KURESSAARE HARIDUSE KOOLI ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD
KINNITATUD
Kuressaare Hariduse Kooli direktori 12.11.2021
käskkirjaga nr 1-3 / 11
KURESSAARE HARIDUSE KOOLI ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD
1.1. Vastutava töötleja nimi ja aadress
Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Kuressaare Hariduse Kool (edaspidi nimetatud Kool), Hariduse 13, Kuressaare, 93812 Saare maakond, e-post: xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx; registrikood 75024538.
1.4. Kool töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.
2. Peamised Xxxxx poolt töödeldavad isikuandmed
2.1. Lapsevanema isikuandmed
2.1.1. Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Kooli avalikes huvides oleva ülesande täitmine (hariduse andmine) ning lapsevanema nõusolek.
2.1.2. Xxxx töötleb alljärgnevaid lapsevanema või seadusliku esindaja isikuandmeid:
2.1.2.1. mõlema lapsevanema ees- ja perekonnanimi; xxxxxxxxx, isikut tõendav dokument ning kontaktandmed (e-post, telefon, mõlema vanema registrijärgne ning tegelik elukoht, kui need ei xxx xxxxx). Xxxxx, kui õpilane elab ühe vanema juures, siis õpilase tegelik elukoht.
2.1.3. Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse korraldamiseks Kooli ja kodu vahel. Kontaktandmeid kasutab Kool selleks, et saata teavet ja selgitusi õpilasele ja tema vanemale koolikorralduse ning õpilase õiguste ja kohustuste kohta (sh õpilase hinnetest) ning edastada teavet Kooli tegevuse kohta (üritused, lastevanemate koosolekud jm).
2.2.1. Õpilase isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Kooli poolt avaliku ülesande täitmine (haridusteenuse pakkumine); juriidiline kohustus; lapsevanema nõusolek või õigustatud huvi väljaspool õigusaktides sätestatud Kooli ülesandeid.
2.2.2. Xxxx töötleb õppeinfosüsteemi xx xxxx õppetööd toetavaid andmebaase kasutades alljärgnevaid õpilase isikuandmeid:
2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; sünnikoht; isikukood; kodune keel. Xxxxxxx töötlemine on vajalik õpilase isiku tuvastamiseks; õppetöö korraldamiseks; operatiivseks teabevahetuseks Kooli ja kodu vahel ning dokumentide väljastamiseks.
2.2.2.2. foto, audio- ja videosalvestis, õpilase saavutused ja loometöö tulemused. Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine; juriidiline kohustus ja lapsevanema/teovõimelise õpilase nõusolek. Andmete töötlemise eesmärk on Kooli tegevuste kajastamine (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); õpilase tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm); õpilase arengu hindamine;
kooli ajaloo jäädvustamine.
2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud õpilase elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks Koolis (näiteks erinõuded toitlustuse osas; hariduslikud ja arengulised erivajadused). Xxxxxxx töötlemise õiguslikuks aluseks on õpilase eluliste huvide kaitse ja lapsevanema/seadusliku esindaja nõusolek. Kool võib edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada.
2.2.3. Kui õpilane on Kooli lõpetanud, avaldab Xxxx oma kodulehel, Kooli aastaraamatus või muudes väljaannetes tema nime vilistlaste nimekirjas. Vilistlaste andmeid võib Kool kasutada Kooli ajaloo ja tegevuse tutvustamiseks õigustatud huvist lähtudes.
2.3. Kirjavahetus, pöördumised
2.3.1. Kool registreerib oma dokumendiregistris kõik Kooli tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jms.
2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
2.3.3. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Kool ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.
2.3.4. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Kool,
arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.
2.3.5. Koolile adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Kooli teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid
kustutatakse või hävitatakse.
2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Xxxx töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:
2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine;
2.4.1.2. muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.
2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.
2.4.3. Kool eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda xxxx xxxx küsimata.
2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab Kool kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.
2.5. Kooli töötaja isikuandmed
2.5.1. Kool töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi Kooli töötaja isikuandmeid:
2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);
2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);
2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (laste olemasolu); kaitseväekohustuslaste registris olek;
2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;
2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguste kohta, tervisekontrolli andmed jm.
2.5.2. Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik töölepingu täitmiseks.
2.6. Foto-, audio- ja videomaterjal
2.6.1. Kool jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel koolielu olulisemaid sündmusi ja üritusi.
2.6.2. Kool on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm) vastutav töötleja.
2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Kool xxxx isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.
2.6.4. Kool säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.
2.7. Videovalve
2.7.1. Koolimaja xx xxxx paikneva vara kaitseks, samuti õpilaste ja koolitöötajate turvalisust ohustava olukorra ennetamiseks ning olukorrale reageerimiseks kasutab Kool
videovalvet. Kool järgib videojälgimissüsteemi kasutamisel turva- ja valve- süsteemidele kehtivaid tehnilisi nõudeid ning Andmekaitse Inspektsiooni juhiseid.
2.7.2. Videojälgimisseadmete abil jälgitakse Kooli õueala ja sissepääse.
Videojälgimissüsteemi kasutamisest teavitab Kooli välisuksele pandud silt.
2.7.3. Jälgimisseadmestiku kasutamise kord on sätestatud Kooli kodukorras.
2.7.4. Videojälgimissüsteem salvestab andmed serverisse. Salvestisi säilitatakse kuni 30 kalendripäeva.
3.1. Andmesubjektil on õigus:
3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid Xxxx töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua Kool andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
3.1.2. nõuda, et Kool kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh nõusoleku tagasivõtmine);
3.1.3. nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
3.1.4. xxxxx xxxx ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks xx xxxx õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Koolile. Kool lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku
tagasivõtmisest teada saamisest.
3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Koolilt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise
kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
3.1.6. õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse xxxxx. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post xxxx@xxx.xx, tel 000 0000) või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse xxxxx, samuti kohtusse.
3.2. Kool võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab Kool 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Kool pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Kool teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Kool keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib Kool küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.
4.1. Kool peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Kool kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
4.2. Koolis on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmetele juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.
5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
5.1. Isikuandmed on mõeldud koolisiseseks kasutamiseks.
5.2. Kool ei avalikusta isikuandmeid, xxx xxxx ei kohusta õigusakt.
5.3. Kooli töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult xxxx isiku eraelu puutumatust.
5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.
6.1. Kool ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.
6.2. Kool säilitab andmeid:
6.2.1. dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või
6.2.2. Kooli teabehalduse korras sätestatud tähtaja möödumiseni või
6.2.3. seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
6.2.4. seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.
6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb Kool säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab Kool üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.
7. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik
7.1. Saaremaa valla andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab Saaremaa vallavalitsuse tugiteenuste osakond, kellega saab ühendust xxxxx e-posti aadressil xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Saaremaa valla asutustes.
7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda Kooli andmekaitse kontaktisiku Xxxxx Xxxxxx xxxxx e-posti aadressil xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx. Xxxxx andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida Kooli andmekaitseküsimuste lahendamist.
XXXX 1. NÕUSOLEK ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEKS
Lapse nimi, klass............................................................., isikukood................................................
Lapse vanem/hooldusõigusega isik (edaspidi lapsevanem)
Nimi ......................................................................, isikukood ..................................................
Xxxxxxxxxxxx vastutav töötleja on Kuressaare Hariduse Kool (edaspidi nimetatud kool),
Xxxxxxxx 00, Xxxxxxxxxx, 00000 Xxxxx xxxxxxx, e-post: xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx, registrikood 75024538.
1. Xxxxx koolile nõusoleku kasutada enda e-posti aadressi .....................................................
järgmisel viisil (lubatud töötlemisviisi kohta tehke ruutu „x“):
klassi lapsevanemate meililisti ja kooli infosüsteemi lisamine
Lapsevanemate ja kooli vahel operatiivse teabevahetuse võimaldamiseks võib kool luua iga klassi õpilaste vanemate e-posti aadressidest listi. Lapsevanemale luuakse võimalus teabevahetuseks kooli infosüsteemis.
2. Xxxxx koolile nõusoleku töödelda ning avalikustada kooli ruumides; veebilehel või sotsiaalmeedias; kooli aastaraamatus ja teistes väljaannetes; meediakanalites (omavalitsuse infoleht, raadio jm) enda lapse järgmisi isikuandmeid:
lapse nimi
Töötlemise eesmärk on kooli tegevuste kajastamine (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm). Luban nimetatud andmeid edastada reisikorraldajale kooliekskursiooni korraldamiseks; Tartu Ülikooli teaduskoolile ja teistele olümpiaadide ja võistluste korraldajatele.
lapse isikukood, sünniaeg
Töötlemise eesmärk on lapse isiku tuvastamine. Luban nimetatud andmeid edastada reisikorraldajale kooliekskursiooni korraldamiseks; Tartu Ülikooli teaduskoolile ja teistele olümpiaadide ja võistluste korraldajatele.
lapse foto
Töötlemise eesmärk on lapse isiku tuvastamine (õpilaspilet); kooli tegevuste kajastamine (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); lapse tunnustamine kooli teabekanalites (hea tulemus üritusel, oskused jm).
audio ja videosalvestised
Töötlemise eesmärgiks on kooli tegevuste kajastamine (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm); kooli ajaloo jäädvustamine.
lapse loometöö tulemused ja muud saavutused
Töötlemise eesmärgiks on lapse tunnustamine loometöötulemuste ja muude saavutuste (nagu hea tulemus olümpiaadil, konkursil, spordivõistlusel jm) kajastamise xxxx.
3. Muud isikuandmed
Xxxxx koolile nõusoleku eriliigiliste isikuandmete hulka kuuluvate lapse terviseandmete töötlemiseks, mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks koolis ning edastada neid andmeid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada (nagu tervishoiuteenuse osutaja, politsei, toitlustaja).
Xxxxx koolile nõusoleku lapse hariduslikke ja arengulisi erivajadusi kajastavate andmete töötlemiseks (nõustamiskomisjoni otsused, lapse kohta väljastatud dokumendid jm) lapsele eakohase, turvalise, positiivselt mõjuva ja arendava õppekeskkonna loomiseks.
Xxxxx koolile nõusoleku enda lapsele e-õppe keskkondadesse kasutajakonto loomiseks.
Xxxxx koolile nõusoleku enda lapsele õppeotstarbeks kooli e-posti aadressi loomiseks.
E-posti aadressi kasutab õpilane õpetajatega suhtlemisel ja e-õppe keskkondadesse kasutajakonto loomisel.
Isikuandmete töötlemise õiguslik alus ja andmesubjekti õigused
1. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus
Kooli poolt isikuandmete töötlemise aluseks on avaliku ülesande täitmine; juriidiline kohustus; leping või vajadus eluliste huvide kaitseks. Muude isikuandmete töötlemise õiguslik alus on lapsevanema nõusolek.
2. Lapsevanema kui andmesubjekti õigused nõusoleku osas
Lapsevanemal on õigus saada koolilt teavet kõigi andmete kohta, mida kool tema ja lapse kohta nõusoleku alusel töötleb.
Kool parandab ebaõiged isikuandmed või kustutab pädeva aluse olemasolu korral isikuandmed lapsevanema taotluse alusel. Taotluse palume esitada kooli andmekaitse kontaktisiku e-posti aadressile xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.
Kool vastab lapsevanema isikuandmetega seotud pöördumisele hiljemalt 30 päeva jooksul. Kui pöördumises esitatud nõudel puudub alus, on koolil õigus jätta see täitmata või nõuda täitmise eest mõistlikku tasu.
Lapsevanemal on õigus xxxx xxxx nõusolek tagasi xxxxx. Nõusoleku tagasivõtmiseks palume esitada avaldus kooli andmekaitse kontaktisiku e-posti aadressile xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx, kus tuuakse välja, milliste isikuandmete töötlemise nõusolek tagasi võetakse.
3. Andmete säilitamise tähtaeg nõusoleku korral
Nõusoleku alusel töödeldavad andmed säilitatakse kuni nõusoleku tagasivõtmiseni.
Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist nõusoleku alusel toimunud töötlemise seaduslikkust.
Eriliigilisi isikuandmeid säilitatakse nõusoleku tagasivõtmiseni või seni, kuni laps on kooli õpilane. Pärast seda kustutatakse andmed hävitamise xxxx.
Nõusolekut säilitatakse 2 aastat andmete töötlemise lõpetamisest lugedes.
4. Andmete turvalisuse tagamine
Avalikustatud andmetele pääsevad ligi kõik, kes kasutavad keskkonda, kus kool andmeid avalikustab.
Lapsevanema e-posti aadress on kättesaadav koolitöötajatele, kes kasutavad xxxx xxx tööülesannete täitmiseks. E-posti aadressid asuvad turvalises serveris.
Lapse eriliigilised isikuandmed on kättesaadavad üksnes neile kooli töötajatele, xxxxx ülesanded seonduvad lapse elu, tervise ja heaolu kaitsega.
5. Isikuandmete töötluse osas tekkivate küsimuste korral on lapsevanemal võimalik pöörduda kooli andmekaitse kontaktisiku Xxxxx Xxxxxx xxxxx e-posti aadressil xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx.
6. Kui lapsevanem leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või lapse õigusi, on tal õigus pöörduda oma õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtusse.
7. Kooli isikuandmete töötlemise tingimused on leitavad kooli veebilehel: xxxxxxxx.xxx.xx. Kinnitan andmekaitse tingimustega tutvumist:
allkiri kuupäev