Võru Kunstikooli andmekaitsetingimused
Võru Kunstikooli andmekaitsetingimused
1. Üldsätted
Kinnitatud Võru Kunstikooli direktori 16.08.2019
käskkirjaga nr 20-2.1/59
1.1. Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Võru Kunstikool (edaspidi nimetatud kunstikool ja/või kool),
aadress: Xxxxxxx 0, Xxxx, 00000;
registrikood 75029332;
e-post: xxxxxxxxxx@xxxx.xx; tel: x000 0000000.
1.2. Kunstikool juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
1.3. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja
väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline xxxx, xxxxx isikuandmeid töödeldakse.
1.4. Kunstikool töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus. Kunstikool töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks, juriidilise
kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib kunstikool andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Kunstikool teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.
1.5. Kunstikool töötleb isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel: huvihariduse andmiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; kooli tegevustest ja üritustest teavitamiseks; kooli ajaloo jäädvustamiseks.
1.6. Kui kunstikool on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete
töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
1.7. Kunstikool ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, xxx xxxx nõuavad õigusaktid, see on vajalik õpilase eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Kunstikool võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).
2. Peamised kunstikooli poolt töödeldavad isikuandmed
2.1. Lapse seadusliku esindaja isikuandmed
2.1.1. Lapse seadusliku esindaja (edaspidi lapsevanem) isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on kooli avalikes huvides oleva ülesande täitmine (hariduse andmine), juriidilise kohustuse täitmine.
2.1.2. Kunstikool töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:
2.1.2.1. lapsevanema, kes tasub õppemaksu, ees- ja perekonnanimi, xxxxxxxxx ning kontaktandmed (e-post, telefon, registrijärgne ning tegelik elukoht, kui need ei xxx xxxxx); kontaktlapsevanema (juhul, kui see erineb lapsevanemast, kes tasub õppemaksu) ees- ja perekonnanimi ja kontaktandmed (e-post, telefon) kontaktandmed. Xxxxx, kui õpilane elab ühe vanema juures, siis on see õpilase tegelik elukoht.
Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks kooli ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutab kool selleks, et saata teavet ja selgitusi õpilasele
ja tema vanemale koolikorralduse ning õpilase õiguste ja kohustuste kohta (s.h. õpilase hinnetest) ning edastada teavet kunstikooli tegevuse kohta.
2.2.1. Õpilase isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on kunstikooli poolt avaliku ülesande täitmine (huviharidusteenuse pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud kunstikooli ülesandeid.
2.2.2. Kunstikool töötleb õppeinfosüsteemi xx xxxx õppetööd toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid õpilase isikuandmeid:
2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; isikukood; kodune keel. Andmete töötlemine on vajalik õpilase isiku tuvastamiseks; õppetöö korraldamiseks; operatiivseks teabevahetuseks kooli ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks.
2.2.2.2. foto, audio- ja videosalvestis, õpilase saavutused ja loometöö tulemused. Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine; juriidiline kohustus ja lapsevanema/teovõimelise õpilase nõusolek. Andmete töötlemise eesmärk on kunstikooli tegevuste kajastamine (üritused, õppetegevused); õpilase tunnustamine; õpilase arengu hindamine; kunstikooli ajaloo
jäädvustamine.
2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud õpilase elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks kunstikoolis. Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on õpilase eluliste huvide kaitse. Kunstikool võib edastada neid andmeid
isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada.
2.2.3. Kui õpilane on Võru Kunstikooli lõpetanud, avaldab kool oma veebilehel, ja kunstikooli väljaannetes tema nime vilistlaste nimekirjas. Vilistlaste andmeid võib kool kasutada kunstikooli ajaloo ja tegevuse tutvustamiseks õigustatud huvist lähtudes.
2.3. Kirjavahetus, pöördumised
2.3.1. Kunstikool registreerib oma dokumendiregistris kõik kooli tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused,teabenõuded, järelepärimised jms.
2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab kool ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.
2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega
tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab kunstikool, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.
2.3.5. Kunstikoolile adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt kooli teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.
2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega) sisaldavad isikuandmeid. Kunstikool töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:
2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; xxxxxxxxx; isikut tõendav dokument; e-posti aadress; telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;
2.4.1.2. muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.
2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis
ettenähtud erijuhtudel.
2.4.3. Kunstikool eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda xxxx nõusolekut küsimata.
2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab kool kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.
2.5. Kunstikooli töötaja isikuandmed
2.5.1. Kunstikool töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi kooli töötaja isikuandmeid:
2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);
2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);
2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (alaealiste laste olemasolu); kaitseväekohustuslaste registris olek;
2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;
2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguse kohta, tervisekontrolli andmed jm.
2.5.2. Punktis 2.5.1 nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärk on töölepingu täitmise tagamine.
2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal
2.6.1. Kunstikool jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel koolielu olulisemaid sündmusi ja üritusi.
2.6.2. Kunstikool on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.
2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib kool xxxx isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.
2.6.4. Kunstikool säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.
3. Andmesubjekti õigused
3.1. Andmesubjektil on õigus:
3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid kunstikool töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua kool andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
3.1.2. nõuda, et kunstikool kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
3.1.3. nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
3.1.4. xxxxx xxxx ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks xx xxxx õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt kunstikoolile avalduse. Kunstikool lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamist;
3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda koolilt isikuandmete
töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
3.1.6. pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse xxxxx. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post: xxxx@xxx.xx, tel: 000 0000) või elu- või
töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse xxxxx, samuti kohtusse.
3.2. Kunstikool võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Kool vastab päringule 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega, arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib kunstikool pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Kunstikool teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates
päringu saamisest. Kui kool keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib kool küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.
4. Turvameetmed
4.1. Kunstikool peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Kool kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
4.2. Kunstikoolis on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma
tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.
5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
5.1. Isikuandmed on mõeldud koolisiseseks kasutamiseks.
5.2. Kunstikool ei avalikusta isikuandmeid, xxx xxxx ei kohusta õigusakt.
5.3. Kunstikooli töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult xxxx isiku eraelu puutumatust.
5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.
6. Andmete säilitamine
6.1. Kunstikool ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.
6.2. Kunstikool säilitab andmeid:
6.2.1. dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
6.2.2. kooli asjaajamise korras sätestatud tähtaja möödumiseni või
6.2.3 seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
6.2.4 seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.
6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb kool säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab kunstikool üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.
7. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik
7.1. Võru linna andmekaitsespetsialistiga saab ühendust xxxxx e-posti aadressil xxxxx.xxxxx@xxxx.xx. Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Võru linna asutustes.