PALVELUSOPIMUS
PALVELUSOPIMUS
CLASSIFICATION: CONFIDENTIAL
Pesäpuu ry 11.05.2021
PALVELUSOPIMUS 2 / 9
PALVELUSOPIMUS
I TILITOIMISTOPALVELUT
KIRJANPITO
Palvelun sisältö
• Nimetty kirjanpitäjä varahenkilöineen
• Kirjanpidon laadinta kuukausittain lain edellyttämällä tavalla
• Arvonlisäveron laskenta ja ilmoittaminen sähköisesti verottajalle kuukausittain
• Tulojen ja menojen jaksottaminen kirjanpitoon kuukausittain olennaisuusperiaatteen mukaisesti
• Tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laadinta vuosittain
• Ennakkoverojen kertatarkistus tilikauden aikana
• Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan*
• Räätälöidyn raportoinnin mahdollisuus**
* Kirjanpidon järjestelmäintegraatiot toteutetaan ja veloitetaan erikseen.
** Räätälöity raportointi toteutetaan ja veloitetaan erikseen.
Täydentävät lisäpalvelut (X = sisältyy tarjoukseen)
☐ Asiakaskohtainen tilikartta ☐ Projektiseuranta ☐ Marginaaliverotus ☒ Kustannuspaikkaseuranta ☐ Perustajaurakointi ☐ Kustannuslajiseuranta ☐ Tulosseuranta plus | ☐ Projektilajiseuranta ☐ Osatuloutusmenettely ☐ Kevennetty kohdelaskenta ☐ Käyttöomaisuuskirjanpito ☐ Säännöllinen arvopaperikauppa ☐ Päiväkirjanpito |
Aineiston toimitus
Laskuaineisto on automaattisesti Talenomilla sähköisen laskujen käsittelyn ansiosta. Talenom Onlinessa käsitelty kirjanpitoaineisto siirtyy automaattisesti kirjanpitoon. Muu aineisto toimitetaan joko Talenom App - mobiilisovelluksella tai lähettämällä aineisto sähköpostitse osoitteeseen x-xxxxxx@xxxxxxx.xx ennen sovittua raportointipäivää. Mahdollisten myyntiyhteenvetojen toimittamisessa noudatetaan Talenomin määrittelemää muotoa.
TULOSSEURANTA
Palvelun sisältö
• Tulosseuranta luettavissa Talenom Online -palvelussa
o Tuloslaskelma ja tase, graafinen ja numeerinen
o Porautumismahdollisuus tapahtumatasolle
• Toimialavertailu
• Viestipalvelu
• Valmistuminen kuukausittain sovittuna päivänä (sovitaan käyttöönoton yhteydessä)
PALVELUSOPIMUS 3 / 9
LASKUJEN MAKSU
Palvelun sisältö
• Paperilaskut ohjataan postilokero-osoitteeseen, josta ne skannataan ja tulkitaan sähköiseen muotoon. Laskut ovat tämän jälkeen Xxxxxxx Onlinessa asiakkaan kierrätettävänä ja hyväksyttävänä.
• Verkkolaskut vastaanotetaan Talenom Onlineen ja käsitellään samalla tavalla kuin paperilaskut.
• Sähköpostilaskut ohjataan Talenom Onlineen erillisestä sähköpostiosoitteesta.
• Hyväksytyt laskut menevät maksuun automaattisesti eräpäivinä, mutta asiakas voi myös itse hallinnoida laskujen lopullisia maksupäiviä
• Talenom huolehtii laskujen kirjanpitotiliöinneistä
• Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan*:
MYYNTILASKUTUS
Palvelun sisältö
• Laskujen laadinta
o Talenom Onlinessa oleva laskutusohjelma laskujen laadintaan ja myynnin seurantaan.
• Laskujen lähettäminen eli lähetyspalvelu
o Paperisten laskujen ja verkkolaskujen automaattinen lähettäminen
o Laskut lähtevät palvelusta päivittäin klo 20:00
o Mahdollisuus myös itse tulostaa ja postittaa halutut laskut
o Lähetyspalvelun hinta sisältää myös postimaksut ja kirjekuoren
• Maksuvalvonta
o Talenom seuraa myyntisaatavat päivittäin siten, että automaattisesti kohdistuvien viitteellisten suoritusten lisäksi viitteettömät ja virheelliset suoritukset kohdistetaan manuaalisesti oikealle laskulle
o Verkkopalvelussa on nähtävissä aina reaaliaikainen saatavatilanne eriteltynä
o Maksuhuomautukset lähetetään automaattisesti sovitun aikataulun mukaan
o Lisäksi voidaan laatia perintäsopimus Intrum Justitian kanssa, jolloin saadaan halutut laskut siirtymään perintään suoraan palvelusta
Mahdollisuus tiedonsiirtorajapintaan*:
TALENOM PALKAT
Palvelun sisältö
• Palkkojen laskenta
• Palkkojen maksaminen työntekijöiden tileille
• Palkkalaskelmien toimittaminen työntekijöille
• Kuukausittaisten ennakonpidätys- ja sairausvakuutusmaksutilitysten laadinta
• Palkkatietoilmoitus palkanlaskennan jälkeen Tulorekisteriin
• Työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin
• Ajantasainen lomapalkkavelkalaskelma kuukausittain
• Palkanlaskennan raporttien toimitus Talenom Online -verkkopalveluun
• Ulosotot ja Ay-maksut (tilitys ja maksaminen)
Palkkatietojen ilmoittaminen
• Asiakas ilmoittaa palkka- ja lomatiedot
☐ Talenom Onlinessa
☐ omassa järjestelmässään*: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tätä.
• Asiakas ilmoittaa henkilötiedot palkanlaskentaan valitun ohjelman kautta
☐ Talenom Onlinessa
☐ omassa järjestelmässään*: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tätä.
• Räätälöidyn raportoinnin mahdollisuus**
PALVELUSOPIMUS 4 / 9
Aineiston toimitusaikataulu
• Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan valitun aikataulun mukaisesti
☒ 7 vrk ennen palkanmaksupäivää
☐ TES:n määrittelemän aikataulun mukaisesti (3 vrk ennen palkanmaksupäivää)
☐ Jokin muu, mikä*: Kirjoita tekstiä napsauttamalla tätä.
Palkanmaksupäivä
• Asiakkaan palkanmaksupäivä on .
* Vakiomuotoiset myyntilasku- ja palkkaintegraatiot toteutetaan veloituksetta Internet-sivuilla esitettyjen kumppaneiden järjestelmiin. Kaikki muut integraatiot toteutetaan ja veloitetaan erikseen.
** Räätälöity raportointi toteutetaan ja veloitetaan erikseen.
II HUOLENPITOPALVELUT
KIRJANPIDON YHTEYSHENKILÖ
• Xxxxxxx vastuukirjanpitäjä
• Palvelupäällikkö, joka vastaa kirjanpidon laadusta, sujuvuudesta ja hinnoittelusta
• 3 tilannetarkastuspalaveria / vuosi
ASIAKASPALVELUKESKUS
• Palvelee arkisin 6.00–21:00
• Osana Talenomin palvelua kaikki asiakaspalvelukeskukseen saapuvat puhelut nauhoitetaan.
Huolenpitopalveluiden sisältö määräytyy kulloinkin voimassa olevan Talenomin palvelukäsikirjan mukaisesti.
III OHJELMISTOT
TALENOM ONLINE
Käyttäjätunnukset 3 kpl (lisäkäyttäjät 5,90 € / kk / käyttäjä)
TALENOM APP
Käytetään Talenom Online -tunnuksilla. Pelkän App:n käyttäjätunnukset 22 kpl
(0,80 € / kk / käyttäjä)
IV PALVELUIDEN SUUNNITELLUT ALOITUSPÄIVÄT:
• Kirjanpito
• Laskujen maksu
• Myyntilaskutus
• Palkanlaskenta
PALVELUSOPIMUS 5 / 9
V HINNOITTELU
KUUKAUSIVELOITUKSET* | Hinta | Yksikkö |
Talenom Kirjanpito, asiakaskohtainen kuukausihinta | 761.00 | € / kk |
Talenom Online käyttäjämaksu (3 pääkäyttäjätunnusta)* 5,90 € / kk / käyttäjä | 17.70 | € / kk |
Talenom Online Lite käyttäjämaksu (22 applikaatiotunnusta) 0,80 € / kk / käyttäjä* | 17.60 | € / kk |
Kuukausiveloitukset yhteensä | 796.30 | € / kk |
Talenom Palkanlaskenta (2 x palkanmaksu per kk ja 34 tilinauhaa kuukaudessa) 16 € / kpl + 35 € / krt | 614.00 | € / kk |
Kustannuspaikkaseuranta (sisältää kustannuspaikkoja rajoittamattoman määrän) | 152.20 | € / kk |
Taloudentulkinta* | 159.00 | € / kk |
Muu tuntityö* | 129.00 | € / h |
Kokonaiskuukausikustannus sis. kirjanpito, raportoinnit (arvioitu 3h STEA yms. rahoitukset), budjetointi, palkanlaskenta, reskontrat, järjestelmät, laskujen lähetys, laskujen vastaanotto, taloudentulkinta, yhteydenpito, tilinpäätös ja veroilmoitus
🡪 2500 euroa
*Talenom online ja Talenom applikaatio 🡪 kululaskut pystytään tekemään matkalaskujen tavoin Talenom applikaatiolla. Applikaatio riittää, jos työntekijä ei tarvitse Talenom Onlinen pääkäyttöä (ostolaskujen hyväksyntä, maksatus, myyntilaskutus, raportointi etc.). Käyttäjämäärät on arvioitu tällä tarjouksella niin, että Onlinen pääkäyttö tulisi 3 henkilölle ja applikaation käyttö 22 henkilölle.
Pääkäyttäjätunnus 5,90 €/kk (henkilökohtainen tunnus)
Applikaatiotunnus 0,80 €/kk (henkilökohtainen tunnus)
*Taloudentulkinta 🡪 yhdistyksen lukujen ja raporttien läpikäynti asiantuntijan kanssa – palvelu räätälöidään asiakaskohtaisesti, asiakkaan tarpeen mukaan.
*Muu tuntityö 🡪 STEA, ESR ja muut rahoitukset, näihin liittyvät työt – hakeminen, maksatukset ja raportointi. Kassavirran ennustaminen.
Yleinen neuvonta puhelimitse ja sähköpostitse sisältyy kuukauden kiinteään asiakaskohtaiseen kirjanpidon hintaan. Hintaan sisältyy lisäksi kolme tilannetarkistuspalaveria per vuosi.
PALVELUSOPIMUS 6 / 9
HUOM!
Oletuksena on, että Laskujen maksu -palvelussa verkkolaskujen osuus on 50 % ja Myyntilaskutus-palvelussa 50 %. Palvelua on avattu laajemmin sivulla 3. kohdassa LASKUJEN MAKSU ja MYYNTILASKUTUS.
LASKUJEN LÄHETYS JA VASTAANOTTOPALVELU |
Ostolaskut 81 kpl Verkkolaskut 0,49 € / kpl Paperilaskujen skannaus 1,09 € / kpl Sähköpostilaskujen vastaanotto 1,09 € / kpl Matkalaskut, Talenom App 1,80 € / kpl |
Kuukausiveloitus yhteensä 63.99 € / kk |
Myyntilaskut 79 kpl |
Verkko- ja sähköpostilaskut 0,49 € / kpl Paperilaskut 1,69 € / kpl Saatavien seuranta 1,25 € / kpl |
Kuukausiveloitus yhteensä 184.86 € / kk |
VUOSITTAISET VELOITUKSET | Hinta | Yksikkö |
Tilinpäätöksen laatiminen | 1522.00 | € / v |
Veroilmoituksen laatiminen | 190.00 | € / v |
Vuosittaiset veloitukset yhteensä | 1712.00 | € / v |
ASIAKKUUDEN ALOITUS | Hinta | Yksikkö |
Kirjanpito ja tulosseuranta | 761.00 | € |
Laskujen maksu | 135.00 | € |
Myyntilaskutus | 135.00 | € |
Palkanlaskenta | 815.00 | € |
Lisäpalvelut: - | 0,00 | € |
Asiakkuuden aloitus yhteensä | 1846.00 | € |
Toukokuussa tehtyihin sopimuksiin asiakkuuden aloitus 0€.
PALVELUSOPIMUS 7 / 9
* | Talenom Kirjanpito -palvelun kiinteän kuukausihinnan laskennassa on käytetty seuraavia asiakkaan ilmoittamia määrätietoja: • Ostolaskuja 81 kpl/kk • Pankki-,luottokortti- ja käteisostoja 86 kpl/kk • Myyntilaskuja 79 kpl/kk • Maksupäätteitä käytössä 1 kpl • Palkanlaskentakertoja 2 kpl/kk Kuukausihintaa voidaan muuttaa, mikäli näissä määrissä tapahtuu muutoksia. |
Muiden palveluiden osalta hinta määräytyy aina toteutuneiden volyymien ja voimassaolevan hinnaston mukaan. Edellä esitetty hinnoittelu on laskettu asiakkaan antamien määrien perusteella. Oletuksena on, että Laskujen maksu -palvelussa verkkolaskujen osuus on 50 % ja Myyntilaskutus-palvelussa 50 %. |
Kaikkiin ilmoitettuihin hintoihin lisätään voimassa oleva alv (24 %). Maksuehto 10 päivää netto.
PALVELUSOPIMUS 8 / 9
VI HYVÄKSYNTÄ
Hyväksymme tämän palvelusopimuksen liitteineen. Palvelut toimitetaan tämän sopimuksen, Palvelukäsikirjan, liitteenä olevien TAL2018 Yleisten sopimusehtojen ja Sopimus henkilötietojen käsittelystä liitteineen -sopimusehtojen mukaan.
Yleiset sopimusehdot TAL2018 sisältää tilitoimiston vastuunrajoituksia. Vastuunrajoituksia sovelletaan kaikkiin tilitoimiston tuottamiin palveluihin, olivatpa ne kirjanpito- ja laskenta- ym. palveluja, verosuunnittelu-, vero- ja yhtiöoikeudellisia neuvonta- taikka muita tilitoimiston palveluja.
☐ Xxxxxxx saa luovuttaa asiakas- ja henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen kyseessä olevan yhteistyösopimuksen mukaisten palveluiden tuottamista varten siinä määrin kuin se on tarpeellista sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi.
☒ Xxxxxxx saa lähettää Verohallintoon ja Tulorekisteriin sekä noutaa niistä asiakasta koskevia tietoja, joita tarvitaan palvelun tuottamiseen. Valtuus on voimassa tämän sopimuksen voimassaoloajan.
☐ Xxxxxxx saa tiedottaa asiakasta koskevasta verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottomahdollisuudesta asiakkaan tavarantoimittajia ja asiakkaita. Huom! Tiedotettaessa asiakkaan ja Talenomin välinen yhteistyö käy ilmi.
☐ Xxxxxxx saa käyttää asiakasta julkisena referenssinä.
Tätä sopimusta on laadittu 2 (kaksi) kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Talenom säilyttää oman sopimuskappaleensa sähköisessä arkistossa.
Pesäpuu ry, 15025331
Paikka ja aika | Allekirjoitus | Nimenselvennys |
Talenom Oyj, 2551454-2
Paikka ja aika | Allekirjoitus | Nimenselvennys |
PALVELUSOPIMUS 9 / 9
Asiakkaan henkilöllisyys tunnistettu ☐ Ajokortti ☐ Kuvallinen Henkilökortti ☐ Passi ☐ Muu
Asiakirjan numero: Myöntämispäivämäärä: Myöntäjä:
Mikäli asiakas ei ole suomen kansalainen, täytä myös kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot:
Kansalaisuus Matkustusasiakirjan yksilöintitiedot
☐ En ole poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö *) **)
*) Poliittisesti vaikutusvaltaisella henkilöllä tarkoitetaan Rahanpesulaissa (444/2017) luonnollista henkilöä, joka toimii tai on toiminut vuoden sisään julkisessa tehtävässä:
a) valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä;
b) parlamentin jäsenenä;
c) poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä;
d) ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta;
e) tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä;
f) keskuspankin johtokunnan jäsenenä;
g) suurlähettiläänä tai asiainhoitajana;
h) puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina;
i) valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai
j) kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana tai hallituksen jäsenenä.
Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö on kyseessä, jos henkilö on tai on ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö, tällaisen henkilön perheenjäsen (aviopuoliso, lapsi, vanhempi) tai henkilö, joka on tällaisen henkilön yhtiökumppani.
**) Poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön ollessa kyseessä Rahanpesulain (444/2017) 3. luvun 13 §:n mukaisesti Talenomin ylempi johto allekirjoittaa palvelusopimuksen Talenomin puolesta.
☐ Asiakkaalle on toimitettu palvelukäsikirja, TAL2018 yleiset sopimusehdot ja Sopimus henkilötietojen käsittelystä liitteineen.
☐ Nykyisen tilitoimistosopimuksen irtisanominen (tarpeeton vaihtoehto yliviivataan):
Asiakas irtisanoo / Asiakas valtuuttaa Talenomin irtisanomaan nykyisen tilitoimiston tilitoimistopalvelut päättymään . Kirjanpitokuukaudet ja niihin liittyvät viranomaisilmoitukset nykyisen sopimuksen päättymispäivään saakka kuuluvat nykyisen tilitoimiston vastuulle ja siitä seuraavat Talenomin vastuulle. Nykyisen tilitoimistopalvelusopimuksen irtisanomisaika on kuukautta.
☐ Asiakas valtuuttaa Xxxxxxxxx pyytämään ja ottamaan vastaan tarvittavan kirjanpito- ja palkanlaskenta- aineiston nykyiseltä tilitoimistolta.
☐ Asiakas valtuuttaa verottajan toimittamaan Talenomille seuraavat tiedot verotuksen jatkuvuuden varmistamiseksi: viimeisin veroilmoitus liitteineen, viimeisin verotuspäätös, viimeisin ennakkoverolippu, viimeisin osingonjaon vuosi-ilmoitus sekä viimeisin osakaslainojen vuosi-ilmoitus. Tiedot toimitetaan osoitteeseen (tarpeeton vaihtoehto yliviivataan): Talenom, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxxx / Xxxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxx.
PALVELUSOPIMUS
TILINKÄYTTÖVALTAKIRJA
VALTUUTTAJA:
Yrityksen nimi: Pesäpuu ry Yhteyshenkilö (nimi, puh ja s-posti):
Y-tunnus: 15025331 Tilinumero:
VALTUUTETTU VÄLITTÄJÄ:
Yrityksen nimi: Talenom Oyj Y-tunnus: 2551454-2
VÄLITETTÄVÄT MAKSULIIKEPALVELUT (valitse tarvittavat seuraavista):
Konekielinen tiliote (KTO/XXXX):
Päivittäin ☐ Viikoittain ☐ 2 kertaa/kk☐ Kuukausittain☐ Maksuerittelyt tiliotteelle ☒
Saapuvat viitemaksut (KTL): ☐ Saldo- ja Tapahtumaote: ☐
Yrityksen Maksut (SEPA-maksut):
Maksut ☐ Palkat☐ valuuttamaksut ☐
Palaute:
hylätyistä☐ kaikista☒
Tässä valtakirjassa mainitut palvelut avataan . .20 alkaen Vanha välittäjä poistetaan . .20 .
Pyydämme pankkia ilmoittamaan xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx osoitteeseen, kun valtakirjassa mainitut yhteydet ovat voimassa. Pyydämme ilmoittamaan samalla myös maksatustunnuksen, mikäli se on muu kuin 0+Y-tunnus.
Valtuuttaja on tietoinen, että palvelu tulee käyttöön tai ilmoitettu muutos voimaan vasta, kun pankki on päivittänyt tiedot omiin järjestelmiinsä tämän valtakirjan perusteella.
Lisätietoja:
Pankilla on oikeus veloittaa pankkiyhteydestä perittävät palvelumaksut ja palkkiot aiemmin mainitulta tililtä/tileiltä. Mikäli palvelumaksujen veloitustili halutaan olevan jokin muu kuin tällä valtakirjalla ilmoitettu tili/tilit, se ilmoitetaan tässä.
Valtuutetulla on tämän valtakirjan nojalla oikeus sopia valtuuttajan puolesta pankin kanssa em. listaukseen merkittyjen maksuliikepalveluiden avaamisesta valtuuttajalle siten, että avattavia palveluita käytetään yllä mainitun pankkiyhteyden kautta. Tämän valtakirjan nojalla valtuutetulla on myös oikeus sopia valtuuttajan olemassa oleviin palveluihin muutoksia.
Tämän valtakirjan lisäksi valtuuttaja allekirjoittaa itse pankin palveluita koskevat sopimukset palveluiden avaamisen tai muutosten tekemisen jälkeen.
Paikka ja päiväys
Valtuuttavan yrityksen edustajan/edustajien allekirjoitus
allekirjoitukset
nimenselvennykset
Yritys: | Pesäpuu ry | PVM: |
Y-tunnus: | 15025331 |
Osakasluettelo
Osakkeenomistajan nimi | Osoite | Hetu/y-tunnus | Osakenrot | kpl | Osuus % |
Allekirjoitus:
Luettelo yhtiön tosiasiallisista edunsaajista*)
Osakkeenomistajan nimi | Osoite | Hetu/y-tunnus | Omistusosuus % | Poliittinen vaikutusvalta**) (Kyllä/Ei) |
Allekirjoitus:
Uudistetun rahanpesulain myötä tosiasialliset edunsaajat on selvitettävä vuosittain. Tosiasiallisella edunsaajalla tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka hyväksi liiketoimi toteutetaan tai jos asiakas on oikeushenkilö, sitä luonnollista henkilöä, jonka määräysvallassa asiakas on. Luonnollisella henkilöllä katsotaan olevan määräysvalta, kun hänellä on:
1) enemmän kuin 25 % osakkeiden tai osuuksien tuottamasta äänimäärästä ja tämä äänimäärä perustuu omistukseen, jäsenyyteen, yhtiöjärjestykseen, yhtiösopimukseen tai niihin verrattaviin sääntöihin taikka muuhun sopimukseen; tai
2) oikeus nimittää tai erottaa enemmistö jäsenistä yrityksen tai yhteisön hallituksessa tai siihen verrattavassa toimielimessä taikka toimielimessä, jolla on vastaava oikeus, ja tämä oikeus perustuu samoihin seikkoihin kuin 1 kohdassa tarkoitettu äänimäärä (Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017).
Huom! Mikäli yhtiön tosiasiallisena edunsaajana on yhteisö, tulee selvittää yhteisön osakkaat, mikäli heidän osuutensa yhtiöstä on välillisesti enemmän kuin 25 prosenttia.
**) Rahanpesulain (28.6.2017/444) mukaan tilitoimiston tulee selvittää yhtiön tosiasiallisten edunsaajien poliittinen tausta: onko edunsaaja, tai onko hän ollut viimeisen kahden vuoden aikana, poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö, poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsen tai poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppani. Poliittisesti vaikutusvaltaisella henkilöllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, joka toimii tai on toiminut merkittävässä julkisessa tehtävässä (26.4.2019/573):
a) valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä;
b) parlamentin jäsenenä;
c) poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä;
d) ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta;
e) tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä;
f) keskuspankin johtokunnan jäsenenä;
g) suurlähettiläänä tai asiainhoitajana;
h) puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina;
i) valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai
j) kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä;
12) poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön perheenjäsenellä tämän:
a) aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon;
b) lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania; ja
c) vanhempia;
13) poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön yhtiökumppaneilla:
a) kaikkia luonnollisia henkilöitä, joiden tiedetään olevan yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yhteisomistajia ja edunsaajia tai joilla tiedetään olevan mikä tahansa muu läheinen liikesuhde poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen kanssa; ja
b) kaikkia luonnollisia henkilöitä, jotka ovat sellaisten yhteisöjen tai elinkeinonharjoittajien tai oikeudellisten järjestelyjen todellisia yksinomistajia ja edunsaajia, joista tiedetään, että ne on tosiasiassa perustettu poliittisesti vaikutusvaltaisen henkilön tai tämän perheenjäsenen eduksi.
SOPIMUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ TAL 2018
ALUKSI
Tilitoimisto ja asiakas ovat tehneet toimeksiantosopimuksen, jolla asiakas hankkii toimeksiantosopimuksessa kuvatut palvelut tilitoimistolta. Tilitoimisto käsittelee henkilötietoja palvelujen yhteydessä ja tässä sopimuksessa henkilötietojen käsittelystä sovitaan ehdoista, joiden mukaisesti tilitoimisto käsittelee asiakkaan henkilötietoja. Käsittelytoimet kuvataan yksityiskohtaisemmin liitteessä 1-A, jota osapuolet tarvittaessa päivittävät sopimuksen voimassaoloaikana.
”Henkilötiedolla” tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
”Henkilötietojen käsittelyllä” tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
Käsiteltäessä henkilötietoja asiakas on rekisterinpitäjä, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ja tilitoimisto on käsittelijä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Tämä sopimus sisältää seuraavat liitteet, joita sovelletaan seuraavassa järjestyksessä:
1A Seloste käsittelytoimista
1B Asiakkaan antama ohjeistus henkilötietojen käsittelystä
YLEISET OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET
Asiakkaan yleiset oikeudet ja velvollisuudet rekisterinpitäjänä
Asiakas vastaa henkilötietojen keräämisestä; käsittelee henkilötietoja laillisesti, huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä toimii muutoinkin niin, ettei rekisteröityjen yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta; määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä antaa tilitoimistolle kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelystä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta tulee ilmetä, minkälaisissa tehtävissä (mm. palkanlaskenta) henkilötietoja käsitellään; vastaa siitä, että rekisteröidyille toimitetaan kaikki lainsäädännön edellyttämät henkilötietojen käsittelyä koskevat ilmoitukset ja tiedot; vastaa rekisteröityjen oikeuksien toteutumisesta; varmistaa, että henkilötietojen siirtäminen tilitoimistolle sekä henkilötietojen käsittely tämän sopimuksen mukaisesti on lainmukaista koko sopimuksen voimassaolon ajan; vakuuttaa, että jos se edustaa tässä sopimuksessa konserniyhtiöitään tai kolmansia osapuolia, sillä on oikeus sitoutua tähän sopimukseen ja antaa tilitoimistolle oikeus käsitellä henkilötietoja tämän sopimuksen ja toimeksiantosopimuksen mukaisesti; vahvistaa ja vastaa siitä, että tämän sopimuksen mukainen henkilötietojen käsittely on lainsäädännössä asetettujen vaatimusten mukaista, mukaan lukien tietoturvavaatimukset; vahvistaa, että se on antanut tilitoimistolle kaikki tarvittavat tiedot, jotta tilitoimisto voi täyttää tässä sopimuksessa ja toimeksiantosopimuksessa sille asetetut velvoitteet tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti; tai sen valtuuttama ulkopuolinen tarkastaja voi auditoida tilitoimiston tai tämän alihankkijoiden tämän sopimuksen alaista toimintaa; vastaa siitä, että korjaukset, poistot ja muutokset henkilötietoihin toimitetaan viivytyksettä tilitoimistolle; ja pidättää itsellään kaikki omistusoikeudet, immateriaalioikeudet ja muut oikeudet henkilötietoihin.
Jos osapuolet ovat sopineet, että tilitoimisto avustaa asiakasta tämän lainmukaisten selosteiden laatimisessa, asiakkaan tulee antaa tilitoimistolle tämän sitä varten tarvitsemat tiedot. Tilitoimisto toimittaa selosteet vain asiakkaalle.
Tilitoimiston yleiset oikeudet ja velvollisuudet käsittelijänä
Tilitoimisto käsittelee henkilötietoja ainoastaan toimeksiantosopimuksessa ja tässä sopimuksessa määriteltyihin tarkoituksiin, vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen asiakkaan toimeksiannosta tapahtuvaa palvelua varten, ja ainoastaan tämän sopimuksen voimassaoloajan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta
johdu. Tilitoimistolla ei ole oikeutta käyttää toimeksiantosuhteessa saamiaan henkilötietoja omassa toiminnassaan, luovuttaa niitä, käsitellä niitä, eikä yhdistää tietoja muuhun hallussaan olevaan aineistoon muutoin kuin toimeksiantosopimuksen tarkoittamassa laajuudessa ja sen mukaista tehtävää hoitaessaan; käsittelee henkilötietoja laillisesti, huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen sekä toimii muutoinkin niin, ettei rekisteröityjen yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta; käsittelee ja varmistaa alaisuudessaan toimivan henkilön, jolla on pääsy henkilötietoihin, käsittelevän henkilötietoja ainoastaan asiakkaan antamien dokumentoitujen, lainmukaisten ja kohtuullisten ohjeiden mukaisesti, paitsi jos sovellettavassa laissa toisin vaaditaan. Siinä tilanteessa tilitoimisto informoi asiakasta välittömästi tästä oikeudellisesta vaatimuksesta, edellyttäen, ettei sovellettava lainsäädäntö kiellä sellaista informointia; varmistaa, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtävien hoitaminen sitä edellyttää ja, että kyseiset henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä sitoo asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; toteuttaa kaikki lainsäädännön henkilötietojen käsittelijöiltä edellyttämät turvallisuustoimenpiteet siten kuin tässä sopimuksessa on tarkemmin sovittu; avustaa mahdollisuuksien mukaan ja käsittelyn luonteen huomioon ottaen asiakasta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä täyttämään asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä; avustaa käsittelyn luonteen ja tilitoimiston saatavilla olevat tiedot huomioon ottaen asiakasta varmistamaan, että asiakkaalle laissa asetettuja velvollisuuksia, kuten turvatoimia, vaikutusten arviointia ja ennakkokuulemista, noudatetaan.
Tilitoimisto on velvollinen avustamaan asiakasta vain sovellettavan lainsäädännön tilitoimistolle käsittelijänä asettamien velvoitteiden mukaisessa laajuudessa; huomioi asiakkaan toimittamat tietojen korjaukset, poistot ja muutokset ilman aiheetonta viivytystä henkilötietojen käsittelyssä; tämän sopimuksen aikana tai sen päätyttyä joko tuhoaa tai palauttaa asiakkaalle asiakkaan valinnan ja ohjeiden mukaisesti kaikki henkilötiedot ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tuhoamista ja palauttamista koskevista käytännöistä voidaan sopia tarkemmin erikseen osapuolten kesken; ylläpitää tarvittavia selosteita/kirjanpitoa käsittelytoimista ja saattaa asiakkaan saataville kaikki sellaiset tiedot, jotka osoittavat, että tilitoimisto noudattaa sille tässä sopimuksessa ja sovellettavassa lainsäädännössä säädettyjä velvollisuuksia; sallii asiakkaan tai asiakkaan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit ja osallistuu niihin siten kuin tässä sopimuksessa on tarkemmin sovittu; ilmoittaa asiakkaalle, jos tilitoimisto katsoo, että asiakkaan antama ohjeistus rikkoo sovellettavaa lainsäädäntöä; ilmoittaa asiakkaalle, jos tilitoimisto katsoo, että asi- akkaan toimintatavoissa on puutteita, ja avustaa tarvittaessa asiakasta toimintatapojen korjaamisessa.
Tilitoimistolla on oikeus laskuttaa yllä kuvatuista avustamis-, korjaamis- ja pyyntöihin vastaamistoimista, auditoinnin tuesta sekä asiakkaan ohjeistuksen muutoksista johtuvista toimista ja kustannuksistaan erikseen.
TIETOTURVA
Tilitoimisto toteuttaa ja ylläpitää asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn riittävä turvallisuustaso ja joilla suojellaan henkilötietoja luvattomalta ja laittomalta käsittelyltä sekä tahattomalta menettämiseltä, tuhoamiselta, vahingolta, muutokselta tai luovuttamiselta, ottaen huomioon erityisesti uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit.
Tilitoimiston tämän sopimuksen johdosta toteuttamat käsittelyn tietoturvaperiaatteet on kuvattu tarkemmin tämän sopimuksen liitteessä 1B. Asiakas on velvollinen varmistamaan, että tilitoimistoa informoidaan kaikista niistä asiakkaan toimittamiin henkilötietoihin liittyvistä seikoista (kuten riskiarvioinneista sekä erityisten henkilötietoryhmien käsittelystä), jotka vaikuttavat tämän sopimuksen mukaisiin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin. Tietoturvajärjestelyjä arvioidaan, tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti.
ALIHANKKIJAT
Tilitoimisto saa käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä tämän sopimuksen perusteella. ”Alihankkijalla” tarkoitetaan käsittelijää, joka käsittelee henkilötietoja tämän sopimuksen mukaisesti, kokonaan tai osittain, käsittelijän lukuun ja tämän toimeksiannosta. Käsittelyssä käytettävät alihankkijat sopimuksen alkaessa ilmoitetaan asiakkaan pyynnöstä. Tilitoimisto tiedottaa asiakkaalle ennalta suunnitelluista muutoksista, joilla alihankkijoita lisätään tai
vaihdetaan. Mikäli asiakas ei hyväksy suunniteltua muutosta, asiakkaalla ja tilitoimistolla on oikeus kolmenkymmenen (30) päivän ajan muutoksen tiedottamisesta irtisanoa toimeksiantosopimus päättymään kyseisen kolmenkymmenen (30) päivän jakson päättyessä sen palvelun osalta, jonka tuottamiseen alihankkijan muutos vaikuttaa ja jossa henkilötietoja käsitellään. Mikäli alihankkijavaihdos, jota asiakas ei hyväksy ja johon tilitoimisto ei voi vaikuttaa, estää tai olennaisesti vaikeuttaa palveluntuottamista, tilitoimistolla ei ole velvollisuutta tuottaa sellaista palvelua.
Tilitoimisto solmii kirjallisen käsittelysopimuksen alihankkijan kanssa ja edellyttää kaikkien alihankkijoiden noudattavan tilitoimistolle tässä sopimuksessa asetettuja tietosuojavelvoitteita tai vastaavan tietosuojan tason takaavia velvoitteita. Xxxxxxxxxxx käsittelee henkilötietoja vain kirjallisen sopimuksen mukaisesti. Tilitoimisto vastaa käyttämiensä alihankkijoiden toimista kuin omistaan.
HENKILÖTIETOJEN SIIRTO
Tilitoimisto voi siirtää henkilötietoja Euroopan unionin, Euroopan talousalueen tai muiden maiden, joiden Euroopan komissio on todennut takaavan riittävän tietosuojan tason, ulkopuolelle ainoastaan asiakkaan etukäteisellä kirjallisella suostumuksella. Mikäli siirretään tietoja edellä mainittujen alueiden ulkopuolelle, tilitoimisto solmii sovellettavan lain edellytysten mukaisen sopimuksen henkilötietojen siirrosta tarvittavien osapuolten kanssa. Sopimus henkilötietojen siirrosta laaditaan Euroopan komission hyväksymien mallisopimuslausekkeiden mukaisesti. Vaihtoehtona mallisopimuslausekkeiden käytölle siirto voi tapahtua muita soveltuvan lainsäädännön hyväksymiä siirtoperusteita käyttäen/hyödyntäen.
Mikäli mallisopimuslausekkeiden tai minkä tahansa muun lainmukaisen siirtoperusteen ja tämän sopimuksen välillä on ristiriita, mallisopimuslausekkeet ja vaihtoehtoiset siirtoperusteet saavat soveltamisjärjestyksessä aina etusijan suhteessa toimeksiantosopimukseen ja tähän sopimukseen.
HENKILÖTIETOJEN TIETOTURVALOUKKAUKSISTA ILMOITTAMINEN
”Henkilötietojen tietoturvaloukkauksella” tarkoitetaan tietoturvaloukkausta, jonka seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.
Tilitoimiston on ilmoitettava henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä siitä, kun tilitoimisto tai sen käyttämä alihankkija on saanut loukkauksen tietoonsa. Elleivät osapuolet ole toisin sopineet, ilmoitus tulee tehdä asiakkaan ilmoittamalle yhteyshenkilölle.
Tilitoimiston on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava asiakkaalle tieto henkilötietojen tietoturvaloukkaukseen johtaneista olosuhteista sekä muista siihen liittyvistä tilitoimiston saatavilla olevista seikoista asiakkaan kohtuullisten pyyntöjen mukaisesti.
Siltä osin kuin kyseinen tieto on tilitoimiston saatavilla, on asiakkaalle tehtävässä ilmoituksessa kuvattava ainakin:
kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät;
sen henkilön nimi ja yhteystiedot, joka vastaa käsittelijän tietosuoja-asioista; kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; sekä
kuvaus niistä toimenpiteistä, jotka tilitoimisto ehdottaa toteutettaviksi ja/tai on toteuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta, mukaan lukien tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
Jos ja siltä osin kuin edellä listattuja tietoja ei ole mahdollista toimittaa samanaikaisesti, tiedot voidaan toimittaa vaiheittain ilman aiheetonta viivytystä.
AUDITOINTI
Asiakkaalla on oikeus auditoida käsittelijän tämän sopimuksen alainen tietojenkäsittelytoiminta. Asiakas on velvollinen käyttämään auditoinnissa vain sellaisia ulkopuolisia tarkastajia, jotka eivät ole tilitoimiston kilpailijoita. Osapuolet sopivat auditoinnin ajankohdasta ja muista yksityiskohdista hyvissä ajoin ennen sen suorittamista. Auditointi tulee suorittaa tavalla, joka ei haittaa tilitoimiston sitoumuksia kolmansiin osapuoliin nähden. Kaikkien asiakkaan edustajien ja auditointiin osallistuvien ulkopuolisten tarkastajien tulee allekirjoittaa tavanomainen salassapitositoumus tilitoimiston hyväksi.
Asiakas vastaa kaikista auditoinnista aiheutuvista kustannuksista. Tilitoimistolla on myös oikeus laskuttaa avustamisesta auditoinnissa ja muusta auditoinnista johtuvasta lisätyöstä.
SALASSAPITO
Tilitoimisto sitoutuu pitämään luottamuksellisena kaikki asiakkaalta vas- taanottamansa henkilötiedot, varmistamaan, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta, sekä varmistamaan, että henkilötietoja ei siirretä/luovuteta kolmansille osapuolille ilman asiakkaan etukäteistä kirjallista suostumusta, ellei käsittelijä ole velvollinen ilmaisemaan tietoja pakottavan lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen perusteella.
Mikäli rekisteröity tai viranomainen tekee henkilötietoja koskevan pyynnön, tilitoimiston tulee, niin pian kuin on kohtuullisesti mahdollista, ilmoittaa asiakkaalle tällaisesta pyynnöstä ennen pyyntöön vastaamista tai muiden henkilötietoja koskevien toimenpiteiden suorittamista. Mikäli toimivaltainen viranomainen vaatii välitöntä vastausta, ilmoittaa tilitoimisto asiakkaalle pyynnöstä niin pian kuin on mahdollista pyyntöön vastaamisen jälkeen, ellei pakottavasta laista muuta johdu.
VASTUUNRAJOITUS
Toimeksiantosopimuksen mukaisia vastuunrajoituksia sovelletaan myös tähän sopimukseen. Jos vastuunrajoituksista ei ole toimeksiantosopimuksessa sovittu, noudatetaan seuraavaa:
Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahingoista.
Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jääneestä voitosta taikka muusta niihin verrattavasta vahingosta.
Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle henkilötietojenkäsittelyn perusteella korvausvaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä. Jos tilitoimisto joutuu maksamaan kolmannelle osapuolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitettävä tilitoimistolle tästä aiheutunut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä sopimusehtojen noudattamisessa.
Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimenomaisesti sopimuksessa sovittu. Vahinko katsotaan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se vaikuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katsotaan ilmenneen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa ilmenisi muuna tilikautena. Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.
Vaatimukset tilitoimistolle on tehtävä kirjallisesti viipymättä. Jos virhe tai puute havaitaan tai on havaittavissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaatimusta ei ole tehty tilitoimistolle kuuden (6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makseta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme (3) vuotta kyseisestä käsittelytapahtumasta.
Kaikissa tapauksissa kumpikin osapuoli vastaa itse valvontaviranomaisen tai toimivaltaisen tuomioistuimen sille määräämistä hallinnollisista sanktioista, jotka ovat ko. valvontaviranomaisen tai tuomioistuimen päätöksen mukaisesti seurausta siitä, että kyseinen osapuoli ei ole noudattanut sille tietosuojalainsäädännössä asetettuja vaatimuksia tai velvoitteita.
VOIMASSAOLO
Tämän sopimuksen voimassaolo on sidottu toimeksiantosopimuksen voimassaoloon ja päättyy automaattisesti toimeksiantosopimuksen päättyessä mistä tahansa syystä.
Mikäli asiakas rikkoo tätä sopimusta, tilitoimistolla on oikeus purkaa toimeksiantosopimus ja tämä sopimus, mikäli asiakas ei seitsemän (7) päivän kuluessa tilitoimiston lähettämästä kehotuksesta ole korjannut menettelyään ja huolehtinut kaikkiin toimiin ryhtymisestä rikkomuksesta johtuvien seurausten välttämiseksi, korjaamiseksi ja korvaamiseksi.
Velvoitteet, joiden on niiden luonteen vuoksi tarkoitus säilyä voimassa tämän sopimuksen voimassaolon päättymisestä riippumatta, jäävät voimaan tämän sopimuksen päättymisestä riippumatta.
SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA
Liite 1A
Rekisterinpitäjä (”Asiakas”) | Xxxx Xxxxxxx ry, 15025331 |
Käsittelijä (”Toimittaja”) | Xxxx Xxxxxxx Oyj |
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxx | |
Muut yhteystiedot (puhelin, sähköpostiosoite) puh. 0207 525 000 (vaihde) | |
Alihankkijat | Asiakas on antanut yleisen suostumuksen alihankkijoiden käyttöön. Luettelo toimitetaan pyydettäessä. |
Tietosuojavastaava | Xxxxxxx Xxxxxxx, Puh. 020 752 5560, Sähköposti: xxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx |
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Henkilötietoa tallennetaan ja käsitellään Toimittajan taloudenhallintopalveluiden tuottamiseksi sopimussuhteessa Toimittajan ja Asiakkaan välillä. Henkilötietoa käsitellään lakisääteisten ja viranomaiskäsittelyyn liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi, • Asiakkaan palkan- ja palkkionsaajat palkka- ja henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi • Asiakkaan henkilöasiakkaat saatavien seuraamista varten • Osakeyhtiön osakkaat osakeyhtiön hallintoa varten • Yhdistyksen jäsenet yhdistyksen hallintoa ja laskutusta varten • Asunto-osakeyhtiön osakkaat asunto-osakeyhtiön hallintoa ja laskutusta varten |
Rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät | Asiakkaan palkan- ja palkkionsaajat palkka- ja henkilöstöhallinnon toteuttamiseksi (PL) Asiakkaan henkilöasiakkaiden saatavien seuraamista varten (KP) Osakeyhtiön osakkaat osakeyhtiön hallintoa varten (OY) Yhdistyksen jäsenet yhdistysten hallintoa ja laskutusta varten (YJ) Asunto-osakeyhtiön osakkaat asunto-osakeyhtiön hallintoa ja laskutusta varten (AOY) Käsiteltäviä henkilötietoja ovat: • nimi (PL, KP, OY, YJ, AOY) • osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite (PL, KP, OY, YJ, AOY) • henkilötunnus (PL, OY, AOY) • sukupuoli, kieli (PL) • työsuhdetiedot (PL) • palkkatiedot ja -perusteet (PL) • ammattiyhdistyksen jäsenmaksutiedot (PL) • ulosottotiedot (PL, KP, OY, YJ, AOY) • verokortti, työsopimus (PL) • tuntikirjaukset, kappalehinta (PL) • poissaolot, lomat, lääkärintodistukset (PL) |
Säännönmukaiset tietolähteet | Asiakas lisää henkilökuntansa ja asiakkaittensa henkilötietoja Toimittajan sähköisiin palveluihin. Henkilötietoa voidaan luoda asiakkaan toimittaman sähköisen materiaalin perusteella. Henkilötietoa voidaan luoda asiakkaan toimittaman paperisen materiaalin perusteella. Tämän lisäksi henkilötietoja kerätään veroviranomaisilta, kansaneläkelaitokselta, tapaturmavakuutusyhtiöiltä, ammattiyhdistysten jäsenmaksuliitoilta, luotonatopalveluista, ulosottoviranomaisilta sekä muilta tahoilta, joiden antama tieto on käsiteltävä palkanlaskennassa. Käyttäjien päätelaitetietoa kerätään automaattisesti sähköisten tuotteiden kehityksen ja asiakaspalvelun kehitystarkoituksiin esimerkiksi internet selaimen evästeitä, tai vastaavankaltaisia teknologioita, käyttäen Toimittajan sähköisistä tuotteista ja verkkopalveluista. |
Henkilötietojen vastaan-ottajat ml. kolmansissa maissa olevat sekä kansainväliset järjestöt | Toimittaja voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille. Toimittajalla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa henkilötietoja viranomaisille heiltä kirjallisesti saatujen laillisten tietopyyntöjen perusteella. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei asiakas sitä itse pyydä kirjallisesti. Asiakkaan pyytämät tiedonsiirrot EU tai ETA-alueen ulkopuolelle tehdään Euroopan Unionin tietosuoja- asetuksen tiedonsiirtoja koskevat vaatimukset täyttäen. |
Henkilötietojen luovuttamisen käytännöt | Asiakkaan tilintarkastajalle tietoja luovutetaan ilman erillistä valtuutusta asiakkaan ja tilintarkastajan välisen sopimuksen toimeenpanon toteuttamiseksi. Muiden asiakkaan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi lakimiesten, konsulttien jne., osalta asiakkaalta pyydetään erillinen suostumus tietojen luovuttamiseen. Kirjallisen materiaalin luovuttamisen yhteydessä laaditaan tietojen luovutustodistus, jossa käy ilmi luovutetun aineiston perustiedot, kenelle luovutettu ja milloin. Tämä luovutustodistus tallennetaan asiakaskansioihin mahdollista myöhempää todistusvelvollisuutta varten. Digitaalisen aineiston luovuttamisen yhteydessä asiakasyrityksen yhteistyökumppanille luodaan Toimittajan tietojärjestelmään henkilökohtaiset tunnukset, joilla Asiakkaan yhteistyökumppani saa luovutetun tiedon käyttöönsä. Asiakkaan pyyntö luoda tietojärjestelmän tunnukset ja antaa pääsy asiakkaan tietoihin sisältää samalla asiakkaan suostumuksen asiakkaan tietojen luovuttamiseen kyseiselle yhteistyökumppanille. Veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta, silloin kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty. Digitaalisten aineistojen käsittelyä valvotaan tietojärjestelmien tapahtumatiedon eli lokitietojen tallentamisen ja niiden automaattisen tai manuaalisen valvonnan avulla. Tämän lisäksi lokitietoa voidaan tarvittaessa käyttää todisteena tapahtuneesta. |
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet | Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan teknisesti palomuureilla, salasanoilla, tarjoamalla asiakkaan työntekijöille kaksivaiheista tunnistautumista Toimittajan taloudenhallintajärjestelmiin sekä muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisillä keinoilla. Tiedonsiirto Asiakkaan ja Toimittajan välillä on salattu SSL (Secure Socket Layer) teknologialla |
seuraavissa Toimittajan palveluissa: Talenom Online, Talenom App, Mezo ja Talenom Tietoväylä. Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioita säilytetään eri sijainnissa kuin missä alkuperäinen tieto sijaitsee. Toimittaja suojaa asiakkaan tietoja luvattomalta käytöltä ja levitykseltä. Ainoastaan yksilöidyillä Toimittajan työntekijöillä ja Toimittajan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Käyttäjien käyttöoikeuksia valvotaan ja vaarallisten käyttöoikeusyhdistelmien luominen on kielletty käyttöoikeuksien hallintapolitiikassa ja niiden syntymistä valvotaan osana käyttöoikeuksien hallintaa. Erityisesti eri järjestelmien pääkäyttäjien käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan kun käyttäjä ei niitä enää tarvitse. Toimittajalta poistuneiden työntekijöiden käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä kaikista järjestelmistä. Asiakkaan tietoja käsittelee vain se Toimittajan työntekijä joka on osoitettu tekemään kyseinen työ. Henkilötiedon käsittely muilla perusteilla on kielletty, vaikka Toimittajan työntekijällä olisi tekninen pääsy asiakastietoon hänen työtehtävänsä ja liiketoiminnallisten syiden perusteella.Koko Toimittajan henkilöstöllä, ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä, on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkeen asiakkaan taloushallinnon tietoon ja henkilötietoon. Vaitiolovelvollisuus on kirjattuna Toimittajan henkilöstön työsopimuksiin, mukaan lukien sanktiot. Vaitiolovelvollisuus on kirjattuna kolmansien osapuolien kanssa tehtyihin sopimuksiin, mukaan lukien sanktiot. Asiakkaan tietoja käsittelevät työntekijät koulutetaan säännöllisillä koulutuksilla, joissa työn tekemisen laillisuusperusteet ovat olennainen osa koulutusta. Toimittajan henkilökunnan tietoturva- ja tietosuojatietoisuutta pidetään säännöllisesti yllä eri tavoin: Järjestämällä sekä säännöllisiä tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia koko yrityksen henkilöstölle tiedoksi annettavia tietoiskuja että järjestämällä vuosittain työntekijöille pakollinen tietoturvaa ja tietosuojaa koskeva koulutus, jonka läpäisemiseksi työntekijän tulee hyväksytysti läpäistä aihealuetta koskeva testi. Toimittajalla on tietoturvapolitiikka jonka jokainen uusi työntekijä käy läpi aloittaessaan työnsä Toimittajalla. Tietoturvapolitiikan olemassa olosta ja sijainnista tiedotetaan säännöllisissä tietoturvakoulutuksissa sekä muistutetaan työntekijöitä kyseisen politiikan sitovuudesta. Tietoturvapolitiikka kuvaa yleiset työntekijää velvoittavat tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat säännöt, olivatpa ne teknisiä sääntöjä, tietoturvaprosesseja tai jokapäiväiseen työntekoon soveltuvia käytäntöjä ja ohjeita. Asiakkaan tietoja käsitellään tietojärjestelmissä jotka sijaitsevat konesalissa Suomessa tai Euroopan Unionin alueella sijaitsevissa pilvipalveluissa. Suomessa sijaitsevissa konesaleissa tärkeimmät tuotantojärjestelmät on kahdennettu kahteen fyysisesti toisistaan erotettuihin konesaleihin turvallisuuden, tiedon säilymisen ja palvelun jatkuvuuden takaamiseksi normaali ja poikkeustilanteissa. Näissä konesaleissa ovat käytössä palveluntuottajan toimesta sertifioidut turvallisuuskäytännöt, pääsynhallinta ja valvonta. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat toimitiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty kulunvalvonnalla ja tärkeimmissä toimitiloissa on käytössä videovalvonta mahdollisen fyysisen turvallisuuden rikkoutumisen selvittämiseksi ja todentamiseksi. Toimittaja toteuttaa sisäisiä ja kolmannen osapuolen suorittamia arviointeja, jotka kattavat sekä kriittisten tietojärjestelmien teknisen turvallisuuden että hallinnollista tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia prosesseja ja ohjeistuksia. | |
Tietoryhmien suunnitellut poistamisajat | Toimittaja poistaa asiakkaan henkilötiedot tietojärjestelmistään kun asiakas poistuu Toimittajalta. Tällöin tietojen poistaminen tapahtuu 5 vuoden kuluttua asiakkaan poistumisesta. Operatiivisista tietojärjestelmistä poistamisen jälkeen tiedot poistuvat automaattisesti 6 kuukauden kuluessa varmuuskopioista. |
Rekisteröidyn oikeudet | Rekisterinpitäjä kuvaa erillisellä dokumentaatiolla rekisteröidylle tiedotettavat asiat. Rekisteröidyllä on Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen 15-22 § mukaisesti oikeus: 1. tarkastaa henkilötiedot 2. tietojen oikaisemiseen 3. tietojen poistamiseen 4. käsittelyn rajoittamiseen 5. siirtää tiedot järjestelmästä toiseen voi käyttää henkilötietolain määräämää henkilötietoihin kohdistuvaa oikeuttaan maksuttomasti vain kerran vuodessa. |
Rekisterinpitäjän ohjeistus | Asiakas voi kuvata erikseen erillisellä dokumentaatiolla käsittelijälle annettavan tarkemman tietojenkäsittelyn ohjeistuksen joka Toimittaja säilyttää asiakaskohtaisissa tiedostokansioissa, osana asiakaskohtaista ohjeistusta. |
Tietosuoja- loukkauksista ilmoittaminen | Rekisterinpitäjälle Ilmoitus tehdään rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä tietosuojaloukkauksen ilmitulosta. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla. |
Rekisteröidylle Ilmoitus tehdään rekisteröidylle rekisterinpitäjän toimesta, jos tietosuojaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti korkea riski tämän oikeuksille ja vapauksille. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla. | |
Valvontaviranomaiselle Ilmoitus tehdään tietoturvaviranomaiselle 72 h kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty, lain edellyttämällä tavalla. |
ASIAKKAAN ANTAMA OHJEISTUS HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Liite 1B
YLEISET SOPIMUSEHDOT TAL2018
Tilitoimiston palveluihin, tarjouksiin, tilausvahvistuksiin ja palveluiden toimitussopimuksiin sovelletaan näitä sopimusehtoja.
Tarjous
1. Tilitoimiston tarjous on voimassa 30 päivää tarjouksen päiväyksestä, jos tarjouksessa ei muuta mainita.
Sopimuksen voimaantulo
2. Sopimus tulee voimaan, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet toimeksiantosopimuksen, asiakas on hyväksynyt tilitoimiston tarjouksen tai tilitoimisto on vahvistanut asiakkaan tilauksen.
Palvelut
3. Tilitoimiston tehtäväksi sovitut tehtävät ovat sopimuksen liitteenä olevassa Palveluerittelyssä tai muussa asiakirjassa tehtäväksi yhdessä sovitut palvelut (jäljempänä Palvelut). Mikäli tilitoimisto hyväksyy asiakkaan tilauksesta tehtäväkseen muitakin kuin, liitteessä mainittuja palveluja, myös niihin sovelletaan näitä ehtoja.
Tilitoimisto aloittaa Palvelun viipymättä sen jälkeen, kun asiakas on antanut tilitoimistolle tarvittavat tiedot ja aineiston sekä maksanut mahdollisesti sovitun ennakkomaksun. Tilitoimiston tulee huolehtia Palveluista huolellisesti ja ammattitaitoisesti tilitoimiston työ- ja raportointimenetelmien mukaan.
Perustiedot
4. Asiakkaan tulee huolehtia siitä, että tilitoimistolla on asiakkaasta aina ajan tasalla olevat perustiedot (jäljempänä Perustiedot). Tällaisia tietoja ovat yhteys-, henkilö-, tilikausi-, ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Asiakas nimeää ja valtuuttaa yhteyshenkilön antamaan tilitoimistolle tarvittavat Palveluihin liittyvät tiedot ja päätökset. Osapuolet ilmoittavat toisilleen yhteyshenkilön vaihtumisesta.
Tietojen ja toimenpideohjeiden antaminen
5. Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava tilitoimistolle niin hyvissä ajoin, että tilitoimisto voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Jos muuta ei ole sovittu, aineiston tulee olla tilitoimiston käytettävissä seuraavasti:
– koko kirjanpitoaineisto kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
– palkanlaskenta-aineisto viisi (5) arkipäivää ennen palkanlaskennan sovittua valmistumispäivää
– tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä
– muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää.
Asiakas myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja tilitoimiston ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Tilitoimiston tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä.
Luottamuksellisuus
6. Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Tilitoimiston tarjous, tilausvahvistus ja sopimus ehtoineen sekä niihin sisältyvät suunnitelmat ja muu aineisto ovat luottamuksellisia tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu myös sopimuksen päätyttyä. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä ja alihankkijansa sitoutuvat salassapitoon.
Sopimuksen voimassaolo
7. Sopimus on voimassa toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin, ellei muuta ole sovittu. Jos kumpikaan osapuoli ei irtisano määräaikaista sopimusta vähintään kaksi (2) kuukautta ennen sovitun määräajan päättymistä, sopimuksen voimassaolo jatkuu toistaiseksi kahden (2) kuukauden irtisanomisajoin.
Sopimuksen päättyessä palvelu saattaa olla palvelun luonteen mukaisesti kesken sopimuksen aikana kuluneelta tai kulumassa olleelta palveluiden käsittelykaudelta. Tätä on käsitelty jäljempänä 11. kohdassa.
Palveluiden keskeyttäminen ja sopimuksen purku
8. Tilitoimistolla on oikeus keskeyttää Palvelut, jos
a) asiakkaan maksu tilitoimistolle viivästyy yli seitsemän (7) päivää,
b) asiakas ei toimita tarvittavia tietoja tai aineistoa ajallaan tai ei muutoin asianmukaisesti myötävaikuta Palvelujen tuottamiseen,
c) asiakas rikkoo sopimusta muutoin tai palvelujen tuottamiselle merkityksellisiä lakeja tai viranomaisten määräyksiä, ohjeita tai suosituksia, tai
d) asiakas kieltäytyy noudattamasta tilitoimiston kirjausohjeita tilanteessa, josta voi seurata rikos- tai siviilioikeudellisia seuraamuksia osapuolille. Tätä ehtoa sovelletaan, vaikka kyse olisi vain osapuolten erilaisesta tulkinnasta lain, määräyksen, suosituksen tai ohjeen sisällöstä tai merkityksestä, kuten esimerkiksi tulojen ja niihin kohdistuvien menojen jaksottamisesta tai varojen ja velkojen arvostamisesta kirjanpidossa tai tilinpäätöksessä.
Jos asiakas ei oikaise tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa tilitoimiston kirjallisesta huomautuksesta, tilitoimistolla on oikeus purkaa sopimus.
9. Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus, jos tilitoimisto rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa asiakkaan kirjallisesta huomautuksesta.
10. Osapuoli saa purkaa sopimuksen, jos toinen osapuoli hakee velkojiltaan akordia, toisen osapuolen omaisuutta on haettu konkurssiin luovutettavaksi tai sitä haetaan yrityssaneeraus- tai velkajärjestelymenettelyyn.
Palvelut sopimuksen päättyessä
11. Jos sopimus päättyy ennen kuin sopimuksen aikana päättyneen tilikauden tilinpäätös on tehty, tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, jos asiakas maksaa siitä ennakkomaksun ja toimittaa tilitoimistolle tilinpäätöstä varten tarvittavat tiedot ja aineiston. Jos sopimus päättyy kesken tilikauden, ennakkomaksun saatuaan tilitoimisto laatii käytettävissään olevien tietojen perusteella tasetilien erittelyt. Vastaavasti tilitoimisto huolehtii palkanlaskennan ja palkkakirjanpidon kannalta tarpeelliset erittelyt. Tilitoimisto veloittaa edellä mainituista Palveluista kustannukset ja palkkion käytäntönsä mukaan.
Oikeudet aineistoon, aineiston pidätysoikeus ja aineiston luovuttaminen asiakkaalle
12. Tilitoimiston tuottaman aineiston ja tietokantojen ja automaatioratkaisujen kaikki oikeudet kuuluvat tilitoimistolle, kun palvelut on tuotettu tilitoimiston käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla. Tällä ehdolla ei ole vaikutusta niihin oikeuksiin, jotka asiakkaalla on tilitoimistolle antamaansa aineistoon. Muilla kuin tilitoimistolla ei ole ilman tilitoimiston lupaa oikeutta hyödyntää kaupallisesti tietokantoja. Kaupallisena hyödyntämisenä ei pidetä lainsäädännöllisten velvoitteiden kuten tilintarkastuksen tai tietosuoja-asetuksen edellyttämän auditoinnin toteuttamista.
Kun palvelu tuotetaan asiakkaan käyttöönsä hankkimalla tai sen omalla ohjelmistolla, johon se on antanut tilitoimistolle käyttöoikeuden palvelun tuottamiseksi, kuuluvat aineiston ja tietokantojen oikeudet asiakkaalle.
Tilitoimistolla on oikeus tuottaa ja julkaista erilaisia toimialakohtaisia, yritysmuotokohtaisia tai muita vastaavia tunnuslukuja, yhdistämällä eri asiakkaiden tietoja, siten että yksittäisen asiakkaan, asiakkaan henkilökunnan ja asiakkaan yhteistyökumppaneiden tietoja ei voida tunnistaa ja liikesalaisuudet säilytetään, riippumatta siitä kummalle osapuolelle tietokantojen oikeudet kuuluvat. Tilitoimisto tuottaa ja julkaisee tietoja vain kilpailulainsäädännön sallimissa tilanteissa.
Tilitoimistolla on oikeus pitää hallussaan olevat asiakkaan toimittaman aineiston perusteella tai muutoin asiakasta varten laatimansa aineistot kunnes kaikki tilitoimiston asiakkaalta olevat saatavat on maksettu, ellei konkurssi- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tilitoimisto luovuttaa maksun saatuaan asiakkaan aineiston viipymättä asiakkaalle. Asiakas huolehtii kustannuksellaan aineiston noutamisesta. Jos asiakas ei nouda aineistoa tilitoimiston ilmoittamaan määräaikaan mennessä, tilitoimisto lähettää sen kirjattuna postiennakkolähetyksenä, ellei toisin sovita. Tilitoimistolla on oikeus periä asiakkaan aineiston säilyttämisestä eri maksu.
Tilitoimistolla on oikeus säilyttää kopiot laatimastaan aineistosta myös sopimuksen päätyttyä, eikä se ole velvollinen poistamaan asiakkaan tietoja tietokannastaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Perustiedot tilitoimisto säilyttää vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.
Maksut
13. Tilitoimiston palkkio määräytyy kussakin toimeksiannossa toimitettavien palvelujen valikoiman ja niiden laadun mukaan. Tilitoimistolla on oikeus vaatia asiakkaalta ennakkomaksu, jos siitä on asiakkaan kanssa sovittu taikka, jos se voidaan tapauksen olosuhteissa muutoin katsoa perustelluksi. Palkkion lisäksi tilitoimistolla on oikeus veloittaa tarpeelliset ja kohtuulliset suoranaiset matka- ja muut kustannukset.
Tilitoimistolla on oikeus veloittaa tilitoimiston käytännön mukaiset eri korvaukset lisätöistä, ellei toisin sovita. Eri maksullista lisätyötä on esimerkiksi viivästyneen aineiston käsittely, lainmuutoksesta tai viranomaismääräyksestä tai käyttöön otettavasta alan suosituksesta johtuva tilikarttojen tai muun aineiston muutostyö sekä viranomaisen tiedonanto- tai muusta kehotuksesta johtuva tai muu tilitoimistosta riippumaton lisätyö kuten esimerkiksi tietosuojalainsäädännöstä ja sen muutoksista johtuva työ. Jos viranomaisen tiedonanto- tai muu kehotus johtuu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä, kehotuksesta johtuvasta lisätyöstä ei kuitenkaan ole oikeutta periä eri maksua.
Maksut eivät sisällä arvonlisäveroa, joka kulloinkin voimassaolevana samoin kuin muut välilliset verot ja lain edellyttämät sekä viranomaisten määräämät maksut lisätään eriteltyinä maksuihin.
Tilitoimisto on varautunut ja panostanut palveluiden tuottamiseen sopimuksen päättymiseen saakka. Tilitoimistolla on oikeus saada edelleen palkkiota ja mahdolliset suoranaiset kustannukset myös irtisanomisajalta, vaikka tilitoimistolla ei olisi teetetty Palveluja irtisanomisaikana.
Laskuerittelyt, maksuehto, viivästysseuraamukset
14. Tilitoimisto veloittaa palveluistaan tehdyn sopimuksen ja hinnastonsa mukaisesti. Palvelu- ja kuluveloitukset tulee eritellä sovitun hinnoitteluperusteen mukaisesti.
Jos muuta ei ilmene tilitoimiston hinnastosta taikka ei ole muutoin sovittu toisin, maksuehto on 14 päivää laskun päiväyksestä ja viivästyskorkoa on maksettava korkolain mukaan. Tilitoimistolla on oikeus veloittaa viivästyneen maksun perimiskulut.
Huomautukset laskuista
15. Huomautukset laskuista on tehtävä kirjallisesti kymmenen (10) päivän kuluessa laskun päiväyksestä.
Maksujen ja yleisten sopimusehtojen muutokset
16. Mikäli työvoimakustannukset tai muut maksujen määräytymisperusteet muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti.
17. Jos nämä sopimuksessa noudatetut yleiset sopimusehdot muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa sopimusehtoja korvaamalla yleiset ehdot muutetuilla yleisillä sopimusehdoilla.
18. Tilitoimiston on ilmoitettava maksujen ja sopimusehtojen muutoksista asiakkaalle kirjallisesti viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Tällöin asiakkaalla on oikeus neljäntoista (14) päivän kuluessa ilmoituksen päiväyksestä kirjallisesti irtisanoa sopimus päättymään muutoksen voimaantulopäivänä.
19. Mikäli lainmuutoksen tai viranomaismääräyksen vuoksi maksut tai maksujen perusteet muuttuvat, tilitoimistolla on oikeus muuttaa maksuja vastaavasti. Muutoksista on ilmoitettava viimeistään 14 päivää ennen muutoksen voimaantuloa.
Osapuolten vastuista
20. Asiakas on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työantajavelvoitteistaan sekä rekisterinpitäjänä rekisterinpitäjän velvollisuuksistaan. Asiakas vastaa työnantajana lakien, työehtosopimusten ja muiden sopimusten tulkinnasta sekä niihin liittyvästä päätöksenteosta. Asiakas vastaa työaikakirjanpidosta. Asiakas on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry tilitoimistolle.
Asiakas huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan tilitoimistolle. Vastuu tilitoimistolle toimitettujen tilikauden ja sen jälkeisiä tapahtumia kuvaavien tietojen ja aineiston ajantasaisuudesta, riittävyydestä, oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään.
21. Tilitoimisto antaa Xxxxxxxx ja asiantuntemuksensa asiakkaan käytettäväksi sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Tilitoimiston on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Tilitoimisto ei kuitenkaan ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan asiakkaan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu.
22. Tilitoimisto vastaa näiden yleisten sopimusehtojen mukaisin rajoituksin sopimusrikkomuksestaan, virheestä Palvelussaan ja laiminlyönnistään asiakkaalle aiheutuneesta vahingosta. Tilitoimisto on velvollinen korvaamaan vahingon vain sikäli ja siltä osin kuin asiakas osoittaa, että tilitoimiston asianmukaisesti ja ajallaan suorittama sopimuksen mukainen toimenpide olisi estänyt vahingon tai rajoittanut sitä.
Tilitoimiston virheestä ilmoittaminen ja sen korjaaminen
23. Jos tilitoimiston asiakkaalle toimittamassa Palvelussa ilmenee virhe, asiakkaan on viipymättä ilmoitettava siitä tilitoimistolle. Tilitoimistolla on tällöin oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhe veloituksetta niin pian kuin olosuhteet sallivat. Jos asiakas laiminlyö ilmoittaa virheestä, jonka tämä on havainnut tai tämän olisi pitänyt kohtuudella havaita, asiakkaalla ei ole oikeutta esittää virheen perusteella vaatimuksia.
Mikäli tilitoimistolla ei asiakkaan reklamoidessa ole enää pääsyä asiakkaan tietojärjestelmään asiakkaan tulee avata omalla kustannuksellaan tilitoimistolle pääsy tietojärjestelmään, jotta tämä voi vastata reklamaatioon. Jos tilitoimisto käyttää oikeuttaan tai täyttää velvollisuuttaan korjata aiheuttamansa virhe, tilitoimisto vastaa tietojärjestelmään pääsyn avaamisen kustannuksista.
Tilitoimisto vastaa vain omasta toiminnastaan
24. Tilitoimisto ei vastaa asiakkaan veroista eikä muista kuin edellä 22. kohdassa mainituista vahingoista. Tilitoimisto ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut asiakkaan antamien tietojen tai ohjeiden taikka toimitetun aineiston puutteellisuudesta, virheellisyydestä tai viivästymisestä tai muutoin asiakkaan syystä tai mikäli vahingon on aiheuttanut asiakkaan puolesta tai lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö. Tilitoimisto ei vastaa vahingosta, joka johtuu siitä, että asiakas tai tämän lukuun toiminut muu kuin tilitoimiston henkilö ei ole noudattanut Palvelulle suoraan tai välillisesti merkityksellisiä lakeja tai viranomaismääräyksiä taikka sovittuja ehtoja.
Tilitoimisto ei milloinkaan vastaa liiketoiminnallisista tai liikkeenjohdollisista ratkai- suista, vaan niistä päättää ja vastaa asiakas.
Tilitoimiston vastuun rajoitus välittömiin vahinkoihin ja enimmäismäärään
25. Tilitoimisto ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten tulon, liikevaihdon tai markkinoiden menetyksestä, tuotannon tai palvelun keskeytymisestä, saamatta jääneestä voitosta taikka muusta niihin verrattavasta vahingosta.
Tilitoimisto vastaa vain huolimattomuudestaan johtuvista välittömistä vahingoista. Tilitoimiston vastuun enimmäismäärä on kuitenkin aina enintään 10.000 euroa yhdessä vahinkotapahtumassa ja saman tilikauden aikana ilmenneistä vahinkotapahtumista yhteensä enintään 20.000 euroa, ellei muusta enimmäismäärästä ole nimenomaisesti sopimuksessa sovittu. Vahinko katsotaan yhdeksi vahinkotapahtumaksi, vaikka siihen olisi vaikuttanut saman virheen toistuminen ja vaikka se vaikuttaisi useampaan tilikauteen. Vahingon katsotaan ilmenneen kokonaan sen tilikauden aikana, jolloin se olennaisilta osiltaan ilmeni, vaikka jokin vahingon osa ilmenisi muuna tilikautena.
Sopimusrikkomus, virhe tai laiminlyönti Palvelujen suorittamisessa eivät aiheuta tilitoimistolle muuta seuraamusta kuin mitä edellä on todettu.
Vaatimusten esittämisen määräaika
26. Vaatimukset tilitoimistolle on tehtävä kirjallisesti viipymättä. Jos virhe tai puute havaitaan tai on havaittavissa välittömästi, huomautus on tehtävä heti ja viimeistään neljäntoista (14) päivän kuluessa. Jos eriteltyä vaatimusta ei ole tehty tilitoimistolle kuuden (6) kuukauden kuluessa vahingon toteamisesta, ei korvausta makseta. Korvausta ei myöskään makseta, jos vaatimus tehdään, kun on kulunut yli kolme (3) vuotta kyseisen Palvelun toimittamisesta. Jos vahinko kuitenkin johtuu sellaisesta tilitoimiston vastuulle kuuluvasta virheestä, joka on tehty asiakkaan jälkiverotarkastettavissa olevassa kirjanpidossa tai suoraan siihen perustuvassa Palvelussa kuten veroilmoituksessa tai muussa suoraan asiakkaan verotukseen vaikuttavassa laskelmassa, edellä mainitun kolmen vuoden sijasta noudatetaan kuuden (6) vuoden määräaikaa kyseisen Palvelun toimittamisesta.
Kolmansien osapuolten vaatimukset
27. Jos kolmas osapuoli tekee osapuolelle Palveluiden tai toimeksiantosopimuksen perusteella korvausvaatimuksen, siitä on ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä. Jos tilitoimisto joutuu maksamaan kolmannelle osapuolelle vahingonkorvausta, asiakkaan on hyvitettävä tilitoimistolle tästä aiheutunut menetys sikäli kuin se ei johdu tilitoimiston virheestä tai laiminlyönnistä sopimusehtojen noudattamisessa. Tilitoimiston vastuunrajoitukset soveltuvat myös kolmansien vaatimuksiin tilitoimiston ja asiakkaan välisessä suhteessa.
Alihankkijat ja henkilöstö
28. Jos toisin ei ole sovittu eikä pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu, osapuolet saavat käyttää alihankkijoita. Osapuoli vastaa alihankkijansa suorituksesta kuin omastaan. Asiakkaan velvoitteet tilitoimistolle ja ehdot tilitoimiston vastuunrajoituksista ovat voimassa myös tilitoimiston alihankkijan, henkilöstön, osakkaiden ja johtohenkilöiden hyväksi.
Tilitoimiston vastuuvakuutus
29. Tilitoimisto ylläpitää kustannuksellaan asianmukaisen vastuuvakuutuksen. Vahinkotapahtuman sattuessa asiakkaan tulee osaltaan antaa vakuutusyhtiölle tarpeelliset selvitykset ja varata tälle mahdollisuus vahingon määrän ja laadun arvioimiseen.
Ylivoimainen este; vapauttamisperusteet
30. Mikäli osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttäminen estyy, vaikeutuu tai viivästyy tämän vaikutuspiirin ulkopuolisesta seikasta (ylivoimainen este), kuten lakosta, työsulusta tai muusta työselkkauksesta, tulipalosta, muusta onnettomuudesta tai kriisitilanteesta, ukkosvauriosta tai muusta luonnontapahtumasta taikka viestintäyhteys- tai sähköhäiriön vuoksi, osapuoli vapautuu sopimusvelvoitteidensa täyttämisestä ja seuraamuksista niin pitkäksi aikaa kuin olosuhteet edellyttävät. Vapauttamisperusteeksi katsotaan myös
- viranomaisen tai pankin virhe tai viivästys,
- laitteisto- ja ohjelmistovika-, tietoliikenteen tai -yhteyksien katkeaminen, keskeytys ja häiriö sekä
- verkkolaskuoperaattorin toimenpide.
31. Ylivoimaisesta esteestä ja sen päättymisestä on viipymättä ilmoitettava toiselle osapuolelle.
Ilmoitukset
32. Sopimuksen irtisanominen tai purkaminen samoin kuin muut sopimuksen mukaiset huomautukset ja ilmoitukset on tehtävä todisteellisesti. Ellei toisin ole sovittu, ilmoitukset katsotaan tehdyiksi ja tulleen vastaanottajan tietoon viimeistään sitä päivää ensiksi seuraavana arkipäivänä, jolloin
– ne on jätetty postin kuljetettavaksi osoitettuna sopimuksessa mainittuun tai osapuolen myöhemmin kirjallisesti ilmoittamaan osoitteeseen, mutta mikäli postia ei jonain arkipäivänä lainkaan jaeta Suomessa, saapumisen katsotaan tapahtuneen siitä seuraavana arkipäivänä, tai
– ne on lähetetty sopimuksessa mainittuun tai osapuolen kirjallisesti myöhemmin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.
Sähköinen viestintä
33. Osapuolet vastaavat kumpikin osaltaan tietoturvallisuudesta ja huolehtivat viruksentorjunta- ja muiden suojausjärjestelmiensä kunnosta ja ajanmukaisuudesta. Osapuolet tietävät ja hyväksyvät, että tästä huolimatta sähköinen viestintä voi häiriytyä. Osapuolet saavat lähettää toisilleen sähköpostitse viestejä ja liitetiedostoja niitä salaamatta, jos muuta ei ole sovittu. Osapuoli ei vastaa siitä, että hänelle sähköisen viestintäjärjestelmän kautta lähetetty viesti tai liiteaineisto on vastaanotettu muuttumattomana tai viivytyksettä.
34. Palvelun tuotantoon yhteiskäytössä käytettyjen tietojärjestelmien käyttö
Palveluntuotannossa käytetyn sovellusohjelmiston käyttöoikeus voi olla
a) asiakkaan tilitoimistolle antama käyttöoikeus asiakkaan omaan tai sen hankkimaan ohjelmistoon tai b) tilitoimiston myös osittain asiakkaalle antama rajoitettu etäkäyttöoikeus tilitoimiston käyttöoikeudella hankkimaan tai sen omaan ohjelmistoon. Tilanteen a) ehdot on kuvattu kohdassa 34a. Tilanteen b) ehdot on kuvattu kohdassa 34b.
34a. Jos tilitoimisto tuottaa osan tai kaikki sovitut kirjanpito-, laskenta-, tai muut Palvelut käyttäen asiakkaan hankkimaa sovellusohjelmistoa esimerkiksi tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän käyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita:
Tilitoimiston käyttöoikeus
Asiakas myöntää/hankkii omalla kustannuksellaan tilitoimistolle alihankkijoineen sujuvan palvelutuotannon edellyttämän maksuttoman käyttöoikeuden käyttämäänsä sovellusohjelmistoon. Tilitoimiston tulee noudattaa asiakkaan ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää käyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Tilitoimistolla ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta luovuttaa käyttöoikeutta edelleen.
Asiakas toimittaa tilitoimistolle tarpeelliset käyttäjätunnukset. Tilitoimiston on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja tilitoimiston on huolehdittava siitä, että toimitettuja tunnuksia saa käyttää vain tilitoimiston valtuuttama käyttäjä (tai käyttäjät). Tilitoimiston tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja.
Asiakkaan vastuu
Sovellusohjelmisto sijaitsee asiakkaan tai käyttöoikeuden asiakkaalle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan nimeämällä työasemalla tai palvelimella. Asiakas vastaa sovellusohjelmiston ylläpidosta sekä siitä, että sovellusohjelmistoon on mahdollista ottaa yhteys tavanomaisin teknisin menetelmin. Asiakas vastaa tietoliikenneyhteyden rakentamisen ja tietojen siirron kustannuksista pois lukien tilitoimiston oman internetyhteyden kustannukset.
Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle palvelun tuottamiseksi luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.
Immateriaalioikeuden loukkaus
Asiakas vastaa siitä, että tilitoimiston ohjelmiston käyttö ei loukkaa kolmannen osapuolen voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Asiakas ei vastaa oikeu- denloukkauksesta, joka johtuu siitä, että tilitoimisto ei ole noudattanut asiakkaan antamia asianmukaisia ohjeita.
Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa
Jos kolmas osapuoli katsoo, että tilitoimisto loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan ohjelmiston käytöllä, tilitoimiston on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti asiakkaalle viipymättä. Jos tilitoimisto valtuuttaa asiakkaan puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa asiakkaalle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, asiakkaan tulee huolehtia siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa tilitoimiston maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista.
Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai asiakas katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, asiakkaalla on oikeus harkintansa mukaan
– hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
– muuttaa käyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata tai
– korvata ohjelmisto toisella toiminnallisesti vastaavalla.
Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä
Tilitoimiston Palveluiden tuottaminen edellyttää asianmukaisen ohjelmiston käyttömahdollisuutta. Asiakas vastaa ohjelmiston käytössä ilmenneistä häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä johtuvista ylimääräisistä tilitoimiston työkustannuksista, elleivät nämä johdu tilitoimiston toiminnasta tai tilitoimiston oman internetyhteyden katkoksista. Asiakas pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön tai tilanteen laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista.
Tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston käyttöoikeuden mahdollisesta keskeytymisestä, päättymisestä tai viivästyksestä asiakkaalle aiheutuvista vahingoista eikä viivästyksistä.
Jos käytön tai käyttöoikeuden keskeytys, olennainen muutos, lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun, työmääriin ja kustannuksiin, tilitoimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta perittäviä maksuja tätä vastaavasti.
Käyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen
Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin asiakkaalla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy.
34b. Jos on sovittu siitä, että asiakas tuottaa osan kirjanpito-, laskenta-, tai muusta Palveluja koskevasta aineistosta etäkäyttäen tilitoimiston käyttöoikeudella
hankkimaan tai sen omaa sovellusohjelmistoa tietoverkon välityksellä, noudatetaan tähän etäkäyttöön seuraavaa, ellei muuta sovita:
Asiakkaan käyttöoikeus
Tilitoimisto myöntää/hankkii eri maksusta asiakkaan käytettäväksi rajoitetun etäkäyttöoikeuden tilitoimiston käyttämään sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee noudattaa tilitoimiston ja/tai kolmannen osapuolen, kuten ohjelmiston valmistajan, antamia ohjeita ja käyttöehtoja ja käyttää etäkäyttöoikeuttaan vain sovittuun tarkoitukseen. Asiakkaalla ei ole oikeutta ilman tilitoimiston kirjallista suostumusta luovuttaa etäkäyttöoikeutta edelleen, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. Tyypillisiä pakottavasta lainsäädännöstä johtuvia luovutustilanteita ovat esimerkiksi luovutus tilintarkastukseen tai lainsäädännön määräämään viranomaistarkastukseen. Asiakas vastaa näistä pakottavan lainsäädännön perusteella luovutetuista etäkäyttöoikeuksista aiheutuvista kustannuksista.
Palveluntarjoaja toimittaa asiakkaalle käyttäjäkohtaiset käyttäjätunnukset. Asiakkaan on säilytettävä saamiaan tunnuksia huolellisesti ja jos muuta ei ole sovittu, tunnuksia saa käyttää vain asiakkaan henkilöstöön kuuluva nimetty käyttäjä (tai käyttäjät). Asiakas vastaa aina asiakkaalle annetuilla tunnuksilla tehdyistä toimenpiteistä.
Sovellusohjelmisto sijaitsee tilitoimiston, tilitoimiston alihankkijan tai käyttöoikeuden tilitoimistolle luovuttaneen ohjelmistotoimittajan palvelimella. Asiakas vastaa oman tietoliikenneyhteyden hankkimisen ja tietojen siirron kustannuksista sekä käyttämiensä ohjelmistojen ja pääte- ja tietokonelaitteiden sopivuudesta, toimivuudesta ja kunnossapidosta suhteessa sovellusohjelmistoon. Asiakkaan tulee käyttää asianmukaista virustorjuntaa, palomuuria sekä muita tarvittavia tietoturvaratkaisuja. Ellei muuta ole erikseen sovittu, tilitoimisto ei vastaa ohjelmiston toimivuudesta asiakkaan käyttöympäristössä eikä ohjelmistoon mahdollisesti tehtävien korjausten, päivitysten tai ylläpitotoimien aiheuttamista muutostarpeista asiakkaan käyttöympäristössä.
Asiakas vastaa omasta ohjelmiston käytöstään ja sen avulla luomansa materiaalin sisällöstä, oikeellisuudesta ja asianmukaisuudesta. Asiakkaan näin tuottama aineisto katsotaan asiakkaan tilitoimistolle luovuttamaksi kirjanpitoaineistoksi.
Immateriaalioikeuden loukkaus
Tilitoimisto vastaa siitä, että etäyhteyskäyttö ei sopimusta solmittaessa loukkaa kolmannen osapuolen Suomessa voimassa olevaa immateriaalioikeutta. Tilitoimisto ei vastaa oikeudenloukkauksesta, joka johtuu siitä, että asiakas ei ole etäkäytössä noudattanut sille annettuja ohjeita tai siitä, että asiakas on käyttänyt ohjelmistosovellusta muita kuin sovittuja tarkoituksia varten.
Menettely immateriaalioikeuden loukkaustilanteissa
Jos kolmas osapuoli katsoo, että asiakas loukkaa hänen immateriaalioikeuttaan etäyhteyskäytöllä, asiakkaan on ilmoitettava vaatimuksesta kirjallisesti tilitoimistolle viipymättä. Jos asiakas valtuuttaa tilitoimiston puolestaan vastaamaan kolmannen osapuolen vaatimuksiin ja antaa tilitoimistolle asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ja avun, tilitoimisto huolehtii siitä parhaaksi katsomallaan tavalla omalla kustannuksellaan ja vastaa asiakkaan maksettavaksi mahdollisesti tulevista korvauksista. Korvausten maksaminen edellyttää, että vastuu oikeudenloukkauksesta kuuluu näiden sopimusehtojen mukaisesti tilitoimistolle.
Jos vaatimus on lainvoimaisesti hyväksytty tai tilitoimisto katsoo vaatimuksen oikeutetuksi, tilitoimistolla on oikeus harkintansa mukaan
– hankkia omalla kustannuksellaan oikeus käytön tai sen osan jatkamiseen,
– muuttaa etäkäyttöoikeutta niin, ettei kolmannen oikeuksia loukata,
– korvata etäkäyttöoikeus toisella toiminnallisesti vastaavaan ohjelmistoon annettavalla etäkäyttöoikeudella tai
– lopettaa etäkäyttöoikeus ilman irtisanomisaikaa.
Oikeudenloukkausta ei katsota tilitoimiston virheeksi tai viivästykseksi. Tilitoimiston vastuu oikeudenloukkauksesta rajoittuu tämän kohdan mukaisiin toimenpiteisiin.
Häiriöt ja muutokset sovellusohjelmiston käytettävyydessä
Tilitoimisto ei takaa sovellusohjelmiston virheetöntä tai jatkuvaa toimintaa, ellei erikseen ole muuta sovittu. Tilitoimisto ei vastaa häiriöistä, katkoksista tai tietojen menetyksestä johtuvista vahingoista. Asiakkaan tulee ilmoittaa tilitoimistolle häiriöistä yksilöidysti ja tilitoimisto pyrkii ratkaisemaan ongelman niin pian kuin häiriön laatu kohtuudella edellyttää ja ratkaiseminen on mahdollista. Korjaus voidaan tehdä esimerkiksi antamalla ohjeet ongelman kiertämiseksi. Jos häiriö johtuu muusta kuin tilitoimiston vastattavasta seikasta, tilitoimistolla on oikeus saada selvitystyöstä eri korvaus.
Etäkäyttöoikeuden voimassaolo ja päättyminen
Etäkäyttöoikeus on voimassa enintään vain niin kauan kuin tilitoimistolla on käyttöoikeus sovellusohjelmistoon. Etäkäyttöoikeus lakkaa viimeistään silloin, kun toimeksiantosopimus Palveluista päättyy.
Muutokset
Jos etäkäytön lakkaaminen tai toimintamallin muutos aiheuttaa muutoksia palveluntuotannon, esimerkiksi kirjanpito- tai palkanlaskentapalvelun työmääriin, tili- toimistolla on oikeus muuttaa asiakkaalta veloitettavia maksuja.
Rekrytointirajoitus
35. Kumpikaan osapuoli ei saa ilman toisen osapuolen suostumusta ottaa palvelukseensa toisen palveluksessa olevaa henkilöä tai ollutta henkilöä, joka on tehnyt keskeisiä Palvelun tarkoittamia tehtäviä eikä sopia muustakaan järjestelystä tällaisen henkilön työpanoksen hankkimiseksi, ennen kuin on kulunut kuusi kuukautta Palveluista tehdyn sopimuksen päättymisestä. Ellei muuta ole sovittu, rekrytointirajoitusta rikkoneen osapuolen on maksettava toiselle osapuolelle kyseisen henkilön kuuden kuukauden bruttopalkan suuruinen korvaus. Rekrytointirajoitus ei ole voimassa, jos työsuhde on päättynyt työnantajasta johtuvasta syystä.
Sopimuksen siirto
36. Sopimuksen siirto on sallittu vain toisen osapuolen kirjallisella suostumuksella. Tilitoimistolla on kuitenkin siirtäessään liiketoimintansa, johon Palvelut kuuluvat, oikeus siirtää sopimus oikeuksineen ja velvoitteineen liiketoiminnan luovutuksensaajalle, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Sopimuksen muuttaminen
37. Muut kuin 16.-19. ja 34a ja 34b kohdissa mainitut muutokset sopimukseen on tehtävä yhteisellä päätöksellä kirjallisesti.
Aiemmat sopimukset
38. Sopimus, joka sisältää nämä sopimusehdot, syrjäyttää kaikki aikaisemmat osapuolten välillä tehdyt sopimuksen tarkoittamia Palveluja koskevat sopimukset sekä suulliset ja kirjalliset ilmoitukset.
Erimielisyyksien ratkaiseminen
39. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet neuvotteluin. Osapuolet saattavat tästä sopimuksesta aiheutuvat riitaisuudet ensisijaisesti ratkaistavaksi sovinnollisesti Suomen Asianajajaliiton sovintomenettelysääntöjen mukaisessa sovintomenettelyssä taikka tuomioistuimen sovintomenettelyssä. Tarvittaessa kumpi tahansa osapuoli saa viedä sovinnon välimiehen vahvistettavaksi. Muutoin riitaisuudet ratkaistaan vastaajan kotipaikan käräjäoikeudessa.
Muut ehdot
40. Sopimukseen sovelletaan näitä yleisiä ehtoja ja muita sopimuksessa mainittuja asiakirjoja Suomen lain mukaan. Tilitoimiston esitteissä, hinnastoissa ja muussa aineistossa olevat tiedot ovat sopimuksen osa vain, jos tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai sopimuksessa on niin erikseen mainittu.
Soveltamisjärjestys
41. Mikäli sopimusasiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaiset, asiakirjoja sovelletaan seuraavassa etusijajärjestyksessä:
1. Toimeksiantosopimus
2. Palveluerittely- ja muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä
3. Nämä yleiset sopimusehdot