LEMONSOFT OY:N YLEISET TIETOSUOJAA JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT SOPIMUSEHDOT

LEMONSOFT OY:N YLEISET TIETOSUOJAA JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT SOPIMUSEHDOT

Tämä sopimusliitettä sovelletaan kaikkiin Lemonsoft Oy:n tai sen jälleenmyyjän asiakkaalle toimittamiin ohjelmistoihin ja palveluihin. Tämä sopimusliite toimii asiakkaan ja Lemonsoft Oy:n välisenä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU)2016/679 mukaisena henkilötietojen käsittelysopimuksena.

Muilta kuin tässä liitteessä mainituilta osin henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan IT2018 EHK – erityisehtoja.

1. ASIAKAS KÄYTTÄÄ MUUTA TAHOA KUIN LEMONSOFT ALUSTAPALVELUITA HENKILÖTIETOJEN TALLENTAMISEEN

Tätä sopimusehtojen kohtaa sovelletaan siinä tapauksessa, että asiakasyrityksen käyttämän Lemonsoft-järjestelmän tietokannat tallennetaan muuhun ympäristöön kuin Lemonsoft Alustapalveluihin.

Asiakas toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Lemonsoft Oy toimii henkilötietojen käyttäjänä ainoastaan niissä tapauksissa, joissa asiakas luovuttaa Lemonsoft Oy:lle henkilötietoja osana tukipalvelujen toteuttamista.

Lemonsoft-järjestelmää koskevia tukipyyntöjä varten tapahtuva henkilötietojen käsittely tapahtuu vain asiakkaan erillisestä pyynnöstä. Tällaisessa tapauksessa asiakkaan tulee huolehtia omalta osaltaan riittävästä tietoturvasta henkilötietojen siirrossa Lemonsoft Oy:lle. Asiakkaan tulee tehdä tietojen siirto sähköisessä muodossa Lemonsoft Oy:n Helpdesk-järjestelmään tallennetun tukipyynnön liitteenä. Tietokannan ollessa kyseessä tietojen siirto tulee tehdä Lemonsoft Oy:n toimittaman erillisen ohjeistuksen mukaan, sekä käyttämällä turvallista tietoyhteyttä.

2. ASIAKAS KÄYTTÄÄ LEMONSOFT ALUSTAPALVELUITA HENKILÖTIETOJEN TALLENTAMISEEN

Tätä kohtaa sovelletaan siinä tapauksessa, että asiakasyrityksen käyttämän Lemonsoft-järjestelmän tietokannat tallennetaan Lemonsoft Alustapalveluihin.

Asiakas toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Lemonsoft Oy toimii henkilötietojen käyttäjänä siinä laajuudessa kuin asiakas käyttää Lemonsoft-järjestelmää henkilötietojen tallentamiseen.

Lemonsoft-järjestelmää koskevia tukipyyntöjä varten tapahtuva henkilötietojen käsittely tapahtuu vain asiakkaan erillisestä pyynnöstä. Asiakkaan tulee tehdä tietojen siirto sähköisessä muodossa Lemonsoft Oy:n Helpdesk-järjestelmään tallennetun tukipyynnön liitteenä. Tietokannan ollessa kyseessä tietojen siirto tapahtuu Lemonsoft Oy:n toimesta käyttämällä turvallista tietoyhteyttä.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

3.1 Henkilötietojen käsittelyn luonne ja tarkoitus

Lemonsoft Oy käyttää asiakkaittensa henkilöstön tietoja Lemonsoft Oy:n ja asiakkaan välisen suhteen hoitamiseen. Esimerkkejä käyttötarkoituksista:

- Lemonsoft-järjestelmän käyttäjäpohjaisen laskutusperusteen todentaminen.

- Henkilön tunnistaminen asiakastuki- ja asiakaspalvelutilanteissa.

- Lemonsoft-järjestelmän käyttöön ja muihin asiakassuhdetta koskeviin asioihin liittyvä tiedottaminen ja markkinointi.

Lemonsoft Oy voi käyttää henkilötietoja myös sisäisiin tarkoituksiin, kuten tarkastuksiin, tietojen analysointiin ja tutkimukseen.

Lemonsoft Oy käsittelee asiakkaan omassa käytössään olevaan Lemonsoft-järjestelmään tallentamia henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden tietoja vain asiakkaan niin erikseen pyytäessä. Käyttäminen liittyy aina asiakastuen toteuttamiseen, esimerkiksi tukipyynnön käsittelyyn. Asiakkaan käyttäessä Lemonsoft Alustapalveluita henkilötietojen käsittely tarkoittaa myös tietokantojen säilytystä, varmuuskopiointia ja muuta huoltotoimintaa.

3.2 Henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät

Lemonsoft Oy kerää ja käsittelee asiakkaiden, asiakkaiden Lemonsoft-käyttäjien ja yhteyshenkilöiden tietoja.

Kun henkilö alkaa käyttää Lemonsoft-järjestelmää, hänelle luodaan Lemonsoft-järjestelmän aktivointitapahtumalla käyttäjätunnus järjestelmän käyttöä varten. Käyttäjätunnukseen liittyvät henkilön tiedot ovat henkilön nimi, yrityksessä henkilölle luotu käyttäjätunnus, henkilön työsähköpostiosoite, sekä joissain tapauksissa henkilön työpuhelinnumero ja asematunnus yrityksessä.

Asiakkaan käyttäessä Lemonsoft Alustapalveluja Lemonsoft Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan henkilöstön ja asiakkaaseen liittyvien muiden henkilöiden suhteen siinä laajuudessa kuin asiakas on tallentanut tietoja asiakkaan käyttämään Lemonsoft-järjestelmään.

3.3 Tietoturvatoimenpiteet

Lemonsoft Oy säilyttää henkilötietoja tietojärjestelmissä, joihin on pääsy erikseen rajatuilla henkilöillä, ja jotka sijaitsevat fyysisin turvatoimin suojatuissa tiloissa.

Lemonsoft Oy käyttää henkilötietojen siirroissa erillisillä käyttöoikeuksilla suojattuja järjestelmiä, joiden teknologia estää tietojen tarkastelun siirron aikana. Tietojen siirrossa käytetään salattuja yhteyksiä, jotka on suojattu esimerkiksi SSL-salauksella.

Lemonsoft Oy:n henkilöstön kanssa tehdyt työsopimukset sisältävät asiakkaiden tietojen käsittelyä koskevan salassapitopykälän.

3.4 Asiakkaan velvollisuudet rekisterinpitäjänä

Asiakkaan tulee omalta osaltaan huolehtia riittävän hyvin henkilötietojen käsittelyyn liittyvästä ohjeistuksesta, prosesseista, toiminnan valvonnasta, sekä tietoturvasta yrityksessään. Lemonsoft Oy ei valvo asiakkaan omassa liiketoiminnassaan tekemää henkilötietojen käsittelyä ja tietojen siirtoa.

4. AUDITOINNIT

Jos auditoijana toimiva taho tai tahon kanssa samaan konserniin kuuluva taho harjoittaa jonain osana liiketoimintaansa Lemonsoft Oy:n kanssa kilpailevaa toimintaa, Lemonsoft Oy:llä on oikeus kieltää ko. auditoijan käyttö. Lemonsoft Oy:llä on oikeus kieltää auditoijan käyttö myös siinä tapauksessa, että Lemonsoft Oy katsoo, ettei auditoija ole sopiva suorittamaan auditointia.

Lemonsoft Oy:llä on oikeus veloittaa asiakkaalta auditoinnista aiheutuvat kulut sekä kustannukset palveluhinnaston mukaisesti.

5. ASIAKKAAN TOIMITTAMAT KIRJALLISET OHJEET HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ Lemonsoft Oy voi veloittaa palveluhinnastonsa mukaisesti normaaleista henkilötietojen

käsittelyprosesseistaan poikkeavasta palvelusta, joka toteutetaan asiakkaan toimittamien kirjallisten henkilötietojen käsittelyohjeiden mukaisesti.

6. ASIAKKAAN TEKEMÄT TIETOPYYNNÖT

Lemonsoft Oy voi veloittaa palveluhinnastonsa mukaisesti asiakkaan tietopyyntöön vastaamiseen kuluvasta työajasta.

7. ALIHANKKIJAT

Tietosuoja-asetuksen tarkoittamat alihankkijat luetellaan Lemonsoft Oy:n tietosuojaselosteen liitteessä palveluittain. Lemonsoft Oy ilmoittaa alihankkijoita koskevista lisäyksistä Lemonsoft- järjestelmän Uutisnurkassa julkaistavalla yleisellä ilmoituksella. Tällöin on kyse uuden palvelun julkaisusta, tai uuden vaihtoehtoisen alihankkijan lisäämisestä olemassa olevaan palveluun. Kun kyse on olemassa olevan palvelun alihankkijan muutoksesta, Lemonsoft Oy ilmoittaa asiasta ko. palvelua käyttäville asiakkailleen kohdennetusti.