SAKU LASTEAED TERAKE DIREKTORI KÄSKKIRI
SAKU LASTEAED TERAKE DIREKTORI KÄSKKIRI
Saku Lasteaia Terake isikuandmete töötlemise korra ja vanema nõusoleku kinnitamine
Saku 05.03.2019 LT 1-2/4
Käskkiri antakse Riigikogu 15.01.2019 „Isikuandmete kaitse seaduse“ alusel
ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE KORD SAKU LASTEAIAS TERAKE
1. Üldsätted
1.1. Vastutava töötleja nimi ja aadress
Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Saku lasteaed Terake (edaspidi nimetatud lasteaed).
Tallinna mnt 00, Xxxx Xxxxxxxx 00000
Tel: 0000000
1.2. Lasteaed juhindub isikuandmete töötlemisel kehtivatest isikuandmete töötlemist reguleerivatest õigusnormidest.
1.3. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine.
1.4. Lasteaed töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.
Lasteaed töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib lasteaed andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Lasteaed teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.
1.5. Lasteaed töötleb isikuandmeid järgmistel eesmärkidel: lapsehoiuteenuse osutamiseks; alushariduse omandamise võimaldamiseks; tugiteenuste osutamiseks; personali töölevõtmise korraldamiseks; personaliarvestuse pidamiseks; lapsevanematega suhtlemise korraldamiseks; lasteaia tegevustest ja üritustest teavitamiseks; lasteaia tegevuse ajaloo jäädvustamiseks jne.
1.6. Kui lasteaed on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk, mille saavutamiseks
neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.
1.7. Lasteaed ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, xxx xxxx nõuab õigusakt või see on vajalik lasteaia ülesannete täitmiseks. Lasteaed võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses.
2. Peamised Xxxxxxxx poolt töödeldavad isikuandmed
2.1. Lapsevanema isikuandmed
2.1.1. Lapsevanema isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on Lasteaia avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoid ja alushariduse omandamise võimaldamine) ning lapsevanema nõusolek.
2.1.2. Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapsevanema isikuandmeid:
2.1.2.1. mõlema lapsevanema ees- ja perekonnanimi; xxxxxxxxx ning kontaktandmed (e-post, telefon, mõlema vanema registrijärgne ning tegelik elukoht, kui need ei xxx xxxxx.). Xxxxx, kui laps elab ühe vanema juures, siis lapse tegelik elukoht.
Andmete töötlemine on vajalik isiku tuvastamiseks ja operatiivse teabevahetuse võimaldamiseks Lasteaia ja kodu vahel.
2.2. Lapse isikuandmed
2.2.1. Lapse isikuandmete töötlemise õiguslikuks aluseks on lasteaia juriidiline kohustus, avalikes huvides oleva ülesande täitmine (laste hoid ja alushariduse omandamise võimaldamine), eluliste huvide kaitse ning lapsevanema nõusolek.
2.2.2. Lasteaed töötleb alljärgnevaid lapse isikuandmeid:
2.2.2.1. ees- ja perekonnanimi; sünniaeg; isikukood; kodune keel/keeled. Xxxxxxx töötlemine on vajalik lapse isiku tuvastamiseks ja lasteaiateenuse osutamiseks.
2.2.2.2. foto; audio ja videosalvestis; lapse saavutused ja loometöö tulemused.
Töötlemise õiguslik alus on avaliku ülesande täitmine, juriidiline kohustus ja lapsevanema nõusolek. Töötlemise eesmärk on lapse arengu hindamine; lasteaia tegevuste kajastamine (üritused, kasvatustegevused jm.); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.); lasteaia ajaloo jäädvustamine.
2.2.2.3. eriliigilised isikuandmed (nagu terviseandmed), mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise kasvukeskkonna loomiseks lasteaias (näiteks erinõuded toitlustuse osas; ravimite kasutamisel, hariduslikud ja arengulised erivajadused jm.). Andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on eluliste huvide kaitse ja lapsevanema nõusolek. Lasteaed võib edastada neid andmeid kolmandatele isikutele (nagu toitlustaja, meditsiiniteenuse osutaja), kes aitavad eelnimetatud eesmärke saavutada.
2.3. Kirjavahetus, pöördumised
2.3.1. Lasteaed registreerib oma dokumendiregistris Lasteaaia tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jm.
2.3.2. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
2.3.2. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab lasteaed ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.
2.3.3. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandale isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab lasteaed, arvestades seaduse nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.
2.3.4. Lasteaiale adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt lasteaia asjaajamise korrale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.
2.4. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed
2.4.1. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga) sisaldavad isikuandmeid. Lasteaed töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid:
2.4.1.1. isiku ees- ja perekonnanimi; isikukood; e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine.
2.4.1.2. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja erialase pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemuse ja täiendõppe kohta.
2.4.2. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.
2.4.3. Lasteaed eeldab, et xxxxxxx, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda xxxx xxxx küsimata.
2.4.4. Äraütleva otsuse korral säilitab lasteaed kandideerimise dokumente lasteaia asjaajamise korras sätestatud ajani.
2.5. Lasteaia töötaja isikuandmed
2.5.1. Lasteaed töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi lasteaia töötaja isikuandmeid:
2.5.1.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);
2.5.1.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);
2.5.1.3. töötaja perekondlikud andmed (laste olemasolu);
2.5.1.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;
2.5.1.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse; kutsehaiguse kohta; tervisekontrolli andmed jm.
Nimetatud isikuandmete töötlemine on vajalik isikuga töölepingu täitmiseks.
2.6. Foto-; audio- ja videomaterjal
2.6.1. Lasteaed jäädvustab foto-, audio- ja videomaterjalidel lasteaia elu olulisemaid sündmusi ja üritusi. E-lasteaia infosüsteemis avalikustatud materjalidele pääsevad vanemad ligi isikukoodi alusel.
2.6.2. Lasteaed on foto-, audio- ja videomaterjali jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.
2.6.3. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib lasteaed xxxx isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.
2.6.4. Lasteaed säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio - ja videomaterjali tähtajatult.
3. Andmesubjekti õigused
3.1. Andmesubjektiks on füüsiline xxxx, xxxxx isikuandmeid töödeldakse. Andmesubjektil on õigus:
3.1.1. saada teavet, milliseid tema või esindatava lapse isikuandmeid lasteaed töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua lasteaed andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;
3.1.2. nõuda, et lasteaed kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh. nõusoleku tagasivõtmine);
3.1.3. nõuda enda või esindatava lapse kohta kogutud puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;
3.1.4. xxxxx xxxx ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks xx xxxx õiguslikul alusel. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse lasteaaiale. Lasteaed lõpetab tagasivõetud isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamisest.
3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda lasteaialt isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuse täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;
3.1.6. õigus pöörduda oma õiguste kaitseks pädeva asutuse xxxxx. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post xxxx@xxx.xx, tel 000 0000), elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse xxxxx, samuti kohtusse.
3.2. Lasteaed võib andmesubjekti isikuandmetega seotud päringu saamisel paluda täpsustada asjaolusid. Päringule vastab lasteaed 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib lasteaed pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Lasteaed teavitab andmesubjektile vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui lasteaed keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib lasteaed küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.
4. Turvameetmed
4.1. Lasteaed peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse ulatuses isikuandmete konfidentsiaalsuse. Lasteaed kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu või eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.
4.2. Lasteaias on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad xxxx xxx tööülesannete täitmiseks. Xxxxxxxxx juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama asjakohaseid turvameetmeid.
5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted
5.1. Isikuandmed on mõeldud lasteaia siseseks kasutamiseks ning isikuandmeid sisaldavatele dokumentidele seatakse juurdepääsupiirang seaduse alusel.
5.2. Lasteaed ei avalikusta isikuandmeid, xxx xxxx ei kohusta õigusakt.
5.3. Lasteaia töökorraldusega rakendatakse meetmeid, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult xxxx isikute eraelu puutumatust.
5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.
6. Andmete säilitamine
6.1. Lasteaed ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui see on vajalik õigusaktist tuleneva kohustuse või lepingu täitmiseks.
6.2. Lasteaed säilitab isikuandmeid:
6.2.1 dokumendi seaduses või lasteaia asjaajamise korras sätestatud säilitustähtaja möödumiseni või
6.2.2 seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või
6.2.3 seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või
6.2.4. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.
6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid isikuandmeid töötleb lasteaed säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed annab lasteaed üle avalikku arhiivi ning lõpetab ise andmete töötlemise.
7. Andmekaitsespetsialist ja andmekaitse kontaktisik
7.1. Xxxx xxxxx andmekaitsespetsialisti ülesandeid täidab vallavalitsuse andmekaitsespetsialist Xxxxxx Xxxxxx, kellega saab ühendust xxxxx e-posti aadressil xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxx.xx. Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Xxxx xxxxx asutustes.
7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmesubjektil võimalik pöörduda lasteaia andmekaitse kontaktisiku Xxx Xxxxxxxxx xxxxx e-posti aadressil xxxxxx@xxxxxxxx.xx
Lasteaia andmekaitse kontaktisiku ülesanne on koordineerida lasteaia andmekaitseküsimuste lahendamist.
/allkirjastatud digitaalselt/
Xxx Xxxxxxxx direktor
Xxxx 1 Saku Lasteaia Terake 05.03.2019
Käskkirjale LT 1-2/4
ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE NÕUSOLEK SAKU LASTEAIAS TERAKE
Lapse nimi...................................................., isikukood.........................................................
Lapse vanem või hooldusõigusega isik (edaspidi lapsevanem) Nimi ...................................................................................
isikukood või registrikood..................................................
1. Xxxxx lasteaiale nõusoleku kasutada enda e-posti aadressi
............................................................................................................................................
järgmisel viisil (lubatud töötlemisviisi kohta tehke ruutu linnuke):
lapse lasteaiarühma meililisti lisamine
Lapsevanema e-posti meililisti lisamise eesmärgiks on operatiivne teabevahetus lasteaia ja kodu vahel.
2. Xxxxx lasteaiale nõusoleku töödelda ning avalikustada lasteaia ruumides ja stendil; rühma e-lasteaia infosüsteemis; lasteaia aastaraamatus; omavalitsuse infolehes oma lapse järgmisi isikuandmeid:
nimi, isikukood, sünniaeg
Töötlemise eesmärk on lapse isiku tuvastamine; teavitused lasteaia tegevuste (üritused, õppe- ja kasvatustegevused) kohta; lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.).
foto
Töötlemise eesmärk on lapse isiku tuvastamine; teavitused lasteaia tegevuste (üritused, õppe- ja kasvatustegevused) kohta; lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskused jm.).
audio ja videosalvestised
Töötlemise eesmärgiks on teavitada lasteaia tegevustest (üritused, õppe- ja kasvatustegevused); lapse tunnustamine (hea tulemus üritusel, oskuste fikseerimine jm.); lasteaia ajaloo jäädvustamine.
lapse loometöö tulemused ja saavutused
Töötlemise eesmärgiks on teavitada lasteaia tegevustest (huviringid, õppe- ja kasvatustegevused); lapse tunnustamine (oskused, andekus, saavutused jm.).
3. Eriliigilised isikuandmed
Xxxxx lasteaiale nõusoleku töödelda oma lapse terviseandmeid, mis on vajalikud lapse elu, tervise ja heaolu kaitseks ning turvalise keskkonna loomiseks lasteaias ning edastada neid isikutele, kes aitavad nimetatud eesmärke saavutada (nagu tervishoiuteenuse osutaja, politsei, toitlustaja).
Isikuandmete töötlemise õiguslik alus ja andmesubjekti õigused
1. Isikuandmete töötlemise õiguslik alus
Lasteaia poolt isikuandmete töötlemise aluseks on avaliku ülesande täitmine; juriidiline kohustus; eluliste huvide kaitse vajadus või leping.
Muude isikuandmete töötlemise õiguslik alus on lapsevanema nõusolek.
2. Lapsevanema kui andmesubjekti õigused nõusoleku osas
Lapsevanemal on õigus saada lasteaialt teavet kõigi isikuandmete kohta, mida lasteaed tema või lapse kohta nõusoleku alusel töötleb.
Lasteaed parandab ebaõiged isikuandmed või kustutab sellekohase aluse olemasolu korral isikuandmed lapsevanema taotluse alusel. Taotlus palun esitada Xxx Xxxxxxxxxxx e-posti aadressil xxxxxx@xxxxxxxx.xx
Lapsevanemal on õigus xxxx xxxx nõusolek tagasi xxxxx. Nõusoleku tagasivõtmiseks palun esitada lasteaia andmekaitse kontaktisikule avaldus, kus on välja toodud, milliste isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek tagasi võetakse.
3. Andmete edastamine
Lasteaed edastab töödeldavaid isikuandmeid kolmandale isikule ainult õigusaktides ja nõusolekus sätestatud juhtudel.
E-lasteaia infosüsteemis avalikustatud materjalidele pääsevad vanemad ligi isikukoodi alusel.
4. Andmete säilitamine
Nõusoleku alusel töödeldavad andmed säilitatakse kuni nõusoleku tagasivõtmiseni. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust. Eriliigilisi isikuandmeid ja lapsevanema kontaktandmeid säilitatakse nõusoleku tagasivõtmiseni või seni, kuni laps käib lasteaias. Pärast seda kustutatakse andmed hävitamise xxxx.
Nõusolekut säilitatakse üks aasta andmete töötlemise lõpetamisest lugedes.
5. Andmete turvalisuse tagamine
Xxxxxxxxxxx e-posti aadress on kättesaadav lasteaia töötajatele ja teistele sama rühma lapsevanematele. E-posti aadressid asuvad turvalises serveris.
Lapse eriliigilised isikuandmed on kättesaadavad üksnes neile lasteaia töötajatele, kellel on neid vaja lapse elu, tervise ja heaolu tagamiseks.
7. Kui lapsevanem leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või lapse õigusi, on tal õigus pöörduda oma õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (xxxxx://xxx.xxx.xx/) või kohtu xxxxx.
Kinnitan andmekaitse tingimustega tutvumist:
kuupäev Lapsevanema allkiri