FORMULA-PALVELUSOPIMUS 12 (12)

FORMULA-PALVELUSOPIMUS 12 (12)

Formula-palvelusopimus

Metatietojen välittämisestä Europeanaan Formula-palvelun avulla on Kansalliskirjaston ja palvelun asiakkaan välillä tehty seuraava sopimus.

1. Sopijapuolet

Palvelun tarjoaja:

Kansalliskirjasto

PL 15 (Unioninkatu 36)

00014 Helsingin yliopisto

0313471-7

(jäljempänä Kansalliskirjasto)

Palvelun asiakas:

Organisaation nimi

Osoitetiedot

Y-tunnus

(jäljempänä Asiakas)

Molemmat jäljempänä yhdessä Sopijapuolet ja erikseen Sopijapuoli.

2. Määritelmät

Aineistolla tarkoitetaan Asiakkaan hallinnoimaa tai omistamaa, digitaalisessa tai fyysisessä muodossa olevaa kokonaisuutta, joka on yksilöitävissä.

Digitaalisella objektilla tarkoitetaan digitaalista representaatiota aineistosta tai valmiiksi digitaaliseksi syntynyttä aineistoa.

Esikatselukuvalla (Thumbnail) tarkoitetaan aineiston visuaalista, kuvamuotoista representaatiota.

Europeanalla tarkoitetaan Europeana-säätiön hallinnoimaa palvelua ja Europeana.eu-sivustoa, sen sisältämää dataa ja sen rajapintoja.

Formulalla tarkoitetaan Kansalliskirjaston palvelua, jonka kautta metatietoa välitetään Europeanaan.

Metatiedolla tarkoitetaan tiedon kontekstia, sisältöä ja/tai rakennetta, hallintaa ja käsittelyä kuvaavaa tietoa. Tätä metatietoa voidaan käyttää mm. aineiston hakuun, paikallistamiseen ja tunnistamiseen.

Metatietomäärityksillä tarkoitetaan Europeanan julkaisemia, osoitteessa xxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/ saatavilla olevia ajantasaisia määrityksiä sekä niihin liittyvää dokumentaatiota.

3. Tausta

Europeanan tehtävänä on tarjota pääsy eurooppalaiseen kulttuuri- ja tiedeperintöön arkistojen, kirjastojen ja museoiden digitaalisten aineistojen välityksellä.

Kansalliskirjasto on solminut Europeana-säätiön kanssa Data Exchange Agreement -sopimuksen (DEA-sopimus) ja toimii Europeanan kansallisena aggregoijana eli välittää Suomessa toimivien asiakkaiden metatietoa Europeanaan. Tämän sopimuksen ehdot on muotoiltu yhteensopiviksi liitteenä olevan DEA-sopimuksen ehtojen kanssa.

4. Sopimuksen kohde

Kansalliskirjasto tarjoaa Asiakkaalle Formula-palvelun, jonka kautta Asiakkaan toimittama metatieto välitetään Europeanaan ja muunnetaan yhteistyössä Asiakkaan kanssa Europeanan metatietomääritysten mukaiseen formaattiin. Tällä sopimuksella sovitaan Formula-palveluun liittyvistä tehtävistä ja vastuista Kansalliskirjaston ja Asiakkaan välillä.

Formulan kautta välitetään Europeanaan vain aineistoa kuvaileva metatieto. Europeanaan tarjottavaan metatietoon tulee kuitenkin aina sisältyä linkki, jonka avulla on pääsy kuvailtua aineistoa edustavaan digitaaliseen objektiin.

5. Kansalliskirjaston velvoitteet

5.1. Formula-palvelun ylläpito

• Kansalliskirjasto vastaa Formula-palvelun asiakastuesta, ylläpidosta ja kehityksestä.

5.2. Metatiedon muuntaminen ja haravoitavaksi asettaminen

• Kansalliskirjasto vastaa Asiakkaan haravoitavaksi asettaman metatiedon Europeanan metatietomääritysten mukaisen muunnoksen teknisestä asentamisesta ja käyttöönotosta.

• Kansalliskirjasto vastaa Asiakkaan haravoitavaksi asettaman, Europeanan metatietomääritysten mukaisesti muunnetun metatiedon asettamisesta Europeanan haravoitavaksi.

5.3. Sopimus Europeanan kanssa ja yhteydenpito Europeanaan

• Kansalliskirjasto on solminut Europeanan kanssa DEA-sopimuksen metatiedon välittämisestä Europeanaan ja vastaa DEA-sopimuksen mukaisista velvoitteista suhteessa Europeanaan.

• Kansalliskirjasto hoitaa Asiakkaan puolesta tarvittavan yhteydenpidon Europeanaan.

6. Asiakkaan velvoitteet

Xxxxxxx on tutustunut tämän sopimuksen liitteenä olevaan DEA-sopimukseen ja hyväksyy, että Kansalliskirjasto asettaa Europeanan haravoitavaksi metatietoja DEA-sopimuksen mukaisesti. Asiakas sitoutuu osaltaan toimimaan niin, että Kansalliskirjasto kykenee täyttämään DEA-sopimuksen velvoitteet.

6.1. Metatietojen valinta ja haravoitavaksi asettaminen

• Xxxxxxx itse päättää, mitä metatietoa se haluaa Europeanaan. Asiakas valitsee metatiedot ja asettaa ne Kansalliskirjaston ohjeiden mukaisesti haravoitaviksi Formulaan, josta Kansalliskirjasto asettaa ne Europeanan metatietomääritysten mukaisesti muunnettuina Europeanan haravoitaviksi.
  
  

6.2. Metatietoon liittyvät oikeudet

• Europeana julkaisee Asiakkaan Formula-palvelun kautta Europeanaan haravoitavaksi asetetun metatiedon vapaana datana DEA-sopimuksen ehtojen mukaisesti. Metatiedon käyttöön sovelletaan CC0 1.0 Yleismaailmallinen Public Domain -lausuman ehtoja (liite 2, suomeksi saatavilla myös xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/0.0/xxxx.xx). Asiakas vastaa, että sen Formula-palvelun kautta Europeanaan haravoitavaksi asetettuun metatietoon voidaan soveltaa em. CC0 1.0 - ehtoja. Asiakas sitoutuu siihen, että sen tällaiseen metatietoon ei kohdistu DEA-sopimuksessa määriteltyjä immateriaalioikeuksia DEA-sopimuksen 3.2 artiklassa tarkoitetulla tavalla.

• Jos Asiakas asettaa Formula-palveluun haravoitavaksi metatietoa, johon kohdistuu kolmansien osapuolien immateriaalioikeuksia, Asiakas vastaa siitä, että kolmannet osapuolet ovat suostuneet metatiedon haravoimiseen Formula-palveluun ja Europeanaan ja hyväksyneet metatiedon julkaisemisen Europeanassa DEA-sopimuksen ja CC0 1.0 Yleismaailmallinen Public Domain -lausuman ehtojen mukaisesti.

6.3. Esikatselukuvat ja digitaaliset objektit

• Formula-palvelu ei luo tai siirrä mahdollisia esikatselukuvia. Asiakas vastaa, että Europeana pääsee noutamaan mahdolliset esikatselukuvat Europeanaan välitettävään metatietoon liitettyjen linkkien avulla. Esikatselukuvia käytetään Europeana-portaalissa hakutulosten yhteydessä.

• Asiakas hyväksyy, että jos Asiakas tarjoaa Europeanaan välitettävässä metatiedossa suorat linkit digitaalisiin objekteihin ja Europeanalle pääsyn noutamaan digitaaliset objektit linkkien avulla, voi Europeana luoda objektien avulla esimerkiksi esikatselukuvia.

• Xxxxxxx kuvailee Europeanaan Formula-palvelun kautta välitettävässä metatiedossa esikatselukuvien ja/tai digitaalisten objektien oikeudet.

• Jos Asiakas tarjoaa Europeanaan esikatselukuvia, joiden immateriaalioikeuksien omistaja Asiakas on, Asiakas antaa Europeanalle luvan käyttää esikatselukuvia tämän sopimuksen liitteenä olevan DEA-sopimuksen 4. artiklan mukaisesti.

• Jos Asiakas tarjoaa Europeanaan esikatselukuvia, joihin kohdistuu kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia, Asiakas vastaa siitä, että kolmas osapuoli on hyväksynyt esikatselukuvien käytön Europeanassa DEA-sopimuksen artiklan 4.1 ja 4.2 mukaisesti.

• Asiakas hyväksyy, että Europeana voi näyttää ja käyttää digitaalisia objekteja DEA-sopimuksen artiklan 5 mukaisesti.

6.4. Vastuu metatiedosta ja aineistoista

• Asiakas vastaa siitä, että sen Formula-palvelun kautta Europeanaan haravoitavaksi asetettu metatieto ja Europeanan kautta tarjottava digitaalinen aineisto ei loukkaa kolmansien osapuolten oikeuksia, esimerkiksi tekijänoikeuksia tai muita immateriaalioikeuksia, yksityisyydensuojaa, tai häiritse yleistä järjestystä taikka sisällä epäsiveellistä tai muuta lainvastaista materiaalia, siten kuin DEA-sopimuksen 6.1. artiklassa on määritelty.

• Jos Asiakas havaitsee, että sen Formula-palvelun kautta Europeanaan haravoitavaksi asetettu metatieto tai Europeanan kautta tarjottava digitaalinen aineisto mahdollisesti loukkaa kolmannen osapuolen oikeuksia tai sisältää edellisessä kappaleessa tarkoitettua kiellettyä materiaalia, Asiakkaan tulee ottaa viipymättä yhteyttä Kansalliskirjastoon, joka neuvottelee Europeanan kanssa tilanteen vaatimista toimenpiteistä DEA-sopimuksen 6 artiklan mukaisesti.

7. Yhteiset velvoitteet

Jotta Formula-palvelun kautta Europeanaan toimitettava metatieto voidaan muuntaa Europeanan hyväksymään formaattiin, laativat Kansalliskirjasto ja Asiakas yhdessä metatiedon konversiosäännöt Europeanan voimassa olevien metatietomääritysten mukaisesti. Sopijapuolet voivat tehdä konversiosääntöjen laatimisessa yhteistyötä myös Asiakkaan käyttämästä metadataformaatista kansallisesti vastaavan organisaation kanssa.

8. Tietosuoja ja tietoturva

Kumpikin Sopijapuoli vastaa omien järjestelmiensä hyvän käytännön mukaisesta tietoturvan tasosta.

Kaikki Europeanaan välitettävään metatietoon sisältyvät henkilötiedot ovat julkisia. Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus asettaa haravoitavaksi henkilötietoja Formula-palveluun ja että sen Formula-palvelun kautta Europeanaan haravoiduksi asetetut henkilötiedot voivat olla julkisia ja että rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa tai henkilötietojen käsittelyyn on muu asetuksen (EU) 2016/679 tai tietosuojalain 1050/2018 mukainen peruste.

9. Kustannukset

Tässä sopimuksessa määritelty Kansalliskirjaston tarjoama Formula-palvelu on maksuton Asiakkaalle, joka kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön palvelua varten myöntämän keskitetyn rahoituksen piiriin. Rahoituksen kattavuus kuvataan Kansalliskirjaston julkisilla verkkosivuilla. Kansalliskirjasto ilmoittaa verkkosivun osoitteesta ja sen muutoksista Asiakkaalle.

Sopimuksen mukaisista toimista Sopijapuolille aiheutuvista kustannuksista kumpikin Sopijapuoli vastaa itse.

10. Tietojen luottamuksellisuus

Sopijapuolet vastaavat siitä, että toisen Sopijapuolen luottamukselliseksi merkittyjä tai luottamukselliseksi ilmoitettuja tietoja käsitellään luottamuksellisina. Sopijapuolen luottamuksellisia tietoja ei luovuteta, käytetä tai julkaista tämän sopimuksen voimassaoloaikana tai sen jälkeen muuten kuin sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaatimiin tarkoituksiin ja sen vaatimassa laajuudessa.

Luottamuksellisena tietona ei pidetä tietoa, joka on:

• julkisuuslainsäädännön tai muun lainsäädännön tai Sopijapuolta velvoittavan viranomaismääräyksen nojalla ilmaistava

• luovutushetkellä yleisesti tunnettua

• saatavilla julkisista lähteistä

• tullut luovutushetken jälkeen yleisesti tunnetuksi tai saataville muutoin kuin tiedon vastaanottaneen osapuolen toimien tai laiminlyöntien tähden

• ennen tiedon luovutusta tiedon vastaanottaneen osapuolen tiedossa ilman että se on saatu suoraan tai epäsuoraan Sopijapuolelta.

Jos sopimus päättyy tai purkautuu, Sopijapuoli palauttaa tai toisen Sopijapuolen suostumuksella hävittää toisen Sopijapuolen luottamukselliset tiedot. Tietoja ei saa hävittää, mikäli laki tai viranomaisten määräykset vaativat säilyttämistä.

11. Sopimuksen voimassaoloaika ja sopimuksen päättyminen

Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. Tämä sopimus korvaa Sopijapuolten mahdolliset aiemmat sopimukset Formulasta. Sopimus on voimassa kalenterivuoden kerrallaan, ellei jompikumpi sopimuspuoli irtisano sitä päättymään vuoden lopussa. Irtisanominen on tehtävä ilmoittamalla siitä toiselle sopimuspuolelle kirjallisesti viimeistään 31. päivänä elokuuta. Ensimmäinen sopimuskausi voi olla pituudeltaan alle yhden vuoden mittainen.

12. Sopimuksen irtisanominen

Mikäli Sopijapuoli syyllistyy sopimusrikkomukseen, toisella Sopijapuolella on oikeus irtisanoa tämä sopimus 30 päivän kuluttua siitä, kun rikkomuksesta on huomautettu kirjallisesti, eikä Sopijapuoli ole korjannut rikkomustaan. Mikäli rikkomusta ei ole mahdollista korjata, on toiselle Sopijapuolella oikeus irtisanoa sopimus välittömästi.

Kansalliskirjastolla on oikeus irtisanoa sopimus taloudellisista syistä tai jos Kansalliskirjaston organisaatiota muutetaan tai sen toimintoja vähennetään niin, että sopimuksen mukaisia toimia ei voida enää hoitaa. Sopijapuolet toteavat, että tässä tarkoitettuna taloudellisena syynä pidetään esimerkiksi sopimuksen mukaiseen toimintaan kohdennettujen määrärahojen merkittävää vähentymistä. Mikäli Asiakkaan tehtävät siirtyvät toiselle yksikölle tai toiminta lakkaa tai pienenee oleellisesti, Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus. Näissä tapauksissa sopimus lakkaa olemasta voimassa 30 päivän kuluttua siitä, kun irtisanomisesta on ilmoitettu kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle.

Jos Asiakas ei ole hyväksynyt Kansalliskirjaston ja Europeanan välisen DEA-sopimuksen muutokseen perustuvaa, tämän sopimuksen kohdassa 14 tarkoitettua Kansalliskirjaston kirjallista esitystä sopimuksen muuttamiseksi, Kansalliskirjastolla on oikeus irtisanoa tämä sopimus. Sopimus lakkaa olemasta voimassa 30 päivän kuluttua siitä, kun Kansalliskirjasto on kirjallisesti ilmoittanut irtisanomisesta Asiakkaalle.

Jos sopimus irtisanotaan, Asiakas voi kirjallisesti pyytää Kansalliskirjastoa neuvottelemaan Europeanan kanssa metatietojensa poistamisesta Europeanasta.

Sopimuksen päättyminen ei vaikuta Sopijapuolten voimassaoleviin sopimuksiin kolmansien osapuolten kanssa.

13. Vahinkojen korvaaminen ja vastuu kolmansien osapuolten esittämistä vaatimuksista

Sopijapuolet rajoittavat tämän sopimuksen rikkomisesta mahdollisesti aiheutuvien vahingonkorvausten määrän toiselle osapuolelle aiheutuneeseen välittömään vahinkoon. Näin ollen vahingonkorvauksen ulkopuolelle jäävät kaikki välilliset ja epäsuorat vahingot. Kansalliskirjaston enimmäisvastuu Asiakkaalle tämän sopimuksen perusteella on 500 €. Asiakkaan enimmäisvastuu Kansalliskirjastolle on 5 000 €.

Edellä mainittuja vahingonkorvausvastuun rajoituksia ei sovelleta tapauksiin, joissa Sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, rikkonut kohdan 10 mukaista tietojen luottamuksellisuutta, loukannut kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia tai käyttänyt Formulaa lain vastaisesti.

Tietosuojalainsäädännön mukainen Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan. Jos Sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä Sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta.

Jos kolmannet osapuolet kohdistavat Kansalliskirjastoon immateriaalioikeuteen pohjautuvia tai muita vaatimuksia Asiakkaan Formula-palveluun haravoitavaksi asettaman metatiedon, Europeanassa julkaistun Asiakkaan metatiedon tai Europeanan kautta tarjottavan Asiakkaan aineiston osalta, Asiakas vastaa Kansalliskirjastolle mahdollisesti aiheutuneista kustannuksista. Vastuuseen ei sovelleta kohdan 13 ensimmäistä kappaletta.

Asiakas on tämän kohdan mukaisesti vastuussa metatiedoistaan ja aineistoista, vaikka tämä sopimus lakkaisi olemasta voimassa irtisanomisen johdosta kohdan 11 tai 12 mukaisesti.

14. Muutokset sopimukseen

Tätä sopimusta voidaan muuttaa molempien sopimuspuolten kirjallisella hyväksynnällä.

Jos sopimuksen muutostarve johtuu Kansalliskirjaston ja Europeanan välisen DEA-sopimuksen muuttamisesta, menetellään seuraavasti:

• Kansalliskirjasto tekee kirjallisen muutosesityksen Asiakkaalle.

• Asiakkaan tulee 6 viikon kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta ilmoittaa Kansalliskirjastolle muutosesityksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

• Jos Asiakas ei ole 6 viikon kuluessa ilmoittanut muutosesityksen hyväksymisestä, katsotaan, että Asiakas on hylännyt muutosesityksen. Asiakkaan hylätessä muutosesityksen Kansalliskirjasto voi sopimuksen 12 kohdan mukaisesti irtisanoa tämän sopimuksen.

• Jos Asiakas hyväksyy muutosesityksen, muutettu DEA-sopimus otetaan muutetun sopimuksen liitteeksi.

15. Ylivoimainen este

Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan sellaisten seikkojen vuoksi, joiden se osoittaa aiheutuneen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota sen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään ole kohtuudella voinut estää. Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan myös silloin, kun sen sopimuksen täyttämiseen käyttämää alihankkijaa kohtaa ylivoimainen este.

Jos sopimusvelvoitteen viivästyminen johtuu yllämainitusta ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisaikaa jatketaan niin paljon, kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.

16. Erimielisyyksien ratkaiseminen ja sovellettava laki

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.

Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli Sopijapuolet eivät pääse erimielisyydestä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa ja sovellettava laki on Suomen laki pois lukien lainvalintasäännökset.

17. Yhteyshenkilöt

Kumpikin Sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön (ja halutessaan tälle varahenkilön) tähän sopimukseen liittyvien asioiden hoitamista varten. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava välittömästi toiselle Sopijapuolelle.

Kansalliskirjaston yhteyshenkilönä sopimuksen solmimishetkellä toimii sopimusasioissa:

Nimi: Xxxxx Xxxxxxxx

Yhteystiedot: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx, 050 - 4487568

Asiakkaan yhteyshenkilönä sopimuksen solmimishetkellä toimii sopimusasioissa:

Nimi:

Yhteystiedot:

18. Liitteet

Tähän sopimukseen kuuluvat sen erottamattomana osana liitteet.

• Liite 1: Data Exchange Agreement (Allekirjoituspäivän versio tulostettuna)

• Liite 2: CC0 1.0 Yleismaailmallinen Public Domain -lausuma

19. Allekirjoitukset

Sopimus on allekirjoitettu sähköisesti.

Allekirjoittajat:

vs. palvelujohtaja Xxxx Xxxxxxx, Kansalliskirjasto

[täytä allekirjoittajan titteli, nimi ja organisaatio]