Sihtasutuse Eesti Teadusagentuur hankekord
Xxxx MUUDETUD
SA Eesti Teadusagentuuri juhatuse 10.11.2021 käskkirjaga nr 1.1-4/21/99
KINNITATUD
SA Eesti Teadusagentuuri juhatuse 30.10.2017 käskkirjaga nr 1.1-4/17/150
Sihtasutuse Eesti Teadusagentuur hankekord
1. Üldsätted
1.1. Käesolev hankekord reguleerib riigihangete ettevalmistamist, läbiviimist ja hankelepingute sõlmimist ning täitmist Sihtasutuses Eesti Teadusagentuur (edaspidi sihtasutus).
1.2. Töötajad on kohustatud asjade ostmisel või teenuste (sh töövõtt) tellimisel ning asjaomase lepingu sõlmimisel juhinduma riigihangete seadusest (edaspidi RHS), teistest õigusaktidest, hankekorrast ja programmidokumentidest.
1.3. Kõik hankekorras nimetatud piirmäärad ja summad on xxxx käibemaksuta.
1.4. Mistahes hangete korraldamisel on töötajad (edaspidi ka hankija) kohutatud järgima järgmisi RHS § 3-st tulenevaid riigihanke üldpõhimõtteid:
1.4.1. hankija kasutab rahalisi vahendeid säästlikult ja otstarbekalt;
1.4.2. hankija tegutseb xxxxx korraldamisel läbipaistvalt, kontrollivalt ja proportsionaalselt;
1.4.3. hankija viib xxxxx xxxx kasutades efektiivseimal viisil konkurentsi erinevate pakkumiste võrdlemise xxxx xxxxxx võimaliku xxxxx xx kvaliteedi suhte saavutamiseks;
1.4.4. hankija viib xxxxx xxxx selliselt, et xxxxx korraldamisel kaasneks sihtasutusele võimalikult väike halduskoormus, sh ajakulu, eelarveliste vahendite kulu ning tööjõukulu;
1.4.5. hankija väldib konkurentsi kahjustavat huvide konflikti;
1.4.6. võimaluse korral eelistab hankija keskkonnasäästlikke lahendusi.
1.5. Riigihanke tellimisel Riigi Tugiteenuste Keskuselt (edaspidi RTK) lähtutakse nende hangete korraldamisel ja läbiviimisel RTK-ga tugiteenuste osutamise kokkuleppes sõlmitud riigihangete korraldamise standardtoimemudelist.
2. Xxxxx eest vastutavad isikud
2.1. Osakonnajuhajata ja valdkonnajuht vastutavad riigihangete õigeaegse planeerimise, vahendite eelarvesse kavandamise, hankeplaani koostamiseks vajaliku info edastamise ning riigihanke läbiviimiseks sobiva vastutava töötaja määramise eest.
2.2. Kvaliteedijuht vastutab hankeplaani koostamise, avalikustamise ja ajakohastamise eest.
2.3. Jurist vastutab riigihangete üldise korraldamise, seaduspärasuse tagamise ja töötajate hankealase nõustamise eest. Vähemalt lihthankemenetluse piirmäära ületava riigihanke läbiviimisel vastutab jurist järgmiste toimingute eest:
2.3.1. menetluse valiku tegemine;
2.3.2. vajalike kannete tegemine ja teadete esitamine riigihangete registrisse ning riigihanke väljakuulutamine;
2.3.3. pakkumuste avamine;
2.3.4. RHS-s sätestatud menetlustähtaegadest kinnipidamine;
2.3.5. hankega seotud küsimustele ja selgitustaotlustele vastamine;
2.3.6. pakkujate ja taotlejate teavitamine menetluses vastu võetud otsustest;
2.3.7. menetluse käigus loodud ja saadud dokumentatsiooni süstematiseerimise ja säilitamise korraldamine;
2.3.8. riigihanke otsuste või käskkirjade eelnõude ettevalmistamine lähtudes vastutavalt isikult saadud andmetest;
2.3.9. vajadusel hankekomisjoni moodustamine xx xxxxx töö korraldamine.
2.4. Konkreetse üksiku riigihanke eest vastutab juhatuse esimehe, tegevjuhi, osakonnajuhataja või valdkonnajuhi määratud isik. Xxxxx eest vastutav isik vastutab järgmiste toimingute eest:
2.4.1. riigihanke läbiviimiseks vajalike dokumentide nagu hanketeade, kvalifitseerimistingimused, tehniline kirjeldus jm (edaspidi riigihanke alusdokumendid) koostamine;
2.4.2. riigihanke alusdokumentide kohta esitatud küsimustele vastuste ettevalmistamine;
2.4.3. juristile vajalike andmete esitamine hankeotsuste ettevalmistamiseks;
2.4.4. pakkujatega peetavate läbirääkimiste juhtimine, läbirääkimiste protokollimine;
2.4.5. kõrvaldamise aluste kontrollimine ja pakkuja või taotleja kvalifitseerimise, pakkumuste vastavaks tunnistamise, hindamise ja majanduslikult soodsaima pakkumuse väljaselgitamise juhtimine;
2.4.6. hankelepingu ettevalmistamise, selle sõlmimise korraldamine ja korrektse täitmise jälgimine.
2.5. Vajadusel moodustatakse riigihanke läbiviimiseks ja pakkumuste hindamiseks hankekomisjon. Hankekomisjon moodustatakse toiminguteks, mille läbiviimisel on erilisel määral vaja vältida subjektiivsust, tõrjuda kahtlusi, kindlustada erinevate isikute koostöö riigihanke korraldamisel või kui hankeobjekti iseloomu või eripära tõttu on vajalik kaasata eriteadmistega isikuid (vt ptk 9).
2.6. Järelevalvet riigihangete läbiviimise üle teostavad vastavalt vajadusele finantsarvestuse juht, jurist, kvaliteedijuht ja sihtasutuse juhatus.
2.7. Finantsarvestuse juht xx xxxxxx jälgivad koos xxxxx eest vastutava isikuga sarnaste hangete maksumuse summeerumist ning kui nende summa ületab eelarveaastas lihthankemenetluse või riigihanke piirmäära, tehakse kooskõlastatult sihtasutuse juhatusega otsus hankeplaani muutmiseks ning vastava menetluse läbiviimiseks.
3. Hankeplaani koostamine
3.1. Hankeplaan on avalik dokument, millesse kantakse info planeeritud asjade ja teenuste (edaspidi hankeobjektid) ostmise või tellimise kava kohta, kui nende eeldatav summaarne maksumus on vähemalt 10 000 eurot.
3.2. Riigihangete kavandamine toimub koos sihtasutuse järgneva aasta eelarve planeerimisega ning hankeplaani jaoks võetakse hangete eeldatava maksumuse arvutamisel aluseks kõik teadaolevad vahendid.
3.3. Pärast sihtasutuse eelarve kinnitamist esitavad osakonnajuhatajad ja valdkonnajuhid kahe nädala jooksul kvaliteedijuhile jooksval aastal valdkonnas planeeritud riigihangete loetelu ning nende planeeritava maksumuse ning nimetavad xxxxx eest vastutava isiku.
3.4. Esitatud info alusel hindavad kvaliteedijuht xx xxxxxx, kas hankeobjektide soetamiseks on otstarbekas sõlmida raamleping, ning tuvastavad eeldatava riigihanke menetluse liigi.
3.5. Kvaliteedijuht koostab ühe nädala jooksul informatsiooni saamisest hankeplaani. Hankeplaan kinnitatakse juhtkonna koosolekul ja avaldatakse sihtasutuse veebilehel xxxx://xxx.xxxx.xx nädala jooksul xxxxx xxxxx kinnitamist. Hankeplaan sisaldab vähemalt järgmist infot:
3.5.1. riigihanke nimetus (vajadusel hankeobjekti kirjeldus);
3.5.2. eeldatav riigihanke menetluse liik;
3.5.3. xxxxxxxx xxxxxxxx;
3.5.4. eeldatav xxxxx läbiviimise aeg;
3.5.5. xxxxx eest vastutav isik.
3.6. Hankeplaani hoitakse ajakohasena. Xxx xxxxxx hankeplaani kinnitamist ilmneb vajadus täiendavate hangete järele, siis peab osakonnajuhataja või valdkonnajuht esitama kvaliteedijuhile koheselt informatsiooni hankeplaani täiendamiseks.
4. Riigihangete läbiviimise reeglid
4.1. Riigihanke läbiviimisel valitakse sobivad menetlusreeglid asjade ja teenuste eeldatava maksumuse alusel.
4.2. Funktsionaalselt koos toimivate või sama eesmärgi saavutamiseks vajalike asjade või teenuste hankimisel lähtutakse sobiva hankelepingu sõlmimise korra valikul nimetatud asjade või teenuste summeeritud eeldatavast maksumusest. Xxx xxxxxxx riigihange jaotatakse osadeks, lähtutakse iga osa puhul summeeritud maksumuse puhul kohaldatavast hankelepingu sõlmimise korrast, välja arvatud juhul, kui on otstarbekas kohaldada RHS § 28 lõikes 3 sätestatud erandit.
4.3. Tulenevalt asjade või teenuste eeldatavast maksumusest kohaldatakse nende hankimisel järgmisi reegleid:
Punkt | Maksumus | Menetlusreeglid |
4.3.1. | <100 eurot | Hankeobjekti soetanud töötaja peab olema valmis põhjendama oma ostuotsust juhul, xxx xxxx nõuab juhatus või rakendusüksus. |
4.3.2. | 100–1999,99 eurot | Hankeobjekti soetamise eest vastutaval töötajal on kohustus sooritada ost selliselt, et sellega kaasneks sihtasutusele võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu, kuid et järgitud oleks ka RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtted. See tähendab, et xxx xxxx pakkumusi võrdlemata suudetakse xxxxx tulemus saavutada sihtasutuse jaoks mõistliku xxxxx xx kvaliteedi suhtega, siis ei ole töötajal kohustust võrdlevaid pakkumusi xxxxx. Töötaja peab taasesitamist võimaldavalt fikseerima valiku põhimõtte, milleks võib olla nt soodne hind, lähim asukoht, kohalik ettevõte, teeninduse kiirus, varasem kogemus, rikkalik tootevalik, keskkonnasäästlik toode/teenus, kvaliteetne toode/teenus, hinnas sisalduvad olulised |
Punkt | Maksumus | Menetlusreeglid |
lisateenused või muu sarnane. Võimaluse korral tuleb eelistada keskkonnasäästlikke lahendusi. | ||
4.3.3. | 2000–29 999,99 eurot | Hankeobjekti soetamise eest vastutav töötaja tagab, et järgitakse RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid. Pakkujate paljususe korral peab hankeobjekti soetav töötaja tagama pakkumiste võrdlemise. Seda on võimalik teha järgnevatel viisidel: 1) küsida erinevatelt pakkujatelt võrreldavad hinnapakkumised (soovitatavalt vähemalt xxxx pakkumust); 2) teha hinnavõrdlus xx xxxxx ettevõtjate e-xxx xxxx; 3) avaldada teade sihtasutuse veebilehel, kui nt on keeruline tuvastada sobivaid pakkujaid (võimalusel teavitada võimalikke huvitatud ettevõtjaid); 4) viia läbi väikehanke menetlus riigihangete registris. |
4.3.4. | 30 000–59 999,99 eurot (lihthankemenetluse piirmäär) | Lihthankemenetluse läbiviimisel lähtutakse RHS §-s 125 sätestatud reeglitest. Täpsem menetluse läbiviimise kord määratakse riigihanke alusdokumentides. Riigihanke alusdokumendid koostab xxxxx eest vastutav isik või, xxx xxxxx läbiviimiseks on moodustatud hankekomisjon, siis hankekomisjon. Xxxxx alustamine xx xxxxx alusdokumentide tingimused kooskõlastatakse puudutatud osakonnajuhataja või valdkonnajuhiga ning tegevjuhiga. Xxxxx alusdokumentides on soovitatav ette näha võimalus läbirääkimiste pidamiseks ja kehtestada läbirääkimiste kord. Lihthankemenetluses võtavad otsused vastu xxxxx eest vastutav isik või, xxx xxxxx läbiviimiseks on moodustatud hankekomisjon, siis hankekomisjon. |
4.3.5. | >=60 000 eurot (riigihanke piirmäär) | Riigihanke piirmäära ületava riigihanke läbiviimisel lähtutakse RHS 2. peatükis sätestatud reeglitest. Riigihanke alusdokumendid xx xxxx hankemenetluses vastu võetud otsused kinnitab sihtasutuse juhatuse esimees käskkirjaga. |
4.4. Hankeobjekti, mille maksumus on väiksem kui lihthankemenetluse piirmäär ja mis muidu nõuab võrreldavate pakkumuste küsimist, võib hankida üksnes ühe pakkujaga läbirääkimisi pidades järgmistel juhtudel:
4.4.1. küsiti võrreldavad pakkumused, kuid kas ühtegi pakkumust ei esitatud või ükski pakkumus ei vastanud pakkumiskutses nõutud tingimustele ja pakkumiskutse esialgseid tingimusi oluliselt ei muudetud;
4.4.2. hankeobjekti kiire soetamine on vajalik hankijast sõltumatute ettenägematute sündmuste tagajärjel tekkinud äärmise vajaduse tõttu ja seetõttu pole võimalik võrreldavaid pakkumusi küsida;
4.4.3. pakkumuste küsimine erinevatelt pakkujatelt pole võimalik tehnilistel või ainuõigusest tuleneval põhjusel (nt. spetsiifiline toode või teenus);
4.4.4. asju ostetakse samalt pakkujalt varem ostetud asjade osaliseks asendamiseks või täiendamiseks ja pakkuja vahetumise tõttu tuleks osta teistsuguste tehniliste omadustega asju, mis ei oleks olemasolevate asjadega tehniliselt kokkusobivad või mille käitamine ja hooldamine tooks xxxxx ülemääraseid tehnilisi probleeme, kusjuures sellise täiendava xxxxx maht ei või koos esialgse ostuga ületada lihthankemenetluse piirmäära;
4.4.5. hankeobjekt soetatakse eriti soodsatel tingimustel isikult, xxxxx suhtes on algatatud likvideerimismenetlus, või pankrotihaldurilt võlausaldajatega sõlmitud kokkuleppe jõustamiseks;
4.4.6. asju ostetakse väga lühikese aja jooksul pakutud eriti soodsat võimalust ära kasutades tavalisest turuhinnast oluliselt madalama hinnaga;
4.4.7. ostetakse toidukaupu.
4.5. Kui hankeobjekti ostu rahastaja on kehtestanud punktidest 4.3.1.–4.3.3. erinevad reeglid, lähtutakse rahastaja kehtestatud reeglitest.
5. Sotsiaal- ja eriteenuste hankimine
5.1. Sotsiaalteenustena käsitatakse tervishoiu- ja sotsiaalteenuseid; hariduse, tervishoiu ja kultuuri haldusteenuseid jm Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2014/25/EL XVII xxxx 1.–5. jaotises nimetatud teenuseid.
5.2. Eriteenustena käsitatakse hotelli- ja restoraniteenuseid; riigihanke erandi xxxx xxxxx kuuluvaid õigusteenused, postiteenused jm Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2014/25/EL XVII xxxx 6.–15. jaotises nimetatud teenuseid.
5.3. Tulenevalt sotsiaal- või eriteenuste eeldatavast maksumusest kohaldatakse nende hankimisel järgmisi reegleid:
Punkt | Maksumus | Menetlusreeglid |
5.3.1. | <100 eurot | Teenuse tellinud töötaja peab olema valmis põhjendama oma ostuotsust juhul, xxx xxxx nõuab juhatus või rakendusüksus. |
5.3.2. | 100–3999,99 eurot eriteenused 100–19 999,99 eurot sotsiaalteenused | Teenuse tellimise eest vastutaval töötajal on kohustus xxxx xxxx selliselt, et sellega kaasneks sihtasutusele võimalikult väike halduskoormus, sealhulgas aja-, raha- ja tööjõukulu, kuid et järgitud oleks ka RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtted. See tähendab, et xxx xxxx pakkumusi võrdlemata suudetakse xxxxx tulemus saavutada sihtasutuse jaoks mõistliku xxxxx xx kvaliteedi suhtega, siis ei ole töötajal kohustust võrdlevaid pakkumusi xxxxx. Töötaja peab taasesitamist võimaldavalt fikseerima valiku põhimõtte, milleks võib olla nt soodne hind, lähim asukoht, kohalik ettevõte, teeninduse kiirus, varasem kogemus, rikkalik tootevalik, keskkonnasäästlik toode/teenus, kvaliteetne toode/teenus, hinnas sisalduvad olulised lisateenused või muu sarnane. Võimaluse korral tuleb eelistada keskkonnasäästlikke lahendusi. |
5.3.3. | 4000–59 999,99 eurot eriteenused | Teenuse tellimise eest vastutav töötaja tagab, et järgitakse RHS §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid. |
Punkt | Maksumus | Menetlusreeglid |
20 000–299 999,99 eurot sotsiaalteenused | Pakkujate paljususe korral peab hankeobjekti soetav töötaja tagama pakkumiste võrdlemise. Seda on võimalik teha järgnevatel viisidel: 1) küsida erinevatelt pakkujatelt võrreldavad hinnapakkumised (soovitatavalt vähemalt xxxx pakkumust); 2) teha hinnavõrdlus xx xxxxx ettevõtjate e-xxx xxxx; 3) avaldada teade sihtasutuse veebilehel, kui nt on keeruline tuvastada sobivaid pakkujaid (võimalusel teavitada võimalikke huvitatud ettevõtjaid); 4) viia läbi väikehanke menetlus riigihangete registris. | |
5.3.4. | >=60 000 eurot eriteenused (eriteenuste riigihanke piirmäär) >= 300 000 eurot sotsiaalteenused (sotsiaalteenuste riigihanke piirmäär) | Sotsiaal- ja eriteenuste erimenetluse läbiviimisel lähtutakse RHS §-des 126-127 sätestatud korrast. Erimenetluse kord kehtestatakse riigihanke alusdokumentides. Xxxxx alusdokumentides on soovitatav ette näha võimalus läbirääkimiste pidamiseks ja kehtestada läbirääkimiste kord. Erimenetluse riigihanke alusdokumendid xx xxxx erimenetluses vastu võetud otsused kinnitab sihtasutuse juhatuse esimees käskkirjaga. |
5.4. Sotsiaal- või eriteenuse, mille maksumus on väiksem kui asjaomase riigihanke piirmäär ja mis muidu nõuab võrreldavate pakkumuste küsimist, võib hankida üksnes ühe pakkujaga läbirääkimisi pidades järgmiselt juhtudel:
5.4.1. küsiti võrreldavad pakkumused, kuid kas ühtegi pakkumust ei esitatud või ükski pakkumus ei vastanud pakkumiskutses nõutud tingimustele ja pakkumiskutse esialgseid tingimusi oluliselt ei muudeta;
5.4.2. teenuse kiire tellimine on vajalik hankijast sõltumatute ettenägematute sündmuste tagajärjel tekkinud äärmise vajaduse tõttu ja seetõttu pole võimalik võrreldavaid pakkumusi küsida;
5.4.3. pakkumuste küsimine erinevatelt pakkujatelt pole võimalik tehnilistel või ainuõigusest tuleneval põhjusel (nt. spetsiifiline teenus);
5.4.4. teenus tellitakse eriti soodsatel tingimustel isikult, xxxxx suhtes on algatatud likvideerimismenetlus, või pankrotihaldurilt võlausaldajatega sõlmitud kokkuleppe jõustamiseks.
5.5. Kui hankeobjekti ostu rahastaja on kehtestanud punktidest 5.3.1.–5.3.3. erinevad reeglid, lähtutakse rahastaja kehtestatud reeglitest.
6. Ideekonkurss
6.1. Ideekonkursi korraldamise otsustab sihtasutuse juhatus käskkirjaga, määrates ära ideekonkursi korraldamise eest vastutava isiku ning võitjatele makstavate auhindade ja/või osalejate osalemistasude suuruse.
6.2. Käskkirjas näidatakse ära, kas ideekonkurss korraldatakse eesmärgiga sõlmida ideekonkursi võitjaga tema pakutud ideekavandi alusel teenuse hankeleping või üksnes ideekavandi saamiseks.
6.3. Ideekonkursi korraldamisel lähtutakse RHS §-des 128–130 sätestatud reeglitest. Ideekonkursi korraldamise kord kehtestatakse riigihanke alusdokumentides.
6.4. Kui ideekonkursi maksumus on väiksem kui 60 000 eurot, võib ideekonkursi hankeregistri asemel läbi viia sihtasutuse veebilehel.
7. Riigihanke erandi tellimine
7.1. Sihtasutus ei ole kohustatud järgima riigihangete läbiviimiseks kehtestatud korda RHS
§ 11 lõikes 1 nimetatud juhtudel ning sisetehingu või hankijatevahelise koostöö tegemisel RHS §-s 12 nimetatud juhtudel.
7.2. Kui riigihanke erandi aluses soetatavat asja või teenust pakub mitu sarnast pakkujat ning sihtasutusel puudub xxxxxx eelistus, võib küsida neilt võrreldavad pakkumused.
8. Hankeleping
8.1. Hankeleping maksumusega alates 5000 eurost sõlmitakse kirjalikus vormis. Käesolevas korras hankelepingule kehtivat regulatsiooni kohaldatakse ka raamlepingutele.
8.2. Punktis 8.1. nimetatud lepingu võib sõlmida xxxx vormis juhul, kui lepingu objektist tulenevalt ei ole võimalik või otstarbekas lepingu sõlmimine kirjalikus vormis ning seadusest ei tulene lepingu kohustuslikku vorminõuet. Xxxx vormis lepingu sõlmimine kooskõlastatakse tegevjuhiga.
8.3. Hankelepingu valmistab ette xxxxx eest vastutav isik või jurist, xxx xxxxx ületab lihthankemenetluse piirmäära. Kokkuleppel pakkujaga võib lepingu vormistada pakkuja kasutataval vormil.
8.4. Kirjalikus vormis hankelepingud kooskõlastab ja sõlmib tegevjuht. Enne hankelepingu allkirjastamist kooskõlastavad hankelepingu projekti riigihanke algatanud osakonnajuhataja või valdkonnajuht, finantsarvestuse juht xx xxxxxx.
8.5. Hankelepingu muutmisel lähtutakse RHS §-st 123.
8.6. Hankelepingu täitmise eest vastutavaks isikuks on xxxxx eest vastutav isik või lepingus määratud isik.
8.7. Hankelepingu täitmise eest vastutav isik on kohustatud kontrollima hankelepingu täitmist ja koheselt informeerima sihtasutuse juhatust hankelepingu nõuetele mittevastavast täitmisest, täitmata jätmisest või muust lepingutingimuste olulisest rikkumisest.
8.8. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel lähtutakse raamlepingus ja RHS §-s 30 sätestatust.
8.9. Kui raamleping on sõlmitud ühe pakkujaga, sõlmitakse hankeleping raamlepingus sätestatud tingimustel.
8.10. Kui raamleping on sõlmitud mitme pakkujaga xx xxxxx hankelepingu sõlmimise tingimusi ei ole raamlepingus sätestatud, korraldab raamlepingu täitmise eest vastutav isik koostöös juristi või kommunikatsioonijuhiga hankelepingu sõlmimiseks minikonkursi.
9. Hankekomisjon
9.1. Hankekomisjon on vähemalt kolmeliikmeline ning see moodustatakse juhatuse esimehe käskkirjaga.
9.2. Kui sihtasutuse töötajatel puuduvad hankeobjekti tehnilise kirjelduse koostamiseks vajaminevad erialased teadmised või piisav tehniline pädevus, tuleb hankekomisjoni kaasata vajaminevate eriteadmistega isik või ekspert sihtasutuse väliselt.
9.3. Hankekomisjon teeb vastavalt määratud ülesannetele järgmisi toiminguid:
9.3.1. valmistab ette hankedokumendid;
9.3.2. avab laekunud pakkumised;
9.3.3. kontrollib pakkujate kvalifikatsiooni ja hankest kõrvaldamise aluseid;
9.3.4. teostab pakkumuste vastavuse kontrolli ning hindab pakkumusi;
9.3.5. vajadusel annab seisukoha muudes riigihankega seotud küsimustes.
9.4. Hankekomisjoni juhib xx xxxxx xxxx korraldab esimees, kelleks on reeglina jurist. Esimees vastutab hankekorra punktis 2.4. nimetatud toimingute eest ning täidab järgmisi ülesandeid:
9.4.1. kutsub kokku hankekomisjoni koosolekud ja juhatab hankekomisjoni tööd;
9.4.2. paneb hääletusele hankekomisjonis tekkinud vaidlusküsimused;
9.4.3. annab hankekomisjoni liikmetele tööülesandeid hankekomisjoni tööd puudutavates küsimustes.
9.5. Hankekomisjon on otsustusvõimeline, kui otsustamisel osaleb vähemalt kaks kolmandikku selle liikmetest.
9.6. Hankekomisjon teeb otsused otsustamisel osalenud liikmete poolthäälte enamusega. Hankekomisjoni otsused peavad olema objektiivselt põhjendatud. Hankekomisjoni tehtud otsused protokollitakse.
9.7. Hankekomisjoni esimees määrab protokollija hankekomisjoni liikmete hulgast. Hankekomisjoni protokollile kirjutavad xxxx xxxx otsustamisel osalenud hankekomisjoni liikmed. Hankekomisjoni liikmel on õigus lisada hankekomisjoni protokollile oma kirjalik eriarvamus, kui ta ei ole hankekomisjoni otsusega nõus ja hääletas selle vastu.
10. Huvide konflikti vältimine
10.1. Xxxxx eest vastutav xxxx xx komisjoni liige peavad tagama, et nad pole ühegi xxxxx pakkuja või taotlejaga seotud viisil, mis on käsitatav konkurentsi kahjustava huvide konfliktina või toimingupiirangute rikkumisena. Asjaomased isikud kinnitavad selliste olukordade puudumist xxxxx protokollide allkirjastamisega või hankemenetluses tehtud otsuste kinnitamisega. Huvide konflikti tekkimisel on nimetatud isikul kohustus teavitada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis juhatuse esimeest ning juhatuse esimehel on kohustus taandada xxxx xxxxxx otsuste tegemise protsessist.
10.2. Sihtasutuse töötaja või juriidiline isik, mille juhtorganis on sihtasutuse töötaja, ei tohi osaleda sihtasutuse xxxxxx pakkuja või taotlejana.
10.3. Riigihankes esitatud pakkumised on konfidentsiaalsed osas, mille pakkuja on pakkumuses märkinud ärisaladusena. Kõik riigihangete dokumentidega kokkupuutuvad isikud on kohustatud hoidma pakkujate ärisaladust ning muud konfidentsiaalset infot, mis kahjustaks konkurentsi.
11. Hankemenetluse dokumenteerimine
11.1. Xxx xxxxx viiakse läbi riigihangete registris, säilitatakse riigihanke alusdokumente, menetluse käigus tehtud otsuseid ja protokolle riigihangete registris, käskkirju ja protokolle ning lepinguid ka dokumendihaldussüsteemis PINAL. Hankega seotud arve juurde ostuarvete haldussüsteemis Fitekin märgitakse asjaomane riigihangete registri viitenumber.
11.2. Muudel juhtudel lisatakse valiku põhjendus (valitud pakkuja eelis, ühe pakkujaga piirdumise alus, riigihanke erand jne) xx xxxx tõendavad dokumendid (kirjavahetus, menetluse kirjeldus, väljavõte veebilehelt jne) sõlmitud lepingu juurde
dokumendihaldussüsteemis PINAL või, lepingu puudumisel, arve juurde ostuarvete haldussüsteemis Fitekin.
11.3. Hankemenetlus dokumenteeritakse, dokumendid vormistatakse xx xxxx säilitatakse vastavalt ETAgi teabe- ja dokumendihalduse reeglitele.