VALTION HANKINTAKÄSIKIRJA

VALTION HANKINTAKÄSIKIRJA

OSA V EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVÄT HANKINNAT JA KÄYTTÖOIKEUSSOPIMUKSET

2017

Osa V koskee seuraavia EU-kynnysarvojen suuruisia tai ylittäviä hankintoja sekä

kansalliset kynnysarvot ylittäviä käyttöoikeussopimuksia:

Hankintojen jaottelu	EU-kynnysarvot v. 2016 lukien ilman arvonlisäveroa
▪ Tavara- ja palveluhankinnat ▪ Suunnittelukilpailut	▪ 135.000 euroa keskushallinto ▪ 209.000 euroa paikallishallinto
▪ Rakennusurakat	▪ 5.225.000 euroa

Hankintojen jaottelu	Kansalliset kynnysarvot ilman arvonlisäveroa
▪ Käyttöoikeussopimukset	▪ 500.000 euroa

Osaa V voidaan soveltaa niihin EU-kynnysarvojen suuruisiin tai ylittäviin ja kansalliset kynnysarvot ylittäviin käyttöoikeussopimuksiin, jotka käynnistetään hankintalain voi- maantulon jälkeen.

Teksti on Osa V:n luonnosversio ja osa uusittavaa Valtion hankintakäsikirjaa. Tekstejä päivitetään ja tavoitteena on julkaista käsikirja kokonaisuutena huhtikuussa 2017.

SISÄLLYSLUETTELO

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen muistilista 4

1. Yleistä EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista 5

2. Hankinnan valmistelu 6

2.1 Hankinnan valmistelussa huomioon otettavat seikat 6

2.2 Hankinnan tavoitteiden ja kilpailutettavan kokonaisuuden määrittely 6

2.3 Hankinnan organisointi, rahoitus ja ajoitus 7

2.4 Muita valmistelussa huomioon otettavia seikkoja 9

2.4 Markkinoiden kartoittaminen ja tekninen vuoropuhelu 10

3. Hankintamenettelyt 12

3.1 Hankintamenettelyn valinta 12

3.2 Avoin menettely 13

3.3 Rajoitettu menettely 14

3.4 Neuvottelumenettely 15

3.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely 18

3.6 Innovaatiokumppanuus 19

3.7 Suorahankinta 20

3.8 Puitejärjestely 22

3.9 Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat 23

3.10 Suunnittelukilpailu 24

3.11 Sähköinen huutokauppa 24

3.12 Dynaaminen hankintajärjestelmä 25

3.13 Sähköiset luettelot 26

4. Hankinnasta ilmoittaminen 27

4.1 Hankintailmoitukset 27

4.2 Hankintailmoitusten laatiminen ja julkaiseminen 28

4.3 Hankintailmoitusten määräajat 29

5. Tarjouspyynnön laatiminen 31

5.1 Tarjouspyynnön sisältö 31

5.2 Tarjouspyynnön asettaminen saataville ja sähköinen tiedonvaihto 33

5.3 Ehdokkaille osoitettu kutsu 33

5.4 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuusvaatimukset ja ESPD-lomake 33

5.5 Tilaajavastuulain selvitykset 37

5.6 Hankinnan kohteen määrittely 38

5.7 Kokonaistaloudellinen edullisuus 41

5.8 Tarjouksenteko-ohjeet ja muotovaatimukset 43

6. Soveltuvuuden arviointi ja poissulkuperusteet 45

6.1 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointi 45

6.2 Pakolliset poissulkuperusteet 45

6.3 Harkinnanvaraiset poissulkuperusteet 46

6.4 Korjaavat toimenpiteet 47

6.5 Rikosrekisteriotteen pyytäminen 48

6.6 Tarjoajien valinta ja tarjouskilpailusta poissulkeminen 49

6.7 Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx 49

7. Tarjousten käsittely 50

7.1 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen 50

7.2 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen ja täsmentäminen 50

7.3 Tarjousten vertailu 51

7.4 Hankinnan keskeyttäminen 53

8. Hankinnasta päättäminen, esteellisyys ja eturistiriidat 54

8.1 Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto 54

8.2 Hankintaa koskeva kertomus 55

8.3 Esteellisyys ja eturistiriidat 56

8.4 Jälki-ilmoitus 57

9. Muutoksenhaku 59

9.1 Hankintaoikaisu 59

9.2 Valitus markkinaoikeuteen 60

9.3 Automaattinen täytäntöönpanokielto ja odotusaika 62

9.4 Hankinnan väliaikainen järjestäminen 63

9.5 Markkinaoikeuden määräämät seuraamukset 64

9.6 Valitus korkeimpaan hallinto-oikeuteen 66

9.7 Valvontaviranomainen 66

10. Julkisuus 67

11. Käyttöoikeussopimukset 69

Osa V EU-KYNNYSARVOT YLITTÄVÄT HANKINNAT

EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen muistilista

1. EU-hankintoja koskevat periaatteet: EU-hankintoihin sovelletaan hankintalain EU-hankintoja kos- kevia säännöksiä sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun, avoimuuden ja suhteelli- suuden sekä hyvän hallinnon periaatteita.

2. Suunnitelmallisuuden ja tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden edellytykset: Hankintayksi- köllä on tavaran tai palvelun tarve, hankintasuunnitelmassa tai sisäisessä budjetissa on hankintaan tarvittavat määrärahat ja hankinnat toteutetaan tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina.

3. Puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien hyödyntäminen: EU-hankinnat kan- nattaa ensisijaisesti toteuttaa käyttämällä yhteishankintayksikön, konsernitoimijoiden, hallinnonalan tai hankintayksikön puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä (DPS). Toimittajavalinta teh- dään puitejärjestelyn tai DPS:n toimintamallin mukaisesti.

4. Tarjouskilpailu ja hankintailmoitus: Hankinnassa on käytettävä jotain hankintalain määrittelemää EU-hankintamenettelyä. Hankinnasta on julkaistava EU:n vakiolomakeasetuksen mukainen hankin- tailmoitus Hilmassa, joka välittää sen TED:iin. Hankinnassa on noudatettava EU-hankintojen pakolli- sia määräaikoja. Hankinta-asiakirjat on laadittava sähköisesti ja liitettävä hankintailmoitukseen. Tar- joukset on otettava vastaan sähköisesti 18.10.2018 alkaen. Tarjouspyynnön sisältövaatimukset on määritelty hankintalaissa. Tarjoajan soveltuvuuden ja poissulkuperusteiden selvittämiseen on käytet- tävä yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjaa (ESPD-lomaketta). Hankintayksikön on ilmoitettava käyttämänsä kokonaistaloudellisen edullisuuden peruste ja mahdolliset vertailuperusteet. Vertailupe- rusteiden suhteellinen painotus, vaihteluväli tai poikkeuksellisesti aleneva tärkeysjärjestys on ilmoi- tettava.

5. EU-hankintojen suorahankintaperusteet: Hankinta voidaan toteuttaa suorahankintana, jos han- kintaan soveltuu jokin EU-hankintojen suorahankintaperusteista. Suorahankinnasta voidaan hankin- tapäätöksen jälkeen tehdä vapaaehtoinen suorahankintailmoitus, jolloin hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta. Suorahankinnasta on tehtävä myös jälki-ilmoitus. Jos jälki-ilmoitusta ei ole tehty, valitusaika on 6 kk hankintasopimuksen tekemi- sestä.

6. Tarjousten käsittely. Tarjoukset käsitellään noudattaen tarjouspyynnön ehtoja. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai vir- heellisiä tietoja ja asiakirjoja. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjous- kilpailusta. Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin käyttäen vain tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita. Palveluhankinnassa on perusteltava hinnaltaan halvin -perusteen käyt- tö.

7. Hankintapäätös ja muutoksenhakku: Hankinnasta on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, joka on perusteltava ja annettava tiedoksi kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille. Hankintapäätökseen tulee liittää valitusosoitus markkinaoikeuteen ja oikaisuohje. Valitusaika markkinaoikeuteen on 14 päivää. Hankinnasta on myös laadittava kertomus, jos hankintapäätös ei sisällä kaikkia kertomukseen sisälly- tettäviä tietoja.

8. Sopimus: Hankinnasta on tehtävä kirjallinen sopimus, jolloin voidaan hyödyntää vakiosopimusehtoja (JYSE, JIT tai YSE -ehdot). Sopimus voidaan tehdä vasta pakollisen 14 päivän odotusajan jälkeen. EU-kynnysarvot ylittäviä puitejärjestelyyn tai DPS:ään perustuvia hankintoja koskee vapaaehtoinen 10 päivän odotusaika. Sopimuksiin ei saa tehdä olennaisia sopimusmuutoksia.

9. Hankintojen julkisuus: Tarjouspyyntö ja hankintapäätös tulevat julkisiksi jo asiakirjan allekirjoit- tamisen jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat pääsääntöisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuuksia koskevia tietoja. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava.

10. Hankintojen valvonta: Hankintojen toteutumista on valvottava. Hankintayksikön on viipymättä ilmoitettava toimittajalle toimituksessa ja laskutuksessa havaituista puutteista ja virheistä sekä val- vottava, että puutteet ja virheet korjataan asianmukaisesti. Kilpailu- ja kuluttajavirasto valvoo han- kintalain noudattamista.

1. Yleistä EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista

▪ EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat hankintalain I osa, II osa eli 32-98 §:t sekä IV osa.

▪ EU-hankintoja koskevia vuoden 2017 hankintalain muutoksia:

o On lisätty säännös markkinakartoituksesta.

o On lisätty uusi hankintamenettely innovaatiokumppanuus ja uusi käsite sähköi- nen luettelo.

o On muutettu hankintamenettelyjen menettelysäännöksiä erityisesti neuvottelu- menettelyjen osalta.

o On yksinkertaistettu DPS:n (dynamic purchasing system eli dynaaminen hankin- tajärjestelmä) käyttöä. Muista kuitenkin seuraavat säännöt:

o On kilpailutettava DPS:ään perustuvat hankinnat arvosta riippumatta ja on teh- tävä DPS:ään perustuvista hankinnoista hankintapäätös, johon liitetään oi- kaisuohje.

o On lyhennetty ilmoittamista koskevia määräaikoja

o On lisätty uusia EU-ilmoituslomakkeita (korjausilmoitus ja sopimusmuutoksia koskeva ilmoitus).

o On julkaistava tarjouspyyntö sähköisesti hankintailmoituksen yhteydessä.

o On otettava tarjoukset vastaan sähköisesti 18.10.2018 alkaen.

o On muutettu merkkien käyttöä koskevaa kohtaa.

o On annettu säännöksiä hankinnan jakamisesta osiin.

o On muutettu pakollisia ja harkinnanvaraisia poissulkuperusteita.

o On käytettävä ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden käsittelyssä ns. YHTA-

/ESPD-lomaketta.

o Ehdokkaalla ja tarjoajalla on oikeus esittää näyttöä luotettavuudestaan (ns. kor- jaavat toimenpiteet).

o On annettu uusia säännöksiä voimavara-alihankkijoista.

o On valittava tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin (hinnaltaan halvin, kus- tannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras).

o Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

o On perusteltava halvimman hinnan käyttö muissa kuin tavarahankinnoissa.

o On laadittava hankintaa koskeva kertomus niiltä osin kuin tiedot eivät ilmene hankintapäätöksestä tai muista hankinta-asiakirjoista.

o On noudatettava olennaisia sopimusmuutoksia koskevia säännöksiä.

o On pidennetty hankintayksikön hankintaoikaisun tekemistä koskeva määräaikaa

90 pv:ään oikaisua koskevasta päätöksen tekemisestä. Oikaisu voidaan tehdä, vaikka sopimus olisi tehty.

o On lyhennetty hankinnan odotusaikaa 14 päivään.

o Kilpailu- ja kuluttajavirasto valvoo hankintalain noudattamista, ja se voi puuttua ns. laittomiin suorahankintoihin kieltämällä niiden täytäntöönpanon, jos sopimus- ta ei ole tehty. Jos suorahankinnan sopimus on jo tehty, valvontaviranomainen voi esittää markkinaoikeudelle tiettyjen seuraamusten määräämistä 6 kk kulues- sa sopimuksen tekemisestä, jos suorahankintailmoitusta ei ole tehty.

▪ Käyttöoikeussopimuksia koskevat hankintalain kohdat on lueteltu tämän osan V kohdassa 11.

2. Hankinnan valmistelu

2.1 Hankinnan valmistelussa huomioon otettavat seikat

Hankinnan valmistelulla tarkoitetaan vaihetta, jossa hankintayksikkö aloittaa hankintaprosessin. Hankintaa aloitettaessa ja sen kohdetta määriteltäessä on otettava huomioon mm. seuraavat seikat:

Hankinnan määrittelyssä huomioitavaa

▪ Hankinnan on perustuttava todelliseen tarpeeseen (perustelta- vissa oleva syy); ▪ Kilpailutettava kokonaisuus on määritetty asianmukaisesti, ja tuotteiden määrittelyssä pyritään standardoituihin tuotteisiin, ellei kyse ole innovatiivisesta hankinnasta; ▪ Pyritään hankkimaan yleisesti käytössä olevia ja tarpeeseen nähden tarkoituksenmukaista laatua ja mallia olevia tuotteita; ▪ Hankintaan on varattu riittävä määräraha hankintasuunnitel- massa;

Kilpailuttamisen valmistelussa huomioitavaa

▪ Valittu hankinnan toteutustapa on järkevä, taloudellinen ja lainsäädännönmukainen; ▪ Valittu hankintamenettely soveltuu parhaiten kyseiseen tuote- ryhmään sekä hankinnan luonteeseen ja muihin siihen liittyviin seikkoihin; ▪ Rajoitetussa, neuvottelu- tai kilpailullisessa menettelyssä tai innovaatiokumppanuudessa valittu tarjoajien määrä on oikeas- sa suhteessa hankinnan laajuuteen sekä arvoon; ▪ Vertailuperusteet mahdollistavat tarjoajien objektiivisen ja syr- jimättömän valinnan; ▪ Valittava toimittajien määrä ottaa huomioon kilpailutilanteen säilymisen markkinoilla ja tukee uusien toimijoiden markkinoil- le pääsyä; ▪ Hankinnan vaatimaan työmäärään on kiinnitetty huomiota (työmäärää voivat kasvattaa mm. suuren toimittajaryhmän kanssa käytävä tekninen vuoropuhelu ja sopimusneuvottelut); ▪ Sopimuskausi on asianmukainen, ja tarjousaika ei mahdolli- suuksien mukaan ajoittuisi heinäkuulle; ▪ Hankinnan riskit on kartoitettu ja niiden hallinta pyritään var- mistamaan

2.2 Hankinnan tavoitteiden ja kilpailutettavan kokonaisuuden määrittely

Hankinnan tarkoitus ja tavoitteet. Hankittavan kohteen luonne ja sisältö sekä asiakkaiden ja loppukäyttäjien tarpeet määrittävät hankinnan tarkoituk- sen ja tavoitteet. Nämä on syytä määritellä etukäteen, jotta sekä hankintayk- sikkö että toimittaja tunnistavat samalla tavalla hankittavan kokonaisuuden ja siihen liittyvät tavoitteet. Tavoitteiden määrittely auttaa tunnistamaan myös sen millaisia vaatimuksia ja vertailuperusteita sekä tavoitteiden saavuttami- seen tarvittavia sopimusehtoja (kannustimia ja sakkoja) hankinnassa tarvi- taan.

Hankinnoissa voi olla esimerkiksi seuraavia vaikuttavuustavoitteita:

- kustannustehokas toteutus (haetaan ensisijaisesti edullista ratkaisua)

- lyhyt toimitusaika (haetaan ratkaisua esim. laiterikon sattuessa)

- laatu (haetaan erityiskohteen edellyttämää poikkeuksellista laatua)

- innovatiivisuus (haetaan uutta ratkaisua)

- vastuullisuus (haetaan ympäristöystävällistä ratkaisua tai haetaan tukea työllistämiseen)

Innovatiivisuuden ja vastuullisuuden huomioon ottaminen. Julkisissa hankinnoissa voidaan edellä kuvatusti kannustaa innovatiivisten tuote- ja pal- velukonseptien kehittämiseen ja lisätä niiden kysyntää. Sipilän hallituksen hal- litusohjelmassa on asetettu tavoite, että viisi (5) prosenttia julkista hankinnois- ta on innovatiivisia. Lisäksi hankintalaki korostaa vastuullisuuden eli ympäristö-

, sosiaalisen ja taloudellisen vastuun näkökulmien huomioon ottamista julkisis- sa hankinnoissa. Innovatiivisuudesta ja vastuullisuudesta on lisätietoa hankin- takäsikirjan osassa VIII.

Kilpailutettavan kokonaisuuden määrittely. Kilpailutettavan kokonaisuu- den määrittelyssä kiinnitetään huomiota siihen, että kilpailutuksen kohteena olevat tavarat ja palvelut tai urakka muodostavat sellaisen kokonaisuuden, jo- ka kuuluu markkinoilla toimivien tarjoajien normaaliin tuotevalikoimaan. Se ei saisi olla niin laaja, että vain muutamalla suurimmalla toimittajalla on mahdol- lisuus osallistua tarjouskilpailuun. Osatarjouksen salliminen antaa mahdollisuu- den olla mukana tarjouskilpailussa myös niille tarjoajille, joiden valikoimaan kuuluu vain osa kilpailutuksen kohteesta. Hankintalaki myös korostaa em. syis- tä hankinnan jakamista osiin. Lisätietoja siitä on tämän osan kohdassa 5.8.

Hankinnan kohteen alustava määrittely ja sen hyväksyntä. Hankinnan kohteen alustavassa määrittelyssä selvitetään hankintakokonaisuuteen kuulu- vat tavara- ja/tai palvelunimikkeet. Palvelutehtävän osalta on tärkeää selvittää alustava sisältö ja haluttu tulos, erilaiset tavat tuottaa palvelua, palveluun tar- vittavat osaamisvaatimukset, henkilö- ja aikaresurssit sekä alustava arvio pal- velun kustannuksista. Alustavan määrittelyn tarkoituksena on kartoittaa han- kinnan käynnistämisen edellytyksiä ja muodostaa mahdollisimman todenmu- kainen käsitys siitä, mitä ollaan hankkimassa. Hankinnan koosta ja monimut- kaisuudesta riippuu, kuinka tarkka ja yksityiskohtainen vaatimusmäärittelytyö tehdään jo hankinnan valmisteluvaiheessa ennen varsinaisen tarjouspyynnön laatimista.

Kun alustava vaatimusmäärittely on tehty ja muut hankintaan liittyvät seikat on käyty läpi, laajoissa hankkeissa on syytä hakea hankinnan käynnistämiseen hyväksyntä tulevan hankintapäätöksen tekijältä tai hankintoja käsittelevältä johtoryhmältä, jotta hankinta käynnistyy sellaisella toimintamallilla ja reuna- ehdoilla, jotka päätöksentekijä tulee myös hyväksymään. Jos hankinnan toteu- tukseen liittyy epäselviä seikkoja, valmisteluun kannattaa sisällyttää markki- noiden kartoitus ja tietopyyntö.

2.3 Hankinnan organisointi, rahoitus ja ajoitus

Hankinnan organisointi. Laajojen hankintojen valmisteluun kuuluu hankin- nan/hankkeen projektointi ja projektisuunnitelman laatiminen. Hankkeessa xx- xxx määritellä hankinnan organisointi eli ne tahot ja henkilöt, jotka vastaavat ja osallistuvat hankinnan toteutukseen sekä heidän tehtävänsä. Näitä tahoja ovat mm. asiantuntijaryhmät (ohjausryhmä, projektiryhmä, asiakasryhmä ja pro-

jektin vetäjä), käyttäjän edustajat, tarjouspyynnön laatimisessa tarvittavat eri alojen asiantuntijat kuten hankinta-asiantuntijat, substanssin tuntijat sekä tar- vittaessa hankinta- tai substanssikonsultit ja tarjousten käsittelyryhmä. Pie- nemmissä hankinnoissakin on huolehdittava riittävästä hankinta- ja substans- siosaamista hankinnan toteuttamisessa.

Laajojen hankintojen projektisuunnitelmassa tulisi olla ainakin hankinnan to- teuttamista koskevat toimenpiteet, vastuutahot sekä aikataulut eli milloin han- kintailmoitus ja tarjouspyyntö on lähetettävä, mihin mennessä tarjoukset tulee jättää, tarjousten tarkastamisen ja vertailun vaatima aika, hankintapäätöksen tekeminen, tiedoksianto ja odotusajat, sopimusneuvottelut, sopimuksen teke- minen, arvioitu toimitusaika, tuotteen käyttöönottamiseen tai palvelutuotannon käynnistämisen arvioitu ajankohta, mahdolliset testausvaiheet, koulutukset se- kä muut mahdolliset toimenpiteet.

Hankinnan rahoitus ja ajoitus. Ennen laajan hankinnan käynnistämistä on varmistettava, että organisaatio on sitoutunut hankinnan toteuttamiseen ja et- tä hankintaan on varattu riittävät määrärahat.

Xxxxxxxxx on ajoitettava siten, että raha-arvoltaan merkittävät hankinnat voi- daan tarvittaessa ennakoivasti käynnistää jo ennen talousarvion hyväksymistä pyytämällä tarjouksia edellisen kalenterivuoden puolella, jotta hankinta pääs- tään toteuttamaan budjettivuoden alkupuolella ja kyetään varmistamaan varo- jen oikea-aikainen käyttö. Seuraavalle kalenterivuodelle siirtyvien hankintojen osalta on syytä varmistaa, että määrärahaa voidaan käyttää ko. vuonna. En- nakollisessa maksamisessa, joissa tuotteen vastaanottaminen tai työn toteu- tuminen siirtyy seuraavalle kalenterivuodelle, on syytä varmistaa, että menet- tely vastaa määrärahan käyttöä koskevia valtion talousarvion määräyksiä.

Budjettirahoituksen rinnalla leasingrahoitus on yksi vaihtoehto tietyissä tuote- ryhmissä (kuten ajoneuvot, työasemat ja muut tekniset laitteet). Vuokrauksen käytössä edellytetään vertailulaskelman tekemistä vuokrauksen edullisemmuu- den osoittamiseksi.

Hankinnat ja kilpailutukset on pyrittävä jaksottamaan mahdollisessa kilpailu- tuskalenterissa kalenterivuosittain hankintatarpeen ja maksujen jakautumisen osalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Toiminnan ylläpitoon tarkoitettujen tuot- teiden käyttö ja varojen kulutus on suunniteltava koko vuodeksi.

Kilpailutus- ja sopimuskausi. Sopimuskauden pituus on määriteltävä tilan- nekohtaisesti. Jos toimittajalta edellytetään merkittäviä investointeja hankin- nan toteuttamiseksi ja tuotannon käynnistämiseksi, tulee sopimuskauden vas- taavasti olla riittävän pitkä kattamaan investoinnista aiheutuneet kustannuk- set.

Sopimuskautta määriteltäessä tulee ottaa huomioon se, että hankinta on aika ajoin kilpailutettava. Pitkäkestoisen sopimuksen kilpailuttamisen tarve ja sopi- muskauden pituus tulisi pääsääntöisesti ratkaista noin 3 - 5 vuoden välein, ellei vuotuisella kilpailuttamisella ole taloudellisia tai toiminnallisia perusteita tai ell- ei kyse ole investointeja edellyttäneestä pitkäkestoisesta sopimuksesta.

Sopimuskauteen voidaan liittää harkinnan mukaan lisähankinta- eli optiokausi. Hankintayksikkö on oikeutettu, mutta ei velvollinen, jatkamaan sopimusta op- tiokaudella, joka tavallisimmin on 1 - 3 vuotta edellyttäen, että myös toimittaja sen hyväksyy. Optio tulee määritellä jo hankintailmoituksessa ja tarjouspyyn- nössä.

2.4 Muita valmistelussa huomioon otettavia seikkoja

Hankinnan riskien kartoitus. Hankinnan valmistelussa voidaan laajoissa hankinnoissa kartoittaa myös hankinnan tekemiseen ja tuotantoon liittyvät ris- kit. Hankinnan tekemiseen liittyviä riskejä voivat olla mm.

Hankinnan tekemiseen liittyviä riskejä ▪ Tehtävän määrittelyn puutteellisuus tai liian tiukat vaati- mukset ▪ Varteenotettavien tarjoajien vähyys ▪ Kilpailun toimimattomuus ▪ Tilaajan hinta-arvion pitämättömyys ▪ Kilpailutus- tai toimitusaikataulun viivästyminen ▪ Ennakoimattomien tehtävien ilmaantuminen toteutusvai- heessa ▪ Henkilövaihdokset ▪ Toimittajaan liittyvät riskit sopimuskauden aikana ▪ Hankinnan turvallisuusriskit (tietoturva-, materiaali- ja hen- kilöstöriskit). Ks. myös Osa VI, kohta 6.1

Riskeistä arvioidaan todennäköisyys ja seurausten vakavuus tehtävän kannal- ta. Sen pohjalta määritetään, miten riskit huomioidaan hankinnan eri vaiheis- sa. Palveluhankinnassa kannattaa vastuisiin liittyviä epäselvyyksiä minimoida laatimalla yksityiskohtainen tehtävä- ja vastuunjakotaulukko.

Edellisen hankinnan toteutus. Laajojen hankkeiden osalta kannattaa pereh- tyä edellisen vastaavan hankinnan dokumentteihin ja sen mahdolliseen jälkiar- viointiin, jotta aiemmin mahdollisesti esiintyneet ongelmat eivät toistuisi.

Tietoturvallisuus. Hankinnan valmisteluvaiheessa on selvitettävä hankintaa koskevat tietoturvallisuuteen sekä muuhun turvallisuuteen liittyvät seikat, kos- ka kukin virasto vastaa oman toimintansa tietoturvallisuudesta. Asetus tieto- turvallisuudesta valtionhallinnossa tuli voimaan 1.10.2010, ja se asettaa valti- on virastoja sitovat perustietoturvatason vaatimukset tietoturvallisuuden kehit- tämiseksi sekä yhtenäistää menettelyjä käsiteltäessä salassa pidettäviä ja käy- töltään rajoitettuja tietoaineistoja. Erityistä merkitystä tietoturvallisuudella on ICT-hankinnoissa sekä muissa hankinnoissa, joihin liittyy sähköistä tiedonsiir- toa hankintayksikön ja toimittajan välillä ja hankintayksikön tai käyttäjän tieto- jen tallentamista toimittajan tietovälineisiin.

Valtiovarainministeriön asettama Valtionhallinnon tieturvallisuuden johtoryhmä (VAHTI) ohjaa valtionhallinnon tietoturvatoimenpiteitä. Hankintaan voidaan liit- tää tietoturvavaatimuksia sekä tietoturvallisuussopimus käyttäen hyväksi VAH- TI-ohjeistuksia. Lisätietoja näistä on VM:n internetsivuilta osoitteessa xxx.xx.xx/xxxxx.

Valtiovarainministeriön ja valtioneuvoston lupaa edellyttävät hankin- nat. Myös hankintaan liittyvät luvat ja muut edellytykset on syytä käydä läpi hankinnan valmistelun yhteydessä. Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta koskevan lain (634/2011) 4 § 4 momentissa on säädetty seuraavasta lupame- nettelystä.

”Ennen kuin 2 § 2 momentin 1) ja 2) kohdassa tarkoitettu viranomainen [valti- on virastot ja laitokset sekä liikelaitokset, tuomioistuimet ja muut lainkäyttö- elimet] päättää tietohallintoa koskevasta omasta hankinnastaan taikka muusta sellaisesta sen ratkaistavissa olevasta valtion talousarviosta rahoitetusta tieto- hallintoa koskevasta hankinnasta, jolla on laajaa toiminnallista merkitystä tai joka on taloudelliselta arvoltaan merkittävä [yli 5.000.000 euroa], sen on pyy- dettävä asiasta valtiovarainministeriön lausunto. Jos edellä tarkoitettu viran- omainen haluaa poiketa valtiovarainministeriön lausunnosta, sen on saatettava asia hallinnonalansa ministeriön päätettäväksi.”

Lisäksi valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnan käsiteltäväksi on ennen hankin- tasopimuksen tekoa saatettava asiat, joissa on kysymys sitoutumisesta vähin- tään 5.000.000 euron arvoiseen useampaa vuotta koskevaan sopimukseen, kuten esimerkiksi uuden toimitilan vuokraus tai hallinnon tietojärjestelmä taik- ka liittyminen kansainväliseen järjestöön. Tämä on määrätty valtioneuvoston määräyksessä 3.1.2002 asioiden käsittelystä valtioneuvoston raha- asiainvaliokunnassa.

2.5 Markkinoiden kartoittaminen ja tekninen vuoropuhelu

Markkinakartoitus. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi tehdä markki- nakartoituksen ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suun- nitelmistaan ja vaatimuksistaan. Hankintayksikkö voi selvittää markkinoilla toimivia toimittajia ja tarjontaa mm. seuraavilla keinoilla:

Markkinoiden kartoittaminen ▪ Etsimällä internetistä tietoa eri yrityksistä ja niiden tarjon- nasta sekä erilaisia tilasto- ja vertailutietoja; ▪ Käymällä messuilla ja tiedotustilaisuuksissa; ▪ Keskustelemalla yritysten edustajien kanssa sekä tutustu- malla toimialajärjestöihin, kauppakamareihin ja vastaaviin; ▪ Lukemalla ammattilehtiä ja alan muita julkaisuja; ▪ Kysymällä tietoa kollegoilta, tutuilta ja muilta hankintayksi- köiltä; ▪ Lähettämällä tietopyyntökyselyitä tiedossa oleville potenti- aalisille tarjoajille; ▪ Käymällä teknisiä vuoropuheluita tarjoajien kanssa

Tietopyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla toimivia yrityksiä, näiden toimintamalleja ja ratkaisuvaihtoehtoja sekä yleistä hintata- soa ja mahdollista halukkuutta osallistua hankkeen toteuttamiseen, jotta varsi- naisella tarjouspyyntökierroksella saadaan mahdollisimman selkeät ja vertailu- kelpoiset tarjoukset. Tietopyyntö tulisi lähettää mahdollisimman monelle po- tentiaaliselle tarjoajalle, jotta varmistetaan tulevien tarjoajien tasapuolinen kohtelu. Tietopyyntö voidaan siitä syystä julkaista xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx -

ilmoituskanavassa (HILMA) käyttämällä EU-hankintojen ennakkoilmoitusloma- ketta. Tietopyynnössä tulee selvästi tuoda esille se, että kyse on alustavasta kyselystä, muttei vielä tarjouspyynnöstä.

Saadut vastaukset tietopyyntöön ovat yleensä suuntaa antavia. Ne eivät sido toimittajia eikä hankintayksikkö voi käyttää hyväksi vastauksissa saamiaan tie- toja lopullisen tarjouskilpailun vertailussa, elleivät kyseiset tiedot ilmene myös tarjouksesta. Tietopyyntö ei myöskään velvoita jatkamaan varsinaiseen tar- jouskilpailuun, jos saatujen selvitysten perusteella hankintaa ei kannata toteut- taa. Varsinaista tarjouspyyntöä ei tule käyttää markkinoiden kartoittamiseen.

Markkinakartoituksessa ja tietopyynnössä voidaan selvittää mm. seuraavia seikkoja:

Markkinakartoituksen/tietopyynnön aiheet ▪ Toimialaa ja liiketoimintaympäristöä koskevat yleiset tiedot (toimialan toi- mittajien kannattavuus, hinnoittelume- kanismit, alan yleiset toimintakäytännöt ja toimintalogiikka, toimialan tulevat muutokset ja kehitysnäkymät, yritysten julkissektorin tuntemus ja osallistuminen julkisiin kilpailutuksiin, jne.); ▪ Toimittajamarkkinoita koskevat tie- dot (toimittajien lukumäärä, kilpailuti- lanne ja -keinot, markkinoiden alueelli- suus ja niiden erot, näköpiirissä olevat muutokset jne.); ▪ Toimittajayrityksiä koskevat tiedot (henkilöstön määrä, liikevaihto, organi- saatiorakenne, yrityksen ikä, toimittajan toimiala sekä asema ja markkinaosuus siinä, taloudellinen tilanne, kannatta- vuus, osaaminen, tulevaisuuden suunni- telmat, yhteistyön edellytykset ja muut tarvittavat tiedot); ▪ Tiettyjä tuotteita, palveluja koskevat tiedot (tuotteen, palvelun soveltuvuus hankintayksikölle, lisäpalvelujen saata- vuus, hankintayksikön sopimuksen hou- kuttelevuus, yritysten osaaminen ko. tuotteesta, palvelusta sekä yrityksen pa- nostus tuotekehitykseen)

Tekninen vuoropuhelu. Hankintayksiköillä on mahdollisuus myös käydä ns. teknistä vuoropuhelua toimittajien kanssa ennen lopullisen tarjouspyynnön lä- hettämistä. Tällä tarkoitetaan esim. toimittajatapaamisia ja tarjouspyyntöluon- noksen lähettämistä luettavaksi ja kommentoitavaksi mahdollisimman monelle tarjoajaehdokkaalle. Tarjouspyyntöä täydennetään tarjoajilta saatujen kom- menttien perusteella. Tässäkin vaiheessa on huolehdittava tarjoajien tasapuoli- sesta kohtelusta.

Markkinakartoituksessa ja teknisessä vuoropuhelussa voidaan käyttää apuna lisäksi riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näi- den tahojen neuvojen käyttäminen ei saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä syrjintään tai avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn. On huomat- tava, että hankintalaissa on kaksi uutta harkinnanvaraista poissulkuperustetta, jotka koskevat toimittajan eturistiriitaa hankintamenettelyssä ja toimittajan osallistumista hankintamenettelyn valmisteluun tavalla, joka voi vääristää kil- pailua. Lisätietoa poissulkuperusteista on kohdassa 6.2-6.3. ja markkinakartoi- tuksesta ja tietopyynnöstä on Hanko-loppuraportin liitteessä 14.

Markkinoiden luominen. Jos markkinakartoituksella selviää, että markkinoil- la ei ole vielä toimijoita tai niitä ei ole riittävästi, hankintayksikkö voi osallistua omalta osaltaan markkinoiden luomiseen mm. tiedottamalla hyvissä ajoin etu- käteen avoimesti ja aktiivisesti tulevista hankintasuunnitelmistaan esim. Han- ki-palvelun kilpailutuskalenterissa, xxx.xxxxxx.xx, sekä käymällä vuoropuhelua potentiaalisten toimittajien kanssa hankintayksikön tarpeista.

3. Hankintamenettelyt

3.1 Hankintamenettelyn valinta

Hankintaa käynnistettäessä on valittava hankintaan soveltuva hankintalain mukainen EU-hankintojen hankintamenettely. Käytettävä menettely riippuu hankinnan arvosta, kohteesta, luonteesta, monimutkaisuudesta, kokonaista- loudellisen edullisuuden perusteesta, käytettävissä olevasta ajasta, neuvottelu- tarpeesta, markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärästä ja hankintayksikön asiantuntemuksesta.

Hankinta- menettely	Kuvaus
Avoin menettely	Yksivaiheinen, selkeä, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii perushankintoihin
Rajoitettu menettely	Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, ei neuvottelumahdollisuutta, sopii hankintoihin, joissa on tar- ve rajoittaa osallistujien määrää ja rajaamiseen löytyy sel- keitä perusteita, yleensä pitkäkestoinen tavara- tai palve- luhankinta
Neuvottelumenettely	Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, neu- vottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä, ei saa neu- votella pakollisista eli vähimmäisvaatimuksista eikä vertai- luperusteista. Tarkoituksena on mukauttaa tarjoukset vas- taamaan hankintayksikön vaatimuksia. Lopullisten tarjous- ten jälkeen ei neuvotella.
Kilpailullinen neuvotte- lumenettely	Kaksivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, neu- vottelumahdollisuus, edellyttää aina laissa määriteltyjen neuvottelumenettelyn edellytysten täyttymistä, saa neuvo- tella kaikista hankintaan liittyvistä näkökohdista. Tarkoituk- sena on löytää hankintayksikölle soveltuva ratkaisumalli, joka parhaiten täyttää sen tarpeet. Lopullisten tarjousten saavuttua parhaan tarjoajan kanssa voidaan tarjouksesta

	neuvotella tietyin edellytyksin.
Innovaatiokumppanuus	Monivaiheinen, käynnistetään hankintailmoituksella, tarkoi- tettu innovatiivisen sellaisen tavaran, palvelun tai raken- nusurakan hankintaan, joita ei ole markkinoilla. Menettely- nä on neuvottelumenettely. Valitaan yksi tai useampi tar- joaja toteuttamaan tutkimus- ja kehittämistoimintoja pe- räkkäisissä vaiheissa, joista kunkin jälkeen kumppanuus voidaan päättää. Kehitystyön tulokset voidaan hankkia kumppanilta ilman tarjouskilpailua tietyin edellytyksin.
Suorahankinta	Yksivaiheinen, ei hankintailmoitusta, neuvottelumahdolli- suus yhden tai useamman toimittajan kanssa. Edellyttää aina laissa määriteltyjen suorahankinnan edellytysten täyt- tymistä. Vapaaehtoinen suorahankintailmoitus.
Suunnittelukilpailu	Menettely, jonka tarkoituksena on hankkia suunnitelma, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla ja jossa voidaan antaa palkintoja
Puitejärjestely	Yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimit- tajan välinen sopimus, jossa sovitaan joko kaikista hankin- taan sovellettavista ehdoista tai osa ehdoista jätetään auki. Käynnistetään yleensä avoimella, rajoitetulla tai neuvotte- lumenettelyllä, mutta muitakin saa käyttää.
Dynaaminen hankinta- järjestelmä	Täysin sähköinen hankintamenettely tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille [eli tuotteille]. Avoin kaikille DPS:n ehdot täyttäville tarjoajille sen keston ajan.
Sähköinen huutokaup- pa	Sähköisesti alenevin hinnoin tai tarjouksen sisältämiä teki- jöitä koskevin uusin arvoin toteutettava huutokauppame- nettely sen jälkeen, kun hankintayksikön valitseman han- kintamenettelyn perusteella tarjoajat on arvioitu ja tarjouk- set käsitelty. Ei sovi rakennusurakkaan tai henkisten suori- tusten hankintaan.

Avoin ja rajoitettu menettely ovat ensisijaisia. Muita hankintamenettelyjä voi- daan käyttää, jos niiden käyttöedellytykset täyttyvät. Neuvottelumenettelyn, kilpailullisen neuvottelumenettelyn, suorahankinnan, innovaatiokumppanuuden ja suunnittelukilpailun käyttö on perusteltava hankinta-asiakirjoissa, esimer- kiksi hankintakertomuksessa. Seuraavassa on kuvattu puitejärjestelyn, DPS:n ja sähköisen huutokaupan toteuttamiseen käytettäviä hankintamenettelyjä.

3.2 Avoin menettely

Avoimella menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen ja asettaa saataville tarjouspyynnön, joiden pe- rusteella kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen.

Hankintailmoituksen julkaisemisen ja tarjouspyynnön saataville asettamisen jälkeen hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyynnön lisäksi soveliaiksi katso- milleen toimittajille. Muutos aiempaan käytäntöön on se, että hankintailmoitus ja tarjouspyyntö tulee julkaista samaan aikaan eli tarjouspyynnön tulee olla linkkinä hankintailmoituksessa. Tasapuolinen kohtelu edellyttää, että kaikki tarjoajat saavat saman informaation hankinnasta. Toimittaja on valittava tar- jouksen jättäneiden joukosta.

Avoimen menettelyn prosessikaavio

Yksinkertaisissa hankinnoissa avoimen menettelyn hankintailmoitus voi jo sel- laisenaan olla varsinainen tarjouspyyntö, jos keskenään vertailukelpoisten tar- jousten tekeminen on hankintailmoituksen nojalla mahdollista.

3.3 Rajoitettu menettely

Rajoitetulla menettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayk- sikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki halukkaat toi- mittajat voivat pyytää saada osallistua. Ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen.

Rajoitetun menettelyn prosessikaavio

Osallistumishakemusten perusteella selvitetään, täyttävätkö ehdokkaat asete- tut soveltuvuusvaatimukset ja arviointiperusteet ja valitaan tarjouspyynnön määrittelyjen mukaan ne tarjoajat, jotka voivat tehdä tarjouksen ja joille lähe- tetään osallistumiskutsu ja tarjouspyyntö.

Tarjoajia on kutsuttava rajoitettuun menettelyyn vähintään 5, jollei soveliaita ehdokkaita ole vähemmän. Menettelyyn ei saa ottaa ehdokkaita, jotka eivät ole jättäneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asetta- mia vaatimuksia. Tarjoajien valinnassa käytettäviä soveltuvuuden vähimmäis- vaatimuksia sekä arviointiperusteita käsitellään kohdassa 5.4.

3.4 Neuvottelumenettely

Neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksik- kö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki halukkaat toimit- tajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvottelee hankintaso- pimuksen ehdoista valitsemiensa tarjoajien kanssa.

Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalaissa olevaa pe- rustetta sen käytölle. Neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvotte- lumenettelyn käyttöedellytykset ovat samat poiketen aiemmasta lain- säädännöstä.

Neuvottelu- menettelyn ja kilpailulli- sen neuvot- telumenette- lyn perus- teet ▪ Hankinta, jossa hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää olemas- sa olevia ratkaisuja mukauttamatta; ▪ Hankinta, johon kuuluu suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja; ▪ Hankinta, jonka luonteeseen, monimutkaisuuteen tai oikeudelli- seen tai rahoitukselliseen muotoon liittyvistä erityisistä syistä tai niihin liittyvien riskien vuoksi ei voida tehdä hankintasopimusta ilman edeltäviä neuvotteluja; tai ▪ Hankinta, jossa hankinnan kohteen kuvausta ei voida laatia riit- tävän tarkasti viittaamalla standardiin, eurooppalaiseen tekniseen arviointiin, yhteiseen tekniseen eritelmään tai tekniseen viittee- seen.

Neuvottelu- tai kilpailullista neuvottelumenettelyä ei tule käyttää sellaisten käyttövalmiiden tavaroiden tai palvelujen hankintaan, joita monet tarjoajat voivat tarjota.

Hankintayksikkö voi lisäksi siirtyä neuvottelumenettelyyn seuraavilla edellytyk- sillä.

Neuvottelu- menettelyyn siirtymisen perusteet ▪ Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjouksia ei voida hy- väksyä hankintalaissa määrätyin perustein ▪ Ei uutta hankintailmoitusta, jos mukana ovat kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 79-92 §:n vähimmäisedellytykset ja jotka ovat tehneet muotomääräykset täyttävän tarjouksen

Neuvottelumenettelyn prosessikaavio

Osallistumishakemusten perusteella selvitetään, täyttävätkö ehdokkaat asete- tut soveltuvuusvaatimukset ja arviointiperusteet ja valitaan tarjouspyynnön määrittelyjen mukaan tarjoajat neuvottelumenettelyyn. Valituille tarjoajille lä- hetetään neuvottelukutsu ja alustava tarjouspyyntö.

Tarjoajia on kutsuttava neuvottelumenettelyyn vähintään 3, jollei soveliaita ehdokkaita ole vähemmän. Menettelyyn ei saa ottaa ehdokkaita, jotka eivät ole jättäneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksikön asetta- mia vaatimuksia. Tarjoajien valinnassa käytettäviä soveltuvuuden vähimmäis- vaatimuksia sekä arviointiperusteita käsitellään kohdassa 5.4. Neuvottelume- nettelyssä on seuraavat säännöt:

Neuvottelu- menettelyn toteuttami- nen ▪ Hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa on esitettävä kuvaus tarpeistaan ja hankittavilta tavaroilta, pal- veluilta tai rakennusurakoilta vaadittavista ominaisuuksista sekä ilmoitettava kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet. ▪ Lisäksi on ilmoitettava, mitkä kuvauksen osat sisältävät ne vähimmäisvaatimukset, jotka kaikkien tarjoajien on täy- tettävä. Esitettyjen tietojen on oltava riittävän täsmällisiä, jotta toimittajat voivat arvioida hankinnan luonnetta ja laajuutta ja päättää, jättävätkö ne osallistumishakemuksen ▪ Hankintayksikön on pyydettävä alustavat tarjoukset, joiden poh- jalta neuvotellaan, ja se voi pyytää neuvottelujen aikana neuvot- telujen perusteella mukautettuja tarjouksia. ▪ Hankintayksikkö voi vertailla ja valita alustavan tarjouksen pe- rusteella voittajan ilman neuvotteluja, jos tästä on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. ▪ Hankintayksikkö voi myös muuttaa tarjouspyyntöä tai neuvotte- lukutsua neuvottelujen kuluessa. ▪ Vähimmäisvaatimuksista ja kokonaistaloudellisen edulli- suuden perusteista ei saa neuvotella. ▪ Neuvottelut voivat tapahtua vaiheittain siten, että mukana olevi- en tarjousten määrää vähennetään soveltamalla hankintailmoi- tuksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita ja vertailuperustei- ta. Vaiheittaisuudesta on ilmoitettava hankintailmoituksessa, tar- jouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. ▪ Tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti neuvottelussa. ▪ Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tar- jouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun. ▪ Hankintayksikön on kirjallisesti ilmoitettava tarjoajille kaikista hankintailmoituksen, tarjouspyynnön tai neuvottelukutsun sisäl- töä koskevista muutoksista. ▪ Tarjoajille on varattava riittävästi aikaa muuttaa tarjouksiaan ja esittää mukautetut tarjouksensa. ▪ Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille tarjoajille minkään tarjo- ajan antamia luottamuksellisia tietoja, ilman tämän yksilöityä suostumusta. ▪ Neuvottelujen päättymisestä on ilmoitettava tarjoajille. ▪ Lopullinen tarjouspyyntö on lähetettävä tarjoajille ja asetettava sille määräaika. ▪ Hankintayksikön on tarkistettava, että tarjoukset ovat tarjous- pyynnönmukaisia ja valittava voittava tarjous. ▪ Lopullisista tarjouksista ei saa neuvotella. ▪ Neuvotteluista on pidettävä pöytäkirjaa.

Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää myös tietyin edellytyksin, jos avoimes- sa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu tarjouspyyntöä vastaavia tarjouk- sia tai tarjouksia ei voida hyväksyä.

Neuvottelumenettelyyn siirtymisen prosessikaavio

Hyväksyttäviä tarjouksia ei ole saatu esimerkiksi silloin, kun tarjoukset ylittä- vät käytettävissä olevat varat, tarjoajat eivät täytä asetettuja soveltuvuuden vähimmäisedellytyksiä tai tarjotut tuotteet eivät täytä vähimmäisvaatimuksia tai ne eivät sovellu aiottuun käyttötarkoitukseen.

3.5 Kilpailullinen neuvottelumenettely

Kilpailullisella neuvottelumenettelyllä tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki ha- lukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua. Hankintayksikkö neuvotte- lee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa kartoittaakseen ja mää- ritelläkseen keinot, joilla sen tarpeet voidaan parhaiten täyttää.

Käyttöedellytykset ovat samat kuin neuvottelumenettelyssä. Kilpailulli- sen neuvottelumenettelyssä on käytettävä kokonaistaloudellisen edulli- suuden perusteena parasta hinta-laatusuhdetta.

Kilpailullisen neuvottelumenettelyn prosessikaavio

Osallistumishakemusten perusteella selvitetään, täyttävätkö ehdokkaat asete- tut soveltuvuusvaatimukset ja arviointiperusteet ja valitaan tarjouspyynnön määrittelyjen mukaan tarjoajat neuvottelumenettelyyn. Valituille lähetetään neuvottelukutsu, hankekuvaus ja mahdollinen alustava tarjouspyyntö.

Tarjoajia on kutsuttava kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn vähintään 3, jollei soveliaita ehdokkaita ole vähemmän. Menettelyyn ei saa ottaa ehdokkaita, jot- ka eivät ole jättäneet osallistumishakemusta tai jotka eivät täytä hankintayksi- kön asettamia vaatimuksia. Tarjoajien valinnassa käytettäviä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita käsitellään kohdassa 5.4. Kil- pailullisessa neuvottelumenettelyssä on seuraavat säännöt:

Kilpailulli- sen neuvot- telumenet- telyn to- teuttami- nen ▪ Hankintayksikön on määriteltävä hankintailmoituksessa hankintaa koskevat tarpeensa ja vaatimuksensa. ▪ Hankintayksikkö voi laatia lisäksi hankinnan tavoitteita ja sisältöä tarkentavan hankekuvauksen. ▪ Hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa on vahvistet- tava alustava aikataulu ja asetettava hinta-laatusuhteen vertailuperusteet. ▪ Hankintayksikkö aloittaa neuvottelut, joiden tarkoituksena on kartoittaa ja määritellä keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Tässä vaiheessa kannat- taa pyytää alustavat tarjoukset neuvottelujen pohjaksi. ▪ Hankintayksikkö voi neuvotella kaikista hankinnan näkökohdista. ▪ Hankintayksikkö voi maksaa tarjoajille raha- tai muita palkkioita tai palkintoja. ▪ Neuvotteluja voivat tapahtua vaiheittain siten, että neuvot- teluissa mukana olevien ratkaisujen määrää rajoitetaan soveltamalla hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja hinta-laatusuhteen vertailuperusteita. Vaiheit- taisuudesta on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai han- kekuvauksessa. ▪ Tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti neuvotteluissa.

▪ Hankintayksikkö ei saa antaa tietoja tavalla, joka vaarantaa tarjouskilpailuun osallistuvien tasapuolisen kohtelun.

▪ Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille tarjoajille minkään tarjoajan antamia luottamuksellisia tietoja, ilman tämän yksilöityä suostumusta.

▪ Neuvotteluja on jatkettava siihen saakka, kun hankintayk- sikkö on valinnut ne ratkaisumallit, joilla kyetään täyttämään sen määrittelemät tarpeet.

▪ Neuvottelujen päättymisestä on ilmoitettava tarjoajille.

▪ Tarjoajilta on pyydettävä neuvotteluissa esitettyihin ja määriteltyihin ratkaisuihin perustuvat lopulliset tarjouk- set.

▪ Tarjouksen on oltava lopullisessa tarjouspyynnössä esitet- tyjen vaatimusten mukainen ja siinä on oltava kaikki osat.

▪ Tarjouksia voidaan hankintayksikön pyynnöstä täsmentää.

▪ Tarjousvertailun jälkeen voidaan neuvotella parhaan tarjoajan kanssa mm. rahoitussitoumusten tai muiden ehtojen viimeistelemiseksi, jos se ei ole syrjivää tai muuta olennaisia osia.

▪ Neuvotteluista on pidettävä pöytäkirjaa.

3.6 Innovaatiokumppanuus

Innovaatiokumppanuus on uusi hankintamenettely. Sen tavoitteena on innova- tiivisen tavaran, palvelun tai rakennusurakan kehittäminen ja tämän tuloksena tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden hankkiminen.

Innovaatiokumppanuuden käyttöedellytys. Innovaatiokumppanuus voi- daan valita, jos hankintayksikön tarvetta ei voida täyttää hankkimalla markki- noilta jo saatavilla olevia tavanomaisia tavaroita, palveluita tai rakennusurakoi- ta. Innovaatiokumppanuus toteutetaan neuvottelumenettelyllä. Neuvotteluun valittavien ehdokkaiden vähimmäismäärä ja enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Innovaatiokumppanuuden neuvottelumenettelyvaihees- sa on oltava vähintään 3 ehdokasta, jollei soveltuvia ole vähemmän.

Ehdokkaiden valinnassa käytetään soveltuvuusvaatimuksia ja arviointiperustei- ta, ks. käsikirjan kohta 5.4. Ehdokkaiden valinnassa on arvioitava ehdok- kaiden valmiuksia tutkimukseen ja kehittämiseen sekä innovatiivisten ratkaisujen kehittämiseen ja toteuttamiseen.

Innovaatiokumppanuuden neuvottelumenettelyssä ja toteutusvaiheessa on seuraavat lisäsäännöt neuvottelumenettelyn sääntöjen lisäksi (ks. kohta 3.4).

Innovaatio- kumppanuu- den ero neu- vottelume- nettelyyn

▪ Kumppania ei saa valita alustavan tarjouksen perusteella. ▪ Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on käytettävä pa- rasta hinta-laatusuhdetta. ▪ Teollisoikeuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa, tarjous- pyynnössä tai neuvottelukutsussa.

Innovaatio- kumppa- nuuden to- teuttaminen

▪ Innovaatiokumppanuus voidaan perustaa yhden tai use- amman tarjoajan kanssa, jotka toteuttavat erillisiä tutkimus- ja kehittämistoimintoja. ▪ Innovaatiokumppanuus on jaettava peräkkäisiin vaiheisiin, jotka vastaavat tutkimus- ja innovaatioprosessin eri vaiheita. ▪ Hankintayksikön on asetettava kumppan(e)ille välitavoitteita ja määrättävä korvauksen suorittamisesta. ▪ Hankintayksikkö voi kumppanuuden tavoitteiden perusteella kun- kin vaiheen jälkeen päättää kumppanuuden. ▪ Kumppanien määrää voidaan vähentää päättämällä yksittäisiä kumppanuutta koskevia hankintasopimuksia edellyttäen, että tästä on ilmoitettu hankinta-asiakirjoissa. ▪ Hankintayksikön ei tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua kehitystyön tulosten hankinnasta, jos hankinta tehdään menettelyyn otetulta kumppanilta ja jos kehitystyön tu- lokset ja niitä koskeva hankinta vastaavat sovittua suori- tustasoa ja enimmäiskustannuksia. ▪ Hankintayksikkö ei saa ilmaista toisille kumppaneille ratkaisuja, joita yksi on ehdottanut eikä muita luottamuksellisia tietoja ilman kyseisen kumppanin yksilöityä suostumusta. ▪ Kumppanuuden rakenteen, keston ja arvon tulee vastata ratkai- sun innovatiivisuutta. ▪ Kumppanuuden perusteella hankittavien tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden arvo ei saa olla kohtuuttoman suuri suh- teessa niiden kehittämiseksi tehtyyn investointiin.

Lisätietoa innovatiivisista hankinnoista on hankintakäsikirjan osassa VIII.

3.7 Suorahankinta

Suorahankinnalla tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö neu- vottelee valitsemiensa toimittajien kanssa hankintasopimuksen ehdoista julkai- sematta hankintailmoitusta.

Suorahankinnan prosessikaavio

Suorahankinnan perusteet ovat seuraavat:

Suorahankinnan perusteet ▪ Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan osallistumishakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia, ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta; ▪ Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan ja järkeviä vaih- toehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttu- minen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamises- ta; ▪ Xxxxxxxxx tarkoituksena on ainutkertaisen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen; ▪ Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutu- neen äärimmäisen kiireen vuoksi; ▪ Hankittava tavara valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua, tuo- tekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä kyseessä ole massatuotanto tavaran valmistamisen taloudellisen kannatta- vuuden varmistamiseksi tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseksi; ▪ Hankinta koskee perushyödykemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita; ▪ Tavarat hankitaan erityisen edullisesti liiketoimintansa lopetta- valta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä maksuky- vyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seu- rauksena; ▪ Palveluhankinta suunnittelukilpailun voittajalta; ▪ Suorahankinnat lisätilauksissa: o Alkuperäiseltä toimittajalta tavarahankinta, jos aikai- semman laitteiston osittainen korvaus/laajennus ja yhteen- sopimattomuuden tai suhteettomien teknisten vaikeuksien takia ei voi vaihtaa toimittajaa, uusien sopimusten voimas- saolo yhteensä alkuperäisen toimittajan kanssa enintään 3 vuotta. o Aiempaa rakennusurakkaa/palvelua koskeva uusinta, jos suorahankinnasta ilmoitettu aiemman hankinnan ilmoi- tuksessa ja uuden arvo huomioitu hankinnan arvossa, enintään 3 vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen te- kemisestä (optio).

Huomaa, että lisähankinta on siirretty ns. ei-olennaisen sopimusmuu- toksen kohtaan, HankL 136 §, ks. lisätietoja hankintakäsikirjan osa VI, kohta 3.1.

Jos hankintayksikkö on tehnyt suorahankinnan, se voi vapaaehtoisesti julkaista hankinnasta suorahankintaa koskevan ilmoituksen hankintapäätöksen jäl- keen käyttäen EU-hankintojen suorahankinnan ilmoituslomaketta. Ilmoitus jul- kaistaan HILMA-kanavassa, josta se lähetetään TED:iin. Suorahankinnasta on julkaistava myös jälki-ilmoitus, jottei valitusaika pitene.

Jos hankintayksikkö on julkaissut suorahankintailmoituksen, se voi tehdä han- kintasopimuksen vasta 14 päivän odotusajan jälkeen. Jos suorahankintailmoi- tusta ei julkaista, pitenee valitusaika 30 päivään siitä, kun suorahankintaa kos- keva jälki-ilmoitus on julkaistu. Jos jälki-ilmoitustakaan ei ole tehty, valitusaika on 6 kuukautta hankintasopimuksen tekemisestä. Suorahankinnan peruste on kirjattava hankinta-asiakirjoihin. Jos suorahankinta on tehty ilman hyväksyttä- vää perustetta, voi Kilpailu- ja kuluttajavirasto esittää markkinaoikeudelle seu- raamusten määräämistä 6 kk kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä. Lisä- tietoja valvonnasta on kohdassa 9.7.

3.8 Puitejärjestely

Puitejärjestelyllä tarkoitetaan yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat hinnat ja suunnitel- lut määrät sekä muut ehdot. Puitejärjestelyn toimintavaihtoehdot ovat seu- raavat:

Puitejärjestelyyn voidaan valita yksi tai useampi toimittaja. Määrä on ilmoitet- tava hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa. Puitejär- jestely voi olla voimassa enintään neljä vuotta, mutta hankinnan kohteen sitä perustellusti edellyttäessä se voi olla pidempi. Puitejärjestelyn ehtoihin ei saa tehdä olennaisia muutoksia sopimuskaudella.

Yhteishankintayksikön puitejärjestelyjen käyttö

Hansel Oy tekee valtionhallinnon keskitetysti hankittavista tuoteryhmistä puite- järjestelyjä toimittajien kanssa. Hansel Oy laatii kuhunkin puitejärjestelyyn liit- tymis- ja toimintaohjeet sekä malliasiakirjat puitejärjestelyjen käyttämiseen ja kevennettyjen kilpailutusten toteuttamiseen. Lisätietoja yhteishankinnoista on hankintakäsikirjan osan I kohdassa 6.6 sekä Hansel Oy:n asiakkaiden käytössä olevasta verkkopalvelusta osoitteessa xxx.xxxxxx.xx. Verkkopalvelun käyttäjä- tunnukset saa pyytämällä ne Hansel Oy:stä. Voidakseen hyödyntää Xxxxxxxx puitejärjestelyä on hankintayksikön tehtävä liittymisilmoitus Hansel Oy:lle. Il- moitus on tehtävä puitejärjestelykohtaisesti. Jos liittymistä puitejärjestelyyn ei tehdä, on hankintayksikön kilpailutettava hankintansa hankintalain mukaisesti. Suositeltavaa on, että virastot määrittäisivät virastossaan liittymisistä vastaa- van yksikön.

3.9 Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat Kevennetty kilpailutus

Monen toimittajan puitejärjestelyssä, jossa osaa ehdoista ei ole vahvistettu, on

hankinta tehtävä järjestämällä ns. kevennetty kilpailutus käyttäen puitejärjes- telyä kilpailutettaessa määriteltyjä kokonaistaloudellisen edullisuuden perustei- ta eli joko hinta-laatusuhteen vertailuperusteita tai käyttäen vertailuperusteena halvinta hintaa sekä muita hankintayksikön tarpeen mukaisia vaatimuksia. Tar- joukset on pyydettävä puitejärjestelyyn valituilta toimittajilta kirjallisesti ja tar- joajille on asetettava määräaika, johon mennessä tarjoukset on toimitettava.

Tarjoukset saa avata vasta määräajan jälkeen.

Kevennetty kilpailutus ja suora toimittajavalinta tai ranking

Monen toimittajan puitejärjestelyssä voidaan sopia myös, että osa hankinnoista voidaan tehdä joko ilman kevennettyä kilpailutusta tai toimittaja voidaan valita ranking-menettelyllä. Käytännössä tämä tapahtuu määrittämällä tietty hankin- nan arvo, yleensä kansallinen kynnysarvo, jonka alittavat hankinnat voidaan tehdä suoraan joltain puitesopimustoimittajalta tai noudattamalla ranking- menettelyn sääntöjä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee tehdä kevennetyn kilpailutuksen perusteella.

Ranking-menettely

Monen toimittajan puitejärjestely voidaan tehdä niin, että puitejärjestelyn ja toimittajavalinnan ehdot on vahvistettu puitejärjestelyä koskevassa tarjous- pyynnössä. Tällöin toimittajavalinta tehdään vahvistettujen ehtojen perusteella ns. ranking-menettelyllä.

Toimittajavalinnan ja tilaustietojen selvittämisen vaihtoehdoista on lisätietoja hankintakäsikirjan liitteessä 3.

3.10 Suunnittelukilpailu

Suunnittelukilpailu tarkoittaa hankintamenettelyä, jolla hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai hankkeen, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla. Kil- pailussa voidaan antaa palkintoja.

Suunnittelukilpailuun sovelletaan seuraavia hankintalain kohtia:

- luku 1 (periaatteet ja määritelmät),

- luku 2 (soveltamisala),

- luku 7 (ilmoittaminen) ja

- luku 14-16 (hankintapäätös, valvonta ja oikeussuojakeinot) sekä

- pykäliä 62 (viestintä), 77 (alihankinta), 80-82 (pakollinen ja harkinnan- varainen poissulku) 91 ja 92 (ehdokkaan/tarjoajan oikeudellinen muoto ja ryhmittymä, 83 (tarjoajien soveltuvuusvaatimukset) ja 93 (tarjouksen valinta).

Suunnittelukilpailun osallistujien määrää voidaan rajoittaa, mutta osallistujia on kutsuttava riittävä määrä kilpailun varmistamiseksi. Osallistujia ei saa ra- joittaa alueellisella perusteella tai sillä perusteella, että osallistujan tulisi olla luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö. Suunnittelukilpailua koskevaa hankin- tailmoitusta tai suunnittelukilpailun tuloksista kertovaa ilmoitusta ei tehdä HILMA-ilmoituskanavan kautta, vaan suoraan EU komission sivustolla xxx.xxxxx.xxx.xxxxxx.xx suunnittelukilpailun lomakkeilla. Ks. myös kohta 4.1.

Suunnittelukilpailun voittajan tai voittajien kanssa voidaan tehdä hankintaso- pimus suoraan kilpailun voittajan kanssa ilman kilpailutusta. Jos voittajia on useita, nämä voidaan kutsua neuvotteluun ja valita näistä toimittaja.

3.11 Sähköinen huutokauppa

Sähköisellä huutokaupalla tarkoitetaan toistuvaa menettelyä, jonka kuluessa uusia alennettuja hintoja tai tarjouksen sisältämiä tekijöitä koskevia uusia ar- voja esitetään sähköisesti ja joka toteutetaan sen jälkeen, kun tarjousten arvi- ointi on saatu kokonaisuudessaan ensimmäisen kerran päätökseen, ja joka mahdollistaa tarjousten luokittelun automaattisen arviointimenetelmän pohjal- ta. Sähköistä huutokauppaa voidaan käyttää tarjoushintojen ja muiden tietojen esittämiseen sen jälkeen, kun hankintamenettely on ensin käynnistetty avoi- mella, rajoitetulla tai neuvottelumenettelyllä sekä puitejärjestelyyn tai dynaa- miseen hankintajärjestelmään perustuvassa hankinnassa.

Sähköisen huutokaupan käytöstä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Säh- köisen huutokaupan käyttö edellyttää, että hankinnan sisältö voidaan riittävän tarkasti määritellä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Aineettomia suorituksia koskevissa hankinnoissa ei voida käyttää sähköistä huutokauppaa. Huutokaupan kohteena voi olla joko hinnat tai hinnat ja muut sellaiset vertai- luperusteet, joiden osalta voidaan esittää uusia arvoja huutokaupassa. Ennen huutokauppaa on tehtävä tarjousten kokonaisarviointi.

Arvioinnin jälkeen hyväksytyn tarjouksen tehneet ja soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat kutsutaan huutokauppaan. Huutokauppa voi alkaa aikaisin- taan 2 arkipäivän kuluttua kutsujen lähettämisestä. Huutokauppakutsun on si- sällettävä seuraavat tiedot:

Huutokauppakutsun sisältö ▪ tiedot käytetystä sähköisestä huutokauppajärjestelmäs- tä ja sähköisten viestintäyhteyksien teknisistä edellytyk- sistä; ▪ huutokaupan alkamispäivä ja kellonaika; ▪ tarvittaessa huutokaupan vaiheiden lukumäärä ja aika- taulu; ▪ matemaattinen kaava, jonka mukaan tarjoajien järjestys määräytyy automaattisesti; jos käytetään parasta hinta- laatusuhdetta, kaavan tulee sisältää vertailuperusteiden suhteellinen painotus; ▪ määritelty kaava eri vaihtoehdoille, jos niitä hyväksy- tään; ▪ perusteet huutokaupan lopettamiselle sekä mahdollisesti viimeisen tarjouksen jättämisen jälkeinen aika, jonka kuluessa vielä odotetaan uusia tarjouksia; lopettaminen voidaan tehdä joko: o kutsussa vahvistettuna päivänä ja kellonaikana; o kun uusia tarjouksia ei enää tehdä ja on odotettu mahdollinen viimeisen tarjouksen jättämisen jäl- keinen aika tai o kun huutokaupan eri vaiheiden määrä tulee täy- teen ▪ kutsuun on liitettävä alustavan kokonaisarvioinnin tulok- set. Yksittäiselle tarjoajalle voidaan antaa tieto tarjoajan sijoituksesta muihin nähden. ▪ Muiden tarjoajien nimiä ei saa paljastaa huuto- kaupan aikana.

Huutokaupan tulokset otetaan lopuksi huomioon tarjousten kokonaisvertailus- sa.

3.12 Dynaaminen hankintajärjestelmä

Dynaamisella hankintajärjestelmällä (DPS) tarkoitetaan täysin sähköistä han- kintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville han- kinnoille [tuotteille]. Hankintamenettely on kestonsa ajan avoin kaikille sovel- tuvuusehdot täyttäville toimittajille. DPS voidaan jakaa tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden luokkiin, jotka on määriteltävä objektiivisesti hankinnan eri ominaisuuksien perusteella. DPS:ään osallistumisesta ei saa periä toimitta- jilta maksuja.

Vain sähköiset viestintätavat ovat mahdollisia DPS:n perustamisessa ja sitä käytettäessä. DPS:n perustaminen tulee tehdä rajoitetulla menettelyllä. Han- kintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä tulee ilmoittaa ainakin DPS:n kohteena olevien suunniteltujen hankintojen luonne ja arvioitu määrä, kaikki tarvittavat tiedot DPS:stä sekä käytettävistä sähköisistä välineistä ja viestintäyhteyttä koskevista teknisistä järjestelyistä ja eritelmistä. Ehdokkaita pyydetään han- kintailmoituksella ensin tekemään osallistumishakemus, jonka perusteella

kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat on valittava DPS:ään. Eh- dokkaiden määrää ei saa rajoittaa.

DPS:n vaihe	Määräaika
Osallistumishakemuksen tekeminen	▪ väh. 30 pv hankintailmoituksen lähettä- misestä
Ehdokkaan hyväksyminen järjestel- mään ▪ Xxxxxxx pidentää yksittäistapauk- sissa laissa mainituista syistä ▪ Jos ei ole vielä yhtään tarjous- pyyntöä	▪ 10 työpäivän kuluessa osallistumishake- muksen vastaanottamisesta ▪ 15 työpäivän kuluessa osallistumishake- muksen vastaanottamisesta ▪ Pidennetty ajanjakso
Tarjousaika	väh. 10 pv kutsusta tarjoamaan
Jälki-ilmoitus	30 pv hankintasopimuksen tekemisestä

Kun DPS on perustettu, DPS:n käyttäjät valitsevat tuotteet ja palvelut sekä toimittajan kilpailuttamalla, sillä hankintalain mukaan jokainen yksittäinen hankinta DPS:n sisällä on kilpailutettava. Yksittäisen hankinnan tarjouspyyn- nössä voidaan määritellä hankinnan kokonaistaloudellisen edullisuuden perus- teet.

3.13 Sähköiset luettelot

Hankintalaissa on uusia säännöksiä sähköisistä luetteloista. Tarjoukset voidaan antaa sähköisen luettelon muodossa tai siten, että tarjoukseen liitetään säh- köinen luettelo. Tällöin edellytyksenä on, että tiedonvaihto tehdään sähköises- ti. Sähköisen luettelon on täytettävä hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnös- sä esitetyt muotomääräykset. Jos puitejärjestelyssä tai DPS:ssä käytetään sähköisiä luetteloita, voidaan kevennetty kilpailutus tehdä kahdella vaihtoeh- toisella tavalla:

Kevennetty kilpailutus sähköisillä luetteloilla ▪ Hankintayksikkö pyytää tarjoajia päivittämään luettelonsa, jot- ka on mukautettu puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan vaa- timuksiin tai ▪ Hankintayksikön on koottava jo toimitetuista puitejärjestelyn sähköisistä luetteloista tiedot, joita tarvitaan puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan vaatimusten mukaisten tarjousten muo- dostamiseksi. o Hankintayksikön on ilmoitettava ennen tietojen kokoa- mista tarjoajille menettelystä sekä päivä ja kellonaika, jolloin se aikoo tiedot sähköisistä luetteloista ja annetta- va mahdollisuus tarjoajille kieltää tietojen kokoaminen. o Menettelystä ilmoittamisen ja tietojen kokoamisen välille on varattava riittävä aika. o Ennen hankintapäätöstä hankintayksikön on esitettävä kokoamansa tiedot tarjoajalle ja annettava sille tilaisuus oikaista kerätyt tiedot tai vahvistaa, ettei tiedoissa ole asiavirheitä.

DPS:n osalta edellä mainitun toimintamallin edellytyksenä on, että DPS:n osal- listumishakemukseen on liitetty sähköinen luettelo.

4. Hankinnasta ilmoittaminen

4.1 Hankintailmoitukset

Hankintailmoituksen tarkoituksena on tiedottaa tarjouskilpailusta avoimesti, varmistaa todellisen kilpailun toteutuminen ja antaa kaikille yrityksille mahdol- lisuus osallistua julkisen sektorin tarjouskilpailuihin. Hankintailmoituksen te- keminen on pakollista EU-hankinnoissa. Sen laiminlyönti johtaa hankinnasta valitettaessa hankintapäätöksen kumoamiseen ja hankinnan uudelleen käyn- nistämiseen. Käytössä on seuraavat ilmoitukset:

Ilmoituslaji	Muistettavaa
Ennakkoilmoitus	▪ Ei pakollinen ▪ Tehdään tulevista hankinnoista kalenterivuoden alus- sa ▪ Voidaan käyttää lyhentämän määräaikoja, jolloin täy- tettävä pakolliset tiedot ilmoitukseen
SOTE- ja muita erityisiä palveluja koskevia käyttöoikeussopimuksia koskeva ennakkoilmoi- tus	▪ Pakollinen
Hankintailmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä hankintaa käynnistettäessä
SOTE- ja muita erityisiä palveluja koskeva han- kintailmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä hankintaa käynnistettäessä
Käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä käyttöoikeussopimusta koskevaa hankintaa käynnistettäessä
Korjausilmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä korjattaessa EU-hankintailmoituksen, SOTE- hankintailmoituksen, käyttöoikeussopimuksia koske- van hankintailmoituksen, SOTE-palveluja koskevien käyttöoikeussopimusten ennakkoilmoituksen ja suun- nittelukilpailutuksia koskevan hankintailmoituksen tie- toja
Jälki-ilmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä kaikista EU-hankinnoista, SOTE- ja muista palveluhankinnoista, käyttöoikeussopimuksista ▪ EU-suorahankinnoista ja SOTE- muiden eritysten pal- velujen suorahankinnoista. ▪ Myös hankinnan keskeyttämisestä, jossa ilmoitettava keskeyttämisen peruste. ▪ Myös hankinnasta, josta on julkaistu ennakkoilmoitus, mutta ei lainkaan hankintailmoitusta.
Suunnittelukilpailua koskeva ilmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä suunnittelukilpailua käynnistettäessä, teh- dään suoraan sivustolla xxx.xxxxx.xxx.xxxxxx.xx olevalla lomakkeella
Suunnittelukilpailun	▪ Pakollinen

tuloksia koskeva ilmoi- tus	▪ Suunnittelukilpailun tuloksia koskevat ilmoitukset on julkaistava suunnittelukilpailun päättymisen jälkeen, tehdään suoraan sivustolla xxx.xxxxx.xxxxxxxxx.xx olevalla lomakkeella
Sopimusmuutosilmoitus	▪ Pakollinen ▪ Tehtävä tietyistä hankintasopimuksen tai käyttöoike- ussopimuksen muutoksista (136 § 2 mom 2 ja 3 koh- dat)
Suorahankintaa koske- va vapaaehtoinen ilmoi- tus	▪ Ei pakollinen ▪ Kytkettynä 14 päivän odotusaikaan turvaa valitusti- lanteessa oikeussuojan tehostetuilta seuraamuksilta ▪ Tehdään hankintapäätöksen jälkeen ennen hankinta- sopimuksen tekemistä. ▪ Jos ei tehdä, valitusaika pitenee 30 päivään jälki- ilmoituksesta tai jos jälki-ilmoitusta ei ole tehty, vali- tusaika on 6 kk hankintasopimuksen tekemisestä
Yleinen avoimuusilmoi- tus	▪ Ei pakollinen ▪ Sidosyksikön tai yhteistyöhön osallistuvien hankin- tayksiköiden liiketoiminnan harjoittamisesta.

4.2 Hankintailmoitusten laatiminen ja julkaiseminen

Hankintailmoitusten tulee sisältää vähintään ne tiedot, jotka ilmoituslomak- keissa on määritelty pakollisiksi tiedoiksi. Jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan, on hankintailmoituksen teksti ratkaiseva. Jos hankintayk- sikkö käyttää tarjouskilpailussa Hansel Oy:n ylläpitämää sähköistä kilpailutus- järjestelmää eli HANKI-palvelua, syötetään järjestelmään samalla sekä hankin- tailmoitusta että tarjouspyyntöä koskevat tiedot.

Jos käytössä ei ole HANKI-palvelua, hankintailmoitus laaditaan ja lähetetään julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx. Ilmoitukset lähetetään HILMAsta julkaistavaksi EU:n virallisen lehden TED-tietopankissa osoitteessa xxx.xxx.xxxxxx.xx ja lehden S-osassa, jos ilmoitus on lähetetty sinne arkisin klo 12.00 mennessä. Suunnittelukilpailua koskevat ilmoitukset laaditaan ja julkaistaan suoraan EU:n virallisten julkaisujen toimiston eNotices-palvelussa osoitteessa xxx.xxxxx.xxxxxx.xx/x-xxxxxxx/.

Hankintailmoituksen voi julkaista myös tiedotusvälineissä tai hankintayksikön omilla internet-sivuilla, mutta sitä ei saa kuitenkaan julkaista ennen kuin se on julkaistu ensin EU:n TED-tietopankin sivuilla ja sen jälkeen HILMA- ilmoituskanavassa. Ilmoituksissa ei saa olla muita tietoja kuin hankintailmoi- tuksissa julkaistuja tietoja.

Hankintailmoituksessa on käytettävä ns. CPV-koodia kuvaamaan hankittavaa tavaraa, palvelua tai rakennusurakkaa ja tukemaan hankintailmoitusten seu- rantapalvelua. Lisätietoja CPV-koodista löytyy em. HILMA-ilmoituskanavan si- vuilta xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

4.3 Hankintailmoitusten määräajat

Hankintailmoituksia koskevat määräajat on hankintalaissa kirjoitettu lasketta- vaksi siitä päivästä, kun ilmoitus on lähetetty julkaistavaksi, osallistumis- tai neuvottelukutsu on lähetetty, tarjouspyyntö lähetetty tai sopimus tai päätös on tehty. Määräaikojen laskemista koskevan kotimaisen määräaikalain (150/1930) ja EU:n vastaavan määräaika-asetuksen mukaan määräaikaa laskettaessa sitä päivää, josta määräaika lasketaan, ei oteta huomioon. Määräajat lasketaan aina siis esim. lähettämistä seuraavasta päivästä!

Hankinta- menettely	Ei ennak- koilmoitus- ta Ilmoitus sähköisesti	Ei ennak- koilmoitus- ta Ilmoitus ja asiakirjat sähköisesti	Ennakkoil- moitus julkaistu Ilmoitus säh- köisesti	Ennakkoil- moitus julkaistu Ilmoitus ja asiakirjat säh- köisesti
Ennakkoilmoi- tus			väh. 35 pv ja enintään 12 kk ennen	väh. 35 pv ja enintään 12 kk ennen
Ennakkoilmoi- tus SOTE- ja muut erit. palv.			myös yli 12 kk ennen	myös yli 12 kk ennen
Avoin menette- ly, Tavara, pal- velu, rakennus- urakka Tarjousaika	väh. 35 pv	väh. 30 pv	väh. 15 pv	väh. 15 pv
Rajoitettu, neuvottelu- menettelyt, innokump- panuus ja DPS Osallistumisha- kemukset Tarjousaika rajoi- tetussa Tarjousaika rajoi- tetussa, muu kuin keskushal- linto	väh. 30 pv väh. 30 pv sovittavissa sopimuksella, jollei, väh. 10 pv	väh. 30 pv väh. 25 pv sovittavissa sopimuksella, jollei, väh. 10 pv	väh. 30 pv väh. 10 pv sovittavissa sopimuksella, jollei, väh. 10 pv	väh. 30 pv väh. 10 pv sovittavissa sopimuksella, jollei, väh. 10 pv
Alustava tarjous- aika neuvottelu- menettelyissä*, innovaatiokump- panuudessa	väh. 30 pv	väh. 25 pv	väh. 10 pv vain neuvotte- lumenettelys- sä*	väh. 10 pv vain neuvotte- lumenettelys- sä*
Tarjousaika DPS:ssä		väh. 10 pv		väh. 10 pv
Nopeutettu avoin menette- ly tarjousaika	väh. 15 pv	väh. 15 pv	väh 15 pv	väh. 15 pv

Nopeutettu ra- joitettu, neu- vottelumenet- tely Osallistumisha- kemukset Tarjousaika rajoitettu ja neu- vottelumenettely	väh. 15 pv väh. 10 pv	väh. 15 pv väh. 10 pv	väh. 15 pv väh. 10 pv	väh. 15 pv väh. 10 pv
Käyttöoikeus- sopimukset Tarjousten jät- täminen Jos menettelyssä osallistumisha- kemuksen jättä- minen Tällöin tarjousai- ka	väh. 30 pv väh. 30 pv väh. 22 pv	väh. 25 pv väh. 25 pv väh. 17 pv	väh. 30 pv väh. 30 pv väh. 22 pv	väh. 25 pv väh. 25 pv väh. 17 pv
Jälki-ilmoitus Hankintasopi- mus, DPS:ään perustuva sopi- mus, puitejärjes- telyä koskeva päätös, suunnit- telukilpailun tu- lokset Käyttöoikeusso- pimukset	30 pv 48 pv	30 pv 48 pv	30 pv 48 pv	30 pv 48 pv

Määräajoissa on otettava huomioon hankinnan laatu ja monitahoisuus sekä tarjousten laatimisen ja toimittamisen vaatima aika ja tarvittaessa pidennettä- vä niitä. Jos tarjoustenteko edellyttää käyntiä paikan päällä, määräajat on ase- tettava niin, että kaikki toimittajat saavat tarvitsemansa tiedot.

Määräaikoja on pidennettävä, jos hankintayksikkö ei ehdi toimittaa toimittajille lisätietoja viimeistään 6 päivää ennen tarjousajan päättymistä tai nopeutetussa menettelyssä viimeistään 4 päivää ennen. Määräaikoja ei tarvitse pidentää, jos lisätietoja ei ole pyydetty ajoissa tai niillä ei ole merkitystä tarjouksenteon kannalta.

Hankintailmoituksen määräaikoihin kannattaa lisätä 2-3 päivää, jotta määräaika on riittävä, kun otetaan huomioon, että hankintailmoitus lähetetään julkaistavaksi ensin TED-tietopankissa. Vasta siellä julkaisemisen jälkeen ilmoi- tus on julkaistavissa HILMA-ilmoituskanavassa. Ilmoitus saadaan julkaista HILMA-ilmoituskanavassa, kun on kulunut 48 tuntia sen lähettämisestä, vaikkei ilmoitusta olisi julkaistu TED:issä.

5. Tarjouspyynnön laatiminen

5.1 Tarjouspyynnön sisältö

Hankinta-asiakirjoilla tarkoitetaan mitä tahansa asiakirjaa, jonka hankintayk- sikkö on laatinut tai johon se viittaa kuvatakseen tai määrittääkseen hankinnan tai menettelyn eri osia. Näitä voivat olla mm. hankintailmoitus, tarjouspyyntö, neuvottelukutsu, osallistumiskutsu, hankekuvaus tai tekninen eritelmä. Han- kintalain mukaan tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet on laadittava niin selviksi, että niiden perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnön sisältövaatimukset ovat seuraavat:

Tarjous- pyynnön muistilista	Tarjouspyynnön tiedot
Yhteystiedot	▪ Hankintayksikön nimi, yhteystiedot sekä yhteyshenkilön tiedot;
Pakolliset tiedot	▪ Hankinnan kohteen määrittely tai hankekuvaus ja hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset (ja tekniset vaati- mukset riittävän yksityiskohtaisesti sekä tiedot hankittavista määristä ja yksiköistä, tarvittaessa erillisellä liitteellä); ▪ Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen; ▪ Määräaika tarjousten tekemiselle (päivämäärä ja kellonaika); ▪ Tarjousten toimitusosoite; ▪ Kieli tai kielet, joilla tarjous on laadittava; ▪ Tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaati- mukset; ▪ Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen alkamispäi- vä sekä neuvotteluissa käytettävä kieli tai kielet; ▪ Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset (taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne, tekninen soveltuvuus ja ammatillinen pätevyys) ja muut vaatimukset sekä pyyntö täyden- tää yhteinen eurooppalainen asiakirja (ESPD-lomake) ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan sekä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on soveltuvuuden arviointia varten toimitet- tava; ▪ Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet (halvin hinta, kus- tannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras) ja niiden suhteellinen painotus, kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeukselli- sesti tärkeysjärjestys: ▪ Tarjousten voimassaoloaika; ▪ Keskeiset sopimusehdot (sopimusluonnos tai vakiosopimusehdot, esim. JYSE Tavarat tai Palvelut 2014 -ehdot, JIT 2015 -ehdot);
Muita mah- dollisia tie- toja	▪ Muut tiedot, joilla voi olla merkitystä hankinnassa, kuten ▪ Hintojen antamista varten hintalomake sekä hinnoitteluperusteet ja ohjeet; ▪ Toimitusaika ja muut toimitusta, pakkausta, kierrätystä ym. kos- kevat tiedot sekä toimitusehto toimituslausekkeita käyttäen (In- coterms 2014, Finnterms 2010); ▪ Maksuehto 21 pv netto; ▪ Laskutusta ja laskujen käsittelyä koskevat tiedot, ml. verkkolas- kutusta ja laskujen automaattista käsittelyä koskevat tiedot; ▪ Sopimusehdot joko sopimusluonnoksena tai vakiosopimusehtoina (JYSE 2014, JIT 2015, YSE 1998 jne.); ▪ Tarjouksen tekoa koskevat muut ohjeet ja lomakkeet

Maksuehto. Tarjouspyynnössä tuodaan esille hankintayksikön maksuehtovaati- mus, joka Valtiokonttorin suosituksen mukaan on 21 päivää netto hyväksyttävän laskun saapumisesta ja hyväksytystä toimituksesta.

Ennakkomaksu. Maksut maksetaan valtiolla pääsääntöisesti toteutuneiden ja hy- väksyttyjen suoritteiden eli toimitusten perusteella. Ennakkomaksuja voidaan mak- saa vain, jos se on valtion edun mukaista. Lähtökohtaisesti ennakon maksaminen tulee olla lainsäädännön perusteella mahdollista (mm. määrärahan käyttöä koske- vat säännökset, talousarviosäännökset). Maksujen ennakollinen suorittaminen il- man vakuuksia on sallittua lähinnä vain kulutusmenojen luonteisten erien ja vähäi- seen tavanomaiseen hankintayksikön toimintaan liittyvien erien maksamisessa (esim. vuokra- tai leasing-maksut, lehtitilausmaksut).

Kun ennakon määrä ja sen suoritusaika on jätetty hankintayksikön harkintaan, on joka tapauksessa pidättäydyttävä liian suuresta ja tarpeettoman aikaisessa vai- heessa tapahtuvasta ennakon suorituksesta. Tarjouspyynnön yhteydessä ei ennak- koa saa yleensä tarjota. Jos ennakon tarjoaminen perustellussa poikkeustapaukses- sa on valtion kannalta edullista, tulee toimittajalta vaatia selvitys ennakon vaiku- tuksesta hintaan.

Ennakkomaksu on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on aina vaadittava riittävä vakuus. Vakuudeksi voidaan pääsääntöisesti hyväksyä kotimai- sen raha- tai vakuutuslaitoksen omavelkainen pankkitakaus. Ulkomaisissa hankin- noissa on syytä varmistua mahdollisen ulkomaisen vakuuden antajan vakavarai- suudesta. JYSE-ehtojen mukaisesti vakuuden arvon tulee olla 15 % suurempi kuin suoritettavan ennakon määrä ja sen tulee olla voimassa vähintään 1 kuukauden sen jälkeen, kun sopimuksen mukainen toimitusaika on päättynyt. Ennakkomaksuun ei yleensä ole syytä sitoutua arvoltaan alle 200.000 euron hankinnoissa, koska ennak- komaksun käsittely ja ennakkomaksuun liittyvän vakuuden vaatiminen toimittajalta ja vakuuden valvonta aiheuttavat merkittävästi lisätyötä. Myös toimittajalle luovu- tettavista raaka- tai tarveaineista on vaadittava vakuus, elleivät luovutettavan omaisuuden vähäinen arvo tai muut erityiset syyt tee sitä tarpeettomaksi. Jo tar- jouspyynnössä selvästi ilmoitettava, minkä suuruinen ja millainen vakuuden on ol- tava ja kuinka pitkään sen tulee olla voimassa.

Toimitusehto. Tarjouspyynnössä esitetään hankintayksikön toimitusehtovaatimus käyttäen joko Finnterms 2001 -toimituslausekkeita kotimaan kaupassa tai ulko- maan kaupan osalta Incoterms 2010 -toimituslausekkeita. Toimituslauseke määrit- tää, kuka on vastuussa tavaran kuljettamisesta, kuljetuksen hankkimisesta ja mak- samisesta ja kuka kantaa vastuun tavaran vahingoittumisesta tai katoamisesta kul- jetuksen aikana. Tavallisin lauseke kotimaan kaupassa on TOP eli toimitettuna peril- le nimettyyn määräpaikkaan, esim. TOP Helsinki. Toimittaja kantaa vastuun TOP- toimitusehdossa em. seikoista, kunnes tämä on luovuttanut tavaran hankintayksi- kölle Helsingissä. NOL Helsinki tarkoittaa puolestaan noudettavana lähettäjältä Hel- singissä.

Muut sopimusehdot. Tarjouspyyntöön voidaan liittää joko hankintayksikön itse laatima sopimusluonnos tai vain keskeisimmät hankintaa koskevat tapauskohtaiset sopimusehdot ja viittaus muilta osin noudatettaviin vakiosopimusehtoihin kuten Jul- kisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin JYSE 2014, joissa on erikseen tavara- hankintoja ja palveluhankintoja koskevat ehdot. IT-hankinnoissa voidaan käyttää Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja JIT 2015. Sopimusehdoista voi- daan neuvotella vain suorahankinnassa, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ennen hankintapäätöstä. Lisätietoja sopimusehdoista ja so- pimuksen laatimisesta on hankintakäsikirjan osassa VI.

5.2 Tarjouspyynnön asettaminen saataville ja sähköinen tiedonvaihto

Hankintalain 69 §:ssä on uusi velvoite hankintalain voimaantultua asettaa hankinta-asiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa siitä päivästä, kun hankintailmoitus on julkaistu. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kaikissa hankintamenettelyis- sä on tarjouspyyntö tai alustava tarjouspyyntö julkaistava sähköisesti ja annet- tava tiedoksi kaikille, kun hankintailmoitus on julkaistu, ei ainoastaan osallis- tumishakemusten perusteella menettelyyn valituille. Tarjouspyyntöjä voidaan julkaista sähköisesti joko lisäämällä hankinta-asiakirjat linkkinä hankintailmoi- tukseen, julkaisemalla ne viraston omilla internet-sivuilla tai julkaisemalla ne Hansel Oy:in ylläpitämässä sähköisessä kilpailutusratkaisussa eli Hanki- palvelussa osoitteessa xxx.xxxxx-xxxxxxx.xx.

Hankinta-asiakirjojen sähköinen tiedonvaihto eli mm. tarjousten sähköinen vastaanottaminen on hankintalain toinen uusi velvoite, joka koskee kaikkia hankintayksiköitä 18.10.2018 alkaen. EU-hankintojen tarjouksia voidaan ottaa vastaan ainoastaan sähköisessä kilpailutusratkaisussa tai muulla tavoin siten, että hankintalain 64 §:n tietoturvavaatimukset täyttyvät. Siirtymäsäännök- sen mukaan ennen em. määräpäivää EU-hankintojen tarjousten vastaanotta- miseen sovelletaan 18.10.2018 asti muutoin kumotun hankinta-asetuksen (614/2007) 4 lukua, joka tarkoittaa sitä, että tarjouksia ei voi ottaa vastaan sähköpostilla. Sähköposti ei täytä 64 §:n tietoturvavaatimuksia.

Hankintailmoituksessa on ilmoitettava, jos jotkut hankinta-asiakirjat toimite- taan muulla tavoin kuin sähköisesti esimerkiksi tietojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi. Hankintayksikön on hankintailmoituksessa ilmoitettava luotta- muksellisuutta koskevat vaatimukset ja miten asiakirjoihin voi tutustua. Tällöin ei voida käyttää ns. sähköisesti toimitettavien asiakirjojen lyhennettyjä määrä- aikoja, vaan tarjousaikaa on pidennettävä 5 päivällä lukuun ottamatta kiireelli- siä tilanteita. Syy muuhun kuin asiakirjojen sähköiseen tiedonvaihtoon on pe- rusteltava hankinta-asiakirjoissa tai hankintaa koskevassa kertomuksessa.

5.3 Ehdokkaille osoitettu kutsu

Kaksivaiheisissa hankintamenettelyissä eli rajoitetussa, neuvottelu- ja kilpailul- lisessa neuvottelumenettelyssä sekä innovaatiokumppanuudessa on hankin- tayksikön kutsuttava tarjoajat yhtä aikaa ja kirjallisesti jättämään tarjouksensa tai osallistumaan neuvotteluihin. Kutsussa on mainittava internet-osoite, jossa tarjouspyyntö ja muut hankinta-asiakirjat ovat saatavilla tai jos niitä ei saa sähköisessä muodossa, ne on liitettävä kutsuun.

5.4 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuusvaatimukset ja ESPD-lomake

Hankintayksikkö voi selvittää toimittajien soveltuvuutta hankinnan toteuttami- seen. Tämä tapahtuu asettamalla ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, rahoituksellista ja taloudellista tilannetta, teknistä suorituskykyä ja ammatillis- ta pätevyyttä koskevia soveltuvuusvaatimuksia. Vaatimuksista on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vaatimusten tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen. Liian tiukkojen vaatimusten asettaminen voi vaikeuttaa aiheetto-

masti pienten ja keskisuurten yritysten mahdollisuutta osallistua tarjouskilpai- luun.

Vaatimuksilla tulee voida avoimessa menettelyssä varmistaa, että tarjoajalla on oikeus harjoittaa ammattitoimintaa ja että sillä on riittävät taloudelliset ja rahoitusta koskevat voimavarat sekä tekniset ja ammatilliset valmiudet toteut- taa ko. hankintasopimus. Muissa menettelyissä soveltuvuusvaatimusten ja hankintaan liittyvien mahdollisten arviointiperusteiden avulla valitaan ne tarjo- ajat, jotka otetaan mukaan tarjouskilpailuun.

Ehdokas tai tarjoaja osoittaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen täyttämällä hankintayksikön laatiman yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan eli ns. ESPD-lomakkeen alustavaksi näytöksi sekä vakuuttamalla lo- makkeessa, että

- sitä ei koske mikään pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkuperuste

- ehdokas tai tarjoaja täyttää hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaa- timukset ja mahdolliset arviointiperusteet

ESPD-lomake voidaan laatia sähköisesti seuraavilla tavoilla:

- käyttäen EU komission ESPD-palvelua osoitteessa xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx,

- täyttämällä ESPD-lomake word-tiedostona HLMA-ilmoituskanavassa tai

- käyttämällä Hanki-palvelun ESPD-toiminnallisuutta.

Ehdokas tai tarjoaja liittää ESPD-lomakkeen tarjoukseen tai osallistumishake- mukseen. ESPD-lomakkeessa on valmiina kohdat, joihin tarjoaja syöttää tarjo- ajaa koskevat tiedot, tarjoajan edustajia koskevat tiedot, muiden yksiköiden voimavarojen käyttöä koskevat tiedot, alihankkijoita koskevat tiedot sekä pa- kollisia ja harkinnanvaraisia poissulkuperusteita koskevat tiedot. Edellä mainit- tuja kohtia ei voi muuttaa.

Hankintayksikkö voi sen sijaan eräin osin täydentää soveltuvuutta koskevia vaatimuksia, joista ESPD-lomakkeessa käytetään nimeä valintaperuste sekä soveltuvuusvaatimuksen täyttämisestä pyydettäviä selvityksiä, jotka tarkiste- taan voittajalta. Seuraavassa on esitelty soveltuvuusvaatimuksia ja niitä kos- kevia selvityksiä. Ne on teknisen ja ammatillisen pätevyyden osalta lueteltu ns. tyhjentävästi eli muita ei voi pyytää.

Soveltuvuuden osa-alue	Soveltuvuutta koskevat vaatimukset eli ESPD- lomakkeella valintaperusteet
Rekisteröityminen	▪ Tarjoaja on merkitty ammatti- tai kaupparekisteriin. Selvi- tys tarvittaessa. ▪ Toimilupa tai järjestön jäsenyys, joka osoittaa oikeuden palvelun tarjoamiseen. Selvitys tarvittaessa.
Taloudellinen ti- lanne ja rahoitus- asema	▪ Vuotuinen liikevaihto (enint. 2 kertaa hankinnan ennakoitu arvo [vuodessa]). Selvitys tarvittaessa. ▪ Taloudellisten suhdelukujen todellinen arvo. Selvitys tarvit- taessa. ▪ Tarjoajan ottama ammatinharjoittajan vastuuvakuutus. Selvitys tarvittaessa. ▪ Muita tietoja, kuten luottoluokitustiedot tai tilinpäätöstie-

dot. Selvitys tarvittaessa.

Tekninen ja amma- tillinen pätevyys

▪ Tiedot tärkeimmistä toimituksista eli referenssit. ”Xxxxxxxx on suorittanut hankintayksikön vaatimana ajanjaksona seuraavat hankintayksikön vaatimukset täyttävät tavara- tai palvelusuoritusten tyypit”. Selvitystä koskevat tiedot määriteltävä. Vuosi, kuvaus, arvo, ajankohdat ja vastaan- ottajat. ▪ ”Talouden toimijalla on käytettävissään seuraavat (erityi- sesti laadunvalvonnasta vastaavat) tekniset asian- tuntijat tai tekniset laitokset”. Selvitys tarvittaessa. ▪ ”Xxxxxxxx käyttää laadunvarmistukseen seuraavia teknisiä välineitä ja toimenpiteitä sekä tutkimus- ja kokeilujärjes- telmät ovat seuraavat.” Selvitys tarvittaessa. ▪ Xxxxxxxx toimija voi käyttää seuraavia toimitusketjun hallinnointi- ja seurantajärjestelmiä hankintasopimuksen toteuttamisen yhteydessä.” Selvitys tarvittaessa. ▪ ”Toimitettavat monitahoiset tuotteet tai palvelut tai poik- keuksellisesti erityistarkoitusta varten tarvittavat tuotteet tai palvelut: Xxxxxxxx toimija sallii tuotantokapasiteettinsa tai teknisen suorituskykynsä tarkastukset sekä tarvittaessa käytössään olevien tutkimus- ja kehitysjärjestelmien sekä sovel- tamiensa laadunvalvontatoimenpiteiden tarkastuk- set.” Selvitys tarvittaessa. ▪ Koulutusta ja ammatillista pätevyyttä koskevat tiedot. Selvitys määriteltävä: ▪ a) palveluntarjoaja tai urakoitsija itse ja/tai (riippuen asi- anomaisessa ilmoituksessa tai hankinta-asiakirjoissa ase- tetuista vaatimuksista): ▪ b) sen johtohenkilöstö: ▪ Palveluhankinta ja rakennusurakka: ”Talouden toimija voi toteuttaa seuraavat ympäristöasioiden hallintatoimen- piteet hankintasopimuksen toteuttamisen yhteydessä.” Selvitys tarvittaessa. ▪ Palveluhankinta ja rakennusurakka: ”Xxxxxxxx toimijan keskimääräinen työvoima ja johtohenkilöstön luku- määrä viimeisen kolmen vuoden aikana.” Selvitys tarvit- taessa. ▪ ”Talouden toimijalla on käytettävissään seuraavat työvä- lineet, kalusto tai tekniset laitteet hankintasopimuksen toteuttamiseksi.” Selvitys tarvittaessa. ▪ ”Xxxxxxxx toimija aikoo mahdollisesti antaa seuraavan osuuden (ts. prosenttiosuuden) hankintasopimuksesta ali- hankkijoille.” Selvitys tarvittaessa alihankkijoista. ▪ Talouden toimija toimittaa vaaditut toimitettavien tuottei- den näytteet, kuvaukset tai valokuvat, joihin ei tarvitse liittää aitoustodistuksia; Xxxxxxxx toimija toimittaa tarvittaessa vaaditut toimitetta- vien tuotteiden näytteet, kuvaukset tai valokuvat, joiden aitous on todistettava. ▪ ”Voiko talouden toimija toimittaa vaaditut virallisten laa- dunvalvontaelinten tai toimivaltaisiksi tunnustettujen lai- tosten laatimat todistukset, joissa selkeästi määriteltyjen tuotteiden vaatimustenmukaisuus osoitetaan viittaamalla asiaa koskevassa ilmoituksessa tai hankinta-asiakirjoissa

ilmoitettuihin teknisiin eritelmiin tai standardeihin?” Selvi- tys tarvittaessa.

Laadunhallinta- ja ympäristöasioiden hallintajärjestelmät

▪ ”Pystyykö talouden toimija esittämään riippumattomien laitosten antamia todistuksia siitä, että talouden toimija täyttää tiettyjen laadunvarmistusstandardien vaati- mukset, mukaan lukien vammaiskäyttö?” ▪ Palveluhankinta tai urakka. ”Pystyykö talouden toimija esittämään riippumattomien laitosten antamia todistuksia siitä, että talouden toimija täyttää tiettyjen ympäristö- asioiden hallintaa koskevien standardien vaatimuk- set?”

Rekisteröityminen. Palveluhankintojen osalta edellytetään, että tarjoajana toimiva yritys on merkitty tai merkitään ennakkoperintärekisteriin sovittuun ajankohtaan mennessä. Työn teettäjän ei tarvitse toimittaa ennakonpidätystä maksamistaan työkorvauksista silloin, kun yrittäjä on rekisteröity ennakonpe- rintärekisteriin. Jos näin ei ole, vaan tarjoaja on luonnollinen henkilö, hankin- tayksikkö on velvollinen huolehtimaan ennakonpidätyksestä ja muista työnan- tajavelvoitteista.

Muiden yksiköiden voimavarojen käyttö. Ehdokas tai tarjoaja voi täyttää jonkin soveltuvuusvaatimuksen (liikevaihtovaatimus, tietty kokemus tai osaa- minen) myös käyttämällä muiden yksiköiden voimavaroja riippumatta näiden välisestä suhteesta. Tämä voidaan tehdä joko muodostamalla ryhmittymä tai käyttämällä ja nimeämällä tietty alihankkija ns. voimavara-alihankkijaksi. Kunkin voimavarayksikön (ryhmittymän jäsenen tai voimavara- alihankkijayrityksen) on täytettävä oma ESPD-lomakkeensa.

Referenssit. Hankintayksikkö voi asettaa soveltuvuusvaatimukseksi, että tar- joajalla on oltava referenssejä eli kokemusta esimerkiksi vähintään 3 vastaa- van laajuisesta palveluhankkeesta kuin mikä on kilpailutuksen kohteena. Täl- löin tarjoajan on täytettävä ESPD-lomakkeeseen pyydetyt tiedot. Pelkkää refe- renssien lukumäärää ei voida käyttää soveltuvuuden arvioinnissa.

Koulutus ja ammatillinen pätevyys. Hankintayksikkö voi pyytää selvitystä myös palveluntarjoajan johtohenkilöiden tai palvelun tai urakan suorittamises- ta vastaavan henkilöstön koulutuksesta ja pätevyydestä tai keskimääräiseen työvoiman määrästä saadakseen selville, onko tarjoajalla edellytyksiä suoriu- tua hankittavan palvelun tuottamisesta suunnitellussa laajuudessa. Huomaa, että osaaminen voidaan myös määritellä palvelua koskevaksi pakolliseksi vaa- timukseksi tai sitä voidaan käyttää vertailuperusteena. Tällöin on tärkeää, että samaa seikkaa ei arvioida soveltuvuusvaatimuksena, pakollisena vaatimuksena ja vertailuperusteena, vaan tehdään etukäteen päätös, miten toimitaan. Vertai- luvaiheessa voidaan tällöin tarvittaessa käyttää jotain koulutukseen ja päte- vyyteen liittyvää seikkaa vähimmäisvaatimukset ylittäviltä osin, jos se on ollut soveltuvuusvaatimuksena tai pakollisena vaatimuksena.

Oikeuskäytännön mukaan ehdokkaalle tai tarjoajalle asetettujen vaatimusten ei ole tarvinnut täyttyä osallistumishakemuksen jättö- tai tarjouksentekohet- kellä, vaan esimerkiksi palveluhankinnoissa on riittänyt, että tietty pätevyys tai osaaminen on tai kalusto on käytettävissä vasta sopimuskauden alkaessa.

5.5 Tilaajavastuulain selvitykset

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käy- tettäessä (1233/2006) koskee yrityksiä ja kaikkia julkisen sektorin hankintayk- siköitä silloin, kun ne tilaavat työtä yli 9.000 euron arvosta tai yli 10 päivää vuokratyötä, joka tehdään tilaajan eli hankintayksikön Suomessa olevissa työ- tiloissa tai työkohteessa. Tilattavan työn tulee liittyä hankintayksikön toimin- nassa tavanomaisesti suoritettaviin tehtäviin tai tavanomaiseen toimintaan liit- tyviin kuljetuksiin. Rakentamisessa lakia sovelletaan rakennuttajana toimiviin hankintayksiköihin ja sopimusketjussa yhteisellä työpaikalla työsuorituksen ti- laavaan tahoon.

Käytännössä selvitysvelvollisuus koskee kuljetuspalveluja sekä niitä palvelu- hankintoja, joissa palvelu tuotetaan hankintayksikön tiloissa tai työkohteessa, esim. siivous-, huolto- ja turvallisuuspalvelut. Selvitysvelvollisuuden ulkopuo- lella jäävät yleensä esimerkiksi asianajo- ja koulutuspalvelut. Hankintayksikön tulee selvittää, että sen sopimusosapuolena toimiva taho (laissa hankintayksi- kön sopimusosapuolesta käytetään käsitettä alihankkija) on huolehtinut työn- antajavelvoitteistaan eikä käytä ns. harmaata työvoimaa.

Tilaajavastuulain nojalla selvitet- tävät seikat ▪ Kaupparekisterinote ▪ Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ▪ Selvitys merkinnästä työnantajarekisteriin ▪ Selvitys arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollis- ten rekisteriin rekisteröitymisestä ▪ Selvitys, ettei ole verovelkaa tai viranomaisen selvitys ve- rovelan määrästä ▪ Todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys erääntyneiden eläkevakuutusmaksujen maksusopimuksesta ▪ Selvitys yrityksen noudattamasta yleisestä työehtosopimuk- sesta tai sen keskeisistä ehdoista. ▪ Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä ▪ Rakennusalalla selvitys lakisääteisen tapaturmavakuutuksen järjestämisestä

Selvitykset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia. Myös ulkomaisen yrityksen tulee toimittaa vastaavat tiedot. Selvitys tulee tehdä viimeistään ennen han- kintasopimuksen tekemistä. Käytännössä on järkevintä selvittää asiat ennen hankintapäätöksen tekoa, jottei valittua toimittajaa tarvitse vaihtaa mahdollis- ten puutteiden vuoksi. Selvitysvelvollisuutta ei ole, jos on perusteltu syy luot- taa kumppaniin tietyissä tilaajavastuulaissa määritellyissä tilanteissa.

Tilaajalle eli hankintayksikölle voidaan määrätä laiminlyöntimaksu, joka on vä- hintään 2.000 euroa ja enintään 20.000 euroa, jos selvitysvelvollisuus on lai- minlyöty tai on tehty sopimus työnantajavastuun laiminlyöneen yrityksen kanssa. Korotettu laiminlyöntimaksu on vähintään 20.000 euroa ja enintään

60.000 euroa, jos on tehnyt sopimuksen yrityksen kanssa, jonka toimitusjohta- ja, hallituksen jäsen tai vastaava on määrätty liiketoimintakieltoon tai jos on tiennyt laiminlyönneistä. Maksu voidaan jättää määräämättä tai maksua voi- daan vähentää olosuhteet huomioon ottaen. Tilaajavastuun selvityksiin tai sel-

vitysvelvollisuuden laiminlyöntiin liittyviä seikkoja ei käsitellä markkinaoikeu- dessa, vaan lain valvonta on Etelä-Suomen aluehallintoviraston vastuulla.

5.6 Hankinnan kohteen määrittely

Hankintayksiköllä on oikeus määritellä hankinnan kohde ja asettaa hankittaval- le tuotteelle toiminnallisia ja teknillisiä vaatimuksia ottaen kuitenkin huomioon tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet. Hankinnan kohteen kuvaus- ten on mahdollistettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua tarjous- kilpailuun eivätkä ne saa perusteettomasti rajoittaa kilpailua.

Hankinnan kohdetta ja sisältöä koskevat vaatimukset ovat tavaran tai materi- aalin osalta teknisessä määritelmässä, palvelun osalta tehtävämäärittelyssä tai palvelukuvauksessa ja rakennusurakan osalta työselostuksissa ja piirustuksis- sa. Tehtävä- tai vaatimusmäärittely esitetään hankintailmoituksessa tai tar- jouspyynnössä, neuvottelukutsussa, hankekuvauksessa tai niiden liitteissä.

Ehdottomat vaatimukset ja toivottavat ominaisuudet. Vaatimukset voi- daan jakaa ehdottomiin vaatimuksiin ja toivottaviin ominaisuuksiin. Ehdoton vaatimus ilmaistaan esim. kirjoittamalla, että vaatimus on ehdoton tai käyttä- mällä sanamuotoa ”on tehtävä” tai ”tulee olla”. Toivottava ominaisuus ilmais- taan esim. muodolla ”pyydetään” tai kirjoittamalla, että ominaisuus on toivot- tava tai lisäominaisuus. Toivottavien ominaisuuksien täyttymisestä annetaan li- säpisteitä tarjousten vertailussa asianomaisen laadullisen vertailuperusteen osalta. Vaatimusmäärittelyssä tulee pyrkiä selkeään ja yksiselitteiseen ilmai- suun. Kukin vaatimus kannattaa kirjoittaa omaksi lauseeksi, mielellään luette- lomuotoon. Ehdottomissa vaatimuksissa on vältettävä sellaisia ilmaisuja, joiden perusteella ei kyetä päättelemään, täyttyykö vaatimus: kyllä vai ei. Tällaisia sanoja ovat mm. riittävä, kattava, helppokäyttöinen, joustava, nopea tms.

Edellä mainitut sanat kuvaavat pikemminkin ominaisuuksia, joiden osalta selvi- tetään tarjousten vertailussa, mikä tarjotuista on paras.

Tekniset määritelmät. Tekniset määritelmät on laadittava joko käyttämällä suorituskykyä tai toiminnallisia ominaisuuksia koskevia vaatimusmäärittelyjä tai viittaamalla hankinnan kohdetta kuvaaviin määritelmiin sekä kansallisiin standardeihin, joilla saatetaan voimaan eurooppalaisia standardeja ym. taikka näiden yhdistelmiä. Teknisen määritelmän tulee sisältää lisäksi ne toiminnan ja teknillisen ylläpidon edellyttämät vaatimukset, jotka tuotteen käyttö vaatii.

Teknisissä määritelmissä ei saa mainita tiettyä valmistajaa tai tiettyä al- kuperää olevia tavaroita eikä myöskään viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tuotetyyppiin, alkuperään, erityiseen menetelmään tai tuotantoon suosien tai syrjien tiettyjä tarjoajia tai tavaroita. Viittaus on poikkeuksellisesti sallittu vain, jos kohdetta ei voida muutoin riittävän täsmällisesti ja selvästi kuvata. Tällöin- kin viittaukseen on aina lisättävä ilmaisu ”tai vastaava”. Kyse on tällöin esim. tietynmerkkiseen laitteeseen hankittavasta lisäosasta, jonka on oltava ko. lait- teen kanssa yhteensopiva.

Palvelutehtävän määrittely. Palvelutehtävän määrittelyssä tulee tuoda esille mm. palvelutehtävän sisältö, laajuus, halutut tulokset ja tulosten muoto, teh- tävän rajaukset, kytkennät ja riippuvuudet muista tekijöistä sekä noudatetta-

vat ohjeet. Siinä on kyettävä kuvaamaan ja optimoimaan haluttu lopputulos ja sen saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet sekä antamaan tarjouskilpailuun osallistuville selkeä kuva tehtävän laajuudesta, edellytetystä palvelun laatu- tasosta, työmääristä ja muista vaatimuksista, jotta tarjoajat ymmärtävät ko- konaisuuden samalla tavalla kuin tilaaja ja kykenevät antamaan vertailukelpoi- sia tarjouksia ilman hinnoitteluriskejä. Pitkäkestoisen palveluhankinnan määrit- telyyn on jätettävä riittävästi väljyyttä, jotta mahdollistetaan palveluntarjoajan innovatiivisuuden ja kehitysideoiden hyödyntäminen sopimuskaudella.

Tehtävämäärittelyä voidaan tarkentaa laatimalla yksityiskohtaiset tehtävä- ja vastuunjakotaulukot hankittavista palvelukokonaisuuksista. Palvelutehtävän si- sältö voidaan tarjouspyynnössä määritellä eri tavoilla, jotka vaikuttavat myös siihen, millainen palkkiomuoto valitaan. Seuraavassa on näistä esimerkkejä:

Kiinteä sisältö. Hankinta voidaan tehdä kiinteäsisältöisenä. Silloin hankintayksikkö määrittelee kiinteän palvelutehtävän ja tarjoaja tarjoaa palvelun sovittuun kokonais- hintaan tarjouksessa määritellyllä tavalla ja laatutasolla. Esimerkkinä voi olla tietyn selkeän työsuorituksen tekeminen kuten seinän maalaaminen, julkaisun painaminen taikka määrittely-, suunnittelu- tai arviointityön tekeminen.

Arviomääräinen sisältö. Jos hankittavan palvelun tehtäväsisältö ja laajuus on vaike- asti tai vain osittain määriteltävissä ja on arvattavissa, että tarjoajat ymmärtävät teh- tävän eri tavalla ja että tarjoushinnat tulevat poikkeamaan toisistaan paljon, voi han- kintayksikkö antaa tarjouspyynnössä oman arvionsa käytettävästä työmäärästä. Näin tarjoajille hahmottuu tehtävän suuruusluokka paremmin, tarjoushinnat asettuvat pa- remmin samalle tasolle ja hankintayksikkö välttyy ali- ja ylimitoituksilta. Myös palvelun kustannukset saadaan pysymään paremmin hallinnassa. Xxxxxx tulisi kuitenkin käyttää vain poikkeustapauksissa, sillä se ei täysin tue kilpailuttamista. Tätä mallia voidaan käyttää mm. sellaisissa tutkimus-, suunnittelu- ja arviointitehtävissä, joissa työn sisäl- tö selviää vasta työn edistyessä. Mallia voidaan käyttää myös eräissä peruskorjaus- tyyppisissä hankkeissa, joissa ei etukäteen kyetä arvioimaan, kuinka paljon työtä jou- dutaan tekemään ennen varsinaisen työn käynnistymistä.

Palvelu suoritteina. Palvelu voi myös muodostua erillisistä ja erilaisista hankintayksi- kön tapauskohtaisesti tarvitsemista palvelusuoritteista. Tällöin on tarkoituksenmukais- ta määritellä tehtävä ja palkkio suoritteiden avulla. Hankintayksikön tulee myös arvioi- da palvelun suoritteiden kokonaismäärä. Tarjousten vertailua varten tarjouspyynnössä ilmoitetaan, millä määrillä ja millä suoritteilla vertailu tullaan tekemään. Suoritteen hinnoitteluperuste tulee ilmoittaa (euroa/yksikkö).

Muuttuva sisältö ja tilaajan antama hintakatto. Muuttuvasisältöisessä kiinteähin- taisessa hankinnassa (ns. ranskalainen urakka) hankintayksikkö ilmoittaa tarjous- pyynnössä puitteet ja rajaukset palvelun sisällölle ja palvelusta maksettavan kokonais- palkkion enimmäismäärän, mutta jättää tehtävän laajuuden eli määrällisen sisällön ja osin myös laadullisen sisällön avoimeksi. Tarjoajat esittävät tarjouksessaan, mitä ja miten he tulevat annetulla kokonaishinnalla ja asetetuilla reunaehdoilla tekemään.

Edullisimman tarjouksen valinnassa tarjottu työn laajuus vastaa parhaiten annettua kokonaishintaa. Tämä sopii sellaisiin tehtäviin, joissa määräraha on rajattu ja joissa hyväksytään, että käytettävissä olevat määrärahat rajaavat sisällön laajuutta.

Hinnoittelu. Hankintayksiköllä on oikeus ja harkintavalta määritellä, miten ja mitä yk- siköitä käyttäen tarjous tulee hinnoitella ja mitkä erät tulee hinnoitella erikseen, jotta tarjoukset olisivat yhteismitallisia ja vertailukelpoisia. Massatavaran osalta on ilmoitet- tava, annetaanko hinnat esim. muodossa €/kg, €/l, €/m2, €/m3 tai €/kpl. Palvelujen osalta on myös erilaisia vaihtoehtoja.

Kokonaispalkkio. Kokonaispalkkio maksetaan tehtävän kokonaissuorituksesta. Tämä vaihtoehto on suositeltava, koska se kannustaa palvelun tehokkuuden kehittämiseen. Edellytyksenä tämän vaihtoehdon käytölle on kuitenkin, että tehtävä on mahdollista etukäteen määritellä riittävän kattavasti ja selkeästi kuten esim. kiinteäsisältöisessä mallissa.

Aikapalkkio henkilöryhmittäin. Aikapalkkio maksetaan kunkin työtä suorittavan henkilön tekemien työtuntien, hänen osaamisensa ja kokemuksensa mukaan määräy- tyvän henkilöryhmän ja ryhmälle sovitun tuntiveloitushinnan perusteella. Aikapalkkio ei edellytä yhtä kattavaa ja täsmällistä tehtävän määrittelyä kuin kokonaispalkkio. Jos tehtävän määrittelyssä on kuitenkin puutteita, kasvaa työn sisällön ja laajuuden työn- aikainen ohjaamistarve ja kustannusten paisumisen vaara. Aikapalkkioon liitetään yleensä laskutuksen enimmäismäärä eli kattohinta. Aikapalkkiota muistuttaa ICT- hankintojen ketterän projektimallin mukainen hinnoittelumekanismi.

Tavoitepalkkio. Tavoitepalkkion perusteena on aikapalkkio henkilöryhmittäin. Toimin- nan tavoitteellisuutta pyritään lisäämään asettamalla veloituksen kokonaismäärälle ta- voite, jonka toimittaja pyrkii alittamaan. Jos kokonaislaskutus alittuu, toimittaja saa laskutuksena lisäksi sovitun osuuden (esim. 30 %) tavoitepalkkion ja laskutuksensa erotuksesta. Tavoitteen ylittävästä työstä toimittaja saa laskuttaa vain pienennetyillä (esim. 50 %) tuntiveloitushinnoilla. Yleensä määritetään myös laskutuksen ehdoton enimmäismäärä.

Vastuullisuutta koskevat vaatimukset. Hankinnoissa tulee mahdollisuuksi- en mukaan ottaa huomioon myös vastuullisuusseikat, joilla tarkoitetaan ym- päristö-, taloudellisia ja sosiaalisia näkökohtia. Ympäristönäkökohtia voi- daan ottaa huomioon hankinnan kohteen vaatimuksissa esimerkiksi asettamal- la tuotteelle vaatimuksia, jotka ovat osa ympäristönmerkin saamisen kriteere- jä. Sosiaalinen vastuu liittyy yleensä yrityksen toimintaan, joten se voidaan ot- taa pääsääntöisesti huomioon sopimusehdoissa. Taloudellinen vastuu otetaan huomioon esimerkiksi kohdassa 5.5 kuvatusti tilaajavastuulain selvitysten avulla. Vastuullisuudesta ja innovatiivista hankinnoista on lisätietoa hankinta- käsikirjan osassa VIII.

Immateriaalioikeuksia koskevat vaatimukset. Vaatimusmäärittelyä laadit- taessa on ratkaistava myös hankinnan kohteeseen ja sen myöhempään käyt- töön liittyvät tekijänoikeuteen ja muuhun immateriaalioikeuteen liittyvät kysy- mykset ja rajaukset. Tämä koskee tietoteknisten järjestelmien, ohjelmien tai myös näihin liittyvien palvelujen määrittelyä ja toiminnallisten ehtojen asetta- mista sekä lisäkäyttäjiä, lisenssien siirtoa ja järjestelmän muokkausoikeuksia. Myös tutkimus-, konsultointi-, markkinointi-, viestintä- ja julkaisutoimintaan liittyvissä hankinnoissa tekijänoikeuteen liittyvät kysymykset tulee määritellä, ja em. aloilla on vakiintuneita käytäntöjä näiden osalta. Lisätietoja saa esim.

JIT 2015 ehdoista, JHS-suositus nro 166, ks. xxx.xxx-xxxxxxxxxxx.xx.

Tietoturvallisuusvaatimukset. Tietoturvallisuuteen liittyvät vaatimukset on liitettävä mukaan hankintaan jo tarjouspyyntövaiheessa erityisesti ICT- hankinnoissa ja muissa hankinnoissa, joihin liittyy henkilötiedon tai muun arka- luonteisen tiedon siirtoa tietoverkon kautta tai joissa em. tietoa tullaan tallen- tamaan toimittajan tietovälineille kuten palvelimille esim. EU-alueelle tai sen ulkopuolelle. Hankintayksiköiden tulee siitä syystä etukäteen huolehtia hankin- nan tietoturvallisuusriskien kartoittamisesta ja tietoturvallisuutta koskevien

vaatimusten määrittelystä. Hankintayksiköiden on huolehdittava, että tietotur- vallisuutta koskevia velvoitteita noudatetaan myös silloin, kun tietojenkäsitte- lytehtävää hoidetaan viranomaisen toimeksiannosta. Katso myös kohta 2.4.

Tietoturvallisuusvaatimusten aihealueita ▪ Asiakirjojen käsittelyoikeuksia koskevien tehtävien ja vastuiden määrittely ▪ Tietojen saannin ja käytettävyyden tur- vaaminen eri tilanteissa ▪ Xxxxxxx pidettävien tietojen salassa pidon varmistaminen ▪ Tietojen luvattoman muuttamisen ja asiattoman käsittelyn estäminen käyttö- oikeushallinnan ja käytön valvonnan ja muiden turvallisuusjärjestelyjen avulla ▪ Asiakirjojen tietojenkäsittely- ja säilytys- tilojen valvonta ja suojaus ▪ Hankintaan liittyvien henkilöiden luotetta- vuuden varmistaminen turvallisuusselvi- tysmenettelyn ja muiden keinojen avulla sekä ▪ Asiakirjojen ja tietojen käsittelyn asian- mukainen ohjeistaminen, kouluttaminen ja valvonta.

5.7 Kokonaistaloudellinen edullisuus

Hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai neuvottelukutsussa on ilmoitetta- va, millä perusteella kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan. Vaihtoeh- toja ovat:

- hinnaltaan halvin

- kustannuksiltaan edullisin

- hinta-laatusuhteeltaan paras

Hinta-laatusuhteen arvioinnissa voidaan käyttää hinnan lisäksi mm. seuraavia laadullisia perusteita joihin on hyvä määritellä myös alakriteerit.

Laadullisia vertailuperusteita, hankintalain esimerkkejä ▪ Tekniset ansiot (määriteltävä arvostettavat seikat) ▪ Esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet (määriteltävä ar- vostettavat seikat) ▪ Esteettömyys ▪ Kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu ▪ Käyttökustannukset (määriteltävä laskentaperusteet) ▪ Kustannustehokkuus (määriteltävä arvostettavat seikat) ▪ Myynnin jälkeinen palvelu ja tekninen tuki (määriteltävä arvostettavat seikat) ▪ Huolto (määriteltävä arvostettavat seikat) ▪ Toimituspäivä tai toimitus-/toteutusaika (määriteltävä ar- vostettavat seikat) ▪ Muut toimitusehdot ▪ Henkilöstön pätevyys ja kokemus sekä henkilöstön organi- sointi, jos henkilöstön laadulla voi olla merkittävä vaikutus

	hankintasopimuksen toteuttamisessa. ▪ Laatua voidaan arvioida myös ns. ranskalaisen urakan me- netelmällä, jossa asetetaan kiinteä hinta esim. hintakattona ja arvioidaan laatuun liittyviä perusteita kuten saatavia suo- ritteiden määriä ja sisältöjä.
Muita	▪ Ympäristöystävällisyys (määriteltävä onko kyse energia- tai materiaalitehokkuudesta, kierrätettävyydestä tms. seikasta ja määriteltävä arvostettavat seikat)

Liityntä hankinnan kohteeseen. Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen missä tahansa osin ja missä tahansa niiden elinkaaren vaiheessa. Vertailuperusteet eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnan- vapautta. Niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus. Vertailuperusteet on asetettava siten, että tarjoaja pystyy to- dentamaan niihin perustuvat tiedot. Epäselvissä tilanteissa hankintayksikön on tosiasiallisesti tarkistettava tarjoajien antamien tietojen ja näytön paikkaansa pitävyys.

Suhteellinen painotus. Vertailuperusteiden suhteellinen painotus tai niiden kohtuullinen vaihteluväli on myös ilmoitettava hankintailmoituksessa, tarjous- pyynnössä tai neuvottelukutsussa. Käytännössä kannattaa ilmoittaa myös ver- tailuperusteiden osatekijät eli alakriteerit ja niiden painotus vertailutyön hel- pottamiseksi. Poikkeuksellisesti painotus voidaan ilmaista alenevassa tärkeys- järjestyksessä, jos objektiivisista syistä ei voida määritellä suhteellista paino- tusta.

Esimerkki vertailuperusteista Tarjouksista valitaan hinta-laatusuhteeltaan paras käyttäen seu- raavia vertailuperusteita: Hinnan painoarvo 40 % Laadullisten tekijöiden painoarvo 60 %, pisteytys (0-10 p), käyt- täen seuraavia alakriteerejä - x , painoarvo 25 % - x , painoarvo 20 % - x , painoarvo 15 %

Painoarvot ja pisteytys. Vertailuperusteiden painoarvo ilmoitetaan tarjous- pyynnössä yleensä prosenttilukuina, joiden tulee olla yhteensä 100 prosenttia. Vertailuperusteen osatekijälle/alakriteerille voi olla vastaavasti määritelty pai- noarvo prosenttilukuna. Pisteytyksessä käytettävä pisteasteikko tulee määritel- lä etukäteen tarjouspyynnössä. Asteikon tulee olla saman suuruinen kaikkien painoarvolla kerrottavien vertailuperusteiden osalta, muuten vertailuperustei- den painoarvot muuttuvat. Asteikko voi olla esim. 0 - 5, 0 - 10 tai 0 -100. Pis- teytyksen tulee noudattaa vertailtavien tekijöiden suhteellista eroa myös laa- dullisten tekijöiden osalta. Toinen vaihtoehto on ilmoittaa suoraan vertailupe- rusteen maksimipiste, jolloin maksimipiste muodostuu painoarvolla kerrotusta ko. vertailuperusteen enimmäispistemäärästä.

Laskentakaava. Pisteytyksen ja laskentakaavan tulee pysyä kaikkien tarjous- ten vertailuperusteiden osalta samanlaisena. Eräs tapa määrittää hintapistey- tys on kertoa hinnasta saatava maksimipiste tai painoarvo alimman hinnan ja tarjotun hinnan suhdeluvulla. Myös muita laskutapoja voidaan käyttää. Hinto-

jen vertailussa voidaan vertailtaessa monia hintarivejä käyttää kulutukseen pe- rustuvia hinnan rivikohtaisia painokertoimia.

Hintavertailun osalta kaava on seuraava:

vertailuperusteen painoarvo x alin hinta tarjottu hinta

Laadun vertailuperusteen osalta kaava on seuraava:

vertailuperusteen painoarvo x

tarjotun laadun pistearvo parhaan laadun pistearvo

Elinkaarikustannukset. Hankinnan kustannusten arvioimisen perusteena voidaan käyttää hankintayksikölle tai muille hankinnan kohteen käyttäjille ai- heutuvia elinkaarikustannuksia. Hankinta-asiakirjoissa on ilmoitettava, mitkä tiedot tarjoajien on toimitettava elinkaarikustannusten arvioimiseksi ja mitä menetelmää siinä käytetään.

Esimerkki elinkaarikus- tannuksista Tuotteen hankintahinta €/laite Käyttökustannus, energiakulutus €/kk, käyttöaika 30h/vko Huoltokustannus €/laite/kk, huolto 36 kk Koulutuskustannus €/5 hlön ryhmä, 2 h Käytöstä poistokustannus €/laite

Elinkaarikustannuksista on hyvä erottaa ulkoisista ympäristövaikutuksista aiheutuvat kustannukset, joita voidaan käyttää hankintalaissa määritellyin edellytyksin. Keskeistä ulkoisten ympäristövaikutusten kustannusten arvioin- nissa on osata valita arviointimenetelmä, joka perustuu puolueettomasti to- dennettavissa oleviin ja syrjimättömiin perusteisiin, se ei suosi tai syrji tiettyjä toimittajia, menetelmä on kaikkien osapuolten saatavilla ja kustannusten las- kemiseksi vaadittavien tietojen toimittaminen ei vaadi kohtuuttomia ponnistuk- sia tavanomaista huolellisuutta noudattavilta toimittajilta. On myös tärkeää selvittää etukäteen, että tarjoajat kykenevät tarjouksissa antamaan ulkoisten ympäristövaikutusten kustannusten laskentaan liittyvät tiedot.

5.8 Tarjouksenteko-ohjeet ja muotovaatimukset

Hankintayksikkö voi antaa tarjouspyynnössä ohjeita ehdokkaille ja tarjoajille siitä, missä muodossa osallistumishakemus tai tarjous tulee tehdä ja mitä tie- toja niiden tulee sisältää.

Muotovaatimukset. Näitä kannattaa käyttää harkiten ja ilmoittaa ne mahdol- lisimman selkeästi, jotta tarjoajille ei tule turhia virheitä tarjouksenteossa. Oi- keuskäytännön ja hankintalain hallituksen esityksen perusteella tarjousta on

oikeus täsmentää, jos kyse on sellaisesta muotovirheestä tai muusta seikasta, joka ei vaikuta vertailuun. Tästä täsmentämisestä on lisää kohdassa 7.2.

Tarjousten jättö. Tarjous tulee tehdä kirjallisesti ja sähköisesti 18.10.2018 alkaen. Tarjouspyynnössä on esitettävä tarjousten jättöaika, joka määräytyy EU-hankintojen vähimmäismääräaikojen mukaan. Lisäksi on annettava tarjous- ten jättöosoite ja -tapa. Jos EU-hankinnoissa haluaa pyytää tarjoukset sähköi- sesti ennen em. määräaikaa, on tällöin kuitenkin noudatettava hankintalain 64

§:n tietoturvavaatimuksia. Sähköposti ei täytä em. tietoturvavaatimuksia.

Xxxxxxxxx xxxxxxxxx osiin. Hankintayksikkö voi etukäteen määritellä, teh- däänkö hankintasopimus erillisinä osina. Hankintayksikön on ilmoitettava han- kintailmoituksessa, voiko tarjouksen antaa yhdestä, useammasta tai kaikista osista. Jos tarjouksia voi antaa useammasta tai kaikista osista, hankintayksik- kö voi rajoittaa niiden osien määrää, joihin saman tarjoajan tarjous voi tulla valituksi tai ilmoittaa niiden osien enimmäismäärän, johon saman tarjoajan tarjous voi tulla valituksi. Hankinnan osiin jakamisen säännöt on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Jos hankintaa ei jaa osiin, on ja- kamatta jättämisen syyt esitettävä hankinta-asiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai -kertomuksessa. Hankinnan jakamatta jättämisestä ei voi valittaa. Hankin- nan jakamista osiin kannattaa käyttää esimerkiksi, jos halutaan varmistaa kil- pailun säilyminen markkinoilla ja mahdollistaa pk-yritysten osallistuminen tar- jouskilpailuun.

Osatarjouksen hyväksyminen. Hankintayksikkö voi ilmoittaa hankintailmoi- tuksessa, että tarjoaja voi tehdä osatarjouksen. Tätä kannattaa käyttää, jos tiedetään, ettei kaikilla markkinoilla olevilla toimittajilla ole tarjonnassaan kaik- kia tarjouspyynnössä esitettyjä tuotteita tai palveluita.

Vaihtoehtoiset tarjoukset. Hankintayksikkö voi hyväksyä vaihtoehtoisia tar- jouksia, jos tästä on ilmoitettu hankintailmoituksessa. Hankintayksikön on il- moitettava, voiko tarjoaja tarjota pelkästään vaihtoehtoa vai onko tarjottava myös tarjouspyynnössä esitettyä tuotetta tai palvelua. Vaihtoehdon on täytet- tävä tarjouspyynnössä tai muissa hankinta-asiakirjoissa hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Vaihtoehtoiset tarjoukset soveltuvat sellaisiin hankintoihin, joissa haetaan uusia innovatiivisia ratkaisuja tai ympäristöä sääs- täviä tuotteita. Tällöin vaihtoehtoina voivat olla esimerkiksi normaali käyttölasi ja kierrätysmassasta valmistettu lasi. Vaihtoehdot vertaillaan aina omina koko- naisuuksinaan.

Rinnakkaiset tarjoukset. Hankintayksikkö voi kieltää toimittajia tekemästä useaa rinnakkaista tarjousta, jos tästä on etukäteen ilmoitettu tarjouspyynnös- sä. Tästä on erotettava rinnakkaistuote, joka on tuote, joka täyttää hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset ja jonka tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan toi- seksi mahdolliseksi ko. kohtaan tarjottavaksi tuotteeksi. Näin voi käydä esi- merkiksi kalustehankinnoissa. Hankintayksikkö voi esittää tarjouspyynnössä säännön, miten otetaan huomioon rinnakkaiset tuotteet tarjousvertailussa.

6. Soveltuvuuden arviointi ja poissulkuperusteet

6.1 Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Avoimessa menettelyssä tarkistetaan, että tarjoaja täyttää asetetut soveltu- vuusvaatimukset ja että sitä ei koske mikään poissulkuperuste. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelu- ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä sekä inno- vaatiokumppanuudessa ehdokkaiden joukosta valitaan ne, jotka hyväksytään tarjoajiksi käyttämällä ehdokkaiden ja tarjoajien ESPD-lomakkeella ilmoittamia tietoja.

Vakuutus. ESPD-lomakkeella ehdokas tai tarjoaja antaa vakuutuksen siitä, et- tä se täyttää soveltuvuusvaatimukset (valintaperusteet) tai että sitä ei koske mikään lomakkeella esitetty poissulkuperuste. Hankintayksikkö voi lähtökohtai- sesti luottaa siihen tietoon, jonka ehdokas tai tarjoaja on ESPD-lomakkeella antanut. Tämä vastaa viime kädessä siitä, että tiedot pitävät paikkansa. Sovel- tuvuutta koskevien vaatimusten ei tarvitse oikeuskäytännön mukaan täyttyä osallistumishakemusten tai tarjousten jättöhetkellä, vaan riittää, että ehdokas tai tarjoaja esittää selvityksen vaatimusten täyttymisestä tai suunnitelmista tai edellytyksistä täyttää vaatimukset sopimuskauden alkaessa.

Hankintayksikön on viimeistään ennen hankintasopimuksen tekoa selvitettävä valitulta tarjoajalta asiantasaiset todistukset ja selvitykset ehdokkaan ja tarjo- ajan vakuuttamista tiedoista. Ainakin kaksivaiheisissa hankintamenettelyissä, kuten rajoitetussa tai neuvottelumenettelyssä tämä kannattaa tehdä jo ennen tarjoajien valintaa menettelyn jatkoon. Hankintayksiköillä on joka tapauksessa missä tahansa hankinnan vaiheessa oikeus pyytää ehdokkailta ja tarjoajilta em. todistukset ja selvitykset tai osan niistä. Jos hankintayksikkö voi saada em. tiedot Suomessa tai muussa EU-valtiossa olevasta maksuttomasta tieto- kannasta, ei hankintayksikkö saa niitä pyytää. Tietoja ei saa myöskään pyytää tarjoajalta, jos hankintayksiköllä on ajantasaiset asiakirjat jo hallussaan.

Valtiolla on käynnissä hanke soveltuvuutta koskevien viranomaistietojen auto- maattisesta selvittämisestä, joka automatisoi selvitystä koskevaa menettelyä.

Täsmentäminen. Jos tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä tai jotkut tiedot tai asiakirjat puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaita tai tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Hankintayksiköillä on tähän oikeus, mutta ei ole velvollisuutta. Sellaisia muutoksia ei saa tehdä, joilla on olennainen vaikutus tarjoajien asemaan. Täsmentämisessä on annettava kaikille tarjoajille samanlaiset mahdollisuudet täsmentämiseen. Jos virhe tai tulkinnanvaraisuus hankinta-asiakirjoissa johtuu hankintayksiköstä, tulee se korjata ja ilmoittaa siitä tarjoajille sekä pyytää tarvittavat täsmennykset sen perusteella. Ks. myös kohta 7.2.

6.2 Pakolliset poissulkuperusteet

Hankintayksikön on päätöksellään suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle eh- dokas tai tarjoaja, jos hankintayksikön tiedossa on, että ehdokas tai tar- xxxxx xxx sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-, päätös- tai

valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoi- maisella tuomiolla tuomittu jostakin seuraavasta rikoksesta:

Pakolliset poissulku- perusteet ▪ Lahjuksen ja törkeän lahjuksen antaminen, RL 16 luvun 13 ja 14 §:t; ▪ Lahjuksen ja törkeän lahjuksen antaminen kansanedustajalle, RL 16 luvun 14a ja 14b §:t; ▪ Ihmiskauppa ja törkeä ihmiskauppa, RL 25 luku 3 ja 3a §:t; ▪ Veropetos, törkeä veropetos, työeläkevakuutusmaksupetos, tör- keä työeläkevakuutusmaksupetos, avustuspetos, törkeä avustus- petos ja avustuksen väärinkäyttö, RL 29 luvun 1, 2, 4a, 4b, 5, 6 ja 7 §:t; ▪ Lahjominen ja törkeä lahjominen sekä lahjuksen ottaminen ja törkeä lahjuksen ottaminen elinkeinotoiminnassa, RL 30 luvun 7, 7a, 8, 8a §:t; ▪ Rahanpesu, törkeä rahanpesu, salahanke törkeän rahanpesun tekemiseksi tai tuottamuksellinen rahanpesu, RL 32 luvun 6, 7, 8 ja 9 §:t; ▪ Terroristisessa tarkoituksessa tehty rikos, sen valmistelu, terro- ristiryhmän johtaminen, terroristiryhmän toiminnan edistäminen, koulutuksen antaminen terrorismirikoksen tekemistä varten, vär- väys terroristirikoksen tekemiseen ja terrorismin rahoittaminen, RL 34a luku 1, 2, 3, 4, 4a 4c, 5 §:t; ▪ Työturvallisuusrikos, työaikasuojelurikos, työsyrjintä, kiskonnan- tapainen työsyrjintä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaaminen tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käyttämi- nen, RL 47 luku 1, 2, 3, 3a, 5, 6a §:t

Pakollinen poissulku koskee myös ehdokasta tai tarjoajaa, joka on lainvoimai- sella päätöksellä tai tuomiolla todettu laiminlyöneen velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoittautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja. Tätä ei so- velleta, jos ehdokas tai tarjoaja on maksanut verot tai maksut tai sopinut sito- vasti järjestelystä niiden maksamista varten.

Poissulkua ei saa tehdä, jos tuomion antamisesta on kulunut yli 5 vuotta.

6.3 Harkinnanvaraiset poissulkuperusteet

Hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle seu- raavilla harkinnanvaraisilla perusteilla ehdokkaan tai tarjoajan:

Harkinnan- varaiset poissulku- perusteet ▪ joka on konkurssissa tai purettavana tai keskeyttänyt liiketoimin- tansa tai jonka velkoja on vahvistettu akordilla, saneerausohjel- malla tai muussa vastaavassa lainsäädäntöön perustuvassa me- nettelyssä järjestelty; ▪ jonka konkurssiin asettaminen tai purkaminen tai muu em. me- nettely on vireillä; ▪ joka on ammattitoiminnassa syyllistynyt sen luotettavuuden ky- seenalaistavaan vakavaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen; ▪ joka on laiminlyönyt velvollisuutensa maksaa Suomen tai sijoit- tautumismaansa veroja tai sosiaaliturvamaksuja, jonka hankin-

tayksikkö voi näyttää toteen muulla kuin lainvoimaisella päätök- sellä tai tuomiolla;

▪ joka on rikkonut Suomen tai EU:n lainsäädännön, työehtosopi- musten tai hankintalain liitteessä C lueteltujen kv. sopimusten ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisia velvoitteita, ja hankin- tayksikkö voi näyttää rikkomuksen toteen;

▪ joka on tehnyt muiden toimittajien kanssa sopimuksia, joilla pyri- tään vääristämään kilpailua, ja hankintayksikkö voi näyttää tä- män toteen;

▪ jonka eturistiriitaa hankintamenettelyssä ei voida tehokkaasti poistaa muilla toimenpiteillä;

▪ jonka osallistuminen hankintamenettelyyn on vääristänyt kilpai- lua eikä vääristymää voida poistaa muilla vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä; ennen poissulkua on annettava mahdollisuus osoittaa, että osallistuminen valmisteluun ei ole johtanut tasa- puolisen ja syrjimättömän menettelyn vaarantumiseen;

▪ jonka suorituksissa aiemmissa hankinta- tai käyttöoikeussopi- muksissa on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita jonkin kes- keisen vaatimuksen toteuttamisessa; lisäedellytyksenä on, että puutteet ovat johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen en- nenaikaiseen irtisanomiseen, purkamiseen, vahingonkorvauksiin tai muihin vastaaviin sanktioihin;

▪ joka on syyllistynyt olennaisesti väärien tietojen antamiseen il- moittaessaan hankintayksikölle hankintalain 10 luvussa tarkoitet- tuja tietoja tai laiminlyönyt vaadittavien tietojen antamisen;

▪ joka on pyrkinyt vaikuttamaan epäasianmukaisesti hankintayksi- kön päätöksentekoon, saamaan luottamuksellisia tietoja, joiden avulla se voi saada perusteetonta etua hankintamenettelyssä tai tarkoituksellisesti antamaan harhaanjohtavia tietoja, jotka voivat vaikuttaa olennaisesti tarjoajan tai tarjouksen valintaa koskeviin päätöksiin.

Verojen tai sosiaaliturvamaksujen laiminlyöntikohtaa ei sovelleta, jos ehdokas tai tarjoaja on maksanut verot tai maksut tai sopinut sitovasti järjestelystä nii- den maksamista varten.

Hankintalain hallituksen esityksen perustelujen mukaan hankintayksiköllä on harkintavaltaa harkinnanvaraisen poissulkuperusteen käyttämisessä. Jos han- kintayksikkö ei aio sulkea tarjoajaa niiden perusteella, sen ei tarvitse pyytää niitä koskevia selvityksiä voittajalta.

Poissulkua ei saa tehdä, jos tuomion antamisesta on kulunut yli 3 vuotta.

6.4 Korjaavat toimenpiteet

Ehdokas tai tarjoaja voi ilmoittaa ESPD-lomakkeella, että sitä koskee joku poissulkuperuste, mutta että ehdokas tai tarjoaja on ryhtynyt ns. korjaaviin toimenpiteisiin. Hankintalaissa on annettu seuraavia esimerkkejä korjaavista toimenpiteistä, joihin ehdokas tai tarjoaja voi ryhtyä:

Esimerkkejä korjaavista ▪ on maksanut tai sitoutunut maksamaan korvauksen kaikista vahingoista, joita rangaistavasta teosta, vir-

toimenpiteistä heestä tai laiminlyönnistä on aiheutunut; ▪ on selvittänyt tosiasiat ja olosuhteet kattavasti toimi- malla aktiivisesti yhteistyössä tutkintaviranomaisten kanssa ▪ on toteuttanut konkreettiset tekniset sekä organisaa- tioon ja henkilöstöön liittyvät toimenpiteet, joilla voi- daan estää uudet rangaistavat teot, virheet tai laimin- lyönnit.

Hankintalain hallituksen esityksen perustelujen mukaan hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta pyytää selvitystä luotettavuudesta. Samoin perusteluissa tode- taan esimerkeiksi korjaavista toimenpiteistä mm. asianmukaiset henkilöstön uudelleenorganisointitoimet, raportointi- ja valvontajärjestelmän käyttöönotto tai sisäisen tarkastusrakenteen perustaminen valvomaan säännösten noudat- tamista.

Jos hankintayksikkö katsoo näytön riittäväksi, se ei saa sulkea ehdokasta tai tarjoajaa pois tarjouskilpailusta. Arvioinnissa otetaan huomioon rangaista- van teon, virheen, laiminlyönnin vakavuus sekä niihin liittyvät olosuhteet.

6.5 Rikosrekisteriotteen pyytäminen

Pakollisten poissulkuperusteiden selvittämisessä käytetään rikosrekisteriotetta, joka ei saa olla 12 kuukautta vanhempi. Hankintayksikön tulee pyytää ao. tar- joajaa toimittamaan asianomaisia tahoja koskevat rikosrekisteriotteet:

Tahot, joilta pyydetään rikosrekisteriote, valaeh- toinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. ▪ Ehdokkaan tai tarjoajan hallinto-, johto- tai val- vontaelimen jäsen ▪ Edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö o Näitä ovat esim. toimitusjohtaja, varatoimi- tusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja ja jäse- net, nimenkirjoittajat ja prokuristit.

Tarjoaja saa rikosrekisteriotteen Oikeusrekisterikeskukselta kyseisen henkilön suostumuksella. Rikosrekisteriotetta koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Hankintayksikkö tai ehdokas tai tarjoaja ei saa ottaa kopiota otteesta eikä tallettaa sitä itselleen. Rikosrekisteriote on asianmukaisesti hävitettävä tai se on palautettava sille henkilölle, jota se koskee. Rikosrekisteristä ilmeneviä tietoja ei saa ilmaista muille kuin sellaisille, jotka tarvitsevat niitä välttämättä poissulkuperusteiden selvittämiseen.

Jos ulkomaisten tahojen osalta ei ole saatavissa rikosrekisteriotetta tai todis- tusta, on näytöksi hyväksyttävä ehdokkaan tai tarjoajan sijoittautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.

6.6 Tarjoajien valinta ja tarjouskilpailusta poissulkeminen

Jos kaksivaiheisessa menettelyssä kaikki ehdokkaat täyttävät asetetut soveltu- vuutta koskevat vähimmäisvaatimukset, mutta osallistujien määrää on tarkoi- tus rajata, ehdokkaiden valinnassa käytetään joko erikseen asetettuja tarjoaji- en arviointiperusteita tai asetetut soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ylittä- viä ominaisuuksia, jos tällaisia on ESPD-lomakkeessa ilmoitettu. Tällaisia arvi- ointiperusteita voivat olla esimerkiksi vähimmäisvaatimustason ylittävä osaa- minen tai kokemus.

Rajoitetussa menettelyssä valituille tarjoajille lähetetään osallistumiskutsu ja linkki tarjouspyyntöön tai tarjouspyyntö osallistumiskutsun liitteenä ja neuvot- telumenettelyissä lähetetään vastaavasti neuvottelukutsu, jossa on linkki alus- tavaan tarjouspyyntöön tai alustava tarjouspyyntö osallistumiskutsun liitteenä.

Ne ehdokkaat tai tarjoajat, joita koskee jokin poissulkuperuste tai jotka eivät täytä tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa asetettuja tarjoajan soveltu- vuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava pois tarjouskilpailusta. Näille ehdokkaille ei lähetetä kutsua menettelyn jatkovaiheisiin. Avoimessa menettelyssä näitä tarjouksia ei oteta mukaan tarjousten vertailuun.

Hankintayksikön tulee tehdä päätös mahdollisesta poissulkemisesta tai hyl- käämisestä ja antaa se tiedoksi joko heti valintapäätöksen jälkeen tai viimeis- tään koko hankintaa koskevan päätöksen tiedoksiannon yhteydessä. Päätök- seen on liitettävä valitusosoitus markkinaoikeuteen ja oikaisuohje. Erityisesti merkittävissä hankinnoissa on ehdokkaan tai tarjoajan edun mukaista saada tietää ratkaisusta mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta tämä voi vapaut- taa hankkeeseen suunnitellut resurssit muihin kohteisiin.

6.7 Alihankkijoiden poissulkeminen

Xxx xxxxxxxxxxxx koskee pakollinen poissulkuperuste, on hankintayksikön vaa- dittava, että tarjoaja korvaa alihankkijan toisella. Xxx xxxxxxxxxxxx koskee har- kinnanvarainen poissulkuperuste, voi hankintayksikkö vaatia, että alihankkija on korvattava toisella alihankkijalla.

7. Tarjousten käsittely

7.1 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen

Tarjoukset otetaan vastaan, merkitään vastaan otetuiksi ja säilytetään avaa- mattomana tarjousajan loppuun. Tarjoukset avataan yhtä aikaa tarjousten jät- töajan jälkeen ja niistä laaditaan avauspöytäkirja hankintayksikön ohjeistuksen mukaisesti. Tarjoukset käsitellään noudattaen tarjoajien tasapuolisen ja syrji- mättömän kohtelun periaatteita ja tarjouspyynnön ehtoja. Avoimessa menette- lyssä tarjousten käsittelyyn kuuluvaa soveltuvuuden arviointia on jo käsitelty edellä kohdassa 6.

7.2 Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen ja täsmen- täminen

Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai ra- kennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitet- tyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on tarkistettava, että tarjotut tuotteet ja palvelut ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja että tarjous on muuten tarjouspyynnössä asetettujen ehtojen mukainen.

Täsmentäminen. Jos tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä tai jotkut tiedot tai asiakirjat puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaita tai tarjoajia toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Hankintayksiköllä on siis oikeus, mutta ei velvollisuutta pyytää täsmennyksiä. Sellaisia muutoksia ei saa tehdä, joilla on olennainen vaikutus tarjoajien asemaan. Täsmentämisessä on annettava kaikille tarjoajille samanlaiset mahdollisuudet täsmentämiseen. Jos virhe tai tulkinnanvaraisuus hankinta-asiakirjoissa johtuu hankintayksiköstä, tulee se korjata ja ilmoittaa siitä tarjoajille sekä pyytää tarvittavat täsmennyk- set sen perusteella.

Esimerkkejä hyväksyttävästä ja ei- hyväksyttävästä täsmentämisestä hankintalain pe- rusteluissa ▪ Hyväksyttävät muotovirheet ▪ Tarjousta voi pyytää täydentämään puuttuvan allekir- joituksen tai tarjouksen voimassaoloajan osalta ▪ Hyväksyttävät hinnoitteluvirheet ▪ Tarjousta voi pyytää korjaamaan virheellisen valuut- tatiedon tai hinnan suuruusluokkaa koskevan selkeän pilkkuvirheen osalta; ▪ Tarjousta voi pyytää täydentämään yksittäisen puut- tuvan hintatiedon osalta, jonka merkitys on hintaver- tailussa pieni tai jota ei käytetä siinä. ▪ Hyväksyttävät muut ei-olennaiset virheet ▪ Maksuehto (ei saa olennaisesti poiketa pyydetystä); ▪ Puuttuva liite, jota ei käytetä vertailussa ▪ Referenssiä koskevan lisätiedon pyytäminen ▪ Ei-hyväksyttäviä tilanteita eli muutoksia, jotka olennaisesti vaikuttavat ehdokkaan tai tarjoajan asemaan tarjousten ver- tailussa, esim. ▪ Tarjouspyynnön vastaisen tuotteen/palvelun vaihto; ▪ Tarjousten vertailussa merkityksellisen hintatiedon tai puuttuvan laatutiedon toimittaminen; ▪ Olennaisen puuttuvan asiakirjan toimittaminen; ▪ Selkeän ja tietoisen hinnoitteluun tai sopimusehtoihin liittyvän varauman poisto; ▪ Ei-hyväksyttävän referenssin vaihtaminen

Ei neuvotteluja. Täsmennysvaiheessa hankintayksikkö ei voi neuvotella tar- joajien kanssa. Neuvotteleminen on mahdollista vain, jos hankintamenettelyksi on valittu suorahankinta, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenet- tely, innovaatiokumppanuus tai jos neuvottelumenettelyyn siirrytään avoimes- ta tai rajoitetusta menettelystä. Näiden menettelyjen neuvotteluprosessien vaiheita on käsitelty aiemmin kohdissa 3.4-3.7.

Kielletty jälkitinkiminen. Tarjousten täydentäminen tai täsmentäminen ei saa johtaa kiellettyyn jälkitinkimiseen. Kiellettynä jälkitinkimisenä pidetään mm. tarjoushinnan alentamista sellaiselta osin, johon täsmennyspyynnössä ei ole pyydetty muutosta tai hinnan säilyttämistä ennallaan sellaisen osan tai ko- konaisuuden osalta, jota täsmennyspyynnössä on laajennettu. Jälkitinkimisen sisältävä tarjouksen osa on jätettävä huomiotta, ellei tarjousta ole suljettava pois tarjouskilpailusta.

Poikkeuksellisen alhainen hinta. Jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen al- haiselta, on hankintayksikön vaadittava aina tarjoajalta selvitystä tarjouksen hinnoista tai kustannuksista. Selvityspyyntö voi koskea seuraavia seikkoja:

Poikkeuksellisen alhaisen hinnan osalta selvitet- täviä seikkoja ▪ valmistusmenetelmä; ▪ palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudelliset ja tekniset ratkaisut; ▪ hankinnan poikkeuksellisen edulliset ehdot; ▪ tavaroiden, palvelujen tai rakennusurakoiden omintakeisuus; ▪ Suomen tai EU:n lainsäädännön tai hankintalain liitteessä C lueteltujen kv. sopimusten ympäristö-, sosiaali- ja työoikeu- dellisten velvoitteiden noudattaminen ▪ alihankinnat; ▪ tarjoajan saamaa valtiontukea

Poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan hylätä, jos tarjoajan antama selvitys tai muu näyttö ei tyydyttävästi selitä tarjottujen hintojen tai kustannusten al- haista tasoa. Tarjous on hylättävä, jos poikkeuksellisen alhainen hinta joh- tuu em. ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisten velvoitteiden laimin- lyönnistä. Tarjous voidaan hylätä lainvastaisen valtiontuen vuoksi vain, jos tarjoaja ei pysty hankintayksikön asettamassa määräajassa osoittamaan, että valtiontuki on laillinen. Tästä hylkäämisestä on ilmoitettava TEM:lle.

7.3 Tarjousten vertailu

Tarjousten vertailuun otetaan mukaan vain ne soveltuviksi todettujen tarjoaji- en tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia. Soveltuvuuden arviointi voidaan tehdä myös vertailun jälkeen.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu. Tarjouksista on valittava ko- konaistaloudellisesti edullisin tarjous eli se tarjous, joka on hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras käyttäen ainoastaan tarjouspyynnössä ilmoitettuja vertailuperusteita. Muita kuin ilmoitettuja vertai- luperusteita ei voida käyttää eikä vertailua voida tehdä myöskään jättämällä jokin ilmoitettu vertailtava seikka vertailematta. Kesken tarjouskilpailun tai vertailuvaiheessa ei voi lisätä, poistaa tai muuttaa etukäteen asetettuja vertai- luperusteita, osatekijöitä tai painotuksia eli ei saa luoda uusia alakriteerejä eikä arvostaa sellaisia asioita, joita ei ole mainittu tarjouspyynnössä. Vertailussa ei saa käyttää hyväksi muita kuin tarjouksissa mainittuja tietoja.

Vertailu tulee tehdä sillä tarkkuudella, että tarjoajille käy ilmi oman tarjouksen sijoittuminen suhteessa muihin. Vertailuperusteiden soveltamisesta saatu pis- temäärä perustellaan ja vertailusta tulisi ilmetä, miten kutakin tarjousta on ar- vioitu suhteessa toisiinsa kunkin vertailuperusteen osalta. Tämän jälkeen tar-

jousten pistemääriä verrataan keskenään ja esitetään johtopäätös siitä, mikä tarjouksista oli paras. Vertailu tulee perustella hankintapäätöksessä tai perus- telumuistiossa. Perusteluissa on riittävää kertoa vain keskeisimmät perusteet, joilla vertailu on tehty. Perustelujen tulee kuitenkin olla riittäviä, jotta asian- osaiset voivat arvioida päätöksen oikeellisuutta ja oikeussuojan tarvetta.

Pisteytys ja laskentakaava. Pisteytyksen ja laskentakaavan tulee pysyä kaikkien tarjousten vertailuperusteiden osalta samanlaisena. Pisteytyksessä käytettävä pisteasteikko on tullut määritellä tarjouspyynnössä. Asteikon tulee olla saman suuruinen kaikkien painoarvolla kerrottavien vertailuperusteiden osalta, muuten vertailuperusteiden painoarvot muuttuvat. Asteikko voi olla esim. 0 - 5, 0 - 10 tai 0 -100. Pisteytyksen tulee noudattaa vertailtavien teki- jöiden suhteellista eroa myös laadullisten tekijöiden osalta. Toinen vaihtoehto on käyttää suoraan vertailuperusteiden maksimipisteitä, jolloin maksimipiste muodostuu painoarvolla kerrotusta ko. vertailuperusteen enimmäispistemää- rästä. Hintojen vertailussa voidaan vertailtaessa monia hintarivejä käyttää ku- lutukseen perustuvia hinnan rivikohtaisia painokertoimia.

Arviointiryhmä ja testaus. Laajojen hankintojen vertailussa voidaan käyttää arviointiryhmää, jolloin arviointia suorittaa useampi henkilö, asiantuntijaraati tai esim. käytettävyystestausryhmä, ja vertailusta voidaan laatia etukäteen vertailusuunnitelma. Tällöin vertailu tehdään siten, että ensin osallistujat tutus- tuvat tarjousaineistoon ja muodostavat siitä oman näkemyksensä. Sen jälkeen osallistujat keskustelevat näkökannoistaan. Pisteiden antaminen tapahtuu sen jälkeen yhteisen näkemyksen pohjalta.

Vertailussa voi olla yhtenä vaiheena myös tarjoajien haastattelu, tarjousten esittely, käytettävyystestaus, asiakastyytyväisyyskysely tai muu vastaava vai- he. Edellytyksenä on, että hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä kuva- taan avoimesti ja selkeästi, miten vaihe toteutetaan, mitä seikkoja vaiheessa käsitellään ja millä perusteella siihen valitaan osallistujat, jos kaikkia hyväksyt- tävän tarjouksen tehneitä ei siihen valita. Tarjoajia on kohdeltava tasapuolises- ti.

Kahden kuoren menetelmä. Vertailu voidaan tehdä ns. kahden kirjekuoren menetelmässä myös niin, että ensin arvioidaan laadulliset tekijät ja vasta sen jälkeen avataan hintakuori ja tehdään hintavertailu.

7.4 Hankinnan keskeyttäminen

Jos hankintayksikkö havaitsee tarjouskilpailun aikana, että hankintaprosessissa on tapahtunut menettelyvirhe, sen on välittömästi korjattava tapahtunut virhe, mikäli se on korjattavissa tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankinta on syytä keskeyttää ja käynnistää uudella hankintailmoituksella, jos virhettä ei voida ta- sapuolisesti korjata.

Hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Keskeyt- tämisperusteet ovat ennallaan.

Hankinnan keskeyttämisen ▪ Ei ole saatu lainkaan osallistumishakemuksia tai tarjouksia tai mikään tarjouksista ei vastaa tarjouspyyntöä;

perusteet ▪ Kaikki tarjoukset ovat liian kalliita; ▪ Olosuhteet (rahoitustilanne, hankintatarve, muut suunnitel- mat) ovat muuttuneet tarjouskilpailun aikana; ▪ On saatu vain yksi tarjous, joten ei ole todellista kilpailutilan- netta; ▪ Hankinnassa on tehty menettelyvirhe

Xxxxxxxxx keskeyttämisestä on tehtävä hankintapäätös, johon liitetään muu- toksenhakuohjeet. Keskeyttämispäätös on annettava tiedoksi, kuten hankinta- päätös. EU-hankinnoissa on myös hankinnan keskeyttämisestä ja sen perus- teista tehtävä jälki-ilmoitus.

Kun hankintamenettely keskeytetään, hankintayksikön tulee ottaa kantaa myös keskeytettyä menettelyä koskevien hankinta-asiakirjojen julkisuuteen erityisesti kilpailevien tarjoajien eli asianosaisten näkökulmasta. Toimivan kil- pailutilanteen varmistamiseksi on keskeytetyssä tarjouskilpailussa saadut tar- joukset ja muut hankinta-asiakirjat syytä määritellä salassa pidettäväksi. Sa- lassapitoperusteena on tällöin julkisuuslain 24 § 1 mom 17 kohta, jonka perus- teella salassa pidettäviä tietoja ovat liiketoimintaa koskevat seikat, jos tiedon- antaminen niistä aiheuttaisi julkisyhteisölle taloudellista vahinkoa tai heikentäi- si julkisyhteisön mahdollisuuksia edullisiin hankintoihin. Asianosaisilla ei ole oi- keutta saada tietoa asiakirjoista ennen kuin uutta hankintamenettelyä koskeva päätös on tehty. Kaikille julkisiksi nämä asiakirjat tulevat vasta, kun uutta hankintaa koskeva sopimus on tehty.

8. Hankinnasta päättäminen, esteellisyys ja eturistiriidat

8.1 Hankintapäätöksen tekeminen ja tiedoksianto

Ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousme- nettelyn ratkaisuista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, joka on perustelta- va. Myös suorahankinnasta on tehtävä hankintapäätös. Ellei hankintayksikkö sisäisesti ohjeista toisin, hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä seuraavissa ti- lanteissa:

Ei hankintapää- töstä ▪ hankintalain 41 §:n lisätilauksesta ▪ hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä ▪ puitejärjestelyyn perustuvasta hankinnasta, joka tehdään ilman kilpailutusta tai ▪ kevennetystä kilpailutusta, joka ei ylitä EU-kynnysarvoa

Hankinnasta laaditaan kirjallinen esitys hankintapäätökseksi ja esitellä se hyväksyttäväksi henkilölle, jolla on asiassa päätösvalta. Vastuu tehdystä han- kintapäätöksestä on päätöksentekijällä. Esittelijä vastaa siitä, mitä hänen esit- telystään on päätetty. Hankintapäätöksessä on päättäjän nimi ja asema ja päi- väys. Allekirjoitus voi olla myös sähköinen hankintayksikön ohjeistuksen mu- kaan.

Päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olen- naisesti vaikuttavat seikat:

Xxxxxxxx- päätöksen muistilista hankintalain mukaan

▪ Päätöksen perustelut, kuten ▪ voittaneen tarjoajan nimi; ▪ ehdokkaan tai tarjoajan tai tarjouksen poissulkemisen perusteet; ▪ keskeiset perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty; ▪ tiedot vertailuperusteiden soveltamisesta sellaisella tark- kuudella, että tarjoajille käy ilmi oma sijoittuminen suh- teessa muihin tarjoajiin; ▪ perustelut halvimman hinnan käyttämiselle palveluhan- kinnassa, jos perustelut eivät ole hankintakertomuksessa tai muussa hankinta-asiakirjassa; ▪ Tieto siitä, että hankintasopimus syntyy kirjallisen sopi- muksen allekirjoittamisella; ▪ Tieto pakollisen odotusajan (129 §) pituudesta. ▪ Hankintapäätökseen on liitettävä: ▪ valitusosoitus eli ohjeet muutoksenhakua varten markki- naoikeudelle ja ▪ oikaisuohje eli ohjeet hankintaoikaisua koskevan oi- kaisuvaatimuksen tekemisestä hankintayksikölle.

Muut tarvittavat tiedot

▪ Selvitys, keneltä tarjouksia on pyydetty ja saatu ▪ Selvitys tarjoajien soveltuvuuden tarkistamisesta ▪ Selvitys tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden arvioinnista ▪ Selvitys tarjouspyynnön tai tarjousten tarkennuksista tarvitta- essa ▪ Selvitys käydyistä neuvotteluista tarvittaessa ▪ Tarjousten hintavertailu, jos tarjouksia on useampia ja perus-

teena on halvin hinta ▪ Hinta-laatusuhteen vertailu ja sen perustelut, jos perusteena on paras hinta-laatusuhde ▪ Muut tiedot hankintayksikön käytännön mukaan

Tiedoksi- anto

▪ Hankintapäätös perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen on annettava tiedoksi niille, joita asia koskee. o Hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjouskilpailun voit- taneelle ja siihen osallistuneille o Poissulku- tai hylkäyspäätös annetaan tiedoksi poissulje- tuille tai hylätyille o Keskeyttämispäätös annetaan tiedoksi tarjouskilpailuun osallistuneille ▪ Tiedoksianto tehdään ensisijaisesti sähköisesti käyttäen tarjo- ajan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta. ▪ Tiedoksiantoa koskevaan viestiin on merkittävä tieto viestin lähettämispäivästä.

Tiedoksianto tehdään mahdollisimman pian hankintapäätöksen tekemisen jäl- keen. Tarjoajan tai tarjouksen hylkäämistä tai poissulkemista koskeva päätös perusteluineen ja muutoksenhakuohjeineen voidaan antaa tiedoksi joko heti hylkäys- tai poissulkemispäätöksen tekemisen jälkeen tai vasta varsinaisen hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Suurissa hankinnoissa on kuitenkin tar- joajan edun mukaista, että tämä saa tietää poissulkemisesta tai hylkäämisestä mahdollisimman pian.

8.2 Hankintaa koskeva kertomus

EU-hankinnoista, SOTE- ja muista erityisistä palveluhankinnoista, puitejärjes- telyn perusteella tehdystä kilpailuttamisesta ja DPS:n perustamisesta on laa- dittava hankintaa koskeva kertomus. Kertomusta ei kuitenkaan tarvitse laatia niiltä osin kuin vastaavat tiedot ovat hankintapäätöksessä, jälki- ilmoituksessa tai muissa hankinta-asiakirjoissa. Jos siis hankintapäätök- sessä tai hankintaa koskevissa ilmoituksissa (hankintailmoitus, jälki-ilmoitus) ei ole mainittu seuraavia tietoja, ne tulee kirjata hankintaa koskevaan kerto- mukseen:

Hankintakertomuksen tietoja ▪ Hankintayksikön yhteystiedot sekä hankintasopimuksen, puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja arvo; ▪ 80, 81 sekä 83 §:n mukaisesti menettelystä pois suljet- tujen ja menettelyyn valittujen ehdokkaiden ja tarjoajien nimet sekä hylkäys- tai valintaperusteet; ▪ Perusteet hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjous- ten hylkäämiseen; ▪ Perusteet halvimman hinnan käyttämiseen ainoana pe- rusteena kokonaistaloudellista edullisuutta arvioitaessa; ▪ Perusteet hankinnan jakamatta jättämiseen; ▪ Perusteet vaatia toimittajalta yli kaksinkertaista liike- vaihtoa; ▪ Sopimuspuoleksi valitun tarjoajan nimi, valinnan perus- telut sekä arvio alihankintana kolmansille osapuolille an- nettavista sopimuksen tai puitejärjestelyn osista taikka mahdollisten alihankkijoiden nimet; ▪ Perusteet suorahankinnan, neuvottelumenettelyn tai

kilpailullisen neuvottelumenettelyn käyttämiseen;

▪ Perusteet hankinnan keskeyttämiseen;

▪ Perusteet muiden kuin sähköisten viestintävälineiden käyttämiseen;

▪ Kuvaus hankintamenettelyssä mahdollisesti todetuista eturistiriidoista ja niiden johdosta toteutetuista toimenpi- teistä.

Kertomuksen käytännön merkitys on siinä, että siihen voidaan siirtää peruste- lut esimerkiksi hinnaltaan halvin -perusteen käyttämisestä palveluhankinnassa, perusteet muiden kuin sähköisten viestintävälineiden käyttämisestä, kuvaus hankintamenettelyssä todetusta eturistiriidasta ja sen johdosta toteutetuista toimenpiteistä tai selvitys rikosrekisteritietojen tarkistamisesta.

Myös puitejärjestelyyn perustuvasta kevennetystä kilpailutuksesta on tehtävä hankintamenettelyä koskeva kertomus, jos on esimerkiksi käytetty hinnaltaan halvin -perustetta palveluhankinnassa jne.

Tässä tarkoituksessa hankinta-asiakirjat on säilytettävä vähintään 3 vuotta. Kertomus tulee pyynnöstä toimittaa EU:n komissiolle ja TEM:ille

8.3 Esteellisyys ja eturistiriidat

Hankintamenettelyyn sovelletaan hallintomenettelyä koskevia esteellisyys- säännöksiä (hallintolaki 27 - 29 §, 434/2003). Esteellisyys tarkoittaa sitä, että virkamies on sellaisessa suhteessa tai asemassa hankinta-asiaan tai siinä mu- kana olevaan henkilöön, joka voi saattaa hänen puolueettomuutensa kyseen- alaiseksi. Ei riitä, että henkilö omasta mielestään toimii puolueettomasti, vaan myös yleisön näkökulmasta henkilön tulee toimia siten, ettei puolueettomuutta ole syytä epäillä. Esteellinen henkilö ei saa osallistua hankinnan käsittelyyn ja päätöksentekoon. Xxxxxxxxxxx henkilön on itse todettava itsensä esteelliseksi.

Henkilö on esteellinen käsittelemään tarjousta, hankintaa koskevaa päätöstä, sopimusta tai sopimuksen tulkintaa koskevaa asiaa, xxx xxxxxxxxxx tekijänä tai tilaajan sopimuspuolena on hän itse tai hänen lähisukulaisensa.

Esteellisyystekijät ▪ Jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen; ▪ Jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asi- anosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen läheisel- leen; ▪ Jos hän on palvelusuhteessa tai käsiteltävään asiaan liit- tyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; ▪ Jos hän tai hänen läheisensä on hallituksen, hallintoneu- voston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taik- ka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellai- sessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai lai- toksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; ▪ Jos hän tai hänen läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen

johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitok- sen ohjaukseen tai valvontaan tai ▪ Jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityi- sestä syystä vaarantuu

Esteellisyyden ai- heuttavat sukulaisuus- suhteet

▪ Puoliso. Puolisolla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä aviolii- tonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä ▪ Lapsi tai lapsenlapsi ▪ Sisarukset ▪ Vanhemmat tai isovanhemmat ▪ Muu erityisen läheinen henkilö tai tämän puoliso ▪ Xxxxxxxxxx sisarus ja tämän puoliso ▪ Sisarusten lapsi ▪ Entinen puoliso ▪ Puolison lapsi, lapsenlapsi, vanhempi, isovanhempi tai näiden puoliso ▪ Puolison sisarusten lapsi ▪ Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista

Eturistiriidat. Jos ehdokas, tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on osallistu- nut hankinnan valmisteluun, on hankintayksikön hankintalain mukaan varmis- tettava, että tämä ei vääristä kilpailua tai johda eturistiriitoihin. Silloin on myös selvitettävä, onko kyse jostain aiemmin kohdassa 6.3 kuvatusta harkinnanva- raisesta poissulkuperusteesta ehdokkaan tai tarjoajan osalta.

Hankinnanvarainen poissulkuperuste on olemassa sellaisen ehdokkaan tai tarjoajan osalta,

- jonka eturistiriitaa hankintamenettelyssä ei voida tehokkaasti poistaa muilla toi- menpiteillä;

- jonka osallistuminen hankintamenettelyyn on vääristänyt kilpailua eikä vääristymää voida poistaa muilla vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä; ennen poissulkua on annettava mahdollisuus osoittaa, että osallistuminen valmisteluun ei ole johtanut tasapuolisen ja syrjimättömän menettelyn vaarantumiseen;

- joka on pyrkinyt vaikuttamaan epäasianmukaisesti hankintayksikön päätöksente- koon, saamaan luottamuksellisia tietoja, joiden avulla se voi saada perusteetonta etua hankintamenettelyssä tai tarkoituksellisesti antamaan harhaanjohtavia tietoja, jotka voivat vaikuttaa olennaisesti tarjoajan tai tarjouksen valintaa koskeviin pää- töksiin.

8.4 Jälki-ilmoitus

Xxxxxxxxx jälkeen on tehtävä jälki-ilmoitus. Jälki-ilmoituksen tekeminen kos- kee seuraavia hankintoja ja tilanteista

Jälki-ilmoitus tehtävä	Määräaika
▪ EU-hankinnat; ▪ EU-kynnysarvot ylittäviä koskevat suorahan- kinnat; ▪ Puitejärjestelyä koskevasta päätös; ▪ DPS:äään perustuva hankintasopimus	30 pv sopimuksesta tai pää- töksestä
▪ Suunnittelukilpailun tulokset	30 pv kilpailun päättymisestä
▪ Käyttöoikeussopimusta koskeva hankinta	48 pv käyttöoikeussopimuksen tekemisestä

▪ Hankinnan keskeyttäminen, ilmoitettava kes- keyttämisen peruste	ei määräaikaa
▪ Hankinta, josta tehty ennakkoilmoitus, mutta ei hankintailmoitusta	ei määräaikaa

9. Muutoksenhaku

9.1 Hankintaoikaisu

Hankintayksikkö voi tehdä hankintaoikaisun, jos päätös tai muu hankintame- nettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virhee- seen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätök- seen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen edellytyksiin.

Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväksi joko omasta aloit- teesta tai asianosaisen vaatimuksesta. Hankintayksikön on ilmoitettava han- kintaoikaisun vireille tulosta välittömästi niille, joita asia koskee. Näitä ovat mm. tarjouskilpailun voittaja ja muut tarjouskilpailuun osallistuneet ja jos asi- asta on samanaikaisesti valitettu markkinaoikeuteen, myös markkinaoikeus.

Asianosaisen määräaika	14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta
Hankintayksikön määräaika	90 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty

Hankintaoikaisu voidaan tehdä, vaikka hankintasopimus olisi tehty. Käytännössä oikaisu on hankintayksikön osalta mahdollista esimerkiksi sellai- sessa tilanteessa, joissa havaitaan, että yhteistyö toimittajan kanssa ei käyn- nisty sopimuskauden alussa toivotulla tavalla tai on tullut esille uutta tietoa, joka vaikuttaa päätökseen. Xxxxxxxx edellytyksenä on tällöin käytännössä, että hankintasopimuksen irtisanomiseen tai purkamiseen on olemassa peruste.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun tekemistä tai han- kintaoikaisun käsittelyä. Xxxxxxxxxxxxx markkinaoikeuteen on kuitenkin teh- tävä samanaikaisesti hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen kanssa, koska oikaisuvaatimuksen tekemisestä huolimatta valitusaika markkinaoikeuteen ku- luu samanaikaisesti. Hankintaoikaisu voi koskea myös lainvoimaista hankin- tayksikön päätöstä. Hankintaoikaisu voidaan tehdä seuraavilla tavoilla:

Päätös, ei muutosta

▪ Hankintayksikkö tekee päätöksen, ettei hankintaoikaisua koskeva vaatimus xxxx aihetta muuttaa tehtyä hankinta- päätöstä, koska siihen ei löydy perusteita. ▪ Päätös annetaan asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen. Päätökseen ei liitetä muutoksenhakuohjetta, koska ei ole syntynyt uutta hankintapäätöstä, joten ei myöskään ole uutta muutoksenhakuaikaa.

Uusi päätös ja virheen oikaisu

▪ Hankintayksikkö päättää poistaa virheellisen päätöksen tai peruuttaa hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun ja ratkai- see asian uudelleen eli tekee uuden hankintapäätöksen, jos o päätös tai ratkaisu on perustunut lain soveltamises- sa tapahtuneeseen virheeseen (esim. vertailussa ta- pahtunut pisteytysvirhe, vertailussa on jäänyt huo- maamatta jokin seikka tai esteellinen henkilö tehnyt hankintapäätöksen). ▪ Hankintayksikkö tekee uuden hankintapäätöksen, joka an- netaan asianmukaisesti tiedoksi perusteluineen ja muutok- senhakuohjeineen ja josta lähtee uusi muutoksenhakuaika.

Uusi päätös hankinnan keskeyttämisestä ▪ Hankintayksikkö päättää poistaa virheellisen hankintapää- töksen tai peruuttaa hankintamenettelyssä tehdyn ratkai- sun ja keskeyttää hankinnan, jos virhettä ei voida korjata tekemällä uusi hankintapäätös. ▪ Hankintayksikkö tekee hankinnan keskeyttämispäätöksen, joka annetaan asianmukaisesti tiedoksi asianosaisille perus- teluineen ja muutoksenhakuohjeineen ja josta lähtee uusi muutoksenhakuaika.

Hankintayksiköllä on velvollisuus käsitellä sille tehdyt oikaisuvaatimukset. Kä- sittely on syytä tehdä ilman aiheetonta viivytystä. Hankintapäätöksen tai rat- kaisun oikaiseminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Hankintayksikön on kuitenkin hyvä kuulla hankintaoikaisun osapuolia etenkin, jos hankintayksikkö hankintaoikaisun perusteella poistaa aiemman virheellisen päätöksen ja tekee uuden hankintapäätöksen.

9.2 Valitus markkinaoikeuteen

Muutoksenhakuun oikeutettu. Se, jota asia koskee, voi valittaa hankinnasta markkinaoikeuteen.

Muutoksenhaun kohde. Hankintayksikön päätös tai muu hankintamenette- lyssä tekemä ratkaisu, jolla on vaikutusta ehdokkaan tai tarjoajan asemaan.

Muutoksenhaun rajoi- tukset eli mistä ei voi valittaa ▪ Päätös tai ratkaisu, o joka koskee yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua; o sitä, että hankintaa ei jaeta osiin; o sitä, että kokonaistaloudellisen edullisuuden pe- rusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia; ▪ Valitus edellyttää markkinaoikeuden käsittelylupaa, jos on kyse puitejärjestelyyn perustuvasta hankin- nasta tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hy- väksymistä koskevasta ratkaisusta. ▪ Tällöin käsittelylupa on myönnettävä, jos o Asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää tai o Siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy. ▪ Hankintalain soveltamisalan ulkopuolisista hankin- noista ei voi valittaa markkinaoikeuteen (pienhan- kinnat, salassa pidettävät hankinnat jne.) ▪ Markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain tai hallintolainkäyttö- lain nojalla.

Muutoksenhakua koskeva määräajat:

Aihe	Määräajat
Hankintapäätöksen tiedoksiantoaika	▪ Päivä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytössä siten, että sähköistä viestiä voidaan käsi- tellä. Käytännössä viestin lähetyspäivä, jollei esitetä muuta selvitystä. ▪ Jos annetaan tiedoksi postitse, tiedoksiantoaika on 7. päivä päätösasiakirjojen lähettämisestä, jollei näytetä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Valitusaika, yleinen	▪ 14 päivää päätöksen ja valitusosoituksen tiedok- sisaannista; ▪ Jos päätös tai valitusosoitus on olennaisesti puut- teellinen, valitusaika on 6 kk päätöksen ja vali- tusosoituksen tiedoksisaannista; ▪ Jos päätöstä ei ole annettu tiedoksi, valitusaika ei ala lainkaan kulua;
Valitusaika, suorahan- kinta	▪ 14 päivää suorahankintailmoituksen julkaisemisesta; ▪ Jos suorahankinnasta ei ole julkaistu suorahankin- tailmoitusta, valitusaika on 30 päivää jälki- ilmoituksen julkaisemisesta; ▪ Jos jälki-ilmoitusta ei ole tehty, 6 kk siitä, kun han- kintasopimus on tehty
Valitusaika, puitejärjes- telyyn perustuvat han- kinnat (HUOM: ei sinänsä velvolli- suutta tehdä päätöstä pui- tejärjestelyyn perustuvas- sa hankinnassa, joka teh- dään ilman kilpailutusta)	▪ Jos hankinnasta on tehty hankintapäätös, valitusaika 14 päivää päätöksen ja valitusosoituksen tiedok- sisaannista; ▪ Jos hankinnasta on tehty hankintapäätös noudatta- matta odotusaikaa 14 pv, valitus on tehtävä 30 päi- vän kuluessa päätöksen ja valitusosoituksen tiedok- sisaannista; ▪ Jos päätös tai valitusosoitus on olennaisesti puut- teellinen, valitusaika on 6 kk päätöksen ja vali- tusosoituksen tiedoksisaannista; ▪ Jos päätös on tehty, mutta sitä ei ole annettu tie- doksi, valitusaika ei ala lainkaan kulua
Valitusaika, DPS:ään perustuvat hankinnat	▪ DPS:ään perustuvasta hankinnasta on tehtävä han- kintapäätös, jolloin valitusaika on 14 päivää päätök- sen ja valitusosoituksen tiedoksisaannista; ▪ Jos hankinnasta on tehty hankintapäätös noudatta- matta vapaaehtoista odotusaikaa 10 pv, valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen ja valitusosoi- tuksen tiedoksisaannista; ▪ Jos päätös tai valitusosoitus on olennaisesti puut- teellinen, valitusaika on 6 kk päätöksen ja vali- tusosoituksen tiedoksisaannista; ▪ Jos päätöstä ei ole annettu tiedoksi, valitusaika ei ala lainkaan kulua

Muutoksenhausta on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle, mutta se ei es- tä asian käsittelyä markkinaoikeudessa. Hankintayksikkö voi tarkistaa, onko hankinnasta tullut vireille valituksia markkinaoikeuden sivuilta osoitteesta xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Tiedot ovat siellä ajan tasalla yleensä viimeistään vali- tuksen määräpäivää seuraavana arkipäivänä n. klo 12.

9.3 Automaattinen täytäntöönpanokielto ja odotusaika

Hankinnassa, jossa on noudatettava pakollista odotusaikaa tai suorahankinnan odotusaikaa EU-kynnysarvot ylittävien suorahankintojen ja SOTE- ja muiden erityisten palveluhankintojen suorahankintojen osalta, hankintayksikkö ei saa tehdä hankintasopimusta, jos asia on saatettu valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Huomaa, että jos hankinnassa on noudatettava pakollista odotusaikaa, hankin- tapäätöksestä on käytävä ilmi odotusajan pituus.

Pakollinen odotusai- ka ja automaattinen täytäntöönpanokielto EU-hankinnat ja SOTE- ja muut erityiset palveluhan- kinnat ▪ Odotusaika on pakollinen ▪ Odotusaika on 14 päivää hankintapäätöksen tiedok- sisaamisesta ▪ Odotusajan noudattamatta jättämisellä ei ole vaikutusta valitusajan pituuteen. ▪ Odotusajan noudattamatta jättämisellä on vaikutus MAO:n määräämiin seuraamuksiin (tehottomuus, seu- raamusmaksu, sopimuskauden lyhentäminen mahdollisia) ▪ Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, tulee automaattinen täytäntöönpanokielto eli ei saa tehdä so- pimusta.

Suorahankinnan odo- tusaika ja automaat- tinen täytäntöön- panokielto EU-kynnysarvot ylittävät suorahankinnat, SOTE- ja muiden erityisten palveluhankintojen suorahankinnat sekä em. hankintojen suorahankintoina tehtävät käyt- töoikeussopimukset ▪ Odotusaika on vapaaehtoinen suorahankintoja koskeva. ▪ Odotusaika on 14 päivää suorahankintaa koskevan ilmoi- tuksen julkaisemisesta EU:n Ted-tietopankissa. ▪ Odotusajan noudattamatta jättäminen pidentää valitus- ajan 30 päivään hankintapäätöksen tiedoksisaamisesta. ▪ Suorahankintailmoituksen tekemättä jättäminen pidentää valitusajan 30 päivään jälki-ilmoituksen julkaisemisesta. Jos jälki-ilmoitusta ei ole tehty, valitusaika on 6 kk siitä, kun hankintasopimus on tehty. ▪ Em. hankintojen suorahankintojen odotusajan noudatta- matta jättämisellä on vaikutus markkinaoikeuden mää- räämiin seuraamuksiin (tehottomuus, seuraamusmaksu, sopimuskauden lyhentäminen). ▪ Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, tulee automaattinen täytäntöönpanokielto eli ei saa tehdä so- pimusta.

Vapaaehtoinen odo- tusaika, Ei automaattista täy- täntöönpanokieltoa Puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat ja DPS:ään perustuvat hankinnat ▪ Odotusaika on vapaaehtoinen. ▪ Odotusaika on 10 päivää hankintapäätöksen tekemises- tä. ▪ Jos odotusaikaa ei noudata, pitenee valitusaika 30 päi- vään. ▪ Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, tulee

valittajan pyytää täytäntöönpanokieltoa.

Sopimus tehdään ainoan hyväksyttävän tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa eikä tarjouskilpailussa ole jäljellä muita tarjoajia tai ehdokkaita, joiden ase- maan sopimuskumppanin valinta vaikuttaa

▪ Odotusaika on vapaaehtoinen

▪ Odotusaika on 14 päivää hankintapäätöksen tekemises- tä

▪ Ei vaikutusta valitusajan pituuteen

▪ Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, tulee valittajan pyytää täytäntöönpanokieltoa

Niissä EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ja SOTE- ja muiden erityisten palvelujen hankinnoissa, joissa on pakollinen odotusaika sekä em. hankintojen suorahankinnoissa täytäntöönpanokielto tulee siis automaattisesti suoraan hankintalain nojalla. Tästä syystä hankintayksikön on erikseen kirjallisesti pyy- dettävä lupaa hankinnan täytäntöönpanolle, jos se katsoo, että siihen on eri- tyisiä syitä. Sen sijaan puitejärjestelyyn tai DPS:iin perustuvissa hankinnoissa on valittajan pyydettävä täytäntöönpanokieltoa.

Markkinaoikeus voi kieltää, keskeyttää tai sallia hankintapäätöksen täytän- töönpanon tai määrätä hankintamenettelyn muuten keskeytettäväksi väliaikai- sesti markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Markkinaoikeuden on tällöin kiinnitet- tävä huomioita siihen, ettei täytäntöönpanokiellosta aiheudu vastapuolelle tai muiden oikeuksille tai yleisen edun kannalta suurempaa haittaa kuin toimenpi- teen edut olisivat. Hankintayksiköiden kannattaa vedota tällaiseen haittaan, selvittää se pyynnössään ja esittää siihen perustelunsa. Jos hankinnan kes- keyttämisellä on esimerkiksi merkittäviä taloudellisia seuraamuksia hankin- tayksikölle tai hankinta on välttämätön hankinnan loppukäyttäjille tärkeän pal- velun tuottamisessa, nämä seikat on syytä tuoda selkeästi esille markkinaoi- keudelle annettavassa selvityksessä.

Hankintayksikkö voi myös antaa markkinaoikeudelle kirjallisen sitoumuksen ol- la panematta hankintapäätöstä täytäntöön niin kauan kuin asia on markkinaoi- keudessa vireillä niissä tapauksissa, joissa hankintaan ei tule automaattista täytäntöönpanokieltoa, jos valittaja on pyytänyt täytäntöönpanokieltoa.

Jos automaattista täytäntöönpanokieltoa ei noudateta, on markkinaoikeudella mahdollisessa valitustilanteessa oikeus määrätä seuraamuksia kuten määrätä hankintasopimus tehottomaksi, määrätä seuraamusmaksu ja/tai lyhentää so- pimuskautta.

9.4 Hankinnan väliaikainen järjestäminen

Jos hankinnasta on valitettu markkinaoikeuteen, hankintayksikkö voi järjestää hankinnan väliaikaisesti, jollei hankintaa voida sen luonteen vuoksi lykätä markkinaoikeuden käsittelyn ajaksi. Väliaikainen järjestäminen ei saa estää si- tä, että valittajan vaatimuksesta markkinaoikeus voi määrätä hankintapäätök- sen kumottavaksi tai velvoittaa hankintayksikköä korjaamaan virheellisen me- nettelynsä. Hankintalaki ei enää ota kantaa, kenen toimittajan kanssa hankinta voidaan väliaikaisesti järjestää. Hankinnan väliaikaisesta järjestämisestä ei tarvitse tehdä päätöstä, joten siitä ei voi myöskään valittaa. Sen jälkeen

kun markkinaoikeus on antanut asiassa päätöksen, on sitä noudatettava siitä huolimatta, että hankinnasta on mahdollisesti valitettu KHO:een.

Toinen vaihtoehto on tehdä suorahankintoja hankintayksikön välttämättömien tarpeiden täyttämiseksi, jos suorahankinnan edellytykset täyttyvät. Tällöin on kuitenkin muistettava tehdä suorahankintaa koskeva ilmoitus ja noudattaa suorahankinnan odotusaikaa.

9.5 Markkinaoikeuden määräämät seuraamukset

Jos markkinaoikeus toteaa, että hankinnassa on menetelty hankintalain tai sen nojalla annettujen säännösten, Euroopan unionin lainsäädännön taikka Maail- man kauppajärjestön julkisia hankintoja koskevan sopimuksen vastaisesti, markkinaoikeus voi määrätä seuraavia seuraamuksia:

Xxxxxxxx- oikeuden määräämät seuraamuk- set kaikki hankinnat

▪ Kumota hankintayksikön päätöksen osaksi tai koko- naan ▪ Kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankinta- asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä; ▪ Velvoittaa hankintayksikköä korjaamaan virheellinen menettelynsä; ▪ Määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksua asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voitta tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä;

Vain EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat, käyttöoikeussopimukset ja SOTE- ja muut palve- luhankinnat

▪ Määrätä hankintayksikölle tehottomuusseuraamuksen; ▪ Määrätä hankintayksikön maksamaan valtiolle seu- raamusmaksun; ▪ Lyhentää hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen sopi- muskauden päättymään määräämänsä ajan kuluttua.

Hankintalaissa on uusi säännös, jonka mukaan seuraamus voidaan määrätä vain, jos lainvastainen menettely on vaikuttanut hankintame- nettelyn lopputulokseen tai asianosaisen asemaan hankintamenette- lyssä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että lopputulokseen vaikuttamaton muoto- tai muu pieni virhe ei voi johtaa seuraamukseen.

Hyvitysmaksu. Hyvitysmaksu voidaan määrätä, jos muut seuraamukset aihe- uttaisivat suurempaa haittaa kuin niiden edut olisivat tai kun hankintayksikkö on ehtinyt tehdä sopimuksen. Hyvitysmaksun määräämisessä otetaan huomi- oon hankintayksikön virheen tai laiminlyönnin laatu, hankinnan arvo ja valitta- jalle aiheutuneet kustannukset ja vahinko. Hyvitysmaksun enimmäismäärä ei saa ilman erityistä syytä ylittää 10 prosenttia hankinnan arvosta.

Käytännössä markkinaoikeus voi määrätä hankintayksikön maksamaan hyvi- tysmaksua sellaiselle asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä.

Markkinaoikeus voi määrätä seuraamuksia seuraavin edellytyksin:

Tehottomuus	▪ Hankintayksikkö on tehnyt (EU-kynnysarvot ylittävässä tai SOTE- ja muiden palvelujen hankinnassa) hankintasopi- muksen tai käyttöoikeussopimuksen, o vaikka hankinnassa on velvollisuus noudattaa 14 päivän pakollista odotusaikaa ja o hankintayksikkö on tehnyt lisäksi hankintalain vas- taisen muun virheen, joka on vaikuttanut valittajan mahdollisuuksiin saada sopimus
	▪ Hankintayksikkö on tehnyt (EU-kynnysarvot ylittävän tai SOTE- ja muiden palvelujen) suorahankinnan o ilman suorahankintaperustetta o eikä se ole tehnyt siitä suorahankintaa koskevaa il- moitusta o eikä se ole odottanut 14 päivän vapaaehtoista odo- tusaikaa
	▪ Hankintayksikkö on tehnyt (EU-kynnysarvot ylittävässä tai SOTE- ja muiden palvelujen hankinnassa) hankintasopi- muksen tai käyttöoikeussopimuksen, jossa noudatettava 14 pv pakollista odotusaikaa, o vaikka hankinta-asia on saatettu markkinaoikeuden ratkaistavaksi ja o hankintayksikkö on tehnyt lisäksi hankintalain vas- taisen muun virheen, joka on vaikuttanut valittajan mahdollisuuksiin saada sopimus. o Tämä kohta ei koske puitejärjestelyyn tai DPS:ään perustuvaa hankintaa, jossa on ns. vapaaehtoinen odotusaika, ks. alla.
	• Hankintayksikkö on tehnyt puitejärjestelyyn tai DPS:ään perustuvassa kilpailuttamisessa EU-kynnysarvot ylittävän tai kansallisen kynnysarvon ylittävän SOTE- ja muiden pal- velujen hankinnan hankintasopimuksen o odottamatta 10 päivän vapaaehtoista odotusaikaa ja o hankintayksikkö on toiminut lisäksi kevennetyssä kilpailutuksessa hankintalain 43 § 2 tai 3 momentin tai 49-52 §:n vastaisesti siten, että virhe on vaikut- tanut valittajan mahdollisuuksiin saada sopimus

Tehottomuusseuraamus voi koskea vain vielä täyttämättä olevia sopimusvel- voitteita. Tämä tarkoittaa käytännössä, että markkinaoikeuden tehottomaksi määräämää sopimusta ei saa enää käyttää eli toimittaja ei saa toimittaa eikä hankintayksikkö saa ottaa vastaan esim. niitä tavaroita, jotka ovat toimitta- matta tai palveluja, jotka ovat tuottamatta. Tehottomuusseuraamus voidaan jättää määräämättä yleiseen etuun liittyvistä pakottavista syistä.

Seuraamusmaksu valtiolle	▪ Markkinaoikeus on määrännyt EU-kynnysarvot ylittävässä tai kansalliset kynnysarvot ylittävässä SOTE- ja muiden palvelujen hankinnassa tehottomuusseuraamuksen
	▪ Hankintayksikkö on tehnyt EU-kynnysarvot ylittävässä tai kansalliset kynnysarvot ylittävässä SOTE- ja muiden eri- tyispalvelujen hankinnassa hankintasopimuksen, o vaikka hankinnassa on velvollisuus noudattaa 14 päivän pakollista odotusaikaa ja
	▪ Hankintayksikkö on tehnyt EU-kynnysarvot ylittävässä tai SOTE- ja muiden erityispalvelujen hankinnassa hankintaso- pimuksen, jossa on noudatettava 14 päivän pakollista odo- tusaikaa, o vaikka hankinta-asia on saatettu markkinaoikeuden ratkaistavaksi o Tämä kohta ei koske EU-kynnysarvot alittavaa tai kansalliset kynnysarvot alittavaa SOTE- ja muiden erityispalvelujen puitejärjestelyyn tai DPS:ään pe- rustuvaa hankintaa, jossa on ns. vapaaehtoinen odotusaika
Sopimuskauden lyhentäminen	▪ Markkinaoikeus ei ole yleiseen etuun liittyvistä pakottavista syistä määrännyt hankintasopimuksen tai käyttöoikeusso- pimuksen tehottomuusseuraamusta. ▪ Tällöin markkinaoikeus voin seuraamusmaksun lisäksi tai sijasta lyhentää hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen so- pimuskautta.

Seuraamusmaksua määrätessään markkinaoikeuden on otettava huomioon hankintayksikön virheen tai laiminlyönnin laatu ja valituksen kohteena olevan hankinnan arvo. Seuraamusmaksun määrä ei saa ylittää 10 prosenttia hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen arvosta. Markkinaoikeus voi aset- taa kiellon tai velvoitteen noudattamisen tehosteeksi uhkasakon. Seuraamus- ten yhteisvaikutus ei saa muodostua kohtuuttomaksi.

9.6 Valitus korkeimpaan hallinto-oikeuteen

Markkinaoikeuden päätöksestä voidaan valittaa korkeimpaan hallinto-oikeuteen edellyttäen, että on saatu valituslupa. Valitusaika on 30 päivää markkinaoikeu- den päätöksen tiedoksisaannista.

9.7 Valvontaviranomainen

Kilpailu- ja kuluttajaviranomainen valvoo hankintalain noudattamista. Xxxxx- xxx, joka katsoo, että hankintayksikkö on menetellyt hankintalain vastaisesti, voi tehdä KKV:lle toimenpidepyynnön hallintokanteluna hallintolain mukaisesti. KKV voi ottaa asian tutkittavakseen myös omasta aloitteestaan.

KKV voi kieltää päätöksellään hankintayksikköä panemasta hankintapäätöstä täytäntöön kokonaan tai osittain, jos se katsoo hankintayksikön tehneen suo- rahankinnan ilman hankintalain mukaista perustetta. Jos hankintayksik- kö antaa kirjallisen sitoumuksen olla panematta päätöstä täytäntöön, KKV voi päättää asian selvittämisen.

Jos hankintayksikkö on tehnyt EU-kynnysarvot ylittävän hankinnan tai SOTE- ja muiden erityispalvelujen hankinnan tai käyttöoikeussopimuk- sen suorahankintana ilman hankintalain mukaista suorahankintaperus- tetta ja jos asiassa on tehty jo hankintasopimus (käyttöoikeussopimus), KKV voi esittää markkinaoikeudelle seuraavien seuraamusten määräämistä:

KKV:n esitykset seuraamuksista markkinaoikeudelle	▪ tehottomuusseuraamuksen määrääminen; ▪ seuraamusmaksun määrääminen; ▪ sopimuskauden lyhentäminen; ▪ hankintapäätöksen kumoaminen, jos sitä on esitetty
Määräaika	▪ 6 kuukauden kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä.
Edellytys	▪ Hankintayksikkö ei ole tehnyt suorahankintaa koskevaa ilmoitusta. Puutteellinen tai virheellinen suorahankintail- moitus ei estä esityksen tekemistä.

10. Julkisuus

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) säätelee hankinta- asiakirjojen julkiseksi tulemista. Hankintalain uudistuksen yhteydessä täsmen- nettiin hintatietojen julkiseksi tulemista. Hankinta-asiakirjojen julkiseksi tule- misen ajankohdat ovat seuraavat:

Asiakirjatyyppi	Julkiseksi tulemisen ajankohta
Tarjouspyyntö	Tarjouspyyntö tulee julkiseksi kaikille, kun se on allekir- joitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu
Tarjouspyynnön täyden- nyspyyntö	Tarjouspyynnön täsmennyspyyntö tulee julkiseksi kaikille, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty
Hankintapäätös peruste- luineen	Hankintapäätös tulee julkiseksi kaikille, kun hankintapää- tös on allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu. Asianosaisilla eli mm. tarjouskilpailuun osallistuneilla on oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisäl- löstä liike- ja ammattisalaisuustietoa lukuun ottamatta. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava.
Osallistumishakemukset, tarjoukset ja muut han- kintaa koskevat asiakir- jat	Osallistumishakemukset, tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkiseksi kaikille, kun hankin- taa koskeva sopimus on tehty lukuun ottamatta tarjoajan liike- ja ammattisalaisuustietoja. Kokonaishintaa koskeva tieto on kuitenkin annettava.

Jos tarjousasiakirja tai sen osa sisältää tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja, eivät tarjousasiakirjat näiltä osin tule julkisiksi. Tarjoajaa on pyydettävä ilmoittamaan tarjouksessaan, miltä osin tarjous sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia ja erottelemaan tarvittaessa kyseisiä salaisuuksia sisältä- vät tiedot erilliselle liitteelle. Sama koskee muulla salassapitoperusteella salas- sa pidettäviä tietoja.

Tarjouskilpailuun osallistuneella tarjoajalla on asianosaisena oikeus saada tieto jo hankintapäätöksen tekemisen jälkeen muustakin kuin julkisista hankinta- asiakirjoista, vaikka asiakirjat eivät siis ole vielä kaikille julkisia, jos tieto on

voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tarjoajalla ei ole kuitenkaan oike- utta saada toisen tarjoajan liike- tai ammattisalaisuuksia koskevia tietoja tar- jouksen kokonaishintaa lukuun ottamatta.

Hankintayksikkö vastaa viime kädessä siitä, mitkä asiakirjat on katsottava sa- lassa pidettäviksi. Muilla kuin tarjouskilpailuun osallistuneilla ei ole oikeutta saada tietoja hankinta-asiakirjoista ennen kuin hankintaa koskeva sopimus on tehty.

Xxxxxxx pidettävässä hankinnassa kaikki hankinta-asiakirjat ovat salassa pidet- täviä. Koska salaisten hankinta-asiakirjojen käsitteleminen vaatii erityistoi- menpiteitä aina laskujen käsittelyä myöten, ei hankintaa tule perusteettomasti määrittää salassa pidettäväksi. Salassapidolle tulee aina olla olemassa jul- kisuuslain mukainen salassapitoperuste.

Hankintayksikkö voi antaa tiedon julkisesta hankinta-asiakirjasta joko suulli- sesti tai antamalla asiakirjan nähtäväksi hankintayksikössä. Hankintayksikkö voi myös erikseen pyydettäessä antaa asiakirjasta kopion tai tulosteen. Kopi- oinnista voidaan periä maksuperustelain nojalla annetun asetuksen mukaisesti kohtuullinen kopiointimaksu. Tieto on annettava viivytyksettä ja viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun hankintayksikkö on saanut asiakirjan saamis- ta koskevan pyynnön.

Kaikki hankintoihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää käsittelyn aikana huolelli- sesti siten, ettei niistä joudu tietoja sivullisille eivätkä asiakirjat joudu kadok- siin. Käsittelyn päätyttyä asiakirjat on mahdollisimman pian toimitettava arkis- toon säilytettäviksi. Arkistointi tulee järjestää siten, että hankinnan tarkastet- tavuus säilyy hyvänä. Xxxxx myös hankintakäsikirjan osan VI kohta 8.

11. Käyttöoikeussopimukset

Määritelmä. Hankintalain mukaan palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuk- sella tarkoitetaan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla yksi tai usea hankintayksikkö siirtää palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimi- sen sekä siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastikkeena on joko yksinomaan palvelujen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Vastaavasti käyttöoikeusurakalla tarkoite- taan taloudellista vastiketta vastaan tehtyä kirjallista sopimusta, jolla yksi tai usea hankintayksikkö siirtää rakennusurakan toteuttamisen ja siihen liittyvän toiminnallisen riskin yhdelle tai usealle toimittajalle ja jossa siirtämisen vastik- keena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.

Käyttöoikeussopimuksia koskee 13 luku sekä seuraavat hankintalain yleiset ja EU-hankintoja koskevat säännökset silloin, kun niiden ennakoitu arvo ylittää käyttöoikeussopimusten kansallisen kynnysarvon 500.000 euroa ilman arvonlisäveroa:

- luku 1 (periaatteet ja määritelmät),

- luku 2 (soveltamisala, pl. 12 § 1 mom.),

- luku 4 (kynnysarvot ja ennakoidun arvon laskeminen)

- luku 8 (Tietojenvaihto) ja

- luku 14-17 (hankintapäätös, valvonta, oikeussuojakeinot ja erinäiset säännökset, pl. 124 ja 170 §) sekä

- pykäliä 31 (kielto pilkkoa hankinta),

- 66-69 (ehdokkaan tai tarjoajan osallistuminen hankinnan valmisteluun, tarjouspyyntö, tarjouspyynnön sisältä sekä tarjouspyynnön ja muiden hankinta-asiakirjojen asettaminen ehdokkaiden ja tarjoajien saataville),

- 71 (hankinnan kohteen kuvaus)

- 73 (testausraportti, sertifikaatit ja muu tekninen selvitys)

- 77-83 (alihankinta, xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx, tarjousten ja tarjoajien tarkistaminen, pakolliset ja harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet, ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset)

- 91 (ehdokkaan/tarjoajan oikeudellinen muoto) ja

- 92 (ryhmittymä).

Seuraavassa käsitellään käyttöoikeussopimuksia koskevia pykäliä.

Käyttöoikeussopimuksen kesto. Sopimuksen on oltava määräaikainen. Yli 5 vuotta kestävien sopimusten enimmäiskesto ei saa ylittää aikaa, jona käyttöoi- keuden saaja voisi kohtuudella odottaa saavansa takaisin tekemänsä inves- toinnin ja saadakseen tuoton sijoitetulle pääomalle ja tehdyille investoinneille.

Hankintamenettely. Hankintamenettely on kuvattava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Muutoksista tarjouspyyntöön on ilmoitettava osallistu- neille tarjoajille ja muutoksesta hankintailmoitukseen on ilmoitettava uudella ilmoituksella. Ehdokkaiden määrää voidaan ennalta rajata ja ehdokkaita on kutsuttava riittävä määrä hankinnan kokoon ja laatuun nähden. Ehdokkaat on valittava avoimesti ja objektiivisin perustein. Menettelyssä voidaan neuvotella.

Hankinnan kohdetta, kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteita ja vähim- mäisvaatimuksia ei saa muuttaa neuvottelujen kuluessa.

Suorahankintaperusteet ▪ Alkuperäisellä käyttöoikeussopimusta koskevalla me- nettelyllä ei ole saatu lainkaan tai soveltuvia osallis- tumishakemuksia tai tarjouksia. Lisäedellytyksenä on, että käyttöoikeussopimuksen alkuperäisiä ehtoja ei olennaisesti muuteta; ▪ Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä tai vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttumi- nen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaven- tamisesta; ▪ Käyttöoikeussopimuksen tarkoituksena on ainutkertai- sen taideteoksen tai taiteellisen esityksen luominen tai hankkiminen.

Ilmoittaminen. Ilmoitukset on tehtävä käyttämällä käyttöoikeussopimuksia koskevia EU:n vakiolomakeasetuksen ilmoituslomakkeita.

Vaihe	Määräajat
Tarjousten jättö (yksivai- heinen menettely)	väh. 30 pv hankintailmoituksen lähettämisestä väh. 25 pv, jos sähköisesti
Osallistumishakemuksen jättäminen (jos mukana)	väh. 30 hankintailmoituksen lähettämisestä Tällöin tarjousaika on vähintään 22 pv osallistumiskutsun/neuvottelukutsun lähettämisestä tai 17 pv, jos sähköisesti
Jos edellyttää tutustumista paikan päällä	Määräaikojen on oltava yllä esitettyjä pidempiä.

Kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksista on valittava kokonaistalou- dellisesti edullisin tarjous, jolloin vaihtoehtoja ovat: hinnaltaan halvin, kustan- nuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi.

Vertailuperusteet on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä alenevassa tärkeysjärjestyksessä. Tärkeysjärjestystä voidaan muuttaa, jos hankintayksikkö saa tarjouksen, jossa ehdotetaan sellaista toiminnalliselta suo- rituskyvyltään poikkeuksellisen tasokasta innovatiivista ratkaisua, jota huolelli- nen hankintayksikkö ei olisi voinut ennakoida. Tällöin on ilmoitettava kaikille tarjoajille tärkeysjärjestyksen muuttamisesta ja lähetettävä uusi tarjouspyyntö noudattaen yllä olevia määräaikoja. Tärkeysjärjestyksen muuttaminen ei saa johtaa tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaarantumiseen.