Sopimus koskien X hankkeen toteuttamista
VN/XXXX/2021
Sopimus koskien X hankkeen toteuttamista
1. Sopijapuolet
Valtioneuvoston kanslia (jäljempänä myös asiakas) PL 23
00023 Valtioneuvosto sekä
Xxxxxxx (jäljempänä toimittaja) Osoite
2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Valtioneuvoston kanslia avasi XX.X.2021 haettavaksi valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimustoi- minnan määrärahat. Määrärahoilla toteutetaan vuoden 2022 Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimussuunnitelmaa, jonka tavoitteena on luoda perusta tutkimustiedon systemaattiselle ja laaja-alaiselle käyttämiselle päätöksenteossa, tiedolla johtamisessa ja toimintakäytännöissä.
Sopimuksen tarkoituksena on sopia hankkeen ” X ” toteutuksesta seuraavin ehdoin.
Xxxxxxxx ohjaa valtioneuvoston kanslian osoittama ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii XXXX, Xxxxxministeriö. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus vaihtaa ohjausryhmän puheenjohtaja ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle.
Hankkeen vastuullinen johtaja toimittajan puolelta on Xxx Xxxx, Toteuttajaorganisaatio.
Hankkeen toteuttajien työnjako ja tehtävät määritellään hankesuunnitelmassa. Konsortion ollessa kyseessä työnjako ja tehtävät määritellään hankesuunnitelmassa sekä hankkeen toteuttajien välisessä konsortiosopimuksessa. Osapuolten vastuut ja velvollisuudet on esitetty tämän sopimuksen lisäksi valtioneuvoston tutkimus-, ennakointi-, arviointi- ja selvitys- toiminnan (VN TEAS -toiminnan) yleisissä ehdoissa (liite 1).
3. Sopimuksen kohde, kesto ja sopimusehdot
Tämän sopimuksen kohteena on selvitys- ja tutkimustoimintaa koskevan hankkeen toteuttaminen liitteenä olevan hanke- suunnitelman mukaisesti. Hankkeen ja hankittavan palvelun tarkempi kuvaus on esitetty tässä sopimuksessa ja sen liit- teissä.
Sitova sopimus syntyy molempien sopijapuolten allekirjoitettua sopimuksen. Sopimuksen kohteena oleva hanke voi käynnistyä ja hankkeelle voi kertyä kustannuksia vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Mikäli tässä sopimuksessa ei toisin mainita, sovelletaan tähän sopimukseen liitteenä olevia VN TEAS -toiminnan yleisiä ehtoja. Sopimusasiakirjojen tulkintajärjestyksessä sopimusta seuraavat liitteet ovat alla mainitussa järjestyksessä.
Tämän sopimuksen liitteitä ovat:
1. VN TEAS -toiminnan yleiset ehdot (päivitetty 18.11.2021)
2. Hakemus liitteineen
Mikäli toimittaja on konsortio, tulee konsortion jäsenten laatia keskinäinen konsortiosopimus. Konsortiosopimus tulee toi- mittaa valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslia voi purkaa sopimuksen, mikäli konsortiosopi- musta ei ole saatavilla. Valtioneuvoston kanslia hyväksyy kuitenkin sen, että hanketta koskeva konsortiosopimus valmis- tellaan ja solmitaan vasta tämän sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
4. Toimituksen alkaminen, hankkeen aikataulu ja hankkeesta tiedottaminen
Hankkeen ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian hyväksymän loppuraportin tulee olla asiakkaan käytössä viimeis- tään XX.X.2022. Tarkempi aikataulu, sekä hankkeen kuluessa tapahtuva tiedonvaihto, vuorovaikutus ja raportointi mää- räytyvät liitteenä olevassa hankesuunnitelmassa. Sopimus päättyy sopijapuolten suoritettua hankkeeseen liittyvät tehtä- vät ohjausryhmän hyväksymällä tavalla loppuun ja asiakkaan suoritettua tämän sopimuksen mukaiset maksut kokonai- suudessaan toimittajalle. Sopijapuolet erikseen toteavat, ettei ohjausryhmällä ole oikeutta vaikuttaa raportin tuloksiin.
Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan tutkimuksen tulokset ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei valtioneuvoston kanslia toisin päätä. Hankkeen tulokset julkistetaan hankkeen päättyessä VN TEAS -toiminnan yleisissä ehdoissa esitetyllä ta- valla.
Toimittaja sitoutuu suorittamaan vastuulleen kuuluvat tehtävät huolellisesti ja ammattitaitoisesti sekä sovitun aikataulun mukaisesti alan ammattistandardeja ja -ohjeita sekä hyvää tapaa noudattaen.
Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanosta ja raportoinnista sekä tiedon avoimesta hallinnasta annetaan tarkempia määräyksiä VN TEAS -toiminnan yleisissä ehdoissa. Asiakas tarkastaa loppu- raportin ilman aiheetonta viivästystä, kun toimittaja on luovuttanut loppuraportin asiakkaalle tarkastusta varten. Toimitus katsotaan hyväksytyksi, kun loppuraportti on tarkastettu ja hyväksytty ja toimittaja on täyttänyt kaikki sopimuksen mukai- set velvollisuutensa.
5. Konsortio ja alihankinnat
Mikäli toimittaja on konsortio, konsortiosta vastaava taho vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunnitelman mukaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvitystyönsä sisällöllisestä oikeellisuudesta. Konsor- tion muodostavat jäsenet vastaavat yhteisvastuullisesti sopimusvelvoitteiden täyttämisestä esimerkiksi siten, että mikäli yksi tai useampi konsortioon yhteenliittymään kuuluva jäsen rikkoo sopimusta, on valtioneuvoston kanslialla oikeus vaa- tia sopimuksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrikkomuksesta johtuvaa vahingonkorvausta tai sopimus- sakkoa miltä tahansa konsortioon kuuluvalta jäseneltä ja kyseinen jäsen on tällöin velvollinen vastaamaan sopimusvel- voitteista niin omalta kuin muiden konsortioon kuuluvien jäsenten osalta.
Mikäli toimittaja käyttää alihankintaa (ostopalvelua), toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omas- taan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan tämän sopimuksen mukaisia velvoitteita ja noudattaa VN TEAS -toiminnan yleisiä ehtoja.
Toimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankesuunnitelmassa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyt- tämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman asiakkaan etukäteen antamaa suostumusta.
Jos nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuva alihankkija ei kuitenkaan voi toimit- tajasta riippumattomista ja pakottavista syistä osallistua sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen, toimittajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka asiakas hyväksyy.
Asiakas voi olla hyväksymättä toimittajan esittämän korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä.
6. Hinnoittelu ja maksuehdot
Hankesuunnitelmassa eritellyt kustannukset ovat hankkeen hyväksyttäviä kustannuksia ja niiden tulee olla VN TEAS - toiminnan yleisten ehtojen mukaisia. Muita kustannuseriä ei ole hyväksyttävää lukea hankkeen kustannuksiin. Toimitta- jalla ei ole oikeutta ryhtyä toimiin, joita ei ole mainittu hankesuunnitelmassa tai joista ei ole sovittu hankkeen ohjausryh- mässä. Hankkeen budjettia ei saa ylittää. Jos kustannusarvio näyttää ylittyvän, tulee ylittävien kustannusten korvaukseen saada erillinen ja etukäteinen kirjallinen hyväksyntä asiakkaalta. Arvonlisäverokohtelu on esitetty VN TEAS -toiminnan yleisissä ehdoissa.
Hakemuksessa on määritelty veloitettavat kustannukset ja esitetty hinnat, joiden tulee olla kiinteitä sopimuskauden ajan. Hankittavasta palvelusta maksetaan hankesuunnitelmassa tarkennetun toteutussuunnitelman mukaisesti. Xxxxxxx suorit- taa toimittajalle palkkion ohjausryhmässä sovittujen hankkeen vaiheiden tultua hyväksytysti suoritetuksi ohjausryhmän hyväksymällä tavalla.
Viimeinen maksuerä, jonka tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaissummasta, suoritetaan, kun ohjausryhmä ja valtioneuvoston kanslia on tarkastanut ja hyväksynyt hankkeen loppuraportin ja toimittaja on täyttänyt kaikki sopimuksen mukaiset velvollisuutensa. Maksuehto on 21 pv laskun päiväyksestä. Kulujen maksatuksessa, talousseurannassa ja ra- portoinnissa noudatetaan VN TEAS -toiminnan yleisissä ehdoissa annettua ohjeistusta.
7. Luottamuksellisuus ja salassapito
Asiakas noudattaa toiminnassaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia sekä muussa lainsäädännössä annettuja salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä.
Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Asiak- kaalla on kuitenkin velvollisuus noudattaa edellä mainittuja julkisuutta ja salassapitoa koskevia säädöksiä. Toimittaja vas- taa siitä, että kaikki hankkeeseen osallistuvat henkilöt sekä mahdolliset alihankkijat ovat sitoutuneet salassapitoa koske- viin velvoitteisiin. Salassapitoa ja luottamuksellisuutta koskevat määräykset ovat voimassa sopimuksen päättymisen jäl- keenkin.
Salassapitoon ja henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan lisäksi mitä selvitys- ja tutkimustoiminnan yleisissä ehdoissa on sovittu.
8. Asiantuntijaresurssien käytettävyys
Toimittajan vastuulliset asiantuntijat on nimetty hakemuksessa. Muiden asiantuntijoiden käyttämisestä tulee sopia erik- seen asiakkaan kanssa. Toimittaja huolehtii siitä, että tehtävien suorittamiseen käytetään aina pätevyydeltään ja koke- mukseltaan tehtäviin soveltuvia henkilöitä. Xxx xxxxxxx ei ole tyytyväinen toimittajan käyttämään asiantuntijaan, toimittaja sitoutuu asiakkaan perustellusta vaatimuksesta vaihtamaan viivytyksettä asiantuntijan, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai joka muutoin ei asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan ole sopiva kyseiseen tehtävään.
Toimittajalla ei ole oikeutta vaihtaa tarjouksessaan nimeämiä asiantuntijoita ilman asiakkaan suostumusta. Mikäli nimetty asiantuntija ei ole toimittajasta riippumattomista syistä käytettävissä toimeksiannon suorittamiseen sopimuksen mukai- sesti, toimittaja on velvollinen osoittamaan hänen tilalleen toisen asiantuntijan, jolla on vastaava pätevyys ja ammattitaito. Jos toimittaja ei kykene osoittamaan asiakkaan käyttöön tämän hyväksymää asiantuntijaa, asiakkaalla on oikeus irtisa- noa sopimus välittömästi toimittamatta olevan työn osalta.
9. Omistus- ja immateriaalioikeudet
Hakemuksen viestintä- ja hyödyntämissuunnitelmassa/Tiedonhallintasuunnitelmassa on kuvattu hankkeen aineistot ja niiden hallinnointi. Tavoitteena on aineistojen avoimuus ja uudelleenkäytön mahdollistaminen avoimen tiedon periaattei- den mukaisesti. Hankkeen tulosten julkaisemisessa, taitossa, painatuksessa, kääntämisessä ja hankkeen viestinnässä noudatetaan VN TEAS -toiminnan yleisiä ehtoja. Raportointi- ja käännöskuluista vastaa toimittaja. Raportointi tapahtuu valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan verkkojulkaisusarjassa. Tällä sopimuksella ei muuteta ennen sopimuksen voimaantuloa syntyneitä sopijapuolten immateriaalioikeuksia.
10. Toimituksen viivästyminen
Jos hankkeeseen kuuluvien tehtävien suorittaminen viivästyy muusta kuin asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä johtu- vasta syystä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa. Viivästyssakon suuruus on 1 % sopimuksen koko- naishinnasta kultakin alkavalta viikolta (seitsemän vuorokauden jaksolta), minkä tehtävien suorittaminen viivästyy. Sak- koa voidaan periä enintään 10 viikolta. Sakon suuruuteen ei vaikuta viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruus. Asiak- kaalla on oikeus vähentää sopimussakko toimittajalle suoritettavista maksuista.
Edellä esitetystä huolimatta sopijapuolet toteavat, että ensisijainen keino tilanteessa, jossa hankkeen odotetaan viivästy- vän tai todetaan olevan viivästynyt, on pyrkimys hankkeen aikataulun/keston pidentämiseen hankkeen ohjausryhmän päätöksellä.
11. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen
12. Vahingonkorvaus
Vahingonkorvaukseen sovelletaan, mitä selvitys- ja tutkimustoiminnan yleisissä ehdoissa on sovittu.
13. Sopimusmuutokset ja sopimuksen siirtäminen
Sopimukseen tehtävät muutokset tulee tehdä kirjallisesti molempien sopijapuolten allekirjoittamalla sopimusmuutoksella.
Toimittajalla ei ole oikeus siirtää sopimusta kolmannelle. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus siirtää sopimus sellaiselle julkisoikeudelliselle taholle, jolle sopijapuolen tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain, edellyttäen, että sekä sopimuksen tarkoitusperä, että oikeudelliset perusteet sen tekemiselle eivät siirron johdosta muutu.
14. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Sopimuksesta johtuvat mahdolliset erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli erimielisyyttä ei saada ratkaistuksi neuvotteluteitse, asia saatetaan käsiteltäväksi Helsingin käräjäoikeudessa.
15. Sopimuskappaleet, päiväys ja allekirjoitukset
Tämä sopimus on tehty ja allekirjoitettu sähköisesti sopijapuolten välillä valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisessä haku- ja asiointijärjestelmässä. Sopijapuolet vastaavat kumpikin allekirjoittamansa sopimuksen säilyttämi- sestä.
Valtioneuvoston kanslia | Organisaatio |
Xxxxx Xxxxxx Osastopäällikkö Xxxx Xxxxxxxxxx Johtava asiantuntija | Allekirjoittaja |
Liitteet | 1. VNTEAS -toiminnan yleiset ehdot (päivitetty 18.11.2021) 2. Hakemus liitteineen |