AMETIJUHEND
XXXX nr ...
.../.../... sõlmitud töölepingule nr ...
AMETIJUHEND
Üldosa
Ametinimetus eesti keeles | Dokumendihalduse spetsialist |
Ametinimetus inglise keeles | Specialist of Document Management |
Ametikoha xxxx xx palgaaste | Spetsialist, 5 |
Struktuuriüksus | Rektoraadi büroo |
Vahetu juht | Asjaajamistalituse juhataja |
Alluvad | - |
Asendaja | Dokumendihalduse peaspetsialist |
Asendab | Dokumendihalduse peaspetsialist, sekretär |
Töö põhieesmärk | Ülikooli dokumendihalduse ja dokumendihaldussüsteemi toimimise tagamine. |
Tööülesanded | Soovitud tulemus |
A. Dokumendihaldussüsteemi administreerimine ja arendamine | |
1. Dokumendihaldussüsteemi toimimise tagamine koostöös dokumendihalduse peaspetsialistiga. 2. Dokumendihaldussüsteemi (sh dokumendiregistri avaliku vaate) kasutamise seiramine ja kasutajate nõustamine. 3. Dokumendihaldussüsteemi kasutajaõiguste administreerimine. 4. Dokumendihaldussüsteemi kasutajate juhendamine ja teavitamine. 5. Dokumendihaldussüsteemi arenduste planeerimine ja väiksemate arenduste läbiviimine koostöös dokumendihalduse peaspetsialistiga. | 1. Dokumendihaldussüsteem töötab tõrgeteta, probleemid on lahendatud. 2. Dokumendihaldussüsteemi (sh dokumendiregistri avaliku vaate) kasutamist on seiratud regulaarselt ning selle tulemustest lähtuvalt on kasutajaid nõustatud, xxxx on parandatud koostöös kasutajatega. 3. Dokumendihaldussüsteemi kasutajakontod ja -õigused on korrektselt ja õigeaegselt administreeritud. 4. Dokumendihaldussüsteemi kasutajad on juhendatud ja teavitatud toimunud muudatustest. 5. Dokumendihaldussüsteem vastab vajadustele ja nõuetele, arendusettepanekud on rakendatud. |
B. Dokumendihalduse korraldamine | |
1. Ülikooli asjaajamiskorra rakendamise seiramine, asjaajamiskorra koostamine ja uuendamine koostöös dokumendihalduse peaspetsialistiga 2. Ülikooli dokumentide loetelu koostamises ning selle uuendamises osalemine koostöös dokumendihalduse peaspetsialistiga. | 1. Ülikooli asjaajamiskorra täitmist jälgitakse regulaarselt ning selle põhjal on tehtud muudatused. 2. Ülikooli dokumentide loetelu on koostatud koostöös üksuste asjaajamise eest vastutavate töötajatega, ettepanekud dokumentide loetelu muutmiseks on asjakohased. |
3. Ülikooli dokumendihalduse korraldamine. | 3. Ülikooli dokumendihaldus on korraldatud ajakohaselt, efektiivselt ja optimaalselt. |
C. Muud ülesanded | |
1. Rektoraadi büroo, dokumendihalduse ja asjaajamisega seotud info kajastamine ülikooli infokanalites koostöös dokumendihalduse peaspetsialistiga. 2. Eetikakomitee töös osalemine, koosolekute protokollimine, töö komitee dokumentidega. 3. Töö põhieesmärgist tulenevate muude ülesannete täitmine omal initsiatiivil/töö vahetu korraldaja ülesandel (sh sekretäri asendamine) | 1. Büroo, dokumendihalduse ja asjaajamisega seotud info on ajakohane, lihtne xx xxxxx ülikooli infokanalites. 2. Eetikakomitee töös on osaletud, dokumendid lisatud ja edastatud õigeaegselt, koosolekud on protokollitud. 3. Ülesanded korrektselt täidetud, töö põhieesmärgid arvestatud (sh asendamiste korral dokumentide vormistamine ja edastamine, töö ülikooli üldtelefoni, - e-posti aadressi ning postiga) |
Õigused
• Xxxxx xxx tööülesannete täitmiseks vajalikku infot ning kasutada tööks vajalikke andmebaase ja dokumente.
• Nõuda ülikooli töötajatelt enda töövaldkonnaga seotud õigusaktidest kinnipidamist ning xxxx xxxxx üle järelevalvet.
• Teha ettepanekuid töö paremaks korraldamiseks ja tööga seotud probleemide lahendamiseks.
• Esindada ülikooli oma vastutusvaldkonna piires suhetes kolmandate isikutega kokkuleppel struktuuriüksuse juhiga.
• Osaleda tööalasel koolitusel vastavalt tööandja vajadusele ja võimalustele.
• Nõuda struktuuriüksuse juhilt vajalikke töövahendeid.
Kohustused ja vastutus
• Täita oma tööülesanded tööandja suhtes lojaalselt ja heauskselt.
• Täita oma tööülesandeid õigeaegselt ja korrektselt, lähtudes riiklikest ja ülikooli õigusaktidest ning ülikoolis kokku lepitud töökorraldusest.
• Xxxxx xx kasutada tööks vajalikke infosüsteeme (dokumendihaldusprogramm WebDesktop jt, mille kasutamine töös on vajalik).
• Täiendada oma tööalaseid oskusi ja teadmisi ning osaleda kokkuleppel vahetu juhiga tööalasel koolitusel.
• Mitte kahjustada oma tegevusega ülikooli mainet.
• Xxxxx tööülesannete täitmisel teatavaks saanud konfidentsiaalset teavet saladuses.
• Kasutada töövahendeid xx xxxx ressursse sihipäraselt ja otstarbekalt.
Nõuded ametikoha täitjale
Haridus ja töökogemus: bakalaureusekraad (soovitavalt dokumendihalduse erialal) ning 3- aastane töökogemus asjaajamise, dokumendihalduse ja/või arhiivitöö valdkonnas.
Tööalased lisateadmised ja oskused:
• põhjalikud teadmised asjaajamise, dokumendihalduse ja arhiivitöö korraldusest;
• valdkonna seadusandluse alased teadmised;
• xxxxxxxxx isikuandmete kaitsest;
• kontoritehnika kasutamise oskus.
Arvutioskus: kontoritarkvara heal tasemel kasutamise oskus, tööks vajaliku tarkvara
(dokumendihaldusprogramm WebDesktop) kasutamise oskus.
Keeleoskus: eesti keele oskus kõrgtasemel (C1), xxxxxxx xxxxx oskus kesktasemel (B1), sh erialase terminoloogia valdamine.
Isikuomadused: algatus- ja koostöövõime; analüütilisus, süsteemsus; efektiivse ajakasutuse ja töö planeerimise oskus ning xxxxx- xx stressitaluvus; hea suhtlemisoskus, korrektsus, täpsus ja kohusetunne; vastutus oma kohustuste täitmise, selle kvaliteedi ja tulemuste eest; lojaalsus ja orienteeritus ülikooli huvidele.
/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/
Tööandja esindaja Töötaja