HANKEDOKUMENDID
HANKEDOKUMENDID
Xxxxx liik | Teenused |
Xxxxx nimetus | Üleminek uuele majandustarkvarale |
Hankemenetluse liik | Avatud hange, elektrooniline hankemenetlus |
Riigihanke registreerimisnumber |
PAKKUMISE KUTSE 3
1 ÜLDOSA 3
2 RIIGIHANKE ESE 3
3 RIIGIHANKE TÄHTPÄEVAD JA ÜLDREEGLID 4
4 SELGITUSTE SAAMISE KORD 4
5 PAKKUJA KVALIFITSEERIMISE TINGIMUSED JA NÕUTAVAD DOKUMENDID 4
6 PAKKUMUSE VORMISTAMINE JA ESITAMINE 6
7 PAKKUJATE KVALIFITSEERIMINE VÕI KVALIFITSEEERIMATA JÄTMINE 8
8 PAKKUMUSTE VASTAVAKS TUNNISTAMINE VÕI TAGASI LÜKKAMINE 8
9 PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKAKS TUNNISTAMINE 9
10 PAKKUJA TEAVITAMINE HANKIJA OTSUSTEST 9
11 HANKELEPINGU TINGIMUSED 9
12 PAKKUJA TEAVITAMINE HANKIJA OTSUSTEST 11
13 VAIDLUSTUSED 11
14 LISAD 11
Kutsume Teid esitama pakkumust avatud hankemenetlusega riigihankele, mille eesmärk on xxxxx Xxxxx linnas kasutusele uus majandustarkvara.
Hange toimub kooskõlas kehtiva Riigihangete seadusega.
Kõikidel isikutel, kes vastavad Riigihangete seaduse ja käesoleva xxxxx poolt kehtestatud tingimustele, on õigus teha pakkumus.
1 ÜLDOSA
1.1 Hankija: Narva Linnavalitsuse Rahandusamet (reg 75008427) Xxxxx xxxxx nimel,
Aadress: Peetri xx.0, 00000 Xxxxx, Xxx-Xxxx. Tel. 00 00000, faks 00 00000, e-post xxxxxxxx@xxxxx.xx
1.2 Riigihanke eest vastutav isik: Narva Linnavalitsuse Rahandusameti direktor Xxxxxx Xxxxxxxx, tel.0000000, xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx
1.3 Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale“.
1.4 Hankemenetluse xxxx xx teostamise viis: avatud menetlus e-riigihangete keskkonnas.
1.5 Riigihanke dokumendid (edaspidi HD) on:
- käesolev dokument koos kõikide lisadega;
- kõik enne pakkumuste esitamise tähtpäeva Pakkujale e-riigihangete keskkonnas kättesaadavaks tehtud dokumendid, millega on selgitatud HD nõudeid. HD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse koostamiseks. Ükskõik, millises dokumendis märgitud nõue on Pakkujale siduv.
1.6 Hankedokumentides kasutatakse järgmiseid termineid:
- hankija – isik, kes on riigihanke välja kuulutanud;
- pakkuja – isik, kes on esitanud pakkumuse;
- hankeleping (edaspidi leping) – hankemenetluse tulemusel hankija ja pakkuja vahel sõlmitud kirjalik leping, mille esemeks on teenus;
- tellija – isik, kes on sõlminud lepingu edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga;
- täitja – edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkuja, kellega on sõlmitud leping.
1.7 Hankedokumentide koostamisel on hankija lähtunud riigihangete seadusest (edaspidi RHS) ja sellega seonduvatest õigusaktidest. Hankija võib muuta hanketeadet ja/või hankedokumente enne pakkumuste esitamise tähtpäeva RHS § 36 alusel.
2 RIIGIHANKE ESE
2.1 Riigihanke eesmärk on:
2.1.1 Installeerida ja juurutada Narva linnas uus finantsarvestussüsteem tootja või pakkuja poolt soovitatud metoodika alusel koostatud juurutuskava põhjal.
2.1.2 Tellida juurutatud finantsarvestussüsteemi hooldustöid (sh kasutajatugi) hooldusperioodi lõpuni;
2.1.3 Tellida juurutatud finantsarvestussüsteemi arendustöid hooldusperioodi lõpuni.
2.2 Riigihanke lähteülesanne (tehniline kirjeldus) on esitatud hankedokumendi lisas 2.
2.3 Pakkumuse mahtu peab Pakkuja arvestama ka need tööd, tarvidused ja abinõud, mis ei ole hankedokumentides kirjeldatud, kuid mis on, tuginedes heale äritavale ja Pakkuja ametialasele professionaalsusele, vajalikud HD-s kirjeldatud xxxxx nõuetekohaseks- ja Hankija vajaduspõhiseks teostamiseks.
2.4 Hankelepingu eeldatav maksumus on 160000 eurot käibemaksuga.
3 RIIGIHANKE TÄHTPÄEVAD JA ÜLDREEGLID
3.1 Hankemenetluse korraldamisel järgitakse Eesti Vabariigi riigihangete seaduse (edaspidi: RHS) head tava.
3.2 Pakkumus tuleb esitada e-riigihangete keskkonnas aadressil xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxx.xx (edaspidi eRHR) hiljemalt 24.05.2016.a xxxx 14.00.
3.3 Lepingu täitmise tähtaeg: 31.12.2019.a.
3.4 Pakkumuse esitamine riigihanke üksikutele osadele ei ole lubatud.
3.5 Alternatiivsete lahenduste esitamine ei ole lubatud.
3.6 Pakkujal pole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega tingimusi, mis ei tulene hanketeatest ja hankedokumentidest ning nende lisadest.
3.7 Hankija juhindub pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamisel RHS §38 sätetest.
4 SELGITUSTE SAAMISE KORD
4.1 Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel võimalus selles hankemenetluses osaleda, on õigus eRHRi teabevahetuse lehe kaudu saada selgitusi ja/või täiendavat teavet hanketeate ja hankedokumentide kohta ning pakkumuse esitamise ettepaneku kohta.
4.2 Esitatud küsimustele vastab hankija hiljemalt 3 tööpäeva jooksul vastava taotluse saamisest arvates, lisades vastused eRHRi keskkonda teabevahetuse lehele. eRHR saadab teavituse vastuste lisamise kohta kõigile eRHRis xxxxx juurde registreerunud isikutele.
4.3 Kui Pakkuja avastab pakkumuse ettevalmistamise käigus HD-s vigu, vasturääkivusi või ebatäpsusi, on ta kohustatud sellest koheselt Hankija kontaktisikut kirjalikult informeerima.
4.4 Hankija võib nõuda eRHRi teabevahetuse lehe kaudu pakkujalt selgitusi, andmeid või dokumente tema kvalifikatsiooni kontrollimiseks või pakkumuses esitatud teabe põhjendatud selgitamist, piiritlemist või täpsustamist. Pakkuja on kohustatud nõutava teabe esitama 3 tööpäeva jooksul vastava nõude saamisest arvates (RHS § 56 lg 3).
4.5 Hankija võib nõuda eRHRi teabevahetuse lehe kaudu pakkujalt asjakohast selgitust, kui ta leiab, et pakkumuse maksumus on lepingu eeldatava maksumusega võrreldes põhjendamatult madal. Pakkuja on kohustatud selgituse esitama 5 tööpäeva jooksul vastava nõude saamisest arvates (RHS § 48 lg 1).
4.6 Hankija ei vastuta e-posti side ega eRHR süsteemi toimimise eest. Samuti ei vastuta hankija hanget puudutava teabe või pakkumust puudutavate küsimuste tähtaegse pakkujani jõudmise eest, mis on tingitud asjaolust, et pakkuja ei ole end eRHRs xxxxx juurde registreerunud või ei ole sisestanud korrektset elektronposti aadressi, mistõttu eRHR süsteemi võimalikud teated ei jõu pakkujani. Hankija ei vastuta e-keskkonna kasutamisest või mittekasutamisest tekkinud kahju või saamatajäänud tulu eest.
5 PAKKUJA KVALIFITSEERIMISE TINGIMUSED JA NÕUTAVAD DOKUMENDID
5.1 Hankemenetlusest kõrvaldamise alused ja nende puudumist tõendavad dokumendid:
5.1.1 Pakkuja peab olema seadusekohaselt registreeritud asukohamaa äriregistris või Eesti äriregistriga analoogses registris. Hankija kontrollib iseseisvalt Eestis asuva äriühingu registreeritust (tõendit ei pea esitama). Välisriigis registreeritud ettevõtja lisab pakkumusele asukohariigi pädeva registri poolt kinnitatud või legaliseeritud tõendi, mis ei tohi olla pakkumuse hetkeks vanem kui 20 (kakskümmend) kalendripäeva.
5.1.2 Hankija xx xxxxx hankelepingut isikuga ja kõrvaldab hankemenetlusest mis tahes ajal pakkuja, kellel esinevad RHSs §38 lg 1 p 1-3 sätestatud alused. Hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kinnituse esitab pakkuja kirjalikult HD lisas 1.4. toodud vormil
5.1.3 Pakkujal ei tohi olla hankemenetluse algamise päeva seisuga (hanketeate avaldamise kuupäev) õigusaktidest tulenevate riiklike maksude või sotsiaalkindlustuse maksete võlga või tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intress (edaspidi maksuvõlg) või maksuvõla tasumine on ajatatud pikemaks perioodiks xxx xxxx kuud arvates hankemenetluse algamise päevast, välja arvatud juhul, kui maksuvõla tasumise ajatamine on täies ulatuses tagatud. Riigihangete seaduses loetakse riiklike maksude võlaks pakkuja poolt tähtpäevaks tasumata riiklike maksude ja tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intressi võlga, mis ületab 100 eurot (RHS § 38 lg 1 p 4). Eesti pakkujate puhul kontrollib hankija riiklike maksude tasumise kohustuse täitmist iseseisvalt (hankemenetluse algamise päevaks loetakse hanketeate esmakordse avaldamise kuupäeva riigihangete registris).
5.1.4 Pakkujal ei tohi olla hankemenetluse algamise päeva seisuga (hanketeate avaldamise kuupäev) õigusaktidest tulenevate tema elu- või asukoha kohalike maksude või sotsiaalkindlustuse maksete võlga või tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intress (edaspidi maksuvõlg) või maksuvõla tasumine on ajatatud pikemaks perioodiks xxx xxxx kuud arvates hankemenetluse algamise päevast, välja arvatud juhul, kui maksuvõla tasumise ajatamine on täies ulatuses tagatud. Riigihangete seaduses loetakse elu- või asukoha kohalike maksude võlaks pakkuja poolt tähtpäevaks tasumata elu- või asukoha kohalike maksude ja tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intressi võlga, mis ületab 100 eurot (RHS § 38 lg 1 p 4). Pakkuja peab esitama oma asukoha kohaliku maksuhalduri või pakkuja asukohariigi vastava pädevusega ametiasutuse tõendi kinnitamaks, et pakkujal puudub tema elu- või asukoha kohalike maksude xxxx xx tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intress (edaspidi maksuvõlg) hankemenetluse algamise päeva seisuga ja maksuvõla tasumine ei ole ajatatud pikemaks perioodiks xxx xxxx kuud arvates hankemenetluse algamise päevast, välja
arvatud juhul, kui maksuvõla tasumise ajatamine on täies ulatuses tagatud (hankemenetluse algamise päevaks loetakse hanketeate esmakordse avaldamise kuupäeva riigihangete registris).
5.2 Pakkuja majanduslikule seisundile esitatavad tingimused ja nõutavad dokumendid:
5.2.1 Pakkuja majanduslik seisund peab võimaldama teostada häireteta riigihanke objektiks olevaid töid. Pakkuja esitab kinnituse HD lisas 1.5. toodud vormil.
5.2.2 Pakkuja kolme viimase majandusaasta (2013-2015 või vastavalt pakkuja majandusaastale) netokäive riigihanke esemele vastava teenuse osas oli igal aastal vähemalt 100 000 eurot. Pakkuja esitab teabe vastava perioodi netokäibe kohta HD lisas 1.5. toodud vormil.
5.3 Pakkuja tehnilisele ja kutsealasele pädevusele esitatavad tingimused ja nõutavad dokumendid:
5.3.1 Pakkuja on viie aasta (60 kuu) jooksul arvates xxxxx väljakuulutamise kuupäevast nõuetekohaselt täitnud vähemalt 2 majandustarkvara tarnimise ja juurutamise lepingut, mille käigus juurutatud tarkvara kasutab vähemalt 60 inimest. Pakkuja esitab andmed täidetud lepingute kohta HD lisas 1.6. toodud vormil.
5.3.2 Pakkuja on viie aasta (60 kuu) jooksul arvates xxxxx väljakuulutamise kuupäevast nõuetekohaselt täitnud vähemalt ühe majandustarkvara tarnimise ja juurutamise lepingu, kus lepingupartner oli avaliku sektori asutus. Pakkuja esitab andmed täidetud lepingute kohta HD lisas 1.6. toodud vormil.
5.3.3 Pakkuja on viie aasta (60 kuu) jooksul arvates xxxxx väljakuulutamise kuupäevast nõuetekohaselt täitnud vähemalt kaks riigihanke esemega samaväärset majandustarkvara hoolduslepingut. Pakkuja esitab andmed täidetud lepingute kohta HD lisas 1.6. toodud vormil.
5.3.4 Pakkuja koosseisus peab olema või ta peab hankelepingu täitmisse kaasama vähemalt kaks
(2) vastutavat spetsialisti (projektijuht; arhitekt, süsteemianalüütik, arendajate töörühma juht), kes vastavad järgmistele tingimustele:
5.3.4.1 Mõlemad vastutavad spetsialistid on tegelenud vähemalt 3 (xxxx) aastat majandustarkvara juurutamisega ning vähemalt üks neist on tegelenud vähemalt 3 (xxxx) aastat pakkuja poolt hankijale pakutava majandustarkvara juurutamisega.
5.3.4.2 Vähemalt üks vastutavatest spetsialistidest on osalenud vähemalt ühes riigihanke esemega samaväärses majandustarkvara tarnimise ja juurutamise projektis, kus tarkvara tulevaste kasutajate arv oli vähemalt 60 inimest,
5.3.4.3 Vähemalt üks vastutavatest spetsialistidest osalenud vähemalt ühes majandustarkvara tarnimise ja juurutamise projektis, kus lepingupartneriks oli avaliku sektori asutus.
5.3.4.4 Kõik ülejäänud meeskonnaliikmed, xxxxx pakkuja kavatseb hankelepingu täitmisse kaasata, peavad olema osalenud vähemalt ühes majandustarkvara tarnimise ja juurutamise projektis. Muude isikute kaasamine hankelepingu täitmisse kooskõlastatakse hankijaga.
Pakkuja esitab andmed oma meeskonna koosseisu ja kogemuse kohta HD lisas 1.7. toodud vormil.
5.4 Ühispakkujad peavad arvestama RHS §12 lg 4-5, §38 lg 6 esitatud nõudeid, s.h. tuleb koos kvalifikatsiooni tõendavate dokumentidega esitada ühispakkujate esindajale antud volikiri HD lisas 1.2. toodud vormil.
5.5 Ühispakkujad võivad enda majandusliku ja finantsseisundi kvalifitseerimistingimustele vastavuse tõendamiseks summeeritavate näitajate puhul summeerida kõigi ühispakkujate vastavad näitajad (RHS § 40 lg 4).
6 PAKKUMUSE VORMISTAMINE JA ESITAMINE
6.1 Pakkumus tuleb esitada e-riigihangete keskkonnas hiljemalt 24.05.2016.a xxxx 14.00. Esitatud failid ei tohi olla kaitstud kopeerimise, printimise või muu sarnase käsitlusfunktsiooni suhtes.
6.2 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud Pakkuja allkirjaõigusliku isiku poolt.
6.3 Pakkumuse krüpteerimine ei ole vajalik, sest e-riigihangete keskkond tagab dokumentide konfidentsiaalsuse.
6.4 Pakkumus tuleb vormistada eesti keeles. Lisamaterjalid xx xxxx muud pakkumusega esitatavad dokumendid, mis ei ole originaalis eesti keeles, tuleb tõlkida eesti keelde (peavad olema kinnitatud apostilliga).
6.5 Pakkumus peab sisaldama järgmisi dokumente:
6.5.1 Taotlus riigihankes osalemiseks (xxxx 1.3 vorm);
6.5.2 Volikiri, juhul kui pakkumuse allkirjastab isik, kes ei ole registrikaardile kantud juhatuse liige (xxxx 1.1 vorm);
6.5.3 Ühispakkujate volikiri, juhul kui esitatakse ühispakkumus (xxxx 1.2 vorm);
6.5.4 Kinnitus hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kohta (xxxx 1.4 vorm);
6.5.5 Kirjalik kinnitus, et allhankelepingu alusel vahetult hankelepingu täitmises osalevatel alltöövõtjatel puuduvad RHS §38 lõike 1 punktides 1-4 nimetatud alused, juhul kui pakkuja kasutab hankelepingu täitmisel alltöövõtjaid;
6.5.6 Kinnitus Pakkuja majandusliku seisundi ja netokäibe kohta (xxxx 1.5 vorm);
6.5.7 Pakkuja täidetud lepingute loetelu (xxxx 1.6 vorm). Nõuetekohaselt täidetud leping on käesoleva xxxxx mõistes leping kolmanda isikuga, mis on lõppenud pakkumuste esitamise tähtpäevaks või juhul kui leping ei ole lõppenud, on pakkumuste esitamise tähtajaks tarkvara lepingu kohaselt juurutatud ning kasutusele võetud.
6.5.8 Pakkuja meeskonna ning selle kogemuse kirjeldus (xxxx 1.7 vorm);
6.5.9 Pakkumuse dokument, mis sisaldab järgmist teavet:
6.5.9.1 31. detsembriks 2016. aastaks tarnitava ja juurutatava tarkvara funktsionaalsuse kirjeldus (moodulid, võimalused, lisavõimalused). Kirjeldus peab olema piisavalt detailne, võimaldamaks hinnata pakkumuse vastavust lähteülesandele (tehnilisele kirjeldusele) ning hankija vajadustele.
6.5.9.2 Majandustarkvara installeerimise ning juurutamise metoodika, ajakava ettepanek (edaspidi juurutuskava) ja eelarve. Juurutuskava peab arvestama tehnilises kirjelduses toodud tähtaegu. Juurutuskava peab sisaldama muuhulgas Tellija töötajate koolitusplaani. Metoodika peab olema piisavalt detailne, võimaldamaks hinnata selle sobivust xxxxx eesmärgi täitmiseks. Ajakava ettepanek peab olema piisavalt detailne, võimaldamaks hinnata ajakava ammendavust, realistlikkust ning sobivust projekti eesmärkide täitmiseks. Eelarves tuleb eraldi välja tuua vajalike litsentside maksumus ning juurutuskavas toodud olulisemate etappide maksumust.
6.5.9.3 Nimekiri pakkuja olulisematest olemasolevatest (leping kehtib pakkumuse esitamise ajal) klientidest, kellele pakkuja osutab pakutava tarkvara hooldusteenust või samaväärset teenust.
6.5.9.4 Informatsioon teistest ettevõtetest, kes osutavad Eestis pakutava tarkvara arendus- või hooldusteenust.
6.5.9.5 Pakkumuse maksumus, mis sisaldab:
6.5.9.5.1 Tarkvara põhifunktsionaalsuse (HD lisas 2 toodud tehnilises kirjelduses kirjeldatud vajalikud funktsionaalsused) installeerimise ja juurutamise maksumus täiseurodes xxxx käibemaksuta.
6.5.9.5.2 Hooldustööde maksumus aastas täiseurodes xxxx käibemaksuta.
6.5.9.5.3 Arendustööde tunnitasu täiseurodes xxxx käibemaksuta.
6.5.9.6 Juhul kui pakkuja kasutab hankelepingu täitmisel alltöövõtjaid, ülevaadet, kui suures osas hankelepingu mahust kavatseb pakkuja sõlmida allhankelepinguid koos kavandatavate alltöövõtjate nimedega, kes osalevad vahetult hankelepingu täitmises, ja teabega hankelepingu osa suuruse ja iseloomu kohta, milles pakkuja kavatseb nendega allhankelepingud sõlmida.
6.5.10 Hankelepingu projekt, mis arvestab käesoleva dokumendi punktis 11 toodud tingimusi.
6.5.11 Pakkumuse maksumus eRHR vastaval vormil. Maksumus peab olema esitatud täiseurodes xxxx käibemaksuta xx xxxx käibemaksuga. Pakkuja esitatud maksumus peab sisaldama kõiki riigihanke eesmärgi saavutamiseks vajalikke kulutusi.
6.6 Pakkumused tuleb koostada ja esitada vastavalt hanketeates ja hankedokumentides kirjeldatud tingimustele. Pakkuja võib esitada pakkumuse üksnes hankedokumentides kirjeldatud mahtude kohta.
6.7 Kõik tõenditena nõutavad dokumendid peavad olema väljastatud ning dateeritud mitte varem kui 30 kalendripäeva enne pakkumuste esitamise tähtpäeva.
6.8 Kõik pakkumuse koosseisus esitatavad dokumendid tuleb allkirjastada pakkuja seaduslikke volitusi omava esindaja/esindajate või volitatud esindaja/esindajate poolt.
6.9 Pakkuja ei või esitada ühist pakkumust (osaleda ühispakkujana), kui ta esitab pakkumuse üksi või kui ta esitab ühise pakkumuse koos teiste ühispakkujatega. Pakkuja ei või esitada pakkumust, kui ta on andnud teisele pakkujale nõusoleku enda nimetamiseks pakkumuses alltöövõtjana hankelepingu täitmisel.
6.10 Pakkuja peab arvestama, et tema pakkumus võidakse tunnistada edukaks ja tal on kohustus sõlmida hankeleping hankedokumentides määratud tingimustel.
6.11 Pakkuja tasub kõik pakkumuse koostamise ja esitamisega seotud kulud. Xxxxxxx ei vastuta selliste kulude eest ega hüvita neid sõltumata hankemenetluse tulemusest.
6.12 Hankemenetluse xxxx xx suhtlemiskeel on eesti keel. Kõik menetluse käigus esitatavad dokumendid ja teabevahetus peavad olema eestikeelsed või olema varustatud eestikeelse notariaalse e. vandetõlkega.
6.13 Erandiks on pakkuja poolt soovi korral esitatavad lisamaterjalid, mida võib esitada lisaks hankedokumentides nõutud dokumentidele. Need lisamaterjalid peavad olema varustatud vähemalt eestikeelse vabatõlkega.
6.14 Pakkuja vastutab kõigi allhankijate poolt tehtud tööde kvaliteedi eest.
6.15 Xxxxxxxx annab tööle pakkuja (ühise pakkumuse korral juhtivpartner).
6.16 Hankedokumentide punktis 6.1 nimetatud tähtajast hiljem saabunud pakkumusi arvesse ei võeta.
6.17 Pakkuja võtab xxxx xxxxx pakkumuse hankijale õigeaegse esitamise kogu riski, xxxxx arvatud vääramatu jõu (force majeure) toime võimaluse.
7 PAKKUJATE KVALIFITSEERIMINE VÕI KVALIFITSEEERIMATA JÄTMINE
7.1 Hankija kontrollib Pakkuja kvalifikatsiooni vastavust HD-s esitatud kvalifitseerimise tingimustele ja teeb Pakkuja kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise kohta põhjendatud kirjaliku otsuse.
7.2 Hankijal on õigus kontrollida Pakkuja kvalifikatsiooni kogu hankemenetluse vältel. Juhul, kui Hankijale saab teatavaks asjaolu, et Pakkuja kvalifikatsioon xx xxxxx HD-s esitatud kvalifitseerimise tingimustele, on Hankijal õigus teha uus otsus Pakkuja kvalifitseerimise kohta ning jätta kvalifitseerimise tingimustele mittevastav Pakkuja kvalifitseerimata.
7.3 Hankija võib nõuda Pakkujalt kvalifikatsioonitõendamiseks esitatud dokumentide sisu selgitamist või selgitamist võimaldavate dokumentide esitamist või teha järelpäringuid Pakkuja poolt esitatud kontaktidele andmete õigsuse kontrollimiseks.
7.4 Hankija kvalifitseerib Xxxxxxxx, kellel ei esine hankemenetlusest kõrvaldamise aluseid ning xxxxx kvalifikatsioon vastab HD-s esitatud Pakkujate kvalifitseerimistingimustele.
7.5 Xxxxxxx xxxxx Pakkuja kvalifitseerimata, kui:
7.5.1 Pakkuja kvalifikatsioon xx xxxxx HD-s sätestatud kvalifitseerimistingimustele;
7.5.2 Pakkuja ei ole esitanud HD-s nõutud kvalifikatsiooni tõendavat dokumenti või dokumente;
7.5.3 Pakkuja ei ole esitanud Hankija nõudmisel kvalifikatsiooni tõendamiseks esitatud dokumendi või dokumentide sisu kohta selgitust või selgitusi või selgitamist võimaldavaid andmeid Xxxxxxx xxxxx ette antud tähtaja jooksul;
7.5.4 Hankija on Pakkuja poolt esitatud kontaktidele tehtud järelpäringute tulemusel saanud informatsiooni, mille kohaselt xx xxxxx Pakkuja kvalifikatsioon HD-s toodud kvalifitseerimistingimustele.
7.6 Kvalifitseerimata jäetud Pakkujad ei osale edasises hankemenetluses.
8 PAKKUMUSTE VASTAVAKS TUNNISTAMINE VÕI TAGASI LÜKKAMINE
8.1 Hankija kontrollib kvalifitseeritud Pakkujate poolt esitatud pakkumuste vastavust HD-s esitatud tingimustele.
8.2 Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide HD-s esitatud tingimustega xx xxxxxx ei esine Xxxxxxx hinnangul sisulisi kõrvalekaldumisi esitatud tingimustest.
8.3 Hankijal on õigus pakkumus tagasi lükata:
8.3.1 kui pakkumuse maksumus ületab Lepingu maksimaalset eeldatavat maksumust
8.3.2 kui pakkumus xx xxxxx HD-s esitatud tingimustele
8.3.3 kui pakkumus xx xxxxx nõutud struktuurile või vormidele xx xxxxxx esitatud tehnilise kirjelduse sisu pole piisavalt konkreetne ja/või detailne hindamaks pakkumuse vastavust.
8.3.4 kui Pakkuja ei ole tähtajaks esitanud nõutud selgitusi;
8.4 Hankijal on õigus põhjendamatult xxxxxx maksumusega pakkumus tagasi lükata, kui hankija leiab pärast pakkujalt nõutud selgituse saamist ja tõendite hindamist, et pakkumuse maksumus on põhjendamatult madal või pakkuja ei ole tähtajaks esitanud nõutud selgitust (RHS § 48).
8.5 Hankijal on õigus kõik pakkumused tagasi lükata järgmistel juhtudel:
8.5.1 kui kõikide esitatud pakkumuste maksumused ületavad Lepingu eeldatavat maksumust ja riigihanke menetluse jätkamine on ebaotstarbekas;
8.5.2 kui riigihanke korraldamiseks vajalikud tingimused on hankijast sõltumatutel põhjustel oluliselt muutunud ja muudavad riigihanke realiseerimise võimatuks või ebavajalikuks;
8.5.3 kui on aset leidnud sündmus, mida saab pidada vääramatuks jõuks. Vääramatu jõud on asjaolu, mida hankija ei saa mõjutada xx xxxxx puhul ei saa mõistlikkuse põhimõttest lähtuvalt hankijalt eeldada, et ta hankemenetluse xxxx xxxxx asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks;
8.6 Pakkuja, xxxxx pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses.
8.7 Hankija kõrvaldab pakkuja pakkumuselt xxxx xxxx, kui selgub, et pakkuja on esitanud valeandmeid või muud oluliselt eksitavat teavet, mis on otsuse tegemisel määrava tähtsusega, või võltsitud dokumente.
9 PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKAKS TUNNISTAMINE
9.1 Hankija hindab ja võrdleb kvalifitseeritud Pakkujate vastavaks tunnistatud pakkumusi.
9.2 Hankijal on õigus pakkumuste hindamisel komisjoni töösse kaasata eksperte.
9.3 Pakkumusi hinnatakse vastavalt käesoleva dokumendi lisas 3 toodud pakkumuste hindamise korrale.
9.4 Edukaks pakkumuseks tunnistatakse pakkumus, mille pakkumuste hindamise korra alusel leitud väärtuspunktide summa on suurim.
9.5 Kui pakkumused koguvad võrdse arvu väärtuspunkte, siis osutub edukaks pakkumuse maksumuse eest enam punkte saanud pakkumus.
9.6 Pakkumine, mis saab 1 (üks) punkti mõne hindamiskriteeriumi osas, võidakse lükata xxxxxxx xxxxx tagasi.
9.7 Edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud Pakkujale tehakse ettepanek sõlmida Leping.
10 PAKKUJA TEAVITAMINE HANKIJA OTSUSTEST
10.1 Hankija teavitab pakkujat viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamise otsusest, pakkuja kvalifitseerimise otsusest, pakkuja kvalifitseerimata jätmise otsusest, pakkumuse tagasilükkamise otsusest, kõigi pakkumuste tagasilükkamise otsusest, pakkumuse vastavaks tunnistamise otsusest ja pakkumuse edukaks tunnistamise otsusest koos pakkujate nimedega, xxxxx või xxxxx pakkumuse suhtes xxxxxx otsus tehti. Teated edastatakse e-riigihangete keskkonna kaudu.
10.2 Hankija võib kalduda kõrvale Riigihangete seaduse §54 lõigetes 1 ja 2 sätestatud tähtaegadest, kui ta esitab pakkujatele või taotlejatele antud lõigetes nimetatud teabe korraga viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse või otsuse, mis on hankemenetluse lõppemise aluseks, tegemisest arvates.
11 HANKELEPINGU TINGIMUSED
11.1 Edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmitakse leping juhindudes “Tarkvaraarenduse tüüpleping üldtingimused”, vt. xxxxxxxxxxx.xxxxx.xx, sätestatud tingimustele ja pakkuja väljakujunenud lepinguvormile.
11.2 Vastavalt “Tarkvaraarenduse tüüpleping üldtingimused” punktile 3.5. sätestatakse järgmised eritingimused:
11.2.1 HD, nende muudatused, Hankija täiendavad selgitused Pakkujate päringutele ja edukaks tunnistatud Pakkumus on Lepingu lahutamatud osad.
11.2.2 Pakkuja vastutab ainuisikuliselt Lepinguga temale pandud kohustuste kvaliteetse ning tähtaegse täitmise eest, tagades Töö vastavuse HD-s toodud tingimustele.
11.2.3 Tööde tähtajad, etapid ja vaheetapid lepitakse kokku koostöös eduka pakkumuse esitanud Pakkujaga lepingu sõlmimisel.
11.2.4 Lepinguga määratakse nimeliselt võtmeisikud, xxxxx väljavahetamine toimub ainult Hankija nõusolekul. Meeskonna asendusliige peab vastama kõikidele nõuetele, mis on esitatud antud dokumendis. Hankijale esitatakse tema CV, vastavad sertifikaadid ja dokumentide koopiad.
11.2.5 Hankijal on õigus võtmeisiku väljavahetamisest keelduda, kui palutav asendusliige xx xxxxx Xxxxxxx xxxxx esitatud tingimustele.
11.2.6 kui Pakkuja ei suuda asendusliikmeks pakkuda Hankija nõuetele vastavat asendusliiget on Hankijal õigus Leping ühepoolselt lõpetada.
11.2.7 Tasu teostatud Töö eest makstakse Xxxxxxx poolt esitatud arvete alusel 30 (kolmkümmend) kalendripäeva jooksul arvates arve saamisest.
11.2.8 Enne juurutustööde arve esitamist kohustub Pakkuja esitama Tööde üleandmise akti. Tasumine juurutustööde käigus tehtud Tööde eest toimub vastavalt Pakkuja poolt Pakkumuses esitatud juurutuskavale ja poolte poolt üleandmis-vastuvõtmise aktis aktsepteeritud töödele.
11.2.9 Enne hooldusarve esitamist kohustub Pakkuja esitama Hankijale aruande vastaval kuul teostatud tööde kohta. Tasumine hoolduse käigus tehtud tööde eest toimub vastavalt Xxxxxxx poolt Pakkumuses esitatud hoolduse tunnihindadele xx Xxxxxxx xxxxx aruandes aktsepteeritud tööde eest.
11.2.10 Enne arendusetööde arve esitamist kohustub Pakkuja esitama Tööde üleandmise akti. Tasumine tellitud arenduste käigus tehtud Tööde eest toimub vastavalt Pakkuja poolt Pakkumuses esitatud arenduse tunnihindadele ja poolte poolt üleandmis-vastuvõtmise aktis aktsepteeritud töödele.
11.2.11 Osapooled korrigeerivad Lepingu kehtivuse aja jooksul kirjaliku kokkuleppega juurutuskava, kui:
11.2.11.1 Töö teostamist segavad nn vääramatu jõu asjaolud;
11.2.11.2 Töö graafiku muutmise vajaduse tingib Xxxxxxx xxxxx soovitud muudatuste teostamine.
11.2.12 Pakkuja kohustub mitte kasutama Tarkvara rakenduse toodangukeskkonda ega Hankija testkeskkonda arendustööde teostamiseks, xxxx pidama selleks ülal eraldi arenduskeskkonda;
11.2.13 Juhul kui Pakkuja kasutab töö tegemisel allhankijaid, vastutab xx xxx xxxx xxx ka allhankijate töö ja osutatud teenuste kvaliteedi, terviklikkuse ning vajalikkuse eest. Xxxxxxx teostab Xxx xx xxxxx, et tema alltöövõtjad teostavad Töö nii, et see lõpetakse viisil ja tähtpäevadega, nagu on määratletud Töö teostamise graafikus. Kui Töö kulgeb sellise tempoga, et tekib Töö graafikust mahajäämus ning Hankijal on põhjendatud kartus, et Pakkuja ei suuda Tööd tähtpäevaks lõpetada, teavitab Hankija sellest kirjalikult Pakkujat. Sellisel juhul peab Pakkuja Xxxxxxxxx demonstreerima, et tema hinnangute kohaselt on Pakkuja võimeline teostama Töö tähtpäevaks.
11.2.14 Pakkuja kohustub Hankija esitatud infost lähtuvalt täpsustama Hankija vajadusi ning tarkvaralt eeldatavaid funktsioone.
11.2.15 Pakkuja kohustub Hankijale selgitama tööde teostamisega kaasneda võivaid kõrvalmõjusid ning tarkvara funktsionaalsuse tehnilisi piire.
11.2.16 Pakkuja kohustub tegema Hankijale ettepanekuid teostatavate tööde kohta, tuginedes oma kogemustele ja praktikale.
11.2.17 Pakkuja kohustub Hankijale teatavaks tegema funktsionaalsuse kasutamise tingimused ja korra.
11.2.18 Pakkuja kohustub teostatud juurutus- ja arendustöö (loodud tarkvara funktsionaalsuse) installeerima ja Hankijale üle andma Hankija asukohas.
11.2.19 Pakkuja kohustub testima arendustöö tulemusi (loodud tarkvara funktsionaalsust) Hankija riist ja tarkvaral.
11.2.20 Pakkuja kohustub tegema omal kulul täiendava arendustöö ja kordustestimise, kui testimise käigus selgub, et arendustöö ei ole lepingus esitatud nõuete kohane või esinevad muud puudused.
11.2.21 Pakkuja tagab, et tarkvara saab kasutada soovitud eesmärgil, selle abil on võimalik täita lähteülesanne, see on lepingus esitatud tingimuste kohane ning töötab lepingus või selle lisades määratud riist- ja tarkvara põhjal.
12 PAKKUJA TEAVITAMINE HANKIJA OTSUSTEST
12.1 Hankija teavitab pakkujat viivitamata, kuid mitte hiljem kui kolme tööpäeva jooksul pakkuja hankemenetlusest kõrvaldamise otsusest, pakkuja kvalifitseerimise otsusest, pakkuja kvalifitseerimata jätmise otsusest, pakkumuse tagasilükkamise otsusest, kõigi pakkumuste tagasilükkamise otsusest, pakkumuse vastavaks tunnistamise otsusest ja pakkumuse edukaks tunnistamise otsusest koos pakkujate nimedega, xxxxx või xxxxx pakkumuse suhtes xxxxxx otsus tehti. Teated edastatakse e-riigihangete keskkonna kaudu.
12.2 Hankija võib kalduda kõrvale Riigihangete seaduse §54 lõigetes 1 ja 2 sätestatud tähtaegadest, kui ta esitab pakkujatele või taotlejatele antud lõigetes nimetatud teabe korraga viivitamata, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse või otsuse, mis on hankemenetluse lõppemise aluseks, tegemisest arvates.
13 VAIDLUSTUSED
13.1 Kõik kaebused (pretensioonid) esitatakse ja menetletakse RHS ettenähtud korras.
14 LISAD
Xxxx 1.1 Volikiri
Xxxx 1.2 Ühispakkujate volikiri
Xxxx 1.3 Pakkuja taotlus riigihankes osalemiseks
Xxxx 1.4 Pakkuja kinnitus hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise xxxxx Xxxx 1.5 Kinnitus Pakkuja majandusliku seisundi xxxxx
Xxxx 1.6 Täidetud lepingud
Xxxx 1.7 Pakkuja meeskond ja kogemus Xxxx 2 Lähteülesanne e. tehniline kirjeldus Xxxx 3 Pakkumuste hindamise kord
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 1.1
Volikiri
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Käesolevaga pakkuja ärinimega , registrikood , aadress
,
keda esindab seaduslik esindaja juhatuse liige (ees- ja perenimi), isikukood
,
volitab pakkuja nimel ja huvides
füüsilist isikut (ees- ja perenimi), xxxxxxxxx ,
tegema eelnimetatud riigihankemenetluses kõiki riigihankemenetluse ning hankelepingu sõlmimise, kujundamise ja täitmisega seotud toiminguid, sealhulgas esitama või tagasi võtma pakkumust, sõlmima ja kujundama hankelepingut, vajadusel esitama vaidlustusi ja nõudeid või neist loobuma.
Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta.
Volikiri kehtib kuni:
Volikirja andmise kuupäev:
(volitaja allkiri/digiallkiri)
(volitaja nimi ja ametikoht)
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 1.2
Ühispakkujate volikiri
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Käesolevaga volitab (volitava ettevõtte nimi, registrikood, aadress)
(volitava ettevõtte esindaja ametikoht ja nimi) isikus
(volitatava ettevõtte nimi, äriregistri kood) (volitatava isiku ametikoht, nimi, isikukood) olema käesoleva ühispakkumuse esitanud pakkujate ametlik esindaja hankemenetlusega ja hankelepingu sõlmimisega seotud toimingute tegemisel.
Käesolevaga kinnitame, et vastutame ühispakkujatena hankelepingu täitmise eest solidaarselt.
Volikiri on xxxx edasivolitamise õiguseta.
Volikiri kehtib kuni: Kuupäev:
(volitaja allkiri/digiallkiri)
(volitaja nimi ja ametikoht)
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 1.3
Pakkuja taotlus riigihankes osalemiseks
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus „Üleminek uuele majandustarkvarale“ Pakkuja andmed:
Pakkuja nimi / Ühispakkujate volitatud esindaja nimi | |
Registrikood | |
Aadress | |
Kontaktisik ja tema andmed | |
Telefon | |
E-posti aadress | |
Faks | |
Veebilehe aadress (kui on olemas) |
1. Xxxxx tutvunud hanketeate ja hankedokumentidega ning kinnitame, et võtame üle kõik hanketeates ja hankedokumentides esitatud tingimused.
2. Kinnitame, et kõik käesolevale pakkumusvormile lisatud dokumendid moodustavad meie pakkumuse osa.
3. Kinnitame, et tagame hanketeates, hankedokumentides ja nende lisades esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise.
4. Xxxxxxxxx, et vastutame Lepinguga meile pandud kohustuste kvaliteetse ning tähtaegse täitmise eest, tagades töö tulemuse vastavuse seadusandlikele ja normatiivdokumentidele ning ametivõimude põhjendatud nõudmistele.
5. Xxxxxxxxx, et arvestame oma pakkumuse mahtu ka need xxxx xx hanked, mis ei ole käesoleva xxxxx dokumentides kirjeldatud, kuid mis on, tuginedes heale xxxxxx xx Pakkuja professionaalsusele vajalikud hankedokumentides kirjeldatud tööde nõuetekohaseks teostamiseks.
6. Kinnitame, et meil on hankelepingu täitmiseks kõik vajalikud õigused intellektuaalse omandi kasutamiseks.
7. Anname nõusoleku meie poolt esitatud andmete või dokumentide õigsuse kontrollimiseks järelpärimiste tegemiseks kolmandatele isikutele.
8. Käesolev pakkumus on jõus 90 kalendripäeva, alates pakkumuste esitamise tähtpäevast.
(allkiri/digiallkiri)
(nimi ja ametikoht)
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 1.4
Pakkuja kinnitus hankemenetlusest kõrvaldamise aluste puudumise kohta
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus „Üleminek uuele majandustarkvarale“
Pakkuja nimi, registrikood:
1. Käesolevaga kinnitame, et meie või meie seaduslikku esindaja suhtes puuduvad RHS
§ 38 lg 1 p 1-3 nimetatud asjaolud.
2. Käesolevaga kinnitame, et me ei ole käesolevas riigihankes või ühe hankemenetluse raames osadeks jaotatud riigihanke korral sama osa suhtes esitanud ühist pakkumust, olles ühtlasi esitanud pakkumuse üksi, esitanud mitu ühist pakkumust koos erinevate teiste ühispakkujatega või andnud teisele pakkujale kirjaliku nõusoleku enda nimetamiseks pakkumuses alltöövõtjana hankelepingu täitmisel; (RHS §38 lg 1 p 5)
3. Kinnitame, et ei ole esitanud valeandmeid RHS 3 jaos sätestatud või RHS 3.jaos sätestatu alusel hankija kehtestatud nõuetele vastavuse kohta. (RHS §38 lg 1 p 6)
(allkiri/digiallkiri)
(nimi ja ametikoht)
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale“
Xxxx 1.5
Kinnitus Pakkuja majandusliku seisundi kohta
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale“
Pakkuja nimi, registrikood:
1. Kinnitame, et meil on olemas xxxxx täitmiseks vajalikud vahendid.
2. Kinnitame, et meie majanduslik seisund võimaldab teostada häireteta riigihanke objektiks olevaid töid.
3. Xxxxxxxxx, et meie netokäive riigihanke esemele vastava teenuse osas aastatel 2013- 2015 on järgmine:
Aasta | Netokäive EUR | Märkused |
2013 | ||
2014 | ||
2015* |
* Prognoos.
/allkiri/digiallkiri/
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 1.6
Täidetud hankelepingud
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale“ Pakkuja nimi, registrikood:
Kinnitame käesolevaga, et oleme käesoleva xxxxx väljakuulutamise kuupäevale eelneva 5 aasta (60 kuu) jooksul nõuetekohaselt täitnud majandustarkvara tarnimise ja juurutamise lepinguid, mille käigus juurutatud tarkvara kasutab vähemalt 60 inimest, vastavalt järgnevale loetelule:
Hankija nimi | Lepingu algus xx xxxx | Kirjeldus | Maksumus EUR xxxx käibemaksuta |
Kinnitame käesolevaga, et oleme käesoleva xxxxx väljakuulutamise kuupäevale eelneva 5 aasta (60 kuu) jooksul nõuetekohaselt täitnud lepinguid, kus hankijaks oli avaliku sektori asutus, vastavalt järgnevale loetelule:
Hankija nimi | Lepingu algus xx xxxx | Kirjeldus | Maksumus EUR xxxx käibemaksuta |
Kinnitame käesolevaga, et oleme käesoleva xxxxx väljakuulutamise kuupäevale eelneva viie aasta (60 kuu) jooksul nõuetekohaselt täitnud riigihanke esemega samaväärseid majandustarkvara hoolduslepinguid vastavalt järgnevale loetelule:
Hankija nimi | Lepingu algus xx xxxx | Kirjeldus | Maksumus EUR xxxx käibemaksuta |
*Tabelitesse võib vajadusel xxxx lisada.
/allkiri/digiallkiri/
Xxxx 1.7
Pakkuja meeskonna koosseis ning kogemus
Hankija nimi:
Riigihanke nimetus: „Üleminek uuele majandustarkvarale“
Pakkuja meeskonna koosseis ning meeskonnaliikmete kvalifikatsioon ja varasem kogemus on kirjeldatud järgnevates tabelites (iga meeskonnaliikme kohta on eraldi tabel).
Meeskonnaliikme ees- ja perekonnanimi | |||||
Roll käesolevas projektis | |||||
Haridus (haridustase, kool, eriala) | |||||
Tunnistused, sertifikaadid | |||||
Nr | Projekti nimetus | Tellija | Läbiviimise aeg | Tarkvara tulevaste kasutajate arv | Roll projektis |
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
* Iga meeskonnaliikme kohta koostada eraldi tabel, vajadusel lisada tabelisse xxxx
Kinnitame, et nimetatud spetsialistid on hankelepingu täitmiseks pakkuja käsutuses.
/allkiri/digiallkiri/
Xxxx 2
Tehniline kirjeldus
I TEHNILISE KIRJELDUSE ÜLDOSA 3
1.1 Sissejuhatus 3
1.2 Xxxxx eesmärk 3
1.3 Xxxxx ulatus ja tähtajad 3
1.4 Projekti raames tehtavad tegevused 4
1.5 Riskid 5
II NÕUDED FINANTSARVESTUSSÜSTEEMILE 5
2.1 Sissejuhatus 5
2.2 Mõisted 5
2.3 Organisatsiooni struktuur 5
2.4 Üldised nõuded 7
2.4.1 Vajalik funktsionaalsus 7
2.4.2 Valikuline funktsionaalsus 9
2.5 Konsolideerimine 9
2.5.1 Vajalik funktsionaalsus 9
2.5.2 Valikuline funktsionaalsus 9
2.6 Müügireskontro 9
2.6.1 Vajalik funktsionaalsus 10
2.6.2 Valikuline funktsionaalsus 10
2.7 Ostureskontro 10
2.7.1 Vajalik funktsionaalsus 10
2.7.2 Valikuline funktsionaalsus 10
2.8 Tehingupartnerid 11
2.8.1 Vajalik funktsionaalsus 11
2.8.2 Valikuline funktsionaalsus 11
2.9 PANK 11
2.9.1 Vajalik funktsionaalsus 11
2.9.2 Valikuline funktsionaalsus 12
2.10 XXXXX 12
2.10.1 Vajalik funktsionaalsus 12
2.10.2 Valikuline funktsionaalsus 12
2.11 Personal xx xxxx 12
2.11.1 Vajalik funktsionaalsus 12
2.11.2 Valikuline funktsionaalsus 13
2.12 Vara arvestus 14
2.12.1 Vajalik funktsionaalsus 14
2.12.2 Valikuline funktsionaalsus 14
2.13 Eelarvestamine 15
2.13.1 Vajalik funktsionaalsus 15
2.13.2 Valikuline funktsionaalsus 15
2.14 Muud moodulid 15
2.14.1 Kuludokumentide elektrooniline menetlemine 15
2.14.2 Arveldused aruandvate isikutega 16
2.14.3 Kohalikud maksud 16
2.14.4 Ladu 16
2.14.5 Aruandlus 16
2.15 Liidesed 18
2.15.1 Liidesed kasutusel oleva abitarkvaraga 18
2.15.2 Liidesed väliste süsteemidega 18
III NÕUDED ARENDUS- JA HOOLDUSETÖÖDELE 19
3.1 Hooldustöö regulaarsed tegevused ja töömaht 19
3.2 Arendustöö sisu ja töömaht 19
3.3 Muud tingimused 20
I Tehnilise kirjelduse üldosa
1.1 Sissejuhatus
Xxxxx Xxxxx eesmärk xxxxx algatamisel on xxxxx kasutusele uus finantsarvestussüsteem. Peamised probleemid, mida käesoleva hankega lahendada soovitakse, on järgmised:
o Raamatupidamise programm ei ole usaldusväärne - esinevad andmekaod, töökindlus on ebaühtlane, tarkvara võimalused ei rahulda Xxxxx xxxxx vajadusi (näiteks põhivara arvestus, personali- ja palgaarvestus, eelarvestamine).
o Dubleerivate tehniliste lahenduste kasutamine. Palju on kasutusel MS Exceli, Accessi tabeleid, mis dubleerivad suures osas raamatupidamisprogrammi funktsionaalsust.
o Korduv andmete käsitsi sisestamine, mis tuleneb nii tarkvara iseärasustest kui dubleerivate lahenduste kasutamisest.
o Kohustuslike (riiklike) aruannete koostamine käsitööna.
o Paberasjaajamise suur maht. Soov üle minna paberarvetelt e-arvetele ning ostuarvete paberil kinnitusringilt elektroonilisele kooskõlastamisele.
o Eelarve jälgimine (linna ametid ja 44 hallatavat asutust) igakordsete käsitsi tehtavate väljavõtete alusel.
1.2 Xxxxx eesmärk
Xxxxx eesmärk on:
1. Installeerida ja juurutada finantsarvestussüsteem tootja või täitja poolt soovitatud metoodika alusel koostatud juurutuskava põhjal, võttes arvesse vähemalt käesoleva dokumendi peatükis II Nõuded juurutatavale finantsarvestussüsteemile toodud vajalikud funktsionaalsused;
2. Tellida juurutatud finantsarvestussüsteemi hooldustöid töid (sh kasutajatugi) 3 aasta (36 kuu) jooksul finantsarvestussüsteemi juurutamisest vastavalt käesoleva dokumendi peatükile III Nõuded arendus- ja hooldustöödele;
3. Tellida juurutatud finantsarvestussüsteemi arendustöid 3 aasta (36 kuu) jooksul finantsarvestussüsteemi juurutamisest vastavalt käesoleva dokumendi peatükile III Nõuded arendus- ja hooldustöödele.
1.3 Xxxxx ulatus ja tähtajad
Hankelepingu täitmise tähtpäev tarkvara installeerimise ja juurutamise osas on 31.12.2016. Tähtajaks peab süsteemis olema tagatud (arendatud ja testitud ja Xxxxxxx poolt vastu võetud) nii tehniline valmidus funktsionaalses osas kui ka nõutavate liideste osas, et Xxxxx xxxx saaks alates 1. jaanuarist 2017. a üle minna uuele finantsarvestussüsteemile.
Täpsemad nõuded finantsarvestussüsteemile on toodud käesoleva dokumendi osas II Nõuded finantsarvestussüsteemile. Tähtajaks tuleb installeerida serveritarkvarad Hankija serveritesse ning klienditarkvarad Hankija tööjaamadesse ning juurutada vähemalt peatükis II Nõuded finantsarvestussüsteemile toodud vajalikud funktsionaalsused.
Kõik eesmärgi saavutamiseks vajalikud litsentsid on käesoleva xxxxx osa. Pakkumuse tegemisel tuleb arvestada olemasoleva kasutajate arvu ja vajadustega, kuid tarkvara tulevaste kasutajate arv ning nende vajadused täpsustatakse koos Tellijaga pärast lepingu allkirjastamist. Tellijal on õigus vähendada kasutajate arvu ning loobuda ka sellega seotud litsentsidest.
Kasutajate koolitamine ning juhendmaterjali koostamine on käesoleva xxxxx osa. Koolitused toimuvad eesti keeles ning juhendmaterjal on eestikeelne.
Tarkvara hooldus- ja arendustöid osutatakse alates tarkvara juurutamisest kuni 31.12.2019.a. Nõuded hooldus- ja arendustöödele on toodud käesoleva dokumendi osas III Nõuded hooldus- ja arendustöödele.
1.4 Projekti raames tehtavad tegevused
Täitja ülesanded projekti läbiviimisel on:
1. Installeerida arendus-, test-, ja produktsioonikeskkonnad.
2. Juhtida projektimeeskonda, arvestades etteantud tähtaega ja kasutades parimaid praktikaid
3. Juurutada finantsarvestussüsteem juurutuskava alusel, vajadusel täpsustada juurutuskava koostöös Tellijaga.
4. Hinnata pidevalt xxxxx eesmärkide täitmise xxxxxx tekkivate probleemide xxxxx xx mõju lõppeesmärgi täitmisele.
5. Erisuste arendamise puhul pakkuda ja arendada Tellijale soodsaim ja kasutajasõbralikeim variant. Nende pakkumise juures arvestada nõuetega kasutusmugavusele:
a) läbiv loogika terve kasutajaliidese raames – eesmärk kasutaja intuitiivne reageerimine sarnastele tegevustele
b) sisestamisel andmete jaotus andmete mahtu arvestades – eesmärk võimaldada olemasolevate andmete taaskasutamist ning töökoormuse jagamist hallatavateks tükkideks
c) süsteemi erinevate osade loogiline eristatavus – eesmärk kasutajarollide põhiste tegevuste grupeerimine ning üheselt mõistetav loogika
d) kasutajate kasutustaseme arvestamine – eesmärk pakkuda tehnilisi kasutusvõimalusi vastavalt keskmise süsteemi kasutaja arvutioskuse tasemele
e) kasutajate varasemate harjumustega arvestamine – eesmärk lihtsustada uue süsteemi juurutamist
f) võimalikult vähese vaeva sooritada vajalik operatsioon – eesmärk viia klikkide arv miinimumini ehk võimalusel tegevuste automatiseerimine ja grupeerimine kontekstipõhiseks.
g) süsteem peab olema tööd abistav ja suunav – eesmärk parandada töö kvaliteeti ja vähendada kasutajate probleeme
h) kohustuslikud väljad – eesmärk kiirendada tähtsamate andmete sisestamise võimalust ja parandada andmete kvaliteeti
i) veakäsitlus – eesmärk võimalikult kiirelt ja lihtsalt juhtida kasutaja protsessi lõpuni viima
j) andmete visuaalne kontrastsus – eesmärk kiirendada vajaliku info otsimist ja parandada loetavust
k) kasutajaliides sisaldab endas pidevat tagasisidet kasutajale tegevuste kohta – eesmärk informeerida kasutajat tegevuste käigus, mis annab kasutajale kindlustunde tegevuste õnnestumises, vähendab xxxx xx kiirendab tööprotsessi läbiviimist
6. Siirdada andmed olemasolevast finantsarvestussüsteemist ja abitarkvaradest vastavalt juurutuskavale.
7. Luua ja täiendada vajalikud integratsiooniliidesed/veebiteenused vastavalt juurutuskavale.
8. Dokumenteerida ja versioneerida kõik uuendused ja parandused süsteemis ja arendustes.
9. Koolitada kasutajad ja koostada vajalikud kasutusjuhendid.
10. Reageerida juurutuse käigus ilmnevatele probleemidele vastavalt lepingus sätestatud reageerimisaegadele ja lahendada need.
11. Reageerida ja lahendada xxxxx juurutusperioodi ilmnevad probleemid garantiikorras vastavalt lepingus sätestatud reageerimisajale.
12. Xxxx xxxx muud tegevused, mida Xxxxxxx pole märkinud ja arvestanud, kuid mis on vajalikud xxxxx eesmärgi täitmiseks, selle eest lisatasu nõudmata.
1.5 Riskid
Xxxxx raames peab täitja projektijuht pidevalt hindama alltoodud riskide realiseerumise tõenäosust ning raporteerima nendest Tellija esindajat vähemalt 2 korda kuus kogu projekti vältel:
o Tehnoloogilised riskid – installeerimine ei õnnestu, süsteemid ei käitu dokumentatsioonile vastavalt
o Inimressursi riskid –Täitja või Tellija meeskonna suurus pole piisav, et töid üle xxxx xx vastu xxxxx
o Aja riskid – tegevuste edasilükkamine inimeste haigestumisel, puhkuste või tiheda ajakava tõttu.
o Kompetentsi riskid – Täitjale pole kompetentsi lahenduse realiseerimiseks (seotud ka kolmandate osapooltega)
II Nõuded finantsarvestussüsteemile
2.1 Sissejuhatus
Finantsarvestuses kasutusele võetav lahendus peab võimaldama hallata suurema enamuse finantsarvestuse protsessidest. Käesolevas analüüsidokumendis on toodud finantsinfosüsteemile esitatavad funktsionaalsed nõuded. Dokument sisaldab xxx xxxx nõudeid, mis peaksid olema lahendatavad standardtoote abil, xxx xxxx, mille teostamine vajab täiendavat seadistus- ja/või arendustööd. Analüüs hõlmab finants- ja kuluarvestuse ning eelarvestamise valdkondi. Lisaks sellele on analüüsitud liideste vajadusi, (sh elektroonselt kinnitatud ja osaliselt konteeritud ostuarvete käsitlemist), väljundvorme ja aruandeid, andmete ülekandmise vajadusi, juurutatavaid protsesse ja funktsioone ning nende prioriteete.
2.2 Mõisted
Käesolevas dokumendis kasutatavad terminid ja mõisted ning nende selgitused: Projekt – projekt on tegevuste kogum, mille kohta peetakse eraldi arvestust. Projektid kannavad nii kulusid kui ka tulusid.
Mõõtmed – on raamatupidamise kandele lisatavad finantsarvestuse, kuluarvestuse tunnused. Eelarve – finantsplaan, kus tulud, kulud ja investeeringud planeeritakse perioodil, mil nad peaksid (oleks pidanud) tekkima, sõltumata sellest, millal nende eest raha laekub või tasutakse.
2.3 Organisatsiooni struktuur
Xxxxx xxxxx ametiasutustel on kasutusel xxxx raamatupidamisprogramm Raamatupidamine
6.0. Teenusepakkuja: Xxxxx Xxxx.
Raamatupidamine on detsentraliseeritud, kasutatakse kassapõhist eelarvestust. Xxxxx xxxxx ametiasutused (edaspidi: NLV) pakuvad raamatupidamise teenust 44 hallatavale asutusele. Raamatupidamissüsteemi kantakse ca 1 milj. kirjendit aastas.
Aktiivseid raamatupidamisprogrammi kasutajaid on kokku 60, raamatupidamisprogrammi kasutajaid kokku on kuni 150.
Käesoleval ajal tarkvara aktiivsed kasutajad jagunevad kasutusõiguste osas sõltuvalt asutuste struktuurist:
Tase | Õiguste ulatus | Kasutajate arv |
1. Administraator | Piiramatud õigused kõikides asutustes. Saab sisestada/muuta kõiki andmeid, sh teha kandeid pearaamatus. | 3 |
2. Peakasutaja | Xxxxxxxxxx õigused oma asutuses ja oma asutuste hallatavates asutustes. Saab sisestada/muuta kõiki andmeid, sh teha kandeid pearaamatus. | 12 |
2. Kasutaja | Sisestab/muudab oma asutuse andmeid, haldab põhiregistreid | 38 |
3. Eelarvespetsialist | Sisestab/muudab ainult eelarve plaani (s.o osaline ligipääs kõigi asutuste andmetele). | 7 |
4. Vaatleja | Saab vaadata kas oma asutuse või kõigi asutuste andmeid. | 90 |
Xxxxx xxxxx ametiasutuste ja ametiasutuste hallatavate asutuste palgal on ca 2 500 töötaja, neist umbes 100 ajutise töölepinguga.
Xxxxx xxxxx ametiasutuste struktuur:
xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxxxxxxxxxx&xxxxxx000000.
Lisainformatsioon hallatavate asutuste kohta on esitatud linna kodulehel: xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx/
Xxxxx xxxxx raamatupidamise struktuur ja teenuste mahud (hetkeseis)
Üksus | Kellele millist raamatupidamisteenust osutab | Xxxxxxxx arv | Päevaraamatu kirjendeid keskmiselt kuus (2015. a) |
Arenduse ja ökonoomika xxxxx | Xxxxx xx xxxxx osalusega äriühingute aktsiate ja osade kohta finantsarvestuse pidamine; | ||
Raamatupidamise- ja finantsteenistus (NLAÖA) | Xxxxx Xxxxx Arenduse ja Ökonoomika Ameti ning Narva Linnavalitsuse Arhitektuuri-ja Linnaplaneerimise Ameti raamatupidamise korraldamine | 1 468 | |
Kultuuriosakond (KO), Raamatupidamise ja majandusteenistus | Kultuuri, spordi ja hariduse hallatavad asutused Alluvate asutuste töö ja finantsmajandusliku tegevuse koordineerimine, kontrollimine ja analüüsimine. | 43 | 32 744 + ca 40 000 abiprogrammis ca 1500 algdokumenti |
Hallatavate asutuste töötajate personali- ja |
töötasude arvestus kasutades abiprogrammi | |||
Sotsiaalabiamet Raamatupidamine | Sotsiaalabiameti hallatavad asutused Sotsiaaltoetuste määramine ja maksmine | 1 | 4 301 |
Rahandusamet | Linna eelarve koostamine, kontroll eelarve täitmise üle, allasutuste finantseerimine, aruandluse koostamine ja esitamine. Arvelduste teostamine linna eelarvest teiste linnade ja valdade eelarvetega. | 370 | |
Linnakantselei raamatupidamise teenistus | Linnakantselei ja Linnaarhiiv, Narva linnavalitsus Peab nende struktuuriüksuste raamatupidamisarvestust, mille raamatupidamisarvestus on pandud Linnakantseleile; | 497 | |
Linnavolikogu kantselei | Peab linnavolikogu raamatupidamisarvestust | 307 | |
Arhitektuuri ja linnaplaneerimise amet (ALPA). Xxxxxx teenistus | Narva linnavara registri pidamine; osalemine linnavara inventeerimises; | 3 619 | |
1 kuus KOKKU | 43 306 + ca 40 000 abiprogrammis |
2.4 Üldised nõuded
2.4.1 Vajalik funktsionaalsus
Tarkvara peab võimaldama Tellija raamatupidamist korraldada vastavalt:
- Raamatupidamise seadusele,
- Riigi raamatupidamise üldeeskirjale,
- Eesti heale raamatupidamistavale,
- Raamatupidamise Toimkonna juhenditele,
- Xxxxx xxxxx raamatupidamise sise-eeskirjale;
- Teistele asjakohastele (xx Xxxxx linnavolikogu ja -valitsuse) õigusaktidele.
2.4.1.1 Üldised funktsionaalsed nõuded
- UTF-16 tugi või ekvivalent.
- BDOC vormingu tugi digiallkirjastatud dokumentide edastamisel ja vastuvõtmisel
- Päringute ja raportite väljundite eksport digitaalselt taasesitataval xxxxx (pdf, doc, docx, odt, vms.)
- Päringute ja raportite väljundite eksport täiendavat andmetöötlust võimaldaval xxxxx (csv, xls, xlsx, ods, vms.)
- Audit trail - info selle kohta, kes, millal ja milliseid andmeid või seadeid on muutnud
2.4.1.2 Üldised mittefunktsionaalsed nõuded
- Minimaalne samaaegsete kasutajate arv: 60
- Kasutajaliidese keskmine reaktsiooniaeg põhitegevuste puhul maksimaalselt 2 sekundit
- Massarvete väljastamine 10000 kliendile
- Minimaalsed nõuded serverile mitte paremad, kui Intel Xeon E5-2630 v3 2.4GHz,20M Cache 2 tuuma 16GB RDIMM, 2133MHz RAM
NetApp FAS2552 2TB
VMware vSphere 6
- Minimaalsed nõuded tööjaamale mitte paremad, kui Intel i5-2500S 2,70GHz
4 GB RAM
250GB HDD
Win7P
2.4.1.3 Pearaamat
Pearaamatus kajastuvad reaalajas kõik süsteemi sisestatud kanded ja transaktsioonid hoolimata, kas need on sisestatud otse pearaamatusse või mõne teise, nt. ostureskontro, müügireskontro või põhivara mooduli kaudu. Pearaamatu abil on võimalik kõiki tehinguid kontrollida kuni süsteemi sisestatud originaaldokumendi kandereani välja. Pearaamat on tsentraalne ning integreeritud kõikide finantsarvestussüsteemi moodulitega st. pearaamatus kajastuvad kõik kanded reaalajas. Tegelikke tehinguid saab kontrollida reaalajas, kuvades algdokumente, tehingu näitajaid jms.
Toimingud, mille kaudu pearaamatusse tekitatakse kanded, võib jaotada järgnevalt:
• kreditoorse võlgnevuse kirjendamine
• debitoorse võlgnevuse kirjendamine
• põhivarade arvestuse kirjendamine
• koondkanded allsüsteemidest - allsüsteemidest tulenevad koondkanded vajalikus detailsuses, kui seal töödeldud majandusinformatsiooni ei kajastata vastavate reskontrote vahendusel
• otsekirjendid pearaamatusse
2.4.1.4 Kontoplaan
Xxxxx xxxxx asutustes on kasutusel Riigi raamatupidamise üldeeskirjaga kehtestatud kontoplaan. Kontoplaan on avatud, st sinna on vastavalt vajadusele võimalik juurde lisada uusi kontosid ja iga uue konto puhul defineeritakse seos riigiraamatupidamise kontoplaaniga ning aruannetega.
2.4.1.5 Majandustegevuse liigendamiseks kasutatavad tunnused
Kande kirjendamisel on kasutusel järgnevad majandustegevuse liigendamiseks kasutatavad tunnused (mõõtmed):
• kulukoht – kululiik
• objekt /projekt
• vastutav isik
• lepingu number
• riigi raamatupidamiskonto
• allikas – riigi / linna kontolaiend
• tegevusala – riigi kontolaiend
• rahavoo kood – riigi kontolaiend
• tehingupartner – riigi kontolaiend
• linna õigusaktidega kehtestatud kontoplaanis märgitud tunnused,
• linna eelarveklassifikaatorid
• riiklikud eelarveklassifikaatorid.
Tunnuste nimekiri võib aja jooksul muutuda.
2.4.1.6 Muud nõuded
- Lõppenud perioodi sulgemine (näiteks pärast saldoandmike edastamist Rahandusministeeriumile, majandusaruande esitamist).
- Kasutajate õiguste piiramine osakondade, allasutuste, spetsialiseerumise jms. alusel
2.4.2 Valikuline funktsionaalsus
2.5 Konsolideerimine
Xxxxx Xxxx, Linnavalitsuse kaudu, raamatupidamiskohustuslasena, korraldab oma raamatupidamisarvestust ja aruandlust detsentraliseeritult, selleks linna õigusaktiga loodud raamatupidamisüksuste kaudu. Linn omab tehingupartnerikoodi Riigi raamatupidamise üldeeskirja mõistes. Xxxxx xxxxx teenistuste, ametiasutuste koos nende hallatavate asutuste andmete põhjal koostatakse koondaruandeid (sh saldoandmiku) konsolideeritud xxxxx.
2.5.1 Vajalik funktsionaalsus
- Aruannete konsolideerimine (konsolideerimisgruppi kuuluvate raamatupidamiskohustuslaste aruannete ühendamine nii, nagu oleks tegemist ühe raamatupidamiskohustuslasega).
- Saldoandmike konsolideerimine (konsolideeritud saldoandmik on Riigi raamatupidamise üldeeskirja mõistes saldoandmik, milles konsolideerimisgruppi kuuluvate üksuste omavahelisi varasid, kohustusi, netovara, tulusid ja kulusid kajastavad kontokombinatsioonide saldod on elimineeritud).
2.5.2 Valikuline funktsionaalsus
2.6 Müügireskontro
Müügireskontros loodud arved kanduvad automaatselt ka pearaamatusse – tulu/kulukontole ja kliendi reskontrokontole.
Müügiarveid koostatakse kehtiva töökorralduse kohaselt Xxxxx xxxxx ametiasutustes. Hallatavate asutuste müügiarved koostatakse vastavalt asutusele raamatupidamisteenust osutavas ametiasutuses.
Müügiarveid koostavad raamatupidajad ja vastutavad isikud.
2.6.1 Vajalik funktsionaalsus
- Nõuetekohaste (sh. Käibemaksuseaduse nõuetele vastavate) müügiarvete (sh. perioodi- ning ettemaksuarved) esitamine Tellija klientidele, sh. lapsevanematele (ca 10 000 müügiarvet korraga).
- Suutlikkus ja valmisolek esitada müügiarved vastavalt Eesti Pangaliidu e–arvete standardile.
- Periodiseerimine. Perioodiarveid esitatakse nii ettemaksuarvetena (N: spordikoolid) kui tagantjärele (N: lasteaiad).
- Arvete (sh e-arvete) säilitamine peab olema tagatud vastavuses Raamatupidamise seaduses kehtestatud nõuetele.
- Meeldetuletuskirjade saatmine arve tasumisega viivitajatele.
- Viivisearvestus, sh. arvestamise muutmise/peatamise võimalus.
- Saldokinnituskirjade esitamine.
2.6.2 Valikuline funktsionaalsus
- Nõuetekohaste müügiarvete koostamine ja esitamine teenust osutavates asutustes (sh hallatavates asutustes) kohapeal (praegu koostavad suurema osa müügiarveid neile esitatud andmete põhjal raamatupidajad).
- Kommunaalarvete esitamine rentnikele (sh. kommunaalkulude arvete jagamine).
2.7 Ostureskontro
Ostureskontrosse koonduvad andmed kõikide süsteemis olevate hankijate toimingute kohta. Ostureskontros sisestatud ostuarved, ettemaksed ja kreeditarved kanduvad automaatselt ka pearaamatusse – tulu/kulukontole ja hankija reskontrokontole. Hankijate arved võivad olla erinevates valuutades.
Tarnijatelt saabuvad arved e-arvetena, paberarvena posti xxxx xx PDF-failina.
2.7.1 Vajalik funktsionaalsus
- Ostuarvete maksmine ning maksekorralduste koostamine.
- Maksekorralduste automaatne eksport xxxxx.
- Kõigi tarnijatelt saabunud Eesti Pangaliidu e-arvete standardist lähtuvate arvete (nii siseriiklike kui välismaiste) vastuvõtmine e-arvetena.
- Arvete (sh e-arvete) säilitamine peab olema tagatud vastavuses Raamatupidamise seaduses kehtestatud nõuetele.
- Ostuarve topeltsisestuse kontroll.
- Periodiseerimine - ettemakstud tulevaste perioodide kulud.
- Sisendkäibemaksu proportsionaalne arvestus (Xxxxx xxxxx osutatavad teenused võivad olla nii maksustatav käive kui mittemaksustatav käive).
2.7.2 Valikuline funktsionaalsus
- Xxxx formaadis (sh. paberil) saabuvate arvete (nii siseriiklike kui välismaiste) digiteerimine ning menetlemine e-arvetena.
2.8 Tehingupartnerid
Tehingupartneri põhiandmed kontrollivad erinevaid tegevusi: kirjendite genereerimist, maksetähtaegade arvutamist ning vajadusel viivisarvete koostamist. Näiteks müügiarve koostamisel võetakse maksetähtaeg tehingupartneri andmetest, mida on võimalik vajadusel käsitsi muuta, ning ka reskontrokonto, kuhu võlg üles võetakse.
2.8.1 Vajalik funktsionaalsus
- Xxxx xxxxx asutused kasutavad ühtset tehingupartnerite (hankijate ja klientide) registrit.
Vajalikud andmeväljad kliendi põhiandmetes:
o Nimi
o Ettevõtte äriregistrikood / isikukood - kliendi koodiks
o Aadress
o Telefon, faks, e-post
o Tehingupartner vastavalt Riigi raamatupidamise üldeeskirjale
o Käibemaksukohustuslase number
o Maksega seotud informatsioon – pank, arveldusarve number, konto valdaja, alternatiivne maksesaaja, alternatiivne maksja, makse meetod
o Viitenumber, juhul kui antud arveldusarvele makstes on alati vaja kasutada kindlaks määratud viitenumbrit.
o Kliendiga seos, kui hankija on registreeritud ka kliendina ning on soov nende omavahelisi tehinguid tasaarveldada.
o Pangaandmed
o Vajadusel alternatiivne maksesaaja
o Reskontrokonto
o Maksetähtaeg
- Tehingupartnerite register peab toetama andmete sujuvat eksporti ja importi xxxxx, arvestades mh. xxxxxxx piiranguid väljade vormingule. Tehingupartneri nimi Äriregistris xx xxxxxx võivad olla erinevad.
- Olemasoleva partneri puhul on võimalik registrinumbrit muuta (näiteks valdade ühinemise tulemusena) viisil, et:
o tagatud on järjepidevus, st. järgnevust peab olema võimalik jälgida;
o raamatupidamise andmeid ei kirjutata uute andmetega tagantjärgi üle.
2.8.2 Valikuline funktsionaalsus
- Tehingupartnereid, kes esinevad ainult üks kord, on võimalik luua süsteemi kui
„ühekordne partner” välistamaks suure hulga tehingupartnerite põhiandmete loomist ühekordsete klientide korral.
2.9 Pank
2.9.1 Vajalik funktsionaalsus
- Automaatne andmevahetus pankadega:
o maksekorralduste (sh välismaksekorralduste) eksport finantsarvestussüsteemist xxxxx;
o laekumiste import pangast finantsarvestussüsteemi.
- Koondmaksekorraldused ISO-formaadis.
- Laekumiste puhul on vajalik, et raamatupidamissüsteemi jõuaks sisend INF3 täitmiseks (maksja identifitseerimine ja andmete edastamine raamatupidamisse).
2.9.2 Valikuline funktsionaalsus
- Reaalajas töötav pangaliides
2.10 Xxxxx
Xxxxx on NLV kasutusel üldjuhul xxxx sissemaksete kogumiseks. Väljamaksed kassasse kogutud rahaliste vahendite xxxxx on lubatud ekslike laekumiste tagastamiseks ja inkasseerimiseks xxxxx. Pangakontolt kassasse toodud rahaliste vahendite xxxxx on lubatud teha sotsiaaltoetuste väljamakseid.
2.10.1 Vajalik funktsionaalsus
- Sotsiaaltoetuste väljamaksmine kassast.
2.10.2 Valikuline funktsionaalsus
- Kassamüügi toetamine – POS lahendus või liidesed kasutusel olevate lahendustega, et tagada automaatne andmevahetus.
Kassamüük (sularaha või kaardimakse) toimub NLV järgmistel juhtudel:
o Allasutuste korraldatud ürituste piletimüük. Kasutusel on MS Accessil põhinev eritarkvara. Makse tegemisel fikseeritakse müüdud piletite ja abonementide numbrid.
o Allasutuste (spordikoolid, kultuurimaja) teenuste eest tasumine kohapeal sularahas või kaardiga.
o Raamatukogu arvestatavad viivised (teavikute tagastamise hilinemisel). Kasutusel on eritarkvara RIKS, millel on muuhulgas kassamoodul. Raamatupidamiskanded tehakse koondi alusel.
o Külastuskeskus - suveniiride müük ning teenuste osutamine. Kasutusel uniCenta POS.
- Vajalik on kviitungitel (ka varem väljastatud kviitungitel) tehtud vigade parandamine ning kviitungite dublikaatide väljastamine.
- Asutuste, millel ei ole vastavaid tehnilisi vahendeid ega kassapidajaid, xxxxx xxx peab arvet ja sisestab andmed raamatupidaja.
- Kassajäägi ülempiiri jälgimine (+alarm).
2.11 Personal xx xxxx
Xxxxx xxxxx ametiasutustes ja hallatavates asutustes töötab rohkem, kui 2 500 töötajat, neist 100 ajutise töölepinguga.
2.11.1 Vajalik funktsionaalsus
- Töötasu ja maksude arvestamine töötajatele tööle vormistamisel määratud töötasumäärade ja hilisemate töötasumuudatuste, xxxx xxxxx pädevuse piires määratud hüvede ja muude õigusaktide alusel ning tööaja tabelite põhjal.
- Töötasu ja maksude arvestamisel tuleb arvestada, et esineda võivad näiteks (loetelu ei ole ammendav) järgmised olukorrad:
o üks inimene võib töötada mitmes asutuses (N: kahes koolis või xxxxxx xx lasteaias);
o ühel inimesel võib olla mitu töölepingut ühe asutusega (kaks erinevat ametikohta);
o ühel inimesel võib olla mitu erinevat lepingut ühe asutusega (N: tööleping ja töövõtuleping);
o töötamine graafiku alusel (valvurid, külastuskeskuse töötajad). Kasutusel summeeritud tööaeg perioodi vältel (4 kuud).
- Kõik makstud töötasud kajastatakse ühel TSD vormil ühe tööandja koodiga.
- Töötaja töökoormuse määramine ja kajastamine TSD-l
- Töötasu ja arvestatud maksude kohta tõendi (palgakviitungi) esitamine tasu saajale tema nõudmisel kas paberkandjal või e-postiga. Palgakviitungit peab saama koostada töötajale valitud ajavahemiku kohta (kuu, mitu kuud, aasta). Palgakviitungeid peab saama vormistada iga töötaja kohta eraldi, mitme töötaja kohta ning ka asutuse kõigi töötajate kohta.
- Töötajate palgakaartide (kõiki töötajale arvestatud töötasu ja muude tasude ning arvestatud makse kajastav kaart) koostamine ja hoidmine.
- Palgaandmike koostamine. Palgaandmiku alusel toimub töötasu väljamaksmine. Peab olema võimalus vormistada palgaandmik valitud ajavahemiku (päev, kuu jne) kohta, eelarveallikate lõikes, projektide lõikes ning iga töötaja kohta eraldi (xx xxx töötaja kohta mitu palgaandmikku).
- Õigusaktidest, kohtu täitelehtedest ja arveldustest tööandjaga tulenevate kinnipidamiste ja juurdemaksete arvestamine (praegu kasutusel eraldi register kohtutäiturite nõuete kohta).
- Puhkusetasu arvestamine kinnitatud puhkuste ajakava ja/või asutuse xxxx kirjaliku korralduse alusel (sh. 6 kuu keskmise töötasu arvestamine).
- Sotsiaalmaksu minimaalkohustuse arvestamise automaatne kontroll.
- Välja makstud töötasu, kinni peetud ja makstud maksude ning muude maksete kohta tuleb pidada arvet asutuse, eelarve allikate, eelarve artiklite, projektide, ürituste lõikes.
- Puhkusekohustuse (puhkuse jääk, puhkuse aegumine) üle arve pidamine.
- Õppepuhkuste menetlemine.
- Haigusepäevade arvestus ning ajutise töövõimetuse hüvitise arvestamine ja maksmine haiguslehtede alusel
- Isikukaardi funktsionaalsus (personaliarvestus):
o Isikuandmed
o Töölepingu andmed
o Maha-arvamised
o Kinnipidamised
2.11.2 Valikuline funktsionaalsus
- Töötuskindlustusmakse kinnipidamise kohustuse ning pensionikindlustuse olemasolu automaatne jälgimine.
- Tööaja arvestuse lahendamine eraldi moodulina tarkvara koosseisus või andmete automaatne importimine. Kui pakutav lahendus ei sisalda vajalikku moodulit, siis on vajalik liidestus.
- Elektroonilised haiguslehed
- Ametiühingute liikmemaksude tasumise arvepidamine (7 ametiühingut). Praegu toimub abitarkvara abil. Peab olema võimalus saada aruannet ametiühingute kohta
eraldi, valitud ajavahemiku eest (kuu, aasta jne), valitud asutuse, üksuse, tegevusala, eelarve allika, eelarve artikli ja sihtprojekti lõikes ja töötajate lõikes.
2.12 Vara arvestus
NLV põhivara arvestuse põhimõtted on sätestatud Xxxxx xxxxx raamatupidamise sise- eeskirjas.
Materiaalse ja immateriaalse põhivara kapitaliseerimise alampiir on kuni 31.12.2010 soetatud vara korral 1917 eurot (xxxx käibemaksuta) ja alates 01.01.2011 soetatud vara korral 2000 eurot (xxxx käibemaksuta), välja arvatud xxxxx, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest.
Väheväärtuslik vara, mis xx xxxxx põhivara tunnustele, kantakse soetamisel kuluks, markeeritakse inventarinumbriga ja peetakse bilansivälist arvestust vastutajate viisi ning asukohtade järgi.
Väheväärtuslik vara kantakse maha, kui vajadus seda kasutada on kadunud, vara on muutunud kasutamiskõlbmatuks, hävinud või kadunud. Mahakandmiseks vormistatakse akt, millest nähtuvad varaobjektid inventarinumbrite viisi, kogused, hinnad ja maksumused ning mahakandmise põhjus. Akti põhjal eemaldatakse vara kasutusest ning lõpetatakse vara arvestus raamatupidamises ja varalise vastutaja juures.
2.12.1 Vajalik funktsionaalsus
- Põhivara soetamine, sh parendused
- Põhivara müük ja mahakandmine
- Põhivara objektide tähistamine erinevate tunnustega, xx xxxx kogumisse kuuluvuse tähistava tunnusega. Tulenevat NLV raamatupidamise sise-eeskirjast võib põhivara arvele xxxxx xx kogumina, aga ainult juhul, xxx xxxxx moodustab ühesuguse elueaga terviku (st ka sama amortisatsiooninormi). Xxx xxx xx xxxx xxxx komponentidel on erinevad kasutusead, võetakse komponendid raamatupidamises xxxxxx xxxxxx varadena, markeerides kogumisse kuuluvad objektid täiendava, kogumina komplekteerimist võimaldava tunnusega.
- Põhivara aruannete moodustamine vabalt valitud kuupäeva seisuga (N: audiitori xxxxxx).
- Kulumi ümberarvestus (N: soetusmaksumuse suurendamisel).
- Põhivara üle arve pidamine perioodide, kuupäevade, vastutavate isikute lõikes.
- Ka 0-väärtusega vara kajastamine raportitel
- Toetus olukorrale, kus investeeringud (põhivara) antakse üle ühelt ametilt teisele. (N: Põhivara parendamise kulud planeeritakse ALPA eelarvesse, tööd kajastatakse ALPA eelarves ning valmides antakse investeering KO LV korraldusega üle).
- Materiaalselt vastutava isiku määramine ning automaatne vahetamine kõikidele positsioonidele vastutava isiku vahetumisel.
2.12.2 Valikuline funktsionaalsus
- Väheväärtusliku vara bilansiväline arvestus vastutavate isikute ning vara asukohtade lõikes.
- Vöötkoodil põhinev põhivara arvepidamise ja inventeerimise süsteem.
2.13 Eelarvestamine
Narva linnas on hetkel kasutusel kassapõhine eelarvestamine, kuid alates 01.01.2017. on xxxxx xxx minna tekkepõhisele eelarvestamisele.
2.13.1 Vajalik funktsionaalsus
- Eelarve andmete sisestamine, aktsepteerimine, muutmine.
- Kassapõhine eelarvestamine ja eelarve täitmise jälgimine.
- Tekkepõhine eelarve täitmise jälgimine.
- Eelarve koostamine ning eelarve täitmise jälgimine:
o ametite ja osakondade (rahandusamet, kultuuriosakond, jne.) lõikes;
o allasutuste (sotsiaaltöökeskus, kool, lasteaed, jne.) lõikes;
o teenuste (sotsiaalteenused, jne.) lõikes.
- Eelarve allikate arvestamine nii riiklike klassifikaatorite kui kohalike klassifikaatorite järgi.
- Eelarvestamine ning eelarve täitmise jälgimine tuluallikate xxxxx.
- Projektide eelarve jälgimine muuhulgas allikate lõikes.
- Mugav eelarve täitmise jälgimine. Eeldefineeritud perioodilised aruanded. Iga asutuse juht peab sealjuures nägema oma asutuse eelarvet ning mitte teisi eelarveid.
2.13.2 Valikuline funktsionaalsus
- Eelarve koostamine või MS Excelis koostatud eelarve importimine.
- Pidev eelarve täitmise jälgimine. Aruannete parameetrite valimine.
Iga asutuse juht peab sealjuures nägema oma asutuse eelarvet ning mitte teisi eelarveid.
2.14 Muud moodulid
2.14.1 Kuludokumentide elektrooniline menetlemine
2.14.1.1Vajalik funktsionaalsus 2.14.1.2Valikuline funktsionaalsus
- Kuludokumentide paberil kinnitusringi asendamine elektroonilise kinnitusringiga (kas pakutava finantsarvestussüsteemi osana või e-arvete menetluse osana).
Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud kontrollija ning aktsepteeritud volitatud isiku poolt.
Ette on vaja näha võimalus, et kuludokumentide kinnitajaid on rohkem (näiteks ehitamise puhul).
Enne kuludokumendi raamatupidamises kirjendamist ja tasumisele andmist teostatakse seega vähemalt järgmised protseduurid:
o kontrollija kontrollib ja kinnitab, et kuludokument kajastab majandustehingut õigesti (sisu, kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad lepingule või tellimiskirjale), tehing on seaduspärane;
o eelarve vastutav täitja või muu volitatud isik kinnitab aktsepteerimisel kuludokumendi, kui kulutus on tehtud Tellija huvidest ja ökonoomsetest majandamise printsiipidest lähtuvalt ning on kooskõlas eelarvega.
2.14.2 Arveldused aruandvate isikutega
Aruandekohustuslik isik on NLV töötaja, kes:
- on lähetusse saadetud,
- teeb kulutusi NLV huvidest,
- avansina sai rahalised vahendid või
- on volitatud pangakaardi kasutama.
2.14.2.1Vajalik funktsionaalsus
- Tarkvara peab võimaldama hõlpsaid arveldusi aruandvate isikutega.
2.14.2.2Valikuline funktsionaalsus
2.14.3 Kohalikud xxxxxx
Xxxxxx on kehtestatud:
- Teede ja tänavate sulgemise maks
- Reklaamimaks
Reklaamimaksu arvestamiseks ning määramiseks on kasutusel eraldi rakendus (Datel Viru), mis on osaliselt dubleeritud MS Excelis.
2.14.3.1Vajalik funktsionaalsus 2.14.3.2Valikuline funktsionaalsus
- Viiviseid peab olema võimalik arvestada vastavalt määrusele ning viivise arvestust peab olema võimalik peatada (N: vabastamise puhul), samuti peab olema võimalik maksetähtaega pikendada.
- Maksulaekumise aruanne.
- Kohalike maksude tasumise tõendi koostamine.
2.14.4 Ladu
Ladu on kasutuses:
- Suveniiride müügi puhul (NLAÖA). Kasutusel uniCenta.
- Allasutuste (koolid, lasteaiad, hooldekodu, turvakodu) toitlustamisel. Kasutusel ANC Konsult.
2.14.4.1Vajalik funktsionaalsus 2.14.4.2Valikuline funktsionaalsus
- Liidestused kasutusel oleva laotarkvaraga - uniCenta, ANC Konsult
2.14.5 Aruandlus
2.14.5.1Vajalik funktsionaalsus
2.14.5.1.1Aruanded organisatsiooni siseseks kasutamiseks:
- Väljavõtted pearaamatust
- Väljavõtted päevaraamatust
- Käibeandmik (kontode käibed ja saldod)
- Kliendiandmik (käibed ja saldod klientide lõikes)
- Palgaleht
- Palgaandmik
- Raamatupidamise aastaaruanne, sh bilanss, tulemiaruanne, rahavoogude aruanne, netovara muutuste aruanne, NLV asutuste omavaheliste tehingute võrdlus.
- Xxxxxx xx xxxxxx xxxxxxx
- Eelarve täitmise igakuised aruanded kõikidele raamatupidajatele ning eelarve vastutavatele täitjatele või muudele vastutavatele isikutele, sh asutuste, allikate, tegevusalade, kululiikide lõikes.
- Finantseerimistegevuse eelarve (sh asutuste lõikes ning koondaruanne linna tasemel)
- Eelarve aruanne Rahandusministeeriumi poolt nõutavas vormis (sh asutuste lõikes ning koondaruanne linna tasemel)
2.14.5.1.2Aruanded MTA-le:
KMD
- NLV asutused on käibemaksukohustuslased. Kuna NLV kasutab xxxxx xx teenuseid nii maksustatava kui maksuvaba käibe tarbeks, arvatakse sisendkäibemaks arvestatud käibemaksust maha osaliselt. Sisendkäibemaksu osalisel mahaarvamisel kasutatakse proportsionaalse mahaarvamise meetodit. Tarkvara peab seda võimaldama.
TSD
- Tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni ning selle lisade igakuine esitamine MTA-le XML formaadis.
INF3
- Arvestada tuleb ettemaksuarvetega.
- Deklaratsiooni tuleb kanda isikud, kes on tegelikult kalendriaasta jooksul tasu maksnud, mitte need, kellele on arved väljastatud.
- Lasteaedade ja huvikoolide arvetel esineb kaht tüüpi teenuseid - neid, mille kohta tuleb esitada INF3, xx xxxx, mis deklaratsiooni ei lähe. Maksja tasub arve kogusummana ning juhtub ka, et xxxx xxxxx ei võrdu xxxxx xxxxx summaga.
- Üht arvet võib erinevates osades tasuda erinevad maksjad.
- Detsembrikuu arved tasutakse järgmisel kalendriaastal.
- Jooksval kalendriaastal võib olla tasutud eelmiste aastate teenuste võlg.
2.14.5.1.3Aruanded Rahandusministeeriumile:
- Saldoandmik
- Eelarve täitmise aruanne
- Aastaaruanne
2.14.5.1.4Sotsiaalvaldkonna aruanded
- S-Veebi esitatavad aruanded
- Aruanded Sotsiaalkindlustusametile
- Igakuine andmik "Riigieelarvest puhkusetasu ja keskmise töötasu hüvitise taotlemiseks.
2.14.5.1.5Aruanded Statistikaametile
- Aruannete moodustamine eStati laadimiseks sobivas formaadis
- Xxxx - igakuine.
- Xxxx, xxxx oktoobrikuu kohta - kord aastas.
- Töötasu struktuur – üks kord nelja aasta jooksul.
- Muud aruanded
2.14.5.2Valikuline funktsionaalsus
2.15 Liidesed
2.15.1 Liidesed kasutusel oleva abitarkvaraga 2.15.1.1Vajalik funktsionaalsus 2.15.1.2Valikuline funktsionaalsus
- Kassatarkvarad (vt. eestpoolt).
- Laotarkvara (ANC Konsult, uniCenta, vt. eestpoolt)
- Raamatukogu viiviste arvestamiseks kasutatav tarkvara.
- Haldusrikkumised / trahvide menetlemine
- MS Active Directory
o Kasutajakontod
o Puhkuseinfo kasutajakonto ajutiseks sulgemiseks
- Kohalike maksude kogumine (N: Datel Viru rakendus "Reklaamimaks", dubleeritud Excelis)
- Kui pakutavas lahenduses sisaldub xxxxxx moodul, ei ole liidestus vajalik
2.15.2 Liidesed väliste süsteemidega
2.15.2.1Vajalik funktsionaalsus
- Valmisolek liidesed e-arvete menetlemise võimaluse pakkujatega.
- MTA
o Andmevahetus xml-vormingus (TSD, KMD, INF deklaratsioonide esitamine).
- Pangad
o Laekumiste import
o Maksekorralduste eksport
o E-arvete import ja eksport
- Rahandusministeerium
o Saldoandmik
o Eelarve täitmise aruanne
- Statistikaamet - aruannete esitamine
2.15.2.2Valikuline funktsionaalsus
- STAR - toetuste väljamaksmise andmed, eelarve täitmine, aruanded (liides vajalik juhul, kui maksekorraldused ei liigu STARist otse xxxxx).
- Liidesed e-arvete menetlemise võimaluse pakkujatega.
- Liidestused pankadega reaalajas
- Riiklik eelarvete register
- Kohtutäiturite nõuded palga arestimiseks
- S-veeb
- Liidestumine olemasoleva või võimaliku uue DHSiga
III Nõuded arendus- ja hooldusetöödele
3.1 Hooldustöö regulaarsed tegevused ja töömaht
Hooldustöö on töö, mida osutatakse tarkvara garanteeritud omaduste säilitamiseks, taastamiseks, parandamiseks või parendamiseks, ja kasutajatoe teenus. Hooldustööde eesmärgiks on tagada tarnitud ja juurutatud tarkvara toimimine.
Hooldustöö mahtu kuulub finantsarvestussüsteemi õiguste andmine, seadistuste tegemine, regulaarne turvapaikade ja uuenduste laadimine, rakenduse optimeerimine, uute arenduste paigaldamine test- ja produktsioonikeskkonda, regulaarne turvalisuse auditeerimine, tekkivate vigade ja probleemide lahendamine.
Täitja on kohustatud rakendama maksimaalselt oma oskusi ja teavet, et tagada efektiivne hooldus ja kasutajatugi, reageerides probleemidele esimesel võimalusel.
Hooldustööde tegemisel tuleb süsteemis vigade esinemisel ja probleemide lahendamisel lähtuda järgnevatest põhimõtetest:
o Kriitiline viga
Finantsarvestussüsteem ei ole üldse kasutatav ja Tellija ei suuda xxxxx xxxx taastada, xxxx halvab kõiki seotud süsteeme.
Reageerimisaeg: 1h
Vea likvideerimise aeg: kuni 4h või Täitja informeerib hiljemalt 2-4h jooksul alates vea ilmnemisest või veateate saamisest Tellijat orienteeruvast vea kõrvaldamise tähtajast ning ligikaudsest ajakulust.
o Mittekriitiline viga
Finantsarvestussüsteemi kasutamisel esinevad xxxx, mis ei takista oluliselt Tellija igapäevaste tööde tegemist ja muud sellega seotud rakenduste kasutamist.
Reageerimisaeg: 8h
Vea likvideerimise aeg 8h või Täitja informeerib hiljemalt 8h jooksul alates vea ilmnemisest või veateate saamisest Tellijat orienteeruvast vea kõrvaldamise tähtajast ning ligikaudsest ajakulust.
o Muud hooldustööd
Näiteks finantsarvestussüsteemiga seotud päringute, muudatuste, seoste, vaadete tegemine, uuenduste laadimine, rakenduse ja seotud andmete ja andmebaasi optimeerimine
Reageerimisaeg: 16h
3.2 Arendustöö sisu ja töömaht
Arendustöö on töö, mida osutatakse installeeritud ja juurutatud tarkvara uue funktsionaalsuse loomiseks või olemasoleva funktsionaalsuse muutmiseks. Arendustööde eesmärgiks on tagada tarkvara kohandamine, lähtudes muutunud või täienenud vajadustest.
Arendustöö hulka kuulub:
• Tarkvara täiendavate arenduste analüüsimine, lahenduste disainimine, teostamine, testimine ja juurutamine vastavalt Xxxxxxx poolt kirjeldatud lähteülesandele; vastavates projektides osalemine ja vajadusel nende projektide juhtimine vastavalt Xxxxxxxxx sõlmitud kokkuleppele.
• Soovituste jagamine ja Tellija nõustamine lähteülesannete parimaks realiseerimiseks lähtuvalt Xxxxxxx huvidest,
• Kvalifitseeritud spetsialistide osaluse tagamine Tellija töökeskkondades ja arendusprotsessides (regulaarsed projektikoosolekud jms) vastavalt Tellija vajadustele ja kokkulepetele.
• Vajadusel Tarkvara liidestamine teiste Tellija hangitavate infosüsteemidega ning olemasolevate liidestuste muutmine vastavalt Tellija vajadustele ja kokkuleppele.
• Arenduste ja lahenduste dokumentatsiooni loomine, kasutusjuhendite kirjutamine ja täiustamine vastavalt Tellijaga kokkulepitud tingimustele.
• Koodimuudatuste dokumenteerimine ja haldus. Tellija nõudel koodimuudatuste dokumentatsiooni ja koodifailide esitamine.
Arendusööd täpsustatakse ja lepitakse iga xxxx xxxxxx kokku, sh töö sisu, töö maht, töö valmimise tähtaeg, maksumus, selle kohta sõlmitakse kokkulepe kirjalikus taasesitatavas vormis (sh e-post).
Täitja kohustub lepingu sõlmimisel tagama arendustööde mahu vähemalt kuni kuuesaja (600) töötunni ulatuses igal aastal lepinguperioodi jooksul. Arenduste ja töömahu prognoos lepitakse kirjalikult kokku igaks kuuekuuliseks perioodiks. Kui kokkulepet ei ole tehtud, siis kehtib kuuesaja (600) töötunni mahuprognoos. Hankijal ei ole kohustust tellida arendustöid maksimaalses eeldatavas mahus, arendustööde tellimine sõltub Tellija vajadustest.
3.3 Muud tingimused
Dokumendid ja organisatoorne informatsioon tuleb paigutada Tellija tarnekeskkonda. Selleks luuakse koostöös Tellijaga eraldi lahendus, mis sisaldab versioniseeritult vähemal allolevat informatsiooni:
o kontaktid,
o taustinfo dokumendid,
o lepingud,
o töökorralduslikud dokumendid,
o ajakohane juurutuskava,
o riskihaldus,
o valmimisel ja valminud töödokumendid ning muud tulemid, vigade ja probleemide haldus.
Arendustööde teostamine ei tohi takistada Tellija igapäevast tegevust olemasoleva tarkvaraga xxxx Tellija eelneva kirjaliku loata.
Riigihange „Üleminek uuele majandustarkvarale”
Xxxx 3
PAKKUMUSTE HINDAMISE KORD
1. Xxxxxxx hindab ja võrdleb kvalifitseeritud Pakkujate vastavaks tunnistatud pakkumusi.
2. Hankijal on õigus pakkumuste hindamisel komisjoni töösse kaasata eksperte.
3. Kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuste hindamisel kasutatakse majanduslikult kõige soodsama pakkumuse kindlaksmääramisel väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System) allpool toodud kriteeriumite alusel:
3.1. Pakutud lahenduse kasutusele võtmise maksumus ehk lepingu kogumaksumus (40 väärtuspunkti).
3.1.1.Tööde kogumaksumuse eest omistatakse pakkumusele punktid väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System) alusel.
3.1.2.Pakutud lahenduse kasutusele võtmise maksumuse arvutamisel võetakse arvesse kogu lepingu maksumus ehk Tellija kogukulu (total cost of ownership) lepinguperioodi jooksul. Selleks liidetakse eRHR maksumuse vormilt:
3.1.2.1. Majandusarvestussüsteemi installeerimise ja juurutamise maksumus;
3.1.2.2. Arendustööde eeldatav maksumus, mis leitakse eeldatava tundide arvu korrutamisel töötunni hinnaga;
3.1.2.3. Hooldustööde maksumus lepinguperioodi jooksul, mis leitakse hooldustööde aastase maksumuse korrutamisel 3ga (kolmega).
3.1.3.Lepingu kogumaksumuse väärtuspunktide määramisel saavutab maksimaalsed väärtuspunktid kõige odavama kogukuluga pakkumus. Teised pakkumused saavad 40-st võimalikust punktist sama suhtarvu võrra vähem punkte, mille võrra nende pakkumuse kogukulu on kõige odavamast pakkumusest kallim. Väärtuspunktid arvutatakse valemi järgi: “punktimäär” = “kõige odavam pakkumuse kogukulu” / “hinnatava pakkumuse kogukulu” ×40. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega.
3.2. Pakkumuse vastavus tehnilisele kirjeldusele ning hankija vajadustele (40 väärtuspunkti).
3.2.1.Pakkumuse vastavust tehnilisele kirjeldusele ja hankija vajadustele hindavad hankekomisjoni liikmed kollektiivselt. Rakendatakse väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System).
3.2.2.Pakkumuse vastavust tehnilisele kirjeldusele ning hankija vajadustele hindab hankekomisjon pakkuja poolt esitatud pakutava lahenduse kirjelduse põhjal. Hankekomisjon hindab pakutud lahendusi kollektiivselt, andes pakkumusele hindeks 9, 5 või 1 punkti järgnevalt:
3.2.2.1. 9 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tarnitava lahenduse kohta on esitatud selgelt struktureeritud ja sõnastatud kirjeldus, millest nähtub selgelt, et pakkumus sisaldab kõiki tehnilises kirjelduses toodud vajalikke funktsionaalsusi ning ka enamikku valikulisi funktsionaalsusi.
3.2.2.2. 5 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tarnitava lahenduse kohta on esitatud selgelt struktureeritud ja sõnastatud kirjeldus, millest nähtub, et pakkumus sisaldab kõiki tehnilises kirjelduses toodud vajalikke funktsionaalsusi, kuid ei sisalda tehnilises kirjelduses toodud valikulisi funktsionaalsusi ja/või
pakkumus sisaldab selliseid väiksemaid puudusi, mis ei võimalda pakkumust 9 punktiga hinnata;
3.2.2.3. 1 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tarnitav lahendus ei sisalda kõiki tehnilises kirjelduses toodud vajalikke funktsionaalsusi ja/või tarnitava lahenduse kohta ei ole esitatud piisavalt informatsiooni, et hinnata, kas pakkumus sisaldab kõiki tehnilises kirjelduses toodud vajalikke funktsionaalsusi.
3.2.3.Maksimaalsed 40 väärtuspunkti saab kõige täiuslikum (kõige rohkem punkte saanud) pakkumus. Teised saavad 40-st võimalikust punktist sama suhtarvu võrra vähem punkte, mille võrra nende pakkumustele antud punktisumma oli kõige täiuslikumast pakkumusest xxxxxxx. Väärtuspunktid arvutatakse valemi järgi: “punktimäär” = “hinnatava tööde kirjelduse punktisumma” / “kõige täiuslikuma tööde kirjelduse punktisumma” × 40. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega.
3.3. Pakutud lahenduse tarnimise ja juurutamise ajakava (juurutuskava) realistlikkus ning täielikkus (10 väärtuspunkti).
3.3.1.Juurutuskava hindab hankekomisjon pakkuja poolt esitatud detailse juurutuskava põhjal. Rakendatakse väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System). Juurutuskava hindavad hankekomisjoni liikmed kollektiivselt, andes pakkumusele hindeks 9, 5 või 1 punkti järgnevalt:
3.3.1.1. 9 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tööde ajakava on detailne, sisaldab kõiki tarkvara juurutamiseks vajalikke tegevusi, tööde teostamiseks arvestatud ajamaht on optimaalne ning ajakava on teostatav;
3.3.1.2. 5 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tööde ajakava on xxxxxx, kuid olulisemad tegevused on välja toodud ja/või tööde teostamiseks arvestatud ajamahtu on kohati alahinnatud ja/või tööde ajakava on väiksemate muudatustega teostatav ja/või pakutud tööde ajakava sisaldab väiksemaid puudusi, mis ei võimalda tööde ajakava punktiga 9 hinnata;
3.3.1.3. 1 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui tööde ajakava on liiga xxxxxx xx/või olulisemaid tegevusi ei ole välja toodud ja/või tööde teostamiseks arvestatud ajamahtu on oluliselt alahinnatud ja/või tööde ajakava on suuremate muudatustega teostatav ja/või pakutud tööde ajakava sisaldab suuremaid puudusi, mis ei võimalda tööde ajakava 5 punktiga hinnata;
3.3.2. Maksimaalsed 10 väärtuspunkti saab juurutuskava eest kõige rohkem punkte saanud pakkumus. Teised saavad 10-st võimalikust punktist sama suhtarvu võrra vähem punkte, mille võrra nende pakkumustele antud punktisumma oli kõige täiuslikumast pakkumusest xxxxxxx. Väärtuspunktid arvutatakse valemi järgi: “punktimäär” = “hinnatava pakkumuse ajakava ja eelarve punktisumma” / “kõige täiuslikuma pakkumuse ajakava ja eelarve punktisumma” × 10. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega.
3.4. Pakutud lahenduse jätkusuutlikkus (10 väärtuspunkti)
3.4.1.Pakutava lahenduse jätkusuutlikkust hindab hankekomisjon pakkuja poolt pakkumuses esitatud informatsiooni põhjal. Rakendatakse väärtuspunktide süsteemi (Merit Point System). Hankekomisjoni hindab pakutud lahendusi kollektiivselt, andes pakkumusele hindeks 9, 5 või 1 punkti järgnevalt:
3.4.1.1. 9 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui pakutavat tarkvara kasutab pakkumuse esitamise ajal vähemalt 3 hankijaga võrreldava suurusega klienti ning
kui tarkvara ning tuge sellele pakub vähemalt kaks üksteisest sõltumatut ettevõtet;
3.4.1.2. 5 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui pakutavat tarkvara kasutab vähemalt 3 hankijaga võrreldava suurusega klienti, kuid tarkvara ning tuge sellele pakub xxxx üks ettevõte;
3.4.1.3. 1 punkti saab pakkumus hindeks juhul, kui pakutavat tarkvara kasutab vähem kui 3 hankijaga võrreldava suurusega klienti, tuge sellele pakub ettevõte, mille meeskonnas on alla 5 inimese, või ei sisalda pakkumus jätkusuutlikkuse hindamiseks piisavalt informatsiooni.
3.4.2. Maksimaalsed 10 väärtuspunkti saab jätkusuutlikkuse eest kõige rohkem punkte saanud pakkumus. Teised saavad 10-st võimalikust punktist sama suhtarvu võrra vähem punkte, mille võrra nende pakkumustele antud punktisumma oli kõige täiuslikumast pakkumusest xxxxxxx. Väärtuspunktid arvutatakse valemi järgi: “punktimäär” = “pakutud lahenduse jätkusuutlikkuse punktisumma” / “kõige täiuslikuma pakkumuse jätkusuutlikkuse punktisumma” × 10. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega.
4. Erinevate kriteeriumite alusel saadud väärtuspunktid liidetakse kokku ja saadakse pakkumust iseloomustav väärtuspunktide summa. Maksimaalne väärtuspunktide summa on 100. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega.
5. Eduka pakkuja väljaselgitamise edasine protseduur on toodud hankedokumendi peatükis 9
„Pakkumuste hindamine“.