OSPA HANKEKORD

OSPA HANKEKORD

Käesolev hankekord reguleerib AS Eesti Vedelkütusevaru Agentuuri (OSPA) tegevusi hangete planeerimisel, läbiviimisel ja hindamisel.

1 OSPA hanked jagunevad:

1.1 Vedelkütusevaru moodustamise ja hoiustamisega seotud hanked, mille alla kuuluvad kütuse ostu, müügi, roteerimise, transpordi ja hoiustamisega ning delegeeritud varuga seotud hanked (edaspidi varu hanked).

1.2 Varude haldamiseks vajalike teenuste lihtsustatud korras korraldatavad suunatud hanked, mille alla kuuluvad varude inspekteerimine ja kindlustamine ning riskimaandusinstrumentidega seotud hanked.

1.3 Riigihangete korra järgi läbiviidavad hanked, millede läbiviimisel järgitakse kehtivat riigihangete seadust ning hangete liigitamisel riigihangete kaitse- ja julgeolekuvaldkonnale seatud piirmäärasid.

2 Hangete korraldamise üldised põhimõtted ja protseduurid

2.1 Hangete korraldmise vajaduse väljaselgitamine ja läbiviimise detailse ajakava paikapanek on OSPA juhatuse ülesanne.

2.2 Hangete teostamisel peab juhatus tagama kasutatavate rahaliste vahendite ratsionaalse ja säästliku kasutamise.

2.3 Hanked viiakse üldjuhul läbi e-kirja xxxx, kasutudes selleks xxxxxx@xxxx.xx postkasti.

2.4 Potentsiaalsete pakkujatele saadetavas hankekutses selgitatakse xxxxx sisu ning antakse selged juhtnöörid, millist infot pakkumine peab sisaldama ja mis tähtajaks tuleb pakkumine esitada.

2.5 Kui pakkumisi ei hinnata üksnes ühe konkreetse parameetri järgi, antakse pakkujatele pakkumiskutses infot hindamiskriteeriumite kohta.

2.6 Kui pakkujatele on otsustatud esitada kvalifitseerimistingimused, loetletakse need hankekutses üles.

2.7 Kutse xxxxxx osalemiseks saadetakse üheaegselt välja vähemalt viiele potentsiaalsele pakkujale.

2.8 Pakkumise tegemiseks antakse pakkujatele mõistlik aeg.

2.9 Vajadusel pikendatakse pakkumiste tegemise tähtaega või muudetakse xxxxx tingimusi andes sellest teada üheaegselt kõigile hankekutse saanud pakkujatele esialgse infokanali kaudu.

2.10 Xxxxx korraldamisel jätab OSPA endale õiguse lükata tagasi kõik pakkumised.

2.11 Xxxxxx osalejaid teavitatakse xxxxx tulemustest.

2.12 OSPA juhatus säilitab kogu hankemenetlust puudutavat kirjavahetust, pakkumisi ja protokolle kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil vähemalt 5 aastat.

3 Pakkumiste hindamine

3.1 Pakkumiste hindamisel koostatakse kirjalik pakkumiste analüüs.

3.2 Pakkumise hindamisel arvestatakse, kas pakkumine:

- on laekunud õigeaegselt;

- sisaldab pakkuja kvalifitseerimiseks nõutud infot (xxx xxxx on pakkumise kutses küsitud);

- on esitatud nõeuetekohaselt – sisaldab vajalikul hulgal ja üheselt arusaadavat infot.

3.3 Vajadusel palutakse pakkujatel oma pakkumise sisu täpsustada ja/või esitada puuduolevat infot.

3.4 Pakkumisi hinnatakse ühe konkreetse parameetri järgi või eelnevalt kokkulepitud hindamisvalemi alusel.

3.5 Üldjuhutudel (kui laekus vähemalt xxxx kvalifitseeruvat pakkumist) soovitab juhatus või hankekomisjon xxxxx tulemusena sõlmida lepingu parima pakkujaga.

3.6 Erandjuhtudel (kui ei laekunud vähemalt kolme kvalifitseeruvat pakkumist) võib juhatus hankekomisjoni otsuse alusel sõlmida lepingu xxxxxx osalenud pakkujaga, kui:

- on pakkujatelt laekunud tagasiside või statistiliste näitajate näol piisavalt usaldusväärset infot turuolukorra ja referentshindade kohta;

- kordushanke tegemine ei xxxx suure tõenäosusega paremat tulemust;

- lepingu sõlmimisel on ajafaktor muutunud kriitiliseks ja kordushanget ei jõua ajaliselt korraldada.

3.7 Võrdsete pakkumiste korral selgitatakse parim pakkumine välja järgmiselt:

- võrdse hinnaga pakkujatelt küsitakse kirjalikku korduspakkumist üldjuhul ühe ööpäeva jooksul;

- kui pakkumised jäävad võrdseks ka korduspakkumiste korral, siis otsustatakse xxxxx võitja loosiga.

3.8 Pakkumiste hindamise tulemusena järjestatakse pakkumised ning tuuakse selgelt välja parima pakkumise teinud pakkuja.

3.9 Xxxxx tulemuse kinnitatakse juhatuse või hankekomisjoni otsusega.

4 Täiendavad nõuded hangete läbiviimisel

4.1 Varu hanked

4.1.1 Varu hangete korraldamisel lähtub OSPA majandus- ja kommunikatsiooniministri 12.01.2006 aastal vastu võetud määrusest “Vedelkütusevaru moodustamiseks ja hoidmiseks korraldatavate hangete läbiviimise põhimõtted ja vedelkütusevaruga seotud lepingute üldtingimused”, millega on kehtestatud varu moodustamise ja haldamisega seotud lepingute ning lepingute sõlmimiseks korraldatavate hangete läbiviimise põhimõtted.

4.1.2 Vedelkütusevaru moodustamiseks ja hoidmiseks korraldatavate hangete läbiviimise puhul hindab laekunud pakkumisi ja kinnitab hangete tulemused nõukogu poolt kinnitatud hangete hindamiskomisjon.

4.1.3 Varu hangete pakkumise kutse dokumendid ja edukaks tunnistatud pakkumise esitanud pakkuja nimi avaldatakse OSPA veebilehel.

4.1.4 Pakkumiste avamine protokollitakse.

4.1.5 Hindade võrdlemisel võib arvestatakda ka võimalikke transpordikulusid juhul, kui varustamisraskuste korral peaks varu kasutusele võtma.

4.1.6 Varu hangete käigus pakutavate mahtude hindamisel lähtutakse järgmisest:

- OSPA eelistab üldjuhul pakkumist tervele hankemahule.

- Kui parima hinnaga pakkumine ei kata tervet hankemahtu, siis arvestatakse, kas teiste pakkumiste hulgast on võimalik katmata koguse mõistlikel tingimustel katta.

- Xxxxx käigus ainult osamahu aktsepteerimisel hinnatakse, kas katmata jäävale xxxxxx saab kordushanke korral tõenäoliselt mõistlike tingimustega pakkumised.

4.1.7 Eraldi hinnatakse pakkujate usaldusväärsust järgnevalt:

- Arvestatakse asjaolusid, mis võivad pakkuja usaldusväärsuse kahtluse alla panna. Näiteks, kas pakkuja või temaga seotud isikud on toime pannud majanduskuritegusid.

- Maksuvõlgnevuse puudumine. Nulltolerants ehk täisleppimatus.

4.1.8 Lisaks pakutavale hoiuhinnale võetakse hoiukoha valikule eraldi kriteeriumitena arvesse:

4.1.8.1 Majandusliku julgeoleku aspekti ja geograafilist asukohta:

- Kütuse hoiustamise koht peaks üldjuhul olema kergesti ligipääsetav (sadama korral on tagatud jäälõhkumine talvel) ja võimaldab kütuse transpordi mõistliku kuluga ja mõistliku aja jooksul.

- Ühes xx xxxxx hoiukohas ei hoiustata nii suurt kogust kütust xx xxx xx xxxx ettevõttega ei sõlmita üldjuhul lepinguid nii suure koguse xxxxx, et xxxxx koguse kadumise või kahjustumise korral oleks kütusega varustamiskindlus Eestis oluliselt häiritud.

4.1.8.2 Pakutavate mahutite tehniline seisukord ei tohi anda objektiivselt alust kahelda kütuse turvalise säilimises (on olemas vastavad sertifikaadid, taatlemised).

4.1.8.3 Võimalike lisakulude suurust:

- Kütuse käitlemisega seotud kulutused (pumpamiskulud) ei tohi olla oluliselt suuremad, kui see on tavapäraselt.

- kindlustuskatte olemasolu

4.1.8.4 Kütuste käitlemisega seotud tehnilised näitajad (pumpamisvõimsused, laadimiskohtade arv) tagavad kütuse vahetuse, mõõtmise jm toimingud mõistliku aja jooksul.

4.1.9 Hoiustamise/delegeeritud varu hind

- OSPA eelistab üldjuhul kütuse ostu ning hoiustamist delegeeritud varu lepingutele. Delegeeritud varu lepinguid ei sõlmita juhul, kui on olemas mõistlike tingimustega hoiustamispakkumised ja vahendid kütuse ostuks.

4.1.10 Kooshoiustamise eelistamine eraldi hoiustamisele

- OSPA eelistab kütuse kooshoiustamist eraldi hoiustamisele, et oleks tagatud kütuse pidev uuendamine ja kvaliteet xxxx lisakuludeta.

4.1.11 OSPA ei ole kohustatud varudega seotud lepingute sõlmimiseks läbi viima riigihankeid kuna nende hangete läbiviimist käsitletakse riigihangete seaduses riigi oluliste huvide kaitsmise alla kuuluva erandina.

4.2 Riskimaandusinstrumentide hange

4.2.1 Kütuse hinna muutuse riskimaanduse tehingute xxxxx viimane voor viiakse turu suure volatiilsuse tõttu läbi telefoni xxxx (parimate kirjaliku indikatsiooni andnud pakkujate vahel).

4.2.2 Tuletisinstrumentidega tehingute teostamise eelduseks on OSPA ja kreeditori vahelise raamlepingu (International Swaps and Derivatives Association Master Agreement) olemasolu.

4.2.3 Osapoolte heakskiidul ja tehniliste võimaluste olemasolul toimub suulise hankemenetluse käigus esitatud pakkumiste säilitamine helisalvestatuna ja taasesitamist võimaldaval moel. Üldjuhul avaldab OSPA juhatus reaalajas suulises hankevoorus osalevatele pakkujatele parima pakkumise esitanud pakkuja xxxx xx pakkumise hinna.

4.3 Vabade rahaliste vahendite deponeerimine

4.3.1 Vabade rahaliste vahendite deponeerimisel järgitakse OSPA nõukogu poolt 08.04.2015 heakskiidetud “Ajutiselt vabade vahendite paigutamise korda”.

4.4 Audiitori hange

4.4.1 Siseaudiitori xxxxx lähteülesande ja tulemused kooskõlastab juhatus auditikomiteega.

4.4.2 Välisaudiitori nimetab üldkoosolek.

4.4.3 Hea ühingujuhtimise tava kohaselt tuleks välisaudiitorit vahetada hiljemalt xxxxx seitse aastat kestnud koostööd ühe audiitoriga.

4.5 Kindlustushange

4.5.1 Xxx xxxxxx kindlustamisel kasutab OSPA kindlustusmaakleri teenust.

4.5.2 Maakler leitakse tavaliselt kolmeaastaseks perioodiks xxxxx xxxx.

4.5.3 Varakindlustuse xxxxx korraldab kindlustusmaakler juhatusega kokkulepitud pakkumiskutse alusel – võitja kinnitab juhatus.

Käesolev kord on kinnitatud 21. oktoobril 2016. aastal OSPA nõukogu poolt ning asendab 21. detsembril 2006. aastal kinnitatud “OSPA hangete hindamise põhimõtted”.