RAHAPESU ANDMEBÜROO RIIGIHANGETE KORRALDAMISE JA LEPINGUTE SÕLMIMISE KORD
Rahapesu Andmebüroo xxxx käskkirja
„Rahapesu Andmebüroo riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra kinnitamine“ xxxx
RAHAPESU ANDMEBÜROO RIIGIHANGETE KORRALDAMISE JA LEPINGUTE SÕLMIMISE KORD
1. Üldsätted
1.1. Rahapesu Andmebüroo (RAB) riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise tingimusi xx xxxxx (edaspidi kord) käsitletakse riigihangete seaduse (RHS) mõttes RAB-i hankekorrana.
1.2. RAB arvestab riigihangete planeerimisel ja korraldamisel võimalusel sotsiaalsete kaalutluste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega.
1.3. RAB lähtub asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel ning muude RHS kohaselt riigihankeks kvalifitseeruvate menetluste puhul RHS-st, muudest õigusaktidest ja korrast.
1.4. RAB-ga sõlmitud kokkuleppe alusel korraldab Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK) riigihangete osakond (edaspidi hankeüksus) RAB-i riigihankeid, mis nõuavad RHS kohaselt toiminguid riigihangete registris.
1.5. Hankeüksus võib RAB-i taotlusel ja hankeüksuse xxxx nõusolekul korraldada xx xxxx
riigihankeid.
1.6. Hankeüksus nõustab vajadusel RAB-i ka muudes riigihangetega seotud küsimustes.
1.7. Hankeüksus ei korralda riigihankeid info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonnas, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija.
1.8. RHS kohaselt nõuavad toiminguid riigihangete registris järgmised riigihanked:
1.8.1. Asjade ostmine ja teenuste tellimine eeldatava maksumuse ga alates 30 000 eurost xxxx käibemaksuta;
1.8.2. Eriteenuste tellimine ja ideekonkursi korraldamine eeldatava maksumuse ga alates 60 000 eurost xxxx käibemaksuta;
1.8.3. Ehitustööde tellimine, teenuste kontsessioonilepingu sõlmimine, kaitse- ja julgeolekuvaldkonna asjade ostmine või teenuste tellimine, välja arvatud lihtsustatud korras tellitavad teenused, eeldatava maksumusega alates 60 000 eurost xxxx käibemaksuta;
1.8.4. Sotsiaalteenuste tellimine, sh sotsiaalteenuste kontsessioonilepingut e
sõlmimine, kaitse- ja julgeolekuvaldkonna ehitustööde tellimine ning kaitse- ja julgeolekuvaldkonna lihtsustatud korras tellitavate teenuste tellimine eeldatava maksumusega alates 300 000 eurost xxxx käibemaksuta.
1.9. RAB korraldab iseseisvalt riigihankeid:
1.9.1. mille eeldatav maksumus on alla 30 000 euro xxxx käibemaksuta (edaspidi väikeost);
1.9.2. muid hankeid lähtuvalt RAB-i vajadustest.
2. Mõisted
2.1. Hankeüksus – Xxxxx Xxxxxxxxxxxx Keskus (edaspidi RTK) on valitsusasutuste ja nende hallatavate riigiasutuste riigihangete korraldamisel vabatahtlik keskne hankija.
2.2. Lähteülesanne – sisendi esitaja poolt hankeüksusele esitatav sisend riigiha nke korraldamiseks.
2.3. Teenistuja – RAB-ga töö- või teenistussuhtes olev töötaja või ametnik või hankeüksuse töötaja.
2.4. Väikeost – asjade ostmine, teenuste tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris.
3. Väikeostu korraldamine ja lepingute sõlmimine
3.1. RAB-i teenistujad korraldavad oma vastutusvaldkonna piires väikeostu menetluse ja lepingute nõuetekohase sõlmimise.
3.2. Väikeostude puhul on vastutavaks teenistujaks RAB-i xxxx käskkirjaga määratud teenistuja(d) või RAB-i volikirjaga volitatud teenistuja(d), kellele on antud ülesandeks asja ostmine, teenuse, ideelahenduse või ehitustöö tellimine.
3.3. Enne väikeostu korraldamist peab vastutav teenistuja veenduma eelarvevahend ite olemasolus.
3.4. Väikeostu vajadus kooskõlastatakse enne väikeostu korraldamist üldosakonnajuhi ga kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
3.5. Väikeostude teostamisel peab lähtuma põhimõttest, et samalaadsete asjade ja teenuste kogumaksumus eelarveaasta või sõlmitud/sõlmitava raamlepingu või hankelepingu perioodi jooksul ei ületa lihthanke piirmäära. Vastutav isik vastutab lepingu täitmise l väikeostude piirmäärade järgimise eest.
3.6. Väikeostude, mille eeldatav maksumus on alla 5000 euro xxxx käibemaksuta :
3.6.1. tagatakse rahaliste vahendite säästlik ja otstarbekas kasutamine, st et väikeostu korraldamisel kaasneks võimalikult väike halduskoormus ning xxx- xx rahakulu;
3.6.2. põhjendus pakkumuse valiku kohta tuleb lisada arvete keskkonda ning sellega loetakse RHS kohane riigihangete korraldamise üldpõhimõtete järgimis e kohustus täidetuks.
3.7. Väikeostude, mille eeldatav maksumus on alates 5000 eurost xxxx käibemaksuta, läbiviimisel peavad teenistujad lähtuma järgmistest nõuetest:
3.7.1. tuleb ära kasutada olemasolevat konkurentsi ja tagada rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine;
3.7.2. võrreldakse soovitud asja või teenuse kohta avalikult kättesaadavat infot (sh hinnakirja) või koostatakse soovitud asja või teenuse tehniline kirjeldus, et tagada võrreldavate pakkumuste saamine ja määratakse eduka pakkumuse valimise kriteeriumid;
3.7.3. võrreldavaid pakkumusi küsitakse konkurentsi olemasolul võimalusel vähemalt
3 pakkujalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või võrreldakse võimalusel vähemalt kolme pakkuja avalikult kättesaadavat infot;
3.7.4. koostatakse pakkumuse esitamise ettepanek, mis peab sisaldama vähemalt järgmist informatsiooni: ostetava kauba või teenuse (tehnilist)kirjeldust, et tagada ühesugustel alustel pakkumuste küsimine ja tagada pakkumuste võrreldavuse, ning pakkumuste esitamise mõistlik tähtaeg lähtuvalt hangitavas t asjast või teenusest, samuti lepingu olulised tingimused või lisatakse lepingu eelprojekt; lepingu täitmise tähtaega; eduka pakkumuse valimise kriteeriumid;
3.7.5. pakkumused peavad olema küsitud ja esitatud vähemalt kirjalikku taasesitamis t võimaldavas vormis;
3.7.6. pakkumuse esitamise ettepanek ning pakkumused ning pakkujatega toimunud kirjavahetus peab olema registreeritud dokumendihaldussüsteemis ning seotud lepinguga;
3.7.7. väikeostu dokument koos laekunud pakkumustega edastatakse üldosakonnajuhile eduka pakkumuse valimise kooskõlastamiseks, kui pakkumusi oli vähem xxx xxxx, tuleb lisada põhjendus pakkumuste vähesuse kohta.
3.8. Väikeostu menetluse võib läbi viia võrdlevaid pakkumusi küsimata, kui:
3.8.1. väikeostu eset arvestades ei oleks see proportsionaalne või otstarbekas;
3.8.2. tegemist on ettenägematute sündmuste tagajärjel (näiteks oht varale, isikule vms) tekkinud ostuvajadusega, mille puhul ei ole võimalik ajalisest faktorist tulenevalt võrdlevaid pakkumusi küsida või;
3.8.3. ostetakse asju väga lühikese aja jooksul pakutud eriti soodsa võimalust ära kasutades tavalisest turuhinnast oluliselt madalama hinnaga või
3.8.4. kui tellimuse saab teha ainult ühelt pakkujalt.
3.9. Teenistuja koostab kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis põhjenduse võrdlevate pakkumuste küsimata jätmise xxxxx xx kooskõlastab selle enne pakkumuse küsimist üldosakonnajuhiga.
3.10. Lepingute sõlmimise kord kehtestatakse kõikidele RAB-i poolt sõlmitava te le lepingutele.
3.11. Lepingu, mille eeldatav maksumus koos käibemaksuga on võrdne või ületab 5000 eurot xxxx käibemaksuta, sõlmimise korral kontrollitakse enne pakkumuse esitamise ettepaneku tegemist ettevõttel maksuvõlgade puudumist Maksu- ja Tolliameti avalike andmete alusel1. Pakkumuse esitamise ettepanekut ei esitata isikule, kellel on kontrollimise hetkel maksuvõlg ning kes ei xxx xxxx kooskõlas RHSi § 95 lg-ga 6 xxxxxxx xxxxx antud tähtaja jooksul tasunud või ajatanud.
3.12. Lepingud, mille eeldatav maksumus on alates 5000 eurost xxxx käibemaksuta, sõlmitakse kirjalikult.
3.13. Lepingu maksumusest olenemata peavad kirjalikus vormis olema:
3.13.1. füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud;
3.13.2. autoriõigusi kajastavad lepingud;
3.13.3. rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud;
3.13.4. asutuste vahel sõlmitavad kokkulepped;
3.13.5. lepingud, mille puhul on oluline saladuse hoidmise kohustuse või õiguskaitsevahendite kokkuleppimine.
3.14. Lepingute sõlmimise korraldamisel lähtuvad RAB-i teenistujad RHS §-s 3 sätestatud
üldpõhimõtetest sõltumata lepingu eeldatavast maksumusest.
3.15. Lepingu projekt kooskõlastatakse dokumendihaldussüsteemis alati kulujuhiga eelarve- ja kulujuhtimise korra mõistes. Vajadusel konsulteerib lepingu sõlmimise korraldamise eest vastutav teenistuja RAB-i juristiga lepingu projekti koostamiseks.
3.16. Lepingute ja asutuste vaheliste kokkulepete sõlmimise õigus on RAB-i xxxxx.
3.17. Lepingu sõlmimise korraldamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tagama, et enne lepingu sõlmimist ei alustata lepingust tulenevate kohustuste täitmist.
1 xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx/xxxxxx/xxxxxxx
3.18. Lepingu täitmise eest vastutav teenistuja on kohustatud kontrollima lepingu nõuetekohast täitmist, muuhulgas tähtaegadest kinnipidamist, üle antud asjade, osutatud teenuste vastavust kokku lepitud xxxxxx xx kvaliteed ile.
3.19. Juhul kui lepingut ei täideta nõuetekohaselt, on lepingu täitmise eest vastutav teenistuja kohustatud teavitama üldosakonnajuhti ja konsulteerima RAB-i juristiga lepingu mittenõuetekohase täitmise ja nõude esitamise osas ning võimalusel esitama viivitamata teisele poolele nõude. Nõue esitatakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
3.20. Lihthanke raames sõlmitavate lepingute korral teavitab pärast lepingu sõlmimist lepingu sõlmimise eest vastutav teenistuja viivitamata, kuid mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul, teisi pakkujaid lepingu sõlmimisest.
3.21. Lepingu muutmisele kohaldatakse käesolevas korras toodud lepingu sõlmimise regulatsiooni, arvestades riigihangete seadusest tulenevaid piiranguid.
4. Riigihangete planeerimine ja hankeplaani kinnitamine
4.1. RAB-i ühe kalendriaasta hankeplaani vajadused fikseeritakse hankeüksuse koostatavas hankeplaanis.
4.2. Hankeüksus esitab hiljemalt 31. oktoobriks RAB-le järelepärimise järgmise aasta hankeplaani sisendi saamiseks. RAB esitab vormikohase hankeplaani sisendi, mis peab kajastama kõiki vajadusi riigihangeteks, mille eeldatav maksumus on alates
30 000 eurost xxxx käibemaksuta. Juhul kui RAB soovib hankeüksuselt taotleda madalama eeldatava maksumusega riigihanke korraldamist, esitab RAB taotletava riigihanke kohta andmed hankeplaani sisendis.
4.3. Riigihanke vajaduse eeldatava maksumuse määramisel tuleb lisaks riigihange te seaduses sätestatule arvestada järgmisi põhimõtteid:
4.3.1. ühe kalendriaasta jooksul samale riigihanke objektile korraldatavad riigihank ed ja sõlmitavad lepingud tuleb võimalusel arvestada üheks riigihankeks ja maksumused summeerida;
4.3.2. kui riigihanke objekti hooldust ja tarvikuid on võimalik hankida xxxx xxxxx
pakkujalt, arvestatakse riigihanke eeldatava maksumuse xxxxx xx hoolduse ja tarvikute eeldatav kulu;
4.3.3. asja ostmisega kaasneva väljaõppe kulu arvestatakse riigihanke eeldatava maksumuse sisse.
4.4. Hankeplaani kantakse hankeüksuse poolt korraldatavad riigihanked, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris.
4.5. Hankeplaanis kajastatakse planeeritava riigihanke kohta vähemalt riigihanke objekt,
riigihanke eest vastutav teenistuja, lähteülesande hankeüksusele esitamise tähtpäev või tähtaeg, lepingu sõlmimise eeldatav tähtpäev või tähtaeg.
4.6. Hankeplaani sisendi koondab RAB-is üldosakonna juht ning edastab selle hankeüksusele kokkulepitud tähtajaks.
4.7. Enne hankeplaani kinnitamist saadab hankeüksus hankeplaani RAB- le kooskõlastamiseks riigihanke eest vastutava teenistuja poolt antud sisendi ulatuses andes kooskõlastamise tähtajaks vähemalt 10 kalendripäeva. Hankeplaan kooskõlastatakse RAB-i juhiga.
4.8. Jooksva aasta hankeplaani kinnitab RTK juhataja RTK hankekorras sätestatud tähtajaks/tähtpäevaks. Kinnitatud hankeplaan edastatakse RAB-le ja avaldatakse RAB- i veebilehel.
4.9. Hankeplaanis kajastamata riigihanke korraldamiseks esitab riigihanke eest vastutav teenistuja taotluse hankeüksuse juhile. Taotlus kooskõlastatakse RAB-i juhiga. Täiendava riigihanke korraldamise otsustamine toimub RAB-i ja hankeüksuse xxxx koostöös. Hankeplaanis kajastatud riigihanke vajaduse muutumisest teavitab riigiha nke eest vastutav teenistuja hankeüksuse juhti.
5. Riigihangete korraldamine hankeüksuse xxxxx xx hankeleping
5.1. Hankeüksus korraldab RAB-le kõik hankeplaani kohased riigihanked ja täiendavalt korraldada otsustatud riigihanked.
5.2. Xxxxxxxxxx eest vastutav teenistuja edastab korraldatava riigihanke vormikoha se lähteülesande hankeüksusele hankeplaanis sätestatud tähtajaks. Xxxxxxxxxx eest vastutav teenistuja vastutab lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest, sh teostatud turuülevaate õigsuse eest ning rahaliste vahendite olemasolu eest.
5.3. Xxxxxxxxxx eest vastutav teenistuja teeb hankeüksusega koostööd xxxxx korraldamise nimel, lähtudes RAB-i ja RTK vahelisest riigihangete korraldamise toimemudelist.
5.4. Hankeüksuses määratakse riigihanke läbiviimise eest vastutav teenistuja vastavalt RTK hankekorrale.
5.5. Riigihanke menetluse alustamise aluseks riigihangete registris on riigiha nke alusdokumentide ja vajadusel hankelepingu projekti sobivuse kinnitamine üldosakonna xxxx xxxxx kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Enne vastava kinnituse saatmist kooskõlastatakse riigihanke alusdokumendid vähemalt riigihanke eest vastutava teenistuja ja üldosakonna juhiga. Riigihanke alusdokumentide juurde lisatakse dokumendihaldussüsteemis kommentaar, milles märgitakse riigihanke objekt, eeldatav maksumus, hindamiskriteeriumid ning kas riigihange on hankeplaani kohane või täiendavalt korraldada otsustatud.
5.6. Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkujaga sõlmib hankelepingu RAB. Riigihanke tingimuste kohase hankelepingu sõlmimise korraldab riigihanke eest vastutav teenistuja. Hankelepingu sõlmimisel lähtutakse käesoleva korra punktis 3 sätestatud lepingu sõlmimise korrast.
5.7. Dokumendihaldussüsteemis lisatakse hankelepingu juurde muuhulgas hankeüksuse poolt esitatud memo menetlusprotsessi kohta, parim pakkumus ning muu oluline informatsioon või dokumentatsioon, mis on vajalik lepingu nõuetekohaseks sõlmimiseks ja täitmiseks.
5.8. Riigihanke tulemusena sõlmitava siduva rahalise kohustuseta raamlepingu sõlmimise õigus RAB nimel on RTK juhatajal ning raamlepingu täitmise eest vastutavaks teenistujaks on hankeüksuses määratud hankeüksuse teenistuja.
5.9. Hankelepingu sõlmimise kohta esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja vormikohase xxxxx riigihanke läbiviimise eest vastutavale teenistujale 5 tööpäeva jooksul hankelepingu sõlmimisest arvates.
5.10. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu kohta esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja vormikohase xxxxx riigihanke läbiviimise eest vastutavale teenistujale 5 tööpäeva jooksul pärast iga 12 kuu möödumist raamlepingu sõlmimisest arvates.
5.11. Hankelepingu muutmise vajaduse tekkimisel kooskõlastab lepingu täitmise eest vastutav teenistuja hankelepingu muutmise hankeüksusega enne muudatuse tegemist.
5.12. Hankelepingu lõppemise kohta esitab lepingu täitmise eest vastutav teenistuja vormikohase xxxxx hankeüksusele 5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates.
6. Erandid (RHS § 11)
6.1. RHSi §-s 11 nimetatud erandite esinemise korral (v.a õigusteenuse tellimine ja töölepingu sõlmimine) otsustab xxxxx läbiviimise RAB-i taasesitamist võimalda vas vormis (memo), juhul kui lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta võrdub või ületab 30 000 eurot. Memos nimetatakse ära riigihanke eest vastutav isik (korraldab lepingu eseme kirjelduse koostamise, lepingu projekti ettevalmistamise ja kooskõlastamise, lepingu täitmise kontrollimise) ja komisjoni koosseis (vastutab pakkumuse vastavaks ja edukaks tunnistamise eest). Otsused kinnitab RAB-i juht lepingu allkirjastamisega.
7. Huvide konflikti ja korruptsioonivastased meetmed ning teenistuja teavitamiskohustus
7.1. Korruptsioonivastasest seadusest, korruptsioonivastaste meetmete korrast ja RAB- i sisekorraeeskirjast tulenevad toimingupiirangud kohalduvad muuhulgas lepingu sõlmimist korraldavale teenistujale, üldosakonna juhile, riigihanke eest vastutava le teenistujale, riigihanke hindamiskomisjoni liikmele ja lepingu täitmise eest vastutavale isikule.
7.2. Riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse ei tohi olla kaasatud isik, kellel võib esineda konkreetses xxxxxx huvide konflikt või xxxxx puhul tekib kahtlus tema erapooletuses. Huvide konflikt on olukord, kui nimetatud isiku puhul esinevad asjaolud, mis võivad mõjutada tema erapooletust või sõltumatust, kellel võib esineda finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid riigihanke tulemuse mõjutamiseks. Samuti ei tohi selline isik olla hankelepingu ettevalmistaj aks, kooskõlastajaks, allkirjastajaks ega täitmise eest vastutavaks isikuks. Xxxxxx teenistuja peab sellise asjaolu ilmnemisel hoiduma konkreetse riigihankega seotud edaspidisest tegevusest ning teavitama taandamisest enda vahetut juhti, kes määrab ülesanne te täitmiseks teise teenistuja.
7.3. Korra punktis 6.2. nimetatud erapooletust ja sõltumatust kahjustava huvide konflikti esinemist eeldatakse muuhulgas juhul, kui riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isik on selles osaleva ettevõtja või tema seadusliku esindajaga seotud isik korruptsioonivastase seaduse § 7 mõistes.
7.4. Hankeüksuse nõudmisel esitavad xxxxx korraldamisega seotud RAB-i teenistujad allkirjastatud kinnituse huvide konflikti puudumise kohta.
8. Dokumentide säilitamine
8.1. Vastutav isik edastab kõik asjaomase riigihanke läbiviimise käigus loodud ja koostatud dokumendid kuni hankelepingu sõlmimiseni (k.a leping) dokumendihaldussüstee mis registreerimiseks, v.a dokumendid, mis on loodud, saadud ja edastatud riigihange te registris.
8.2. Dokumendihaldussüsteemis luuakse või registreeritakse xxxxx alusdokume ndid kooskõlastamiseks RAB-i juhile otsustamiseks, vaidlustuse korral ka vaidlustuse ga seotud dokumendid ja muud asjassepuutuvad dokumendid.
9. Rakendussätted
9.1. Xxxxx asjakohasena hoidmise ning uuendamise eest vastutab üldosakonna juhtaja või tema poolt määratud teenistuja.