Lisa 1. Ametijuhend
KINNITATUD
direktori 22.11.2017 käskkirjaga nr 1-2/117
Xxxx töölepingu nr… juurde
Xxxx 1. Ametijuhend
Ametikoht | Juhiabi |
Nimi | |
Vahetu juht | Direktor |
Alluvad | Puuduvad |
Xxxx asendab | Direktori määramisel |
Kes asendab | Direktori määramisel |
I Üldsätted
Juhiabi ametikoha eesmärk on tagada tõhusa dokumendihalduse ja infovahetuse kaudu kooli arengueesmärkide saavutamine. Oma töös juhindub juhiabi:
● kehtivatest Eesti Vabariigi seadustest;
● haridus- ja teadusministri määrustest ja muudest õigusaktidest ning kooli direktori või teda asendava isiku käskkirjadest;
● riigigümnaasiumide kvaliteedikokkuleppest;
● kooli direktori suulistest ja kirjalikest korraldustest ning juhistest;
● kooli põhimäärusest;
● kooli õppekavast;
● kooli arengukavast;
● kooli asjaajamiskorrast;
● töökorralduse reeglitest;
● käesolevast ametijuhendist;
● oma töölepingust;
● kooli õppenõukogu otsustest;
● õpilase, vanema ja kooli vajadustest.
II Tööülesanded
● Põhiülesanded:
○ haldab kooli dokumentatsiooni Eesti Koolide Infosüsteemis (XXXX);
○ dokumendihalduse korraldamine kooskõlas õigusaktidega
○ koostab, muudab ja täiendab dokumendihaldust reguleerivaid normdokumente vastavalt ettepanekutele ja vajadusele;
○ xxxxx xxx vastutusalasse kuuluva infovahetuse täpsuse ja korrektsuse;
○ tagab töö käigus koostatud ja esitatud andmete õigsuse ja seadusele vastavuse;
○ registreerib ja edastab kooli saabuva kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;
○ vormistab, registreerib ja edastab väljasaadetava kirjavahetuse, jälgib tähtaegade täitmist;
○ koostab ja vormistab dokumendid (käskkirjad, lepingud, protokollid, aktid jne) ning registreerib need dokumendihaldusprogrammis, vajadusel edastab erinevatele osapooltele;
○ vastab kooli üldtelefoni kõnedele ja jälgib kooli üldmeiliaadressile saabuvaid kirju ning edastab info töötajatele;
○ peab arvestust õpilaste liikumise kohta, võtab vastu ja väljastab õpilaste vastuvõtmisel ja lahkumisel dokumente;
○ peab kooli õpilaste (xx xxxxxxxx) ja töötajate aadresside ja telefoninumbrite registrit;
○ peab ja täiendab kooli õpetajate ja õpilaste Eesti Hariduse Infosüsteemi (EHIS) andmebaasi;
■ kanded õpilaste liikumise kohta, õppurite andmete kinnitamine;
■ kanded õpetajatega töölepingu sõlmimisel ja lõppemisel, kvalifikatsioonide ja täienduskoolituste lisamine, koormuse muutmine, andmete kinnitamine
○ vormistab töötajad tööle, valmistab ette töölepingud ja käsunduslepingud, teeb nende muutmise ja lõpetamisega seotud toimingud kooskõlas töölepingu seadusega;
○ Kooskõlas direktori korraldustega peab infovahetust koolipidaja poolt määratud Riigi Tugiteenuste Keskuse personali- ja palgaarvestajaga, vahendab nõutud andmeid ja dokumente (isikuankeedid, lepingud, käskkirjad, tööajatabelid jms)
○ xxxxxx asutuses Riigitöötaja iseteenindusportaali lähetuste, puhkuste, koolituste ja majanduskulude mooduleid. Juhendab töötajaid portaali kasutamisel.
○ kontrollib ja suunab kooli saabunud arved arvestekeskusesse;
○ lisab arvetekeskusesse saabunud arvetele vajalikud andmed ja edastab arved kooli direktorile kinnitamiseks;
○ tagab ametialase dokumentatsiooni säilimise;
○ süstematiseerib ja hoiab korras kooli arhiivi;
○ nõustab kooli töötajaid asjaajamise ja arhiiviga seotud küsimustes;
○ täidab külaliste vastuvõtuga seonduvaid ülesandeid;
○ peab arvestust kooli töötajate tervisekontrolli läbimise kohta;
○ peab arvestust kooli töötajate tähtpäevade xxx xx korraldab sellega seotud asjaajamist;
○ kujundab töötajate, õpilaste, kooli koostööpartnerite ning muude füüsiliste ja juriidiliste isikutega suhtlemisel kooli kuvandit, vahendades vajalikku infot.
● Kooskõlastamine ja muud ülesanded:
○ esitab oma haldusalasse kuuluvad nõutavad aruanded;
○ kooskõlastab direktoriga osalemise koolitustel (sh kogemuskoolitustel), konverentsidel xx xxxxx, samuti tööalased esinemised;
○ töö ajal kooli ruumidest lahkumisel teavitab direktorit;
○ kasutab ametitelefoni sihtotstarbeliselt;
○ täidab tule- ja tööohutuse eeskirju;
○ täidab direktori määratud ühekordseid lisaülesandeid.
III Õigused
● Saada ülesannete täitmiseks andmeid, dokumente ja teavet kooli töötajatelt.
● Pöörduda nõu saamiseks direktori xxxxx.
● Teha direktorile soovitusi ja ettepanekuid oma pädevusse kuuluva valdkonna töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks.
● Saada tunnustust vastavalt tunnustussüsteemile.
● Xxxxx xxxxx vajalikud töövahendid ja tehnika ning sobivad töötingimused.
● Kasutada töövälisel ajal kooli ruume eelneval kokkuleppel direktori ja haldusspetsialistiga.
● Saada vajaduse korral täienduskoolitust (vastavalt kooli võimalustele).
IV Vastutus
Juhiabi vastutab käesoleva ametijuhendiga temale pandud töökohustuste täitmise eest.
V Ametijuhendi muutmine
Ametijuhend vaadatakse üle xx xxxx muudetakse vastavalt vajadusele. Ametijuhend kuulub lahutamatu osana töötaja töölepingu juurde ja on allkirjastatud digitaalselt. Ametijuhend edastatakse töövõtjale koos töölepinguga kontaktandmetes märgitud e-posti aadressile.
Kinnitan, et xxxx tutvunud juhiabi ametijuhendiga ning kohustun töökohustuste täitmisel järgima sellega ettenähtud tingimusi ja nõudeid.
Töötaja | Tööandja | |
Kuupäev | Kuupäev |