Asendussuunised: GGL_ZSB Recht_20130409 Ulatus:

Vastavuskontrollisüsteem (Compliance Management System, CMS)	CMS on süsteem, mis ühendab kõik vastavusega seotud tegevused (nt põhimõtted, koolitused, vastavusprotsessid jne) PHOENIX group’is.
Vastavuskorralduse käsiraamat	Kontserni vastavusosakond teeb vastavuskorralduse käsiraamatu kättesaadavaks kõikidele kohalikele vastavusjuhtidele. See sisaldab kõiki juhendeid, protsesse, soovituslike tegevusi ja muud, mis on seotud PHOENIX group’i CMS-i rakendamisega.
Kohalik vastavuskomisjon (Local Compliance Committee, LCC)	Riigi või piirkonna tasandil tegutsev kohalik vastavuskomisjon, mis teostab järelevalvet jälgimise, ülevaatuse, kontrollimise ja eskaleerimisega seotud tööülesannete üle. (Vaata täpsemalt vastavuspõhimõtetest.)
Kohalik vastavusjuht (Local Compliance Manager, LCM)	Üksikisik, kes vastutab oma ettevõttes/ettevõtetes CMS-i rakendamise eest – kontserni vastavusosakonna juhiste järgi – ning kes on kättesaadav kohaliku kontaktpunktina kõikide vastavusega seotud küsimuste jaoks. Iga PHOENIX group’i üksuse jaoks on nimetatud oma LCM. (Vaata täpsemalt vastavuspõhimõtetest.)
Töötaja	Üksikisik, kes töötab PHOENIX group’is.
PHOENIX group (või lihtsalt PHOENIX)	Koosneb kõigist äriühingutest, milles PHOENIX Pharma SE-l või xxxxx xxxxx tütarettevõtjal on enamusosalus või mis on otseselt või kaudselt valdusettevõtte või selle tütarettevõtjate kontrolli all.
SOP	Standardne töökord (Standard Operating Procedure). Käesolevad põhimõtted sisaldavad mitmeid viiteid täiendavatele SOP-dele, mida iga PHOENIX group’i töötaja peab järgima. Kõikide vastavusjuhiste ja SOP-dega on võimalik tutvuda COIN-i kaudu.

Vaata vastavus-

põhimõtteid ja punkti 11

Põhimõtted ja reeglid

I Xxxxxx teave

Käesolevad põhimõtted ja nendega seotud SOP-d reguleerivad kõike, mis on seotud (võimaliku) korruptsiooniga ja korruptsiooniga võitlemiseks võetud meetmetega PHOENIX group’is CMS-i kontekstis.

Korruptsioon on keelatud. See pole tühine õigusrikkumine – korruptsioon ei ole kunagi tingimuseks ärisuhete algatamiseks või äri ajamiseks. Korruptsioon on tõsine kuritegevuse xxxx xx seetõttu ei tohi töötajad xxxxx osa korruptiivsest tegevusest. Sellest põhimõttest tuleb alati kinni pidada.

Vastavuspõhimõtete eeskirjad xx xxxxx käesolevaid põhimõtteid. Neid tuleb tervikuna järgida ja praktikas kasutada. Kui teil on korruptsiooni ennetamise või muu käesolevates põhimõtetes käsitletu kohta mingeid küsimusi, siis võtke ühendust oma LCM-i või kontserni vastavusosakonnaga.

II Eeskirjad ‌

Töötajad ei või anda ega xxxxx altkäemaksu. Töötajad ei või altkäemaksu eesmärgil palgata vahendajaid (agente, konsultante või muid vahendajaid jne).

Igasugune altkäemaks, pistis või muu kohatu maksmisviis on keelatud, sama kehtib ka materiaalsete või mittemateriaalsete hüvede vastuvõtmise või andmise kohta.

PHOENIX ei tee vahet, kas altkäemaks puudutab riigiametnikke või erasektoris tegutsevaid üksikisikuid.

1. Altkäemaks

Mõiste

Kõikidel töötajatel, kolmandatel isikutel, esindajatel ja töövõtjatel on keelatud:

a) anda, pakkuda või lubada makseid, kingitusi, kutseid või muid hüvesid, mille vastu oodatakse või loodetakse saada ebaseaduslik eelis, või maksta ükskõik millisele isikule, kes on sellise eelise juba andnud või nõustunud sellist eelist andma;

b) xxxxx vastu makseid, kingitusi, kutseid või muid hüvesid, mille pakkumise puhul on teada või võib kahtlustada, et teine pool ootab vastutasuna teatavat ebaseaduslikku hüve;

c) pakkuda või xxxxx vastu makseid, kingitusi, kutseid või muid hüvesid kolmandate isikute (vahendajate) kaudu viisil, mis on välistatud punktide (a) ja (b) alusel;

d) Teha toiminguid või tehinguid, mis rikuvad käesolevaid põhimõtteid või kohaldatavaid korruptsioonivastaseid õigusakte.

Üldiselt mõistetakse korruptsiooni all ametikoha kontekstis omandatud võimu kuritarvitamist isikliku kasu saamiseks või kolmanda isiku, näiteks tööandja kasuks.

See hõlmab lisatasuna hüvede andmist, pakkumist, lubamist, vastuvõtmist või palumist eesmärgiga mõjutada üksikisikuid, et saavutada või säilitada teatav majanduslik eelis.

Siin mõistetakse hüvena igasugust tegevust, mis parandab saaja materiaalset või mittemateriaalset olukorda ja milleks xxxx ei ole õiguslikku nõuet.

Pistis viitab peidetud tasude näol tehtud maksetele, näiteks kui varem palgatud konsultant kannab töötaja arvele tagasi osa ülepaisutatud konsultatsioonitasust. Sedalaadi kokkulepped sõlmitakse üldjuhul salaja ning xxxx xx avalikustata läbipaistval viisil.

Käesolevad põhimõtted kehtivad järgmistele altkäemaksu vormidele.

• Aktiivne altkäemaks:

finants- või muu materiaalse või mittemateriaalse eelise pakkumine, lubamine või andmine.

• Passiivne altkäemaks:

finants- või muu materiaalse või mittemateriaalse hüve nõudmine või vastuvõtmine hüvitusena või selleks, et xxxx xxxxx ebaseaduslik tegutsemine seoses teatava ametikohaga.

Käesolevad põhimõtted kehtivad järgmistele kategooriatele.

• Altkäemaks kaubandustegevuse kontekstis:

kaubandustegevuse raames üksikisikule materiaalsete või mittemateriaalsete hüvede pakkumine, lubamine või andmine kavatsusega xxxx xxxxx üksikisiku ametikoha ebaseaduslik ärakasutamine või hüvitada selline teguviis.

• (Välismaiste) ametnikega (riigiametnikega) seotud altkäemaks:

riigiametnikule finants- või muu hüve pakkumine, lubamine või andmine kavatsusega xxxx xxxxx üksikisiku ametikoha ebaseaduslik ärakasutamine või hüvitada selline teguviis.

Põhimõtted ja reeglid

1.1 Kiirendavad maksed

PHOENIX group käsitleb kiirendavaid makseid altkäemaksuna ja seetõttu on nende tegemine keelatud, sõltumata sellest, kas need on kohalike seaduste alusel lubatud või mitte.

Mõiste

Põhimõtted ja reeglid

Kiirendavad maksed on riigiametnikele tehtavad maksed kavatsusega kiirendada õiguslikult vajalikke meetmeid, milleks isikul pole õigustatud nõuet (nt kauba vormistamiseks xxxxxx, lubade saamiseks vms). Sellised maksed mõjutavad üksnes tegevuse kiirust, mitte tulemust.

Töötajad peavad asetama PHOENIXi huvid isiklikest huvidest ettepoole. Huvide konflikt iseenesest ei ole õigusrikkumine, aga sellest võib kujuneda õigusrikkumine sõltuvalt sellest, kuidas huvide konfliktiga ümber käiakse.

Töötajad peavad teavitama oma vahetut ülemust ja LCM-i kõikidest huvide konfliktidest ja need lahendama enne edasi tegutsemist.

Töötajad peaksid vältima olukordi, kus nende erapooletus äriotsuste tegemisel võib huvide konflikti tõttu kahtluse alla sattuda.

2. Huvide konfliktid

Mõiste ja näited

Kõik huvide konfliktid tuleb avalikustada olenemata sellest, kas töötaja usub, et konflikt võib äritehinguid mõjutada või mitte.

Kahtluse korral (näiteks juhul, kui midagi jääb ebaselgeks), peaks töötaja alati küsima nõu oma vahetult ülemuselt ja kohalikult LCM-lt.

Huvide konflikt on olukord, kus töötaja isiklikud huvid erinevad tema tööandja huvidest või kus sellisel isiklikul huvil on sobimatu mõju.

Huvide konflikt ilmneb siis, kui töötaja isiklik, finants- või muu oluline huvi viib (või võib viia) otsuste või äritehinguteni, mis ei ole (või ei ole antud viisil) PHOENIX group’i huvides.

Isikliku huvi mõiste on laiaulatuslik ja hõlmab lisaks töötaja enda huvidele ka kõikide töötajaga lähedalt seotud isikute (füüsiliste või juriidiliste) huvisid.

Huvide konflikt võib ilmneda näiteks järgmistes olukordades:

• isiklikes suhetes, kui PHOENIX’iga äri- või töösuhtesse astumine on töötajaga lähedaselt seotud isiku isiklikes huvides (nepotism, nt sugulase tööle võtmine, erapoolikute kriteeriumite alusel sugulasega ärisuhte alustamine);

• lepingute sõlmimisel, millega töötaja annab sobimatu eelise töötajaga lähedalt seotud isikule (nt lepingu andmine sõbrale erapoolikute kriteeriumite alusel);

• teise töösuhte korral1 (nt töötades kõrvalt mõne PHOENIX’i konkurendi, kliendi, teenusepakkuja vms jaoks);

• kui äripartneril (nt konkurendil, praegusel või võimalikul äripartneril) on finantshuvid (nt oluliste osade omandiõigus).

Viited

Põhimõtted ja reeglid

− Vastavusteatise mall

PHOENIX’i töötajad võivad kolmandatele isikutele aeg-ajalt teha kingitusi või anda lisatasusid või selliseid kingitusi või lisatasusid vastu xxxxx tingimusel, et need on sotsiaalselt asjakohased2 ja nende väärtus jääb kohalikul tasandil kehtestatud piirmäära sisse.

Keelatud on lubada, pakkuda või anda kingitusi või lisatasusid, et mõjutada saajat PHOENIX’ile mõnd hüve andma, või tunnustada sellist käitumist või mõjutada saajaid eesmärgiga xxxxx xxxx tegutsemast viisil, mis võib olla PHOENIX’ile kahjulik. Sama kehtib vastupidistes olukordades.

Kohatud kingitused, mis võivad näiteks tekitada kohusetunnet või kahjustada töötaja, PHOENIXi või äripartneri mainet, tuleb viisakalt aga kindlalt tagasi lükata. Ühtlasi ei tohi me kunagi pakkuda selliseid kingitusi kolmandatele isikutele.

Eriliselt hoolas tuleb olla riigiametnikele tehtavate kingituste või muude annetustega – kui teil on sellega seoses mingeid kahtlusi, siis hoiduge sellesisuliste pakkumiste tegemisest.

Kui erandkorras tehakse või võetakse vastu kingitus või lisatasu, mille väärtus ületab seatud piirmäära, tuleb selleks saada ülemuse nõusolek ja sellest tuleb teatada LCM-le (vaata dokumenti SOP kingituste käitlemise ja haldamise kohta (AnCo_SOP_Contributions)).

Kingituste tegemisel või ja lisatasude andmisel tuleb kinni pidada dokumendi AnCo_SOP_Contributions lisaversioonides toodust.

3. Kingitused ja lisatasud

Kolmandatelt isikutelt saadavate ja kolmandatele isikutele antavate kingituste ja lisatasude puhul tuleb lisaks eeltoodule alati arvestada ka järgmiste punktidega:

1 Lisaks vastavusküsimusest tulenevale kohustusele on töötajatel üldjuhul ka töölepingu kohaselt kohustus anda xxxxx xxx muudest töösuhetest.

2 Sotsiaalne vastuvõetavus viitab tavalisele ja üldtunnustatud käitumisviisile, lähtuvalt avalikkuses järgitavatest eetilistest tõekspidamistest. Selles osas pole täpsustatud üldiselt kehtivaid piirmäärasid. (Selles küsimuses vaata ka dokumenti AnCo_SOP_Contributions.)

Mõiste Viited

Põhimõtted ja reeglid

• ärge kunagi tehke või võtke vastu kingitusi raha, tšekkide või raha ekvivalentide (näiteks sooduskupongi) xxxxx;

• kingitusi ja lisatasusid ei tohi anda ega vastu xxxxx, xxx xxxxx xxxx on pooleli lepingu läbirääkimised / hankeprotsessid, ning kingitusi ja lisatasusid ei tohi anda ettevõtetele või isikutele ega vastu xxxxx ettevõtetelt või isikutelt, kellega puudub ärisuhe.

Iga kingitust ja kutset tuleb enne pakkumist või vastuvõtmist hinnata, et tuvastada võimalikud kohatud kavatsused. Vastu xxxxx või pakkuda ei sobi selliseid kingitusi või muid lisatasusid, mille väärtus ületab kohalikul tasandil kehtestatud piirmäära. Lisaks siintoodule tuleb kinni pidada ka kõikidest lisaeeskirjadest (vaata viiteid).

Kingituste tegemisel ja lisatasude andmisel pole vahet, kas kingituse või lisatasu maksab kinni PHOENIX või töötaja isiklikult.

Xxxxxxxxxx on igasugused kindla vastega hüved, mis antakse teisele isikule (nt tänu avaldamiseks) ootamata selles eest midagi vastu.

− AnCo_SOP_Contributions

− Vastava PHOENIX group’i ettevõtte piirmäärad

− Vastavusteatise vorm

PHOENIX’i töötajad võivad mõnikord kutsuda teisi isikuid reisidele ja/või üritustele ning pakkuda teistele majutust või neid võõrustada või xxxxx vastu vastavasisulisi pakkumisi, tingimusel et selline käitumine on sotsiaalselt asjakohane xx xxxxx väärtus jääb kohalikul tasandil kehtestatud piirmäära sisse.

PHOENIX’i töötajad ei või xxxxx vastu ööbimiskutseid ja pakkumisi reisikulude katmiseks.

Sarnaselt tuleb kinni pidada käesolevate põhimõtete punktis 3 („Kingitused ja lisatasud“) täpsustatud põhimõtetest ja eeskirjadest ning dokumendi AnCo_SOP_Contribution lisaversioonides toodust – eriti xxx xxxxx ajal on pooleli lepingu läbirääkimised ja hankeprotsessid.

4. Reisimine, majutus, võõrustamine, kutsed ja üritused

Mõiste

Viited

Mõnikord kutsutakse meie töötajaid üritustele. Ka meie kutsume oma äripartnereid üritustele. Kui see on sotsiaalselt asjakohane ja lisaeeskirjadega kooskõlas (vaata viiteid), nõustub PHOENIX group sellistel üritustel osalema ja võtab kutsed vastu, et parandada ärisuhteid ja edendada vastastikust mõistmist äripartneritega.

PHOENIX’is hõlmavad reisid, majutamine, võõrustamine ja kutsed kõiki reisikutseid (aktiivseid või passiivseid) (seoses lennu-, rongi- vms kuludega), majutamist (hotellides xx xxxxx), võõrustamist (restoranikülastused, toitlustus üritustel) ja üritusi (kongressid, kaubandusmessid, teatrietendused, spordisündmused jne).

Xxxxxxx, majutuste, võõrustamise ja kutsete puhul pole vahet, kas kingituse või lisatasu maksab kinni PHOENIX või töötaja isiklikult.

− AnCo_SOP_Contributions

− Vastava PHOENIX group’i ettevõtte piirmäärad

− Vastavusteatise vorm

Heategevuslike annetuste tegemises, toetuste andmiseks ja sponsorluseks tuleb hankida vastava ettevõtte juhatuse liikme kirjalik heakskiit, mis on selgelt dokumenteeritud.

PHOENIX võib teha annetusi xx xxxx toetusi üksnes juhul, xxx xxxxx eest ei oodata vastutasuks mingit konkreetset teenust või lubadust teenuse osutamiseks või kui annetuse tegemine ja toetuse andmine võib jätta vastava xxxxx.

Sponsorlussuhted peavad xxxxx xxxxx lepinguga reguleeritud. Igasugune sponsorlustegevus peab täitma seaduslikku ja äritegevusega seotud eesmärki.

Kõikidest annetustest, toetustest ja sponsorlustegevustest tuleb teatada vastavusosakonnale. Annetuste, toetuste ja sponsorluse jaoks määratletakse kindlad rühmad. Vastavate juhtumite käsitlemiskorrad on toodud dokumendis SOP annetuste, toetuste ja sponsorluse kohta (AnCo_SOP_Donations_Grants_Sponsoring).

Kinni tuleb pidada dokumendi AnCo_SOP_Donations_Grants_Sponsoring lisaversioonides toodust.

Põhimõtted ja reeglid

5. Annetused, toetused ja sponsorlus

Mõiste

Viited

Põhimõtted ja reeglid

PHOENIX group toetab mõnikord üritusi ja üksikisikuid või teeb heategevuslikke annetusi. Sellised toetavad tegevused peavad olema kooskõlas kohalikul ja kontserni tasandil kehtestatud ärieetika standardiga ja kohalike seadustega. Need peavad saama selliselt tegutseda sooviva PHOENIX group’i ettevõtte juhatuse liikme või tippjuhi heakskiidu. Annetuste tegemise heakskiidu üks tingimus on tippjuhi / juhatuse liikme isiklik hinnang, et selline annetus ei ole kattevari altkäemaksule ega jäta sellist muljet.

Kõik annetused, toetused ja sponsorlustegevused tuleb nõuetekohaselt registreerida PHOENIX group’i vastava ettevõtte vastavusregistris. Xxxxx xxxxx peab PHOENIX group’i xxxxxx ettevõte säilitama ja arhiveerima kogu sellise tegevusega seotud kirjavahetuse, et seda oleks võimalik kontrollida ja auditeerida.

Annetused ja toetused on rahalised või mitterahalised maksed, mida PHOENIX teeb kolmandatele isikutele ootamata selle eest midagi vastu. Toetusi eristab annetustest see, et need antakse kindlal eesmärgil (nt haiglatele antud ravimid), xxxxx xxx annetused on üldjuhul rahalised maksed, mida võidakse kasutada erineval viisil (nt loodusõnnetuse puhul tehtav rahaline annetus).

Siin mõistetakse sponsorluse all koostööd eesmärgiga saavutada xxxxxx eesmärk. Sellisel juhul sõlmitakse leping rahaliste ja mitterahaliste hüvede ja teenuste ning võimalike vastutasude kohta.

− AnCo_SOP_Donations_Grants_Sponsoring

− Vastavusteatise vorm

6. Riigiametnikud

PHOENIX ei tee põhimõtteliselt vahet, kas altkäemaks puudutab riigiametnikke või erasektoris tegutsevaid üksikisikuid. Sellegipoolest kehtivad riigiametnike suhtes sageli rangemad eeskirjad ja piirangud (kohalikul tasandil), mis ei kehti erasektoris tegutsevatele isikutele (või kehtivad neile kergemal xxxxx). See on mõeldud valitsusasutuste sõltumatuse kaitseks. Seetõttu kehtivad kokkupuudetele ja ärisuhetele riigiametnikega rangemad reeglid.

Üldiselt on koostöö riigiametnikega lubatud üksnes juhul, kui see on vajalik riigiametnike eriteadmiste ja pädevuse tõttu ja koostöö on täielikult kooskõlas kohaldatavate riigisiseste

seaduste või muude (nt tööandja) eeskirjade või tingimustega. Kui koostöö mõne riigiametnikuga osutub vajalikuks, tuleb xxxx xxxx läbipaistvalt, et ei jääks muljet korruptsioonist või altkäemaksu andmisest.

Mõiste

Põhimõtted ja reeglid

Üldise riigiametnike määratluse esitavad sageli (kohalikud) järelevalveasutused ja selleks on:

• valitsuste, valitsusasutuste, ametiasutuste või osaliselt või täielikult riigi omandis olevate ettevõtete valitud või ametisse nimetatud juhid või töötajad;

• rahvusvaheliste avalike organisatsioonide (nt ÜRO) valitud või ametisse nimetatud juhid või töötajad;

• isikud, kes täidavad avalikku funktsiooni mõne valitsuse, valitsusasutuse, ametiasutuse või rahvusvahelise avaliku organisatsiooni nimel;

• poliitikud ja riigiametisse kandideerivad isikud;

• muud isikud, keda peetakse riigiametnikeks kohaldatavate seaduste, eeskirjade ja valdkonnapõhiste juhendite alusel.

Meditsiinivaldkonnas (nn tervishoiutöötajad) ja teadussektoris töötavad isikud arvatakse riigiametnike xxxxx, xxx nad töötavad haiglates, kliinikutes, ülikoolides või samalaadsetes täielikult või osaliselt riigi omandis olevates asutustes.

Kahtluste korral võivad töötajad pöörduda oma LCM-i xxxxx.

PHOENIX lubab lepingutes ja sarnastes dokumentides kasutada vastavusklausleid üksnes juhul, kui:

- need ei sisalda viiteid mõne võõrriigi õigusele (esmajoones Ühendkuningriigi altkäemaksu vastasele seadusele [Bribery Act]3 ja Ameerika Ühendriikide piiriülese altkäemaksu ja korruptsiooni tõkestamise seadusele [Foreign Corrupt Practices Act, FCPA]);

- need xx xxxxx teistele juhenditele (nt võimalike lepingupartnerite ettevõttesisestele tegevusjuhenditele) ega kohusta PHOENIX’it neist kinni pidama;

- need ei tundu kuidagi kahtlased ega ebaproportsionaalselt piiravad.

Kui üks eespool loetletud punktidest on täitmata, tuleb kohaldada dokumendis SOP kolmandate isikutega tegelemise kohta (AnCo_SOP_Third_Party_Management) (vaata viiteid) toodut ja/või pidada nõu LCM-ga.

Täites PHOENIX’i küsitlusi kolmandate isikute nõuetekohase hoolsuse kontrollimise protsesside raames, tuleb järgida dokumendis AnCo_SOP_Third_Party_Management (vaata viiteid) toodut ja/või pidada nõu LCM-ga.

7. Lepingud kolmandate isikutega

3 See ei kehti Ühendkuningriigis sõlmitud lepingutele või sellistele lepingutele, mille lepingulisi kohustusi täidetakse kava kohaselt vähemalt osaliselt Ühendkuningriigis.

Mõiste

Viited

Põhimõtted ja reeglid

Kolmandate isikute kohatu käitumine võib xxxx xxxxx õiguslikud tagajärjed PHOENIX group’i ettevõtete jaoks ja kahjustada nende mainet. Seetõttu proovime luua suhteid selliste kolmandate isikutega, kes jagavad meie kõrget ärieetika standardit.

Kolmas isik on iga füüsiline või juriidiline isik, kellega PHOENIX group’il on (äri)suhe. Käesolevate põhimõtete kontekstis ei loeta kolmandateks isikuteks teisi PHOENIX group’i kuuluvaid ettevõtteid ega nende töötajaid.

− AnCo_SOP_Third_Party_Management

Enne mis tahes lepingu sõlmimist, mis puudutab ühinemiste ja/või ülevõtmistega või ühisettevõtetega seotud tehinguid, tuleb korruptsiooniga võitlemiseks asjakohaselt hinnata nõuetekohast hoolsust.

8. Ühinemiste ja ülevõtmistega, ühisettevõtetega seotud tehingud

Ühinemiste ja/või ülevõtmiste tulemusena võivad PHOENIX group’i ettevõtted olla vastutavad asjassepuutuvate ettevõtete varasemate või edasiste tehingute eest. Seetõttu tuleb veenduda, et need ettevõtted jagavad meie ärieetika standardit ja tegutsevad selle järgi. Selleks, et tagada käesolevate põhimõtete järgimine selliste tehingute tegemisel, tuleb asjassepuutuvate ettevõtete äritegevust hinnata ja jälgida nõuetekohase hoolsuse raames enne xx xxxxxx lepingute sõlmimist.

Mõiste

Viited

Põhimõtted ja reeglid

Ühinemis- ja ülevõtmistehingute mõiste tähistab ettevõtte täielikku või osalist ülevõtmist/omandamist, ettevõtte ostmist või mõne PHOENIX group’i ettevõtte ühinemist teise ettevõttega.

Ühisettevõte tähendab, et ettevõtet juhitakse koostöös vähemalt ühe kolmanda isikuga.

− Ühinemiste ja omandamistega seotud põhimõtted

PHOENIX group’i töötajatel on lubatud saada isiklikku kasu äritegevusega (nt ostmine, hankimine, teenuste ostmine, liisimine) seotud boonusprogrammidest ainult siis, kui sellist äritegevust reguleeruvad siduvad ettevõttesisesed põhimõtted (nt reisikuludega, mootorsõidukitega seotud põhimõtted jne).

9. Püsikliendiprogrammid/punktisüsteemid

Mõiste

Viited

Erinevate teenuspakkujate (nt lennuettevõtjad, hotelliteenuste osutajad, autorendiettevõtjad jne) pakutavad niinimetatud püsikliendiprogrammid või punktisüsteemid, mis premeerivad klientide lojaalsust teenuspakkuja teenuste kasutamise eest ja kannavad kliendi kontole punkte või xxxx xxxxx krediiti.

− Kohalikud reisikulude põhimõtted, kui need on olemas.

10. Arveraamatud ja dokumendid

Väärad või eksitavad kanded PHOENIX’i arveraamatutes ja dokumentides (elektroonilistes või muudes) on rangelt keelatud (näiteks altkäemaksuks antud summade või musta xxxxx xxxxx). Kõik finantstehingud tuleb dokumenteerida ja nõuetekohaselt PHOENIX group’i vastava üksuse arveraamatutesse ja dokumentidesse kanda.

Alati tuleb järgida kohalikul tasandil kehtestatud kontrollimehhanisme ja/või volitusprotseduure.

Põhimõtted ja reeglid

PHOENIX’i arveraamatud ja dokumendid tuleb dokumenteerida piisava täpsuse ja üksikasjalikkusega. Tuluallikad ja nende kasutamine, samuti xxxx xxxxx tuleb dokumenteerida kooskõlas kohalikul tasandil kohaldatavate raamatupidamiseeskirjadega (PHOENIX’ilt).

Korruptsiooni- ja/või altkäemaksuohu ennetamiseks võetavad meetmed tuleb mõistlikkuse piires piisavas ulatuses dokumenteerida. Arveraamatud ja dokumendid peavad täpselt, õiglaselt ja mõistlikult kajastama tehingute sisu, järgides asjakohaseid ja (kohalikul tasandil) kohaldatavaid raamatupidamispõhimõtteid.

Järgida tuleb kohalikul tasandil kohaldatavaid õiguslikke ja maksude kinnipidamise perioode.

Mõiste Viited

Arveraamatud ja dokumendid on kõik kontod, arved, igasugune kirjalik dokumentatsioon (kirjavahetus, märkmed jne) ja muud kirjalikud dokumendid.

− PHOENIX group’i raamatupidamise juhend

10.1 Kohustuslikud vastavusdokumendid

a) Kohalikul tasandil kehtivad piirmäärad

Kohalik vastavusüksus täpsustab ja soovitab lubatavad piirmäärad PHOENIX group’i vastava ettevõtte jaoks ning peab indeksit kohalikul tasandil kehtivate piirmäärade kohta, et xxxx xxxxx auditeerida ning et vastavusüksus saaks seda kontserni tasandil kontrollida. Kohalikul tasandil kehtivad piirmäärad peavad saama vastava ettevõtte LCC heakskiidu. Kontserni vastavusüksus kehtestab asjakohased maksimumväärtused, millest ettevõtete vastavusüksused saavad lähtuda.

Täpsem teave on toodud vastavuskorralduse käsiraamatus.

b) Vastavusregister

Iga kohalik vastavusüksus peab vastavusregistrit, kuhu kantakse:

a) huvide konfliktid (punkt 2);

b) piirmäärasid ületavad hüved (vaata punktid 3 ja 4);

c) annetused, toetused ja sponsorlus (vaata punkt 5).

Vastavusregister peab olema kättesaadav, et xxxx xxxxx auditeerida.

Vastavusregistri esitab kontserni vastavusosakond xx xxxx haldab LCM. Kontserni vastavusüksus võib sätestada täiendavaid nõudmisi vastavusregistri vormile, xxxxxx xx kättesaadavusele.

Täpsem teave on toodud vastavuskorralduse käsiraamatus.

Vaata vastavus- põhimõtteid

11. Kontakt

Väärkäitumisest saab teatada mitmel moel (vaata vastavuspõhimõtteid).

Kui teil on käesolevate või muude põhimõtete kohta küsimusi, siis võtke ühendust oma LCM-i või kontserni vastavusosakonnaga.

Kontserni vastavusosakonna kontaktandmed on toodud allpool. E-postiga: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx

Telefoni xxxx: x00 000 0000 0000

(Anonüümselt) juhtumitest teatamise süsteemi kaudu: xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/

Postiga:

PHOENIX Pharma SE Kontserni vastavusosakond Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00–00

68199 Mannheim Saksamaa

Document Metadata

Table of Contents

Asendussuunised: GGL_ZSB Recht_20130409 Ulatus:

Document Metadata