PÄRNU MAI KOOLI DOKUMENDIHALDUSKORD

KINNITATUD

direktori 04. septembri 2018. a käskkirjaga nr 1-3/2-k

PÄRNU MAI KOOLI DOKUMENDIHALDUSKORD

1. DOKUMENDIHALDUSKORRA REGULEERIMISALA

Dokumendihalduskord on normdokument, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist, koostamist ja vormistamise nõudeid koolis.

2. MÕISTED

Dokumendihalduskorras kasutatakse järgmisi mõisteid:

1) Asjaajamine on tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks;

2) Asjaajamisjuhised on kokkuvõtlikud dokumendid asjaajamist reguleerivatest õigusnormidest, vormi-, sisu- ning keelenõuetest ning nende tehnilise teostamise juhistest;

3) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;

4) Arhiivivorming – on andmete olek, mis tagab teabe säilimise autentsena, kasutatavana ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul;

5) Asjaajamisperiood on fikseeritud ajavahemik, mida rakendatakse asjaajamise toimingutes;

6) Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, xxxx xx struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;

7) Dokumentide loetelu on liigitusskeemil põhinev dokumentide elukäigu planeerimise ja haldamise vahend;

8) Fail on nimega andmekogum, mida talletatakse või töödeldakse ühe üksusena;

9) Funktsioon on tegevus(ed) või protsess(id), millega täidetakse kindlat eesmärki ja/või ülesannet;

10) Mall on dokumendi elementide paigutuse eelseadistatud ja vormistusreegleid jälgiv vorm;

11) Menetlemine on dokumendi saamine ja loomine, vormistamine, hõlmamine, registreerimine, edastamine, kooskõlastamine, täitmine, allkirjastamine, välja saatmine;

12) Plank on mall, millele on vormistatud dokumendi väljad ja osa elemente;

13) Xxxxxxxxxxxxxxx on hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine;

14) Sari on liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokku kuuluvaid dokumente;

15) Säilitustähtaeg on lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada;

16) Toimik on asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus;

17) Üleandmine on dokumendi valdaja, omaniku ja/või dokumendi eest vastutaja vahetamine.

3. DOKUMENDIHALDUSE ÜLDEESKIRJAD

Dokumendihalduskorra koostamise aluseks on kooli põhimäärus, Vabariigi Valitsuse määrus Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, Arhiivieeskiri, Arhiiviseadus, Avaliku teabe seadus.

Xxxxx asjaajamisperioodiks on õppeaasta (1. september – 31. august). Kooli dokumendihalduskord määrab kindlaks:

• asjaajamise korraldamise ja vastutuse piirid;

• dokumentide koostamise ja vormistamise;

• dokumendiringluse dokumendi saabumisest xxxx xxxxx väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni;

• dokumentide hoidmise ja hävitamise korra;

• dokumentide loetelu koostamise;

• asjaajamise üleandmise nõuded.

Dokumendihalduskord on kättesaadav elektroonilisel xxxxx kooli veebilehel xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxx.xx/

Kooli postiaadress on Mai tn 3, Pärnu 80010 üldtelefon 443 5828

elektronposti aadress xxxx@xxxxxxx.xxxxx.xx veebilehe aadress xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxx.xx/

Sideandmete muutumisest tuleb avalikkust teavitada kooli elektroonilise kodulehekülje kaudu vähemalt kümme tööpäeva varem, elektronposti aadressi muutumisel tagada vana aadressi kasutamine vähemalt kuue kuu jooksul muutumisest.

Haldusdokument (edaspidi dokument) on mistahes kandjale jäädvustatud teave, mis on

loodud või saadud kooli tegevuse käigus ning mille sisu, xxxx xx struktuur on küllaldane faktide tõestamiseks. Koolis loodavad dokumendid on käskkiri, protokoll, akt, leping, ametikiri xx xxxxx alaliigid.

Kõik dokumendid peavad olema sõnastatud lihtsalt, selgelt ja üheselt mõistetavalt.

Probleemide lahendamine võib toimuda ka xxxxxxxx xx elektronposti xxxx, xxx asjaajamises pole tingimata vajalik koostada paberkandjal dokumenti.

Dokumente (registrid, arhivaalide loetelud) võib xxxxx xx digitaalsel xxxxx, väljatrükk tehakse siis, kui dokumendis väljendatud tegevus on lõpetatud või soovitakse fikseerida hetkeseisu.

Kõik toimingud, mida dokumendiga tehakse, peavad olema kontrollitavad ja dokumendid leitavad nende loomisest või saamisest kuni nende hävitamise või üleandmiseni avalikku arhiivi.

Kooli dokumendihalduskorra kinnitab direktor käskkirjaga ja see on kõigile kooli töötajatele täitmiseks kohustuslik.

4. ASJAAJAMISE KORRALDAMINE JA VASTUTUS

Kooli asjaajamist, pitsatite ja templite arvestust ning arhiivitööd korraldab sekretär oma pädevuse piires. Xxxxx asjaajamise eest vastutab direktor.

Uue töötaja tööle võtmisel tutvustab dokumendihalduskorda kooli direktor. Asjaajamisega seotud töötajad koolis annavad töölepingu lõpetamisel uuele töötajale või teda asendavale töötajale üle täitmisel olevad dokumendid ja toimikud kirjalikult vormistatud aktiga.

5. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

Koolis on kasutusel dokumendiplangid nii elektroonilised kui ka paberkandjal. Ligipääs plankidele on dokumentide koostajatel ja nende eest vastutavatel töötajatel - direktoril, sekretäril, õppealajuhatajal, direktori asetäitja majanduse alal ning direktori asetäitjal noorsootöö alal.

5.1 Dokumendiplangid

Koolil on kasutusel järgmised A4 (210 * 297) formaadis dokumendiplangid:

• kooli üldplank – direktori käskkirjade ja korralduste, protokollide ning üleandmis- vastuvõtmisaktide vormistamiseks;

• kooli kirjaplank – ametikirjade vormistamiseks.

5.1.1 Kooli üldpangile on trükitud:

• Pärnu linna vapi kujutis;

• kooli nimetus nimetavas käändes.

5.1.2 Kooli kirjaplangile on trükitud:

• Pärnu linna vapi kujutis;

• kooli nimetus nimetavas käändes;

• kontaktandmed (aadress, telefoninumber, e-posti aadress, registrikood).

Kui dokument koosneb mitmest lehest, siis need nummerdatakse ja ainult esimene neist vormistatakse plangile, ülejäänud valgele paberile, esilehel number puudub.

5.2 Dokumentide elemendid ja vormistamine

Kooli dokumendi elemendid on:

- juurdepääsumärge (vajadusel);

- adressaat (kohustuslik);

- aadress (vajadusel);

- kuupäev (kohustuslik);

- viit (kohustuslik);

- pealkiri (kohustuslik);

- pöördumine (vajadusel);

- tekst (kohustuslik);

- allkiri (kohustuslik, v.a. organisatsiooni sisene kirjavahetus);

- allkirjastaja (kohustuslik, v.a. digitaaldokumendi puhul, mis on sisestatud elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi või seal loodud);

- koostaja (vajadusel).

Dokumendid vormistatakse üldjuhul paberkandjale. Elektrooniliselt hoitavast dokumendist tehakse vajadusel väljatrükk.

Igal dokumendiliigil on xxxxxx elementide komplekt, mis koosneb dokumendi kohustuslikest elementidest ning iga dokumendiliigi lisaelementidest.

5.2.1 Aadress ja adressaat

Adressaadi elemendid:

• adressaat on isik, asutus/organisatsioon, ka struktuurüksus, kellele ametikiri saadetakse;

• viisakustiitel (Pr, Prl, Hr) ning ees- ja perekonnanimi. Akadeemilise tiitliga isiku puhul kasutatakse mitte viisakustiitlit, xxxx akadeemilist tiitlit (prof);

• organisatsiooni nimi;

• struktuuriüksus (vajadusel);

• tänav, maja;

• asula või sidejaoskond;

• sihtnumber xx xxxx (või maakond);

• riik (kui kiri saadetakse teise riiki).

Vastuskirjad adresseeritakse alati kirja saatnud isikule, kui dokumendis ei ole märgitud teist aadressi. Adressaadile, kellele kiri on määratud teadmiseks, mitte täitmiseks, saadetakse koopia põhiadressaadile määratud kirjast. Sellekohane xxxxx vormistatakse lisaadressaatide real.

Näide riigisisene paberkandjal kiri:

Xxxxx Xxxx Pärnu Mai Kool Mai tn 3

80010 PÄRNU

Näide digitaalne kiri:

Xxxxx Xxxx xxxxx.xxxx@xxxxx.xxx

Kui personaalselt kedagi ei tunta, siis adresseeritakse kiri järgmiselt: Näide:

Pärnu Mai Kool Mai tn 3

80010 PÄRNU

Adressaadiväljal xx xxxxxxx ametinimetust. Lühendite xxxxx puudub punkt. Sihtkoht trükitakse suurtähtedega.

Adresseerimisel mitmele adressaadile informeerimiseks trükitakse adressaadiväljale ainult selle adressaadi andmed, kellele lähetatakse antud eksemplar. Ülejäänud adressaadid

loetletakse lisaadressaatide real tähestikulises järjekorras xxxx postiaadressita. Seejuures

märgitakse täitja nime ette sõna ”Sama”, informeeritu nime ette sõna ”Teadmiseks” või ”Koopia”.

Näide:

Adressaadiväljal:

Pärnu Mai Kool

Lisaadressaatide real:

Koopiad:

Haridusministeerium Xx Xxxxx Põld

Pärnu Linnavalitsus

5.2.2 Kuupäev

Ametikirja kuupäevaks on sisuliselt allakirjutamise kuupäev ja märgitakse kirjale üheaegselt allkirjaga. Ametikirja kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras – päev, kuu, aasta.

Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna ”Meie”. Päeva ja kuu number eraldatakse

teineteisest punktidega, aasta kirjutatakse neljakohalisena ja aastaarvu järele punkti ei panda.

5.2.3 Viit ja seosviit

Dokumendiregistrit peetakse elektrooniliselt – infokogum dokumentide andmetega. Dokumendid nummerdatakse asjaajamisperioodi piires vastavalt dokumendiregistrile.

Viit koosneb kirjale registreerimisel antud järjekorranumbrist ja üldjuhul sellele lisatud

liigitamise käigus omistatud tähisest ja/või muust tunnusest. Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav lühend ”nr”. Alamelemendid esitatakse järjekorras sarja tähis, kirja number.

Näide: 1 – 14/56, kus

1 – tegevussuuna xxxxx

14 – sarja jrk tegevussuuna piires 56 - kirja jrk dokumendiregistris

Haldusdokumentidele märgitakse üksnes järjekorra number.

Lepingud (va personalialased) registreeritakse eraldi järjekorranumbri all.

Kindla tegevusperioodiga või ülesandega moodustatud komisjonide või muude ajutiste töögruppide dokumendid nummerdatakse läbivalt kogu perioodi jooksul.

Seosviida abil seotakse algatuskiri ja vastuskiri. Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast, kui see on märgitud.

Vastuskirjas on viisakas viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale. Viide vormistatakse pärast sõna ”Teie” xxxxx kõrgusel adressaadivälja esimese reaga (55 mm ülaservast) ja 122 mm kaugusel plangi vasakust servast.

Näide:

Margus Mets Teie 12.12.2018 nr 4-5/112 (seosviit) Metsaamet

Arendusosakond Meie 27.12.2018 nr 3.2-5/224-1 (viit)

Algatuskirja puhul jäetakse seosviida rida «Teie» tühjaks ja sõna «Meie» ei kasutata.

5.2.4 Pealkiri

Kõigil dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused. Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi. Pealkiri kirjutatakse nimetavas käändes ja punktita xxxxx. E-kirja puhul kirjutatakse pealkiri teema väljale.

5.2.5 Pöördumine

Pöördumine vormistatakse 2-4 rida pealkirjast allpool. Adressaadi xxxxx pöördumisel kasutatakse ametinimetust. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete olemasolul tuleb neid kasutada. Olenevalt ametikirja sisust võib pöördumine ka puududa (näiteks kaaskiri või teade) puhul. Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime, kirjavahemärke pöördumise xxxxx.

Näited:

Adressaat Pöördumine

Haridusminister .... Lugupeetud minister

Rektor ..... Lugupeetud rektor

Prof .... Austatud professor

Pr Xxxxx Xxxx Lugupeetud proua Tamm

5.2.6 Tekst

Dokumendi tekst trükitakse 2-4 rida allpool pöördumist, selle puudumisel allpool pealkirja. Teksti vormistamisel kasutatakse šrifti Times New Roman, tähesuurusega 12;

dokumendi tekst vormistatakse plokkstiilis, kasutades vasak- või rööpjoondust (st teksti lõigud joondatakse servast servani), taandrida ei kasutata; dokumendi vormistamisel

kasutatakse reavahesid 1 või 1,5. Teksti iseseisvad lõigu eraldatakse üksteisest reavahega 1,5 või 2. Mahukamat teksti võib liigendada jagades selle peatükkideks, jagudeks, punktideks ja alapunktiks. Tekstis esiletõstmist vajav vormistatakse sõrendatult või paksus (bold) kirjas.

Mitme lehelistel dokumenditel nummerdatakse lehed alates teisest lehest all keskel, märkides jooksva lehekülje numbri ja võimaluse korral sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu. Tekstis olevad loetelud tähistatakse araabia numbritega, mille lõppu lisatakse punkt või sulg.

Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Kirja tekst esitatakse reeglina ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad.

Tekst esitatakse kolme loogilise elemendina:

• sissejuhatus – kirja koostamise põhjus, eesmärk, varasemad suulised kokkulepped;

• probleemi esitus – faktid, kaalutlused, põhjendused;

• lõppkokkuvõte – järeldused, xxxxx, taotlus või ettepanek probleemi lahendamiseks.

5.2.7 Allkiri

Allkiri seob dokumendi sisu selle vastutajaga ja aitab kinnitada dokumendi autentsust ning usaldusväärsust. Allkiri võib olla:

• omakäeline allkiri (paberdokumendil);

• digitaalallkiri.

Digitaalselt allkirjastatud dokumendile märgitakse omakäelise allkirja asemel sulgudes

«allkirjastatud digitaalselt».

Näide:

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)

Dokumendi allkirjastamisel märgitakse:

• allkirjastaja ees- ja perekonnanimi (kohustuslik);

• allkirjastaja ametinimetusest.

Allkirja jaoks jäetakse vähemalt xxxx rida ja see on seotud tervitusvormeliga. Näide:

Lugupidamisega

(allkiri)

Silja Kikerpill

Pärnu Xxx Xxxxx direktor

Dokumentidele kirjutatakse alla tekstist erinevat värvi tindiga, üldjuhul sinisega.

Kui dokumendile kirjutab xxxx xxxx erineva staatusega ametiisikut, paigutatakse nende

allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist allkirja ühe kuni kahe rea võrra allapoole.

Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele.

Lisade märkimine. Kui dokumendile lisatakse muid dokumente, tuleb kasutada lisamärget. Lisamärke vormistamine:

1) xxxx xxxxxxxx (kui pealkirjale pole viidatud dokumendi tekstis);

2) lehekülgede arv;

3) eksemplaride arv (kui lisas on üle ühe eksemplari).

Näide:

Lisamärge. Käesolevale dokumendile on lisatud dokumentide arhiveerimise juhend 8 lehel 2 eks

Digitaalselt allkirjastatud dokumentidele märgitakse lisatud failide arv ja vormingutüüp.

Näide:

Lisamärge. Käesolevale dokumendile on lisatud 2 pdf faili. Mitme xxxx korral tuleb lisad nummerdada (näiteks xxxx 1, xxxx 2).

Koostaja

Vormistamine dokumendil:

Xxxxx Xxxxxx, 4435828, xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxxxx.xx

Kui dokumendi koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, piisab telefoninumbri ja e-posti aadressi märkimisest:

4435828, xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xxxxx.xx

5.2.8 Kinnitusmärge

Kinnitusmärke puhul tehakse vahet dokumentidel, mis kinnitatakse korraldava dokumendiga (ametijuhend, töökorralduseeskiri jne) ning dokumentide vahel, mis kinnitatakse direktori

allkirjaga. Käskkirjaga kinnitatavad dokumendid vormistatakse valgele paberile ja kinnitusmärge vormistatakse dokumendi esimese lehe ülemises parempoolses nurgas järgmiselt:

Näide:

KINNITATUD

direktori 21.jaanuari 2018. a käskkirjaga nr 14

Korraldatava dokumendiga kinnitatavatel dokumentidel on järgmised rekvisiidid:

• pealkiri;

• allkiri;

• koostamise kuupäev;

Allkirjaga kinnitatav dokument vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmiselt:

Näide:

KINNITAN

.

.

/allkiri/

.

.

Xxxxx Xxxxxxxxx Direktor 14.01.2018

5.2.9 Xxxxxx

Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend. Xxxxxx on pitsati jäljend dokumendil. Xxxxxx pannakse dokumendile nii, et see riivaks allkirja viimaseid tähti.

5.2.10 Koopia, ärakirja, väljavõtte vormistamine

Dokumendi koopia (ärakiri, väljavõte), millega saab tõestada isiku õiguse või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tõestatakse tõestusmärke ja pitseriga järgmiselt:

• dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka trükitakse sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE);

• dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest allapoole tehakse tõestusmärge koos pitseriga nii, et xxxxxx riivaks sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE) ÕIGE viimaseid tähti.

Näide:

KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE) ÕIGE

.

.

(allkiri xx xxxxxx)

.

.

Xxxxx Xxxxxx Sekretär 12.01.2018

Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse dokumendi väljaandja plangile või selle arvutipõhjale. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna ”VÄLJAVÕTE”. Taasesitatakse:

• dokumendiliik (v.a. ametikirja väljavõttel);

• väljaandmise aeg ja dokumendiregistri number;

• väljaandmise koht;

• pealkiri;

• tekst (väljajäetud tekst märgitakse punktiirjoonega);

• allakirjutaja(te) nime(de) dešifreering(ud) ja ametinimetus(ed);

• xxxxxx

Koolisisese asjaajamise käigus tehtud dokumendikoopiad xx xxxx tõestamist.

6. DOKUMENTIDE MENETLEMINE

6.1 Dokumendiringluse korraldamine

Dokumendiringluse all mõeldakse dokumentide liikumist koolis nende saamise või

koostamise momendist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni. Dokument antakse täitmiseks selle asjaga tegelevale töötajale.

Saabuvate dokumentide ringlus kätkeb endas järgmisi etappe:

• dokumentide vastuvõtmine ja läbivaatamine;

• dokumendi registreerimine;

• dokumendi edastamine adressaadile;

• dokumendi edastamine täitjatele;

• vastusdokumendi koostamine ja väljasaatmine;

• dokumendi paigutamine toimikusse.

6.2 Dokumentide vastuvõtmine ja läbivaatamine

Dokumendid saabuvad kooli: postiga, käsipostiga, arvutipostiga.

Enne dokumendi registreerimist kontrollitakse adressaadi õigsust, dokumendi terviklikkust, allkirjade ja lisade olemasolu, allkirjastaja vastavust digitaalallkirjale ja sertifikaadi kehtivust.

6.3 Dokumentide registreerimine

Kool on kohustatud registreerima dokumendiregistris tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendid registreeritakse allkirjastamise, saabumise või suulise teabenõude vastu võtmise päeval või hiljemalt sellele järgneval tööpäeval.

Pärnu Mai Kooli dokumendiregistrit peetakse elektrooniliselt dokumendihaldussüsteemis Amhpora. Dokumendiregistrit peab kooli sekretär, kuid õppejuhid, direktori asetäitja

majanduse alal ja direktori asetäitja noorsootöö alal on kohustatud registreerima oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid (sh e-kirjad) või korraldama nende registreerimise. Kui e-kiri on saabunud mitme isiku e-posti aadressile, siis vastutab dokumendi registreerimise eest adressaatide nimekirjas esimesena märgitud töötaja.

Registreerimisele kuuluvad dokumendid on:

• käskkiri;

• protokoll;

• akt;

• leping;

• ametikiri xx xxxxx alaliigid;

• õpilaspilet;

• põhikooli lõputunnistus ja hinneteleht;

• kiituskiri

Registreerimisele ei kuulu:

• kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;

• reklaamtrükised;

• perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);

• koosolekute, seminaride päevakorrad, teadaanded, programmid;

• arved, raamatupidamisdokumendid,

• kirjad märkega ”ISIKLIK”;

• dokumendid, milles puudub xxxxx saatja nime xx xxx- või asukoha kohta;

• kui adressaadina on märgitud teine asutus või isik. Sellisel juhul saadetakse dokument märgitud adressaadile.

Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud registreerimiskuupäev ja –number ja dokumendiregistrisse kantud dokumendi tuvastamist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile (sh dokumendi lisad).

Registreeritava paberdokumendi esimese lehe alumisse parempoolsesse nurka vabale pinnale (ruumi puudumisel dokumendi tekstist vabale pinnale) tehakse templiga registreerimismärge, mis koosneb:

• sõnast «REGISTREERITUD»;

• registreerimise kuupäevast (pp.kk.aaaa);

• viidast;

• registreerija allkirjast.

Näide:

REGISTREERITUD 12.08.2018

nr 9-9/14 (allkiri)

Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavast allregistritest. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide registrisse kantavad rekvisiidid:

• saatja või saaja nimi või nimetus;

• saabumise või saatmise kuupäev;

• posti või elektronposti aadress;

• dokumendi liik;

• pealkiri või lühike sisukokkuvõte;

• dokumendi lisad;

• dokumendi kuupäev;

Väljasaadetava vastuskirja kohustuslik element on viide algatuskirjale.

Kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu xx xxxxx tähtaja kohta. Juurdepääsupiirang kehtestatakse sellistele dokumentidele, milles sisalduvale teabele on juurdepääs seadusega kehtestatud korras piiratud.

Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses. Dokumentide hoidmine on kooskõlas turvameetmetega.

Paberkandjal dokumendi hõlmamine dokumendihaldussüsteemi

Dokumendi registreerimise käigus digitaliseeritakse paberdokument koos lisadega. Digitaliseerimise teostaja peab pärast dokumendi digitaliseerimist ja digitaliseeritud dokumendi lisamist DHSi veenduma:

1) digitaliseeritud dokumendi terviklikkuses: kõik dokumendi lehed on digitaliseeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav;

2) fail on avatav.

Registreeritud paberkandjal dokument pannakse xxxxx registreerimist ja skaneerimist vastava sarja toimikusse. Digitaliseeritud paberdokumenti säilitatakse vähemalt 6 kuud, pärast seda

hävitatakse paberkandjal dokumendid akti alusel, kui originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

Skaneeritud paberdokumenti ei tohi hävitada juhtudel, kui:

1) dokumendi õigsust võib xxxx xxxx tõendada, näiteks eraisikute paberkandjal avaldused, millel on omakäeline allkiri;

2) tegemist on arhivaaliga.

Digitaliseerimiseks kasutatakse skannereid lahutusvõimega minimaalselt 600 dpi. Skaneerimiseks on kasutusel Adobe PDF Reader tarkvara.

6.4 Dokumentide edastamine

Dokument xxxxxxx organisatsioonis digitaalselt. Ringlusesse ei saadeta registreerimata dokumente. Kui saabunud dokument on märkega „KIIRE“, suunatakse dokument ringlusesse viivitamatult.

Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega (näiteks vastuskirjad mingil kindlal teemal) ega vaja organisatsiooni ega xxxxx xxxx resolutsiooni või tutvustamist, edastatakse sisu põhjal otse asjaga tegelevale töötajale.

6.5 Dokumentide tähtajaline täitmine ja tähtaegse täitmise kontroll

Täitja korraldab dokumendi täitmise, vastutab dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest, määrab vajadusel kooskõlastajad ja vormistab koostöös teiste asjaga seotud töötajatega lõpliku vastuse või lahendi. Dokument vaadatakse xxxx xx lahendatakse hiljemalt 30 päeva jooksul.

Tähtajad

Seadusega on dokumentidele vastamiseks, nende täitmiseks või lahendamiseks antud järgmised tähtajad:

• märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja

pikendamisest xx xxxxx põhjustest.

• teabenõudele vastatakse viivitamatult, hiljemalt 5 tööpäeva jooksul;

• juriidiliste ja füüsiliste isikute avaldused – 1 kuu;

• asutustevahelised dokumentide kooskõlastamised – 10 tööpäeva, kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumenti kooskõlastatud ega eriarvamusi saadetud, siis loetakse dokument kooskõlastatuks;

Teabenõudega ei ole tegemist, kui:

• sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat dokumenteeritud teavet;

• esitatakse ettepanekuid või kaebusi;

• soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega;

Teabenõudele võib vastata:

• suuliselt;

• dokumendiregistri juurde juhatamisega;

• paberil;

• (elektron)posti xxxx;

• avalikustatud teabe juurde juhatamisega.

Teabenõude täitmisest keeldutakse, kui kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõude esitaja ei oma õigustatud isiku staatust andmekaitse üldmääruse mõistes.

Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.

Kui asja lahendamine xx xxxx õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja kas dokumendiregistrisse või paberdokumendile täitmismärke näidates ära kuidas, kes, ja millal asja lahendas. Suulise lahenduse korral tehakse samuti täitmismärge.

6.6 Dokumendi kooskõlastamine ja allkirjastamine

Dokumendi kooskõlastamine toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole järgmiselt:

• esimesena viseerib dokumendi eelnõu selle koostaja;

• seejärel esitab ta dokumendi eelnõu kooskõlastamiseks vahetult spetsialistile xxxx xxxxxx küsimus puudutab;

• ametikirjad viseerib koostaja, seejärel esitatakse dokument allakirjutamiseks;

• eeskirjad, juhendid, eelnõu viseeritakse koostajate xxxxx xx esitatakse kinnitamiseks.

Allkirjastamiseks tuleb esitada nõuetelevastavalt vormistatud dokument koos kõigi juurdekuuluvate lisadesga.

Kooli üld- ja kirjaplangile vormistatud dokumendile kirjutab alla direktor või tema asetäitjad. Käskkiri kirjutatakse xxxx xxxx eksemplaris.

Käskkirja xxxx(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest vastutav ametnik.

Protokoll kirjutatakse xxxx xxxx eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt, näidates ära, kes on saanud dokumendist koopia või väljavõtte.

Paberkandjal ametikiri kirjutatakse alla vähemalt kahes eksemplaris (originaal ja kooli jääv ärakiri).

Paberdokumendid allkirjastatakse sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga. Kui dokumendile on vaja kahte või enamat allkirja, esitatakse see allkirjastamiseks kõigepealt astmelt madalamale töötajale. Kui dokumendid allkirjastatakse nii paberkandjal kui digitaalselt, tuleb tagada dokumendi identsus.

6.7 Dokumendi kinnitamine

Dokument, mis vajab juriidilise jõu omandamiseks kinnitamist, kinnitatakse direktori või tema asetäitjate poolt.

6.8 Postisaadetiste ja digitaalsete dokumentide väljasaatmine

Kooli kantseleist ei saadeta välja ega registreerita vorminõuetele mittevastavaid dokumente, samuti dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad, koopiad jaotuskava alusel.

Digitaalsed dokumendid saadetakse välja e-posti, elektroonilise dokumendihaldussüsteemi vahendusel üldjuhul dokumendi registreerimise päeval või hiljemalt sellele järgneval

tööpäeval.

Paberkandjal kirjadele ja teistele postisaadetistele peab olema selgelt ning arusaadavalt märgitud saaja nimi ja aadress ning saatja nimi ja aadress.

Väljasaadetav dokument peab olema identne organisatsiooni jääva eksemplariga.

7. DOKUMENDILIIGID

Kooli dokumendiliigid on käskkiri, protokoll, akt, leping, ametikiri xx xxxxx alaliigid, õpilaspilet.

7.1 Käskkiri, selle liigid, vormistamine, registreerimine, edastamine ja tutvustamine

Käskkiri on haldusakt, xxxx xxx pädevuse piires annab välja direktor või tema asetäitja ja mis on kooskõlas kõrgemalseisvate organite normatiivaktidega.

Käskkiri hakkab kehtima momendist, kui see on väljaandja poolt allkirjastatud ning sellel on registreerimisnumber ja kuupäev (kui käskkirja tekstis ei ole näidatud teist tähtaega).

Käskkirja liigid on:

• direktori üldtegevuse käskkirjad;

• direktori käskkirjad personali kohta;

• direktori käskkirjad õpilaste kohta;

• direktori puhkusekäskkirjad.

Käskkirja vormingu elemendid:

• juurdepääsupiirangu xxxxx (vajadusel);

• dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI;

• koostamise koht (nimetavas käändes, vormistatakse kuupäeva ja numbriga samale xxxxx);

• allkirjastamise kuupäev ja viit;

• pealkiri (nimetavas käändes, võimalikult lühike, peab andma ettekujutuse siseakti sisust. Pealkirja lõppu punkti ei panda);

• õiguslik alus;

• resolutiivosa;

• käskkirja jõustumise viide;

• vaidlustamisviide;

• allkiri, allkirjastaja nimi, ametinimetus;

• koostaja nimi, telefon, e-posti aadress.

Erinevad juhendid, eeskirjad ja korrad kinnitatakse käskkirja lisana (näiteks: Kinnitan Pärnu Mai Kooli dokumendihalduskorra (lisatud)).

Käskkiri registreeritakse ja allkirjastatakse dokumendihaldussüsteemis Amphora. Käskkirja tutvustatakse töötaja(te)le, xxxxx tegevust dokument puudutab.

Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas näidatud isik.

Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada direktori uue käskkirjaga.

7.2 Protokoll

Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigus ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Dokumendis näidatakse ära:

• koosoleku toimumise aeg xx xxxx;

• osalejad;

• sõnavõtud;

• otsused.

Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev.

Nõupidamise käik protokollitakse päevakorrapunktide xxxxx, protokolli allkirjastab nõupidamise juhataja ja protokollija.

Protokolli elemendid:

Nimetus Selgitus

Nõupidamise pealkiri Nõupidamise pealkiri või käsitletava teema nimetus Dokumendi liigi nimetus Protokoll

Kuupäev Nõupidamise toimumise kuupäev Alguse xx xxxx kellaaeg Nõupidamise alguse xx xxxx kellaaeg Nõupidamise juhataja Ees- ja perekonnanimi

Protokollija Ees- ja perekonnanimi

Osalejad Osalesid: ees- ja perekonnanimed

Puudujad Puudusid: ees- ja perekonnanimed

Päevakord Päevakorrapunktid nummerdada, esitada nimetavas käändes

Arutlus Sõnavõtud ja arutluskäik fikseeritakse konkreetselt ja lühidalt, lisatakse küsimused ja vastused

Otsus Sõnastatakse konkreetselt ja lühidalt

Xxxxxxxx isik Ees- ja perekonnanimi

Ülesande täitmise tähtaeg Kuupäev

Nõupidamise juhataja nimi Ees- ja perekonnanimi, allkiri ja allkiri

Protokollija nimi ja allkiri Ees- ja perekonnanimi, allkiri

Xxxxx Xxxxxxxxxxx protokolli xxxxx xxxx lehekülgede arvuga Protokoll vormistatakse üldplangile ja registreeritakse dokumendiregistris.

7.3 Akt

Akt on dokument, mis koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku poolt fakti, seisukorra või mingi toimingu fikseerimiseks.

Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.

Akti vormingu elemendid:

• dokumendiliigi nimetus AKT;

• koostamise kuupäev;

• tekst;

• allkirjad (allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid);

• akti lisad.

Aktid registreeritakse dokumendiregistris.

7.4 Leping

Lepingule kirjutab alla direktor või tema poolt volitatud isik. Leping registreeritakse dokumendiregistris.

7.5 E-kirjade haldamine ja vormistamine

Ametlikule e-posti aadressile tulnud põhitegevusega seotud e-kiri registreeritakse dokumendihaldussüsteemis Amphora. Kui kirjaga kaasas olnud xxxx on põhitegevusega seotud dokument, siis registreeritakse see dokumendihaldussüsteemis eraldi. E-kirja manused

salvestatakse originaalvormingus, pakitud manused pakitakse xxxxx. Digikonteiner hõlmatakse tervikuna.

Dokumendi väärtusega e-kiri sisaldab tõendust organisatsiooni tegevuse kohta, näiteks:

• konkreetse ülesande/asja menetluses olulist fakti või asjaolu;

• infot, mis vajab edasist menetlust, vastuskirja koostamist;

• nõuet andmete koondamiseks või analüüsiks;

• infot lepingu sõlmimise, muutmise ja lõpetamise kohta.

E-kirja vormistamine

E-kirjad tuleb vormistada korrektselt, kirjutamisel tuleb lähtuda eesti keele reeglitest.

E-kirja elemendid:

Välja nimetus Väljal kasutatav element/selgitus Kuupäev, saatmisaeg (Date) kuupäev, millal kiri saadeti Xxxxxxx, saatja (From) saatja e-posti aadress

Xxxxxxx, saaja (To) saaja e-posti aadress

Koopia (cc) lisaadressaat

Pimekoopia (bcc) e-posti aadress, kuhu saata kiri teavitamise eesmärgil

Teema (Subject) lühike e-kirja sisu esitus (pealkiri)

Tekstiväli e-kirja sisu: sisaldab juurdepääsupiirangut (vajadusel), pöördumist, tekstiosa, lõputervitust ja koostaja andmeid (nimi, ametikoht, kontaktandmed)

Xxxxx (Attachment) viide manusele

E-kiri algab pöördumisega kellegi xxxxx. Pöördumise lõppu võib panna hüüumärgi või jätta nagu pealkirja xxxx lõpumärgita (näiteks: Tere, Xxxx! või Tere Jaan). Lõputervituses koma ei kasutata, kuid võib kasutada hüüumärki (näiteks:

Lugupidamisega või Soovin kõike paremat! Xxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxx

Asutusest välja saadetavatele e-kirjadele lisatakse lõppu:

*** AMETIALASEKS KASUTAMISEKS ***

Selles e-kirjas sisalduv teave (xxxxx arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda võivad kasutada xxxx e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi xxxx

saatja selgelt väljendatud loata edasi saata ega mistahes viisil kõrvalistele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-kirja eksituse tõttu, teavitage sellest koheselt saatjat ning kustutage e-kiri oma arvutist.

***Disclaimer***

This e-mail and any attachments may contain confidential and privileged information. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by return e-mail, delete this e-mail and destroy any copies. Any dissemination or use of this information by a person other than the intended recipient is unauthorized and may be illegal.

Kui e-kiri sisaldab juurdepääsupiiranguga teavet, tuleb lisada sellele AK-xxxxx xxxx

juurdepääsupiirangu aluse ja tähtajaga. AK-märkega digitaaldokumendid edastatakse e- postiga ID-kaardi vahenditega krüpteeritult.

7.6 Ametikiri, selle koostamine, registreerimine, liigid

Paberkandjal ametikiri vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, millest originaal kirjaplangile ja ärakiri samas formaadis valgele paberilehele. Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga.

Ametikirja eriliikideks on:

• initsitatiiv- ja vastuskiri;

• volikiri;

• garantiikiri;

• arhiiviteatis;

• tõend;

• kaaskiri;

• esildis.

7.6.1 Initsiatiiv- ja vastuskiri

Xxxxx allakirjutamist registreeritakse initsiatiiv- ja vastuskirjad dokumendiregistris.

Uus järjekorranumber antakse ainult saabunud algatuskirja või väljasaadetava algatuskirja registreerimisel.

Korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase dokumendiregistri indeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, s.t. märgitakse mitmes kiri antud numbri all registreeritakse.

Näide:

1-7/13-2

7.6.2 Volikiri

Volikiri on direktori või tema asetäitjate poolt esindajale kirjalikus vormis antud volitus, millega annab selleks määratud isikule (volitatav) nõusoleku mingiks tegevuseks.

Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib xx xxx aasta jooksul arvates selle registreerimise kuupäevast. Volitus kehtib selle andmisest

alates, kui esindatav ei ole määratud teisiti.

7.6.3 Garantiikiri

Garantiikirjale kirjutab alla direktor. Garantiikiri tõestatakse pitseriga.

7.6.4 Arhiiviteatis, ärakiri, väljavõte

Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet taotletakse päringu esitaja poolt kirjaliku avalduse alusel. Arhiivikoopia tõestusmärke alla märgitakse dokumendi leidandmed.

Näide: Alus: Pärnu Mai Kool, Töölepingud, s. 15, leht 76

Saabunud avaldus ja väljastatavad teatised registreeritakse dokumendiregistris. Arhiiviteatis, ärakiri väljastatakse ühe kuu jooksul alates avalduse saamisest.

Ärakirja ja väljavõtte vormistamisel märgitakse ülemisse parempoolsesse nurka vastavalt sõna

„ÄRAKIRI“ või „VÄLJAVÕTE“. Dokumendi ärakirja, väljavõtte ametlikul kinnitamisel lisatakse dokumendi viimasele lehele kinnitusmärge.

Väljavõte tehakse, kui dokumendi tekstis sisalduvat infot on vaja osaliselt taastada. Väljavõttes peavad olema märgitud kõik andmed, millega saab tuvastada dokumendi väljaandja, dokumendi liigi, väljaandmise xxx xx koha ning allakirjutaja xxxx xx

ametinimetuse. Väljavõte kinnitatakse sarnaselt ärakirja kinnitamisega.

7.7 Õpilaspilet

Õpilaspilet on üldhariduskooli õpilase õppimist tõendav dokument, mille annab õpilasele välja kool pärast õpilase arvamist kooli õpilaste nimekirja. Õpilaspilet võib xxxx xxxx 15 aasta vanuse õpilase isikut tõendav dokument.

Õpilaspilet antakse õpilasele tasuta. Õpilaspileti väljaandmise eest vastutab kooli direktor. Õpilaspilet vormistatakse, registreeritakse, tunnistatakse kehtetuks Pärnu haridusteenuste haldamise süsteemis ARNO.

Pärnu linnas kehtib ühtne digitaalne õpilaspilet.

Õpilaspiletile kantavad andmed:

1) Õpilaspileti plangi esiküljel sõna „PÄRNU ÕPILASPILET”.

2) Õpilaspileti plangi esiküljele vasakule xxxxx trükitakse ülalt alla järgmised sõnad ning sinna kantakse vastavad andmed:

a) kooli nimi;

b) õpilase ees- ja perekonnanimi;

c) õpilase isikukood;

d) õpilaspileti number;

e) kehtiv kuni.

3) Õpilaspileti number on koolis kordumatu.

4) Õpilaspileti esiküljel, xxxxxxx pool on selle omaniku foto.

5) Üle 15 aasta vanune õpilane allkirjastab õpilaspileti, allkirjastamise koht on õpilaspileti tagaküljel.

Õpilaspileti kehtivuse tähistab kool õpilaspiletile vastava kuupäeva lisamisega igal õppeaastal.

Õpilane või tema seaduslik esindaja on kohustatud õpilaspileti koolile tagastama xxxxx õpilase väljaarvamist kooli õpilaste nimekirjast. Kool hävitab tagastatud õpilaspileti ning registreerib õpilaspileti kasutusest eemaldamise.

Õpilasel või piiratud teovõimega õpilase vanemal on õigus esitada koolile põhjendatud kirjalik taotlus uue õpilaspileti saamiseks, kui:

a) Õpilaspilet on rikutud, hävinud, kadunud või varastatud;

b) Õpilase nimi või isikukood on muutunud.

Kool vormistab õpilaspileti duplikaadi sarnaselt õpilaspileti väljaandmisega.

8. KOOLIS KASUTATAVAD PITSATID, TEMPLID JA NENDE KASUTAMISE KORD

8.1 Pitsatite loetelu, kasutamine ja hoidmine

8.1.1 Koolis on kasutusel järgmised pitsatid ja templid:

• pitsat kooli nimetuse ja Pärnu linna vapi kujutisega;

• tempel kooli nimetusega;

• sissetulnud kirjade registreerimistempel;

• tempel «Koopia õige»

Pitsatid ja templid asuvad sekretäri juures, kes vastutab nende hoidmise ja kasutamise eest.

Pitsat pannakse dokumendile xxxx siis, kui see on õigusaktiga ette nähtud.

Koolis pannakse vapipitser järgmistele dokumentidele:

• põhikooli lõputunnistused;

• koopiate, ärakirjade kinnitamisel.

8.2 Pitsatite tellimine

Pitsatite tellimus esitatakse kooli sekretäri poolt.

8.3 Pitsatite hävitamine

Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatid hävitatakse hävitamisakti alusel. Hävitamise korraldab direktor.

9. DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMINE XX XXXXX JUURDEPÄÄSU TAGAMISE KORD.

Pärnu Mai Kool avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxxxx.xx/

Teabe avalikustamise eest vastutab IT-spetsialist, kes kogub kokku avalikustamisele kuuluva teabe ning edastab selle veebilehele avalikustamiseks.

10. DOKUMENDIHALDUS ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS DOKUMENTIDEGA. JUURDEPÄÄSUPIIRANGU KEHTESTAMINE.

Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks on:

• dokumentide esialgsed kavandid, arvamused, teated, memod, projektid, mitteametlik e-kirjavahetus;

• kõik isikuandmeid sisaldavad dokumendid ja kirjad (k.a graafiline materjal) kui ei ole GDPR mõistes pädevalt seadustatud nende avalik kasutamine;

• raamatupidamise dokumendid.

Juurdepääsupiirangu kehtestamine

Juurdepääsupiirangud kehtestatakse õigusaktide (isikuandmete kaitse seadus, avaliku teabe seadus, lastekaitse alased seadused jne) alusel kindlaksmääratud tähtajaks. Juurdepääsupiirang kehtestatakse organisatsiooni xxxx õigusaktiga dokumendisarjade xxxxx. Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni. Juurdepääsupiirangu tähtaeg on ajavahemik, mille jooksul juurdepääs teabele (dokumendile) on piiratud.

Isikuandmetega dokumendid on vaikimisi AK piiranguga. Iga isikuandmeid sisaldav dokument ja kiri, mis iganes xxxxx xx asukohas peab sisaldama xxxxx xxxxxx töötlemise lubamise aluse kohta. Alus võib olla määratletud terve dokumendi liigi kohta asutuses. Isikuandmeid sisaldavad dokumendid ja kirjad, mis ei ole eriliigilised isikuandmed ega andmed laste kohta töödeldakse minimaalselt XXXX S1 või võrdväärse turvalisusega.

Isikuandmeid sisaldavad dokumendid eriliigiliste andmetega või andmetega laste kohta töödeldakse minimaalselt XXXX S2 turvanõuetele või samaväärsetele vastavalt. Kõik

töötlemised (GDPR mõistes) isikuandmetega seotud dokumentidega ja kirjadega peab kogu asutuse ulatuses dokumenteerima taasesitamist võimaldaval xxxxx.

Kõik nõuded kehtivad ka töötlemiste kohta väljaspool asutust kui asutuse juht on selleks andnud loa (näiteks töötaja mobiilseadmes väljaspool asutuse territooriumit ja tööaega). Väljaspool asutust ei tohi mitte ühestki isikuandmeid sisaldavast dokumendist teha paberväljatrükke.

Dokumendi juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja otsustab ning selle korrektsuse eest vastutab dokumendi koostaja. Seda kontrollib asutuse andmekaitsespetsialist kontrolligraafiku alusel.

AK-märgistus kantakse dokumendile selle loomise ajal. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus ja kehtivuse aeg märgitakse elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi.

Teabe «asutusesiseseks kasutamiseks» tunnistamisel trükitakse või tehakse dokumendile või dokumendi kogumi esimese lehe ülemisse parempoolsesse xxxxx xxxxx:

1) ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS;

2) teabevaldaja nimi;

3) õigusakti pealkirja lühend, mille alusel piirang on kehtestatud;

4) viide õigusakti paragrahvile, lõikele, punktile;

5) juurdepääsupiirangu lõpptähtpäev ja vormistamise kuupäev.

Näide:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Teabevaldaja: Pärnu Mai Kool

Juurdepääsupiirangu alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Lõpptähtpäev: 06.01.2091

Vormistamise kuupäev: 06.01.2016

AK dokumentidel avalikustatakse asutuse avalikus dokumendiregistris ainult dokumendi metaandmed. Metaandmed de-isikustatakse vastavalt vajadusele.

AK dokumente hoiustatakse asutuse infosüsteemis krüpteeritud ja ligipääsukontrolliga keskkonnas (vastab vähemalt XXXX S2 nõuetele).

Piirangu kehtetuks tunnistamise xxxxx «PIIRANG KEHTETU» tehakse dokumendile, kui

juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks varem, kui see oli esialgu määratud. Dokumendi juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel kantakse dokumendi piirangumärgistuse alla

tekst PIIRANG KEHTETU ja kuupäev, millest alates dokumendi juurdepääsupiirang on kehtetu, allkiri ning allkirjastaja nimi.

Näide:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Teabevaldaja: Pärnu Mai Kool

Juurdepääsupiirangu alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Lõpptähtpäev: 06.01.2091

Vormistamise kuupäev: 06.01.2016 PIIRANG KEHTETU alates 01.06.2018

(allkiri) Xxxx Xxxxxx

Juurdepääsupiirangu pikendamisel kantakse dokumendile uus AK-xxxxx, millele märgitakse uus lõpptähtpäev. Vajadusel korrigeeritakse juurdepääsupiirangu alust.

11. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE Asjaajamise üleandmine töötaja teenistusest vabastamisel

Lahkuv töötaja annab asjaajamise üle teda asendama määratud töötajale hiljemalt töölt vabastamise päevaks või vahetu xxxx määratud ajaks.

Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga. Akt peab sisaldama:

• täitmisel või pooleli olevaid dokumente;

• lahendamisel olevate ülesannete või vastavate dokumentide loetelu;

• üleantavate dokumentide loetelu.

Asutuse juhtimise üleandmisel peab aktis sisalduma ka:

• direktori xxxx olevate dokumentide ja asjaajamises peetavate toimikute loetelu;

• loetelu tähtajaks täitmata dokumentidest;

• asutuse eelarvevahendite seis;

• pitsatite arv, liigid ja asukoht;

• kooli põhivahendite koondnimekiri;

• kehtivate volituste loetelu.

Akti märgitakse asutuse xxxx xxxxx määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja ametikoha nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus.

Akti allkirjastavad:

• üleandja;

• vastuvõtja ja

• asutuse xxxx xxxxx määratud asjaajamise üleandmise juures viibivad töötajad.

12. DOKUMENTIDE LOETELU KEHTESTAMINE. TOIMIKUTE

MOODUSTAMINE, DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE

12.1 Dokumentide loetelu

Dokumentide süstematiseerimise aluseks on dokumentide loetelu.

Kooli dokumentide loetelu koostatakse tähtajatult arvestades kooli sekretäri ettepanekud. Dokumentide loetelus märgitakse:

• kooli nimi;

• funktsioonide, sarjade (allsarjade) tähised ja pealkirjad;

• sarjade säilitustähtajad;

• xxxxx arhiiviväärtusega teabe kohta viitega hindamisotsusele;

• juurdepääsupiirang;

• teabekandja (xxxxx: P, elektrooniline: E või D; hübriidsari: P/D).

Dokumentide loetelus rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide xxxxx.

Dokumendisarjade pealkirjad sõnastatakse lühidalt, selgesti mõistetavalt ning erialaterminoloogiast lähtuvalt.

Ühte sarja paigutatakse sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid;

Dokumentide loetelu muudetakse üldjuhul xxxx siis, kui:

• muutuvad kooli ülesanded või struktuur xx xxxxx tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad;

• muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg.

Uus loetelu kehtestatakse siis, kui struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.

Kooli dokumentide loetelu kinnitab direktor oma käskkirjaga.

12.2 Säilitustähtajad

Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.

Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.

Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

12.3 Dokumentide paigutamine toimikusse

Täidetud dokumendid pannakse toimikusse vastavalt dokumentide loetelule.

Lõplikult vormistamata dokumendid (puudub allkiri, kuupäev, number) tagastatakse koostajale puuduste kõrvaldamiseks.

Toimikus süstematiseeritakse dokumendid kronoloogilises või xxxxx xxxx loogilises järjekorras.

Iga töökoht xxxx xxxxx ja hoiab korras tema poolt koostatavad toimikud. Dokumentide toimikusse panemise viis ei tohi põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist.

12.4 Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine koolis

Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja tervikuna neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alatisele

säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitatakse paberkandjal ka xxxxxx elektronposti teade.

12.5 Asjaajamisest väljunud paberdokumentide hoidmine

Asjaajamisest väljunud toimikute kohta koostab ja vormistab arhiivi andmete koosseisu arhiivi korrastamisega tegelev isik. Arhiivi andmete koosseis koostatakse kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist.

Kooli arhiivis hoitakse dokumente olemi kindlakstegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks vastavuses arhiivi koosseisu loeteluga kuni nende hävitamiseni või alalisele säilitamisele üleandmiseni.

Töötajatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks laenutada kooli arhiivist toimikuid või dokumente. Laenutamine registreeritakse. Sekretär väljastab arhiivis säilitatavate dokumentide alusel vastavalt isiku päringule teatise või dokumentide tõestatud koopia.

Arhiivi andmete koosseisus võib asjaajamisperioodi vältel tekkinud toimikud, mille

säilitustähtaeg ei ületa 10 aastat, loetleda summaarselt. Alla 10-aastase säilitustähtajaga arhivaale hoitakse kooli arhiivis, kus on välditud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele, kuni nende hävitamiseks eraldamiseni.

12.6 Säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine

Toimikute säilitusaja möödumisel hinnatakse nendes olevate dokumentide edasise säilitamise vajadus. Pärast säilitustähtaja möödumist hävitatakse dokumendid hävitamisakti alusel.

Xxxxxx xxxxx tehakse arhiivi andmete koosseisu koos viitega hävitamisaktile.