Sopimus Lapin kirjastojen yhteistoiminnasta
Sopimus Lapin kirjastojen yhteistoiminnasta
1. Sopijapuolet
1. Osapuoli
Enontekiön kunta Enontekiön kunnankirjasto Y-tunnus 0190662-1
Puistomäentie 2, 99400 Enontekiö Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
2. Osapuoli
Inarin kunta
Inarin kunnankirjasto Y-tunnus 0190758-7
Xxxxxxxxxx 0, 00000 Ivalo Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxx Sähköposti: xxxx.xxxxx@xxxxx.xx
3. Osapuoli
Kemin kaupunki
Kemin kaupunginkirjasto Y-tunnus 0210427-6
Xxxxxx Xxxxxxx katu 3, 94100 Kemi Yhteyshenkilö: Xxxxxx Xxxxxxxxx Sähköposti: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx
4. Osapuoli
Kemijärven kaupunki Kemijärven kaupunginkirjasto Y-tunnus 0191717-9
Xxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxxx Yhteyshenkilö: Xxxxxx Xxxxxxxx Sähköposti: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
5. Osapuoli
Keminmaan kunta Keminmaan kunnankirjasto
Y-tunnus 0210469-8
Väylätie 6, 94400 Keminmaa Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxx Sähköposti: xxxxx.xxxx@xxxxxxxx.xx
6. Osapuoli
Kittilän kunta
Kittilän kunnankirjasto Y-tunnus 0191406-6
Valtatie 15, 99100 Kittilä Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
7. Osapuoli
Kolarin kunta
Kolarin kunnankirjasto Y-tunnus 0191528-8
Isopalontie 2, 95900 Kolari Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxx.xx
8. Osapuoli
Muonion kunta Muonion kunnankirjasto Y-tunnus 0191824-3
PL 52, 99301, Muonio
Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx
9. Osapuoli
Posion kunta
Posion kunnankirjasto Y-tunnus 01919086
Suopolku 1, 97900 Posio Yhteyshenkilö: Vesa Sarajärvi Sähköposti: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx
10. Osapuoli
Ranuan kunta
Ranuan kunnankirjasto Y-tunnus 0191974-8
Kirkkotie 7, 97700 Ranua Yhteyshenkilö: Vesa Sarajärvi Sähköposti: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx
11. Osapuoli
Rovaniemen kaupunki
Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjasto Y-tunnus 1978283-1
Xxxxx Xxxx tie 6, 96100 Rovaniemi Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
12. Osapuoli
Sallan kunta
Sallan kunnankirjasto Y-tunnus 0192936-4
Postipolku 5, 98900 Salla Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxx Sähköposti: xxxx.xxxxxx@xxxxx.xx
13. Osapuoli
Simon kunta
Simon kunnankirjasto Y-tunnus 0193015-4
Jenssintie 2, 95200 Simo Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx: xxxxx.xxxx@xxxx.xx
14. Osapuoli
Sompion kirjasto
Sompion kirjasto (Pelkosenniemi, Savukoski, Sodankylä) Y-tunnus 0193169-1
Jäämerentie 1, 99600 Sodankylä, PL 94, 99601 Sodankylä Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxxx
Sähköposti: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
15. Osapuoli
Tervolan kunta Tervolan kunnankirjasto Y-tunnus 0193249-1
Paasilinnan puistotie 1, 95300 Tervola Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxx
Sähköposti: xxxx.xxxxx@xxxxxxx.xx
16. Osapuoli
Tornion kaupunki
Tornion kaupunginkirjasto Y-tunnus 0193524-6
Torikatu 2, 95400 Tornio Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx
17. Osapuoli
Tornionlaakson kirjasto Tornionlaakson kirjasto Y-tunnus 0210826-9
Alkkulanraitti 31, 95600 Ylitornio Yhteyshenkilö: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx Sähköposti: xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
18. Osapuoli
Utsjoen kunta
Utsjoen kunnankirjasto Y-tunnus 9129466-4
Utsjoentie 48 A, 99980 Utsjoki Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxx Sähköposti: xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Sopijapuolet muodostavat Lapin kirjaston.
1. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Viisi Lapin kuntaa Inari, Kolari, Sodankylä, Rovaniemi ja Rovaniemen maalaiskunta allekirjoitti sopimuksen yhteisjärjestelmästä järjestelmätoimittajan kanssa 18.12.1991. Seuraavana vuonna yhteisjärjestelmä sai nimekseen Aurora. Vuoteen 1997 mennessä Auroraan oli liittynyt kaksitoista Lapin läänin kuntaa. Perustajakuntien lisäksi mukana olivat Sallan, Savukosken, Pelkosenniemen, Utsjoen, Ylitornion, Pellon ja Kemijärven kunnat, sekä Rovaniemen ammattikoulutuksen kuntayhtymän ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun kirjasto. Xxxxxx nimi vaihtui Lapin kirjastoksi yhteisen hankkeen kautta, jossa selvitettiin mahdollisuus hankkia yhteinen graafinen kirjastojärjestelmä kaikille Lapin läänin kirjastoille. Vuonna 2004 Lapin kirjastoon liittyivät
Aurora-kirjastot ja niiden lisäksi Kittilän, Tornion kirjastot sekä Rovaniemen ja Länsi-Lapin toisen asteen oppilaitosten kirjastot. Samana vuonna Rovaniemen ammattikorkeakoulun kirjasto erosi ryhmästä. Vuonna 2007 Lapin kirjastoon liittyi vielä kaksi kuntaa, Enontekiö ja Muonio. Vuonna 2007 Lapin kirjastoon kuului viisitoista Lapin yleistä kirjastoa ja oppilaitoskirjastoja.
Lapin kirjastolla on käytössä yhteinen kirjastojärjestelmä, jonka tarkoituksena on tuottaa taloudellisesti ja tehokkaasti kirjastopalveluja Lapissa. Tavoitteena on parantaa asiakaspalvelua ja lisätä aineiston yhteiskäyttöä kehittämällä verkostomaista yhteistyötä kirjastojen kesken.
2. Sopimuksen kohde
Lapin kirjaston muodostavat xx.xx.2016 solmitulla sopimuksella seuraavien kuntien kirjastot: Enontekiö, Inari, Kemi, Keminmaa, Kemijärvi, Kittilä, Kolari, Muonio, Posio, Ranua, Rovaniemi, Salla, Simo, Sompio (Pelkosenniemi, Savukoski, Sodankylä), Tervola, Tornio, Tornionlaakso (Pello, Ylitornio) ja Utsjoki.
Tällä sopimuksella sovitaan niistä periaatteista, jotka ohjaavat yhteistoimintaa. Lapin kirjaston toiminta perustuu aineistojen yhteiskäyttöön. Yhteistoiminnan edellytyksenä on, että kunnat käyttävät samaa kirjastojärjestelmää. Lapin kirjaston jäsenkirjastot ovat velvollisia antamaan aineistojaan kaikkien Lapin kirjaston asiakkaiden käyttöön.
Kukin sopijapuoli sitoutuu yhteistoiminnan kehittämiseen ja yhteistoiminnasta aiheutuviin kustannuksiin omalla maksuosuudellaan tämän sopimuksen kohdan 4 Yhteistyöstä aiheutuvat kustannukset ja tulot mukaisesti.
Kirjastojärjestelmään liittyvistä palvelusopimuksista ja niihin liittyvistä maksuista vastaa kukin kunta ja sopimusosapuoli omalla maksuosuudellaan.
2.1. Kirjastojärjestelmän tietosisällöt
Kirjastojärjestelmän tietosisällöt tulevat sopimusosapuolien yhteiseen hallintaan ja käyttöön. Yhteistoiminnassa mukana olevat kirjastot sitoutuvat hoitamaan tietorekistereitä henkilötietolain vaatimusten ja johtoryhmän päätösten mukaisesti.
2.2. Yhteistoiminnan kehittäminen
Osapuolet sitoutuvat tällä sopimuksella kehittämään yhdessä laadukkaita, Suomen hallitusohjelman, tietohallintalain, kirjastolain sekä muiden alalla noudatettavien lakien mukaisia kirjastopalveluja. Lisäksi osapuolet sitoutuvat noudattamaan palvelujen
kehittämisessä kansallisia kulttuuri- ja kirjastopoliittisia sekä Suomen kuntaliiton ja kuntien linjauksia.
Lapin kirjastot ja muut sopijapuolet sitoutuvat yhteistyössä edistämään Lapin kirjaston asiakkaiden palveluja Lapin kirjaston yhteisten ja kunkin sopijapuolen edustaman organisaation sääntöjen mukaisesti.
Lapin kirjaston johtoryhmä laatii strategian viiden vuoden ajanjaksolle, ja strategiaa tarkennetaan ja arvioidaan vuosittain laadittavissa toimintasuunnitelmissa.
Lapin kirjasto laatii toimintasuunnitelman pohjalta yhteisiä hankkeita ja projekteja.
3. Yhteistoiminnan organisaatio
Yhteistoiminnan asioista vastaa johtoryhmä, johon kukin kunta nimeää yhden kirjastoammatillisen edustajan. Johtoryhmän jäsenenä on kunkin kunnan tai kaupungin kirjaston johtaja, hänen sijaisensa tai valtuuttamansa henkilö. Muut kuin kirjasto-organisaatiot valitsevat kukin keskuudestaan yhden edustajan. Johtoryhmä voi käyttää asiantuntijoita sekä perustaa työryhmiä.
Johtoryhmä päättää yhteisestä toimintastrategiasta, painopistealueista, uusien kumppaneiden mukaan ottamisesta, yhteisistä kustannuksia aiheuttavien toimintojen käyttöönottamisesta sekä aineistotietokannan tietosisältöjen myynnistä tai luovuttamisesta muiden käyttöön.
Johtoryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajiston. Puheenjohtajistoon kuuluu kolme kuntien edustamaa henkilöä, joista yksi edustaa aina maakuntakirjastoa. Puheenjohtajiston toimikausi on kaksi vuotta. Yksi puheenjohtajista vaihtuu vuosittain, mutta henkilön toimikautta voidaan jatkaa, mikäli johtoryhmä niin haluaa.
Johtoryhmän sihteerinä toimii alueellista yhteistyötä koordinoiva henkilö Rovaniemeen kaupunginkirjastosta.
3.1. Johtoryhmän toiminta
Johtoryhmä kokoontuu vähintään 2 kertaa vuodessa. Johtoryhmän koollekutsujana toimii johtoryhmän puheenjohtaja. Puheenjohtajisto valmistelee yhdessä xxxxxxxxx kanssa johtoryhmän kokouksen. Kokouskutsu toimitetaan ohjausryhmän jäsenille vähintään viikkoa ennen kokousta.
Johtoryhmän kokoukset ovat päätösvaltaisia, kun läsnä on mukana vähintään puolet johtoryhmän jäsenistä.
Johtoryhmä valitsee kokouksessa keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
Johtoryhmän päätöksenteko perustuu ensisijaisesti sopijapuolten yhteisymmärrykseen. Mikäli yhteistä mielipidettä ei muodostu, päätös tehdään äänestyksen perusteella. Kunkin kunnan edustajalla on yksi ääni. Rahaa koskevissa äänestyksissä äänet jakaantuvat samalla tavoin kuin kustannukset (%), jotka on esitetty tämän sopimuksen kohdassa 4 Yhteistyöstä aiheutuvat
kustannukset ja tulot. Tasatilanteessa päätökseksi tulee se mielipide, jota johtoryhmän puheenjohtaja on kannattanut.
Johtoryhmän pöytäkirjat säilytetään paperisena sekä sähköisesti Rovaniemen kaupunginkirjastossa.
3.2. Yhteistyö muiden osapuolten kanssa
Johtoryhmän puheenjohtajalla on oikeus neuvotella ulkopuolisten tahojen kanssa Lapin kirjastoa koskevissa asioissa.
Lapin kirjaston ohjelmisto-, palvelu- ja aineistotoimittajien kanssa pidetään säännöllinen laadunarviointi johtoryhmän kokouksen yhteydessä.
Lapin kirjastolla on yhteiset käyttösäännöt asiakkaille. Lisäksi kunnilla ja organisaatioilla voi olla täydentäviä sääntöjä.
4. Yhteistyöstä aiheutuvat kustannukset ja tulot
Kirjastojärjestelmästä aiheutuvat yhteiset kustannukset ja tuotot jaetaan kuntien asukasluvun suhteessa. Asukaslukuna käytetään edellisen vuoden viimeisen päivän asukaslukua, joka tarkistetaan Väestörekisterikeskuksen sivuilta.
Mikäli tietorekisterin luovutuksesta syntyy tuottoa, se käytetään järjestelmästä aiheutuvien kulujen kattamiseen.
Johtoryhmän kokoukseen osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa ryhmän jäsenen edustama kunta.
4.1. Lapin kirjaston yhteishankinnat
Yhteisistä hankinnoista päätetään johtoryhmässä.
Kukin kirjasto vastaa osaltaan yhteishankintojen kuluista.
Yhteishankintoina voidaan hankkia ohjelmistoja ja niiden lisätoimintoja, laitteita, kirjastokortteja, kirjastotarvikkeita, markkinointimateriaalia sekä muuta materiaalia. Yhteishankintoihin kuuluu myös julkaisujen tuottaminen (historiikit, tilastojulkaisut, esitteet jne.)
Yhteishankinnat tehdään pääsääntöisesti Rovaniemen kaupunginkirjaston toimesta kerran vuodessa.
Mikäli palveluita tai tuotteita kilpailutetaan, niin kilpailutuksen järjestävällä hankintayksiköllä on oikeus periä kilpailutuksesta johtuvia kuluja kilpailutukseen osallistuvilta kirjastoilta.
5. Sopimuksen liittyminen ja siitä irtisanoutuminen
Uusien kirjastojen tai muiden yhteistyökumppaneiden hyväksymisestä Lapin kirjastoon päättää Lapin kirjaston johtoryhmä kirjallisen hakemuksen perusteella edellä esitetyn päätöksentekotavan mukaisella tavalla sopien.
Liittyjän on hyväksyttävä tämän sopimuksen velvoitteet ja suoritettava liittymisestä aiheutuvat kustannukset. Liittyvät kirjastot tai muut yhteistyökumppanit allekirjoittavat saman sisältöisen sopimuksen, joka liitetään osaksi alkuperäistä sopimusta.
Jos sopijapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti, johtoryhmä voi purkaa rikkovan osapuolen sopimuksen välittömästi Lapin kirjaston päätöksentekotavan mukaisella tavalla. Sopimuksen rikkoja maksaa kulut, jotka aiheutuvat kyseisen sopimusosapuolen tietojen poistosta Lapin kirjaston tietokannasta.
Tämän sopimuksen irtisanominen tapahtuu sitä haluavan sopijapuolen päätöksellä. Irtisanominen tulee tehdä kirjallisesti. Sopimus voidaan irtisanoa päättyväksi kalenterivuoden lopussa.
Irtisanominen on tehtävä sopimuksen päättymistä edeltävän vuoden loppuun mennessä, elleivät osapuolet yhteisesti sovi lyhyemmästä irtisanomisajasta. Irtisanoutuneen sopijapuolen tulee noudattaa tässä sopimuksessa määriteltyjä velvoitteita irtisanoutumisen voimaan tuloon saakka, eikä irtisanoutuvalla sopijapuolella ole oikeutta vaatia takaisin maksamiaan maksuja tai muita kustannuksia. Irtautumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa yhteisjärjestelmästä irtisanoutuva sopijapuoli. Xxxxxxxxxxx, joka irtisanoo tämän sopimuksen, menettää oikeutensa yhteisjärjestelmään.
6. Muutokset
Tämän sopimuksen muutoksista päätetään Lapin kirjaston johtoryhmässä Lapin kirjaston päätöksentekotavan mukaisella tavalla.
7. Sopimuksen voimassaolo
Sopimus tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja se on voimassa toistaiseksi.
Ennen mahdollisia kuntarakenteen muutoksia koskevia päätöksiä sopijapuolet ovat velvollisia sopimaan kirjastoyhteistyöstä uudessa tilanteessa.
8. Erimielisyyksien ratkaiseminen
Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Rovaniemen käräjäoikeudessa.
Sopimusta on tehty yksi samanlainen kappale jokaiselle sopijapuolelle.
Enontekiön kunnankirjasto Enontekiö 20
Kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxxxxxxxx
Rehtori-sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxx
Inarin kunnankirjasto
Inari 20
Kirjastotoimenjohtaja Xxxx Xxxxx
Sivistysjohtaja Xxxx Xxxxxxxx
Kemin kaupunginkirjasto Kemi 20
Kaupunginjohtaja Xxxx Xxxxxxxx
Kansliajohtaja Xxxxx Xxxxx
Kemijärven kaupunginkirjasto Kemijärvi 20
Palvelualuejohtaja Xxxx Xxxxxxxxxx
Keminmaan kunnankirjasto Keminmaa 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxx
Sivistyslautakunnan pj. Xxxxx Xxxx
Kittilän kunnankirjasto Kittilä 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxxx
Kolarin kunnankirjasto Kolari 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxx Xxxxxxxx
Muonion kunnankirjasto Muonio 20
Kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxx
Posion kunnankirjasto Posio 20
Kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxx
Palvelujohtaja Xxxxx Xxxxxxx
Ranuan kunnankirjasto Ranua 20
Kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxx
va. Sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxx
Rovaniemen kaupunginkirjasto – Lapin maakuntakirjasto Rovaniemi 20
Sallan kunnankirjasto Salla 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxxx
Simon kunnankirjasto Simo 20
Kunnanhallitus, pj. Xxxxxx Xxxxxx
Sompion kirjasto
Sodankylä 20
Kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxx
Tervolan kunnankirjasto Tervola 20
Kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxxx
Sivistysjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx
Tornion kaupunginkirjasto Tornio 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxx
Tornionlaakson kirjasto Ylitornio 20
Kunnanjohtaja Xxxxxx Xxxxxxxxx
Sivistysjohtaja Xxxxxx Xxxxxxxx
Utsjoen kunnankirjasto Utsjoki 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxxx Xxxxx