Contract
Hallintosopimus hankintayhteistyöstä Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –hankkeessa
1. Sopimuksen osapuolet
Tämä sopimus on tehty seuraavien osapuolten (jäljempänä sopijapuoli tai sopijapuolet) välille:
Tampereen kaupunki (Y-tunnus 0211675-2) Kaupunkiympäristön palvelualue Rakennusvalvonta
PL 487
33101 Tampere
Yhteyshenkilöt sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx
Helsingin kaupunki (Y-tunnus 0201256-6)
Kaupunkiympäristön toimiala Palvelut ja luvat
PL 58230
00099 Helsingin kaupunki
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxxx
Espoon kaupunki (Y-tunnus 0101263-6) Kaupunkiympäristön toimiala Ympäristö- ja rakennusvalvontakeskus Rakennusvalvonnan palvelualue
PL 45
02070 Espoon kaupunki
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxx Xxxxxxxx-Xxxxx, Xxxx Xxxx
Vantaan kaupunki (Y-tunnus 0124610-9) Kaupunkiympäristön toimiala Kaupunkirakenteen ja ympäristön palvelualue Rakennusvalvonnan palveluyksikkö
PL1850
01030 Vantaan kaupunki
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxx
Oulun kaupunki (Y-tunnus 0187690-1) Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut Rakennusvalvonta
PL 38
90015 Oulun Kaupunki
Yhteyshenkilöt sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxx
Turun kaupunki (Y-tunnus 0204819-8) Kaupunkiympäristön palvelualue Luvat ja valvonta
Rakennusvalvonta PL 355
20101 Turku
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxxx Xxxxx
Jyväskylän kaupunki (Y-tunnus 0174666-4) Rakentaminen ja ympäristö Rakennusvalvonta
PL 233
40101 Jyväskylä
Yhteyshenkilöt sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxxxx
Kuopion kaupunki (Y-tunnus 0171450-7) Kaupunkiympäristön palvelualue Alueellinen rakennusvalvonta
PL 1097
70111 Kuopion kaupunki
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxxx
Lahden kaupunki (Y-tunnus: 0149669-3) Kaupunkiympäristön palvelualue Rakennus- ja ympäristövalvonta Askonkatu 2
15100 Lahti
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxxx Xxxxxxx
Porin kaupunki (Y-tunnus 0137323-9)
Elinvoima ja ympäristötoimiala
Xxxxxxxxx 00
28100 Pori
Yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxxxxx
2 Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Sopimus perustuu sopijapuolten Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen -hankkeeseen (jäljempänä TOP10-alustan kehittämishanke), johon on sopijapuolet ovat saaneet valtiolta avustusta 23.6.2021 päivätyn valtiovarainministeriön päätöksen VN/2777/2021 mukaisesti. Avustuspäätös on tämän sopimuksen liitteenä 3. Hankkeen toteuttamisaika on 9/2021–10/2023. Hankkeen päähakijana ja hallinnoijana toimii Tampereen kaupunki.
Sopimuksen tarkoituksena on tehdä hankintayhteistyötä TOP10-alustan kehittämishankkeeseen liittyvien hankintojen kilpailuttamiseksi sekä sopia hankintoihin liittyvästä päätöksenteosta ja sopimusten tekemisestä.
Hankkeeseen liittyviä hankintoja on kuvattu avustushakemuksessa, joka on tämän sopimuksen liitteenä 2, sekä hankkeen budjetissa, joka on tämän sopimuksen liitteenä 5. Kulloinkin tehtävien hankintojen kohde määritellään tarkemmin tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Hankkeelle on perustettu ohjausryhmä, johon kuuluvat edustajat kaikista hankkeen osatoteuttajakunnista (Helsinki, Espoo, Tampere, Vantaa, Oulu, Turku, Jyväskylä, Kuopio, Lahti ja Pori) sekä lisäksi Rakennustarkastusyhdistys RTY Ry:stä, jonka kanssa hankkeessa tehdään yhteistyötä.
Hankintayhteistyö ja tämä sopimus koskevat TOP10-alustan kehittämishankkeeseen liittyviä hankintoja, ellei erikseen yksittäisen hankinnan osalta toisin sovita.
3 Hankintayhteistyön perusta ja toimintamalli
Hankintayhteistyö järjestetään sopijapuolten kesken kuntalain (410/2015) 54 §:n tarkoittamana sopimusyhteistyönä soveltaen hankintalain (1397/2016) 21 §:n mukaista järjestelyä.
Sopijapuolet kilpailuttavat TOP10-alustan kehittämishankkeeseen liittyvät hankinnat hankintarenkaana. Hankintarenkaan yhteistyötä koskevat isot linjaukset tehdään yhteistyössä
hankkeen ohjausryhmässä. Hankkeen ohjausryhmä hyväksyy lopulliset tarjouspyyntö/hankinta- asiakirjat ennen niiden julkaisemista.
Kun hankkeen ohjausryhmä on hyväksynyt tarjouspyyntöasiakirjat, Tampereen kaupunki vastaa muiden sopijapuolten puolesta hankinnan kilpailuttamisesta hankintalain (1397/2016) mukaisesti ja Tampereen kaupungin omaa ohjeistusta noudattaen. Mikäli kyse on hankintalain kansallisen kynnysarvon alle jäävästä hankinnasta, noudatetaan pienhankintoja koskevaa Tampereen kaupungin ohjeistusta.
Xxxxxxxx ohjausryhmä käsittelee ja hyväksyy saadut tarjoukset.
Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueen toimivaltainen viranhaltija tekee TOP10-kehittämishankkeeseen liittyvät hankintapäätökset tämän sopimuksen nojalla kaikkien muiden sopijapuolten puolesta.
Tampereen kaupunki valmistelee ja allekirjoittaa hankintasopimukset kaikkien sopijapuolten puolesta tämän sopimuksen nojalla. Sopimuksiin voidaan sisällyttää liitteinä sopijapuolikohtaisesti hyväksyttäviä teknisluonteisia ehtoja, kuten esim. laskutukseen tai tilaamiskäytäntöihin liittyviä ehtoja. Sopijapuolet eivät ole yhteisvastuullisesti vastuussa sopimusten toteuttamisesta, vaan kukin sopijapuoli vastaa sopimuksista omalta osaltaan.
Kilpailutuksen voittanut toimittaja laskuttaa hankintasopimusten mukaisesta työstä Tampereen kaupunkia, joka puolestaan hakee näiden kustannusten mukaisesti korvauksen Valtiovarainministeriöltä. Tampereen kaupunki koordinoi sopimussuhteeseen liittyvää yhteydenpitoa suhteessa valittaviin toimittajiin.
4 Kilpailutuksiin ja tehtäviin hankintasopimuksiin liittyvät erityiset kysymykset
Päätöksenteko tarjouskilpailuihin ja tehtäviin hankintasopimuksiin liittyvissä erityisissä kysymyksissä edellyttää hankkeen ohjausryhmän hyväksyntää. Tässä tarkoitettuja erityisiä tilanteita ovat mm. seuraavat tilanteet:
- hankintasopimuksen muutos
- option käyttö
- hankintasopimuksen irtisanominen tai purkaminen - hankinnan keskeyttäminen
- sopijapuolten ulkopuolisen asiantuntijan käyttö - oikeudenkäynteihin liittyvät kysymykset
- olennaiset hinnantarkistukset
5 Kustannukset
Hankkeen kustannusten osalta noudatetaan valtiovarainministeriön ohjeistusta, joka on tämän sopimuksen liitteenä 4. Muista omista tähän sopimukseen liittyvän yhteistyön kustannuksista sopijapuolet vastaavat itse.
Kustannuksia, jotka jaetaan hankintaan osallistuvien sopijapuolten kesken tasan, voivat olla esimerkiksi hankintojen kilpailuttamiseen ja mahdollisiin oikeudenkäynteihin liittyvät oikeudenkäyntikulut, hyvitysmaksut, sopimussakot ja vahingonkorvaukset.
6 Muutoksenhaku hankintarenkaan hankintapäätöksiin ja mahdolliset oikeudenkäynnit
Tampereen kaupungin toteuttaessa hankintamenettelyn omasta ja muiden sopijapuolten puolesta tähän sopimukseen perustuvissa hankinnoissa, on kyse hankintalain 21 §:n mukaisesta muusta yhteishankinnasta ja siihen sovellettavasta yhteisvastuusta. Yhteisvastuun mukaisesti kaikki hankintaan osallistuvat sopijapuolet (hankintayksiköt) vastaavat yhdessä hankintalain säännösten noudattamisesta.
Xxxxxxxxxxx on yksin vastuussa hankintalain säännösten noudattamisesta niiden vaiheiden osalta, jotka se toteuttaa omissa nimissään ja omasta puolestaan.
Mikäli tässä sopimuksessa tarkoitetuista, Tampereen kaupungin kaikkien sopijapuolten puolesta tekemistä hankintapäätöksistä valitetaan markkinaoikeuteen tai tehdään hankintaoikaisuvaatimus, tuodaan ne tiedoksi hankkeen ohjausryhmälle. Muutoksenhakuun liittyvien määräaikojen vuoksi Tampereen kaupunki vastaa muutoksenhakuasioissa niiden edellyttämässä aikataulussa, ja antaa ne tiedoksi hankkeen ohjausryhmälle.
Tampereen kaupunki vastaa kirjelmistä ja niiden toimittamisesta tuomioistuimelle, ellei toisin erikseen sovita. Valituksiin vastaaminen voidaan antaa ulkopuolisen asiantuntijan tehtäväksi. Asiantuntijan käyttämisestä aiheutuvat kustannukset jaetaan tällöin sopijapuolten kesken.
7 Sopimuksen mukaisten tehtävien seuranta
Sopijapuolet vastaavat hankintojen kilpailuttamisesta tämän sopimuksen mukaisesti. Tehtävien suorittamisen seuranta tapahtuu hankkeen ohjausryhmässä, jolle sovitaan kokoukset vähintään kerran kuukaudessa.
8 Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelystä on sovittu tämän pääsopimuksen alaisessa yhteisrekisterisopimuksessa ja sen liiteasiakirjoissa, jotka ovat tämän sopimuksen liitteinä 1 ja 1A-C.
Riippumatta sopimusasiakirjojen soveltamisjärjestyksestä muutoin, yhteisrekisterisopimusta liitteineen sovelletaan aina ensisijaisesti sen piiriin kuuluvissa asioissa, ellei sopimusasiakirjoissa nimenomaisesti poiketa yhteisrekisterisopimuksen ja sen liitteiden vaatimuksista.
9 Hankinta-asiakirjojen säilyttäminen
Sopijapuolilla on oikeus saada tieto kaikista hankintaan liittyvistä asiakirjoista.
Kukin sopijapuoli päättää hallussaan olevien tietojen luovuttamisesta ulkopuolisille. Tällöin on otettava huomioon erityisesti viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) sekä muussa lainsäädännössä olevat salassapitoa ja julkisuutta koskevat säännökset. Kukin sopijapuoli huolehtii omalta osaltaan siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia ja kulloinkin voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.
10 Vahingonkorvaus
Jokaisella sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta muun sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Sopijapuolilla on lisäksi oikeus korvaukseen välillisestä vahingosta, jos muu sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella. Vastuun rajoitukset eivät kuitenkaan koske henkilötietojen käsittelyä tai tietosuojaa koskevia rikkomuksia, joista on sovittu erikseen tämän sopimuksen liitteessä 1 Yhteisrekisteriliite liitteineen.
11 Sopimuksen muuttaminen
Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti, ja muutokset tulevat voimaan vasta, kun kaikki sopijapuolet ovat ne hyväksyneet.
12 Sopimusta koskeva päätöksenteko ja sopimuksen voimassaolo
Kukin sopijapuoli on tehnyt tämän sopimuksen hyväksymisestä ja hankintaan liittyvistä hankintavaltuuksien luovuttamisesta erillisen päätöksen omien päätöksentekosääntöjensä mukaisesti.
Kukin sopijapuoli liittyy tähän hankintayhteistyösopimukseen allekirjoittamalla sopimuksen.
Sopimus tulee voimaan, kun kaikki sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja päättyy, kun TOP10-alustan kehittämishanke päättyy.
13 Erimielisyyksien käsittely
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrystä ei synny, asia ratkaistaan hallintoriita-asiana hallinto-oikeudessa. Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
14 Liitteet
Tämän sopimuksen liitteinä ovat:
Liite 1. Yhteisrekisterisopimus
Liite 1A. Osapuolten yhteyshenkilöt ja tietosuojavastaavat Liite 1B. Seloste rekisteritietojen käsittelytoimista
Liite 1C. Rekisteriseloste
Liite 2. Hanketta koskeva avustushakemus 4.5.2021 (Digitalisaation kannustinjärjestelmä 2021, hakulomake yhteishankkeisiin).
Liite 3. Valtiovarainministeriön päätös avustuksesta kuntien digitalisaation yhteishankkeisiin (VN/2777/2021, 23.6.2021)
Liite 4. Valtiovarainministeriön ohje Digikannustin-rahoitusta saaneille hankkeille 27.1.2021 Liite 5. Hankkeen budjetti 28.9.2021
15 Allekirjoitukset
Tätä sopimus allekirjoitetaan sähköisesti.