Toila Vallavalitsuse teabehalduse kord
vallavanema 10.02.2022
käskkirjaga nr 8
Toila Vallavalitsuse teabehalduse kord
I. Üldsätted
1. Toila Vallavalitsuse (edaspidi: vallavalitsus) teabehalduse korraga (edaspidi: kord) kehtestatakse vallavalitsuse asjaajamise ja teabehalduse põhinõuded.
2. Vallavalitsus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente üldjuhul elektrooniliselt.
3. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta. Töörühma, komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.
Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx asjaajamisperiood on tegevusperiood.
4. Teabe haldamiseks vallavalitsuses kasutatakse RIHAS registreeritud dokumendihaldussüsteemi WebDesktop (edaspidi: WD). XXXX turbetase K2T2S2.
5. WD avalikule vaatele on viide valla veebilehe avalehel.
6. Kõik vallavalitsuse teenistujad, kellele on antud ligipääs, on WD kasutajad.
Kasutajad tuvastatakse ID-kaardiga või Mobiil-ID´ga, erandkorras parooliga. Oma parooli andmine teisele kasutajale on keelatud. WDsse kannete tegijad vastutavad tehtud kannete õigsuse eest.
7. WDs eristatakse järgmisi kasutajaõiguste rühmi:
WD administraatorid - hoiavad töös ja haldavad süsteemi (dokumendipuu hierarhia loomine, dokumentidele juurdepääsuõiguste tagamine jms tegevused), toimetavad ja registreerivad dokumente, saadavad neid välja jms tegevused;
WD tavakasutajad - saavad luua ja lisada uusi dokumente, edastada dokumente süsteemivälistele isikutele ja asutustele, saavad vastavalt juurdepääsuõigustele vaadata dokumendi (faili) sisu xx xxxxx metaandmeid, kooskõlastada ja allkirjastada neile suunatud dokumente. Vastutavad oma valdkonna piires teabe õigsuse ning xxxx-xx ajakohasuse eest
8. WD kasutajate juurdepääsu juurdepääsupiiranguid sisaldavatele dokumentidele piiratakse sarjapõhiselt.
9. Vallavalitsuse teenistuja vastutab oma teenistusülesannete täitmisel vajalike dokumentide ja teabe nõuetekohase xxxxxxx xx haldamise eest, sealhulgas temale määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest ning tagab dokumentide säilimise kuni arhiivi andmiseni või hävitamiseni. WD on ametniku töölaud ning dokumendiregister on avatud kogu tööpäeva jooksul, kuna tööülesandeid ja tähtaegu määratakse dokumendiregistri kaudu ning sellest tulenevalt peab dokumendiregistrit kasutama läbivalt kogu tööpäeva jooksul.
10.Uuele teenistujale tutvustab teabehalduse korda tema vahetu juht või vallasekretär.
11. Vallavalitsuse e-posti aadress on xxxxxxx@xxxxx.xx ja veebilehe aadress on xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx Teenistujate ja struktuuriüksuste kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse ajakohasena veebilehel.
12. Dokumentide koostamisel tuleb lähtuda asjaajamise juhistest (xxxx 1)
13. Vallavanem kehtestab käskkirjaga vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi, arhiveerimistähtaegade ning juurdepääsutingimuste määramisel.
14. WD-s asuvate dokumentide, andmete ja võrguketastele salvestatud teabe kaitse korraldamine, säilitamine ja varundamine toimub Toila Vallavalitsuse 05.12.2018 määrusega nr 9 kehtestatud
„Xxxxx xxxxx asutuste infoturbe põhimõtted” või muude infoturbepoliitikast tulenevate dokumentide alusel.
14. Teabehalduskorra juurde kuuluvad järgmised lisad:
Xxxx 1 Asjaajamise juhised
Xxxx 2 Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kord Lisad Vallavalitsuses kasutuselolevad dokumendiplangid
II. Dokumentide avalikustamine xx xxxxx juurdepääs
1. Dokumentidele tagatakse juurdepääs teabe avalikustamisega Xxxxx xxxxx veebilehel xxxxx://xxxxx.xxxxx.xx ja teabenõude täitmisega.
2. WD-s registreeritud dokumentidele tagatakse juurdepääs avalikustatud dokumendiregistri kaudu.
3. Avalikus dokumendiregistris ei avalikustata sellistesse sarjadesse kuuluvaid dokumente, kus võib esineda juurdepääsupiiranguga teavet.
4. Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.
5. Eraelulistele isikuandmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seaduses sätestatuga. Sellised sarjad on dokumendiregistris tähistatud
„juurdepääsupiiranguga“. Juurdepääs neile dokumentidele võimaldatakse korra xxxx nr 1 „Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise korra“ alusel.
6. Vallavalitsus xxxxx xxx tegevuse käigus saadud ja loodud avalikustamisele kuuluvatele dokumentidele juurdepääsu vallavalitsuse tööaegadel.
III. Dokumendiringlus dokumendiregistris
Vallavalitsuse asjaamine on tsentraliseeritud.
1) Kõik vallavalitsusse saabunud dokumendid, kaasaarvatud ametnikule e-postiga või käsipostiga saabunud dokumendid registreeritakse WD-s üks kord, üldjuhul nende saabumise päeval, kuid mitte hiljem kui saabumisele järgneval tööpäeval.
2) Registreerimise eest vastutab ametnik, xxxxx e-posti aadressile dokument on saabunud.
3) Valesti saabunud dokumendid edastatakse kuuluvuse järgi viivitamatult kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul millest teavitatakse ka saatjat. Saatjat informeeritakse ka juhul, kui saadetud ei ole kõiki loetletud dokumente või dokumendil märgitud lisasid.
2. Dokumentide läbivaatamine
2.1. Saabunud dokumendid
1) Saabunud dokumendid registreeritakse WD-s reeglina kantselei spetsialisti poolt, kes suunab need vallavanemale või vastava valdkonna abivallavanemale läbivaatamiseks ja resolutsiooni saamiseks (tema äraolekul ametlikult kohuseid täitvale ametnikule)
2) Vallavanema või abivallavanema otsus dokumendi täitmise kohta kajastub resolutsioonis, kirjutades resolutsiooni aknasse ülesande dokumendi täitmise kohta.
Resolutsioonis märgitakse täitja(d) (abivallavanemad, vallasekretär, pearaamatupidaja jt valdkonnajuhid) ning vastavalt vajadusele täitmisele kuuluv ülesanne ja tegevused ning tähtaeg.
Mitme täitja korral on vastutavaks täitjaks isik, kes on resolutsioonis näidatud esimesel kohal (kui puudub erimärge teistele täitjatele).
Kaastäitjad kannavad võrdsel määral vastutust dokumendi õigeaegse ja kvaliteetse täitmise eest.
3) Teenistuja on kohustatud neile suunatud dokumendid läbi vaatama hiljemalt järgmisel päeval. Ametnikule suunatud dokumenti ei tohi jätta tähelepanuta.
Ametnik järjestab talle suunatud dokumendid (kiireloomulised, mis vajavad vastamis) vastavalt vastamistähtajale.
4) Abivallavanemad, vallasekretär, pearaamatupidaja suunavad vajadusel dokumendi edasi oma valdkonna spetsialistidele, kas teadmiseks, kooskõlastamiseks või täitmiseks märkides vajadusel ülesande ja tähtaja.
5) Kui asja lahendamine vajab suulist läbiarutamist, siis see ametnik, kellele on suunatud dokument täitmiseks suhtleb, arutleb, teavitab, kooskõlastab vastava valdkonna ametnikuga ning informeerib kõiki, keda antud teema puudutab.
6) Nii kaua, kui täitmiseks suunatud dokument, mis vajab vastamist ei ole WD-s registreeritud välja saatmiseks, ei tohi ametnik registrikaardil xxxx xxxxxx „tehtud”. Suulist infot dokumendi väljasaatmise kohta saab kantselei spetsialistilt või vallasekretärilt.
7) Käsipostiga saabunud ja ametnikule isiklikult üleantud dokumendid kuuluvad registreerimisele üldises korras, hiljemalt üleandmise päevale järgneval tööpäeval. Registreerimise eest vastutab dokumendi vastuvõtnud ametnik või töötaja kellele dokument esitati.
2.2. Väljasaadetavad dokumendid
1) Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi koostamist, vormistamist, allakirjutamist, registreerimist ja väljasaatmist.
2) Paberkandjal dokumendid saadetakse välja vallavalitsuse kantseleist.
3) Käsipostiga väljasaadetavad dokumendid kuuluvad registreerimisele WD-s üldises korras. Kui dokument toimetatakse adressaadini käsipostiga või elektronposti xxxx ametniku arvutist e-posti xxxx,vastutab dokumendi koostaja või käsiposti vahendav ametnik selle dokumendiregistris registreerimise või registreerimata jätmise eest.
3. Kirja menetlemise käik väljasaatmisel:
1) Kirja koostaja koostab kirja oma arvutis xxx xxxxxxx ja vajadusel kooskõlastab kirja asutusesiseselt
2) kooskõlastatud kirja projekt saadetakse kantselei spetsialistile kirja vormistamiseks kirjaplangil, registreerimiseks WD-s ja digikonteineri lisamiseks.
3) kantselei spetsialist edastab WD-s digikonteineris ettevalmistatud kirja allkirjastamiseks (vallavanemale, abivallavanematele, vallasekretärile jt ametnikele, kes on antud küsimuses allkirjaõiguslik) suunates selle vastavale ametnikule allkirjastamiseks
4) Xxxxx dokumendi allkirjastamist annab allkirjastaja WD-s tagasiside kantselei spetsialistile, mis on aluseks dokumendi väljasaatmiseks.
4. Personalialased avaldused
1) Ametnik või töötaja kes soovib vallavanemale esitada avalduse lähetuseks, puhkuseks, töölepingu üles ütlemiseks, teenistusest vabastamiseks vms teeb xxxx XX keskkonnas, lisades dokumendikaardile sisu ja lisab vajadusel dokumendi faili.
2) Töötaja, kes ei ole WD kasutaja, esitab avalduse paberkandjal ning selle registreerib WD-s kantselei spetsialist.
3) Avaldus suunatakse esitaja poolt kooskõlastamiseks, nõusoleku saamiseks vms abivallavanemale, vallasekretärile (tulenevalt alluvussuhtest).
4) Nõustumisel abivallavanem, vallasekretär teeb xxxxx XX dokumendikaardil ja suunab vallavanemale resulutsiooni saamiseks ning vallavanem suunab dokumendi edasi täitmiseks vallasekretärile, kes vormistab käskkirja paberkandjal, võtab vallavanemalt allkirja, skaneerib dokumendi käskkirja kaardile WD-s ja suunab raamatupidamisele ning avalduse esitajale täitmiseks.
6. Õigusaktid
Kõik vallavalitsuse õigusaktid (korraldus, määrus) registreerib WD-s vallasekretär, kes skaneerib dokumendi vastava õigusakti kaardile WD-s ning suunab asjaosalistele täitmiseks või teadmiseks. Volikogu õigusaktid (otsused, määrused) registreerib volikogu kantselei juhataja, kes skaneerib dokumendi vastava õigusakti kaardile WD-s ning suunab asjaosalistele täitmiseks või teadmiseks.
IV. Vallavalitsuses kasutuselolevad dokumendiplangid
Vallavalitsuse dokumendihalduses on kasutusel järgmised plangid:
1) üldplank – trükitud värvilise valla vapiga ja digitaalne plank – asutusesiseseks kirjavahetuseks, aktide, protokollide vormistamiseks
2) kirjaplank – trükitud värvilise valla vapiga ning allosas kontaktandmetega (valitsuse asukoht, registrikood, sidevahendite numbrid ja pangarekvisiidid) ja digitaalne plank - ametikirja vormistamiseks
3) digitaalne must-valge vallavanema käskkirja plank – käskkirjade andmiseks kantselei ametnike ning hallatavate asutuste juhtide personalialasel ja asutuse töö korraldamisel.
4) digitaalne must-valge Toila Vallavalitsuse korralduse plank
5) digitaalne must-valge Toila Vallavalitsuse määruse xxxxx
Xxxx 1
„Toila Vallavalitsuse teabehalduse kord” juurde
ASJAAJAMISE JUHISED
Asjaajamine on tegevus, mis on seotud dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, ja süstematiseerimise ning selle tulemusena tekkiva teabe säilitamisega.
Registreerimine on dokumendi metaandmete kandmine infosüsteemi õigusaktides ettenähtud korras.
Asjaajamises lähtutakse haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadusest, Vabariigi Valitsuse
25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabe halduse alused” ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri” ning muudest õigusaktidest ja standarditest, samuti heast tavast ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
I Dokumentide koostamine ja vormistamine
1. Dokumentide koostamine
Dokument koostatakse eesti keeles ning peab vastama eesti kirjakeele normidele. Tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. Dokumendiplangile vormistatud ja enda koostatud kirjal elemente ei korrata. Kogu tekstis kasutatakse teie-meie vormi
Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirja šriftiga Times New Roman suurusega 12 ja kasutatakse ühekordset reavahet (automaatne reavahe). Sama teksti eri lõike ei kirjutada erineva reavahega.
Xxx xx sama dokumendi vormistamiseks ei kasutata mitut eri šrifti ja üksteisest tunduvalt erinevaid kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid xxxx võib vormistada sõrendatud, paksus või kaldkirjas. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse tekstis kasutatud reavahega. Teksti iseseisvaid lõike joondatakse veerise järgi. Parema veerise joondamise tõttu ei tohi dokumendi tekstis tekkida põhjendamatuid sõrendusi xx xxxxx.
2. Dokumendiplangid ja nende vorminõuded
Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile, valgele paberile või dokumendivormile. Dokumendiplank on kindla formaadi ja püsielementidega paberileht
Dokumendiplangile vormistatakse:
1) kirjad, teatised tõendid ja õiendid;
2) käskkirjad;
3) protokollid;
4) aktid;
5) volikirjad
6) õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Mitmelehelisel dokumendil kannab plangielemente ainult esimene lehekülg, teised leheküljed vormistatakse valgele paberile.
Valgele paberile vormistatakse (ka elektrooniliselt):
1) dokumendi töövariandid (projektid, eelnõud)
2) memod
3) lepingud
4) esildised
5) muud dokumendid
Vallavalitsuses kasutatakse valla üldplanki ja kirjaplanki, millel on Xxxxx xxxxx vapi kujutis Xxxxx xxxxx vapi kujutis on trükitud sini-hõbeda-kollasena dokumendiplangi keskele organi nime xxxxx.
Komisjonid kasutavad neid moodustanud volikogu või valitsuse dokumendiüldplanke, lisades komisjoni nime.
Kirjaplangi all servas on kontaktandmed, üldplangil kontaktandmeid ei ole.
Kirjaplangil dokumendiliigi nime asutuse nime alla xx xxxxxxx, xxxx dokumendile pannakse pealkiri või märgitakse dokumendi liigi nimetus pealkirja xxxxxx (tõend, õiend, teatis, kaaskiri).
Dokumendivorm on osaliselt eeltäidetud tekstiga dokument. Dokumendivormid on kättesaadavad Xxxxx xxxxx võrgulehel xxx.xxxxx.xx
3. Dokumendi kohustuslikud elemendid
Igal dokumendiliigil on xxxxxx elementide kompleks, mis koosneb dokumendi kohustuslikest elementidest ja vastavale dokumendiliigile omastest lisaelementidest.
Elementide paigutuse kord dokumendil on püsiv. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) autor, väljaandja nimi või nimetus Näide: Toila Vallavalitsus
2) kuupäev
3) tekst
4) allkirjastaja allkiri või allkirjad.
Kuupäeva märkimiseks dokumendi elemendina kasutatakse numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi.
Ühe dokumendi tekstis kasutatakse ühte kuupäeva kirjutusviisi. Aastaarvu järel punkti ei panda.
Näide: 15.05.2019 või 15. august 2019
Dokumentide vormistamiseks kasutatakse lähtuvalt dokumendiliigist järgmisi lisaelemente:
1) väljaandmise koht (kirja puhul ei kasutata)
2) dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv xxxxx (näiteks KIIRE, AK (asutusesiseseks kasutamiseks)
3) adressaat
4) viit (xxxxx)
5) dokumendiliigi nimetus (akt, protokoll, volikiri, õiend jt)
6) kinnitusmärge
7) pöördumine
8) märkus lisade kohta
9) lisaadressaadid (jaotuskava)
10) kooskõlastusmärge
11) viisa
12) xxxxxx (ainult paberkandjal dokumentidel)
13) ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise xxxxx paberdokumentide korral koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed
14) kontaktandmed.
Kui dokumendi kasutamine on piiratud, siis tehakse xxxxxx xxxxx kirjapeavälja paremasse ülemisse nurka ametialaseks kasutamiseks suurtähtedega
näiteks ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Teabevaldaja: Toila Vallavalitsus Xxxxx tehtud 13.05.2019
Juurdepääsupiirnag kehtib kuni : 13.05. 2094
Alus: AvTs § 35 lg 2 p 12
E-kirja vormil tehakse piirangumärge väljale „Teema” kasutades lühendit AK.
4. Dokumendi väljaandmise koht, kuupäev ja kellaaeg
Dokumendi väljaandmise koht on asustusüksuse nimi, märgitakse nimetavas käändes, kus dokument koostati. ning märgitakse plangi vasakule servale (protokollid, aktid , käskkirjad )
Õigusaktides, finantsdokumentidel ja väliskirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimist.
Dokumendi kuupäevaks on:
1) protokolli puhul sõnalis-numbrilisena – istungi või koosoleku toimumise kuupäev
2) lepingu allakirjutamisel sõnalis-numbrilisena või numbrilisena – lepingu allkirjastamise kuupäev
3) väljasaadetava kirja puhul numbrilisena – dokumendi allkirjastamise kuupäev
4) õigusaktidel sõnalis-numbrilisena vastavalt istungi toimumise päevale.
Digitaalselt allkirjastatud dokumentide puhul on dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks dokumendile antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg.
Dokumendi allkirjastamisel mitme ametniku poolt on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks ja kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev ja kellaaeg .
Kui dokumenti ei allkirjastata on selle kuupäev registreerimise kuupäev, mis kajastud dokumendiregistris.
Vallavalitsusse saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev, mis märgitakse paberdokumendi puhul all xxxxxxx xxxxxx.
Vastuskirjale kuupäeva märkimisel märgitakse kuupäevade ette täpsustavad sõnad „Teie“ ja
„Meie“.
Sõna „Teie“ järgi märgitakse vallavalitsusse saabunud kirja kuupäev ning saatja märgitud viit (kirja number, kuupäev).
Sõna „Meie“ järgi märgitakse Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx koostatud vastuskirja kuupäev ja viit (kirja number), mis koosneb sarja tähisest dokumentide liigitusskeemi järgi ning järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi.
Algatuskirjal elemente “Teie” ja ”Meie“ ei kasutata.
Kui õigusaktis on ette nähtud või kui dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks, märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.
Kellaaja märkimisel eraldatakse tunnid, minutid, sekundid üksteisest kooloniga Näiteks 15:15:15
5. Dokumendi number (viit)
Dokumendi number on dokumendile registreerimisel antud tähistus, mis osutab dokumendi xxxxxx dokumendihaldussüsteemis.
Kirjaplangile vormistatud dokumendi number koosneb dokumendi sarja tähisest dokumentide liigitusskeemi järgi ning registreerimisel antavast järjekorranumbrist.
Xxxxx dokumentide liigitusskeem järgi ja dokumendiregistri järjekorra number eraldatakse üksteisest kaldkriipsuga, kus 1-3.1 on xxxxx dokumentide liigitusskeem järgi, millest 1 tähistab funktsiooni numbrit, 3 sarja numbrit ja 1 allsarja numbrit; 11 on registreerimise järjekorra number dokumendiregistri järgi
Näide nr 1-3.1/11
6. Dokumendi adresseerimine
Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuurüksusele, ameti- või eraisikule, üheliigiliste asutuste grupile, juriidilisele- või füüsilisele isikule.
Ametinimetust aadressi elemendis xx xxxxxxx (ametinimetus märgitakse pöördumises nt. Lugupeetud maavanem)
Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes. Elemendi koostisosad aadressis märgitakse järgmiselt:
isiku nimi (xxxx ametinimetuseta), asutus, asutuse struktuurüksus, tänav, xxxx- xx korterinumber, asula või linn, sihtnumber ja sidejaoskond. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega.
Näide:
Toila Vallavalitsus Hr Mait Mets
Pikk 13 a Toila Vallavalitsus
Toila alevik Pikk 13 a
41702 TOILA Toila alevik
Kirja adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.
Kirja adresseerimisel välismaale kirjutatakse aadress ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht xx xxxx kirjutatakse suurtähtedega viimasele xxxxxx aadressis. Aadressi koostisosade järjestus ja kirjaviis peaksid võimalikult järgima vastava maa reegleid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik ja numbrid, soovitatakse aadress kirjutada ka nende tähtede ja numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi on soovitatav kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles.
Mitmele adressaadile saadetavad kirjad vormistatakse järgmiselt:
1) riigikogule, presidendile ja vabariigi valitsusele (või peaministrile) adresseeritud kirjadel märgitakse adressaadid esitatud järjekorras.
Üldjuhul ei saadeta samasisulist kirja Vabariigi Valitsusele või peaministrile ja ühele ministeeriumile
2) saadetavate kirjade adressaadiväljale võib xxxxxxx xxxx xxxx adressaati tähestiku järjekorras xxxx postiaadressita.
Konkreetsele adressaadile tõmmatakse sel juhul joon alla
3) kui adressaate on rohkem xxx xxxx, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning ülejäänud adressaadid lisaadressaatide xxxxx, kasutades dokumendi saatmise eesmärki selgitavaid xxxx Xxxx, Teadmiseks või Koopia(d).
4) Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid adressaadiväljal ja lisaadressaatide real.
5) Näide: Aadressväljal Kohtla Vallavalitsus
Järve küla 2-10
30321 KOHTLA-JÄRVE
6) Lisaadressaatide väljal Koopia Jõhvi Vallavalitsus
7) adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks, saadetakse koopia ühest põhi- adressaadile määratud kirjast.
Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus informeerida adressaati teistest selle kirja adressaatidest, võib kirja vormistada kui ühele adressaadile saadetava kirja.
Ametikiri vormistatakse asutuse kirjaplangile. Paberkandjal kirja puhul asutusse jääv ärakiri vormistatakse valgele paberile
Paljude adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse ärakirja adressaadiväljale märkus Vastavalt nimekirjale, väljasaadetavale kirjale märgitakse iga adressaat eraldi.
Vastuskirjadel tuleb näidata algatuskirja kuupäev ja number. Algatus- ja vastuskirja kuupäev(ad) ja number (numbrid) eristatakse sõnade Teie või Meie abil.
Näide: Teie 15.04.2019 nr 1.2-3/100
7. Pealkiri
Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Peakirjata võivad olla lühikesed kuni kümnerealised kirjad. Pealkiri peab olema lühike ja avama üldistatult dokumendi sisu. Pealkiri märgitakse nimetavas käändes. Pealkirja lõppu punkti ei panda.
8. Pöördumine
Pöördumises kasutatakse isiku ametinimetust, viisakustiitlit (härra, proua) auastmeid või isiku perekonnanime, kusjuures eesnime ei kasutata, pöördumise xxxxx kirjavahemärke ei kasutata. Lühendeid ei kasutata.
Näide: Lugupeetud haridusminister Lugupeetud xxxxxxxxx Xxxx Austatud härra Xxxx
Xxx on pöördutud nimeliselt siis kasutatakse kogu tekstis sõna „Teie” suure algustähega
9. Lõppsõna
Lõppsõna ehk lugupidamisavalduse xxxxx kirjavahemärke ei kasutata.
Näide: Lugupidamisega Austusega
Xxx xxxxxxxx
10. Lisad
Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade xxxxx nende lehekülgede ja eksemplaride arv lahtikirjutatult .
Näide: Xxxx: xxxxxx xxxxx kaks eksemplari
Kui tekstis lisasid ei ole märgitud, siis märgitakse nende nimetused lisade xxxxx.
Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse xxxx nimetus tekstis. Sellisel juhul tehakse xxxx ülemisse parempoolsesse xxxxx xxxxx dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.
Näide: KINNITATUD
vallavanema 20. aprilli 2019.a käskkirjaga nr 100
Xxxx 1 (kui kinnitati mitu dokumenti selle aktiga)
Kui kirjale lisataval dokumendil on veel xxxx, siis vormistatakse xxxxx xxxx olemasolu kohta järgnevalt:
Näide: Xxxx Xxxxxxxxxxxx 15.05.2002 arhiiviteatis nt 1.17/100 2 lehel 1 eks ja xxxxx xxxxx juurde viiel lehel kaks eks
Kui lisatud dokument on ühes eksemplaris siis eksemplaride arvu xx xxxxxxx
11. Kirja koostaja
Väljasaadetavatel dokumentidel märgitakse reeglina koostaja nimi ja telefon, e-posti aadress kusjuures nimi peab olema täisnimi (ees- ja perekonnanimi).
Sõna Koostaja ei trükita. Nimi ja telefoninumber märgitakse ühele xxxxx, kusjuures numbrid grupeeritakse tagantpoolt ettepoole numbripaarideks või kolmekaupa.
Näide: Xxxxxx Xxxx x000 000 0000 või x000 000 0000 xxxxxxx@xxxxx.xx
Kui kirja koostaja on ka kirjale allakirjutaja, siis märgitakse nime alla ainult koostaja telefoninumber.
Näide: (allkiri)
Rein Mets
ehitus- ja majandusnõunik
x000 000 0000
II Dokumentide allkirjastamine
1. Allkiri
Digitaaldokumendid salvestatakse (konverteeritakse) enne allkirjastamist PDF vormingusse. Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, ees- ja perekonnanimest ning ametinimetusest (väikese tähega) , kusjuures allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 kuni 4 rida.
Näide:
·
·
· (allkiri)
Xxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxx
Digitaalselt allkirjastatud dokumendil tehakse xxxxx allkirjastaja nime xxxxxx (allkirjastatud digitaalselt).
Näide: (allkirjastatud digitaalselt)
Xxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxx
Digitaalselt allkirjastatud dokumendi väljatrüki puhul (allkirja kinnitusleht) on tegemist ärakirjaga, mis tuleb ametlikult kinnitada ametniku poolt.
Komisjoni või nõukogu nimel allakirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ametinimetuse vastavas komisjonis.
valla valimiskomisjoni esimees
2. Dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusega tõestamine
Digitaalselt allkirja vajav dokument suunatakse xxxx XX pädevale ametiisikule allkirjastamiseks. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. Paberdokumendile kirjutatakse allkiri xxxxxx xxxxx- või pastapliiatsiga.
Vallavolikogu ja –valitsuse protokollid õigusaktid allkirjastatakse ühes eksemplaris seaduses sätestatud isikute poolt.
Vallavanema käskkirjad allkirjastatakse vallavanema või ametlikult tema kohuseid täitva isiku poolt ühes eksemplaris.
Lepingud ja aktid (paberdokumentide puhul) allkirjastatakse vajalikul hulgal eksemplarides , lähtuvalt osapoolte arvust, milline jaotus näidatakse ära ka dokumendis.
Väljasaadetud kirja allkirjastab täitmiseks kohustatud ametiisik.
Kui õigusaktid ei reguleeri teisiti, kirjutab vallavalitsuse nimel alla vallavanem, volikogu nimel volikogu esimees, tõenditele, teatistele, õienditele ja kutsetele vastava valdkonna eest vastutav ametnik.
Omavalitsuse ühendustesse ja teistesse riigiasutustele saadetud kirjadele kirjutab alla üldjuhul vallavanem, kui resolutsioonist või teistest õigusaktidest ei tulene teisiti.
Raha ja materiaalsete väärtuste käsutamisega seotud dokumendid (sealhulgas garantiikirjad, laenutaotlused jms.) kirjutavad alla vallavanem ja pearaamatupidaja.
Kui dokumendile kirjutab xxxx xxxx ametiisikut võib paigutada nende allkirjad kõrvuti või astmeliselt kahe rea võrra madalamale.
Näide: .
. (allkiri) .
. . (allkiri)
Xxxx Xxxxxxx .
xxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx
Dokumendi projekt saab dokumendiks xxxxx allakirjutamist seaduses või teistes vastavates õigusaktides fikseeritud isikute või neid kirjaliku dokumendi (volitus, käskkiri) alusel asendava isiku poolt.
Dokumendist võib teha ärakirja või koopia, mille ametlikult kinnitamise õigus seaduses sätestatud alustel xx xxxxxx on vallasekretäril, teda asendaval ametnikul (v.a. notariaalne allkirja tõestus) ja vallavanemal, hallatavates asutustes asutuse xxxxx.
Saabunud dokumendist võib teha tõestamata koopia või väljavõtte asutusesiseseks kasutamiseks pärast dokumendi läbivaatamist ja resolutsiooni kirjutamist vallavanema poolt.
Vallavalitsuses loodud dokumendist võib teha koopia või väljavõtte pärast dokumendi allakirjutamist. Koopial ja väljavõttel peavad olema loetavalt kõik nõutavad rekvisiidid.
Originaal on dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud eksemplar. Koopia on originaali kopeerimise xxxx saadud täpne dokumendi xxxxxx, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt. Ärakiri on originaali sisuline xxxxxx. Väljavõte on originaali osaline taasesitus, valmistatakse asutuse plangil.
Kui dokumendist on tehtud ärakiri või väljavõte, tehakse xxxxxx tõestusmärge suurtähtedega ja kirjavahemärke kasutamata dokumendile üles paremale xxxxx.
Dokumendi ärakirjad, koopiad, väljavõtted tõestatakse märkega, mis koosneb suurtähtedega vormistatud sõnadest Ärakiri õige, Koopia õige või Väljavõte õige, dokumendi tõestanud isiku allkirjast xx xxxxx dešifreeringust, ametinimetusest, tõestamise kuupäevast ning vajadusel pitserist.
Näide: VÄLJAVÕTE ÕIGE
.
. (allkiri)
.
Xxxx Xxxxxxx vallasekretär 18.04.2019
III Kooskõlastamine, kinnitamine, eriarvamus
1. Kooskõlastus
Üldjuhul kooskõlastatakse dokumedid dokumendiregistris dokumendi registrikaardil, kasutades xxxx - Kooskõlastan, Kooskõlastatud.
Paberdokumendi puhul paigutatakse kooskõlastusmärge viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.
Näide: KOOSKÕLASTAN
.
. (allkiri)
.
Xxxx Xxxxxxx vallasekretär 10.01.2019
3. Kinnitamine
Dokumenti võib kinnitada konkreetne ametiisik või teatud teine dokument.
Kinnitusmärge koosneb sõnast Kinnitan, rekvisiidist Allkiri ja kuupäevast või sõnast Kinnitatud, kinnitava dokumendi autorist, väljaandja ametikohast, kuupäevast, dokumendiliigi nimetusest ning numbrist. Sõnad Kinnitan või Kinnitatud märgitakse suurtähtedega ning kirjavahemärkideta.
Näide: KINNITAN KINNITATUD
. Toila Vallavalitsuse
. (allkiri) 15.aprilli 2013.a
. korraldusega nr 100
Mart Mets vallavanem 15.04.2019
IV Lisaelemendid dokumendi eelnõul
1. Lisaelemendid
Dokumendi eelnõule märgitakse esimese lehe ülemises parempoolses nurgas või dokumendi kuupäevakohale xxxxx “EELNÕU" või PROJEKT koos eelnõu vastava variandi valmimise kuupäevaga.
Eelnõu xxxxx pärast dokumendi allkirjastaja elementi märgitakse eelnõu koostaja ja vajadusel kooskõlastaja. Eelnõu koostaja xxxxx paigutatakse dokumendil vasakule .ja kooskõlastaja paigutatakse lehe paremale poolele ja vormistatakse sarnaselt allkirjastaja elementidega.
Näide:
Eelnõu koostas Eelnõu kooskõlastas
(allkiri) (allkiri)
Xxx Xxxx Xxxx Xxxxxx
maakorraldaja vallasekretär
kuupäev kuupäev
Lubatud on paigutada koostaja ja kooskõlastaja märked ka üksteise alla või dokumendi viimase lehe pöördele. Vajadusel võib kooskõlastamise märkele lisada ka dokumendi eelnõu kooskõlastamise kuupäeva.
Määruste eelnõud tuleb koostada Vabariigi Valituse kehtestatud õigustloovate aktide eelnõude normitehnika nõuete alusel.
Vallavanema käskkirja eelnõu esitab koostaja koos kooskõlastustega viseerimiseks järgmises järjekorras:
1) kõik võimalikud asjaosalised
2) finantsküsimustes pearaamatupidaja
3) vallasekretär.
. Kooskõlastamisele esitatud eelnõu juurde lisab koostaja dokumendid, mille alusel on eelnõu koostatud, ja käskkirja (või muu õigusakti) koopiad, missuguse eelnõu alusel muudetakse või tühistatakse. Regulaarsete käskkirjade puhul lisatakse eelmise kooskõlastatud ja allakirjutatud käskkirja koopia.
Volikogu ja valitsuse dokumendid koostatakse, menetletakse, allkirjastatakse ja avalikustatakse õigusaktides kehtestatud alustel xx xxxxxx.
Protokollid ja teised dokumendid peavad vastama haldusdokumentidele kehtestatud põhinõuetele.
V Erinevate dokumendiliikide vormistamine
1. Õigusakti eelnõu koostamine, menetlemine ja vormistamine
Koostatakse järgmiste õigusaktide eelnõusid:
1) vallavalitsuse korralduse eelnõu
2) vallavalitsuse määruse eelnõu
3) vallavolikogu otsuse eelnõu
4) vallavolikogu määruse eelnõu
Õigusakti eelnõu vormistamiseks kasutatakse arvutis digitaalsel alusel olevaid eelnõu planke ning koostamise eest vastutab vallavalitsuse vastava valdkonna ametnik
Vallavalitsuse ja volikogu istungile esitatava õigusakti komplektsuse ning selle õiguspärasuse ja normitehnilise korrektsuse eest vastutab eelnõu koostanud ametnik.
Õigusakti eelnõu preambulas õigusaktile viitamise korral ei lisata viidatava õigusakti avaldamismärget.
Õigusakti eelnõu vormistamisel järgitakse järgmisi nõudeid:
1) pärast üldtuntud lühendeid ei kasutata punkti ( nr, a, k.a, v.a jne)
2) pärast punkti on tühik, kui sellele järgneb „aasta“ või „a“;
3) pärast paragrahvimärki on tühik;
4) numbritega kuupäeva kirjutamisel pärast punkte tühikuid ei ole;
5) dokumendis ei kasutata markeerimiseks värve;
6) dokumendis ei kasutata erinevaid fonte. Kogu dokument vormistatakse Times New Roman suurusega 12.
7) pealkirjades võib kasutada jämekirja;
8) kõik paragrahvid, lõiked ja punktid on liigendatud vasakusse serva ühele joonele;
Kiiret otsustamist vajavad õigusakti eelnõud tuleb eelnõu koostanud ametnikul esitada vallavalitsuse istungi päevakorda võtmiseks istungi alguses enne päevakorra kinnitamist ning eelnõu päevakorda võtmise kiireloomulisus peab olema motiveeritud.
Kiiret otsustamist nõudvate küsimuste lahendamiseks esitatud õigusakti eelnõu vastavust kehtestatud nõuetele vallasekretäri poolt enne istungit ei kontrollita. Vastavust kontrollitakse sellel juhul xxxxx istungit.
Vallavalitsuse määrused esitab XML- vormingus Riigi Teatajas avaldamiseks vallasekretär. Volikogu määrused esitab XML- vormingus Riigi Teatajas avaldamiseks volikogu kantselei juhataja.
2. Vallavalitsuse korraldus ja määrus
Korraldus ja määrus vormistatakse üldplangile ning dokumendile kirjutavad alla vallavanem, ja vallasekretär või nende asendajad.
Korraldusel ja määrusel on vallavanema ja vallasekretäri nimi kirjutatud erinevatele tasemetele. Korraldus ja määrus tuleb pealkirjastada ja vormistada vastavuses kehtivate õigus- ja haldusaktidega. Korraldus peab sisaldama motiveeringut, kajastama ammendavalt käsitletava küsimuse sisu xx xxxxx võimaldama teksti erinevaid tõlgendusi. Korralduses tuleb märkida vastuvõtmise aluseks olev volitusnormi sisaldav(ad) õigusakt(id), korralduse vastuvõtja nimi, vastuvõtmise kuupäev, korralduse nimetus, number, peakiri, korralduse jõustumine ja vajadusel vaidlustamisviide.
Allkirjastatud korraldused ja määrused edastab vallasekretär asjaosalistele dokumendiregistri kaudu.
Korralduse ja määruse täitmist jälgib koostaja
Korraldust ja määrust saab muuta või kehtetuks tunnistada vallavalitsuse istungil uue korralduse või määruse väljaandmisega. Sel juhul peab korraldus või määrus kajastama milline akt (kuupäev, pealkiri) kestetuks tunnistatakse,
Kui vallavalitsuse korralduses leitakse kirjaviga ja muu ilmne ebatäpsus, parandatakse xxxx xx ebatäpsus vallavalitsuse istungil. Korralduse parandamine tehakse teatavaks aderssaadile.
3. Käskkiri xx xxxxx vormistamine
Käskkiri on haldusakt, mille annab vallavanem või tema asendaja vallavalitsuse kui ametiasutuse sisemise töö ning hallatavate asutuste juhtide personalitoimingute ning muude, õigusaktidest tulenevate, ülesannete korraldamiseks.
Käskkiri vormistataks üldplangile ja registreeritakse xxxxx allakirjutamist dokumendiregistris Käskkirja kuupäevaks on allkirjastamise kuupäev. Käskkirjas esitatud andmete õigsuse eest vastutab käskkirja projekti esitaja.
Komisjoni moodustamise käskkiri peab sätestama komisjoni tegevuse õiguslikud alused, töö- ja asjaajamise korra.
Käskkiri kirjutatakse xxxx xxxx eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti ning jõustub käskkirjas toodud kuupäeval, kui seaduses ei ole sätestatud hilisemat tähtaega.
Käskkirjad tehakse viivitamata teatavaks asjaosalistele, kui seadusega ei ole sätestatud teistsugune teatavakstegemine. Käskkirjad, millel on xxxxxx tähtsus, avalikustatakse käskkirjas sätestatud xxxxxx xx tähtajal.
4. Akt
Akt on ametlik dokument, mis koostatakse komisjoni või volitatud isiku poolt mingi fakti (nt ekspertiisi-, inventeerimis-, revideerimis-, tööõnnetus-, vastuvõtu- või üleandmisakt) fikseerimiseks.
Akti koostavad töötajad, kes ametikohustuste tõttu vastutavad materiaalsete väärtuste ja dokumentatsiooni eest. Akt vormistatakse üldplangile või valgele paberile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.
Akti koostamise juures viibib üks töötaja, xxxxx töö seondub aktis nimetatuga. Akt registreeritakse dokumendiregistris.
5. Volikiri
Volikiri on volikogu esimehe, vallavanema või vallasekretäri poolt nende pädevuse piires kirjalikus vormis antud volitus, millega volitaja annab selleks määratud isikule (volitatav) nõusoleku mingiks tegevuseks.
Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult:
1) esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht
2) volituse sisu
3) volituse ulatus.
Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib xx xxx aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti.
Volituse lõppemise alused:
1) volitatav on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud
2) volituse tähtaeg on möödunud
3) volitaja tühistab volituse
4) volitaja loobub volitusest.
Volikirjad registreeritakse dokumendiregistris.
6. Garantiikiri
Garantiikiri vormistatakse ja saadetakse välja vastavalt adressaadi soovile. Garantiikirjaga kinnitatakse maksete tähtajalist tasumist toote või teenuse kättesaamisel vastavalt kokkulepitud tingimustele. Garantiikirjale kirjutavad alla vallavanem ja pearaamatupidaja.
Garantiikiri registreeritakse dokumendiregistris.
7. Leping (v.a. Tööleping)
Vallavalitsuse nimel sõlmitud lepingutele kirjutab alla vallavanem või selleks volitatud isik.
Kui vallavalitsus on lepingu algataja, valmistab lepingu teksti ette ametnik, xxxxx valdkonda leping kuulub xx xxx vastutab xx xxxxx otstarbekuse ja täitmise eest.
Enne lepingu allkirjastamist:
• lepingu koostaja kooskõlastab lepingu projekti asutusesiseselt vallasekretäriga. Kooskõlastus peab kajastuma elektroonilise dokumendi puhul WD-s, paberkandja puhul eksemplaril, mis jääb vallavalitsusse, tehes märke – nimi, allkiri, kuupäev
• kui lepinguga kaasneb erakorralisi rahalisi kohustusi, siis peab lepingu kooskõlastama ka pearaamatupidajaga kas WD-s või paberkandjal.
Leping xx xxxxx lisad vormistatakse valgele paberile
Kui leping on koostatud lepingupartneri poolt, siis registreerib selle kantselei spetsialist ja suunab läbivaatamiseks ja kooskõlastamiseks esimesena ametnikule, xxxxx valdkonda leping kuulub, seejärel vallasekretärile xx xxx xxxxxx toob vallale xxxxx erakorralisi rahalisi kohustusi, on kolmas lepingu kooskõlastaja pearaamatupidaja.
Kõik lepingu kooskõlastused peavad kajastuma kas WD-s või paberkandjal.
Kantselei spetsialist suunab kooskõlastatud lepingu digikonteineris allkirjastamiseks vallavanemale.
Vallavalitsuse nimel sõlmitud lepingutele kirjutab alla vallavanem või selleks tema poolt volitatud isik.
8. Tänukiri
Xxxxx xxxxx tänukiri antakse füüsilistele või juriidilistele isikutele või kollektiividele, kes on toetanud xxxxx xxxxx või koostöös vallaga organiseeritud üritust, tegutsenud silmapaistvalt hästi oma igapäevasel tegevusalal või muudel juhtudel.
Xxxxx xxxxx tänukirja andmise otsustab Toila vallavanem oma käskkirjaga. Tänukirja vormistamise korraldab kantselei.
Tänukirja ettepaneku tegija peab vähemalt üks nädal enne tänukirja kätteandmist saatma vallavalitsuse kantseleile kirjalikult alljärgnevad andmed:
1) autasustatava nimi ja amet
2) asutuses töötamise aeg
3) tänukirja väljaandmise põhjus
4) tänukirja üleandmise kuupäev
5) tänukirja tekst
6) käskkirja projekti tänukirja väljaandmiseks.
VI Vallavalitsuse pitsatid, templid
1. Vallavalitsuses kasutatavad pitsatid ja templid ning nende registreerimine
Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Xxxxxx on pitsati jäljend dokumendil. Xxxxxx (pitsati jäljend) peab riivama allkirja viimaseid tähti. Musta pitserit ei kasutata.
Pitsati kujundus nähakse ette põhimäärusega. Vallavalitsuses on kasutamisel järgmised pitsatid:
1) Xxxxx xxxxx vapi kujutisega Toila Vallavalitsuse pitsat
2) riigivapi kujutisega Toila Vallavalitsuse pitsat
3) Toila Vallavalitsuse kantselei pitsat
Riigivapi kujutisega pitsatit hoiab ja kasutamist korraldab vallasekretär ning seda kasutatakse dokumendile seaduse alusel pandud riiklike ülesannete täitmisel, kui pitsati panemine on õigusaktiga ette nähtud.
Xxxxx xxxxx vapikujutisega pitsat on kantud 21. juunil 2002.a. riigivapiga ja teiste riiklikult tähtsate turvaelementidega dokumentide plankide ning riigivapiga pitserite näidiste registrisse, xxxxx xx 414.
Xxxxx xxxxx vapi kujutisega pitsatit hoitakse vallasekretäri juures xx xxxx kasutatakse järgmistele vallavalitsuse poolt väljastatavatele või kooskõlastatavatele dokumentidele:
1) kohaliku omavalitsust esindav dokument
2) vallavalitsuse määruste ja korralduste väljavõtetel, ärakirjadel ja koopiatel
3) isikliku abivahendi kaardil, puudega isiku sõiduki parkimiskaart
4) teenistusleht
Vallavalitsuse kantselei pitsatit hoitakse vallakantseleis xx xxxx kasutatakse koopiate lihttõestamisel ja muudel juhtudel, mis ei ole määratletud käesoleva korraga.
Tempel on jäljendit jättev tembeldamisvahend. Vallavalitsuse on kasutusel järgmised templid: ametniku nimetempel
1) kooskõlastus- ja kinnitustempel
2) tempel - saabunud, kuupäeva ja numbri märkimiseks
3) templid - koopia , koopia õige, ärakiri, ärakiri õige, väljavõte väljavõte õige, asutusesiseseks kasutamiseks
Pitsatite või templite tellimise ja nende hävitamise otsustab vallasekretär
Pitsati või templi hoidmise ja kasutamise eest vastutab ametnik või töötaja, kellele on antud pitsati või templi kasutamise õigus. Pitsateid tuleb xxxxx lukustatavas sahtlis või kapis.
Teenistus-või töökohalt lahkumisel on ametnik või töötaja kohustatud temale kasutusele antud pitsati või templi üle andma vallavanemale või tema poolt määratud isikule.
VII Dokumentide hoidmine, säilitamine ja hävitamine
1. Lahendatud dokumentide hoidmine, säilitamine
Dokumendi menetluse lõppedes teeb dokumentide täitmise eest vastutav ametnik dokumendiregistris märke asja lahendamise kohta (täitmismärge).
Paberdokumente hoitakse toimikutes (registraatorites), mille seljale ja kaanele märgitakse toimiku pealkiri, xxxxx dokumentide liigituse järgi, aastaarv ja säilitustähtaeg.
Toimiku pealkiri peab kajastama toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Kirjavahetuse puhul paigutatakse ühte toimikusse saabunud või väljasaadetav esmane xxxx xxxx vastuskirja(de)ga. Kirjavahetuse toimiku pealkiri peab xxxxx dokumendi liigi nimetuse (kirjavahetus) sisaldama vähemalt kaht tunnust, millest üks on sisu tunnus.
Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (isiklikud ja kohtutoimikud, teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm).
Toimikutesse pannakse ainult lahendatud ja lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid tagastatakse koostajale.
Xxxxxxx sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või xxxx järjekorras. Kirjad järjestatakse kronoloogiliselt nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult. Igale esmasele kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument.
Toimikus võivad xxxx xxx sarja dokumendid allsarjade xxxxx, kasutades värvilisi vahelehti ning jälgides säilitustähtaegu (erineva säilitustähtajaga dokumente ühte toimikusse ei panda).
Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes, mille seljale ja kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud xxxxx, nimetus ning asjaajamisaasta number.
Ühte toimikusse ei panda erineva säilitusajaga dokumente. Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide xxxxx.
Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka xxxxxx elektronposti teade.
Xxxxx xxxxx korrastab ametnik toimiku, hinnates toimikusse pandud dokumentide toimikusse kuuluvust, järjestust, eemaldab mustandid ja mittevajalikud või korduvad koopiaeksemplarid ning valmistab toimikud ette edasiseks säilitamiseks.
Asjaajamises lõpetatud toimikud võetakse kantseleis arvele kolme kuu jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu.
Dokumentide liigituses kinnitatud vastutavad ametnikud esitavad arhivaalide loetelud dokumentide liigitusega kehtestatud sarjade xxxxx.
Arhivaalide loetelus esitatakse arhivaali kohta järgmised andmed:
1) vallavalitsuse nimetus
2) funktsiooni nimetus
3) sarja xxxxx xx nimetus
4) allsarja xxxxx xx nimetus
5) toimiku järjekorra number ja pealkiri
6) toimikute ja muude üksuste hulk
7) arhivaalide piirdaatumid
Lühiajalise säilitusajaga (kuni 10 a.) arhivaale võib säilitada tähtaja möödumiseni vastutava ametniku hoiul.Vastutavad ametnikud säilitatavad kuni 10-aastase säilitustähtajaga arhivaale selliselt, et on välditud asjasse mittepuutuvate isikute juurdepääs dokumentidele.
Xxxxxxx xx pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse arhiivihoidlasse kahe aasta jooksul pärast asjaajamisaasta lõppu.
Enne arhivaalide arhiivihoidlasse üleandmist valmistatakse paberkandjal arhivaalid ette edasiseks säilitamiseks järgmiselt:
1) kontrollitakse ametnike poolt esitatud arhivaalide täielikkust ja sarjakuuluvust, vajadusel paigutatakse arhivaal õigesse sarja, viies sisse muudatused ka dokumendiregistris
2) kontrollitakse arhivaalide järjestust ning parandatakse xxxx
3) arhivaalid võetakse välja registraatorist, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest
4) eraldatakse arhivaalide koopiad, mustandid ja mittearhiiviaines (kaaskirjad, resolutsiooni- lehed)
5) paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse
6) arhivaalid paigutatakse säilitamiseks sobivasse ümbrisesse (mappi, karpi, vms.) ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus.
7) dokumentide lehed nummerdatakse
Ümbrisele (toimikule, mapile, karbile vm) märgitakse pliiatsiga:
1) sarja tähis
2) pealkiri
3) alustamise ja lõpetamise kuupäev, kuu ja aasta
4) säilitustähtaeg.
Digitaaldokumente salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja tervikuna vähemalt dokumendile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
Vastutavad ametnikud annavad toimikud registripidajale üle arhivaalide loetelude alusel. Loetelule märgitakse üleantud arhivaalide kogus, kuupäev ning üleandja ja vastuvõtja allkirjad. Vastuvõetud arhivaalid korrastatakse vastavalt arhiivieeskirjadele ja valmistatakse alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid ette edasiseks säilitamiseks vallamaja arhiiviruumis.
2. Arhivaalide kasutamine
Ametnikel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks kasutada arhiivist arhivaale – tutvuda nendega kohapeal, laenutada, teha arhivaalidest koopiaid. Laenutamise registreerib registripidaja vastavas registreerimisraamatus.
Taotluste põhjal väljastatakse arhivaalidest teatisi, tõestatud koopiaid (ärakirju) või välja-võtteid. Arhivaalide üleandmine teisele asutusele vormistatakse aktiga. Akti kinnitab vallasekretär.
3. Arhivaalde hävitamine ja üleandmine
Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse. .Hävitamine toimub hindamisotsuse alusel ja arhiivi-eeskirjades kehtestatud vormikohase aktiga. Arhivaalide hävitamine toimub ühe
kuu jooksul. Hävitamiseni hoitakse arhivaale arhivaalide loeteluga vastavuses. Kohustus anda arhiiviväärtusega arhivaalid üle avalikku arhiivi tekib arhivaali tekkimisest ja arhivaaliga seotus asjaajamise lõppemisest alates 20 aasta pärast.
Arhivaalid antakse üle üleandmise kohustuse tekkimisest alates poolte kokkuleppel kindlaksmääratud tähtajal.
Arhivaalide üleandmiseks ette valmistades koostatakse dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu alusel arhiiviskeem. Arhiiviskeemi kooskõlastamiseks esitatakse maa-arhiivile taotlus ja arhiiviskeem. Üleandmine korraldatakse vastavalt kooskõlastatud arhiiviskeemile ja üleandmise kohta vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise akt.
Arhiivi korrastamiseks võib vallasekretär tellida töö vajalike toimingute tegemiseks vastavat tegevusluba omavalt isikult või asutuselt.
Xxxxxx xxxx või asutus võib koostada ka arhivaalide hävitamiseks akti kavandi. Akti allkirjastab vallsekretär.
Arhivaalide hävitamise eest vastutab vallasekretär.
VIII Asjaajamise üleandmine
1. Asjaajamise üleandmine
Enne ameti- või töökohalt vabastamist, on ametnik kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud isikule. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtuaktiga.
Asutuse juhtimise üleandmisel peab asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt sisaldama muuhulgas:
1) asutuse koosseisunimestik ja teenistuses või töölolevate isikute arv
2) eelarvevahendite seis (asutuse xxxx ametist lahkumise korral)
3) vallavalitsuse põhivahendite koondnimekiri
4) asutuse xxxx ametis lahkumise korral viimase tema poolt allakirjutatud õigusakti, käskkirja ja kirja, dokumendi registreerimisindeks (number)
5) üldandmed asutuse arhiivi kohta.
Asjaajamise üleandmis-vastuvõtuakt vormistatakse kahes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja juures viibivad ametnikud. Akti kinnitab kõrgemalseisev ametnik. Akti üks eksemplar jääb üleandjale ja teine kantseleisse.
Asutuse xxxx vahetuse korral koostatav akt vormistatakse kolmes eksemplaris xx xxxxx kinnitab kõrgemalseisva asutuse, organi juht. Akti üks eksemplar jääb kinnitajale, teine asutusele xx xxxxxx asjaajamise üleandjale.
Vallasekretäri vahetumise korral koostatava akti kinnitab vallavanem.
Vallavanema ja volikogu komisjonide esimeeste vahetumise korral koostatava akti kinnitab volikogu esimees.
Volikogu esimehe vahetumise korral koostatava akti kinnitab valimiskomisjoni esimees.
Kui asjaajamise vastuvõtja ei ole aktiga nõus, siis esitab ta enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamuse, mis lisatakse aktile xx xxxxx olemasolu kohta tehakse akti xxxxx.
Kui lahkuv ametnik keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt asutuse xxxx või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse üleandmis-vastuvõtmisakti xxxxxx xxxxx.
Töö-või teenistussuhte peatumisel (puhkusel xxxxx) võib asjaajamise üle anda suuliselt.
Teenistuja valduses olnud lõpetamata asjade lahendamine ja dokumendid jäävad tema asendaja vastutusele, kes teeb dokumendihaldussüsteemis märke dokumendi täitja muudatuse kohta.
Xxxx 2
„Toila Vallavalitsuse teabehalduse kord” juurde Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kord
1 Üldosa
1) Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud.
2) Dokumendisarjad, milles tekkivatele dokumentidele võib kehtestada juurdepääsupiirangud, määratakse kindlaks Toila Vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemiga.
3) Dokumentide loetelu veergu „Märkused“ kantakse juurdepääsupiirangu alused (viide õigusaktile, mille alusel võib sarjas tekkivatele dokumentidele juurdepääsu piirata
4) Juurdepääsu piirangu määramisel tuginetakse avaliku teabe seaduse § 35 ja teistele seadustele.
5) Otsus piirangu olemasolu kohta tehakse dokumendi registreerimisel dokumendiregistris registrikaardil väljale „piirangud“ märkides piirangu alguse ja lõppemise kuupäeva .
6) Eraelulistele isikuandmetele võimaldatakse juurdepääs kooskõlas isikuandmete kaitse ja avaliku teabe seaduses sätestatuga.
7) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistatud dokumendile teeb dokumendi vormistaja suurtähtedega märke ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või kasutab selle lühendit AK. Märkele lisatakse selle tegemise kuupäev ja juurdepääsupiirangu kehtivuse lõpptähtpäev.
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
AvTS § 35 lg 1 p 12 eraelu puutumatust kahjustav teave xxxxx tehtud 02.07.2019
piirangu xxxx 02.07.2094 Toila Vallavalitsus
2 Juurdepääsupiirangute rakendamine
1) Juurdepääsupiirnagu rakendamisel eristatakse isikuandmeid sisaldava teave ülejäänud asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabest.
2) Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Vallavanem võib seda tähtaega pikendada kuni viie aasta võrra, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.
3) Xxxxxxxxx, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil xx xxxxxxx eraelulisi isikuandmeid sisaldavat teavet väljastati, peetakse dokumendiregistris.
4) Juurdepääsupiiranguga teabele on juurdepääsuõigus teenistujal oma ametiülesannete täitmiseks. Seda teavet ei tohi edastada kolmandatele isikutele juurdepääsupiirangu kehtestanud asutuse loata.
5) Elektroonseid juurdepääsupiiranguga dokumente ja kantseleis koostatud juurdepääsupiirangu saanud dokumentide elektroonseid tekste on keelatud säilitada kantselei arvutivõrgus selliselt, et nendele oleks võimalik juurdepääs isikutel, kellel puudub selleks teenistuskohustustest tulenev vajadus.
6) Vallavanem võib otsustada asutuseväliste isikute juurdepääsu võimaldamise asutusesiseseks tunnistatud teabele, kui see ei kahjusta riigi või omavalitsuse huve, välja arvatud eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele.
7) Ametnik peab füüsilisest isikust teabenõudjale tagama juurdepääsu tema valduses olevale isikukohta kogutud teabele ja dokumentidele, välja arvatud järgmistel juhtudel:
•alaealisele, kui see kahjustaks lapse põlvnemise saladust
•kui see takistaks kuriteo tõkestamist, kurjategija tabamist või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist
•kui juurdepääsu piiramine on vajalik teiste inimeste õiguste ja vabaduste kaitseks
•välismaalasele, kui teave on kogutud riikliku julgeoleku huvides.
8) Eraelulisi isikuandmeid sisaldavale teabele on juurdepääsuõigus teistel isikutel järgmistel juhtudel (välja arvatud, kui teabe väljastamine takistab kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamist):
•alaealise andmetele tema vanemal või eestkostjal•teovõimetu isiku eestkostjal
•xxx xxxx on andnud selliseks juurdepääsuks loa•riigi või kohaliku omavalitsuse teenistujal üksnes oma ametiülesannete täitmiseks
•sotsiaal-, tervishoiu- või haridusteenust osutaval eraõigusliku juriidilise isiku töötajal või füüsilisest isikust ettevõtjal üksnes ulatuses, mis on vajalik nende teenuste osutamiseks.
9) Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks vallavanem, xxx xxxxx kehtestamise põhjus on kadunud. Kehtetuks tunnistamise kohta tehakse dokumendiregistris ja dokumendile xxxxx.