Sopimusohjaus
Sopimusohjaus
SOPIMUSOHJAUS – SEINÄJOEN KAUPUNKI
1. Sopimusohjauksen sisältö ja tarkoitus
Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt xx.xx.xxxx tämän sopimusohjausasiakirjan osana kaupunki- konsernin toiminnan ohjausinstrumentteja. Sopimusohjaus on merkittävä johtamisen väline. So- pimusten kokonaisarvo on merkittävä. Sopimus on työkalu, jolla kaupungin toimintaa ohjataan ja toimintaan liittyviä riskejä hallitaan.
Kaupunginhallitus vastaa sopimusohjauksen toimeenpanosta muun muassa sopimushallinta- ja hankintaohjeilla. Sopimusohjaus varmistaa ja luo edellytykset sopimusten operatiiviselle johta- miselle. Sopimusohjaus ja sopimushallinta muodostavat kokonaisuuden. Sopimushallinta toteut- taa sopimusohjauksen periaatteita ja tavoitteita. Hankinnan prosesseja ohjaa lisäksi hankinta- ohje.
Sopimusohjauksella tarkoitetaan kaupungin toimintaperiaatteita, joilla varmistetaan kaupungin strategisten tavoitteiden ja riskienhallinnan toteutuminen sekä toiminnan taloudellisuus. Sopi- musohjauksella luodaan linjaukset sille, millaisia sopimuksia kaupungissa tehdään ja miten toi- mitaan sopimusten elinkaaren aikana. Sopimusohjauksella ohjataan kaikkea kaupunkikonsernin sopimustoimintaa. Sopimusohjaus edellyttää toimivaa sopimushallintaa.
Tämän ohjeen periaatteilla ohjataan kaikkea ulkoista ja sisäistä sopimustoimintaa. Tavoitteena on kaupungin strategian ja palvelulupauksen tavoitteiden saavuttaminen ja sujuvat palvelut. Li- säksi ohjeen soveltamisalaan kuuluvat sisäisten sopimusten ohjaus ja valvonta. Tämä ohje on tarkoitettu periaatteiksi ja ohjeeksi kaikille kaupungin viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka osallis- tuvat sopimushallintaan eri rooleissa, kuten sopimusten sisällön valmistelijana, sopimusyhteis- henkilönä, allekirjoittajana, tallentajana tai käyttäjänä. Sopimuksiin liittyvästä toimivallasta mää- rätään Seinäjoen kaupungin hallintosäännössä ja sen perusteella hyväksytyissä toimintasään- nöissä.
2. Sopimusosaaminen osana kaupungin strategian toteuttamista
Integroimalla sopimusosaaminen näkyväksi osaksi kaupungin prosesseihin, sopimusosaami- sesta muodostuu tärkeä osa kaupungin strategian toteuttamista. Sopimusjohtaminen varmistaa sopimusosaamisen kehittymisen ja toteuttaa strategisia tavoitteita.
Kaupungin toiminta perustuu merkittävältä osaltaan sopimuksille. Luomalla sopimusosaami- sesta kaupungin strategisia tavoitteita ja arvoja toteuttava väline, tulee sopimusosaamisesta kaupungin strateginen voimavara. Tällä voimavaralla on sekä toimintaa ohjaava, että riskien hallintaan liittyvä tarkoitus. Sopimusosaamisella ja laadukkaalla sopimushallinnalla kustakin so- pimuksesta muodostuu tehokas riskienhallinnan väline. Sopimusohjaustietojärjestelmien keinoin varmistetaan hyvän hallinnon toteutuminen organisaation eri tasoilla ja tehtävissä.
Sopimusosaaminen ja sopimushallinta liittyvät merkittävästi myös hankintojen strategiseen toi- menpideohjelmaan.
3. Määritelmät
Sopimushallinta sisältää operatiivisen johtamisen keinot, joilla sopimushallinnan tiedolla oh- jausta toteutetaan, seurataan ja tavoitteet varmistetaan. Sopimushallinta koskee kaikkia sopi- muksia riippumatta niiden tyypistä. Sopimushallinta sisältää esimerkiksi sopimusprosessit, ris- kien hallinnan, sopimukseen liittyvien toimijoiden roolit, sopimukseen liittyvät työvälineet ja oh- jeistuksen.
Sopimusprosessi on sarja toimenpiteitä, jotka noudattavat sopimuksen elinkaarta. Sopimus- prosessi ja sen sisältämät toimenpiteet vaihtelevat sopimustyyppikohtaisesti.
Sopimuksen elinkaari kattaa sopimuksen kaikki vaiheet mukaan lukien tarpeen havaitsemisen, riskikartoituksen, suunnittelun, sopimuksen tekemisen, sopimuksen aikaisen valvonnan ja neu- vottelut, sopimuksen päättämisen sekä päättämisen jälkeisen arvioinnin ja jatkokehittämisen.
Sopimusriskillä tarkoitetaan sopimukseen tai sopimussuhteeseen liittyviä riskejä, jotka liittyvät kustannuksiin, toiminnallisuuteen ja maineeseen. Sopimusriskejä ovat erityisesti sopimuskump- panin kyky suoriutua sopimusvelvoitteistaan sovitulla tavalla ja sovitussa ajassa, tulkinnanvarai- set tai puutteelliset sopimusehdot sekä sopimukseen epäselvästi kirjattu sopimuksen tarkoitus ja sisältö. Oikeudellisia riskejä arvioitaessa tulee huomioida myös kilpailuoikeudelliset ja valtion- tukisäännösten reunaehdot sekä oikeuskäytäntö.
Sopimus on kahden tai useamman osapuolen välinen oikeustoimi, jolla luodaan tai muutetaan velvoitteita. Sopimus on muodollisjuridinen asiakirja, johon on kirjattu osapuolten oikeudet ja velvollisuudet.
Kaupungin sopimussuhteissa tulee tunnistaa ne sopimuksen piiriin kuuluvat asiat, joista on ol- tava kirjaus sopimusasiakirjassa, ottaa huomioon kilpailuoikeudelliset mahdollisuudet, sopimus- ketjut ja vastuurajoitukset.
Sopimusluokat Sopimukset jaotellaan eri luokkiin, kuten esimerkiksi kerta- ja kestosopimuksiin. Sopimukset voidaan jakaa myös vakio- tai yksilöllisiin sopimuksiin tai yhteistyö-, puite- ja osto- sopimuksiin. Sopimukset voivat sisältää useamman eri sopimusluokan tunnuspiirteitä. Kaupun- gin sopimustoiminta perustuu riittävien mallisopimuksien käyttämiseen. Sopimusmalleja käytet- täessä on kuitenkin huomioitava kussakin sopimuksessa erikseen huomioitavat asiat.
Toimittajahallinnalla tarkoitetaan toimittajamarkkinoiden ja sopimuskumppanien arviointia ja niihin liittyvää riskienhallintaa sopimuksen elinkaaren aikana, kattaen myös sopimuksen suunnit- teluvaiheen ja jälkiarvioinnin. Kun kaupungin toiminnasta merkittävä osa toteutetaan erilaisilla sopimuksilla, toimittajahallintaan liittyvät toiminnalliset ja taloudelliset riskit tulee tunnistaa. On- nistunut sopimushallinta edellyttää toimittajahallinnan kehittämistä.
• markkinoiden kartoittaminen
• sopimuskumppanin arviointi mukaan lukien sopimuskumppanin riittävän toimintavarmuuden tason määrittely sekä arviointi
• sopimusriskien hallinta
• sopimussuhteiden hallinta ja kehittäminen
• sopimuskumppanin suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella
• hankintojen kategorisointi hankintojen osalta
Toimittajahallintaa voidaan jäsennellä eri tavoin, sisältäen seuraavat osa-alueet:
- Toimittajamarkkinoiden tunteminen: markkina-analyysi, potentiaaliset markkinat, markkinoi- den kehitys
- Toimittajan arviointi, toimittaja-analyysi, poissulkemisperusteet, taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat, suorituskyky
- Toimittajariskien hallinta: toimittajan taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat, suori- tuskyky, suorituksen saamisen varmistaminen, virheisiin, puutteisiin ja viivästyksiin reagoi- minen, hallittu toimittajan vaihtaminen
- Toimittajaverkoston hallinta ja kehittäminen: yhteistyön rakentaminen, koordinointi ja liike- suhteiden johtaminen
- Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella.
4. Sopimusohjauksen tavoitteet
Sopimusohjauksella toteutetaan kaupungin sopimustoiminnan ennakoitavuus, ohjattavuus ja ennustettavuus. Sopimusperiaatteiden avulla muodostetaan yhteinen näkemys ja yhteiset stan- dardit toiminnan ja sopimusten suuntaviivoista. Sopimusohjauksessa kiinnitetään huomiota ai- nakin kuuteen osa-alueeseen, joihin tämä asiakirja ottaa tavoitekannat.
• Sopimusprosessien vastuuhenkilöiden määrittäminen ja heidän osaamisen vahvistaminen varmistavat sopimusohjauksen tavoitteiden edellytykset. Erilaisten sopimusprosessien tun- nistaminen kuuluu vastuuhenkilöiden ehdottomaan osaamiseen.
• Valvonnan, seurannan ja raportoinnin menettelytavat ovat läpinäkyvyyden perusta.
• Sopimusohjauksella määritetään sopimusten, sopimusmallien, asiakirjamallien, lomakkei- den ja tarkastuslistojen tarpeet ja vastuuhenkilöt.
• Alkuperäisten asiakirjojen säilyttäminen, tietojen tallennus, haku sekä raportit, että ilmoituk- set pohjautuvat aukottomaan arkistointiin ja rekistereihin sekä tiedonhallintaan.
• Sopimusohjaus perustuu siihen, että sopimushallintajärjestelmä on suunniteltu, hankittu ja käyttöönotettu. Sopimushallintajärjestelmän kattava hyödyntäminen edellyttää liittymiä mui- hin järjestelmiin ja automatisoituja toimintoja.
• Kaupungin hyvillä sopimuskäytännöillä
- turvataan päätettävään järjestelyyn liittyvät keskeiset oikeudet ja niiden toteutuminen
- vältetään kohtuuttomat riskit
- ratkaistaan kestosopimusten voimassaolokysymykset
- ennaltaehkäistään mahdolliset sopimuskonfliktit tehokkaasti
- otetaan riidanratkaisuun liittyvät tarpeet huomioon
- turvataan toiminnan ja tuotannon häiriöttömyys sekä jatkuvuus
- varmistetaan osaltaan kaupungin varautuminen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin
- turvataan kaupunkikonsernin toiminnan taloudellisuus
- turvataan sopimuksen tarkoituksen toteutumisen valvonta ja sopimuksen aikainen seu- ranta.
5. Sopimusohjausperiaatteet
Kaupunkikonserni noudattaa tässä asiakirjassa sovittuja sopimusohjauksen periaatteita.
5.1 Prosessit
Sopimusprosessien lähtökohtana on kaupungin kokonaisedut huomioiva sopimusten valmistelu ja sopimusten riskikartoitus.
Sopimusohjauksen periaatteiden mukaisesti sopimusprosessi kattaa koko sopimuksen elinkaa- ren. Sopimuksen jokaisessa vaiheessa jokainen sopimukseen sidoksissa oleva toimija on tietoi- nen siitä, missä vaiheessa sopimus on ja millaisia vaikutuksia sillä on organisaatiolle.
Kaupunkikonsernissa on selkeät prosessit ja vastuut sopimuksen elinkaaren eri vaiheisiin sekä sopimuspohjat, joita hyödyntämällä ja edelleen kehittämällä sopimuksiin liittyviä riskejä voidaan vähentää. Jokaisen on oltava tietoinen siitä, ketkä muut toimivat sopimuksen parissa ja mahdol- lisesti sopimukseen liittyvät muut sopimukset ja niiden prosessit.
Sopimusprosesseja tuetaan tietojärjestelmillä, joilla sopimusten hallinta, säilyttäminen, valvonta, maksut, taloudellisuus ja prosessien analysointi sekä kehittäminen tehdään mahdolliseksi. Li- säksi järjestelmillä tuetaan sopimusten valvontaa sekä tehokasta tiedonkulkua että -saantia.
Kaupungin tulee olla kaikkina aikoina tietoinen voimassa olevista, päättyvistä ja tulevista sopi- muksista, näiden taloudellisista arvoista sekä sisällöistä. Lisäksi tulee olla tietoinen sopimusten merkittävistä taloudellisista ja toiminnallisista riskeistä, joilla voi olla laajoja vaikutuksia kaupun- gin toimintaan tai toiminnan jatkuvuuteen. Näin voidaan varmistaa kaupungin toiminnan häiriö- tön jatkuvuus ja kaupungin järjestämis- ja tuottamisvastuulle kuuluvien tehtävien tehokas toteut- taminen.
5.2 Yleiset ostoehdot
Sopimusohjauksen periaatteiden mukaisesti kaupunkikonsernissa käytetään ensisijaisesti ylei- sinä sopimusehtoina kaupungin omia yleisiä ostoehtoja ja toissijaisesti aina kulloinkin voimassa olevia yleisiä sopimusehtoja ottaen huomioon sopimuksen kohteen.
5.3 Oman ja ulkoisen tuotannon vertailu
Sopimusohjauksen periaatteiden lähtökohtana on, että tehtäessä päätöstä, tuotetaanko toiminta omana toimintana kaupungin tai konserniin kuuluvan yhtiön toimesta vai hankitaanko se ulko- puoliselta sopimuskumppanilta, arvioidaan toiminnan tarpeen kesto sekä kustannukset omana toimintana tuotettaessa ja ulkopuolelta hankittaessa sekä tehdään vaihtoehtojen välinen kustan- nuslaskelma, että huomioidaan siirtokustannukset. Lisäksi huomioon otetaan toiminnan kriitti- syys sekä toiminnanharjoittajan palvelutuotannon korvattavuus häiriötilanteissa ja poikkeus- oloissa liittyen kaupungin toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen samoin kuin konsernin sisältä löytyvän tietotaidon ja osaamisen taso. Harkittaessa toiminnan siirtämistä ulkopuolisen toimijan toteutettavaksi, on otettava huomioon kaupunkistrategian linjaukset.
5.4 Laatukriteerit
Sopimusohjauksen periaatteiden perusteella sopimusohjauksesta vastaava valvoo sopimusten laatuvaatimusten käyttöä ja sisältöä. Sopimusohjauksesta vastaava määrittää ja mittaa sopi- musehtojen mukaisten laatupoikkeamien reagointi- ja vasteaikoja. Sopimusohjauksen tehtä- vänä on jatkuvasti arvioida ja kehittää eri sopimusalueiden laatuvaatimuksia yhteistyössä toimi- alueiden kanssa. Laatukriteerit, -kontrollit ja reklamaatioprosessit määritetään sopimushallinta- ohjeessa. Sopimusohjausprosessien laadun tehokkuuden edellytyksiä ovat myös kaupunkikon- sernin riittävä henkilöstön osaamisen taso ja asiantuntijoiden riittävät resurssit ja pätevyys. Kau- pungin toiminnan kannalta kriittisissä sopimuksissa laatukriteereinä tulee huomioida myös pal- veluiden toimintavarmuus sekä siihen liittyvät vaatimukset kaikissa turvallisuustilanteissa.
5.5 Elinkaariajattelu sopimusohjauksessa
Sopimuksen elinkaarella tarkoitetaan koko sopimussuhteeseen liittyvää prosessien kokonai- suutta, joka on yksi noudatettava sopimusohjauksen periaate. Sopimuksen elinkaari alkaa sopi- muksen valmistelusta, käytännössä siis jo sopimustarpeen havaitsemisesta, ja päättyy, kun so- pimus on lakannut, sen mahdolliset jälkivaikutukset ovat lakanneet, sopimuksen päättyminen on arkistoitu ja sopimussuhde arvioitu. Sopimuksen elinkaaren hallinnalla taas tarkoitetaan koko sopimuksen elinkaaren ajan tapahtuvaa sopimushallintaa, jonka kohteena ovat kaikki sopimuk- sen vaiheet ja niihin liittyvät prosessit kokonaisuutena. Sopimuksen koko elinkaari tulee suunni- tella ennen sopimussuhteeseen ryhtymistä ja sopimuksen päätyttyä se arvioidaan. Sopimuksen ollessa voimassa tulee sopimuksen eri toimeenpanovaiheet hallita jatkuvana toimintana ja koko- naisuutena.
5.6 Yhteistyö
Sopimusohjaukseen liittyy sekä sisäistä että ulkoista yhteistyötä. Sopimushallintaohje sisältää tarkemmat yhteistyön toimintamallit järjestämis- ja tuottamistehtävien ja konsernipalvelujen vä- lillä. Sopimusohjauksessa konsernipalvelujen tehtävänä on varmistaa sopimus- ja hankintapro- sessien laillisuus sekä riittävä kaupungin toiminnan jatkuvuuden varmistaminen myös silloin, kun toiminnot järjestetään sopimusperusteisesti. Konsernipalvelujen sopimusohjaus toteuttaa palvelua ennakoivalla toimintamallilla. Sopimusten tarkoituksesta ja sisällöstä päättää sopimuk- sesta vastaava toimiala tai toiminta-alue, jonka sopimustoiminnan laillisuutta ja kaupungin ta- voitteiden mukaisuutta ohjataan ja valvotaan sopimusohjauksen keinoin.
6. Sopimusohjauksen vastuut ja roolitus
Sopimusohjauksesta vastaa kaupungin konsernipalvelut, joka valvoo, arvioi ja kehittää kaupun- gin sopimusprosesseja. Konsernipalveluiden tehtävänä on myös raportoida havainnoistaan kau- punginhallitukselle tarvittaessa, sekä ohjata ja ohjeistaa kaupungin toimijoita sopimusprosessin eri vaiheissa. Konsernipalvelut vastaa ensisijaisesti konsernin sisäisistä sopimuksista.
Vastuu sopimusohjauksen tavoitteiden toteutumisesta kuuluu jokaiselle, jonka toimintaa sopi- mus määrittää. Toimialan toimialajohtaja ja tulosalueen johtaja vastaavat tämän sopimusohjauk- sen asiakirjan toteutumisesta alaisessaan toiminnassa konsernipalveluiden ohjauksessa. Sopi- mussuhteen eri vaiheiden käytännön toteuttamisesta vastaa tyypillisesti useampi sopimuksen elinkaaren aikaiseen toimintaan liittyvä henkilö omalta osaltaan toimialajohtajan alaisuudessa.
Hankintayksikkö vastaa sopimusprosessien toteutumisesta sekä sopimusten valmistelusta, että seurannasta yhteistyössä toimialan kanssa. Lisäksi vastuista on määräyksiä hallintosäännössä, toimintasäännöissä ja muissa asiakirjoissa.
Materiaalihallinto vastaa kaikista keskitetyistä kaupungin palvelu- ja materiaalihankinnoista.
Materiaalihallinto toteuttaa sopimussuhteeseen liittyvinä toimenpiteinä kilpailuttamismenettelyjä toimialaa kuultuaan. Kaupunkiympäristön toimiala vastaa yhdyskuntatekniikan ja talonrakennuk- sen urakoista sekä toimialaa koskevien suunnittelupalveluiden hankinnoista. Sopimusohjauk- sesta vastaava (konsernipalvelut) vastaa sopimusohjauksen toteutumisesta ja tuloksellisuu- desta kaupungin sopimustoiminnassa.
7. Sopimushallinta
Sopimusohjaus koskee kaikkia kaupunkikonsernin tehtäviä ja toimia.
Sisäisellä sopimushallinnalla tarkoitetaan konsernin sisällä tapahtuvaa sopimushallinnan toimin- taa. Sisäisellä sopimushallinnalla pyritään yhdistämään konsernin sisällä eri toimintojen ja hen- kilöiden osaaminen mahdollisimman tehokkaasti. Sisäiseen sopimushallintaan kuuluu asiakirjo- jen hallinta ja säilyttäminen, henkilöstön koulutus ja ohjeistaminen, sopimusten laadinta ja sopi- musten seuranta. Asiakirjojen hallinta on sisäisen sopimushallinnan keskeinen osa-alue. Sopi- mukset tulee tallentaa ja säilyttää järjestelmällisesti ja siten, että kaikki, joita sopimus koskee, saavat siitä tarvittaessa tiedon. Sopimusneuvotteluiden aikainen materiaali on myös säilytettävä ja sen on oltava yhdistettävissä sopimukseen. Sopimusten säilytysajan määrittää asiakirjahal- linto.
Sisäiseen sopimushallintaan kuuluvat myös ne prosessit, joita noudattaen sopimukset syntyvät. Jokaisella on oltava tieto siitä, kuka vastaa sopimusasioista ja minne voidaan olla yhteydessä sopimukseen liittyen. Lisäksi jokaisella on oltava tiedossa oma roolinsa sopimuksen valmiste- lussa ja toimeenpanossa sekä tieto kaikista hänen tehtäviinsä liittyvistä sopimuksista. Merkit- tävä osa sisäistä sopimushallintaa on henkilöstön osaaminen, koulutus, ohjeiden sisäistäminen sekä tietoisuus vastuista että toimintavaltuuksista.
Sisäisessä sopimushallinnassa kaupungin sisäisen tiedonkulun on oltava tehokasta, oikea-ai- kaista ja aukotonta. Sisäinen tiedonkulku on ulkoisen sopimushallinnan tehokkuuden edellytys. Toimialan henkilöstö raportoi havaitsemistaan poikkeamista välittömästi sopimusvastuuhenki- lölle, joka vastaa poikkeamien tiedottamisesta konsernipalveluille, joka käsittelee poikkeamat yhteistyössä toimialan kanssa.
Ulkoisella sopimushallinnalla tarkoitetaan konserniviestintää ja yhteistyötä sopimuskumppanin kanssa. Sopimusneuvotteluissa, samoin kuin sopimuksen toimeenpanovaiheen aikaisessa yh- teydenpidossa, on pyrittävä yhteiseen näkemykseen ja neuvotteluun yhteistyön kautta. Avain- asemassa ovat osapuolten keskinäinen luottamus ja ymmärrys. Nämä edellyttävät tehokasta ja oikea-aikaista tiedonkulkua sekä sopimuskumppanin tuntemista. Sopimusneuvotteluissa on niin ikään varmistuttava, että osapuolilla on yhtenäinen näkemys sopimuksen tavoitteista ja tarkoi- tuksesta.
Yhteistyöhön ja luottamukseen perustuva sopimussuhde vähentää sopimukseen liittyvää riskiä ja toimii itsessään sopimusriskitasojen optimoinnin keinona. Yhteinen näkemys ja ymmärrys so- pimuksen sisällöstä vähentävät huomattavasti sopimuksen sisällön epäselvyyksiin liittyviä ris- kejä, kun osapuolten tavoitteet ja tahtotila vastaavat toisiaan.
Ulkoisen sopimushallinnan tehokkuuden välttämättömänä edellytyksenä on riittävä markkina- tuntemus niistä markkinoista, joita sopimus koskee. Sopimuksen taloudellisten tavoitteiden saa- vuttaminen ja sopimuksen tarkoituksen mukainen täyttyminen edellyttävät kyseisten markkinoi- den tuntemista. Taloudellinen tehokkuus edellyttää markkinoiden yleisen hintatason tuntemista sekä tietoa erilaisista hinnanmääräytymisperusteista ja alan käytännöistä. Eri aloilla ja erilaisilla markkinoilla sopimuskulttuurissa on eroja. Tietyillä aloilla sopiminen perustuu laajasti yleisten sopimusehtojen soveltamiselle tai alalla yleisten toimintatapojen noudattamiselle, jolloin näistä ehdoista ja toimintatavoista on oltava riittävä tuntemus. Markkinatuntemuksen vaatimus pitää sisällään myös sopimuksen kohteeseen liittyvän substanssiosaamisen, joka saavutetaan keski- tetyn hankintatoimen ja toisaalta toiminta-alueen välisellä yhteistyöllä sopimuksen määrittämis- ja valmistelutyössä. Toimialueiden sopimustoimintaan ja -ohjaukseen osallistuva henkilöstö vel- voitetaan sopimusohjaukseen kirjaamalla tehtävä toimenkuviin.
Sopimuksen toiminnanaikaisten poikkeamien tiedottaminen sopimuskumppanille on tehokasta ja luottamusta herättävää. Sopimussuhteessa osapuolten välinen lojaliteettiperiaatteen mukai- nen toiminta on välttämätöntä sopimuksen mahdollisimman tehokkaan toteutumisen kannalta. Poikkeamina on pidettävä esimerkiksi havaittuja suoritusvirheitä tai toiminnan häiriötilanteita, aikataulumuutoksia ja sellaisten havaittujen, tulevaisuudessa ilmenevien seikkojen etukäteistä huomioimista, joilla on vaikutuksia osapuolten toiminnassa (kuten organisaatiomuutokset).
Poikkeamista ilmoittamisesta vastaa materiaalihallinto toimialan ilmoituksen perusteella ja kau- punkiympäristötoimiala niiden hankintojensa osalta, jotka toimiala on tehnyt itse.
7.3 Kaupunkikonsernin sisäisten sopimusten hallinta
Kaupunkikonsernin sisäiset palvelut toteutetaan sopimusten pohjalta. Konsernipalveluiden teh- tävänä on valvoa kaupunkikonsernin sisäistä sopimustoimintaa. Valvontatehtävässään konser- nipalvelut valvoo, että konsernin sisäiset sopimukset kattavat sellaiset palvelut, jotka on järjes- tettävä sopimuksin ja seuraa sopimusten voimassaoloa ja riskienhallintaa sekä ohjaa tarvitta- essa toimialueita tekemään tai uusimaan sopimuksia. Lisäksi konsernipalvelut valvoo ja arvioi sopimusten sisältöä erityisesti kilpailulain näkökulmasta. Konsernin sisäisissä sopimuksissa noudatetaan tätä sopimusohjetta ja kaupunginhallituksen hyväksymää sopimushallintaohjetta. Sopimusten valmistelussa huomioidaan sisäisten sopimusten sopimusmallit sekä toiminnan jat- kuvuuden varmistamisen vaatimukset.