Contract
Kumppanuussopimus Digkannustin – Kansalaisen palvelutarvearvioinnin ja -tuotan- non prosessikonsolidointi ja digitalisaatio hankkeen toteuttamisesta Turun kaupun- gin ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin välillä
1. Sopimuksen osapuolet
Hallinnoiva kunta:
PL 355
20101 Turku ja
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Y-tunnus 0828255-9
sairaanhoitopiirin johtaja Xxxxx Xxxxx xxxxxxxx@xxxx.xx
PL 52
20521 Turku
2. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Sopimus koskee Digikannustin – Kansalaisen palvelutarvearvioin- nin ja -tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio -hankkeen hallinnoimista ja organisoimista.
Digikannustin hankkeen tavoitteena (liite 1) on rakentaa malli kun- tien palvelutuotannon prosessien yhtenäistämiseen, kehittää kun- tien käyttöön tarkoitettu digitaalinen tuotannonohjausalusta palve- lutarpeen kartoitukseen, arviointiin ja tuotantoon sekä soveltaa toi- mintamallia, jossa on tunnistettu kuntien yhtenäisesti toimivat yksi- köt sekä muodostaa näille virtuaalikeskus palvelujen tuottamista varten.
Liite 1 Hankesuunnitelma
3. Hankkeen rahoitus ja sopimuskausi
Valtiovarainministeriö on myöntänyt 21.11.2019 tekemällään pää- töksellä VN/10844/2019 (liite 2) Turun kaupungille yhdessä Varsi- nais-Suomen muiden kuntien ja Varsinais-Suomen sairaanhoito- piirin kanssa enintään 955 500 euroa Kansalaisen palvelutarvear- vioinnin ja -tuotannon prosessikonsolidointi ja digitalisaatio hank- keeseen. Hankkeen valtionavustuksen perusteeksi hyväksytyt
kustannukset ovat enintään 1 124 117,65 euroa (alvittomat kustan- nukset). Valtionavustuksella hyväksytään katettavaksi vain alvitto- mia kustannuksia. Hankkeen kustannukset on kuvattu tarkemmin talousarviossa (liite 3).
Valtionavustus on tarkoitettu käytettäväksi ajalla 21.11.2019 – 30.11.2021 syntyneisiin kustannuksiin.
Hanke päättyy 30.11.2021 ja tämä sopimus on voimassa tähän asti.
Sopimusta ei voi siirtää kolmannelle osapuolelle ilman muiden so- pimusosapuolien ja rahoittajan suostumusta.
Lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun osapuolet ovat ne toimivaltaisten edus- tajiensa allekirjoituksin vahvistaneet.
Liite 2 Valtiovarainministeriön avustuspäätös Liite 3 Hankkeen talousarvio
4. Hankkeen tasot ja organisointi
Hankkeessa rakennetaan yhtenäinen toimintamalli kansalaisten palvelutarpeen arviointiin ja palvelutuotannon prosessien yhtenäis- tämiseen sekä kehitetään kuntien/kuntayhtymien käyttöön tarkoi- tettu digitaalinen tuotannonohjausalusta. Turun kaupunki toimii hallinnointikuntana.
Ohjausryhmä
Xxxxxxxxxxx on asettanut projektille ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii hallinnoivan kunnan nimittämä henkilö. Oh- jausryhmä on koottu hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden edustajista. Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on tukea ja oh- jata hankkeen työskentelyä tavoitteenmukaiseen suuntaan, linjata hankkeessa tehtäviä hankintoja ja seurata hankkeen taloudenhoi- toa ja edistää hankkeen viestintää. Ohjausryhmä määrittelee oman aikataulunsa. Ohjausryhmän kokouksissa käsitellään projektin ta- lous, toiminta ja tulokset. Ohjausryhmä on vastuussa toiminnas- taan rahoittajalle ja hankkeeseen osallistuville kunnille/kuntayhty- mille.
Projektin henkilöstö
Henkilöstö koostuu hankejohtajasta (20 %), toiminnanmuutospro- jektipäälliköstä (50 %), projektikoordinaattorista (100 %) ja hanke- sihteeristä (100 %). Nämä henkilöt ovat työsuhteessa Turun kau- punkiin. Digiratkaisuhankejohtaja (70 % työpanoksesta ajalla 1.4.- 31.7.2020 ja 40 % ajalla 1.8.2020 – 30.11.2021), ja ict-arkkitehti
(100 % työpanoksesta ajalla 2.5.2020 – 30.11.2021) ovat työsuh- teessa Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiriin.
5. Osapuolten ja viranomaistahojen vastuut ja velvoitteet Valtiovarainministeriö
• Kuntien digitalisaation edistäminen -hankkeen toimeenpano,
seuranta, arviointi ja valvonta
• valtionavustusten maksatus, hankehallinnointiin liittyvät muut tehtävät sekä niihin liittyvä ohjeistus ja valvonta
Turun kaupunki hankkeen hallinnoijana
• hallinnoi hanketta ja vastaa siitä, että avustusta käytetään lain- säädännön, valtionavustuspäätöksen ehtojen ja muiden annet- tujen ohjeiden mukaisesti
• nimeää hankkeen ohjausryhmän jäsenet ja puheenjohtajan
• tekee sopimuksen hankkeen hallinnoimisesta ja organisoimi- sesta hankkeeseen osallistuvien kuntien ja kuntayhtymien kanssa
• vastaa hankkeen dokumentoinnista niiden tietojen pohjalta, joita kunnat hankkeelle toimittavat
• seuraa hanketta kirjanpidossaan hyvää kirjanpitotapaa noudat- taen omalla kustannuspaikallaan/tilastollisessa tilauksella, jonne kohdennetaan kaikki hankkeen toiminnasta aiheutuneet tulot ja menot
• huolehtii siitä, että viimeiseen maksatushakemukseen sisältyy lopullisessa muodossaan kaikki hankkeen toteuttamiseen liitty- vät kustannukset
• on oikeutettu valvomaan hankkeen asianmukaista toteuttamista kunnassa / kuntayhtymässä ostopalvelun osalta
• väliraportoi hankkeen etenemisestä neljän kuukauden välein (15.2., 15.6., 15.10.) valtiovarainministeriön Hankesalkku-väli- neellä. Väliraportointi sisältää kuvauksen hankkeen etenemi- sestä, tavoiteltujen vaikutusten saavuttamisen vaiheesta sekä tiedot kustannusten toteumasta. Kustannuksista on erikseen käytävä ilmi arvonlisäverottamat kustannukset sekä arvonlisäve- ron määrä.
• tekee maksatushakemuksen valtiovarainministeriölle. Avustus suositellaan maksettavan kolmessa erässä ja valtiovarainminis- teriö suosittelee, että maksatusanomus tehdään samanaikai- sesti väliraportoinnin kanssa. Kolmannen erän maksatushake- mus tehdään samaan aikaan loppuraportoinnin kanssa.
• loppuraportointi hankkeen vaikuttavuudesta ja avustuksen käy- töstä on toimitettava valtiovarainministeriöön sitä koskevalla lo- makkeella 30.11.2021 mennessä
• loppuraportti sisältää kuvauksen hankkeen vaikuttavuudesta, muuttuneista toimintatavoista, tehdystä työstä ja sen tuloksista
sekä tiedot toteutuneista arvonlisäverottomista kokonaiskustan- nuksista. Loppuraportin liitteeksi pitää liittää tilintarkastajan lau- sunto avustuksen käytöstä.
Kunnat
• kunnat / kuntayhtymät nimeävät hankkeelle yhdyshenkilön (asiakasryhmät ovat lapsiperheet ja työikäiset sosiaalityön asi- akkaat)
• sitoutuvat myötävaikuttamaan hankkeen tavoitteiden toteuttami- seen ja toimittamaan hankkeen hallinnoijalle ja muille osapuolille hankkeessa tarvitut tiedot
• toimivat valtionavustuspäätöksen antaman ohjeistuksen mukai- sesti
• raportoivat tarvittaessa hankkeen hallinnoijalle tiedot hankkeen valtionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi
• sitoutuvat olemaan mukana hankkeessa vähintään omarahoi- tusosuuden verran
Turun kaupungin hallinnoiman hankkeen varsinaisia hankekump- paneita ovat tämän sopimuksen 1-kohdassa mainitut kunnat ja kuntayhtymät. Hankekumppanit osallistuvat hankkeen omarahoi- tusosuuden maksamiseen sekä osallistuvat ja vaikuttavat hank- keen toteuttamiseen muun muassa osallistumalla ohjausryhmä- työskentelyyn sekä projektien työpajatyöskentelyyn myöhemmin sovittavalla tavalla.
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
• sitoutuu työvoiman luovuttamiseen hankkeen käyttöön tämän sopimuksen kohdan neljä mukaisesti
• sitoutuu myötävaikuttamaan hankkeen tavoitteiden toteuttami- seen ja toimittamaan hankkeen hallinnoijalle ja muille osapuolille hankkeessa tarvitut tiedot
• toimii valtionavustuspäätöksen antaman ohjeistuksen mukai- sesti
• raportoi tarvittaessa hankkeen hallinnoijalle tiedot hankkeen val- tionavustuspäätöksen ehtojen noudattamisen valvomiseksi
6. Kustannusten jako ja maksaminen
Hankkeen valtionavustuksen perusteeksi hyväksytyt alvittomat kustannukset ovat enintään 1 124 117,65 euroa. Hankkeeseen osallistuvien kuntien omarahoitusosuus on hankebudjettiin kuulu- vista kustannuksista yhteensä vähintään 15 prosenttia hankkeen valtionavustukseen oikeuttavista kustannuksista eli 168 617,65 eu- roa. Kuntaosuudet on laskettu suhteessa kunnan väkilukuun (Ti- lastokeskus, väestön ennakkotilasto 11/2019).
Turun kaupunki laskuttaa kunnilta omarahoitusosuuden 15.12.2021 yhtenä eränä liitteen 4 mukaisesti.
Hankkeen aikana kuntien kanssa tehtävään yhteistyöhön sisältyy kunnan edustajien osallistuminen työskentelyyn. Kunnan edusta- jien osallistumisesta sovitaan erikseen kunkin kunnan nimeämän yhteyshenkilön kanssa. Yhteistyömuotoja ovat mm.
▪ työpajatyöskentely joko kasvokkain tai etäpalaverina ja näihin mahdollisesti sisältyvä etukäteisvalmistelu
▪ koulutuksiin ja valmennuksiin osallistuminen
▪ raportointi ml. työajanseurannan raportointi
Kunnalta edellytetään käytetyn työajan seurantaa, mistä annetaan tarkemmat ohjeet työskentelyn käynnistyessä. Työaikaraportointi toteutetaan henkilöittäin ja toteutuneen työajankäytön ja henkilön palkkakustannusten perusteella. Työaikaraportit toimitetaan Turun kaupungille vuoden 2020 lopussa ja syyskuussa 2021. Kunnalle tulee erillinen pyyntö työaikaraporttien toimittamisesta.
Mahdolliset matka-ajat eivät ole laskutettavaa työtä.
Hankkeesta voidaan korvata matkoista aiheutuvia kustannuksia julkisten kulkuvälineiden taksojen mukaan. Matkakustannuksista on sovittava erikseen hankejohtajan kanssa (kirsi.m.kivi- xxxxx@xxxxx.xx, puh. 040 683 0044)
Hanketyöskentelyyn kohdentunut euromääräinen työpanos vähen- netään kunnan omarahoitusosuudesta ennen laskun lähettämistä kuntaan. Hankkeessa huomioidaan euromääräistä työpanosta kui- tenkin enintään kunnan omarahoitusosuuden euromäärä. Kunta ei voi laskuttaa hanketta työpanoksen osalta.
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankkeelle luovuttaman työ- voiman palkkakustannusten osalta Turun kaupunki siirtää Varsi- nais-Suomen sairaanhoitopiirille hankeavustusta 85 %:a toteutu- neiden palkkakustannusten + sivukulujen kokonaismäärästä. VSSHP ilmoittaa kirjallisesti toteutuneen työvoiman käytön ja kus- tannukset
30.6.2020
31.12.2020
30.6.2021 ja
30.9.2020 (huomioidaan työvoimakustannukset 30.11.2021 asti).
Osa-aikaisen työpanoksen osalta sairaanhoitopiiri ilmoittaa toteu- tuneet työtunnit.
Ilmoitus toteutuneesta työvoiman käytöstä ja kustannuksista lähe- tetään
viite: VM Digikannustin hanke dno 4355-2020 / Kiviniemi
Liite 4 Kuntien omarahoitusosuudet
Salassapito
Sopimusosapuolten tulee noudattaa sopimuksen mukaisessa toi- minnassa lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta sekä muita salassapidosta ja vaitiolovelvollisuudesta annettuja voimassa ole- via säädöksiä.
7. Sopimuksen irtisanominen / sopimuksesta vetäytyminen kesken sopimuskauden
Mikäli jokin osapuolista rikkoo olennaisesti tämän sopimuksen määräyksiä eikä kuudenkymmenen (60) päivän kuluessa ohjaus- ryhmän kirjallisesta huomautuksesta korjaa sopimusrikkomustaan, voidaan sopimus irtisanoa muiden osapuolten toimesta ja rahoitta- jan päätöksellä kyseisen osapuolen osalta. Irtisanomisella ei ole vaikutusta tämän sopimuksen voimassaoloon muiden kuin irtisa- nomisen kohteena olevan osapuolen osalta. Irtisanomisaika mää- räytyy rahoittajan muutosesityksen käsittelyajan mukaisesti, tullen voimaan muutospäätöksen voimaan tullessa. Sopimuksen irtisa- nominen edellyttää hallinnoijan aloitteesta tehtävää hankkeen oh- jausryhmän käsittelemää muutosesitystä rahoittajalle. Irtisanottava osapuoli ei osallistu muutosesityksen käsittelyyn ohjausryhmässä.
Sopimuksen osapuolet sitoutuvat sopimuksessa määriteltyjen teh- tävien ja rahoituksen toteuttamiseen. Sopimusosapuolen vetäyty- essä sopimuksesta, kunta/kuntayhtymä on velvollinen maksamaan hallinnoijalle oman kunnan omarahoitusosuuden summan liitteen 3 mukaisesti. Sopimuksesta vetäytymisestä tulee tehdä kirjallinen ilmoitus hallinnoijalle ja maksaa kustannukset täysimääräisinä.
8. Sopimusristiriitojen ratkaiseminen
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä sopimuk- sesta aiheutuvat riitaisuudet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos erimielisyttä ei saada neuvotteluin ratkaistua, se käsitellään Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
9. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Sopimuksesta on tehty kaksi alkuperäistä kappaletta yksi kummal- lekin sopimuskumppanille.
Turun kaupunki Turku
Xxxxx Xxxx kaupunginjohtaja
Turku Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri
Xxxxx Xxxxx sairaanhoitopiirin johtaja