühe nädala jooksul. Eksponent on kohustatud hüvitama ürituse perioodil tema kasutuses olnud esemetele ja seadmetele tekitatud kahju, esemete kadumisel või täielikul hävimisel asendama need samaväärsetega või kompenseerima maksumuse korraldaja poolt kehtestatud hinnakirja alusel hiljemalt 14 päeva jooksul pärast nõude saamist.
Eksponendil on ürituse raames toimuva robotivõistluse ajal keelatud esitleda tugeva elektromagnetilise väljaga ning muud nimetatud võistlust häirivat elektroonikat või seadmeid.
19. Vääramatu jõud
Juhul kui vääramatu jõu (sõjategevus, loodusjõudude toime või muud lepingus loetlemata asjaolud, mida pooled aktsepteerivad vääramatu jõuna) poolt põhjustatuna ei ole ürituse korraldamine võimalik, lõpeb eksponendiga sõlmitud leping täitmise võimatuse tõttu ning eksponendile makstakse tagasi tema poolt ettemaksuna tasutud summad.
20. Pretensioonid
Kõik pretensioonid tuleb esitada kirjalikult hiljemalt 15. detsembriks 2016. a. Hilisemaid pretensioone arvesse ei võeta. Pretensioonid püütakse lahendada läbirääkimiste xxxx. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused Harju Maakohtus.
21. Üldtingimused
Kirjutades alla korraldaja poolt saadetud registreerimislehele, aktsepteerib eksponent või tema volitatud esindaja näituse osavõtutingimuste täitmise kohustust ning korraldaja poolt antavaid täiendavaid juhiseid ja korraldusi, mis on suunatud näituse töö efektiivsuse tõstmisele ning külastajate ja eksponentide ohutuse tagamiseks ürituse toimumisperioodil. Osavõtutingimuste tõlgendamisest tingitud vastuolu korral võõrkeelse tekstiga kohaldatakse osavõtutingimuste eestikeelset teksti.