Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse hankekord I Üldosa
Xxxx 1 KINNITATUD
direktori 03.06.2022 käskkirjaga nr 11
Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse hankekord I Üldosa
1.1. Käesolev hankekord sätestab Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse poolt läbiviidavate hangete korraldamise üldpõhimõtted ja hangete menetlemisega seotud vastutuse jaotuse.
1.2. Hankekorraga reguleerimata osas lähtutakse riigihangete valdkonda reguleerivatest direktiividest, riigihangete seadusest xx xxxxx alusel väljaantud õigusaktidest ning väljakujunenud kohtupraktikast.
2.1. Hange – käesoleva korra kohaselt määratletakse kõiki riigihangete seaduses nimetatud riigihankeid mõistega hange ning eraldi riigihankeks nimetatakse II jaotise p 8 toodud hankemenetlust.
2.2. Hankeplaan – kalendriaastal planeeritud hangete andmeid kajastav väljavõte, mis on avalikustatud kodulehel;
2.3. Huvide konflikt – huvide konflikt on töötaja töökohustuste ja erahuvide vastuolu, kus erahuvid võivad mõjutada töökohustuste täitmist. Huvide konflikti olukord võib tekkida kui töötaja peab oma töökohustuste raames tegema otsuse või osalema sellise otsuse tegemises, mis oluliselt mõjutab tema enda või temaga seotud isiku majandushuve;
2.4. Koduleht – Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse koduleht aadressil - xxxxx://xxx.xxx.xx
2.5. Maksumus – kõik summad on esitatud käesolevas hankekorras käibemaksuta;
2.6. Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus – RIT;
2.7. Riigihangete seadus – RHS;
2.8. Riigihangete register – RHR;
2.9. Hankenõunik - Hankenõunikuks hankekorra tähenduses on RIT-i hankejuht, hankespetsialist või muu vastava pädevusega isik;
2.10. Vastutaja – xxxxx esemeks oleva asja või teenuse ostuks rahaliste vahendite olemasolu eest vastutava osakonna töötaja;
2.11. Veebikeskkond – Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse poolt läbiviidavate ühis- ja keskseid hankeid kajastav portaal aadressil - xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxx/
3. Hankenõuniku ja vastutaja kohustused
3.1. Riigihanke eest vastutaja kajastatakse hankeplaanis, nimetatu kooskõlastamise ajahetkel vastava osakonna või talituse juhataja poolt. Vastutaja nimi eemaldatakse hankenõuniku poolt enne hankeplaani avalikustamist RIT-i kodulehel.
3.2. Vastutajaks on muuhulgas ka töötaja, kes määratakse oma osakonna xxxx xxxxx teostama otseoste või väikehankeid.
3.3. Vastutaja ülesannete hulka kuuluvad alljärgnevad tegevused (kuid mitte ainult): 3.3.1.enne xxxxx korraldamist peab vastutaja veenduma eelarvevahendite olemasolus
ning vahendite olemasolul alustatakse xxxxx korraldamisega;
3.3.2.vastutaja vastutab vajalike hangete xxxx- xx ajakohasuse eest, sh õigeaegse planeerimise, hangete tehniliste kirjelduste tähtaegse koostamise ja esitamise eest ning nende sisulise vastavuse osas tegelikele vajadustele ja lepingu täitmise nõuetekohasuse eest;
3.3.3.vastutaja korraldab suhtluse hankekomisjoni väliste osapooltega;
3.3.4.vastutaja korraldab hankelepingu sõlmimise, sh suhtluse pakkujaga ning töövoo algatamise hankelepingu allkirjastamiseks ja dokumentide säilitamise;
3.3.5.alla rahvusvahelise piirmäära jäävate hankelepingute täitmise jooksul kohustub vastutaja jälgima, et hankelepingu maksumus ei ületaks konkreetse xxxxx eeldatavat maksumust ning edastab hankenõunikule viimase soovil hankelepingu maksumuse.
3.4. Hankenõunik on isik, kes nõustab riigihanke korraldamist ja sellega seotud vaidluste lahendamist ning menetleb üle lihthanke piirmäära jäävaid hankeid RHRis.
II Hangete ettevalmistamine ja korraldamine
1.1.Hangete, va otseostud, väikehanked ja minikonkursid, teostamine toimib eelarveaasta kohta koostatud RIT hankeplaani (edaspidi hankeplaan) alusel.
1.2.Hankeplaan koostatakse järgneva aasta kohta hiljemalt 30. novembriks ning seda muudetakse vajadusel kuni kord kvartalis.
1.3.Hankeplaan avalikustatakse kodulehel xxxx vastutava isiku ning eelneva lepingu andmeteta. Avalikus hankeplaanis ei kajastata riigihanke erandeid. Hankeplaan avaldatakse kodulehel hiljemalt jooksva aasta 31. jaanuariks.
1.4.Hankeplaanis peavad kajastuma kõik hankeplaani koostamise või selle muutmise hetkeks teadaolevad ostetavad xxxxx, tellitavad teenused ja ehitustööd, sh riigihanke erandid ja ühishanked milles RIT planeerib osaleda, mille raam- või hankelepingu eeldatav maksumus algab asjade ja teenuste korral 30 000 eurost ja ehitustööde puhul 60 000 eurost.
1.5.Osakonna juhataja korraldab järgneva aasta osas hiljemalt 31. oktoobriks enda vastustusvaldkonnas planeeritavate hangete info sisestamise hankeplaani:
1.5.1. xxxxx nimetus;
1.5.2. xxxxx alustamise aeg (nädalase täpsusega tähtaeg, mil soovitakse hankenõuniku poolt hankemenetluse toimingutega alustamist või vastutaja poolt RHRis toimingutega alustamist);
1.5.3. lepingu sõlmimise tähtaeg (kuupäevalise täpsusega kehtiva lepingu lõppemise tähtaeg mida soovitakse uuendada või nädalase täpsusega uue lepingu tähtaeg koos vastava kommentaariga uue lepingu kohta)
1.5.4. lepingu eeldatav kestvus ja maksumus;
1.5.5. vastutaja;
1.5.6. finantseerimisallikas (eelarveline või välisrahastus);
1.5.7. xxxxx xxxx, sh info riigihanke xxxxxx xxxxx.
1.6.Osakonnajuht veendub eelarveliste vahendite olemasolus enne hankeplaani andmete sisestamist.
1.7.Hankejuht koondab esitatud sisendandmed ja konsolideerib esitatud hangete vajadused samaliigiliste hangete alusel.
1.8.Hankeplaanis esitatud andmete muutmiseks või täiendamiseks esitab vastava osakonna juht hankejuhile koheselt vastava info ning veendub, et eelarveväliste soetuste korral on esitatud investeeringu taotlus ja see on finantsjuhi ja direktori poolt kinnitatud. Erakorralise xxxxx lisamiseks või andmete muutmiseks esitab vastutaja esimesel võimalusel hankenõunikule käesoleva jaotise p 1.5 nõuetele vastava info.
1.9.Hankeplaanijärgne hange on tähtaegne, kui hankenõunikule laekub vastutajalt xxxxx alustamise ajana määratletud kvartalis hankemenetluse ettevalmistamiseks piisavas mahus infot (piisavas mahus ettevalmistatud dokumendid, teostatud turu-uuring, eeldatav maksumus vms). Hankenõunik ei ole kohustatud hanget töösse võtma juhul, xxx xxxxx läbiviimiseks ei ole infot piisavas mahus, esitatud materjalid ei ole korrektsed või esineb muid puudusi,
1.10. Hankeplaani väliseid hankeid teostatakse vastavalt hankenõunike töökoormusele ja võimalusele ning nende korraldamiseks on vajalik hankejuhi kinnitus.
1.11. Hankeplaani muudatuste osas (xxxxx andmete muutused, erakorraliste hangete andmed jm) koostab hankejuht hankeplaani väljavõtte, mis avaldatakse kodulehel ja/või veebilehel.
2.1.RITi töötaja, kes osaleb hankemenetluse läbiviimisel on kohustatud vältima huvide konflikti olukorda sattumist ning korruptsioonivastase seaduse 2. peatükist tulenevaid toimingupiiranguid. Sellisteks töötajateks on muuhulgas:
2.1.1. hankekomisjoni liikmed, vastutaja ja hankenõunik;
2.1.2. xxxxx ettevalmistamisel osalevad töötajad (enne hankekomisjoni moodustamist);
2.1.3. sisuosakonna töötaja(d), kes koostab/koostavad xxxxx tehnilise kirjelduse või esitab/esitavad selle osas täiendusettepanekuid, kuid ei kuulu hankekomisjoni;
2.1.4. kontaktisik tarnijale/pakkujale info edastamisel, tööülesannete täpsustamisel ja juhendamisel
2.1.5. üleandmis-vastuvõtmisakte allkirjastav(ad) isik(ud) (üldjuhul talituse või osakonna juhataja).
2.2.Huvide konflikti puudumist kinnitavad direktori poolt määratud komisjoniliikmed ja hankenõunik komisjoni moodustamise käskkirja kooskõlastamisega dokumendihaldussüsteemis. Vastavat kooskõlastamist dokumendihaldussüsteemis loetakse kinnituse andmiseks.
2.3.RIT-i töötajatel, kes osalevad hankemenetluse läbiviimisel või selle ettevalmistamisel, on keelatud olla pakkuja esindajaks, kontaktisikuks või muud moodi pakkujaga seotud.
2.4.Hankenõunik on kohustatud selgitama tulevastele hankekomisjoni liikmetele käesolevas punktis kajastatut.
3.1.Turu-uuringu tegemisel jälgitakse riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid selliselt, et teabe hankimine ei moonutaks konkurentsi, toimuks läbipaistvalt ja mittediskrimineerivalt.
3.2.Turu-uuringu käigus konsulteeritakse asjaomases valdkonnas tegutsevate isikute ja/või ettevõtjatega, kellest võimalusel kaasatakse turu-uuringusse vähemalt xxxx ettevõtjat ja/või isikut. Ettevõtja ja/või isiku valikul võetakse arvesse, et ettevõtja ja/või isik omaks laialdasi teadmisi ning kogemusi turu-uuringu objektist.
3.3.Turu-uuring korraldatakse vastutaja poolt enne xxxxx menetluse alustamist. Alates 30 000 EUR soetuste korral informeeritakse turu-uuringust e-kirja xxxx hankenõunikku.
3.4.Koosoleku korras toimuvas turu-uuringus osaleb alati hankenõunik.
3.5.Turu-uuring viiakse läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või koosoleku korras, kus koosolek protokollitakse. Protokollid lisab vastutaja v-kettale konkreetse xxxxx materjalide juurde.
3.6.Turu-uuringu käigus saadud teave (tehnilised kirjeldused vm dokumendid) lisab vastutaja v-kettale konkreetse xxxxx materjalide juurde.
4.1.Hangete, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul kuni 4999,99 eurot, korraldamise eest vastutab vastutaja.
4.2.Otseostu puhul ei ole kohustust xxxxx võrdlevaid pakkumisi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ega lisada arve või lepingu juurde vastavaid selgitusi.
4.3.Vastutaja tagab RHS-s toodud riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest kinnipidamise, sh riigihanke eesmärgi saavutamise kasutades rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt, sõlmides hankelepingu parima võimaliku xxxxx xx kvaliteedi suhte alusel.
4.4.Vastutaja on kohustatud jälgima, et ühesuguste soetuste kogumaksumus eelarveaasta jooksul ei ületa otseostu piirmäära ning et kõik soetuseks vajalikud toimingud on seaduslikud ja otstarbekad.
5. Alla lihthanke piirmäära hankimine (väikehange)
5.1.Hangete, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul 5000 kuni 29 999,99 eurot ja ehitustööde puhul 5000 kuni 59 999,99 eurot, korraldamise eest vastutab vastutaja.
5.2.Vastutaja tagab RHS-s toodud riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest kinnipidamise, sh riigihanke eesmärgi saavutamise kasutades rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt, sõlmides hankelepingu parima võimaliku xxxxx xx kvaliteedi suhte alusel.
5.3.Vastutaja on kohustatud jälgima, et ühesuguste soetuste kogumaksumus eelarveaasta jooksul ei ületa väikehanke piirmäära ning et kõik soetuseks vajalikud toimingud on seaduslikud ja otstarbekad.
5.4.Väikehanke korraldamisel, mille maksumus on 5000 kuni 14 999,99 eurot, kohustub vastutaja lisama põhjenduse pakkumuse valiku kohta arvete halduskeskkonda või lepingu olemasolu korral dokumendihaldussüsteemi.
5.5.Väikehanke korraldamisel, mille eeldatav maksumus on 15 000 kuni 29 999,99 eurot, küsitakse võrreldavaid pakkumusi vähemalt kolmelt pakkujalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Enne pakkumuste küsimist edastatakse väljasaadetav e-kiri hankenõunikule kooskõlastamiseks.
5.6.Konkurentsi olemasolul on vastutaja eesmärk tagada võimalikult paljude kvalifitseeritud pakkujate ligipääs hangetele.
5.7.Xxxxx korraldamisel märgitakse kontaktisikuna vastutaja ning pakkumuse esitamise ettepanek edastatakse huvitatud isikutele vastutaja ametlikult elektronposti aadressilt.
5.8.Võimalusel edastatakse koos pakkumuse esitamise ettepanekuga tehniline kirjeldus ja vajadusel lepingu projekt. Lepingu projekt kooskõlastatakse eelnevalt juristiga.
5.9.Konkurentsi puudumisel koostab vastutaja põhjenduse konkreetse pakkuja valiku kohta ning kooskõlastab nimetatu hankenõunikuga enne pakkumuse esitamise ettepaneku saatmist pakkujale.
5.10. Ettenägematute sündmuste tagajärjel tekkinud kiireloomulise vajaduse korral või olukorras, mil konkurents puudub, võib xxxxx xxxx viia otsepakkumise küsimise xxxx. Vastutaja koostab sellisel juhul põhjenduse konkreetse pakkuja valiku kohta ning kooskõlastab nimetatu hankenõunikuga enne pakkumuse esitamise ettepaneku saatmist pakkujale.
5.11. Vastutaja tagab kogu väikehanke protsessi dokumenteerimise RIT-i dokumendihalduse keskkonnas, va p 5.4 nimetatud juhul. Dokumentatsioon peab sisaldama vähemalt kõiki edastatud pakkumuse esitamise ettepanekuid ja esitatud pakkumusi, konkurentsi puudumisel põhjendust konkreetse pakkuja valiku kohta. Kirjaliku hankelepingu sõlmimise korral alustab vastutaja lepingu allkirjastamiseks
töövoo dokumendihalduse süsteemis, mille juurde lisatakse kõik eelnimetatud dokumendid.
6.1.Hanked, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul vähemalt 30 000 eurot, kuid väiksem kui 60 000 eurot ning ehitustööde puhul vähemalt 60 000 eurot, kuid väiksem kui 150 000 eurot, korraldatakse hankenõuniku poolt RHRis. Kokkuleppel hankejuhiga võib lihthanke korraldamist läbi viia vastutaja.
6.3.Hangete alusdokumentide kooskõlastamiseks alustab vastutaja töövoo dokumendihalduskeskkonnas. Töövoog määratakse täitmiseks lisaks vastutajale veel hankenõunikule RHRi dokumentide lisamiseks ja juristile lepingu projekti koostamiseks. Dokumendid kooskõlastatakse osakonna juhiga või tema poolt selleks määratud isiku(te)ga. Kooskõlastatud dokumendid avaldatakse RHRis.
6.4.Hankenõunik teostab RHR-s kõik lihthankega seotud toimingud, sh vastab huvitatud isikute poolt esitatud küsimustele, kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluseid, kvalifikatsiooni ja pakkumuste vastavust, koostab ja allkirjastab RHR-is kvalifitseerimise-, vastavaks- ja edukaks tunnistamise protokollid, lõpetab hankemenetluse, esitab vajalikud andmed RHR-i jmt. Kokkuleppel hankejuhiga on võimalik nimetatud toiminguid teostada vastutajal.
6.5.Hankenõuniku poolt korraldataval lihthankel osaleb vastutaja dokumentide kooskõlastajana ja vajadusel koostajana (nt tehniline kirjeldus), esitatud küsimuste sisulise vastuse koostajana ning koos hankenõunikuga kvalifikatsiooni ja vastavuse kontrollimisel.
6.6.Kõik RHR-s olevad teabepäringud välistesse andmekogudesse peavad olema teostatud läbi RHR-i. Andmed, mida RHR-i kaudu ei ole võimalik xxxxxx, salvestatakse RHRi keskkonda.
6.7.Hankenõunik tagab kogu hankimise protsessi dokumenteerimise. Juhul kui lihthanget teostab vastutaja, on selline kohustus viimasel.
6.8.Pärast eduka pakkumuse väljavalimist alustab vastutaja dokumendihalduse keskkonnas töövoogu hankelepingu allkirjastamiseks, mis edastatakse esimesena hankenõunikule, kes teostab kontrolli xxxxx menetluse läbiviimise osas RHR-is.
7.1.Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2014/24/EL XIV xxxx 1.–15. jaotises nimetatud teenuste (edaspidi sotsiaal- ja eriteenused) hangete, mille hankelepingu eeldatav maksumus on sotsiaalteenuste (1-5 jaotis) puhul väiksem kui 300 000 eurot ja eriteenuste (6-15 jaotis) puhul väiksem kui 60 000 eurot, korraldamise eest vastutab vastutaja.
7.2.Sotsiaalteenuste xxxxx osas, mille hankelepingu eeldatav maksumus on rohkem kui 300 000 ning eriteenuste osas, mille hankelepingu eeldatav maksumus on rohkem kui 60 000 eurot, kohaldatakse käesoleva jaotise punktis 8 toodud riigihangete korda.
7.3.Alla käesoleva jaotise p 7.2 nimetatud piirmäära sotsiaal- ja eriteenuste soetusel peab vastutaja tagama hangete seaduses sätestatud riigihanke kohaldamise üldpõhimõtetest kinnipidamise. Konkurentsi puudumisel või võimatuse korral võrreldavaid pakkumusi saada (sh olukorrad, kus vajaliku sisu, asukoha, kompetentsi vm omadusega teenust on võimalik saada ainult ühelt pakkujalt), lähtub vastutaja käesoleva jaotise p 5 nimetatud väikehanke reeglitest.
8.1.Riigihankemenetlus korraldatakse, kui hankelepingu eeldatav maksumus ületab asjade ja teenuste puhul 60 000 eurot ning ehitustööde puhul 150 000 eurot.
8.3.Riigihankemenetluse alguseks loetakse hankenõuniku poolt alustatavate dokumentide ettevalmistamist. Menetluse algatamiseks esitab vastutaja hankenõunikule komisjoni liikmete koosseisu, tehnilise kirjelduse ning muud vajalikud andmed.
8.4.Riigihanke alusdokumendid (edaspidi alusdokumendid) koosnevad lisaks RHR-s automaatselt genereeritud dokumentidele tehnilisest kirjeldusest, hankelepingu(te) projekti(de)st ning muudest dokumentidest, kus on määratud riigihanke üksikasjad, millele pakkumuse või taotluse esitamisel tugineda, dokumentide esitamise nõuded vmt.
8.5.Alusdokumendid ja nende muudatused (v.a RIT-i poolt koostatud vormid pakkujatele andmete esitamiseks) peavad olema kinnitatud kooskõlastusringil riigihanke komisjoni poolt dokumendihaldussüsteemis. Alusdokumentide muudatused, mis sisaldavad endas mitte sisulisi vigu, sh kirjavigade, viitevigade, avamise jm kuupäevade parandusi, vm korrektuure, mis ei tekita RIT-le lisakohustusi ega too pakkujale xxxxx võimalikku pakkumuse muutmist, ei kuulu riigihanke komisjoni poolt kooskõlastamisele ning parandatakse hankenõuniku poolt RHR-s.
8.6.Riigihanke kõrvaldamise aluste, kvalifitseerimise, vastavaks ja edukaks tunnistamise protokollid genereeritakse võimalusel RHRi süsteemist automaatselt ning kuigi RHR poolselt on xxxx automaatselt nimetuseks otsus, käsitletakse neid RIT riigihanke komisjoni protokollidena.
8.7.Riigihanke kõrvaldamise aluste, kvalifitseerimise, vastavaks ja edukaks tunnistamise otsused allkirjastab RIT-i direktor.
9.1.Käesoleva jaotise punktis 8 nimetatud riigihanke läbiviimiseks moodustab direktor käskkirjaga vähemalt kolmeliikmelise komisjoni (edaspidi komisjon).
9.2.Komisjoni kuuluvad komisjoni esimees (tavapäraselt vastutaja), hankenõunik, komisjoni liikmed, kellest vähemalt üks omab riigihanke objektile vastavas valdkonnas
eriteadmisi ning vajadusel asendusliige, kellele laienevad komisjoni liikme õigused, kohustused ja vastutus asendamise ajaks.
9.3.Komisjoni liikmena (va komisjoni esimehena) võib määrata isiku, kes ei ole RIT töötaja.
9.4.Juhul kui komisjoni toimingutes osaleb vähem xxx xxxx liiget ühe või mitme liikme töölt eemaloleku tõttu, muudab direktor komisjoni kinnitamise käskkirja, lisades asendusliikme(d).
9.5.Komisjoni liige, sh hankenõunik ei tohi olla seotud riigihankes osaleva huvitatud isiku, pakkuja või taotlejaga viisil, mis annab vastavale huvitatud isikule, pakkujale või taotlejale eelise teiste ees. RIT-il on õigus kontrollida iga komisjoni liikme puhul eelnevalt nimetatud asjaolude esinemist ning arvata nende ilmnemisel xxxxxx liige komisjonist välja.
9.6.Komisjoni töös osalemine on selle liikmetele kohustuslik.
9.7.Xxxxx, kui komisjoni liikmel on teada komisjoni moodustamise käskkirja menetlemise hetkel töölt eemaloleku aeg, xxxxx xx sellest hankejuhile teada hiljemalt käskkirja kooskõlastamise hetkeks.
9.8.Komisjon teeb otsuseid lihthäälteenamuse alusel. Kui hääled jagunevad võrdselt, on otsustavaks komisjoni esimehe hääl. Komisjoni otsused protokollitakse (v.a häälte jagunemine komisjoni liikmete xxxxx) ning allkirjastatakse digitaalselt komisjoni liikmete poolt võimalusel RHR-s.
9.9.Komisjon võib kaasata oma ülesannete täitmisesse sõltumatu eksperdi. Kaasatud ekspert ei ole komisjoni liige.
9.10. Komisjonil on riigihanke läbiviimisel järgmised ülesanded:
9.10.1. alusdokumentide ettevalmistamine ja vajadusel nende muutmine;
9.10.2. alusdokumentide kooskõlastamine dokumendihaldussüsteemis riigihanke algatamiseks;
9.10.3. vajadusel taotlejate või pakkujate kõrvaldamise aluste ja kvalifikatsiooni kontroll ning vastava protokolli allkirjastamine;
9.10.4. hankemenetluse liigist lähtuvalt läbirääkimiste pidamine. Komisjon ei pea osalema täies koosseisus läbirääkimistel, xxxx võib vajadusel määrata läbirääkimiste läbiviijad, kellest vähemalt üks peab omama riigihanke objektile vastavas valdkonnas eriteadmisi;
9.10.5. pakkumuste vastavuse kontroll xx xxxxxxx protokolli allkirjastamine;
9.10.6. pakkumuste hindamine ja edukaks tunnistamise protokolli allkirjastamine;
9.10.7. seisukoha andmine muudes hankemenetlusega seotud küsimustes, sh esitatud küsimustele tähtaegne vastamine.
9.11. Lisaks käesoleva jaotise punktis 9.10 toodule vastutab riigihanke komisjoni esimees (vastutaja) riigihanke läbiviimisel järgmiste ülesannete täitmise eest:
9.11.1. riigihanke tähtaegne korraldamine;
9.11.2. tehnilise kirjelduse/lähteülesande koostamine ja õigeaegne edastamine hankenõunikule;
9.11.3. teabevahetuse käigus tehnilist kirjeldust/lähteülesannet puudutavate küsimuste vastuste õigeaegne edastamine riigihanke nõunikule;
9.11.4. kvalifitseerimiseks esitatud tehnilise ja kutsealase pädevuse andmete kontrollimine koostöös hankenõunikuga;
9.11.5. pakkumuste sisulise vastavuse kontrollimine ning kontrolli tulemuste edastamine hankenõunikule;
9.11.6. pakkumuste hindamine ja hindamistulemuste edastamine hankenõunikule, kui andmeid ei genereerita automaatselt RHR-s;
9.11.7. riigihanke tulemusena sõlmitava hankelepingu lõppemisel vajadusel hankelepingu andmete tähtaegne edastamine hankenõunikule.
9.12. Lisaks käesoleva jaotise punktis 9.10 toodule vastutab hankenõunik riigihanke läbiviimisel järgmiste ülesannete täitmise eest:
9.12.1. tehnilise kirjelduse/lähteülesande alusel koostöös vastutajaga hankemenetluse liigi valimine;
9.12.2. alusdokumentide (v.a tehnilise kirjelduse/lähteülesande ja lepingu(te)) koostamine ja RHR-i sisestamine;
9.12.3. teabevahetuse käigus õigeaegne küsimuste vastuste ja teadete edastamine;
9.12.4. RHR-s sisalduvate teabenõuete kaudu välistest andmekogudest kõrvaldamise aluste ja kvalifikatsiooni kontrollimine. Andmete kogum, mis päritakse väljaspool RHR-i, salvestatakse RHR-i.
9.12.5. vajadusel pakkumuste vormilise vastavuse kontrollimine ja pakkumuste hindamine koos komisjoni liikmetega;
9.12.6. protokollide eelnõude vormistamine ning menetlemine RHR keskkonnas;
9.12.7. otsuste eelnõude vormistamine ning menetlemine dokumendihalduse keskkonnas
9.12.8. RHS-s nõutud teabe koostamine ja esitamine RHR-i;
9.12.9. riigihanke paberkandjal andmete komplekteerimine ja säilitamiseks üleandmine dokumendi- ja töösuhete spetsialistile.
9.13. Dokumendihaldussüsteemis riigihanke dokumentide kooskõlastamisega kinnitab komisjoni liige, et ta on tutvunud kõikide dokumendi failidega ning nõustunud dokumendi failides sisalduvaga. Vastavat kooskõlastamist dokumendihaldussüsteemis loetakse kinnituse andmiseks.
9.14. Riigihanke käigus toimuv teabevahetus huvitatud isiku, taotleja või pakkujaga peab toimuma läbi RHR-i või vajadusel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis,
v.a juhul, kui edastatakse informatsiooni, mis ei sea riigihankes osalevat isikut võrreldes teiste isikutega eelisseisu (nt seaduse selgitamine, menetluse hetkeseisust teavitamine vmt).
10.1. Dünaamilise hankesüsteemi korraldamiseks kohaldatakse RHS-s sätestatud dünaamilise hankesüsteemi korraldamise korda, arvestades käesoleva jaotise punktis 8 ja 9 toodut.
10.2. Hankelepingu sõlmimiseks dünaamilise hankesüsteemi alusel rakendatakse käesoleva jaotise punktides 10.3-10.4 toodud korda.
10.3. Hankelepingu sõlmimiseks dünaamilise hankesüsteemi alusel vastutab vastutaja järgmiste ülesannete täitmise eest:
10.3.1. hankelepingu sõlmimise menetluse tähtaegne korraldamine;
10.3.2. tehnilise kirjelduse/lähteülesande koostamine ja õigeaegne edastamine hankenõunikule;
10.3.3. teabevahetuse käigus tehnilist kirjeldust/lähteülesannet puudutavate küsimuste vastuste õigeaegne edastamine riigihanke nõunikule;
10.3.4. kvalifitseerimiseks esitatud tehnilise ja kutsealase pädevuse andmete kontrollimine koostöös hankenõunikuga ning protokolli allkirjastamine RHR- is;
10.3.5. pakkumuste sisulise vastavuse kontrollimine, kontrolli tulemuste edastamine hankenõunikule ning protokolli allkirjastamine RHR-is;
10.3.6. pakkumuste hindamine ja hindamistulemuste edastamine hankenõunikule, kui andmeid ei genereerita automaatselt RHR-s ning protokolli allkirjastamine RHR-is;
10.3.7. riigihanke tulemusena sõlmitava hankelepingu lõppemisel vajadusel hankelepingu andmete tähtaegne edastamine hankenõunikule.
10.4. Hankelepingu sõlmimiseks dünaamilise hankesüsteemi alusel vastutab hankenõunik järgmiste ülesannete täitmise eest:
10.4.1. tehnilise kirjelduse/lähteülesande alusel koostöös vastutajaga hankemenetluse liigi valimine;
10.4.2. alusdokumentide (v.a tehnilise kirjelduse) koostamine ja RHR-i sisestamine;
10.4.3. teabevahetuse käigus õigeaegne küsimuste-vastuste ja teadete edastamine;
10.4.4. RHR-s sisalduvate teabenõuete kaudu välistesse andmekogudesse kõrvaldamise aluste ja kvalifikatsiooni kontrollimine. Andmete kogum, mis päritakse väljaspool RHR-i, salvestatakse kas dokumendihalduse keskkonda või RHR-i.
10.4.5. vajadusel pakkumuste vormilise vastavuse kontrollimine ja pakkumuste hindamine koos vastutajaga;
10.4.6. protokollide eelnõude vormistamine RHR-is;
10.4.7. RHS-s nõutud teabe koostamine ja esitamine RHR-i;
10.4.8. riigihanke paberkandjal andmete komplekteerimine ja säilitamiseks üleandmine RIT-i vastavale töötajale.
10.5. Dünaamilise hankesüsteemi menetluse xx xxxxx alusel hankelepingu sõlmimise menetluse käigus toimuv teabevahetus huvitatud isiku, taotleja või pakkujaga peab toimuma läbi RHR-i või vajadusel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, v.a juhul, kui edastatakse informatsiooni, mis ei sea riigihankes osalevat isikut võrreldes teiste isikutega eelisseisu (nt seaduse selgitamine, menetluse hetkeseisust teavitamine vmt).
11.1. Mitme pakkujaga raamlepingu alt teostatavad minikonkursid korraldatakse vastutaja poolt RHR-is. RHR-is ei ole kohustust teostada minikonkursse raamlepingute osas, mis on sõlmitud väikehanke raames või raamlepingus toodud juhtudel.
11.2. Vastutaja kooskõlastab minikonkursi tehnilise kirjelduse ja eelarve vahendite olemasolu dokumendihalduse süsteemis osakonna juhiga.
11.3. Riigihangete registris teostatava minikonkursi puhul määrab vastutaja RHR-is minikonkursi meeskonda lisaks hankenõuniku, kes vajadusel juhendab vastutajat RHR toimingute osas;
11.4. Vastutaja teostab RHR-s kõik minikonkursiga seotud toimingud, sh vastab huvitatud isikute poolt esitatud küsimustele, vajadusel kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluseid, kvalifikatsiooni ja pakkumuste vastavust, koostab ja allkirjastab RHR-is kvalifitseerimise-, vastavaks- ja edukaks tunnistamise protokollid, lõpetab menetluse, esitab vajalikud andmed RHR-i jmt.
11.5. Kõik RHR-s olevad teabepäringud välistesse andmekogudesse peavad olema teostatud läbi RHR-i. Andmed, mida RHR-i kaudu xxxxxx xx saa, salvestatakse kas dokumendihalduse keskkonda hankelepingu töövoo juurde või RHRi keskkonda.
11.6. Vastutaja tagab kogu hankimise protsessi dokumenteerimise. Pärast eduka pakkumuse väljavalimist alustab vastutaja dokumendihalduse keskkonnas töövoogu hankelepingu allkirjastamiseks, mis edastatakse kooskõlastamiseks esimesena hankenõunikule, kes teostab RHRis kontrolli minikonkursi läbiviimise osas.
11.7. RHRi välise minikonkursi puhul:
11.7.1. vastutaja korraldab minikonkursi e-posti xxxx, edastades ettepaneku esitada pakkumus kõikidele raamlepingu osapooltele või osapooltele, xxxxx osas raamleping näeb ette pakkumuse ettepaneku esitamist;
11.7.2. teostab ja dokumenteerib minikonkursiga seotud toimingud, sh vastab huvitatud isikute poolt esitatud küsimustele (esitades vastused kõikidele osapooltele), vajadusel kontrollib pakkujate kõrvaldamise aluseid, kvalifikatsiooni ja pakkumuste vastavust, koostab kvalifitseerimise, vastavaks ja edukaks tunnistamise protokollid jmt.
11.7.3. dokumenteerib minikonkursiga seotud toimingud ja esitatud pakkumused dokumendihaldussüsteemis ning kooskõlastab eduka pakkumuse osakonna juhiga.
12.1. Ideekonkursile, mille eeldatav maksumus on võrdne või ületab 60 000 eurot, kohaldatakse RHS-s sätestatud ideekonkursi korraldamise korda, arvestades käesoleva jaotise punktis 8 ja 9 toodut.
12.2. Alla riigihanke piirmäära korraldatavate ideekonkursside eest vastutab vastutaja, kes lisaks RHS-s sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtete järgimisele:
12.2.1. teavitab huvitatud isikuid ideekonkursi alustamisest, sh asjaolust, kas ideekonkursi tulemusena sõlmitakse hankeleping;
12.2.2. edastab huvitatud isikutele ideekonkursi dokumendid, sh vajadusel autoriõiguselepingu;
12.2.3. tagab ideekavandite hindamisel ideekavandite anonüümsuse.
III Ühis- ja kesksed hanked
1.1.Keskne hankimine käesoleva korra mõistes on RIT-i poolt hankija eest või nimel ettevalmistatav ja läbiviidav riigihange, mille tulemusena võib raam- või hankelepingu sõlmida RIT.
1.2.Keskse xxxxx korraldamisel lähtutakse riigihankeseaduse § 42 lg 2 alusel kehtestatud korraldusest ning hankekorra II jaotisest sätestatust.
1.3.Keskse hankega seotud teabevahetuse eest vastutavad nii hankenõunik kui vastutaja. Kohustusliku keskse hankimise osas avaldatakse teave veebikeskkonnas, kus sellega on võimalik tutvuda kõigil keskses xxxxxx osalevatel hankijatel.
1.4.RIT avaldab veebikeskkonnas hiljemalt iga kalendriaasta IV kvartali lõpuks järgneval kalendriaastal läbiviidavate kesksete hangete loetelu.
1.5.Enne hankemenetluse alustamist esitatakse keskses xxxxxx osaleva(te)le hankija(te)le ettepanekute esitamiseks tehniline kirjeldus/lähteülesanne või vajadusel muud alusdokumendid (käesolevas punktis edaspidi ühiselt dokumendid) veebikeskkonnas. Hankemenetlust alustatakse pärast ettepanekute esitamise tähtaja möödumist või läbirääkimiste korral RIT-i ja hankija(te) kokkuleppel.
1.6.RIT-i poolt sõlmitud raam- või hankeleping(ud) edastatakse hankija(te)le 5 tööpäeva jooksul pärast xxxxx- või raamlepingu sõlmimist veebikeskkonna kaudu või elektronposti xxxx.
1.7.Võimalusel nõustab RIT keskses xxxxxx osalevaid hankijaid raam- või hankelepingu täitmisel tekkivate probleemide lahendamisel. Üldist kõlapinda leidvate probleemide ja nende lahenduste kirjeldused tehakse kättesaadavaks veebikeskkonnas.
2.1.Ühishange käesoleva korra mõistes on RIT-i ja hankija(te) vahelise kokkuleppe alusel korraldatav ühine riigihange, mille tulemusena võib raam- või hankelepingu sõlmida RIT.
2.2.Ühishanke korraldamisel lähtutakse hankekorra II jaotisest sätestatust, arvestades käesolevas punktis toodud erisusi.
2.3.Ühishankega seotud teabevahetuse eest vastutavad nii hankenõunik kui vastutaja. Teave ühishangete ning alusdokumentide kohta avaldatakse veebikeskkonnas, kus sellega on võimalik tutvuda kõigil ühishankes osalevatel hankijatel.
2.4.Ühishanke korral ühishankija lisandumist hankemenetluse jooksul enne pakkumuste avamist, ei loeta selliseks muudatuseks, mis nõuaks II jaotise p 8.5 nimetatud komisjoni poolt kinnitamist.
2.5.RIT avaldab veebikeskkonnas kalendriaastal teostatavate ühishangete loetelu hiljemalt iga kalendriaasta veebruariks.
IV Raam- ja/või hankelepingute sõlmimine
1. Riigihanke tulemusena sõlmitav raam- või hankeleping (edaspidi ühiselt leping), mille maksumus xxxx käibemaksuta on 20 000 või rohkem, vormistatakse kirjalikult, kasutades võimalusel digitaalset allkirjastamist.
2. Xxx xxxxx objektist või lepingu partnerist tulenevalt ei ole võimalik või otstarbekas lepingut kirjalikus vormis sõlmida, tuleb tehing vormistada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.
3. Sõltumata käesoleva jaotise punktides 1 ja 2 sätestatust, vormistatakse rendilepingud, füüsilise isikuga sõlmitavad lepingud ning autoriõigustega seotud lepingud alati kirjalikult.
4. Kui leping soovitakse sõlmida RHS kohaselt erandina RHS-s sätestatud korda järgimata, peab lepingu sõlmimist korraldav vastutaja enne tehingu ettevalmistamist kooskõlastama lepingu sõlmimise kavatsuse hankenõuniku ja juristiga.
5. Lepingu täitmisega alustatakse pärast lepingu sõlmimist.
V Hangetega seotud andmed
1. Enne riigihanke avaldamist on riigihankega seotud teave, mis ei ole avalikustatud RHR- s, RITi kodulehel või tehtud avalikuks pakkumuste esitamise ettepanekuga, asutusesisene teave ning xxxx xx edastata kolmandatele isikutele, v.a turu-uuringu käigus edastatav info xx xxxx- või keskses xxxxxx osalevatele hankijatele edastatav hankega seotud info.
2. Pärast riigihanke avaldamist on riigihankega seotud teave avalik, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. Xxxxx menetluse käigus käsitletakse konfidentsiaalsena pakkuja poolt ärisaladusena märgitud teavet.
3. Paberkandjal andmeid ja dokumendihalduse keskkonnas olevaid digitaalseid andmeid säilitatakse vastavalt teabehalduse korrale. RHR-s olevaid andmeid eraldi ei arhiveerita.