Sopimus koskien X hankkeen toteuttamista

VN/XXXX/202x

Sopimus koskien X hankkeen toteuttamista

1. Sopijapuolet

Valtioneuvoston kanslia (jäljempänä myös asiakas) PL 23

00023 Valtioneuvosto sekä

Xxxxxxx (jäljempänä toimittaja) Osoite

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Valtioneuvoston kanslia avasi XX.X.202x haettavaksi valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan sel- vitys- ja tutkimustoiminnan määrärahat. Määrärahoilla toteutetaan vuoden 202x Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimussuunnitelmaa, jonka tavoitteena on luoda perusta tutkimustiedon systemaatti- selle ja laaja-alaiselle käyttämiselle päätöksenteossa, tiedolla johtamisessa ja toimintakäytän- nöissä.

Sopimuksen tarkoituksena on sopia hankkeen ” X ” toteutuksesta seuraavin ehdoin.

Xxxxxxxx ohjaa valtioneuvoston kanslian osoittama ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii XXXX, Xxxxxministeriö. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus vaihtaa ohjausryhmän puheenjohtaja ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle. Hankkeen vastuullinen johtaja toimittajan puolelta on Xxx Xxxx, Toteuttajaorganisaatio.

Hankkeen toteuttajien työnjako ja tehtävät määritellään hankesuunnitelmassa. Konsortion ollessa kyseessä työnjako ja tehtävät määritellään hankesuunnitelmassa sekä hankkeen toteuttajien väli- sessä konsortiosopimuksessa. Osapuolten vastuut ja velvollisuudet on esitetty tämän sopimuksen lisäksi valtioneuvoston tutkimus-, ennakointi-, arviointi- ja selvitystoiminnan (VN TEAS -toiminnan) yleisissä ehdoissa (liite 1).

3. Sopimuksen kohde, kesto ja sopimusehdot

Tämän sopimuksen kohteena on selvitys- ja tutkimustoimintaa koskevan hankkeen toteuttaminen liitteenä olevan hankesuunnitelman mukaisesti. Hankkeen ja hankittavan palvelun tarkempi kuvaus on esitetty tässä sopimuksessa ja sen liitteissä.

Sitova sopimus syntyy molempien sopijapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Sopimuksen kohteena oleva hanke voi käynnistyä ja hankkeelle voi kertyä kustannuksia vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Mikäli tässä sopimuksessa ei toisin mainita, sovelletaan tähän sopimukseen liitteenä olevia VN TEAS -toiminnan yleisiä ehtoja. Sopimusasiakirjojen tulkintajärjes- tyksessä sopimusta seuraavat liitteet ovat alla mainitussa järjestyksessä.

Tämän sopimuksen liitteitä ovat:

1. VN TEAS -toiminnan yleiset ehdot (päivitetty 25.11.2021)

2. Hakemus liitteineen

Mikäli toimittaja on konsortio, tulee konsortion jäsenten laatia keskinäinen konsortiosopimus. Kon- sortiosopimus tulee toimittaa valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslia voi purkaa sopimuksen, mikäli konsortiosopimusta ei ole saatavilla. Valtioneuvoston kanslia hyväksyy kuitenkin sen, että hanketta koskeva konsortiosopimus valmistellaan ja solmitaan vasta tämän so- pimuksen allekirjoittamisen jälkeen.

4. Toimituksen alkaminen, hankkeen aikataulu ja hankkeesta tiedottaminen

Hankkeen ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian hyväksymän loppuraportin tulee olla asiak- kaan käytössä viimeistään XX.X.2022. Tarkempi aikataulu, sekä hankkeen kuluessa tapahtuva tie- donvaihto, vuorovaikutus ja raportointi määräytyvät liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa. Sopi- mus päättyy sopijapuolten suoritettua hankkeeseen liittyvät tehtävät ohjausryhmän hyväksymällä tavalla loppuun ja asiakkaan suoritettua tämän sopimuksen mukaiset maksut kokonaisuudessaan toimittajalle. Sopijapuolet erikseen toteavat, ettei ohjausryhmällä ole oikeutta vaikuttaa raportin tu- loksiin.

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan tutkimuksen tulokset ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei valtioneuvoston kanslia toisin päätä. Hankkeen tulokset julkistetaan hankkeen päättyessä VN TEAS -toiminnan yleisissä ehdoissa esitetyllä tavalla.

Toimittaja sitoutuu suorittamaan vastuulleen kuuluvat tehtävät huolellisesti ja ammattitaitoisesti sekä sovitun aikataulun mukaisesti alan ammattistandardeja ja -ohjeita sekä hyvää tapaa noudat- taen.

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanosta ja ra- portoinnista sekä tiedon avoimesta hallinnasta annetaan tarkempia määräyksiä VN TEAS -toimin- nan yleisissä ehdoissa. Asiakas tarkastaa loppuraportin ilman aiheetonta viivästystä, kun toimittaja on luovuttanut loppuraportin asiakkaalle tarkastusta varten. Toimitus katsotaan hyväksytyksi, kun loppuraportti on tarkastettu ja hyväksytty ja toimittaja on täyttänyt kaikki sopimuksen mukaiset vel- vollisuutensa.

5. Konsortio ja alihankinnat

Mikäli toimittaja on konsortio, konsortiosta vastaava taho vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunnitelman mukaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvi- tystyönsä sisällöllisestä oikeellisuudesta. Konsortion muodostavat jäsenet vastaavat yhteisvastuul- lisesti sopimusvelvoitteiden täyttämisestä esimerkiksi siten, että mikäli yksi tai useampi konsortioon yhteenliittymään kuuluva jäsen rikkoo sopimusta, on valtioneuvoston kanslialla oikeus vaatia sopi- muksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrikkomuksesta johtuvaa vahingonkor- vausta tai sopimussakkoa miltä tahansa konsortioon kuuluvalta jäseneltä ja kyseinen jäsen on täl- löin velvollinen vastaamaan sopimusvelvoitteista niin omalta kuin muiden konsortioon kuuluvien jä- senten osalta.

Mikäli toimittaja käyttää alihankintaa (ostopalvelua), toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan tämän so- pimuksen mukaisia velvoitteita ja noudattaa VN TEAS -toiminnan yleisiä ehtoja.

Toimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankesuunnitelmassa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten so- pimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman asiakkaan etukäteen antamaa suostumusta.

Jos nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuva alihankkija ei kuitenkaan voi toimittajasta riippumattomista ja pakottavista syistä osallistua sopimuksen mukais- ten palvelujen tuottamiseen, toimittajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka asiakas hyväksyy. Asiakas voi olla hyväksymättä toi- mittajan esittämän korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä.

6. Hinnoittelu ja maksuehdot

Hankesuunnitelmassa eritellyt kustannukset ovat hankkeen hyväksyttäviä kustannuksia ja niiden tulee olla VN TEAS -toiminnan yleisten ehtojen mukaisia. Muita kustannuseriä ei ole hyväksyttävää lukea hankkeen kustannuksiin. Toimittajalla ei ole oikeutta ryhtyä toimiin, joita ei ole mainittu han- kesuunnitelmassa tai joista ei ole sovittu hankkeen ohjausryhmässä. Hankkeen budjettia ei saa ylit- tää. Jos kustannusarvio näyttää ylittyvän, tulee ylittävien kustannusten korvaukseen saada erillinen ja etukäteinen kirjallinen hyväksyntä asiakkaalta. Arvonlisäverokohtelu on esitetty VN TEAS -toi- minnan yleisissä ehdoissa.

Hakemuksessa on määritelty veloitettavat kustannukset ja esitetty hinnat, joiden tulee olla kiinteitä sopimuskauden ajan. Hankittavasta palvelusta maksetaan hankesuunnitelmassa tarkennetun to- teutussuunnitelman mukaisesti. Xxxxxxx suorittaa toimittajalle palkkion ohjausryhmässä sovittujen hankkeen vaiheiden tultua hyväksytysti suoritetuksi ohjausryhmän hyväksymällä tavalla.

Viimeinen maksuerä, jonka tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaissummasta, suoritetaan, kun ohjausryhmä ja valtioneuvoston kanslia on tarkastanut ja hyväksynyt hankkeen loppuraportin ja toimittaja on täyttänyt kaikki sopimuksen mukaiset velvollisuutensa. Maksuehto on 21 pv laskun päiväyksestä. Kulujen maksatuksessa, talousseurannassa ja raportoinnissa noudatetaan VN TEAS

-toiminnan yleisissä ehdoissa annettua ohjeistusta.

7. Luottamuksellisuus ja salassapito

Asiakas noudattaa toiminnassaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä muussa lainsäädännössä annettuja salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineis- tot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Asiakkaalla on kuitenkin velvollisuus noudattaa edellä mainittuja julkisuutta ja salassapitoa koskevia säädöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että kaikki hank- keeseen osallistuvat henkilöt sekä mahdolliset alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitoa koskeviin velvoitteisiin. Salassapitoa ja luottamuksellisuutta koskevat määräykset ovat voimassa sopimuksen päättymisen jälkeenkin.

Salassapitoon ja henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan lisäksi mitä selvitys- ja tutkimustoiminnan yleisissä ehdoissa on sovittu.

8. Asiantuntijaresurssien käytettävyys

Toimittajan vastuulliset asiantuntijat on nimetty hakemuksessa. Muiden asiantuntijoiden käyttämi- sestä tulee sopia erikseen asiakkaan kanssa. Toimittaja huolehtii siitä, että tehtävien suorittami- seen käytetään aina pätevyydeltään ja kokemukseltaan tehtäviin soveltuvia henkilöitä. Xxx xxxxxxx ei ole tyytyväinen toimittajan käyttämään asiantuntijaan, toimittaja sitoutuu asiakkaan perustellusta vaatimuksesta vaihtamaan viivytyksettä asiantuntijan, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai joka muutoin ei asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan ole sopiva kyseiseen tehtävään.

Toimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa tarjouksessaan nimeämiä asiantuntijoita ilman asiakkaan suos- tumusta. Mikäli nimetty asiantuntija ei ole toimittajasta riippumattomista syistä käytettävissä toimek- siannon suorittamiseen sopimuksen mukaisesti, toimittaja on velvollinen osoittamaan hänen tilal- leen toisen asiantuntijan, jolla on vastaava pätevyys ja ammattitaito. Jos toimittaja ei kykene osoit- tamaan asiakkaan käyttöön tämän hyväksymää asiantuntijaa, asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopi- mus välittömästi toimittamatta olevan työn osalta.

9. Omistus- ja immateriaalioikeudet

Hakemuksen viestintä- ja hyödyntämissuunnitelmassa/Tiedonhallintasuunnitelmassa on kuvattu hankkeen aineistot ja niiden hallinnointi. Tavoitteena on aineistojen avoimuus ja uudelleenkäytön mahdollistaminen avoimen tiedon periaatteiden mukaisesti. Hankkeen tulosten julkaisemisessa, taitossa, painatuksessa, kääntämisessä ja hankkeen viestinnässä noudatetaan VN TEAS -toimin- nan yleisiä ehtoja. Raportointi- ja käännöskuluista vastaa toimittaja. Raportointi tapahtuu valtioneu- voston selvitys- ja tutkimustoiminnan verkkojulkaisusarjassa. Tällä sopimuksella ei muuteta ennen sopimuksen voimaantuloa syntyneitä sopijapuolten immateriaalioikeuksia.

10. Toimituksen viivästyminen

Jos hankkeeseen kuuluvien tehtävien suorittaminen viivästyy muusta kuin asiakkaasta tai ylivoi- maisesta esteestä johtuvasta syystä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa. Viiväs- tyssakon suuruus on 1 % sopimuksen kokonaishinnasta kultakin alkavalta viikolta (seitsemän vuo- rokauden jaksolta), minkä tehtävien suorittaminen viivästyy. Sakkoa voidaan periä enintään 10 vii- kolta. Sakon suuruuteen ei vaikuta viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruus. Asiakkaalla on oi- keus vähentää sopimussakko toimittajalle suoritettavista maksuista.

Edellä esitetystä huolimatta sopijapuolet toteavat, että ensisijainen keino tilanteessa, jossa hank- keen odotetaan viivästyvän tai todetaan olevan viivästynyt, on pyrkimys hankkeen aikataulun/kes- ton pidentämiseen hankkeen ohjausryhmän päätöksellä.

11. Toimittajan vakuutus pakotteista

Euroopan unioni ja/tai YK on asettanut ja saattaa tulevaisuudessa asettaa pakotteita lainsäädän- nössään ja/tai toimielintensä päätöksillä. Toimittaja vakuuttaa sopimuksen allekirjoittamalla että:

a. edellä tarkoitettuja pakotteita ei ole asetettu hankkeen toimittajaorganisaatiota, tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäseniä, tai välittömiä ja välillisiä omistajia tai alihankkijoita, tai konsortiokumppaneita vastaan [1];

b. Toimittaja ilmoittaa välittömästi valtioneuvoston kanslialle, jos pakotteita asetetaan yhdellekään a) kohdassa tarkoitetulle taholle;

c. tämän sopimuksen mukainen toiminta tai Toimittajan ja sen alihankkijoiden, tai konsortio- osapuolten tuottamien tuotteiden tai palvelujen käyttö ei riko edellä mainittuja pakotteita,

d. Toimittaja antaa pyynnöstä viipymättä valtioneuvoston kanslialle tiedot välittömistä tai välillisistä omistajistaan, alihankkijoistaan ja muista edunsaajistaan;

e. Toimittaja sitoutuu ilmoittamaan viipymättä valtioneuvoston kanslialle, jos hankintaan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä pakotteiden kohteena olevalle taholle.

Valtioneuvoston kanslia voi irtisanoa tämän sopimuksen päättymään välittömästi joko kokonaan tai niiden tuotteiden tai palvelujen osalta, joihin pakotteet liittyvät, jos

a. Euroopan unioni ja/tai YK asettaa Toimittajalle tai yllä kohdassa 1. a) tarkoitetuille tahoille pakotteita;

b. hankintaan liittyvät suoritukset voivat välillisesti tai välittömästi päätyä taholle, jolle on asetettu tässä luvussa tarkoitettuja pakotteita;

2. näitä vakuutuksia on rikottu Toimittaja on velvollinen korvaamaan valtioneuvoston kanslialle kaikki sille aiheutuneet vahingot, eikä vastuunrajoituksia sovelleta.

12. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen

Sopimuksen irtisanomiseen ja purkamiseen sovelletaan mitä selvitys- ja tutkimustoiminnan ylei- sissä ehdoissa on sovittu.

13. Vahingonkorvaus

Vahingonkorvaukseen sovelletaan, mitä selvitys- ja tutkimustoiminnan yleisissä ehdoissa on sovittu.

14. Sopimusmuutokset ja sopimuksen siirtäminen

Sopimukseen tehtävät muutokset tulee tehdä kirjallisesti molempien sopijapuolten allekirjoittamalla sopimusmuutoksella.

1 EU:n (2018) rajoittavien toimenpiteiden eli pakotteiden tehokasta täytäntöönpanoa varten antamien parhai- den käytäntöjen mukaan peruste, joka on otettava huomioon arvioitaessa, onko oikeushenkilö tai yhteisö toi- sen henkilön tai yhteisön omistuksessa, on yli 50 prosentin omistus yhteisön omistusoikeuksista tai sen osake-enemmistö. Jos kyseinen peruste täyttyy, katsotaan että oikeushenkilö tai yhteisö on toisen henkilön tai yhteisön omistuksessa. Ko. EU:n parhaissa käytänteissä on kuvattu kahdeksan perustetta, joilla puoles- taan arvioidaan, onko oikeushenkilö tai yhteisö joko yksin tai muun osakkaan tai kolmannen osapuolen kanssa tehdyn sopimuksen nojalla toisen henkilön tai yhteisön määräysvallassa. Arvioinnissa riittää, että yk- sikin kriteereistä täytyy, jolloin katsotaan, että oikeushenkilö tai yhteisö on toisen henkilön tai yhteisön mää- räysvallassa, ellei tapauskohtaisesti toisin osoiteta. Arvioinnin kriteereitä ovat mm. oikeus tai valtuus nimittää tai erottaa enemmistö hallinto- tai johtoelinten jäseniä, muiden osakkaiden kanssa tehdyn sopimuksen pe- rusteella on oikeus määrätä enemmistö hallinto- tai johtoelinten jäsenistä, oikeus käyttää oikeushenkilön koko tai osaa omaisuudesta.

Toimittajalla ei ole oikeus siirtää sopimusta kolmannelle. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus siirtää sopimus sellaiselle julkisoikeudelliselle taholle, jolle sopijapuolen tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain, edellyttäen, että sekä sopimuksen tarkoitusperä, että oikeudelliset perusteet sen tekemi- selle eivät siirron johdosta muutu.

15. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Sopimuksesta johtuvat mahdolliset erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuol- ten välisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi neuvotteluteitse, asia saatetaan käsiteltäväksi Helsingin käräjäoikeudessa.

16. Sopimuskappaleet, päiväys ja allekirjoitukset

Tämä sopimus on tehty ja allekirjoitettu sähköisesti sopijapuolten välillä valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisessä haku- ja asiointijärjestelmässä. Sopijapuolet vastaavat kumpikin al- lekirjoittamansa sopimuksen säilyttämisestä.

Valtioneuvoston kanslia	Organisaatio
Xxxxx Xxxxxx Osastopäällikkö Xxxx Xxxxxxxxxx Johtava asiantuntija	Allekirjoittaja

Liitteet 1. VNTEAS -toiminnan yleiset ehdot (päivitetty 25.11.2022) 2. Hakemus liitteineen