ÜHISTE KAVATSUSTE KOKKULEPE
ÜHISTE KAVATSUSTE KOKKULEPE
1. Taotleja andmed
1.1. Ärinimi | MTÜ Kärdla Kohvikutepäev |
1.2. Registrikood | 80352472 |
1.3. Tegevuskava elluviimise periood Märgitakse sama ajavahemik, mis on märgitud projektitoetuse taotluse avaldusel (24-48 kuud). | mai 2018 – juuni 2020 |
2. Ühisprojekti andmed
2.1. Ühisprojekti nimetus Märgitakse sama nimetus, mis on märgitud projektitoetuse taotluse avaldusel. |
Hiiumaa kohvikutepäevad kui Hiiumaa silmapaistvaim turundussündmus |
2.2. Ühisprojekti eesmärgid Kirjeldatakse projekti peamist eesmärki ja kuidas projekt suurendab ühistegevust ja/või aitab xxxxx ühistegevusele. Eesmärgid ja tegevussuunad avalikustatakse kohaliku tegevusgrupi veebilehel. |
Ühistegevusest üldisemalt: Hiiumaa kohvikutepäevad on üle Eesti tuntud, laia kõlapinnaga, hästi korraldatud ja elamust pakkuv kultuurisündmus, mis toetub kohalikule identiteedile ja kogukonnale. Hiiumaa kohvikutepäevade xxx xxxxx tunnusürituse traditsiooni elushoidmine, sündmuse kvaliteetne korraldamine ja arendamine on Hiiumaa elanike ja organisatsioonide pühendumuse ja hästitoimiva koostöö tulemus. Seni, xxxx xxxx on inimesi, kes tahavad anda oma aega ja energiat ning avada oma koduhoovid külalistele, siis kohvikutepäevad kestavad. Kohvikutepäeva elluviimine liidab koostegutsemise abil kogukonna liikmeid, tihendab nendevahelist koostööd, annab uusi teadmisi ja väärtuslikke kogemusi. Konkreetsed eesmärgid: • Turundame Hiiumaa kohvikutepäevi aastaringselt xxx xxxxx maineüritust, selleks loome uue kodulehe korraliku mobiilse versiooniga (mis vähendab ühtlasi paberil info- ja reklaammaterjalide hulka), kasutame senisest enam reklaamikanaleid väliskülalisteni jõutmiseks; jätkuvalt anname välja ühtse kujundusega reklaamid, trükised. • 2018. aastal muudame sündmuse formaati: esmakordselt Kärdla ja Hiiumaa kohvikutepäevade ajaloos toimuvad kohvikutepäevad ülesaareliselt niimoodi, et neljapäev on Kassari kohvikutele ning ülejäänud kolme päeva jooksul on kohvikutel vabad käed oma asukoha valikul. See tähendab, et laupäeval, mis senini olnud Kärdla kohvikutele, on samuti avatud kohvikud üle Hiiumaa. Vähendame liigset külastajate koondumist Kärdlasse, hajutame inimesi üle |
saare. Niimoodi vähendame Kärdla kohvikutele osaks saanud suurt koormust ja ülerahvastatust, mis on pälvinud viimastel aastatel üsna palju kriitikat. • EV100 aasta raames korraldame 2018. aastal lisaks n-ö tavapärastele ühepäevakohvikutele 100 söömaaega Hiiumaa kodudes. Õnnestumisel kordame 100 söömaaega 2019. aastal. • Toome Hiiumaa kohvikutepäevade avamise laupäevalt (mis on senini olnud tegelikult festivali kolmas päev) neljapäevale ehk avamine toimub esimesel päeval. • Viime läbi koolitused-infopäevad kohvikutepidajatele, et tagada kohvikute hea kvaliteet xx xxxx xxxxx tegutsemisekindlus ning uusi oskusi. • Ürituse kvaliteedi tagamiseks kommunaalteenuste ühine korraldamine (avalikud käimlad, prügivedu, ajutine liikluskorraldus jne). | |
2.3. Ühisprojekti AJAKAVA ja TEGEVUSED Vajadusel lisada xxxx | |
Ajakava Märgitakse kavandatud tegevuskava elluviimise perioodil kuu või kvartali täpsusega. | Tegevuse kirjeldus Kirjeldatakse detailselt projekti elluviimiseks vajalikke tegevusi, mis on otseselt seotud ühisprojekti eesmärkide saavutamisega. |
mai 2018 | korraldajate koosolekud, üldplaanide kinnitamine; koostööpartnerite, sponsoritega tegelemine |
juuni 2018 | koosolekud osapooltega, koolituste ettevalmistamine, kohvikute nõustamine, teavitus- ja reklaammaterjalide ettevalmistamine, info jagamine kohvikute kohta kodulehel, sotsiaalmeedias; 100 söömaaja koordineerimine |
juuli 2016 | koolituste läbiviimine (nt ajalugu, teenindus, hügieen, kohalik toit), kõik koolitused 40 inimesele. Trükiste tegemine, meediaga suhtlemine, kohvikute nõustamine |
2.–5. august 2018 | Hiiumaa kohvikutepäevad ja 100 söömaaega Hiiumaa kodudes |
august–oktoober 2018 | aruandlus, tagasiside, meediakajastused, järgmise aasta tegevuskava paikapanemine; toimunut analüüsivad ja edasist kavandavad koosolekud partneritega |
november–detsember 2018 | 2019. a. kohvikute ideekorje, koostööpartneritega suhtlemine, reklaami- ja turundustegevused |
jaanuar–märts 2019 | koostööpartnerite ja sponsoritega suhtlemine (olemasolevatega kokkulepete täpsustamine, uute leidmine, lepingute sõlmimine); meediaplaani koostamine; kohvikute konkursi ettevalmistamine |
aprill–mai 2019 | 2019. a. kohvikute konkursi läbiviimine, osalejatega suhtlemine; asjakohased koosolekud |
juuni 2019 | koosolekud osapooltega, koolituste ettevalmistamine, kohvikute nõustamine, teavitus- ja reklaammaterjalide ettevalmistamine, info jagamine kohvikute kohta kodulehel, sotsiaalmeedias |
juuli 2019 | koolituste läbiviimine (nt ajalugu, teenindus, hügieen, kohalik toit), kõik koolitused 40 inimesele. Trükiste tegemine, meediaga suhtlemine, kohvikute nõustamine |
1. august–4. august 2019 | Hiiumaa kohvikutepäevad |
august–oktoober 2019 | aruandlus, tagasiside, meediakajastused, järgmise aasta tegevuskava paikapanemine; toimunut analüüsivad ja edasist kavandavad koosolekud partneritega |
november 2019–mai 2020 | 2020. x. xxxxxxxxx ideekorje, reklaami- ja turundustegevused, koostööpartneritega suhtlemine |
2.4. Eeldatavate TULEMUSTE kirjeldus koos selgitustega ühisprojekti laiemast mõjust tegevuspiirkonnale | |
2.4.1. Ülevaade olemasolevast olukorrast, kitsaskohast, probleemist 2007. aastal alustanud Kärdla kohvikutepäevast on välja kasvanud kogu saart hõlmav Hiiumaa kohvikutepäevad. Ühepäevasest sündmusest saanud neljapäevane festival. Kärdlast ja Hiiumaast on eeskuju võtnud mitukümmend küla xx xxxxx, xxx samuti kohvikutepäevi peetakse ja mis on saanud täiesti loomulikuks osaks Eestimaa suvest. Hiiumaa kohvikutepäevade külastajaid on igal aastal ligikaudu 10 000 ja tegemist on Hiiumaa kõige suurema külastajaskonnaga ja kindlasti kõige tuntuma sündmusega. Kaheteistkümne aasta jooksul on meie kohvikutepäevad läbi teinud korraliku arengu, oleme laienenud ja kestame kauem. Samuti on kasvanud külastajate ootused, kuna kohvikutepäevi on Eestis niivõrd palju ning nõuab pingutust vääriliselt välja kanda algataja ja teerajaja roll. Üks probleemidest, mis nõuab lahendamist, on Kärdla kohvikutele osaks saav liigne koormus. Ülekaalukalt suurim rahvahulk tabab Kärdla kohvikuid, paljudes on pikad järjekorrad ja kohvikud on puupüsti täis, sellest tulenevalt valitseb kõike muud kui rahulik, nautimist soodustav õhkkond. Väikeste koduaedade hubasust asendab masside kiire teenindamine. See on vastuolus algse kohvikutepäeva mõttega. Külastajate hajutamiseks tekitasime mõned aastad tagasi eel- ja järelkohvikud, mis siis ümbritsesid n-ö põhipäeva Kärdlas. Viimastel aastatel oleme kuulnud väga palju kiidusõnu justnimelt eel- ja järelkohvikute kohta, kuna inimesed on sealt eest leidnud nende ootustele vastava atmosfääri. Lisaks on eel- ja järelkohvikute registreerimine olnud xx xxxx aktiivsem, Kärdlas on tunda teatavat väsimust. Sellest ongi tänaseks välja kasvanud xxxx, et 2018. aastal esmakordselt loobuda eksklusiivselt Kärdla päevast – tähenduses, et kõigil neljal päeval on avatud kohvikud üle Hiiumaa, seal hulgas Kärdlas. See välistab masside valgumise ühel xxxx xxxx kohta ning anmab nii kohvikutele kui külastajatele tagasi vajaliku hingamisruumi. Ühtlasi viime ellu Hiiumaa kohvikutepäevi nende sõnade kõige täpsemas tähenduses. Teine probleem, teisisõnu väljakutse, on ajaga kaasas käimine tehniliste lahenduste kui ka uuenduste näol. Kohvikutepäevade koduleht, mis on olnud samasugune juba 10 aastat, vajab uuendamist. Kodulehe kasutatavuse statistika näitab igal aastal aina suuremat kasutajate hulka veebis, xxxxx xxx trükimaterjalide populaarsus on kahanenud. Seepärast on vajalik korraliku mobiilse versiooniga koduleht, see on tänapäevase veebikasutuse seisukohalt täiesti elementaarne. Toome ka kohvikute registreerimise veebi, st et oma kohvikuidee on võimalik saata meie kodulehelt vastava vormi kaudu. 2018. a. toimuvad 100 söömaaega hiidlaste kodudes jõuavad samuti kõik kodulehele, kõigi söömaaegade juures on veebis registreerimise xxxx. Paljudel kohvikutepäevade külastajatel on võrdlusi teistelt kohvikutepäevadelt, meie tugevuseks ja omanäolisuseks on oma kultuuriloo esiletõstmine. Selleks oleme korraldanud ka kohvikutele koolitusi. Senine kava 4–5 koolitust igal suvel on olnud kohvikutele natuke liiga suur nõue. Seekord korraldame aastas 2 koolitust-infopäeva ning keskendume niiviisi kõige olulisemale. Uue ettevõtmisena toimuvad 2018. a. 100 söömaaega hiidlaste kodudes. See on pühendatud EV100 |
aastale. 100 söömaaega on hea võimalus kutsuda xxx xxxx külastajaid just sel xxxx xx sellisel hulgal, nagu võõrustajale sobilik. Kui tavapärased ühepäevakohvikud on korraldajale paras väljakutse oma sadade, mõnel juhul tuhandete külastajatega, ei pea nüüd kohvikutepäevade melust täielikult kõrvale jääma, xxxx saab ise paika xxxxx xxxxxx jõukohase ja meeldiva võõrustamise mooduse. Võib pakkuda hommikusööki, lõuna- või õhtusööki, korraldada väikse pikniku... ja kutsuda xxxxxx xxxxx kas ainult 5 või siis hoopis 50 inimest. Oleme kõik aastad julgustanud pakkuma kohalikku hiiumaist toitu, kasutama hiiumaist toorainet, aga seda saab teha veelgi rohkem. Pöörame kohaliku toidu väärtustamisele kindlasti eraldi tähelepanu meie koolitustel. |
2.4.2. Ühisprojekti tulemuste kirjeldus Hiiumaa kohvikutepäevad on kogu saare ühine asi – sündmuse elujõulisus sõltub otseselt kohalikust kogukonnast, inimeste jätkuvast huvist osaleda ja koostööst erinevatel tasanditel. 2018. ja 2019. aastal on meie kõigi jaoks väljakutse muuta Hiiumaa kohvikutepäevad tõeliselt ülesaareliseks nelja päeva jooksul. Puhtalt Kärdla päevast loobumine on tegelikult samm tundmatusse, me võtame sellega teatud riskid, kui muudame senini 11 aastat ühtemoodi toimunud asja. Selle otsuse taga on teadmine, et Hiiumaa kohvikutepäevad pole mingi asi iseeneses, xxxx xxxx korraldame mõeldes nii külastajatele ja nende tagasisidet arvesse võttes, xxxxx xxxx peab tegutsemiserõõm säilima kohvikutes. Ühisprojekti tulemused: - Oleme laiendanud turundustegevusi väljapoole Hiiumaad, üle-eestilisse meediasse infot saates, artikleid tellides, sotsiaalmeedia võimalustele rohkem tähelepanu pöörates, leidnud uusi võimalusi välisturistideni jõudmiseks. - 2018. ja 2019. aastal on kõigil kohvikupidajatel võimalik avada oma ühepäevakohvik kusiganes Hiiumaal, neljapäevast pühapäevani avastab külastaja kohvikuid üle terve Hiiumaa. Hiiumaa kohvikutepäevad on jätkuvalt väga oodatud xx xxxxxx tasemel elluviidud sündmus, mis kujundab positiivselt Hiiumaa mainet xxx xxxx- xxx välisturistide seas. - Oleme uuendanud kohvikutepäevade kodulehte. - Oleme ellu viinud 100 söömaaega Hiiumaa kodudes. - Kohalikule toidule on rohkem tähelepanu pööratud. |
2.4.3. Ühisprojekti laiem mõju tegevuspiirkonnale Hiiumaa kohvikutepäevad on kujunenud üheks Hiiumaa silmapaistvamaks tunnusürituseks. 2016. aastal saime Regionaalmaasika tiitli, mis näitab üle Eesti tuntust. Suur sündmus vajab laiahaardelist, läbimõeldud ja kvaliteetset korraldust. See projekt võimaldab seda. Hoiame tunnusürituse kõrget mainet, vastutame kohvikute kvaliteedi eest, meediakajastuste professionaalsuse eest. Aastaringne ürituse pildis hoidmine on oluline. Hiiumaa kohvikutepäevadega on aastas seotud 300–400 inimest. Sündmus toob saarele 10 000 inimest aastas, xxxxx xxxx koolitustele ja koostööle oskusi ja kindlust kohvikupidamiseks, turistidega suhtlemiseks, ollakse uhke xxx xxxxx üle. Inimeste rahulolu oma elupaigaga on oluline. See sündmus on olnud innustuseks paljudele järgnevatele kohvikutele ja kohvikutepäevadele, kohvikupidamist liidetakse ka teiste üritustega (xxxxxx, laat, seminar, kohtumised jne). Kohvikutepäevade festival väärindab kohalikku toitu. See on alati au sees, käsitleme toiduteemat koolitustel. |
2.5. Projektitoetuse TAOTLEJA ja PARTNERI(TE) ülesannete kirjeldus ühisprojektis Vajadusel lisada xxxx | |
Taotleja ja partneri(te) nimed | Ülesannete kirjeldus Kirjeldatakse ühisprojekti osapoolte ülesanded võimalikult detailselt |
MTÜ Kärdla Kohvikutepäev | projektijuhtimine, dokumentatsioon, aruandlus, kogu korraldus |
Hiiumaa Vallavalitsus | Hiiumaa kohvikutepäevad on saare tunnusüritus |
MTÜ Hiiumaa Turismiliit | Hiiumaa ühise kuvandi loomisel tehakse koostööd |
SA Hiiumaa Muuseumid | ajalooalase teabe ekspert, osalus kohvikuna, lektorina, artiklite kirjutajana |
MTÜ Soonlepa Arenduskeskus | koolituste ekspert, vastastikune huvi turundada |
Sihtasutus Hiiumaa Arenduskeskus | koolituste ekspert, turismiinfokeskusesse info jagamine ja vahendamine aastaringselt |
MTÜ Eesti Maaturism | üle-eestilise turunduse ekspert, koostööpartner |
3. Ühisprojektis osalevate PARTNERITE andmed
Nimi ja registrikood | Esindaja nimi | Kontaktandmed | Rahaline xxxxx (kui on) |
Hiiumaa Vallavalitsus xxx.xx 77000424 | Xxxxx Xxxx | 2000 | |
MTÜ Hiiumaa Turismiliit xxx.xx 80099372 | Ly Kaups | 1000 | |
SA Hiiumaa Muuseumid xxx.xx 90012892 | Xxxxxx Xxxxxxxx | 1000 | |
MTÜ Soonlepa Arenduskeskus xxx.xx 80397224 | Xxxxx Xxxxxxxx | 500 | |
Sihtasutus Hiiumaa Arenduskeskus xxx.xx 90014030 | Liis Remmelg | 800 | |
MTÜ Eesti Maaturism xxx.xx 80122220 | Xxxxx Xxxxxx | 1000 |
Kinnitame
Partnerid allkirjastavad ühiste kavatsuste kokkuleppe digitaalselt