Contract

1 (2) YHTEISTOIMINTASOPIMUS HERÄTTÄJÄJUHLIEN JÄRJESTÄMISESTÄ JOENSUUSSA VUONNA 2022 (LUONNOS)

1. Sopimuksen osapuolet

1) Joensuun Kaupunki (Kaupunki) Y-tunnus 0242746-2

2) Joensuun ev.lut. seurakuntayhtymä (Yhtymä) Y-tunnus 0168185-6

3) Herättäjä-Yhdistys ry (Yhdistys) Y-tunnus 0180680-7

2. Sopimuksen tausta

Herättäjä-Yhdistyksen hallitus on myöntänyt herättäjäjuhlien järjestämisen Joensuussa vuonna 2021. Koronapandemian takia juhlat siirtyvät vuodella. Herättäjäjuhlat pidetään Joensuussa 1.-3.7.2022. Herättäjäjuhlille arvioidaan saapuvan noin 20 000 vierasta. Herättäjäjuhlille ei ole pääsymaksua ja ne ovat avoimet kaikille halukkaille.

Kaupunki ja Yhtymä ovat juhlien hakuprosessin yhteydessä ilmaisseet sitoutumisensa juhlien valmisteluihin ja toteutukseen Herättäjäjuhlat järjestetään tämän sopimusosapuolten kesken.

3. Sopimuksen tarkoitus

Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia alustavasta yhteistyöstä sopijapuolten kesken herättäjäjuhlien järjestämisestä Joensuussa vuonna 2022, erityisesti Joensuun kaupungin osuudesta. Tarkemmat yhteistyön ja tapahtuman toteuttamiseen liittyvät Joensuun toimenpiteet huomioidaan kaupungin vuoden 2022 talousarviossa ja näistä tehdään vuotta 2022 koskevat erilliset päätökset.

Yhtymä ja Yhdistys tapahtuman järjestäjinä ovat sopineet järjestämissopimuksella keskinäisestä työnjaostaan ja vastuistaan. Yhtymä nimeää juhlaorganisaation, johon tulee edustajat yhdistyksestä ja kaupungilta.

Kaikki sopimuksen osapuolet pyrkivät mahdollisuuksien mukaan edistämään juhlien kaikkinaista onnistumista, sekä yhteistyössä keskenään, että kukin omalla tahollaan.

4. Joensuun kaupungin osallistuminen herättäjäjuhlien 2022 järjestämiseen

Herättäjäjuhlien tarvitsemia alueita, tiloja ja palveluita tarvitaan 27.6.2022 – 6.7.2021 välisenä aikana ja niiden yksityiskohtaisesta käytöstä ja aikataulusta sovitaan erikseen tiloista/palveluista vastaavan kaupungin yksikön ja juhlaorganisaation kesken suunnitelmien tarkennettua.

Kaupunki luovuttaa vastikkeetta herättäjäjuhlien käyttöön tapahtuman tarvitsemat tilat ja palvelut.

Alustavina tapahtuma-alueina ja tiloina ovat:

• Kerubi Stadion

• Joensuu Areena ja Areenan piha-alueet

• Louhelankenttä

• Linnunlahdentien parkkialueet

• Joensuun Laulurinne ja takanurmialueet

• Koirankoulutuskenttä

• Urheilutalo

• Ilosaari

• Kauppatorin torilava ja kauppatorin tapahtuma-alue

• Penttilän amfi

Kaupunki tarjoaa yhteisesti sovittavan määrän koulutiloja yhteismajoituskäyttöön. Yhtymä ja Yhdistys laativat suunnitelman majoituksesta ja esittävät tilatarpeen kaupungille.

Juhlaorganisaatio sopii mahdollisista Joensuun Pysäköinti Oy:n hallinnassa olevien tilojen käytöstä (esim. Kenttämiehen parkki ja Hallitien pysäköintitalo).

Juhlaorganisaatio laatii tapahtumasta liikennesuunnitelman, joka suunnittelussa kaupunki avustaa tavanomaisin tavoin.

Tilojen luovuttamiseen kuuluu tavanomainen ja kaupungin voimassaolevien käytäntöjen mukainen jätehuolto. Juhlaorganisaatio jätehuoltosuunnitelman, joka toteuttamisesta sekä kustannuksista myös vastaavat.

Tilojen ja alueiden käyttö sisältää tavanomaiset sähkö-, vesi-, jätevesi- ja teleliikennekustannukset.

Muista mahdollisista tilojen ja alueiden käytöstä tai kaupungin palveluista sovitaan erikseen osapuolien välillä.

Tapahtuman järjestäjinä Yhtymä ja Yhdistys vastaavat yhteisvastuullisesti siitä, että Kaupungin juhlien käyttöön luovuttamat alueet ja tilat ovat tapahtuman jälkeen siinä kunnossa kuin ne luovutushetkellä olivat. Juhlaorganisaatio sitoutuu ottamaan tilat ja alueet vastaan siinä kunnossa kuin ne ovat.

Kaikista alueiden ja tilojen luovutuksista sovitaan myöhemmin yksityiskohtaisesti (mm. luovutusten laajuus ja tarkempi aikataulu).

Juhlien juhlatoimikunnassa kaupunkia edustaa tapahtumapäällikkö Xxxxxx Xxxxxxxxx. Kaupunki voi nimetä edustajansa muihin toimikuntiin.

5. Joensuun kaupungin osallistuminen herättäjäjuhlien muuhun valmisteluun ja markkinointiin

Joensuun kaupunki osallistuu Herättäjäjuhlien tiedotukseen ja tapahtuman markkinointiin kaupungin viestinnän ja kaupunkimarkkinoinnin kautta. Tässä yhteistyösopimuksessa sovitaan alustavasti, että Joensuun kaupunki avustaa herättäjäjuhlien markkinointia 15.000 eurolla vuonna 2022 ja yhteistoimintasopimukseen liittyvästä korvauksesta sovitaan erikseen kohdistuen vuoden 2022 talousarvioon.

Vastineeksi Joensuu saa näkyvyyttä ja sen logoa tai vastaavaa yhteisöilmettä käytetään markkinoinnissa. Yksityiskohdista sovitaan tarkemmin juhlaorganisaation ja kaupungin välillä markkinointisuunnitelmassa.

Joensuulla on oikeus markkinoida vuoden 2022 Herättäjäjuhlia sekä valitsemiaan matkailukohteita ja sisältöjä vuoden 2021 Herättäjäjuhlissa.

Kaupungin edustaja kutsutaan herättäjäjuhlien aikana myös edustamaan tilaisuuksiin ja tehtäviin aikataulujen ja suunnitelmien varmistuttua.

Tiedotuksen ja edustamisen yksityiskohdista sovitaan tarkemmin juhlaorganisaation ja kaupungin välillä suunnitelmien varmistuttua.

6. Sopimuksen voimassaolo ja mahdollisten erimielisyyksien ratkaiseminen

Tämä sopimus on voimassa sen allekirjoittamisesta lukien siihen saakka, kun tilintarkastajat ovat hyväksyneet herättäjäjuhlien kirjanpidon.

Mahdolliset sopimusta tai sen tulkintaa koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin hyvän hallintotavan mukaisin keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvottelujen avulla ei päästä sopimukseen, jätetään riitaisuudet Joensuun käräjäoikeuden ratkaistaviksi. Osapuolilla on mahdollisuus järjestää mahdollinen erimielisyyksien ratkaisu kielteisen julkisuuden ja ylimääräisten kustannusten välttämiseksi myös siten, että osapuolet nimeävät yhdessä puolueettoman sovittelijan, joka voi antaa asiassa sovinnollisen esityksen. Osapuolet eivät ole kuitenkaan sidottuja tähän sovinnolliseen esitykseen.

Joensuussa xx.xx.2020

Joensuun kaupunki Joensuun ev.lut. Herättäjä-

seurakuntayhtymä Yhdistys

Kansliapäällikkö	Hallintojohtaja	Toiminnanjohtaja
Xxxx Xxxxxxxxxxxx	Xxxxx Xxxx	Xxxx Xxxxxxxx