HANKEKORD
Kinnitatud AS Eesti Varude Keskuse juhatuse
08. jaanuari 2024 otsusega nr 240108-1
HANKEKORD
1. Üldsätted
1.1. Xxxxxxxxx sätestab hangete planeerimise (sh iga-aastase hankeplaani koostamise ning kinnitamise), ettevalmistamise, läbiviimise ja hankelepingute sõlmimise põhimõtted ning xxxxx teostamise ja lepingu järelevalve eest vastutavate isikute määramise riigi äriühingus AS Eesti Varude Keskus (edaspidi: „Hankija“ või „EVK“).
1.2. Hankekorra eesmärk on tagada:
1.2.1. EVK kui konkurentsiseaduse (edaspidi: KonkS) § 31 tähenduses avaliku ettevõtja asutamise eesmärgi täitmine ja eesmärgist tulenevate avalike huvide realiseerimine;
1.2.2. Xxxxxxx rahaliste vahendite otstarbekas ja säästlik kasutamine;
1.2.3. läbipaistev, kontrollitav ja proportsionaalne tegutsemine;
1.2.4. isikute võrdne kohtlemine;
1.2.5. konkurentsi efektiivne ärakasutamine;
1.2.6. huvide konflikti vältimine ning korruptsiooniohtlike olukordade ennetamine;
1.2.7. keskkonnasäästlike lahenduste eelistamine.
1.3. Hangete läbiviimisel lähtutakse Xxxxxxx huvidest ning hanked teostatakse viisil, mis annab Hankijale eeldatavalt majanduslikult soodsaima tulemuse, arvestades muuhulgas:
1.3.1. tarnekindlust/toimepidavust;
1.3.2. elanikkonna varustuskindluse tagamist läbi territoriaalse tegevusvarude olemasolu;
1.3.3. mastaabisäästu saavutamist;
1.3.4. kvaliteeti;
1.3.5. kaasnevaid kulusid, mh transpordi- ja laokulud.
1.4. Hankemenetluse liigi valik sõltub hangitavate toodete ja teenuste sisust ning xxxxx eeldatavast maksumusest.
1.5. Riigihangete seadusest (edaspidi: RHS) tulenevat menetluskorda ei rakendata RHS §- s 11 sätestatud erandi ja RHS § 170 sätestatud kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihangete erisuse olemasolul. Erandile tuginemine eeldab vastava erandianalüüsi teostamist (v.a. hankekorra punktis 1.6. sätestatu puhul), mis vormistatakse kirjalikult ning säilitatakse EVK sisemise dokumendina. Erandianalüüs ei ole avalik dokument, sellele kantakse xxxxx „asutuse siseseks kasutamiseks“ (AK) ning xxxx xx avalikustata.
1.6. Vedelkütusevaru moodustamise ja hoidmisega seotud lepingute sõlmimiseks korraldatavaid hankeid loetakse Vedelkütusevaru seaduse (edaspidi: VKVS) § 16 lg 1 alusel alati riigi olulise huvi kaitsmisega seotud riigihangeteks RHS § 11 lõike 1 punkti 20 tähenduses.
1.7. Riigi tegevusvarude moodustamise, haldamise ja hoidmisega seotud lepingute, s h delegeeritud lepingute sõlmimiseks korraldatavad riigihanked loetakse kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihangeteks RHS § 169 lg 1 p 2 mõistes.
1.8. Hankekorda rakendatakse koostoimes RHS-iga. Hankija juhindub hangete läbiviimisel RHS-is, eriseadustes ja hankekorras sätestatust ning EVK omaniku otsustest ja nõukogu antud juhistest. Omaniku otsuste, nõukogu juhiste ja/või hankekorra vastuolu korral seadusega juhindub Hankija seaduses sätestatust.
1.9. Hankekorra xxx- xx asjakohastamise eest vastutab XXXXX- JA KVALITEEDIJUHT.
2. Mõisted
2.1. Hankekorras kasutatavaid mõisteid, mis sisalduvad RHS-is või mõnes eriseaduses, tõlgendatakse ja sisustatakse kooskõlas vastavalt RHS-i või eriseadusega.
2.1.1. Hange – kõik EVK poolt sisse ostetavad xxxxx xx teenused, ehitustööde tellimine ning kontsessioonilepingute sõlmimine. Hankekorra mõistes jagunevad hanked:
2.1.1.1. Klassikalise sektori riigihanked ning vastavad piirmäärad:
Liik | Lihthanke piirmäär | Riigihanke piirmäär | Rahvusvaheline piirmäär |
Xxxxx xx teenused | 30 000 | 60 000 | 221 000 |
Ideekonkurss | - | 60 000 | 221 000 |
Ehitustööd | 60 000 | 150 000 | 5 538 000 |
Sotsiaalteenused | - | 300 000 | 750 000 |
Eriteenused | - | 60 000 | 750 000 |
Teenuste kontsessioon | 60 000 | 300 000 | 5 538 000 |
Sotsiaalteenuste kontsessioon | - | 300 000 | 5 538 000 |
Eriteenuste kontsessioon | - | 60 000 | 5 538 000 |
Ehitustööde kontsessioon | - | 300 000 | 5 538 000 |
2.1.1.2. Kaitse- ja julgeoleku sektori riigihanked ning vastavad piirmäärad:
Liik | Lihthanke piirmäär | Riigihanke piirmäär | Rahvusvaheline piirmäär |
Xxxxx xx teenused kaitse- ja julgeolekuvaldkonnas | 60 000 | rahvusvaheline piirmäär | 443 000 |
Lihtsustatud korras tellitavad teenused kaitse- ja julgeolekuvaldkonnas | - | 300 000 | 443 000 |
Ehitustööd kaitse- ja julgeolekuvaldkonnas | 300 000 | rahvusvaheline piirmäär | 5 538 000 |
2.1.1.3. Sotsiaal- ja eriteenus – RHS § 126 lõikes 1 nimetatud hanked.
2.1.1.4. Ost – hange, mille eeldatav maksumus xxxx käibemaksuta on alla lihthanke piirmäära.
2.1.2. Hankeplaan – hangete läbiviimise plaan üheks eelarveperioodiks, mis avalikustatakse Hankija kodulehel.
2.1.3. Tehnilise kirjelduse eest vastutav isik – vastutab korrektse ning õigeaegse tehnilise kirjelduse koostamise (vastavus Hankija vajadustele) eest.
2.1.4. Xxxxxxxxxx eest vastutav isik – vastutab hankemenetluse korrektse läbiviimise eest riigihangete registris.
3. Huvide konflikti vältimine riigihangetel
3.1. Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks riigihankel on kindlaks määratud hankekorras ja EVK sisemist töökorraldust reguleerivas eetikakoodeksis.
4. Aus konkurents ja konfidentsiaalsete andmete kaitse
4.1. Hankija hoidub tegevustest teiste majandustegevuses osalejate vastu (iseäranis konkurentide ja vertikaalselt seotud kaubaturgudel tegutsevate ettevõtjate, eelkõige varustajate ja tarnijate vastu), mis kahjustab konkurentsi või mida võib pidada ebaausaks konkurentsiks. Ebaausaks konkurentsiks loetakse muu hulgas, kuid mitte ainult: äriliselt tundliku või muul põhjusel konfidentsiaalse informatsiooni kogumist ja kasutamist, ebaausat konkurentsi ebaõige teabe levitamise või töötaja ärakasutamise xxxx, korruptsiooni, konkurentsi kahjustavaid ettevõtjate ühenduse otsuseid ning ettevõtjate vahelisi kokkuleppeid ja kooskõlastatud tegevusi.
4.2. Hankija ei kogu ega kasuta hangetega seotud tegevustes, sh värbamisprotsesside käigus ega tulemusena, äripartnerite, konkurentide, nendega seotud ettevõtjate jne konfidentsiaalset teavet, v.a avalikku, isiku xxxx xxxxx avaldatud või sellist teavet, mille suhtes teine isik on selgelt ja üheselt nõustunud, et teavet tema kohta kogutakse xx xxxxx kasutamiseks ta on andnud loa. Töötaja või juhtorgani liikme värbamisel ja valimisel selgitab liige välja isikule laienevad konkurentsikeelu ning xxx- xx tootmissaladuste hoidmise kohustuste esemelise, geograafilise ja ajalise ulatuse, et mitte vastuollu minna seadusega.
4.3. Konfidentsiaalse teabena eelmise alapunkti tähenduses käsitletakse xxx- xx tootmissaladusi, pangasaladusi, maksusaladusi ja riigisaladusi. Xxx- xx tootmissaladuseks loetakse eelkõige teavet, mis on salajane (st pole avalikustatud), väärtuslik (sh omab iseseisvat ärilist või majanduslikku väärtust või mille kasutamine võib oluliselt kahjustada isiku ärilisi huve) ja kaitstud (st mille kaitsmiseks on tehtud mõistlik pingutus). Ärisaladuseks on näiteks projektid, plaanid, oskusteavet puudutav tehniline ja finantsteave, samuti teave kulude hindamise metoodika, tootmissaladuste ja -protsesside, tarneallikate, ostu-müügi mahtude, turuosade, spetsialistide (sh nende varasema kogemuse), klientide ja edasimüüjate, turundusplaanide, kulu- ja hinnastruktuuride ning müügistrateegia kohta. Konfidentsiaalseks teabeks ei loeta teavet, mis on avalik, üldise iseloomuga oskus või iseseisvalt väljatöötatud teave.
4.4. Hankemenetluste läbiviimisel jälgib EVK, et hangetes osalejad tegutseksid ausa konkurentsi põhimõtete kohaselt. Juhul, kui Hankijal tekib kahtlus, et mõni hankemenetluses osalev isik rikub KonkS või muu seaduse sätteid, informeerib EVK sellest õiguskaitseorganeid.
5. Riigisaladuse ja ametkondlikuks kasutamiseks sätestatud teabe kaitse
5.1. Võib esineda olukordi, kus hankega kaasnevalt satub Hankija valdusesse riigisaladusi, salastatud välisteavet, ametkondlikuks kasutamiseks ja/või piiratud juurdepääsuga teavet.
5.2. Xxxxxxx xxxxx, et punktis 5.1. nimetatud teavet sisaldavale dokumentatsioonile omavad juurdepääsu üksnes vastavale riigisaladusele või piiratud juurdepääsuga teabele juurdepääsu õigust omavad isikud.
5.3. Hangete puhul, mis sisaldavad või on seotud punktis 5.1. nimetatud teabega, tagatakse vastava teabe kaitse, sh märgitakse dokumentidesse õigusaktidest tulenev teabe salastamise või kaitsmise alus.
6. Ärisaladuste kaitse
6.1. Ärisaladuste meelevaldne avaldamine üldsusele ja/või edastamine kolmandale isikule võib raskelt kahjustada Hankija huve.
6.2. Kooskõlas väljakujunenud kohtupraktikaga ja õigusaktides sätestatuga hõlmab ärisaladusena defineeritud teave oskusteavet puudutavat tehnilist ja finantsteavet ning teavet kulude hindamise metoodika, tootmissaladuste ja -protsesside, tarneallikate, ostu-müügi mahtude, turuosade, klientide ja edasimüüjate, turundusplaanide, kulu- ja hinnastruktuuride, kliendieelistuste ja vajaduste, jooniste ja disainide ning müügistrateegia kohta. Selline teave ei ole avalikustamisele kuuluv ega avalikustatud teave ning EVK jaoks on oluline takistada antud teabe ebakohast avaldamist teistele isikutele ning omandamist ja kasutamist teiste isikute poolt. Hankija ärisaladus ei ole üldteada ega kergesti kättesaadav isikutele, kes tavaliselt sellise teabega tegelevad ning ärisaladuseks oleval teabel on EVK jaoks kaubanduslik väärtus, mis tuleneb teabe salastatusest.
6.3. Hankija juhatus võtab tarvitusele vajalikud meetmed, et kaitsta oma ärisaladusi, xx xxxxx ärisaladuste käitlemist puudutavate ettevõtte sisemiste reeglite xxxxxxx xx rakendamise, mille tulemusena on EVK töötajad teadlikud ärisaladusteks loetavast teabest ning ärisaladusi sisaldava teabega dokumendid on asjakohaselt tähistatud.
6.4. Hankija ärisaladuste edastamine organisatsioonivälistele isikutele toimub üksnes minimaalselt vajalikus ulatuses ning asjakohaste konfidentsiaalsuskokkulepete olemasolul, mis sisalduvad, sõltuvalt olukorrast, kas eraldisesivates konfidentsiaalsuslepingutes või asjakohastes konfidentsiaalsusklauslites.
7. Lepingupartneri taustakontroll
7.1. Varu hangete xx xxxx hangetega seotud teenuste hangetele eelneb lepingupartnerite taustakontroll, kui see on Hankija juhatuse hinnangul vajalik ja/või võimalik, arvestades ostetavat toodet või tellitavat teenust.
7.2. Taustakontrolli läbiviimisel kontrollitakse nii avalikult kättesaadavaid allikaid kui asjakohaseid registreid.
8. Hankeplaani koostamine ja kinnitamine
8.1. Hankeid planeeritakse käesolevaks eelarve perioodiks (kalendriaastaks).
8.2. Kõik planeeritavad avatud ja piiratud hankemenetlusega hanked, mille eeldatav maksumus xxxx käibemaksuta ületab konkreetsele hankeliigile seatud riigihanke korraldamise piirmäära, märgitakse hankeplaani.
8.3. Hankeplaani kantakse iga xxxxx kohta vähemalt xxxxx nimetus, eeldatav hankemenetluse liik (lähtudes RHS-is sätestatust), hankelepingu eeldatav maksumus (kui see on prognoositav) ning eeldatav xxxxx algatamise aeg (kuu).
8.4. Hankeplaani xx xxxxx hankeid, mida võib läbi viia ostuna (vt hankekorra p 12) ega hankeid, mis viiakse läbi RHS § 11 sätestatud erandi alusel (vt hankekorra p 13). EVK sisemine töödokument on laiendatud hankeplaan, kuhu märgitakse kõik planeeritavad hanked (sh ostud ja erandihanked). Laiendatud hankeplaan ei ole avalik dokument.
8.5. XXXXX- JA KVALITEEDIJUHT esitab juhatusele hankeplaani hiljemalt 30. jaanuariks.
8.6. EVK JUHATUS kinnitab hankeplaani hiljemalt 15. veebruariks ning tutvustab hankeplaani kinnitamise kuupäevale järgneval nõukogu koosolekul EVK nõukogule.
8.7. Hankeplaani muudatused kantakse hankeplaani ning esitatakse jooksvalt EVK juhatusele kinnitamiseks. Hankeplaani uus redaktsioon jõustub xxxxx xxxx, kui EVK juhatus selle kinnitab.
8.8. EVK JUHATUS tutvustab oluliselt muudetud hankeplaani selle kinnitamise kuupäevale järgneval nõukogu koosolekul EVK Nõukogule.
8.9. Xxxxx igakordset hankeplaani kinnitamist edastab XXXXX- JA KVALITEEDIJUHT uue hankeplaani redaktsiooni KOMMUNIKATSIOONIJUHILE Hankija kodulehel avalikustamiseks.
9. Hankemenetluse liigi valik, xxxxx planeerimine ja hankemenetluse korraldamine
9.1. Xxxxx planeerimisel ja hankemenetluse liigi valikul lähtutakse RHS-is sätestatust, sh RHS-is sätestatud piirmääradest xx xxxxx maksumuse määramise reeglitest, võttes arvesse hangitava toote või teenuse eripärasid.
9.2. Hangete läbiviimise eest vastutab JUHATUS. Juhatusel on õigus volitada xxxxx läbiviimiseks teisi EVK töötajaid ja väliseid nõustajaid.
9.3. Enne xxxxx alustamist selgitatakse välja xxxxx eeldatav maksumus, mis on aluseks hankemenetluse liigi valikule.
9.4. Enne hankemenetluse liigi valikut kontrollitakse RHS §-s 11 sätestatud erandite ja RHS §-s 12 sätestatud sisetehingu aluste esinemist.
10. Turu-uuring enne riigihanke alustamist
10.1. Hankija võib enne riigihanke menetluse alustamist teha turu-uuringu riigihanke ettevalmistamiseks.
10.2. Turu-uuring on riigihankele eelnev konsultatsioon asjaomases valdkonnas tegutsevate ettevõtjate ja isikutega riigihanke kavandamiseks ja korraldamiseks.
10.3. Turu-uuringu viib läbi juhatuse otsusega kinnitatud TEHNILISE KIRJELDUSE EEST VASTUTAV ISIK.
10.4. Turu-uuring viiakse läbi kohtumistel potentsiaalsete pakkujatega, e-posti xxxx, telefoni xxxx, xxxx RHR-i või teenuse sisseostuna selliselt, et turu-uuringu sisu oleks fikseeritud. Turu-uuringu läbiviija teavitab turu-uuringus osalejaid, et tegemist on riigihankele eelneva turu-uuringuga.
10.5. Turu-uuringus saadud informatsiooni tuleb riigihanke kavandamisel ja korraldamisel kasutada mittediskrimineerivalt, konkurentsi mitte moonutavalt ning tuleb tagada läbipaistvuse põhimõtete järgimine.
10.6. TURU-UURINGU TEOSTANUD ISIK esitab turu-uuringu tulemused riigihanke eest vastutavale isikule kokkuvõtva dokumendina (turu-uuringu kokkuvõte), märkides sinna kõik riigihanget mõjutavad turu-uuringul kogutud andmed.
10.7. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK lisab turu-uuringu kokkuvõtte riigihanke alusdokumentide juurde e-riigihangete registris selliselt, et oleks tagatud ärisaladuse kaitse.
11. Riigihangete (sh lihthangete) teostamine
11.1. EVK teostab kõik läbiviidavad riigihanked riiklikus riigihangete registris (edaspidi: RHR) e-hankena, v.a. ühe või mitme, xxxxxxx xxxxx väljavalitud, pakkujaga väljakuulutamiseta läbirääkimistega (edaspidi: VKL) riigihanked, mille puhul on õigus kõrvale kalduda elektroonilise teabevahetuse nõudest. VKL puhul tuleb kasutada RHR-i hankelepingu xxxxx esitamiseks ning hankelepingu edasiste andmete märkimiseks.
11.2. VKL puhul ei pea juhatuse otsuses määrama tehnilise kirjelduse eest vastutavat isikut ega hankekomisjoni koosseisu, kui leping sõlmitakse vahetult xxxxx juhatuse otsust eraldi hankedokumente koostamata juhatuse otsuse alusel. Sellisel juhul on juhatuse otsus võrdsustatud pakkuja kõrvaldamata jätmise, kvalifitseerimise, pakkumuse vastavaks ja pakkuja edukaks tunnistamise otsusega. Riigihanke eest vastutava isiku roll seisneb RHR-is vajalike hankelepinguga seotud toimingute tegemises.
11.3. Riigihanke alustamise aluseks on juhatuse otsus (hankekorra xxxx 2), mille eelnõu esitab XXXXX- JA KVALITEEDIJUHT vastavalt hankeplaanile või muule xxxxx vajaduse põhjusele JUHATUSELE kinnitamiseks ning selles määratakse vähemalt:
11.3.1. xxxxx nimetus;
11.3.2. xxxxx eesmärk;
11.3.3. hankelepingu liik (raamlepingu puhul ka lepingu kestus);
11.3.4. hankemenetluse liik;
11.3.5. riigihanke eeldatav maksumus;
11.3.6. tehnilise kirjelduse eest vastutav isik;
11.3.7. riigihanke eest vastutav isik;
11.3.8. hankekomisjoni koosseis – hankekomisjoni peab alati kuuluma vähemalt üks juhatuse liige (vastava valdkonna eest vastutav).
11.4. Kõik riigihankega seotud edasised otsused võtab vastu juhatuse otsusega määratud HANKEKOMISJON lihthäälteenamuse alusel. Häälte võrdse jagunemise korral otsustab tulemuse TEHNILISE KIRJELDUSE EEST VASTUTAVA ISIKU antud hääl. Kõik eriarvamused protokollitakse HANKEKOMISJONI koosoleku protokollis.
11.5. HANKEKOMISJON on otsustusvõimeline, kui otsuse vastuvõtmisest võtab osa üle xxxxx komisjoni liikmetest. Hankekomisjoni liikmeid ei asendata puhkuste, lähetuste või muul eemaloleku perioodil.
11.6. HANKEKOMISJONIL on õigus kaasata oma töösse spetsialiste, kes ei ole hankekomisjoni liikmed. Eelnimetatud isikud ei osale otsuste langetamisel.
11.7. TEHNILISE KIRJELDUSE EEST VASTUTAV ISIK esitab dokumendihaldussüsteemis (edaspidi ka: DHS või WebDesktop) RIIGIHANKE EEST VASTUTAVALE ISIKULE hankeobjekti kirjelduse (tehniline kirjeldus), pakkujale esitatavad kvalifikatsiooninõuded ning hankelepingu eritingimused.
11.8. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK koostab riigihanke alusdokumendid (edaspidi: RHAD) ning salvestab need DHS-is.
11.9. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK saadab DHS-i kaudu RHAD-i hankekomisjoni liikmetele kooskõlastamiseks.
11.10. HANKEKOMISJONI LIIKMED annavad oma kooskõlastuse riigihanke eest vastutavale isikule DHS-is. EVK välistele hankekomisjoni liikmetele saadab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK RHAD-i kooskõlastamiseks xxxx põhjendatud vajaduse korral e-kirja xxxx.
11.11. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK esitab RHR-i hankemenetluse alustamiseks hanketeate ja hankekomisjoni poolt kooskõlastatud RHAD-i.
11.12. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK edastab riigihanke kohta ettevõtjate ja huvitatud isikute esitatud päringud TEHNILISE KIRJELDUSE EEST VASTUTAVALE ISIKULE vastamiseks ning edastab vastuse huvitatud isikutele läbi RHR-i.
11.13. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK vormistab ja esitab RHR-i avaldamiseks RHAD parandused ning muudatused, kooskõlastades need vajadusel eelnevalt HANKEKOMISJONIGA.
11.14. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK võib hankemenetluse käigus teha HANKEKOMISJONIGA kooskõlastamata muudatusi RHAD-i, kui muudatused on vigade parandused või ei ole olulised (ei muuda hankeobjekti, ei kitsenda konkurentsi, ei muuda hankelepingu eeldatavat maksumust).
11.15. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK korraldab RHAD-s märgitud näidiste vastuvõtmise ja säilitamise pakkumuste avamiseni ja hindajatele edastamiseni
11.16. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK avab pakkumused pakkumuste esitamise tähtajale järgnevalt.
11.17. HANKEKOMISJON suhtleb omavahel üldjuhul e-kirja xxxx, vajadusel kutsub RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK või muu HANKEKOMISJONI LIIGE kokku HANKEKOMISJONI koosoleku.
11.18. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK edastab kõikidele hankekomisjoni liikmetele info riigihanke pakkujate kohta.
11.19. Iga HANKEKOMISJONI LIIGE ja HANKEKOMISJONI TÖÖSSE KAASATUD HINDAJA või spetsialist peab täitma ning allkirjastama erapooletuse, konfidentsiaalsuse ning huvide deklaratsiooni (hankekorra xxxx 1 – huvide deklaratsioon) või huvide konflikti võimalikkuse ilmnemisel end taandama hankekomisjoni tööst. Kui hankekomisjoni liige või hankekomisjoni töösse kaasatud hindaja või spetsialist ei allkirjasta deklaratsiooni mõistliku aja jooksul, loetakse ta hankekomisjoni tööst taandunuks. Hankekomisjoni tööst taandumise märgib riigihanke eest vastutav isik hankekomisjoni protokolli
11.20. TEHNILISE KIRJELDUSE EEST VASTUTAV ISIK teostab pakkumuste vastavuskontrolli ning esitab kontrolli tulemuse e-kirja xxxx riigihanke eest vastutavale isikule hankekomisjoni protokolli vormistamiseks.
11.21. Juhul, kui riigihankel kasutatakse kvalitatiivset hindamist näidiste alusel, esitab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK pakkumuses sisaldunud näidised deklaratsiooni esitanud hankekomisjoni liikmetele, hindajatele või spetsialistidele.
11.22. Kvalitatiivset hindamist teostanud HANKEKOMISJONI LIIKMED, HINDAJAD või SPETSIALISTID esitavad oma hindamise tulemused kirjalikult (e- kirja xxxx) RIIGIHANKE EEST VASTUTAVALE ISIKULE, kes teeb hindamisest kokkuvõtte ja märgib selle koos pakkumuste maksumuste võrdlusega hankekomisjoni protokollis.
11.23. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK teostab taotlejate või vastavuskontrolli ja hindamise tulemusel edukate pakkujate kõrvaldamise aluste ning kvalifitseerimistingimustele vastavuse kontrolli ning märgib tulemuse hankekomisjoni protokollis.
11.24. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK esitab vajadusel pakkujatele selgituspäringud või lisadokumentide nõuded läbi RHR-i. Hankekomisjoni teistel liikmetel ei ole pakkujatega otsesuhtluse õigust, kõik selgituspäringud vahendab hankekomisjoni liikmete ja pakkujate vahel RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK.
11.25. Läbirääkimistega hankemenetluste puhul korraldab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK vajadusel kokkusaamised hankekomisjoni liikmete ja pakkujate esindajate vahel ning koostab nende alusel läbirääkimiste protokolli.
11.26. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK koondab kontrollide ja hindamise tulemused hankekomisjoni protokollis, vormistab protokollis otsused ning esitab hankekomisjoni protokolli HANKEKOMISJONI LIIKMETELE allkirjastamiseks DHS-i kaudu. EVK välistele hankekomisjoni liikmetele saadab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK protokolli allkirjastamiseks e-kirja xxxx ning xxxxx nende poolset allkirjastamist salvestab selle DHS-is.
11.27. Hankekomisjoni protokolli allkirjastades kinnitab HANKEKOMISJONI LIIGE, et nõustub protokollis märgitud otsustega talle esitatud informatsiooni alusel.
11.28. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK edastab riigihankes tehtud otsused pakkujatele läbi RHR-i.
11.29. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK informeerib juhatust hankemenetluse käigus vastu võetud otsustest.
11.30. RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK jälgib eduka pakkujaga lepingu sõlmimiseks RHS-ist tulenevat ooteaega, vormistab lepingu eduka pakkujaga ning edastab lepingu DHS-is EVK juhatuse liikmele allkirjastamiseks.
11.31. Xxxxx EVK poolset lepingu allkirjastamist saadab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK lepingu teisele poolele allkirjastamiseks.
11.32. Xxxxx lepingu mõlemapoolset allkirjastamist ning laekumist riigihanke eest vastutavale isikule, salvestab RIIGIHANKE EEST VASTUTAV ISIK lepingu DHS- is ning teostab RHR-is riigihangete alase aruandluse hankelepingu osas.
12. Ostude teostamine
12.1. Hankijal on õigus korraldada hange ostuna, kui seadusest ei tulene kohustust korraldada liht- ega riigihanget. Ostu ja sellega seonduva järelevalve korraldab JUHATUS või tema poolt volitatud isik(ud).
12.2. Ost viiakse üldjuhul läbi e-kirja xxxx, kasutades selleks enamasti EVK meiliaadressi xxxxxx@xxxx.xx või OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAVA ISIKU meiliaadressi (xxxx.xx).
12.3. OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK võtab vähemalt xxxx võrreldavat pakkumust juhul, kui ostumenetluse eeldatav maksumus on suurem kui 1 000 eurot (KM-ta).
12.4. Kui tegu on väikeostuga ehk ostu maksumus on väiksem kui 1 000 eurot (KM- ta), ei ole võrreldavate pakkumuste võtmine vajalik ning OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK lähtub asjade ostmisel või teenuste tellimisel oma parimast teadmisest ning ettevõtte vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise printsiibist.
12.5. Võrreldavate pakkumuste saamiseks esitab OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK pakkumuse esitamise ettepaneku kõigile temale teadaolevatele või potentsiaalsete pakkujate rohkuse korral vähemalt kolmele pakkujale kirjalikult (e-post) võrdsetel tingimustel. Kui see ei ole mingil põhjusel võimalik või OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK on veendunud, et ostetavat asja või teenust suudab Hankijale vajaliku kvaliteediga pakkuda ainult üks Pakkuja, siis dokumenteerib OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK sellekohased põhjused xx xxxxx, et ostu teostamisel järgitakse hankekorra üldsätteid.
12.6. Juhul, kui ostumenetluse eeldatav maksumus on suurem kui 1 000 eurot (KM- ta), kuid OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK soovib saata pakkumuse esitamise ettepaneku ainult ühele potentsiaalsele Pakkujale, siis tuleb OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAVAL ISIKUL sellekohased põhjused esitada enne pakkumuse esitamise ettepaneku väljasaatmist XXXXX- JA KVALITEEDIJUHILE, kes kooskõlastab sellise tegevuse ning saadab juhatusele kinnitamiseks. JUHATUS peab sellise ostumenetluse läbiviimise kinnitama juhatuse koosoleku protokollis.
12.7. Pakkumuse esitamise ettepanekus sätestab OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK ostu objekti kirjelduse, hindamiskriteeriumid, nõuded esitatavale pakkumusele ning määrab pakkumuste esitamise tähtaja.
12.8. Vajadusel palub OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK pakkujal oma pakkumist selgitada, täpsustada või esitada puuduolev info. Juhul kui pakkujaga suhtluse käigus täpsustub või muutub ostu sisu või nõuded pakkumisele, siis antakse võimalus pakkumuse korrigeerimiseks ja/või lisadokumentide esitamiseks ka teistele potentsiaalsetele pakkujatele.
12.9. Pakkumuse esitamiseks antakse pakkujatele mõistlik tähtaeg, arvestades tavaliselt analoogse pakkumise tegemiseks kujunevat aega.
12.10. Pakkumused tuleb esitada e-posti xxxx. Need salvestatakse OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAVA ISIKU poolt DHS-is.
12.11. Juhul, kui pakkumuse esitamise ettepanek on esitatud vähemalt kolmele pakkujale, kuid laekunud ainult üks pakkumus, loetakse võrreldavate pakkumuste esitamise nõue täidetuks.
12.12. Eduka pakkuja valikul tuleb võimalusel ja vajadusel arvestada lisaks madalaima maksumuse kriteeriumile ka ostuobjekti kvaliteeti, garantiiaega, lisavõimalusi jm Hankijale olulisi tingimusi.
12.13. OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK peab kooskõlastama kõik ostud, mille maksumus on suurem kui 1 000 eurot (KM-ta), XXXXX- JA KVALITEEDIJUHIGA.
12.14. XXXXX- JA KVALITEEDIJUHT esitab kõik ostud, mille maksumus on suurem kui 1 000 eurot (KM-ta), teadmiseks JUHATUSELE, kes kinnitab sellised väljaminekud juhatuse koosoleku protokollis.
12.15. Kulutust ei tohi faktiliselt teha enne, kui JUHATUS on allkirjastanud punktis
12.14. nimetatud juhatuse koosoleku protokolli.
12.16. Kui esitatud pakkumusi hinnatakse ainult madalaima hinna alusel, tuleb eduka pakkuja valik põhjendada ostuprotokollis juhul, kui eduka pakkumuse maksumus on vähemalt 10 000 EUR (KM-ta).
12.17. Kui esitatud pakkumusi hinnatakse majandusliku soodsuse alusel, millest osa moodustab kvaliteedikriteerium, tuleb eduka pakkuja valik põhjendada ostuprotokollis juhul, kui eduka pakkumuse maksumus on vähemalt 5 000 EUR (KM-ta).
12.18. Ostuprotokolli koostab ning säilitab DHS-is OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK.
12.19. Kirjalik leping tuleb sõlmida ostudele alates 20 000 EUR-ist (KM-ta). Xxxxxxx sõlmimise eest vastutab ning lepingu salvestab DHS-i OSTUMENETLUSE LÄBIVIIMISE EEST VASTUTAV ISIK.
13. Hanked, millele kohaldub RHS §-s 11 sätestatud erand või §-s 170 sätestatud erisus
13.1. Xxx xxxxxxx kohaldub RHS §-s 11 sätestatud erand või §-s 170 sätestatud erisus, ei ole Hankija kohustatud RHS-i rakendama.
13.2. Xxxxx alustamise aluseks on juhatuse otsus.
13.3. Kütusevaru hangete puhul xxxxx alustamise otsuses juhatuse otsusega hankekomisjoni koosseisu ei kinnitata, kuna kütusevaru hangete hindamiskomisjon moodustatakse EVK nõukogu poolt.
13.4. Kütusevaru hanked viib läbi KÜTUSEVALDKONNA JUHT, kes koostab pakkumuse kutse dokumendid, hankekomisjoni koosoleku protokollid ning vormistab lepingud.
13.5. Xxxxx läbiviimisele võivad vajaduse korral eelneda läbirääkimised.
13.6. Hange viiakse läbi e-kirja xxxx, kasutades selleks enamasti EVK meiliaadressi xxxxxx@xxxx.xx.
13.7. Xxxxx pakkumuse kutse dokumendis sätestatakse hankeobjekti kirjeldus, hindamiskriteeriumid, nõuded esitatavale pakkumusele ning määratakse pakkumuste esitamise tähtaeg.
13.8. Kui pakkujatele on otsustatud kehtestada kvalifitseerimistingimused või kohaldatakse pakkujate suhtes kõrvaldamise aluste kontrolli, loetletakse need xxxxx kutses üles.
13.9. Kutse xxxxxx osalemiseks saadetakse võimalusel (Hankija parima teadmise kohaselt potentsiaalsete pakkujate olemasolul) üheaegselt välja vähemalt kolmele potentsiaalsele pakkujale.
13.10. Erandjuhul, kui Xxxxxxx parima teadmise kohaselt on hangitava(te) asja(de) või tellitava teenuse (k.a. asja või teenuse valdkonnast, mahust ja/või piirkonnast tulenevalt) puhul turul ainult üks võimalik pakkuja, siis saadetakse kutse xxxxxx osalemiseks sellisele pakkujale.
13.11. Pakkumuse tegemiseks antakse pakkujatele mõistlik aeg.
13.12. Vajadusel pikendatakse pakkumuste tegemise tähtaega või muudetakse xxxxx tingimusi ning antakse sellest teada üheaegselt kõigile hankekutse saanud pakkujatele esialgse infokanali kaudu.
13.13. Pakkumus lükatakse tagasi, kui see ei ole laekunud tähtaegselt.
13.14. Kui pakkuja kvalifitseerimiseks või kõrvaldamise aluste kontrolliks on sätestatud tingimused ning need tingimused on pakkujal täitmata, jäetakse pakkuja vastavalt kvalifitseerimata või kõrvaldatakse menetlusest.
13.15. Xxxxx korraldamisel jätab EVK endale õiguse lükata tagasi kõik pakkumised (menetlus lõpetatakse kõikide pakkumuste tagasilükkamisega).
13.16. Pakkumusi hindab xx xxxxx tulemuse kinnitab EVK juhatuse otsuses määratud HANKEKOMISJON või kütusevaru hangete puhul EVK nõukogu moodustatud HINDAMISKOMISJON.
13.17. Pakkumuste hindamise ning vastuvõetud otsuste kohta koostab KÜTUSEVALDKONNA JUHT hankekomisjoni koosoleku protokolli ning salvestab selle DHS-is.
13.18. XXXXX EEST VASTUTAV ISIK informeerib juhatust hankemenetluse käigus vastu võetud otsustest.
13.19. Vajadusel palutakse pakkujal oma pakkumust selgitada, täpsustada või esitada puuduolev info.
13.20. Hankekomisjon saab teha otsuse eduka pakkujaga lepingu sõlmimise kohta juhul, kui on laekunud vähemalt kaks vastavaks tunnistatud pakkumust (v.a. punktis
13.9 sätestatud juhul) ning need pakkumused esitanud pakkujad on kvalifitseeritud ning nende suhtes ei esine kõrvaldamise aluseid (kohaldumisel – kui Xxxxxxx on sellised tingimused hankekutses ette näinud).
13.21. Erandjuhtudel, kui Hankijale ei ole laekunud vähemalt kahte vastavaks tunnistatud pakkumust ja/või pakkujaid ei ole kvalifitseeritud ja/või pakkujad on kõrvaldatud, võib hankekomisjon teha otsuse lepingu sõlmimiseks xxxxxx osalenud ainukese pakkumuse esitanud pakkujaga, kui (piisab ühe aluse esinemisest, ei pea olema täidetud kumulatiivselt kõik xxxx):
13.21.1. Hankijal on piisavalt usaldusväärset informatsiooni turuolukorra ja referentshindade kohta;
13.21.2. kordushanke tegemine ei xxxx suure tõenäosusega paremat tulemust;
13.21.3. lepingu sõlmimisel on ajafaktor muutunud kriitiliseks ja kordushanget ei jõua ajaliselt korraldada.
13.22. Võrdsete pakkumuste korral selgitatakse edukas pakkuja välja liisuheitmise xxxx. Liisuheitmine toimub XXXXX EEST VASTUTAVA ISIKU määratud ajal xx xxxxx. XXXXX EEST VASTUTAV XXXX xxxxx võrdsetele pakkujatele liisuheitmisest teada vähemalt kaks tööpäeva ette. Liisuheitmise tulemuste kohta koostatakse protokoll (liisuheitmise protokoll) ning see allkirjastatakse kõigi liisuheitmisel osalejate poolt ning salvestatakse DHS-is.
13.23. Xxxxxx osalejaid teavitatakse xxxxx tulemustest, kuid seda üksnes ulatuses, mis ei kahjusta äri- ega riigisaladust ega riigi olulisi huvisid.
13.24. XXXXX EEST VASTUTAV ISIK säilitab kogu menetlusdokumentatsiooni (kirjavahetus, pakkumused, protokollid jmt) DHS-is.
14. Kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihanked
14.1. Riigi tegevusvarude moodustamise ja hoidmisega seotud delegeeritud lepingute sõlmimiseks korraldatavaid hankeid loetakse riigi olulise julgeolekuhuvi kaitsmisega seotud riigihangeteks RHS § 169 lg 1 p 2 mõistes – kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihangeteks RHS tähenduses on sellise julgeolekuotstarbelise asja /…/ ostmine, mis eeldab või sisaldab riigisaladust, salastatud välisteavet või muud juurdepääsupiiranguga teavet või millega see kaasneb.
14.2. Riigi tegevusvarude moodustamise ja hoidmisega seotud delegeeritud lepingute sõlmimiseks korraldatavad riigihanked loetakse kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihangeteks, kuna delegeeritud lepingutega tagatud varude asukohtade avalikuks tulemine on kriitiliseks aspektiks hädaolukorra lahendamisel või selle ohu tõrjumisel ning riigi varustuskindluse, riigi julgeoleku ja elanikkonna toimetuleku tagamisel.
14.3. Kaitse- ja julgeolekuvaldkonna riigihanked viiakse läbi riigihangete registris.
14.4. Punktis 14 käsitletavatel riigihangetel osalevate pakkujate, taotlejate ega lepingupartnerite andmeid ei avalikustata.
15. Sotsiaal- ja eriteenuste, sh maksumusega alla sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäära, tellimise kord (v.a. kaitse- ja julgeolekuvaldkonnas)
15.1. Hankija lähtub sotsiaal- ja eriteenuste hankimisel RHS §-st 126.
15.2. Hankija määrab sotsiaal- ja eriteenuste erimenetluse korra RHAD-is.
16. Vaidluste lahendamine
16.1. Vaidlustuse esitamisel riigihangete vaidluskomisjoni ja/või kohtusse, esindab Xxxxxxxx vastavas vaidluste lahendamise organis EVK JUHATUS või selle poolt volitatud isik(ud). Vajadusel kaasatakse vaidluse lahendamisse advokaat (või advokaadid).
17. Hangetega seotud eritingimused
17.1. Vedelkütusevaru hanked
17.1.1. Vedelkütusevaru hangete korraldamisel ja lepingute sõlmimisel võetakse muu hulgas arvesse hädaolukorra seaduse 31. peatükis „Riigi tegevusvaru moodustamine, haldamine ja kasutamine“ sätestatut, vedelkütusevaru hangete korral vedelkütusevaru seaduses ning majandus- ja kommunikatsiooniministri 12.01.2006.a määruses “Vedelkütusevaru moodustamiseks ja hoidmiseks korraldatavate hangete läbiviimise põhimõtted ja vedelkütusevaruga seotud lepingute üldtingimused” sätestatut.
17.2. Riskimaandusinstrumentide hange
17.2.1. Börsil kaubeldavate (nt vedelkütus, gaas, nisu jmt) toodete hinna muutuse riskimaanduse tehingute xxxxx viimane voor viiakse turu suure volatiilsuse tõttu läbi telefoni xxxx (parimate kirjaliku indikatsiooni andnud pakkujate vahel).
17.2.2. Tuletisinstrumentidega tehingute teostamise eelduseks on Hankija ja kreeditori vahelise raamlepingu (International Swaps and Derivatives Association Master Agreement) olemasolu.
17.2.3. Osapoolte heakskiidul ja tehniliste võimaluste olemasolul toimub suulise hankemenetluse käigus esitatud pakkumiste säilitamine helisalvestatuna ja taasesitamist võimaldaval moel. Üldjuhul avaldab EVK juhatus reaalajas suulises hankevoorus osalevatele pakkujatele parima pakkumise esitanud pakkuja xxxx xx pakkumise hinna.
17.3. Audiitori hange
17.3.1. Siseaudiitori xxxxx lähteülesande ja tulemused kooskõlastab JUHATUS auditikomiteega.
17.3.2. Välisaudiitori nimetab üldkoosolek.
17.3.3. Hea juhtimistava kohaselt tuleb välisaudiitorit vahetada hiljemalt xxxxx seitse aastat kestnud koostööd ühe audiitoriga.
Koostaja:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, xxxxx- ja kvaliteedijuht
Kooskõlastanud:
Xxxxx Xxxxxx, jurist