SPECIMEN

Kumpikin sopijapuoli nimeää yhden tai useamman sopimusyhteyshenkilön, jonka tehtävä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Sopimusyhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopimusyhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava kirjallisesti toisen sopijapuolen sopimusyhteyshenkilölle.

3 Sopimuksen tausta ja tarkoitus

1. Sopimus perustuu liikenteen palveluista annetun lain (320/2017) mukaiseen vesikulkuneuvojen rekisteröintiin. Liikenneasioiden rekisteri on valtakunnallinen (pl. Ahvenanmaa) rekisteri, jonka ylläpito ja käyttö ovat Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin vastuulla. Traficom vastaa rekisteritietojen ylläpitämisestä ja käsittelystä siten kuin niistä edellä mainitussa laissa säädetään.

2. Kyseessä on avustavien julkisten hallintotehtävien siirrosta (320/2017, 209 ja 211§) Traficomilta Sopimusrekisteröijälle. Tämä Sopimus sitoo Sopimusrekisteröijän toimimaan rikosoikeudellisessa virkavastuussa liikenteen palveluista annetun lain (320/2017, 210§) mukaisesti sekä noudattamaan julkisuuslakia (621/1999).

3. Tällä sopimuksella Traficom järjestää vesikulkuneuvojen Rekisteröintitoimintaa hankkimalla toimintaan tarvittavia avustavia Palveluja Sopimusrekisteröijältä. Sopimuksen tarkoituksena on lisäksi sopia niistä ehdoista ja menettelytavoista, joita sovelletaan sopijapuolten välillä silloin, kun Sopimusrekisteröijällä on oikeus käyttää tässä sopimuksessa tarkoitetun rekisteröintitehtävän hoitamiseksi tietoja Traficomin ylläpitämästä liikenneasioiden rekisteristä. Sopimus koskee Henkilötietojen käsittelyä ja Traficomin tilaamaa Palvelua vesikulkuneuvojen rekisteröimiseksi Xxxxxxxxxx lukuun tämän sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelystä on sovittu tarkemmin tämän sopimuksen kohdassa 12 ja 13 ja Rekisteröintipalvelut on kuvattu tarkemmin liitteessä 3.

4. Sopimusrekisteröijän on noudatettava tämän Sopimuksen mukaisten Palvelujen tuottamisessa lakia liikenteen palveluista (320/2017), vesiliikennelakia (782/2019), vesikulkuneuvojen rekisteröintimääräystä TRAFICOM/108807/00.00.00.00/0000, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), tiedonhallintalakia (609/2019), tietosuojalakia (1050/2018), hallintolakia (434/2003), kielilakia (423/2003) ja julkisuuslakia (621/1999).

Traficom tiedottaa Sopimusrekisteröijälle niistä säädösmuutoksista, joilla on vaikutusta tämän sopimuksen mukaiseen toimintaan. Traficom toimittaa Sopimusrekisteröijälle toimintaohjeet säädösmuutosten aiheuttamista muutoksista palveluiden tuottamisessa.

Sopimusrekisteröijän on lisäksi noudatettava Traficomin sekä Liikenne- ja viestintäministeriön antamia ohjeita ja määräyksiä. Traficom tiedottaa ohjeiden ja määräysten muutoksista sekä voimaantulosta Sopimusrekisteröijälle. Ohjeistuksen järjestämistä on kuvattu tarkemmin liitteessä 5.

4 Sopimuksen kohde ja tavoite

SPECIMEN

Sopimus koskee Henkilötietojen käsittelyä sekä liitteessä 3 mainittujen Rekisteröintipalveluiden tuottamista Traficomille. Sopimusrekisteröijä saa käyttöönsä PURKKI-tietojärjestelmään tallennetut Rekisteri-ilmoitus tiedot rekisteröintitehtävien hoitamiseen tässä sopimuksessa ja sen liitteessä esitettyjen ehtojen mukaisesti. Rekisteröintipalvelun tuottajana on Sopimusrekisteröijä, joka käsittelee Palvelun tuottamiseen tarvittavia Henkilötietoja Traficomin lukuun.

Tämän Sopimuksen tavoitteena on varmistaa tuotettavien Rekisteröintipalveluiden elinkaaren kattava turvallisuus ja Sopimusrekisteröijän toiminnan vaatimustenmukaisuus. Tavoitteena on lisäksi varmistaa Traficomin aineiston luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus palvelutuotannossa siitä riippumatta, onko Traficomin aineisto tämän sopimuksen perusteella Xxxxxxx pidettävää tietoa. Tämä sopimus asettaa myös vaatimukset turvallisuusjärjestelyille, salassapidolle, tietosuojalle ja muusta tietoturvallisuudesta Palveluiden tuottamisessa sekä kaikessa sopimukseen liittyvässä Traficomin ja Sopimusrekisteröijän välisessä yhteistyössä.

5 Määritelmät

Tässä sopimuksessa ja sen liitteissä alla olevilla termeillä tarkoitetaan:

Rekisterinpitäjä on tässä sopimuksessa Traficom, joka määrittelee Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Sopimusrekisteröijä on Palveluntuottaja, joka tuottaa rekisteritoimintaan liittyviä Palveluita ollessaan sopimussuhteessa Xxxxxxxxxx kanssa.

Rekisteröintitoiminta vesikulkuneuvojen rekisteröintiin liittyviä toimenpiteitä, joita Sopimusrekisteröijä saa sopimuksen puitteissa tehdä.

Toimipaikka/Toimitila jossa tehdään Sopimusrekisteröijän vastaanottamien Rekisteri-ilmoitusten päivitys PURKKI- tietojärjestelmään. Toimipaikka/Toimitila tarkoittaa joko yksittäistä huonetta tai niistä muodostuvaa kokonaisuutta sekä

tietoteknisiä laitetiloja, joissa suoritetaan Sopimuksessa sovittuja tai siihen liittyviä tehtäviä, esimerkiksi säilytetään, käytetään tai muutoin käsitellään tietoja.

Alihankkija tarkoittaa Palvelun tuottamiseen osallistuvaa kolmatta osapuolta, jonka toiminnasta Sopimusrekisteröijä vastaa kuin omastaan. Tässä tarkoitetuksi Alihankkijaksi katsotaan myös Sopimusrekisteröijän Palvelun tuottamisessa käyttämät ICT-laitteiston huolto- ja korjaustehtäviä suorittavat Alihankkijat, ellei toisin sovita.

Henkilötieto tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja kuten se on määritelty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksen (2016/679) 4 artiklassa.

Käsittely (Henkilötietojen käsittely) tarkoittaa tietojen keräämistä, tallettamista, kopiointia, järjestämistä, käyttöä, lukemista, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita tietoihin kohdistuvia toimenpiteitä kuten se on määritelty EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksen (2016/679) 4 artiklassa.

SPECIMEN

Palvelu (Rekisteröintipalvelu) tarkoittaa Traficomin lukuun toimitettavaa palvelua, josta Traficom ja Sopimusrekisteröijä ovat sopineet sopimuksessa rekisteröintitoiminnasta.

Sopimus tarkoittaa Traficomin ja Sopimusrekisteröijän välistä sopimusasiakirjaa, jossa sovitaan Rekisteröintipalvelun sisällöstä, vastuista ja ehdoista.

Salassa pidettävä tieto tarkoittaa kaikkea sellaista asiakirjamuotoista tai muuta tietoa, joka on määritelty Salassa pidettäväksi laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä ”julkisuuslaki”) tai muussa lainsäädännössä, ja jonka tilaaja on tällaiseksi tiedoksi ilmoittanut tai jonka Sopimusrekisteröijä tiesi tai olisi pitänyt tietää kuuluvan tällaisiin tietoihin. Salassa pidettävä tieto on luokiteltu Salassa pidettäväksi perustuen julkisuuslain 621/1999 24.1 §:n kohtiin 1, 3, 4, 6 tai 12–32 taikka turvallisuusluokitelluksi perustuen julkisuuslain 621/1999 24.1 §:n kohtiin 2, 5, 7–11. Salassa pidettävää tai turvallisuusluokiteltua tietoa voivat olla esimerkiksi Traficomin henkilöstöön, asiakkaisiin, alihankkijoihin, prosesseihin, palveluihin, tiloihin, tietojärjestelmiin, tietokantoihin, ohjelmistoihin, rekistereihin, turvallisuus- ja varautumisjärjestelyihin sekä liikesalaisuuksiin liittyvät tiedot samoin kuin näiden tietojen muotoiluun, rakenteeseen ja metatietoon liittyvät tiedot.

PURKKI Traficomin vesikulkuneuvojen rekisteröintiin liittyvä tietojärjestelmä, johon Sopimusrekisteröijä tekee Rekisteri-ilmoitus merkintöjä liikenteen palvelusta annetun lain (320/2017) mukaisesti.

Tekninen tukijärjestelmä tarkoittaa pääosin Sopimusrekisteröijän omaan käyttöön tarkoitettua tietojärjestelmää, joka ei sisälly Palvelun toimitukseen, mutta jota Sopimusrekisteröijä käyttää Palvelun tuottamiseen tai jossa käsitellään Traficomin aineistoa, kuten esimerkiksi sähköposti-, tiketöinti-, työryhmä-, toiminnanohjaus-, konfiguraationhallinta- tai vastaavaa tietojärjestelmää.

Tietotekninen laitetila tarkoittaa erityisesti konesalia, palvelinhotellia, viestiasemaa, tietoverkon valvomo- tai hallintatilaa tai muuta erillistä teknistä tilaa.

Traficomin aineisto tarkoittaa sopimuksen mukaisen tuotteen toimituksen tai palvelun yhteydessä käytettävää tai niihin sisältyvää Traficomin asiakirjaa, kirjallisia tietoja, tietokantoja ja ohjelmistoja, sekä muuta aineistoa, jonka Traficom on luovuttanut Sopimusrekisteröijälle Palvelun tuottamista varten, sekä lisäksi Palvelua

käytettäessä syntynyttä Traficomin tietoaineistoa, tämän muotoilua, rakennetta ja metatietoa.

Tietoaineisto voi olla tallennusteknisesti tiedostoissa, tietokannoissa tai muissa tallennusmuodoissa. Tässä määritelmässä tietosisällöllä ja tiedolla tarkoitetaan sekä raakatietoa että jalostettua tietoa.

6 Rekisteröintitoiminnan järjestäminen

6.1 Rekisteröintitoimintaan liittyvät toimenpiteet

Sopimusrekisteröijän tulee ottaa vastaan liitteessä 3 mainittuja rekisteri-ilmoituksia ja periä rekisteröinnistä liitteen 4 palveluhinnaston mukainen maksu. Rekisteri- ilmoituksissa ilmoitetut tiedot viedään PURKKI-tietojärjestelmään toimipaikalla Traficomin ohjeistuksen mukaisesti.

Sopimusrekisteröijän on pyrittävä tarjoamaan kaikkia sopimuksessa mainittuja Rekisteröintipalveluja asiakkaille toimipaikkojen aukioloaikoina.

SPECIMEN

Sopimusrekisteröijän toiminta on järjestettävä siten, että Rekisteri-ilmoitusten tallentaminen ja asiakkaan neuvonta pystytään hoitamaan ilmoituksen tekemisen yhteydessä.

Sopimusrekisteröijän asiakaspalvelu on järjestettävä kielilain (423/2003) edellyttämällä tavalla. Palvelu tulee pystyä järjestämään suomen ja ruotsin kiellellä.

Sopimusrekisteröijän on neuvottava asiakasta rekisteröinteihin liittyvissä asioissa hallintolain (434/2003) edellyttämällä tavalla. Sopimusrekisteröijällä tai sen palvelukseen kuuluvalla ei ole oikeutta antaa Traficomia sitovia ohjeita rekisteröimisestä tai rekisteröimisen edellytyksistä, jotka poikkeavat tai voivat poiketa Traficomin ohjeistuksesta.

6.2 Toimipaikat

6.2.1 Toimipaikan perustaminen

Sopimusrekisteröijän tulee ilmoittaa kirjallisesti Traficomille uudesta toimipaikasta ennen toiminnan aloittamista. Sopimusrekisteröijän on ennen toiminnan aloittamista varmistuttava siitä, että:

• toimipaikan laitteet ja Toimitilat soveltuvat Rekisteröintitoimintaan. Vaatimukset on kuvattu tarkemmin kohdassa 6.2.3.

• toimipaikalla on vaatimukset täyttävät Rekisteröintitoimintaa harjoittavat henkilöt

• tietoliikenneyhteydet toimivat ja ovat tietoturvallisia

6.2.2 Toimipaikan lopettaminen

Sopimusrekisteröijän on ilmoitettava Sopimusrekisteröijän toimipaikan rekisteröintitoiminnan lopettamisesta Traficomille viimeistään kuukausi ennen toiminnan lopettamista.

6.2.3 Toimipaikalta vaadittavat edellytykset

• vastaanottopisteet tulee järjestää siten, että asiakkaiden tietosuoja on turvattu

• vastaanottopisteissä olevat työasemien näytöt on sijoitettava niin, että asiakkaat eivät näe näytöllä olevia tietoja

• toimipaikoilla on järjestettävä rekisteröintitoiminnassa tarvittavien tai sen yhteydessä saatavien asiakirjojen ja muiden tarvikkeiden säilytys turvallisesti. Säilytyspaikka on oltava suojattu ja lukittu siten, että toimipisteen sisätiloista ei voida säilytyspaikkaa murtamatta päästä käsiksi em. asiakirjoihin tai tarvikkeisiin

• toimipaikkojen tulee lisäksi täyttää kohdassa 9.2 tarkemmin määritellyt turvallisuusvaatimukset

6.2.4 Toimitilojen tarkastus

Traficom voi suorittaa toimipaikan tarkastuksen. Tarkastuksessa käydään läpi toimitilojen, laitteiden ja varusteiden sopivuus Rekisteröintitoimintaan.

SPECIMEN

6.3 Maksuehdot

Traficom lähettää Sopimusrekisteröijälle laskun aina kun Sopimusrekisteröijä tekee rekisteröintitoimenpiteitä. Laskutus tapahtuu kuukausittain. Lasku sisältää Sopimusrekisteröijän laskutettavat suoritteet. Laskutus hoidetaan nettoperiaatteella. Palvelukorvaus vähennetään asiakashinnan määrästä. Jos palvelukorvaukset ovat suuremmat kuin asiakkaalta perittävät maksut, maksaa Traficom Sopimusrekisteröijälle erotuksen. Muutoin Traficom laskuttaa asiakasta. Lasku tehdään rekisteristä saatavien rekisteröintitietojen perusteella.

Jos Sopimusrekisteröijän maksusuoritus viivästyy, on se velvollinen maksamaan korkolain mukaista viivästyskorkoa.

Palveluhinnasto on eritelty liitteessä 4.

Laskutusosoitteen muutokset tulee ilmoittaa Traficomiin osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx tai Traficom PL 320 00059 TRAFICOM.

6.4 Henkilöstön luotettavuuden arviointi

Sopimusrekisteröijä on vastuussa henkilöstönsä luotettavuudesta liikenteen palveluista annetun lain tarkoittamalla tavalla. Yksittäistä rekisteröijää voidaan pitää luotettavana, jos tämä ei ole toiminnallaan osoittanut olevansa ilmeisen sopimaton rekisteröintejä suorittavaksi henkilöksi. Henkilö, jota ei enää voida pitää luotettavana, ei saa toimia rekisteröintitehtävissä. Rekisteröintejä suorittavan ja rekisteröinnistä vastaavan henkilön luotettavuuden arvioinnista on säädetty liikenteen palveluista annetussa lain (320/2017) 212 §:ssä.

Traficom arvioi Sopimusrekisteröijän henkilöstön luotettavuuden ennen käyttöoikeuden myöntämistä. Käyttöoikeuden epäämistilanteissa, Sopimusrekisteröijä vastaa siitä, ettei henkilö osallistu välillisestikään sopimuksen mukaisen Rekisteröintipalvelun tuottamiseen.

Traficomilla on luotettavuuden arvioinnista tai muusta vastaavasta selvityksestä ilmenneestä syystä oikeus olla hyväksymättä Sopimusrekisteröijän ehdottamia henkilöitä sopimuksen mukaisten Palvelujen tuottamiseen. Sopimusrekisteröijän on myös viivytyksettä ja veloituksetta vaihdettava henkilö, jota Xxxxxxxx ei edellä mainituista syistä enää hyväksy kyseiseen tehtävään. Traficom ei vastaa henkilön työskentelyn epäämisestä aiheutuvista kustannuksista. Korvaavalla henkilöllä on oltava vastaava pätevyys ja ammattitaito sekä Xxxxxxxxxx hyväksyntä.

Jos sopimuksen voimassaoloaikana käy ilmi sellainen rekisteröijään liittyvä seikka, joka osoittaa henkilön olevan sopimaton rekisteröintejä suorittavaksi henkilöksi, tulee Sopimusrekisteröijän ilmoittaa siitä Traficomille tiedon saatuaan.

6.5 Sopimusrekisteröijän henkilöroolit

Sopimusrekisteröijällä pitää olla nimetty sopimusyhteyshenkilö, rekisteröinnin vastuuhenkilö, yksi tai useampi käyttöoikeusvastuuhenkilö, tietosuojavastaava/tietosuojasta vastaava ja tietoturvavastaava. Sopimusyhteyshenkilöt on nimetty liitteessä 1. Näiden henkilöiden muutoksista tulee viipymättä ilmoittaa Traficomiin yritystieto-ja vastuuhenkilö lomakkeella.

SPECIMEN

6.5.1 Rekisteröinnin vastuuhenkilö

Vastuuhenkilöllä on oltava riittävä asiantuntemus ja perehtyneisyys rekisteröintitoiminnasta. Vastuuhenkilö vastaa muun muassa ohjeistuksen toimittamisesta rekisteröijille ja koulutuksen järjestämisestä. Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu antaa Xxxxxxxxxx valvontaa varten pyytämät tiedot. Vastuuhenkilön tehtäviä ovat:

• vastata rekisteröijien riittävästä perehdyttämisestä Rekisteröintitoimintaan

• vastata perehdytyksestä tietojärjestelmän (PURKKI) käyttöön

• vastata toiminnan laadun ylläpitämisestä ja kehittämisestä

• vastata valvontaa koskevien tietojen toimittamisesta Traficomille

• toimia rekisteröijänä

6.5.2 Rekisteröijä

Rekisteröijä voi aloittaa tehtävät heti liitteen 5 mukaisen koulutuksen saatuaan ja suoritettuaan hyväksytysti rekisteröinnin kokeen. Tällöin Rekisteröijällä tulee olla riittävä asiantuntemus ja perehtyneisyys Rekisteröintitoimintaan.

6.5.3 Käyttöoikeusvastuuhenkilö

Sopimusrekisteröijän tulee ilmoittaa Traficomille yksi tai useampi Käyttöoikeusvastuuhenkilö, jonka tehtävänä on hakea Sopimusrekisteröijän käyttöoikeudet sekä ilmoittaa niissä tapahtuneista muutoksista. Sopimusrekisteröijä huolehtii käyttäjätunnusten ja salasanojen käytöstä Traficomin antamien ohjeiden mukaisesti.

6.5.4 Sopimusyhteyshenkilö

Sopimusyhteyshenkilö seuraa ja valvoo sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Sopimusyhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta. Sopimusyhteyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava Traficomiin. Sopimusyhteyshenkilön tulee ilmoittaa vastuuhenkilöt ja niiden muutokset Traficomille.

Sopimusyhteyshenkilö voi allekirjoittaa sopimuksen, jos hänellä on yrityksen allekirjoitusoikeus.

6.5.5 Tietosuojavastaava / Tietosuojasta vastaava

Sopimusrekisteröijä nimeää Tietosuojavastaavan tai Tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Traficomin rekisterinpitovastuulla oleviin Henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Tietosuojavastaavan rooli on avattu tarkemmin kohdassa 12.3.

6.5.6 Tietoturvavastaava

Sopimusrekisteröijä nimeää Tietoturvavastaavan tai tietoturvasta vastaavan yhteyshenkilön Traficomin tietoturvallisuuteen liittyvissä yhteydenotoissa. Tietoturvavastaava henkilö vastaa tietoturvallisuudesta kohdan 9 määrittelemällä tasolla ja raportoi mahdollisista poikkeamista tietoturvassa Traficomille.

6.6 Rekisteröinnissä käytettävät lomakkeet

SPECIMEN

Traficom vastaa rekisteröinnissä käytettävien lomakkeiden tietosisällöstä ja ulkoasusta.

7 Tietojen käyttö ja oikeus toimia Traficomin lukuun

Sopimusrekisteröijällä on oikeus käyttää tietoja tällä Sopimuksella annettuihin vesikulkuneuvoihin liittyviin avustaviin rekisteröintitehtäviin ja niiden valmisteluun.

Sopimusrekisteröijä ei saa julkaista, jälleenmyydä, tallentaa tai muuten edelleen luovuttaa tietoja kolmannelle osapuolelle. Tarkemmin henkilötietojen käsittelyn ehdoista kohdassa 12 ja 13.

Käsittelyoikeus ei anna Sopimusrekisteröijälle oikeutta ohjelmistoihin ja menetelmiin eikä yksinoikeutta käytettäviin tietoihin.

7.1 Käyttöoikeuksien ylläpito

Traficom huolehtii siitä, että myönnettävät käyttöoikeudet ovat Sopimusrekisteröijän käyttöoikeushakemuksissa ilmoitettujen käyttöoikeustarpeiden mukaisia. Traficom myös hallinnoi Sopimusrekisteröijän ilmoittamien käyttäjien käyttäjätunnuksia ja salasanoja.

Traficomilla on oikeus poistaa vähintään kaksitoista (12) kuukautta yhtäjaksoisesti käyttämättä ollut käyttäjätunnus ilman ennakkoilmoitusta.

7.2 Tietojärjestelmien tekniset vaatimukset

PURKKI-tietojärjestelmän käyttämiseksi tarvittava laitteisto, tietoliikenneyhteydet ja muut tekniset vaatimukset on kuvattu liitteessä 6. Sopimusrekisteröijän on noudatettava toiminnassaan PURKKI-tietojärjestelmän teknisiä vaatimuksia.

Traficomilla on oikeus yksipuolisesti päivittää liitettä 6 sekä antaa liitteen käsittelemistä asioista sekä muista teknisistä ja toiminnallisista asioista tarkempia Sopimusrekisteröijää sitovia ohjeita.

Traficomin tiedottaa Sopimusrekisteröijää liitteen (6) muutoksista viimeistään 2 kk ennen uuden liiteversion voimaantuloa. Sopimusrekisteröijä voi huolimatta tämän

sopimuksen kohdasta 25 irtisanoa sopimuksen päättymään uuden liiteversion voimaantulopäivään ilmoittamalla tästä kirjallisesti Traficomille viimeistään yhtä (1) kuukautta ennen uuden liiteversion voimaantuloa.

7.3 Järjestelmätuki ja käyttöhäiriöt

PURKKI-tietojärjestelmän käyttäjät saavat järjestelmätukea Traficomin järjestelmätuesta PURKKI:n ongelma- ja häiriötilanteissa. Toiminta järjestelmän häiriötilanteissa ja Traficomin antama järjestelmätuki on kuvattu liitteessä 7.

Traficomilla on oikeus ottaa tietojärjestelmänsä tilapäisesti pois käytöstä tietojärjestelmäasennuksen tai muun välttämättömän syyn vuoksi. Traficom ilmoittaa käyttökatkoksista Sopimusrekisteröijälle niin aikaisin, kuin mahdollista.

8 Salassapito ja vaitiolovelvollisuus

SPECIMEN

Traficom noudattaa julkisyhteisönä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetusta laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevia julkisuutta ja salassapitoa koskevia säännöksiä. Rekisteriin sovelletaan, mitä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), tietosuojalaissa (1050/2018) ja tiedonhallintalaista (906/2019) säädetään Henkilötietojen käsittelystä.

Palveluntuottajan henkilöstöä sitoo liikenteen palveluista annetun lain (320/2017) 210 §:n 2 momentissa mainittu salassapitovelvoite, joka jatkuu myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Sopijapuolet vastaavat, että tämä määräys toteutuu kaikkien heidän palveluksessaan olevien osalta.

Sopimusrekisteröijän palveluksessa olevan henkilön on täytettävä seuraavat edellytykset saadakseen oikeuden käsitellä Xxxxxxx pidettävää tietoa, joka on julkisuuslain nojalla Xxxxxxx pidettävää tai turvallisuusluokiteltua:

• Sopimusrekisteröijä on hyväksyttänyt henkilön Xxxxxxxxxxxx etukäteen;

• henkilön luotettavuus on varmistettu erityislainsäädännössä määritetyillä tavoilla;

• henkilö on tietoinen tämän liitteen mukaisista velvoitteistaan, ml. salassapito;

• henkilö on suorittanut Xxxxxxxxxx osoittaman tietoturvakoulutuksen, mikäli Xxxxxxxx edellyttää sen suorittamista.

Sopimusrekisteröijä huolehtii hallussaan olevien tietojen osalta siitä, että tietosuojaa, salassapitoa ja tietoturvallisuutta koskevia säännöksiä ja viranomaisten määräyksiä noudatetaan.

Sopimusrekisteröijä sitoutuu pitämään Xxxxxxx pidettävän tiedon salassa ja käsittelemään sitä tämän sopimuksen vaatimusten mukaisesti.

Sopimusrekisteröijä saa luovuttaa Traficomin aineistoa vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja Rekisteröintipalvelun tuottamiseen liittyvissä työtehtävissään ja joilla on tämän sopimuksen mukainen Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelyoikeus. Traficomin aineistoa ei saa oikeudetta näyttää eikä luovuttaa sivulliselle eikä antaa sitä oikeudetta teknisen käyttöyhteyden avulla tai muulla tavalla sivullisen nähtäväksi tai käytettäväksi

Sopimusrekisteröijän on Traficomin pyynnöstä Rekisteröintipalvelua käynnistettäessä laadittava luettelo sellaisista Rekisteröintipalvelun tuottamiseen

osallistuvista Sopimusrekisteröijän tai sen Xxxxxxxxxxxx henkilöistä, joilla on pääsy Traficomin asiakastietoihin, tunnistamistietoihin ja Salassa pidettäviin tietoaineistoihin. Sopimusrekisteröijän on muutosten tapahtuessa päivitettävä luettelo ja toimitettava se Traficomille.

Tarpeettomat tiedostot ja tulosteet tulee tuhota tiedon luokituksen edellyttämällä tavalla, ellei Traficom ole antanut asiasta tarkempaa ohjeistusta.

Sopimusrekisteröijä sitoutuu noudattamaan tämän Sopimuksen velvoitteita Xxxxxxx pidettävän tiedon käsittelystä ja varmistamaan, että Rekisteröintipalveluun tuottamiseen osallistuva henkilöstö ja Xxxxxxxxxxxx henkilöstö noudattavat näitä velvoitteita.

Sopimusrekisteröijä on velvollinen valvomaan mainittujen tietojen ja Sopimuksen sekä sen liiteasiakirjojen käsittelyä omissa toimipaikoissaan ja ilmoittamaan Traficomille mahdollisista väärinkäytöksistä.

Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Sopimusrekisteröijän on palautettava tai Traficomin suostumuksella hävitettävä Traficomin aineisto.

SPECIMEN

Sopimusrekisteröijä auttaa Rekisterinpitäjää täyttämään rekisteröidyn oikeuksiin liittyvät pyynnöt, auttaa Rekisterinpitäjää toteuttamaan tietoturvaloukkausten ilmoittamiseen liittyvät velvoitteet ja käsittelee Henkilötietoja vain Rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Sopimusrekisteröijä tiedostaa, että Xxxxxxx pidettävän tiedon luvaton paljastaminen tai oikeudeton käsittely saattaa olla rikoslain mukaan rangaistava teko. Traficom valvoo lainsäädännön sallimin keinoin salassapitovelvoitteiden noudattamista.

9 Hallinnollinen ja fyysinen tietoturvallisuus

Sopimusrekisteröijän on noudatettava toiminnassaan julkista hallintotehtävää Traficomin lukuun toimittavalle palveluntuottajalle asetettuja turvallisuusvaatimuksia.

9.1 Yleiset vaatimukset

Sopimusrekisteröijä sitoutuu toteuttamaan sovitut tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joita tarvitaan Traficomin aineiston suojaamiseksi luvattomalta tietoihin pääsyltä tai tietojen tuhoutumiselta tai muuttumiselta.

Traficom on määrittänyt Palveluun ja Sopimusrekisteröijän toimintaan liittyvät tietoturvavaatimukset, jotka Sopimusrekisteröijän tulee täyttää. Vaatimukset on esitetty tässä sopimuksessa. Vaatimukset asettavat vähimmäistason Palvelun tietoturvallisuudelle.

Sopimusrekisteröijä sitoutuu noudattamaan tiedonhallintalain ja asiakirjojen turvallisuusluokittelusta valtionhallinnossa annetun asetuksen mukaisia käsittelysääntöjä. Traficom luokittelee Sopimusrekisteröijälle luovutettavat tiedot ja mikäli luokitus kuitenkin puuttuu, tulee Sopimusrekisteröijän käsitellä tietoa kuin se olisi luokiteltu Salassa pidettävänä.

Sopimusrekisteröijä on velvollinen ilmoittamaan Traficomille, jos Sopimusrekisteröijän on noudatettava sopimuksen mukaisessa toiminnassaan

muuta kuin Suomen tai Euroopan unionin lainsäädäntöä, joka voi muodostaa ristiriidan tämän sopimuksen ehtojen kanssa.

9.2 Sopimusrekisteröijän toimitilojen turvallisuus

Sopimusrekisteröijän toimitilojen tulee olla Salassa pidettävän tiedon asettamat vaatimukset huomioon ottaen asianmukaisesti suojattu riittävillä turvallisuusjärjestelyillä luvattoman pääsyn estämiseksi toimitiloihin ja siellä olevaan Salassa pidettävään tietoon. Sopimusrekisteröijän tulee varmistaa tilojen tarkoituksenmukainen fyysinen turvallisuus tulipalon, sähkökatkosten, vesivaurioiden, ulkopuolisten häiriötekijöiden yms. erityistilanteiden varalta. Traficom ja Sopimusrekisteröijät sopivat tarvittaessa Palveluun liittyvistä tarkemmista vaatimuksista.

Kulunvalvonta Tietoteknisiin laitetiloihin, joissa käsitellään Salassa pidettävää tietoa, on järjestettävä siten, ettei kukaan pääse saapumaan tai poistumaan tulematta rekisteröidyksi (sähköinen/kirjallinen loki tai vastaava).

10 Tietojärjestelmien hallinnan vaatimukset ja ohjelmistoturvallisuus

SPECIMEN

Sopimusrekisteröijä on Traficomin pyynnöstä velvollinen hyväksyttämään Traficomilla sellaiset Sopimusrekisteröijän palvelukseen kuuluvat henkilöt, jotka voivat pääsyoikeuksiensa perusteella keskeyttää tai vaarantaa Traficomin tietojärjestelmien toiminnan taikka vaarantaa tietojärjestelmän tietoturvallisuuden. Traficom voi hakea tällaisista henkilöistä tarvittaessa henkilöturvallisuusselvityksen. Sopimusrekisteröijän tulee huolehtia Sopimusrekisteröijän vastuulla olevien palveluympäristöjen osalta siitä, että:

• sen henkilöstön oikeudet ja valtuudet Palvelun tuottamisessa käytettävissä tietojärjestelmissä rajataan vain työtehtävien edellyttämään laajuuteen,

• pääsyoikeuksien myöntämisen, muuttamisen ja poistamisen osalta noudatetaan prosessia, joka kattaa Toimitilat, Tietojärjestelmät ja palvelut,

• pääsyoikeudet tietojärjestelmiin, joissa käsitellään Traficomin aineistoa, ovat henkilökohtaisia,

• Sopimusrekisteröijän palvelukseen kuuluvalle henkilölle myönnetyt Traficomin käyttäjätunnukset ja pääsyoikeudet poistetaan ilman viivytystä, kun henkilö ei enää osallistu Palvelun tuottamiseen ja;

• sopimuksen päätyttyä Sopimusrekisteröijä palauttaa tai tuhoaa Xxxxxxxxxx luovuttaman aineiston (lomakkeet ja tarrat) ja sulkee sopimuksen nojalla avaamansa tietoliikenne-, tietojärjestelmä-, tiedonsiirto- sekä etäkäyttöyhteydet.

Sopimusrekisteröijä vastaa Palvelun osalta siitä, että:

• sen Traficomin tietojenkäsittely-ympäristöön liitettyihin tietojärjestelmäpalveluihin, ohjelmistokomponentteihin tai medioihin ei sisälly haittaohjelmia tai muuta tahallista haitallista toiminnallisuutta,

• se seuraa Palvelun tuottamiseen liittyviin ohjelmistoihin, kolmannen osapuolen komponentteihin ja sen osana oleviin valmisohjelmistoihin liittyviä tietoturvallisuustiedotteita, julkaistuja tietoturvapäivityksiä ja haavoittuvuuksia sekä vastaa ohjelmistojen ja komponenttien viivytyksettömästä päivittämisestä yhteensopivuuden varmistamisen jälkeen,

• se tiedottaa Traficomia viivytyksettä Palvelun tuottamiseen liittyvien ohjelmistojen ja komponenttien tietoturvahaavoittuvuuksista, josta haavoittuvuuksia sisältäviin ohjelmistoihin tai komponentteihin ei ole saatavilla päivityksiä.

11 Raportointivelvollisuus

Sopimusrekisteröijä valvoo tämän sopimuksen edellyttämän turvallisuustason toteutumista ja vaatimuksen mukaisuutta toiminnassaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti, kirjaa mahdolliset poikkeamat ja raportoi ne Traficomille viivytyksettä sekä aloittaa korjaustoimet ensi tilassa. Sopimusrekisteröijä ei veloita tämän kohdan mukaisista toimenpiteistä. Tietosuojaan liittyvät poikkeamat tulee käsitellä sopimuksen kohdan 12.7 mukaisesti.

Sopimusrekisteröijä on viipymättä velvollinen ilmoittamaan Traficomille, jos Sopimusrekisteröijään kohdistuu Traficomia mahdollisesti uhkaavia yhteydenottoja tai uhkatilanteita. Ohjeistus löytyy Traficomin ylläpitämällä sivustolla.

SPECIMEN

Traficom seuraa tietoturvallisuuteen ja jatkuvuuden varmistamiseen liittyviä muutoksia ja ilmoittaa Sopimusrekisteröijälle muutostarpeista. Muutosten toteuttamisesta ja kustannuksista sovitaan erikseen.

12 Henkilötietojen käsittely

12.1 Yleistä

Tässä kohdassa määritellään Traficomia ja Sopimusrekisteröijää sitovasti ne Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Sopimusrekisteröijä Traficomin toimeksiannosta käsittelee Henkilötietoja Traficomin lukuun. Henkilötietojen käsittelyn ehdoissa kuvatuista Sopimusrekisteröijän toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole tässä sopimuksessa sovittu.

Tietosuoja-asetuksessa (EU 2016/679) tarkoitettuna Rekisterinpitäjänä sopimuksen perusteella käsiteltävien Henkilötietojen osalta toimii Traficom. Sopimusrekisteröijä toimii Henkilötietojen käsittelijänä ja noudattaa tämän sopimuksen ehtoja Henkilötietojen käsittelystä.

Sopimusrekisteröijä ei saa käyttää tai muulla tavoin hyödyntää sopimuksen perusteella käsittelemiään Henkilötietoja muuhun kuin sopimuksen täyttämisen mukaiseen tarkoitukseen ja silloinkin ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa.

Sopimusrekisteröijän on poistettava Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien Palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki henkilötiedot omista järjestelmistään sekä tuhottava mahdollisesti olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos Henkilötietojen käsittelijään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot.

Sopimusrekisteröijän on noudatettava voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja Henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Sopimusrekisteröijä vastaa siitä, että Palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja tämän sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen

erityisesti huomioon, mitä on säädetty sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta.

Sopimusrekisteröijä huolehtii tämän sopimuksen perusteella käsittelemiensä Henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta omien käytäntöjensä sekä tämän sopimuksen vaatimusten mukaisesti varmistaakseen Henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden.

Sopimusrekisteröijä ei saa ilman Xxxxxxxxxx erillistä suostumusta tallettaa mitään Henkilötietoja, joita Sopimusrekisteröijä käsittelee Traficomin puolesta.

12.2 Osapuolten roolit Henkilötietojen käsittelyssä

Käsiteltäessä Henkilötietoja Xxxxxxxx on Rekisterinpitäjä ja Sopimusrekisteröijä on Henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), ellei Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. ”Traficomin henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa Henkilötietoja, joista Traficom vastaa Rekisterinpitäjänä.

SPECIMEN

Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät sekä Rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet kuvataan sopimuksen kohdassa 13 olevassa Henkilötietojen käsittelytoimien kuvauksessa.

12.3 Sopimusrekisteröijän yleiset velvollisuudet

Sopimusrekisteröijä käsittelee Henkilötietoja sopimuksen mukaisesti.

Sopimusrekisteröijä toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että Traficomin Henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa Henkilötietojen lainmukainen käsittely sekä käsittelyjärjestelmien ja Palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus.

Sopimusrekisteröijä ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään Henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa.

Sopimusrekisteröijä nimeää Tietosuojavastaavan tai Tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Traficomin Henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Sopimusrekisteröijä ilmoittaa kirjallisesti Tietosuojavastaavan tai yhteyshenkilön yhteystiedot Traficomille.

Sopimusrekisteröijä saattaa Xxxxxxxxxx saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka Traficom tarvitsee Rekisterinpitäjälle ja Sopimusrekisteröijälle tällä Sopimuksella säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Xxxxxxxxxx vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja-asetuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Sopimusrekisteröijä tekee nämä tehtävät sopimuksen mukaisilla hinnoilla, ellei toisin sovita.

Sopimusrekisteröijä ilmoittaa Traficomille viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Sopimusrekisteröijä ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Sopimusrekisteröijä avustaa Traficomia, jotta Xxxxxxxx pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin

pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää Sopimusrekisteröijää esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, Henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa. Ellei toisin ole sovittu, Sopimusrekisteröijällä on oikeus laskuttaa Traficomia sopimuksessa sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa lisäkuluja Sopimusrekisteröijälle. Sopimusrekisteröijä on velvollinen ennakolta ilmoittamaan Traficomille mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.

Sopimusrekisteröijä sallii Traficomin tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osallistuu niihin. Tarkastusmenettelyä koskevat tarkemmat ehdot ovat sopimuksen kohdassa 15. Traficomin valvontaoikeus.

12.4 Traficomin ohjeet

Sopimusrekisteröijä noudattaa Xxxxxxxxxx Henkilötietojen käsittelyssä tätä Sopimusta ja ohjeistusta joka on käsitelty Sopimuksen kohdissa 12 ja 13. Sopimusrekisteröijä ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä Traficomille, jos Traficomin antamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos Sopimusrekisteröijä epäilee niitä lainvastaisiksi. Edellä mainitun lisäksi, Traficomilla on oikeus antaa tarkennettu ohjeistus Henkilötietojen käsittelystä.

SPECIMEN

Henkilötietoja on oikeus käsitellä vain Traficomin antamien, tässä sopimuksessa kirjattujen, ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus on sopimuksen kohdassa 13. Traficomilla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Sopimusrekisteröijälle antamiaan Henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukaisiin Palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan sopimuksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä.

12.5 Sopimusrekisteröijän henkilöstö

Sopimusrekisteröijä varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Traficomin Henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Sopimusrekisteröijä varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Traficomin Henkilötietoihin, on tietoinen Henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelee niitä ainoastaan sopimuksen ehtojen mukaisesti. Tarkempi määrittely henkilöstön luotettavuudesta kohdassa 8.

12.6 Sopimusrekisteröijän Toimipaikka/Toimitila

Sopimusrekisteröijällä on oikeus käsitellä Traficomin aineistoa vain sovitulla palvelutuotantoalueella. Ellei Palvelun tuottamispaikasta tai tilaajan aineiston käsittelystä ole toisin sovittu, Sopimusrekisteröijällä on oikeus käsitellä Traficomin aineistoa ainoastaan Suomessa. Mitä sopimuksessa ja sen liitteissä sovitaan Traficomin aineiston käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista Traficomin aineistoon esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä. Sopimusrekisteröijä tiedostaa tämän vaatimuksen koskevan myös erilaisia teknisiä tukijärjestelmiä, joita se hyödyntää palvelujen tuotannossa.

Sopimusrekisteröijä on pyynnöstä velvollinen ilmoittamaan Traficomille kaikki ne toimipisteet ja mahdolliset valtiot, joista Sopimusrekisteröijä tuottaa Rekisteröintipalvelua ja/tai käsittelee Traficomin aineistoa.

Sopimusrekisteröijä voi siirtää Traficomin aineistoa sovitusta Palvelun tuottamispaikasta ainoastaan Traficomin etukäteen antaman kirjallisen luvan perusteella. Henkilötietojen siirrossa sopijapuolet huolehtivat siitä, että siirto toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.7 Tietoturvaloukkaukset

Sopimusrekisteröijän on ilmoitettava Traficomille kirjallisesti tietoonsa tulleesta Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä osoitteeseen xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx sekä xxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. Lisäksi Sopimusrekisteröijä sitoutuu ilmoittamaan Traficomille ilman aiheetonta viivytystä muista Palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.

Sopimusrekisteröijän on annettava Traficomille vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:

1. tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;

SPECIMEN

2. tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;

3. kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja

4. kuvaus toimenpiteistä, joita Sopimusrekisteröijä ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan Sopimusrekisteröijä ryhtyy viipymättä sopimuksessa sovittuihin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoittamiseksi ja korjaamiseksi.

Traficom Rekisterinpitäjänä huolehtii tietoturvaloukkauksesta ilmoittamisesta rekisteröidylle viipymättä.

12.8 Henkilötietojen käsittelyn päättyminen

Sopimusrekisteröijä ei saa säilyttää eikä käsitellä toimipaikalla mitään Henkilötietoja sen jälkeen, kun rekisteröinti on tallennettu PURKKI-tietojärjestelmään. Henkilötietojen käsittely tulee päättää välittömästi, kun rekisteröintitoimenpide on päättynyt.

13 Henkilötietojen käsittelytoimien kuvaus

Tässä kuvataan käsittelytoimet, joita Sopimusrekisteröijä Henkilötietojen käsittelijänä tekee Traficomin puolesta, henkilötietojentyypit sekä käsiteltävät Henkilötiedot.

Henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava Sopimusrekisteröijän ja Traficomin välistä Sopimusta.

13.1 Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät

Osapuolet ovat sopineet, että Sopimusrekisteröijä käsittelee Xxxxxxxxxx puolesta Sopimuksessa sovitun rekisteröintitoiminnan tuottamiseksi seuraavia asiakkaan

henkilörekisteriin kuuluvia Henkilötietoja. Sopimusrekisteröijä käsittelee vesikulkuneuvojen rekisteröintiin liittyviä Henkilötietoja jotka ovat:

• Vesikulkuneuvon rekisteritunnus ja valmistenumero, purjetunnus, meriradiotunnus (MMSI), Traficom-numero.

• Vesikulkuneuvon moottorin valmistenumero.

• Vesikulkuneuvon omistajan / haltijan / luovutuksensaajan nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, yhteystiedot; katuosoite, paikkakunta, valtio, puhelinnumero, sähköposti, asiointikieli ja kansalaisuus.

Vesikulkuneuvon omistajaksi ja haltijaksi voidaan merkitä myös alaikäinen ja turvakiellollinen henkilö.

13.2 Turvakiellollisten Henkilötietojen käsittely

SPECIMEN

Sopimusrekisteröijä ei näe PURKKI-tietojärjestelmästä turvakiellollisen henkilön tietoja vaan tiedot tulee vahvistaa Traficomin taustatuesta. Turvakiellollisen tietoja ei saa milloinkaan luovuttaa asiakkaalle tai kolmannelle osapuolelle, eikä myöskään mainita, että henkilöllä on turvakielto. Asiakkaalle itselleen todetaan, että ”tietoja ei ole saatavilla”. Tietoa siitä, onko henkilöllä turvakielto voimassa, ei koskaan luovuteta. Turvakiellollisen henkilön Henkilötietojen käsittelystä on tarkempi ohjeistus liitteessä 2.

13.3 Käsittelyn luonne ja tarkoitus

Osapuolet ovat sopineet, että Sopimusrekisteröijä käsittelee liikenteen palvelusta annetun lain (310/2017) mukaiseen vesikulkuneuvojen rekisteröintiin liittyviä Henkilötietoja. Traficom tilaa Sopimusrekisteröijältä vesikulkuneuvojen Rekisteröintitoimintaan tarvittavia Palveluita, minkä vuoksi Sopimusrekisteröijän on käsiteltävä asiakkaan Henkilötietoja, jotta vesikulkuneuvojen rekisteröinnit voidaan kirjata PURKKI-tietojärjestelmään.

13.4 Henkilötietojen käsittelyn kesto

Sopimusrekisteröijä käsittelee tässä sopimuksessa yksilöityjä Henkilötietoja ainoastaan rekisteröintitoimenpiteen yhteydessä kunkin yksittäisen rekisteröintitapahtuman ajan. Tiedot tulee hävittää välittömästi rekisteröintitapahtuman jälkeen.

14 Rekisteröinnin koulutus

Traficom järjestää Sopimusrekisteröijälle rekisteröintikoulutusta suomen kielellä liitteen 5. mukaisesti.

15 Traficomin valvontaoikeus

Sopimusrekisteröijä on velvollinen antamaan Traficomille valvontaa varten tarvittavia tietoja. Traficomilla on oikeus nimittää riippumaton tarkastaja tai tehdä itse tarkastuksia Sopimusrekisteröijän toimipaikoissa ja saada tietoja Rekisteröintitoimintaan liittyvistä asiakirjoista. Traficomilla on oikeus tarkastaa Sopimusrekisteröijän vakavaraisuus sekä rekisteröintitulojen kirjaamisen oikeellisuus. Sopimusrekisteröijän on järjestettävä olosuhteet sellaiseksi, että tarkastus voidaan asianmukaisesti suorittaa. Traficomilla on oikeus käyttää virka- apua valvonnan suorittamisessa, jos Sopimusrekisteröijä ei sitä muutoin mahdollista.

Traficom valvoo, että rekisteröintitoiminnan aloittamisen edellytyksenä olevat seikat ovat voimassa koko sopimuskauden ajan. Sopimusrekisteröijän tulee kehittää sekä valvoa Rekisteröintitoimintaa ja henkilökuntaa Traficomin ohjeistamalla tavalla.

Lisäksi Traficomilla on oikeus Liikenteen palveluista annetun lain (320/2017) 215

§:n nojalla tarkastaa ja/tai auditoida Sopimusrekisteröijän toimintaa tässä sopimuksessa tarkoitettujen Henkilötietojen käsittelyn sekä tietoturvan osalta. Tarkastuksen voi suorittaa Traficom tai Traficomin valtuuttama taho. Virastolla on oikeus tehdä valvontaa varten tarkastuksia palveluntarjoajan toimitiloissa ja saada salassapitosäännösten estämättä tietoja rekisteröintitehtäviin liittyvistä asiakirjoista. Toimitilojen tarkastuksessa noudatetaan hallintolain (434/2003) 39

§:ää. Olennaiset puutteet, jotka muodostavat ilmeisen uhkan tietoturvallisuudelle, on korjattava heti tai Xxxxxxxxxx asettamassa aikataulussa. Traficom ei vastaa edellä mainituista korjauksista aiheutuvista kuluista ja kustannuksista.

Traficom valvoo, että vastuuhenkilöiden edellytykset ovat voimassa koko työsuhteen ajan.

Yksittäisen rekisteröijän yleisten edellytysten on oltava olemassa koko työsuhteen ajan. Traficom valvoo rekisteröijien tekemiä rekisteröintejä.

SPECIMEN

Mikäli tarkastuksessa on ilmennyt seikkoja, joiden johdosta Sopimusrekisteröijän voidaan osoittaa laiminlyöneen tai rikkoneen sille tässä sopimuksessa asetettuja velvoitteita ja ehtoja, vastaa Sopimusrekisteröijä tarkastuksesta Traficomille aiheutuvista kustannuksista, kuten tarkastajalle maksettavasta palkkiosta. Muussa tapauksessa Xxxxxxxx vastaa tarkastuksesta aiheutuneista kuluista.

Traficomilla on oikeus antaa yksi kirjallinen muistutus ja yksi kirjallinen huomautus rekisteröinneissä tapahtuneista virheistä. Jos rekisteröinninvastuuhenkilö tai rekisteröijä ei korjaa virhettä Traficomin antamaan määräaikaan mennessä, Traficom voi yksipuolisella päätöksellä lukita käyttäjätunnukset siihen saakka, kunnes virhe(et) on korjattu.

Traficomilla on oikeus tehdä tässä luvussa tarkoitettu tarkastus myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Traficom voi tarkastaa erityisesti sen, että Sopimusrekisteröijä on Sopimuksen mukaisesti tuhonnut tietoturvallisesti kaiken sopimuksen perusteella käsittelemänsä Traficomin aineiston.

16 Rekisteröintitoiminnasta perittävät maksut ja palvelukorvaukset

Rekisteröintitoiminnasta perittävät maksut määräytyvät Liikenne- ja viestintäviraston maksullisista suoritteista annetun Liikenne- ja viestintäministeriön asetuksen perusteella.

Sopimusrekisteröijän tulee periä asiakkaalta palveluhinnaston mukainen maksu. Sopimusrekisteröijä ei saa periä asiakkaalta muita maksuja (esim. käsittelymaksuja). Sopimusrekisteröijän suoritteet on eritelty palveluhinnastossa liitteessä 4.

Sopimusrekisteröijä saa rekisteröintitoiminnan hoitamisesta Traficomilta palveluhinnaston mukaisen palvelukorvauksen. Sopimuksen solmimisajankohtana voimassa oleva hinnasta on sopimuksen liitteenä 4.

Jos jonkun suoritteen tai suoritteiden sisältöön tulee sopimuskauden aikana oleellinen kustannuksia lisäävä muutos säädösten taikka ohjeiden perusteella, niin kyseisen suoritteen hinnoittelu neuvotellaan erikseen. Palvelukorvausneuvottelujen

tuloksena syntyy uusi palveluhinnasto. Palveluhinnaston muutoksista tiedotetaan Sopimusrekisteröijää. Uusi palveluhinnasto korvaa voimaantulopäivästään edellisen palveluhinnaston.

17 Vahingonkorvaus ja sopimussakko

Osapuolilla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta toteen näytetystä välittömästä vahingosta. Sopimuksella tarkoitetaan tätä sopimusta liitteineen.

Mikäli toinen osapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitetta tai loukannut immateriaalioikeuksia, on vahinkoa kärsineellä sopijapuolella oikeus korvaukseen myös toteen näytetystä välillisestä vahingosta.

SPECIMEN

Traficomilla on oikeus saada Sopimusrekisteröijältä sopimussakkoa, jos Traficom osoittaa Sopimusrekisteröijän rikkoneen tai laiminlyöneen salassapito- ja vaitiolovelvollisuutta, tietosuojaa, hallinnollista ja fyysistä tietoturvallisuutta, tietojärjestelmän hallinnan vaatimuksia, ohjelmistoturvallisuutta taikka raportointi velvollisuutta. Traficomilla on oikeus sopimussakkoon ilman velvollisuutta näyttää toteen Traficomille rikkomuksesta aiheutunutta vahinkoa. Traficom voi pidättää sopimussakon mahdollisista Sopimusrekisteröijälle suoritettavista sopimuksen mukaisista korvauksista.

Sopimussakon määrä jokaista salassapitovelvoitteen rikkomusta tai laiminlyöntiä kohden on 2 % sopimuksen mukaisten Rekisteröintipalveluiden vuosittaisesta liikevaihdosta, kuitenkin vähintään 1000 euroa.

Ennen sopimussakon perimistä Xxxxxxxxxx tulee ilmoittaa Sopimusrekisteröijälle kirjallisesti tämän sopimuksen rikkomuksesta. Jos sopijapuoli kirjallisesti pyytää, käsitellään rikkomus lisäksi Xxxxxxxxxx ja Sopimusrekisteröijän välisissä neuvotteluissa.

Sopimussakko ei rajoita Xxxxxxxxxx oikeutta saada Sopimusrekisteröijältä vahingonkorvausta.

Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679)

82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.

18 Alihankinta

Mitä tässä sopimuksessa on määritelty Sopimusrekisteröijästä ja Sopimusrekisteröijän henkilöistä, sovelletaan myös Alihankkijaan ja Xxxxxxxxxxxx henkilöihin. Mitä tässä sopimuksessa sovitaan Alihankkijasta, koskee myös sellaisia Sopimusrekisteröijän konserniyhtiöitä, jotka osallistuvat sovitusti Traficomin lukuun tuotettavien Rekisteröintipalveluiden toteuttamiseen.

Sopimusrekisteröijä voi käyttää sopimuksessa tarkoitettujen toimintojen tuottamiseen vain Traficomin hyväksymiä alihankkijoita. Sopimusrekisteröijä ei saa

kuitenkaan käyttää alihankkijoita tähän sopimukseen liittyvässä rekisteröintitoiminnassa. Traficom ei voi kieltäytyä antamasta hyväksyntäänsä ilman perusteltua syytä. Sopimusrekisteröijällä ei ole oikeutta vaihtaa sopimuksessa nimettyä Alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa Alihankkijaa ilman Traficomin suostumusta. Ennakkohyväksyttämisen piiriin kuuluvalla Alihankkijalla tarkoitetaan yrityksen ulkopuolista tahoa, jolla on tosiasiallinen pääsy Salassa pidettävään tietoon.

Sopimusrekisteröijän tulee huolehtia siitä, että se pystyy noudattamaan sopimusvelvoitteita myös käyttäessään alihankkijoita. Sopimusrekisteröijän on tiedotettava Alihankkijalleen, että turvallisuusjärjestelyjen saattamisesta tämän sopimuksen edellyttämälle tasolle saattaa syntyä kustannuksia. Traficom ei vastaa näistä kustannuksista.

Sopimusrekisteröijä vastaa alihankkijoiden toiminnasta kuin omastaan ja siitä, että Xxxxxxxxxxxx toimivat tämän sopimuksen ehtojen mukaisesti.

SPECIMEN

Traficomin pyynnöstä Sopimusrekisteröijän tulee tehdä tämän sopimuksen turvallisuus- ja tietosuojaehtoja vastaava sopimus käyttämänsä Alihankkijan kanssa ja Sopimusrekisteröijän on asetettava Alihankkijalleen vastaava velvollisuus tämän käyttämän Xxxxxxxxxxxx osalta.

Sopimusrekisteröijän tulee ilmoittaa Traficomille ajantasaiset tiedot käytettävistä alihankkijoista (esim. ICT-laitteiston huolto- ja korjaustehtäviä suorittavat Xxxxxxxxxxxx).

19 Sopimuksen muuttaminen

Traficomilla on oikeus muuttaa tätä Sopimusta ja Sopimuksen liitteitä yksipuoleisesti tiedottamalla. Sopimusrekisteröijällä on kuitenkin tässä tapauksessa oikeus irtisanoa sopimus sopimusmuutoksen voimaanastumispäivänä.

Sopimusrekisteröijällä ei ole oikeutta veloittaa Xxxxxxxxxx ajankäytöstä, jotka johtuvat tämän Sopimuksen muutosten käsittelystä.

20 Sopimuksen siirtäminen

Traficomilla on oikeus vapaasti siirtää sopimukseen liittyvät oikeutensa ja velvollisuutensa toiselle valtiohallintoon kuuluvalle yksikölle, mikäli valtion tehtävien hoito tai uudelleenjärjestelyt sitä edellyttävät. Muunlainen sopimuksen siirto on sallittu vain kummankin sopijapuolen allekirjoittamalla siirtosopimuksella.

Sopimusrekisteröijällä ei ole oikeutta siirtää Sopimusta tai siihen perustuvia oikeuksia taikka velvollisuuksia miltään osin kolmannelle osapuolelle.

21 Toiminnan siirto sopimuksen päättyessä tai yritysmuodon muutostapauksissa

Sopimuksen päätyttyä Sopimusrekisteröijällä ei ole oikeutta käsitellä liikenneasioiden rekisterin tietoja. Kun sopimussuhde päättyy irtisanomisen taikka purkamisen perusteella, on Sopimusrekisteröijä velvollinen luovuttamaan kaikki toimintaan perustuvat tiedot ja asiakirjat Traficomille. Traficomilla on sopimuksen päättyessä oikeus siirtää toiminta kolmannen suoritettavaksi.

Sopimusrekisteröijän kanssa tehty Sopimus päättyy, jos Sopimusrekisteröijän toiminnassa tapahtuu muutos, joka johtaa yritys- tai yhteisötunnuksen muuttumiseen. Traficom voi erikseen Sopimusrekisteröijän kanssa sovittaessa päättää, että Sopimusrekisteröijälle kuuluvat sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet sellaisinaan siirtyvät toimintaa jatkavalle taholle.

22 Sopimuksen purkaminen

Sopijapuolella on oikeus purkaa Sopimus, jos Sopimuksen täyttäminen todetun ylivoimaisen esteen jatkumisen vuoksi viivästyy yli kolme (3) kuukautta. Sopijapuoli voi aina purkaa Sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on sille oleellinen merkitys.

Mikäli sopijapuoli on olennaisesti tai toistuvasti rikkonut sopimusvelvoitteitaan eikä toisen sopijapuolen kirjallisesta kehotuksesta huolimatta ryhdy kolmenkymmenen

(30) päivän kuluessa noudattamaan Sopimusta, on loukatulla sopijapuolella oikeus purkaa Sopimus päättymään välittömästi. Sopimusvelvoitteet koskevat kaikkia kohdassa 6.1 ja liitteessä 3. mainittuja toimintoja.

SPECIMEN

Jos sopijapuoli rikkoo tahallisesti tai törkeästä huolimattomuudesta olennaisesti tätä Sopimusta, loukattu sopijapuoli voi purkaa sopimuksen päättymään välittömästi.

Jos sopijapuoli asetetaan selvitystilaan tai konkurssiin taikka sille on vahvistettu akordi, velkajärjestely- tai yrityssaneerausohjelma, on Traficomilla oikeus purkaa sopimuksen päättymään välittömästi.

Jos sopijapuoli tulee kykenemättömäksi hoitamaan tämän sopimuksen mukaista toimintaa, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa Sopimus päättymään välittömästi. Sopimuksen purkaminen tulee tehdä kirjallisesti.

23 Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä.

Sopimusta ja sen liitteitä koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Tätä Sopimusta koskeva riita käsitellään hallintoriita- asiana hallinto-oikeudessa siten kuin laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) säädetään. Jos hallinto-oikeus katsoo, ettei sillä ole toimivaltaa ratkaista riitakysymystä hallintoriita-asiana tai jos tästä asiasta ei ole erimielisyyttä sopijapuolten välillä, riita käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa.

24 Sopimuksen soveltamisjärjestys

Tämän sopimuksen osia ovat seuraavat, alla yksilöidyt numeroidut liitteet, joita mahdollisen sisällöllisen ristiriidan osalta sovelletaan niin, että tämän pääsopimuksen teksti syrjäyttää kaikki liitteet ja liitteitä sovelletaan keskenään numerojärjestyksessä siten, että pienempinumeroinen liite syrjäyttää suurempinumeroisen liitteen:

Liite 1 Sopimuksen yhteyshenkilöt

Liite 2 Liikenne- ja viestintäviraston ohje liikenneasioiden rekisteriin talletettujen turvakiellollisten henkilötietojen käsittelystä

Liite 3 Rekisteröintipalvelut

Liite 4 Palveluhinnasto

Liite 5 Koulutuksen, ohjeistuksen ja lomakehuollon järjestäminen Liite 6 PURKKI-vaatimukset

Liite 7 Traficomin järjestelmien järjestelmätuki ja häiriönhallinta Traficomin järjestelmätuen kautta

Liite 8 Käyttäjätunnusten hallinnointi

25 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen

Tämä Sopimus on vakiomuotoinen ja se tulee voimaan molempien sopijapuolten allekirjoitettua Sopimuksen liite 1.

Sopimus liitteineen korvaa voimaantulleessaan aiemmin Xxxxxx/Traficomin kanssa solmitun rekisteröintisopimuksen ja siihen liittyvät tietojenluovutussopimukset.

SPECIMEN

Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen irtisanomisaika on 4 kuukautta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu. Irtisanominen on toimitettava kirjallisesti.

Document Metadata

Table of Contents

SPECIMEN

Document Metadata