AMETIJUHEND
XXXX nr
…/…/…… sõlmitud töölepingule nr …
AMETIJUHEND
Ametinimetus eesti keeles | Assistent |
Ametinimetus inglise keeles | Assistant |
Ametikoha xxxx xx palgaaste | Kesktaseme spetsialist, 5 |
Üksus | Haridusteaduste instituut, büroo |
Vahetu juht | Direktor |
Alluvad | - |
Asendaja | Direktori poolt määratud töötaja |
Asendab | Direktori poolt määratud töötaja |
Töö põhieesmärk | Toetada instituudi eesmärkide saavutamist ja ülesannete täitmist instituudi tegevuste planeerimise, dokumenteerimise, korraldamise ja läbiviimisega ning instituudi projektimeeskondade assisteerimisega. | |
Tööülesanded | Soovitud tulemus | |
A. Instituudi projektide ning teadus- ja arendustegevuste assisteerimine | ||
1. Projektide (sh rahvusvaheliste) administreerimine, projektiliikmete assisteerimine, tegevuste korraldamine, finantside jälgimine ja dokumentatsiooni korrashoid. | 1. Projektitegevused on vastavalt eelarvele korrektselt elluviidud ning aruanded on esitatud õigeaegselt. Projekti dokumentatsioon on vormistatud ning säilitatud vastavalt projekti nõuetele. | |
2. Teadus- ja arendusprojektide koosolekute korraldamine, koosolekutel osalemine, infovahetuse haldamine. | 2. Projektide koosolekutel on korrektselt korraldatud ja projektide edukaks elluviimiseks toimub infovahetus. | |
3. Administratiivjuhi teavitamine ülikooli töötajate kaasamisel projektide tegevuste elluviimisesse. Tegevuste täitmise jälgimine. | 3. Administratiivjuht on teadlik projekti tegevustesse kaasatud töötajatest. | |
4. Instituudi teadus- ja arendustegevust käsitleva dokumentatsiooni haldamise koordineerimine koostöös administratiivjuhi ja finantsspetsialistiga. | 4. Dokumentatsioon on koostatud ja säilitatud vastavalt nõuetele. | |
B. Instituudi dokumendihaldus | ||
1. Instituudi asjaajamistoimingute tegemine (sh dokumendiringluse korraldamine, korralduste, esildiste koostamine, kirjade registreerimine, postiringluse tagamine). | 1. Instituudi asjaajamistoimingud on tehtud korrektselt ja tähtaegselt, järgides ülikooli asjaajamiskorda, raamatupidamise eeskirja xx xxxxx õigusakte. | |
2. Instituudi arhiivitöö korraldamine: dokumentide säilimise tagamine, ettevalmistamine arhiivi andmiseks, dokumentide hävitamise tagamine. | 2. Dokumente hoitakse, hävitatakse ja arhiveeritakse vastavuses dokumentide loeteluga ning koostöös ülikooli arhivaariga | |
C. Instituudi õppetööga seotud asjaajamistoimingud | ||
1. Õppelepingute ja lisade koostamine, nende sõlmimise korraldamine ülikoolis. | 1. Lepingud on nõuetekohaselt vormistatud ja tähtaegselt sõlmitud. | |
2. Õppeteenustasude tähtajalise maksmise kontrollimine, võlglastega tegelemine (sh eksmatrikuleerimine), vajadusel maksegraafikute muutmine, arvete tühistamine. | 2. Instituudis on ajakohane ülevaade õppeteenustasude maksmisest, võlglastega on operatiivselt tegeletud. |
3. Akadeemiliste õiendite vormistamine, diplomite ja akadeemiliste õiendite komplekteerimine koostöös õppespetsialistide ja -nõustajatega. Lõpudokumentide allkirjalehtede ettevalmistamine ning edastamine õppeosakonda. | 3. Lõpudokumendid on korrektselt ja tähtaegselt vormistatud ning komplekteeritud. Lõpetajate poolt allkirjastatud lehed on esitatud õppeosakonda kokkulepitud tähtajaks. |
D. Instituudi töökorralduse, majandustegevuse ning töökeskkonnaga seotud asjaajamistoimingud | |
1. Instituudi töötajate tööajaarvestuse pidamine ja fikseerimine personaliarvestusprogrammis. Töötajate puhkuste ajakava tehniline koostamine ja töötajatele tutvustamine koostöös administratiivjuhiga. | 1. Tööajaarvestus kajastab töötajate tööajakasutust, töölt puudumisi jms, tööajakasutus on fikseeritud igakuiselt kokkulepitud ajal. Puhkuste ajakava on koostatud, personaliosakonnaga kooskõlastatud ja töötajatele teatavaks tehtud. |
2. Instituudi töötajate toetamine õppe-, teadus- ja arendustegevuste elluviimisel. Õppejõudude (sh külalis- ja välisõppejõudude) assisteerimine asjaajamisega seotud tegevustes. | 2. Instituudi töötajate (sh külalis- ja välisõppejõud) tegevused on toetatud. |
3. Instituudi ruumide korrashoiu ja tehnika töökorras oleku jälgimine ning probleemide korral nende lahendamine koostöös haldusosakonna ja infotehnoloogia osakonnaga. | 3. Instituudi ruumide ja tehnika korrashoid on tagatud. |
4. Instituudi tegevust toetavate vahendite hankimine vastavalt hankekorrale. | 4. Instituudis on olemas tööks vajalikud vahendid. |
5. Instituudi ürituste (sh koosolekud, arenduspäevad, lõpuaktused) korraldamine ja külaliste vastuvõtt. | 5. Instituudi koosolekud ja üritused on õigeaegselt korraldatud, ruumid on korrastatud ja külalised vastu võetud. |
E. Muud ülesanded | |
1. Osalemine oma töövaldkonda puudutavates võrgustikes, arendusprojektides ja komisjonides. | 1. Ülesanded võrgustike, arendusprojektide ja komisjonide töös on korrektselt täidetud, vajalik informatsioon edastatud. |
2. Ametikoha eesmärgist tulenevate muude ülesannete täitmine oma algatusel või töö vahetu korraldaja ülesandel. | 2. Ülesanded on õigeaegselt ja kokkulepitud tulemusega täidetud. |
Õigused
● Xxxxx xxx tööülesannete täitmiseks vajalikku infot ning kasutada tööks vajalikke andmebaase ja dokumente.
● Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ja tööga seotud probleemide lahendamiseks.
● Osaleda tööalasel koolitusel vastavalt tööandja vajadusele ja võimalustele.
● Nõuda vahetult juhilt vajalikke töövahendeid.
Kohustused ja vastutus
● Täita oma tööülesanded tööandja suhtes lojaalselt ja heauskselt.
● Täita oma tööülesandeid õigeaegselt ja korrektselt, lähtudes riiklikest ja ülikooli õigusaktidest ning ülikoolis kokku lepitud töökorraldusest.
● Xxxxx xx kasutada tööks vajalikke infosüsteeme (tunniplaani- ja ruumikasutussüsteem ASIO, dokumendihaldusprogramm WebDesktop, Eesti Teadusinfosüsteem ETIS, õppeinfosüsteem ÕIS jt, mille kasutamine töös on vajalik).
● Täiendada oma tööalaseid oskusi ja teadmisi ning osaleda kokkuleppel vahetu juhiga tööalasel koolitusel.
● Mitte kahjustada oma tegevusega ülikooli mainet.
● Xxxxx tööülesannete täitmisel teatavaks saanud konfidentsiaalset teavet saladuses.
● Kasutada töövahendeid xx xxxx ressursse sihipäraselt ja otstarbekalt.
Nõuded ametikoha täitjale
Haridus: bakalaureusekraad
Töökogemus: Soovitavalt eelnev projektide koordineerimise, assisteerimise ning nõustamiskogemus.
Tööalased lisateadmised ja oskused: teadmised ja arusaamine Eesti kõrgharidussüsteemist; teadmised EL, sh struktuurifondide programmide rakendamisest ja kogemus õppe- või teadustegevuses.
Arvutioskus: arvutioskus lõppkasutaja tasemel
Keeleoskus: eesti ja xxxxxxx xxxxx oskus kõrgtasemel (C1) ametialase sõnavara valdamisega. Isikuomadused: analüütiline mõtlemine, iseseisva töötamise oskus, väga hea koostöö- ja suhtlemisoskus, eesmärgile orienteeritus, täpsus, meeskonnatöö oskused.
/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/
... ...
Tööandja esindaja Töötaja
Ametijuhend kehtib alates ... /täidab personaliosakond/
Käesolev ametijuhend asendab alates .... töölepingu xxxx nr ... /täidab personaliosakond/