HANKEKORD

Kinnitatud juhatuse 17.05.2022 otsusega nr 3

HANKEKORD

1. Eesmärk

1.1. Hankekord (edaspidi: kord) sätestab kaupade, teenuste ja ehitustööde hankimise ning hangete ettevalmistamise ja läbiviimise Sihtasutuses Tallinna Haigla Arendus (edaspidi: THA).

1.2. Korra eesmärgiks on reguleerida riigihangete korraldamist THA-s.

2. Kehtivus

2.1. Kord kehtib THA-s ja laieneb kõikidele THA läbiviidavate hangete komisjonide töös osalevatele isikutele.

3. Vastutus

3.1. Korra rakendamise eest THA-s vastutavad kõik THA töötajad.

3.2. Xxxxxx sätestatud ülesannete täitmise eest vastutavad korras nimetatud isikud.

4. Ülevaatus

4.1. Kord vaadatakse üle vastavalt vajadusele, kuid mitte harvemini xxx xxxx kolme aasta jooksul.

4.2. Korra ülevaatamise eest vastutab hankejuht.

5. Tegevuskirjeldus

5.1. Mõisted

5.1.1. Xxxxx eest vastutav isik – xxxxx korrektse läbiviimise eest vastutav THA töötaja või selleks vastavat volitust omav isik.

5.1.2. Riigihanke piirmäära ületav hange – hange, kus kauba või teenuse eeldatav maksumus eelarveaasta lõikes on 60 000 eurot või rohkem, ehitustöö maksumus on 150 000 eurot või rohkem. Summad siin ja edaspidi käibemaksuta.

5.1.3. Lihthange – hange, kus kauba või teenuse eeldatav maksumus eelarveaasta lõikes on 30 000 eurot kuni 59 999,99 eurot, ehitustöö maksumus on 60 000 eurot kuni 149 999,99 eurot.

5.1.4. Väikehange – hange, kus kauba või teenuse maksumus eelarveaasta lõikes või sõlmitava lepingu kogumaksumus on alla 30 000 euro, ehitustöö maksumus on alla 60 000 euro.

5.2. Xxxxx läbiviija

5.2.1. Hankeid viib üldjuhul läbi hankejuht või juhatuselt selleks volituse saanud isik.

5.3. Hangete läbiviimise põhimõtted

5.3.1. Kõik isikud, kes THA nimel hankeid teostavad, lähtuvad hangete läbiviimisel korras ettenähtud nõuetest ja järgnevatest põhimõtetest:

5.3.1.1. hangete tegemisel välditakse huvide konflikti tekkimist ja juhul xxx xxxxx tekkimist ei saa vältida või see siiski on tekkinud, siis avalikustatakse huvide konflikt xx xxxxx olemus kas xxxxx alusdokumentides või muul sobilikul viisil. Huvide konflikti all mõistetakse situatsiooni, kus THA töötaja või juhatuse liikme või hankekomisjoni töös osaleva isiku ametikohustused ja erahuvid on vastuolus ning erahuvid võivad mõjutada ametikohustuste täitmist. Võttes arvesse, et huvide

konflikt ei ole korruptsioonivorm, kuid tegemist on olukorraga, mis võib viia korruptsioonini suhtutakse sellesse täie tõsidusega.

5.3.1.2. hanked viiakse läbi selliselt, et pakkuda saavad kõik, kellel on võimalik pakkuda xxxxx või teenust või tööd, mis vastab THA vajadustele, ning seda tingimustel, mis vastavad THA vajadustele. Kui teadaolevalt sobib mõne pakkuja pakutav xxxx või teenus või töö THA eesmärkidega paremini, kui teiste pakkujate pakutav xxxx või teenus või töö, siis arvestatakse toodete/teenuse/töö eristuvaid omadusi lisapunktide andmisega hindamisel.

5.3.1.3. hanketegevus hoitakse läbipaistvana, avalikustades hankeplaanid, olles seeläbi avatud hankepaanis kajastatud hankeobjektide ja nende turuolukorra kohta informatsiooni vastuvõtmiseks, välja arvatud ajal, mil toimub konkreetse kauba või teenuse või töö osas hankemenetlus (sel ajal toimub suhtlus riigihangete registri vahendusel).

5.3.1.4. seadme, selle hoolduse xx xxxxx käitamisel kasutatavate tarvikute seose arvestamine: Elutsükli jooksul käitamiseks hooldust või tarvikuid vajava seadme ostmisel hangitakse hooldus- ja tootjaspetsiifilised tarvikud sama hankega ning hoolduse ja tarvikute xxxxx arvestatakse xxxxxx pakkumuste hindamisel. Tarvikute tarnimise ja hooldusteenuse kokkulepe sõlmitakse kuni seadme eeldatava eluea lõpuni, lepingus nähakse ette võimalus tarvikute ja teenuse xxxxx muuta.

5.3.1.5. seadmete xxxxxx nähakse ette koolitused nii seadmete kasutajatele kui ka seadme valdaja spetsialistidele. Xxxxx läbiviimisel tagatakse, et koolitus viiakse läbi piisavas mahus ning vajadusel etapiviisiliselt enne xx xxxxxx seadme kasutuselevõtmist.

5.3.1.6. teenuste hankimisel pööratakse tähelepanu teenust osutavate isikute kvalifikatsioonile ning xxxxx tingimused koostatakse selliselt, et need tagavad eduka pakkuja poolt kogu lepinguperioodi xxxxxx vähemalt xxxxx tasemel kvalifikatsiooniga personali kasutamise.

5.3.1.7. teenuste xxxxx ettevalmistamise käigus analüüsitakse võimalikke põhjuseid lepingu kehtivuse ajal teenuste mahu xx xxxxx muutmiseks ning vajadusel nähakse lepingus ette tingimused vastavate muudatuste sisseviimiseks.

5.4. Xxxxx maksumuse arvestamine

5.4.1. Xxxxx maksumuseks loetakse hankelepingu täitmisel eeldatavalt makstav kogusumma xxxx käibemaksuta, arvestades muu hulgas tõenäolisi hankelepingu alusel tulevikus tekkivaid kohustusi ja hankelepingu uuendamist.

5.4.2. Xxxxx eeldatava maksumuse määramisel võetakse arvesse kõigi THA menetletavate samaliigiliste hangete või soetuste eeldatav kogumaksumus.

5.4.3. Xxxxx eeldatava maksumuse arvestamisel peab lähtuma hanketeate riigihangete registris avaldamise xxxxx keskmisele turuhinnale vastavast hinnatasemest.

6. Hanketegevuse planeerimine

6.1. Hankeplaan

6.1.1. Hanked viiakse läbi juhatuse kinnitatud hankeplaani alusel.

6.1.2. Hankejuht koostab valdkonna tegevuste planeerimise eest vastutavatelt isikutelt ja eelarve koostamise ning täitmise eest vastutavalt isikult saadud sisendi alusel järgmise kalendriaasta xxxxxxxxxxx 00. oktoobriks korra lisas 1 oleva vormi kohaselt ja esitab juhatusele kinnitamiseks.

6.1.3. Hankeplaanis kajastatakse:

6.1.3.1. riigihanke piirmäära ületavad hanked;

6.1.3.2. lihthanked;

6.1.3.3. ideekonkursid alates summast 60 000 eurot;

6.1.3.4. eriteenused alates summast 60 000 eurot;

6.1.3.5. sotsiaalteenused alates summast 300 000 eurot;

6.1.3.6. väikehanked alates summast 20 000 eurot;

6.1.4. Hankeplaani muutmise vajaduse ilmnemisel teeb hankejuht juhatusele ettepaneku hankeplaani muutmiseks. Hankeplaani ei muudeta sagedamini, xxx xxxx kvartalis.

6.1.5. Hankeplaan avaldatakse THA kodulehel.

7.Kaupade ostmine ja teenuste tellimine väikehankena

7.1. Väikehanke läbiviimine

7.1.1. Xxxxxxx määrab hankeplaanis kajastamata väikehanke eest vastutava isiku. Vastutav isik tegutseb väikehanget läbi viies THA nimel.

7.1.2. Väikehanke läbiviimisel küsib vastutav isik hangitava kauba, teenuse või töö kohta pakkumused vähemalt kolmelt pakkujalt.

7.1.3. Kui pakkuja on väikehanke läbiviijale edastanud pakutavate kaupade hinnakirja, loetakse kehtivat hinnakirja pakkumuseks ning xxxx xx xxx xxxx eraldi küsida. Samuti käsitletakse ostukeskkonnas olevaid erinevate pakkujate pakkumusi esitatud pakkumustena.

7.1.4. Punktis 7.1.2. nimetatud mitme pakkumuse võtmise kohustus ei kehti järgmistel juhtudel:

7.1.4.1. teostatakse väikehange kaupadele, mille ühikumaksumus on väiksem kui 500 eurot ja soetuse summaarne maksumus ei ületa 2000 eurot;

7.1.4.2. teostatakse väikehange teenustele, mille kogumaksumus on väiksem kui 10 000 eurot.

7.1.5. Ka juhul, kui mitme pakkumuse võtmine ei ole kohustuslik, peab väikehanke läbiviija tagama, et hange teostataks THA-le kõige soodsamatel tingimustel.

7.1.6. Väikehanke läbiviija võib pakkujatega pidada läbirääkimisi parema pakkumuse saavutamiseks. Läbirääkimised ei tohi moonutada konkurentsi.

7.1.7. Vastutav isik kontrollib esitatud pakkumusi ja valib pakkujatele esitatud päringus sätestatud hindamiskriteeriumite alusel välja parima pakkumuse soovitud kaubale või teenusele ning korraldab vajadusel hankimiseks vastava lepingu sõlmimise parima pakkumuse alusel.

7.1.8. Hangitav xxxx või teenus valitakse välja soodsaima pakkumuse põhimõttest lähtudes. Kui puuduvad majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamise kriteeriumid xxxxx xxxxx, on majanduslikult soodsaimaks pakkumuseks odavaim pakkumus. Kui majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamisel kasutatakse xx xxxx kriteeriume xxxxx xxxxx, tuleb need pakkujale pakkumise saamiseks esitatud dokumendis ära näidata.

8.Xxxxx läbiviimine

8.1. Hankekomisjon

8.1.1. Hankeplaani alusel kinnitab juhatus xxxxx ettevalmistamiseks korraldusega hankekomisjoni (edaspidi: komisjon).

8.1.2. Komisjonis peab olema vähemalt xxxx liiget, s.h hankejuht xx xxxxxx.

8.1.3. Komisjoni liikmeteks määratakse xxxxx läbiviimiseks vajalike erialaste teadmistega spetsialistid, THA jurist ning THA hankejuht. Vajalike erialateadmistega spetsialistid võivad olla ka isikud väljastpoolt THA-d. Väljastpoolt THA-d määratava isiku puhul peab enne komisjoni moodustamist olema isiku kirjalik nõusolek komisjoni töös osalemiseks ning isiku tööandja kirjalik nõusolek isiku komisjoni töös osalemise kohta.

8.1.4. Hankekomisjoni ülesanded:

8.1.4.1. xxxxx objektiks sobivate olemasolevate lahenduste ning xxxxx objekti võimalike pakkujate kohta teabe kogumine, sh turu-uuringu tegemine;

8.1.4.2. xxxxx objekti tehnilise kirjelduse (sh hankelepingu tingimused) koostamine ja

kinnitamine, pakkujatele esitatavate kvalifitseerimistingimuste ning pakkumuste vastavustingimuste ja pakkumuste hindamiskriteeriumite määratlemine ja kinnitamine;

8.1.4.3. xxxxx taustinformatsiooni (so koostatud tehnilistele tingimustele ja muudele nõuetele vastavate teadaolevate pakkujate loetelu, eeldatav hankelepingu maksumus, soetuse tegemiseks kasutatava eelarve andmed, menetluse liigi valiku põhjendus) memo koostamine;

8.1.4.4. läbirääkimistega xxxxx puhul läbirääkimistel osalemine;

8.1.4.5. xxxxx eest vastutava isiku nõustamine hankemenetluse läbiviimisel hankelepingu objektiga seotud küsimustes;

8.1.4.6. pakkujate kvalifitseerimisnõuetele vastavuse kontrollimine;

8.1.4.7. pakkumuste vastavuse kontroll xxxxx alusdokumentides sätestatud nõuetele;

8.1.4.8. põhjendatud otsuse vormistamine, xxx xxxxx läbiviimiseks vajaliku info läbitöötamise käigus selguvad asjaolud, mille tulemusena hankeplaanis sätestatud riigihanke läbiviimine ei ole otstarbekas;

8.1.4.9. riigihangete seaduse mõistes hankija otsuste ettevalmistamine ja kinnitamine ning juhatusele allkirjastamiseks esitamine;

8.1.4.10. muud xxxxx läbiviimiseks vajalikud tegevused.

8.1.5. Hankekomisjoni töö juhtimine. Komisjoni tööd juhib komisjoni esimees. Komisjoni töö juhtimiseks komisjoni esimees:

8.1.5.1. algatab komisjoni tööks vajalikud elektroonilises kirjavahetuses peetavad aru- telud ning vajadusel kutsub kokku komisjoni koosolekud;

8.1.5.2. tagab kõigile komisjoni liikmetele võimaluse oma arvamuse väljaütlemiseks;

8.1.5.3. kontrollib, et komisjoni seisukohtadele on olemas põhjendused;

8.1.5.4. korraldab komisjoni kuuluvate erialaspetsialistide poolt xxxxx objekti tehnilise kirjelduse õigeaegse koostamise ning selle võimatuse korral informeerib sellest vii- vitamatult komisjoni kuuluvat hankejuhti;

8.1.5.5. tagab komisjoni poolt xxxxx eest vastutavale isikule xxxxx läbiviimiseks vaja- like selgituste andmise;

8.1.5.6. annab komisjoni liikmetele ülesandeid komisjoni tulemusliku töö tagamiseks.

8.1.6. THA hankejuhi ülesanded hankekomisjoni liikmena:

8.1.6.1. nõustab komisjoni xxxxx ettevalmistamise protseduurilistes küsimustes;

8.1.6.2. nõustab komisjoni xxxxx objekti tehnilise kirjelduse koostamisel sedavõrd, kui see on vajalik riigihangete seadusele ja hankekorrale vastava tehnilise kirjelduse koostamise tagamiseks vajalik;

8.1.6.3. koostab vajadusel komisjoni koosolekute protokollid või komisjoni otsused ning suunab need kooskõlastamisele või allkirjastamisele;

8.1.6.4. koostab komisjoni liikmetelt saadud sisendinfo alusel xxxxx taustainfo (võima- likud pakkujad, eeldatav maksumus, menetluse liigi valiku põhjused) memo;

8.1.6.5. tagab nõuetekohase hanketoimiku olemasolu;

8.1.6.6. lisab hanketoimikusse riigihangete registrist dokumendid, mis on komisjoni tööks vajalikud;

8.1.6.7. juhul, kui hankejuht ise ei xxxxx xxxxx eest vastutava isiku xxxxx, siis korraldab riigihanke läbiviimiseks vajaliku infovahetuse xxxxx eest vastutava isikuga;

8.1.6.8. tagab kogu hankega seotud riigihangete registri välise ametliku kirjavahetuse registreerimise dokumendihaldussüsteemis.

8.1.7. THA juristi ülesanded hankekomisjoni liikmena:

8.1.7.1. nõustab komisjoni juriidilistes küsimustes, sh otsuste vormistamine vastavalt riigihangete seaduse nõuetele ja haldusmenetluse põhimõtetele;

8.1.7.2. koostab hankemenetluses kasutatava hankelepingu;

8.1.7.3. korraldab eduka pakkuja otsuse jõustumisel hankelepingu allkirjastamise.

8.1.8. Huvide konflikti riski maandamine hankekomisjoni moodustamisel

8.1.8.1. Komisjoni moodustamisel tuleb jälgida, et komisjoni liikmeks ei määrataks isikut, kellel on selles xxxxxx huvide konflikt, mis võib mõjutada tema komisjoniliikme ülesannete täitmist.

8.1.8.2. Huvide konflikti olukordade ennetamiseks ja haldamiseks täidavad ning esitavad komisjoni liikmed enne komisjoni moodustamise korralduse kinnitamist allkirjastatud huvide deklaratsiooni.

8.1.8.3. Kui komisjoni liige ei saa kinnitada xxxxx xxxxxx huvide konflikti puudumist, tuleb tema asemele xxxxx teine komisjoni liige. Juhul, kui oma erialaste teadmiste tõttu ei ole komisjoni liikmele vajalikul tasemel asendusliikme leidmine võimalik, kaalutakse variante huvide konfliktiga kaasnevate riskide maandamiseks.

8.1.8.4. Xxxxxxx kinnitab komisjoni liikmed siis, xxx xxxx ei ole huvide konflikti või on huvide konfliktiga seotud riskid piisavalt maandatud.

8.1.8.5. Komisjoni liikmel, kellel komisjoni liikmeks määratuna tekib huvide konflikt, on kohustus sellest teavitada selle xxxxx eest vastutavat isikut, kes teavitab juhatust. Huvide konflikti tuvastamise korral kaalub juhatus komisjoni liikme taandamist komisjonist.

8.1.9. Hankekomisjoni töö

8.1.9.1. Komisjoni liikmele on osavõtt komisjoni tööst kohustuslik.

8.1.9.2. Komisjoni töödokumendid asuvad hanketoimikus, millele on kõigil komisjoni liikmetele juurdepääs.

8.1.9.3. Komisjoni töö toimub elektroonilise kirjavahetuse vormis. Vajadusel kutsub komisjoni esimees kokku komisjoni koosoleku. Koosolekut kokku kutsudes määrab komisjoni esimees koosoleku toimumise xxx xx koha, teavitades sellest komisjoni liikmeid vähemalt 3 (xxxx) tööpäeva ette.

8.1.9.4. Komisjoni koosolekud protokollitakse, kui:

1) komisjoni töö käigus on ilmnenud oluline eriarvamus või

2) seda nõuab vähemalt üks komisjoni liige.

8.1.9.5. Läbirääkimistega xxxxx puhul protokollitakse ka komisjoni läbirääkimisteks peetud kohtumised.

8.1.9.6. Komisjoni protokolli koostamise korraldab hankejuht.

8.1.9.7. Protokollis kajastatakse arutelu käigus komisjoni liikmete avaldatud seisukohad, komisjoni otsused koos nimeliste hääletustulemustega, eriarvamused ja muud olulised asjaolud.

8.1.9.8. Komisjoni otsuste vastuvõtmine toimub otsuse projekti dokumendihaldussüsteemis kinnitamise või allkirjastamise xxxx.

8.1.9.9. Komisjoni otsused võetakse vastu lihthäälteenamusega.

8.1.9.10. Riigihangete seaduse mõiste hankija otsuses märgitakse, kas komisjoni liikmete huvide deklaratsioonis kajastatu on muutunud.

8.1.9.11. Hankekomisjoni töö on lõppenud, kui:

1) hankeleping on sõlmitud;

2) riigihange on tunnistatud kehtetuks.

8.2.Xxxxx eest vastutav isik

8.2.1. Xxxxxxx määrab xxxxx läbiviimiseks selle xxxxx eest vastutava isiku.

8.2.2. Xxxxx eest vastutava isiku ülesandeks on hankemenetluse korrektne läbiviimine.

8.2.3. Xxxxx eest vastutav isik tagab hankemenetluse läbiviimise vastavalt riigihangete seaduse nõuetele.

8.2.4. Oma ülesande täitmiseks xxxxx eest vastutav isik:

8.2.4.1. koostab komisjoni antud sisendinfo (tehniline kirjeldus, kvalifitseerimiskriteeriumid, hindamiskriteeriumid, xxxxx taustainfo jm) alusel

xxxxx algatamiseks sobiva xxxxx alusdokumentide paketi;

8.2.4.2. teeb kõik xxxxx läbiviimiseks vajalikud toimingud;

8.2.4.3. korraldab pakkujate küsimustele vastamise, küsides vastuste kohta sisulise seisukoha komisjonilt;

8.2.4.4. küsib komisjoni seisukohta xxxxx käigus esitatud küsimustele vastamiseks, pakkuja kvalifikatsiooni kontrollimiseks, pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, kui selleks on vaja xxxxx objekti spetsiifilisi teadmisi;

8.2.4.5. korraldab pakkujalt pakkumuse kohta selgituse küsimise;

8.2.4.6. valmistab ette kõik riigihangete seaduse mõistes hankija otsused, lähtudes riigihangete seadusest, xxxxx alusdokumentidest ning komisjoni selgitustest ja seisukohtadest xxxxx objekti kohta ning esitab need juhatusele allkirjastamiseks;

8.2.4.7. vaidlustuse esitamise korral teavitab xxxxx eest vastutav isik sellest koheselt juhatust.

8.2.5. Xxxxx eest vastutaval isikul on õigus saada komisjonilt oma ülesannete täitmiseks täiendavat teavet xxxxx objekti kohta.

8.2.6. Xxx xxxxx eest vastutaval isikul tekib oma ülesandeid täites huvide konflikti sattumise oht, on ta kohustatud sellest viivitamatult teavitama juhatust. Huvide konflikti tuvastamise korral vahetab juhatus xxxxx eest vastutava isiku välja.

8.3. Hankedokumentide kooskõlastamine ja kinnitamine

8.3.1. Hange viiakse läbi nõuetekohaselt kinnitatud tehnilise kirjelduse, pakkujate kvalifitseerimistingimuste, pakkumuse vastavustingimuste ja pakkumuse hindamiskriteeriumite ning muude xxxxx läbiviimiseks vajalike alusdokumentide (hankedokumentide) alusel:

8.3.1.1. Tehniline kirjeldus on hankelepingu eseme kirjeldamiseks vastavas valdkonnas tegutsevatele isikutele arusaadavat terminoloogiat ja täpsuse astet kasutades kehtestatud:

1) asjade või teenuste hankelepingu esemeks olevate asjade või teenuste omaduste ja oluliste tunnuste loetelu;

2) ehitustööde hankelepingu esemeks olevate ehitustööde omaduste xx xxxxx esitatavate tehniliste nõuete kogum.

8.3.1.2. Tehnilistes kirjeldustes ei nimetata kindlat ostuallikat, protsessi, kaubamärki, patenti, tüüpi, päritolu ega tootmisviisi, mis võiks anda mõnedele pakkujatele või toodetele eeliseid teiste ees või nende osaluse välistada. See keeld ei kehti juhul, kui see on hankelepingu esemest tulenevalt vältimatult vajalik põhjusel, et tehnilise kirjelduse koostamine ei võimalda hankelepingu eset piisavalt täpselt ja mõistetavalt kirjeldada. Sellisele viitele lisatakse xxxxx «või sellega samaväärne».

8.3.1.3. Tehniline kirjeldus peab tagama kõigile pakkujatele võrdsed tingimused pakkumuse esitamiseks, ega tohi tekitada objektiivselt põhjendamatuid takistusi riigihangete avamisel konkurentsile.

8.3.1.4. Tehniline kirjeldus ei tohi olla vastuolus riigihangete seaduses sätestatud tingimustega, mis käsitlevad tehnilist kirjeldust xx xxxxx koostamist.

8.3.2. Xxxxx läbiviimiseks vajalikud dokumendid, sh objekti tehnilise kirjelduse, pakkujate kvalifitseerimistingimused, pakkumuse vastavustingimused ja pakkumuse hindamiskriteeriumid ja hankelepingu projekti, koostab ning kooskõlastab komisjon.

8.3.3. Oma kinnituse andmisega kinnitavad komisjoni liikmed tehnilise kirjelduse, pakkujale esitatavate kvalifitseerimistingimuste, pakkumuse vastavustingimuste ja pakkumuse hindamiskriteeriumite sisulist vastavust xxxxx eesmärgile.

8.3.4. Komisjoni koostatud ja kooskõlastatud hankedokumendid esitatakse kinnitamiseks juhatusele.

8.3.5. Komisjoni koostatud ja kooskõlastatud hankedokumendid esitatakse kinnitamiseks juhatusele ka juhul, kui komisjon ei kooskõlasta xxxxx läbiviimiseks vajalikke

dokumente ühehäälselt.

8.3.6. Kui selgub vajadus xxxxx käigus hankedokumente muuta, võib kinnitatud hankedokumente muuta komisjoni ühehäälselt kinnitatud otsuse alusel.

8.3.7. Kui hankedokumendid on kinnitanud juhatus, on xxxx juhatuse kinnituseta neid võimalik muuta ainult juhul, xxx xxxxxx muudatus vastab kõigile kolmele järgnevale nõudele:

8.3.7.1. ei muuda hangitavat objekti;

8.3.7.2. ei muuda hankelepingu maksumust algselt prognoositud maksumusest kallimaks;

8.3.7.3. laiendab konkurentsi.

8.4. Xxxxx läbiviimine

8.4.1. Xxxxx eest vastutav isik kuulutab xxxxx välja nõuetekohaselt koostatud ja kooskõlastatud ning kui see oli ette nähtud, siis ka kinnitatud hankedokumentide alusel.

8.4.2. Xxxxx eest vastutav isik tagab xxxxx läbiviimise käigus info liikumise komisjonile.

8.4.3. Xxxxx eest vastutav isik viib riigihanke läbi THA nimel, tegutsedes vastavalt riigihangete seadusele.

8.5. Hankeleping

8.5.1. Xxxxx eduka läbiviimise tulemusena sõlmitakse hankeleping, mis peab olema taasesitatavas vormis poolte tahteavalduste vahetusena fikseeritud juhul, kui lepingu maht on vähemalt 100 eurot.

8.5.2. Eraldi dokumendina kirjaliku hankelepingu sõlmimine on kohustuslik juhul, kui lepingu maksumus on 20 000 eurot või enam.

8.5.3. Hankelepingu eraldi dokumendina vormistamiseks kasutatakse THA juristi ettevalmistatud lepingut.

8.5.4. Hankelepingu THA poolt nõuetekohase täitmise eest vastutab hankelepingus märgitud THA-poolne kontaktisik. Kui hankeleping sõlmiti tahteavalduste esitamise xxxx, vastutab hankelepingu nõuetekohase täitmise eest töötaja, kes hankelepingu sõlmis.

8.6. Aruandlus

8.6.1. Iga xxxxx eest vastutav isik esitab riigihangete registris enda läbiviidud hangete kohta teateid vastavalt riigihangete seaduse nõuetele (sh teateid raamlepingu täitmises kohta).

8.6.2. Iga aasta 01. märtsiks esitab hankejuht juhatusele eelmise kalendriaasta kohta aruande, mis sisaldab järgmist:

8.6.3. ülevaade hankeplaani täitmisest, mis sisaldab iga täitmata jäänud xxxxx puhul põhjendust, miks xxxxx xxx teostamata;

8.6.4. ülevaade THA läbiviidud väikehangetest;

8.6.5. ülevaade hankelepingute täitmisel esinenud probleemidest;

8.6.6. muud üldistatud andmed, mis on vajalikud THA hanketegevusele hinnangu andmiseks.

9. Hanketoimik xx xxxxx säilitamine

9.1. Hanketoimik

9.1.1. Hankemenetluse käigus koostatud dokumendid moodustavad hanketoimiku. Hanketoimiku dokumendid on salvestatud riigihangete registris selle viitenumbriga xxxxx juures ja dokumendihaldussüsteemis viitega/seosega riigihanke viitenumbrile.

9.1.2. Hanketoimik peab sisaldama:

9.1.2.1. juhatuse korraldust komisjoni moodustamise kohta;

9.1.2.2. komisjoni ja/või juhatuse kinnitatud riigihanke alusdokumente, sh tehnilist kirjeldust, pakkuja kvalifitseerimistingimusi, pakkumuse vastavustingimusi, pakkumuse hindamiskriteeriume xx xxxx dokumente;

9.1.2.3. komisjoni koosolekute protokolle;

9.1.2.4. pakkujate esitatud dokumente ja materjale;

9.1.2.5. pakkujatele saadetud dokumentide koopiaid, hankemenetluses vaidlustuste käiku kajastavaid dokumente;

9.1.2.6. sõlmitud hankelepingut (hankelepinguid).

9.1.3. Riigihangete registris olevat informatsiooni dubleeritakse dokumendihaldussüsteemis ainult sedavõrd, kui see on vajalik infovahetuseks komisjoniga.

9.1.4. Väikehanke kohta koostatakse hanketoimik juhul, kui sellele hankele laieneb pakkumuste küsimise kohustus. Selles hanketoimikus säilitatakse pakkuja(te)le esitatud dokumendid pakkumuse saamiseks ning pakkuja(te) esitatud dokumendid.

9.2. Hanketoimiku säilitamine

9.2.1. Hanketoimiku säilitamistähtaeg on:

9.2.1.1. Euroopa Liidu struktuuritoetustest rahastatud hangete hanketoimikute puhul 25 aastat hankelepingu lõppemisest;

9.2.1.2. rahvusvahelist piirmäära ületavate hangete hanketoimikute puhul 7 aastat hankelepingu lõppemisest;

9.2.1.3. väikehangete hanketoimikute puhul 1 aasta hankelepingu lõppemisest;

9.2.2. kõigi muude hanketoimikute puhul 3 aastat hankelepingu lõppemisest.

10. Lisad

10.1. Hankeplaani vorm – xxxx 1

10.2. Hankekomisjoni liikme huvide deklaratsiooni vorm – xxxx 2

10.3. Taustinformatsiooni memo vorm – xxxx 3