Yhteistyösopimus

Yhteistyösopimus

1. Osapuolet

Tämä yhteistyösopimus (”Sopimus”) on tehty seuraavien osapuolten välillä:

Helsingin kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimiala, Tilapalvelut (0201256-6), Toinen linja 4, 00530 Helsinki (jäljempänä ”Soten tilapalvelut”)

Maakuntien tilakeskus Oy (2809806-2), Xxxxxxxxxxxxxxx 0 X, 00000 Xxxxxxxx (jäljempänä ”Tilakeskus”)

Soten tilapalvelut ja Tilakeskus yhdessä ovat jäljempänä ”Osapuolet” ja erikseen ”Osapuoli”.

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Maakuntien tilakeskus palvelee julkisen sektorin asiakkaita tuottamalla digitaalista tietoa, palveluita ja ratkaisuja toimitilajohtamiseen. Tilakeskus muodostaa tilannekuvan kuntien kiinteistöistä, tuottaa sosi- aali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen johtamisessa tarvittavaa tilatietoa ja auttaa kuntia pa- rantamaan kiinteistönpidon tuottavuutta. Tilakeskus vahvistaa asiakkaidensa tilajohtamista kohti ter- veitä, ympäristöystävällisiä, turvallisia ja tarpeeseen sopivia tilaratkaisuja.

Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan Tilapalvelut suunnittelee osana palvelujensa uudista- mista tilatietojärjestelmän hankkimista. Helsingin kaupungin uuden kiinteistöstrategian ja siihen kuulu- van toimitilastrategian myötä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimen tilapalveluiden hallitse- mien tilojen käyttöä ja niiden kustannuksia on jatkossa seurattava nykyistä tarkemmin. Tämän toteutta- minen ei onnistu nykyisten Soten tilapalveluiden järjestelmien avulla. Lisäksi tilatiedon hallinta on nyky- tilassa hajanaista. Uuden toimitilastrategian toteuttamisen tueksi Soten tilapalveluissa suunnitellaan tilatiedon hallinnan kehittämistä graafisen tilanhallintaratkaisun ja toimitilojen käytön reaaliaikaisen seurantaratkaisun avulla.

Tilakeskus on kehittänyt yhteistyössä sairaanhoitopiirien ja erityishuoltopiirien kanssa

Modulo-tilatietopalvelun, joka sisältää toimitilojen hallintaan mm. graafisen käyttöliittymän, yhdenmu- kaistaa tilahallintaan liittyviä käytänteitä ja vuokranlaskentaa sekä tarjoaa tulevaisuudessa monipuo- lista raportointia ja valtakunnallista vertailutietoa palvelua hyödyntävien asiakkaiden keskuudessa. Mo- dulo-tilatietopalvelua on mahdollista kehittää myös toimitilojen käytön reaaliaikaisen seurannan suun- taan.

Osapuolet ovat toteuttaneet yhteisen tilahallintapilotin Auroran sairaala-alueen rakennuksiin ja tiloihin liittyen. Pilotissa hyödynnettiin Modulo-tilatietopalvelun toiminnallisuuksia. Kokemukset pilotista olivat hyviä ja niiden perusteella Osapuolet ovat päättäneet jatkaa yhteistyötä tilahallinnan käyttöönottopro- jektin valmisteluun liittyen.

Tällä Sopimuksella on tarkoitus sopia Osapuolten välisestä yhteistyöstä liittyen tilatietopalvelun käyt- töönottoon liittyvän alustavan projektisuunnitelman laadintaan (”Projekti”). Projekti liittyy mahdolli- seen tulevaan sote-uudistukseen, jossa Tilakeskuksella olisi roolina tarjota Modulo-tilatietopalvelua kunnille.

Tällä Sopimuksella Osapuolten on tarkoitus sopia Projektiin liittyvistä yhteistyötavoista, laadittavan pro- jektisuunnitelman käytöstä sekä Osapuolten omistamaan ja tuottamaan tietoon liittyvistä periaatteista, oikeuksista ja velvollisuuksista.

3. Projekti

Tilakeskus tuottaa yhdessä Soten tilapalveluiden kanssa järjestelmän käyttöönottoa koskevan alustavan projektisuunnitelman. Soten tilapalvelut antavat tätä varten tietoja tiloistaan ja prosesseistaan. Annet- tavat tiedot pitävät sisällään:

- Kiinteistö- ja rakennustietoja: lukumäärät, neliömäärät

- Tilatiedot: tilaluokat ja käyttötarkoitusvyöhykkeet

- Sisään- ja ulosvuokraussopimuksen määrät

- Pohjakuvien määrät

- Nykyiset käytössä olevat järjestelmät ja niiden väliset integraatiot ja tulevaisuuden tarpeet.

- Tietoa nykyisistä prosesseista: sisäisen vuokran veloitus, budjetin laadinta, laskujen käsittely ja raportointi. Lisäksi tilikartta ja organisaatiohierarkiat.

Alustava projektisuunnitelma on tarkoitus laatia mahdollisimman järjestelmäriippumattomaksi ja sel- laiseksi, että se on hyödynnettävissä tulevaisuudessa sekä Soten tilapalveluiden että Tilakeskuksen omassa kehittämisessä. Alustavaa projektisuunnitelmaa laadittaessa on tarkoitus määrittää Soten tila- palveluiden tarpeet järjestelmälle ja Soten tilapalveluiden liityntätarpeet tilahallintaratkaisun ulkopuoli- siin järjestelmiin. Tämän lisäksi Osapuolten välisessä yhteistyössä on tarkoitus määrittää käyttöönotto- projektin alustavat resurssitarpeet ja aikataulu.

Projektin lopputuloksena on tarkoitus sopia myös mahdollisista jatkotoimenpiteistä Modulo-tilatieto- palvelun hyödyntämiseen liittyen, mikäli sote-uudistusta koskevat päätökset ovat selvillä ennen Projek- tin päättymistä.

4. Osapuolten vastuut ja tehtävät

Osapuolten välinen yhteistyö toteutetaan työpajasarjana. Tilakeskus vastaa työpajojen järjestämisestä. Tilakeskus nimeää projektipäällikön, joka suunnittelee työpajojen sisällöt ja toteutuksen.

Työpajat pidetään n. 2 viikon välein ja niihin tarvitaan työpajasta riippuen asiantuntijoita Soten tilapal- veluiden tilahallinnasta, taloudesta ja tietohallinnosta. Tilakeskus hyödyntää omia asiantuntijoitaan tar- peen mukaan. Tilakeskus ja Soten tilapalvelut ovat yhdessä käsitelleet ja sopineet työpajojen aiheiksi: 1. toimintaympäristö 2. tilatietojen hallinta 3. integraatiot ja toteutusmalli 4. sisäisen vuokran hallinta, prosessit ja kehitystarpeet 5. projektisuunnitelman sisältö. Työpajat toteutetaan teams-palavereina.

Tilakeskus tuottaa käytyjen työpajojen pohjalta järjestelmäriippumattoman alustavan projektisuunni- telman tilatietojärjestelmän käyttöönotolle.

Soten tilapalvelut vastaavat siitä, että kuhunkin työpajaan osallistuu aihealueen käsittelyyn tarvittavat asiantuntijat ja siitä, että työpajoihin toimitetaan tarvittavat tiedot Soten tilapalveluiden toiminnasta ja prosesseista.

5. Oikeus jaettuun tietoon ja projektisuunnitelmaan

Työpajoissa jaettavat tiedot ja käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia. Niitä hyödynnetään vain Pro- jektin toteuttamisessa.

Mikäli sote-uudistus tulee voimaan, Soten tilapalvelut voisivat hankkia järjestelmäpalveluita Tilakeskuk- selta. Tässä tilanteessa Projektissa syntyvää alustavaa projektisuunnitelmaa voitaisiin hyödyntää Osa- puolten yhteistyön jatkuessa. Mikäli sote-uudistus ei toteudu tai Soten tilapalvelut jostakin muusta syystä eivät hanki järjestelmäpalveluita Tilakeskukselta, molemmat Osapuolet voivat hyödyntää alusta- vaa projektisuunnitelmaa omassa toiminnassaan.

6. Kustannukset

Tämän Sopimuksen mukaisesta syntyneestä alustavasta projektisuunnitelmasta ei makseta erillistä kor- vausta. Projekti toteutetaan projektimuotoisesti ja molemmat Osapuolet vastaavat omista kustannuk- sistaan. Tilakeskus nimeää Projektille projektipäällikön, joka vastaa Projektin toteutumisesta.

7. Salassapito

Osapuolet sitoutuvat noudattamaan Sopimuksen aikana ja sen päättymisen jälkeen tämän Sopimuksen piirissä olevien asioiden, asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä mää- räyksiä salassapidosta, henkilöiden yksityiselämän ja yksityisyyden tietosuojasta sekä tietoturvasta. Osa- puolet vastaavat siitä, että niiden palveluksessa olevat henkilöt noudattavat kyseisiä lakeja ja määräyksiä.

Luottamukselliseksi ei katsota sellaista tietoa, joka on julkisesti saatavilla tai joka oli Osapuolen tiedossa jo ennen sen saamista toiselta osapuolelta.

8. Tietosuoja

Osapuolet sitoutuvat käsittelemään Projektin yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sekä viranomaisohjeistuksen mukaisesti.

Tämän Sopimuksen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjänä toimii Soten tilapalvelut ja käsittelijänä Tilakeskus. Projektin yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja ovat ainoastaan työpajoihin osallistuvien työntekijöiden henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään tämän Sopimuksen mukaisen Pro- jektin toteuttamiseen.

Mikäli Osapuoli käsittelee henkilötietoja toisen Osapuolen lukuun, sovelletaan liitteenä 1 olevaa Helsin- gin kaupungin tietosuojaliitettä.

9. Voimassaolo

Tämä Sopimus tulee voimaan, kun Osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Tämä Sopimus on määräaikainen ja se päättyy, kun Osapuolet ovat saattaneet päätökseen kohdan 4 mukaiset tehtävät, kuitenkin viimeis- tään 22.6.2021.

10. Toimenpiteet Sopimuksen päättyessä

Sopimuksen päättyessä automaattisesti tämän Sopimuksen kohdan 9 mukaisesti, Soten tilapalveluiden Tilakeskukselle toimittamat edellä tämän Sopimuksen kohdassa 3 tarkemmin eritellyt tiedot tulee hävit- tää. Tilakeskus toimittaa työpajojen muistiot Soten tilapalveluille ja Soten tilapalvelut säilyttävät muistiot mahdollisen yhteistyön jatkoa varten. Tilakeskus hävittää omat kappaleensa muistioista Sopimuksen päättyessä.

Yhteistyön tuotoksena syntyvä alustava projektisuunnitelma jää kummankin Osapuolen käyttöön, kuten kohdassa 5 on sovittu. Syntyvä projektisuunnitelma on luottamuksellinen ja se on hyödynnettävissä sekä Soten tilapalveluiden että Tilakeskuksen omassa toiminnassa myös 22.6.2021 jälkeen.

Mikäli Tilakeskuksen toiminta ei jatku tai sen rooli muuttuu osana sote-uudistuksen valmisteluun liittyviä muutoksia tai muutoin, Tilakeskus on velvollinen kustannuksellaan hävittämään tätä Projektia varten So- ten tilapalveluilta saadut tiedot ja dokumentaation.

11. Sovellettava laki ja riidanratkaisu

Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia, pois lukien sen lainvalintaa koskevat säännökset.

Tästä Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan Osapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa saavuteta ratkaisua, ratkaistaan erimielisyydet ensimmäisenä asteena Helsingin kä- räjäoikeudessa.

12. Allekirjoitukset Helsingin kaupunki,

Sosiaali- ja terveystoimiala Maakuntien tilakeskus Oy

             ,   . .2021     ,   . .2021

LIITE

1) Helsingin kaupungin tietosuojaliite