Contract

1. Sopimusosapuolet Toimintatilan omistaja

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta (jäljempänä HYY)

Toimintatilan käyttöoikeuden haltija

«official_name»

2. Sopimuksen tarkoitus

Osana HYYn piiriin kuuluvien järjestöjen toiminnan tukemista HYY osoittaa järjestölle toimintatilan, johon järjestöllä on käyttöoikeus.

Tilan käyttöoikeus perustuu HYYn hallituksen 22.10.2020 tekemään päätökseen HYYn järjestötilojen tilajaosta. Päätöksen jäljennös on tämän sopimuksen liitteenä.

3. Toimintatilakohde

«Tilajaossa_jaettu_tila»

4. Käyttötarkoitus

Tila luokitellaan toimistotilaksi, jossa järjestö voi harjoittaa toimintaansa. Järjestö ei ole oikeutettu harjoittamaan tilassa muuta toimintaa kuin käyttötarkoituksessa on mainittu.

5. Sopimuksen kesto

Tämä sopimus on voimassa määräajan 1.1.2021–31.12.2023. Käyttöoikeus alkaa 1.1.2021 ja sopimus päättyy ilman irtisanomista 31.12.2023. HYYn edustajisto tekee vuotuispäätökset järjestötiloista talousarviokäsittelyn yhteydessä. XXXx hallitus voi yksipuolisesti muuttaa tämän sopimuksen ehtoja saatuaan siitä lausunnon talousjohtokunnalta.

6. Irtisanominen ja sopimuksen purku

Järjestöllä on oikeus irtisanoa sopimus kesken sopimuskauden ja järjestön irtisanoessa sopimuksen irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi.

HYY voi purkaa tämän sopimuksen päättymään välittömästi ilman mitään vaatimuksia järjestön taholta, mikäli järjestö ei noudata sopimusta, järjestötilojen käyttöohjesääntöjä, toimintaperiaatteita tai muita annettuja ohjeita. Järjestö, joka ei ole enää oikeutettu toimimaan HYYn piirissä, menettää samalla oikeutensa käyttää HYYn tiloja.

7. Käyttökorvaus

Käyttökorvauksesta päättää HYYn edustajisto vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä. Sopimuksen allekirjoitushetkellä käyttökorvaus on nolla (0) euroa. HYY kustantaa omistamiinsa tiloihin kylmän ja lämpimän veden sekä sähkön ja internet-yhteyden.

8. Erilliskorvaukset

Järjestö tekee sopimukset muista tarvitsemistaan hyödykkeistä sekä vastaa niistä aiheutuvista kustannuksista.

9. Ylläpito ja ylläpitovastuu

Järjestö on velvollinen hoitamaan toimitilaa ja siihen liittyviä järjestön käytössä olevia muita mahdollisia tiloja huolellisesti. Järjestö vastaa aina omistamiensa ja toimintaansa varten muutoin käyttämiensä kalusteiden ja laitteiden kunnossapidosta ja korjaamisesta. Lisäksi järjestö vastaa HYYn omistamien kalusteiden ja laitteiden kunnossapidosta, korjaamisesta ja säilyttämisestä, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu. Kiinteät keittökalusteet kodinkoneineen ovat HYYn omaisuutta, ellei muuta ole kirjallisesti sovittu. Järjestöllä on oikeus tilassaan vaihtaa kodinkoneet paremmiksi omalla kustannuksellaan sopimalla asiasta ensin HYYn järjestöasiantuntijan kanssa.

Järjestö on velvollinen korvaamaan HYYlle vahingon, jonka järjestön luvalla oleskeleva henkilö on tahallisesti taikka laiminlyönnillään tai muulla huolimattomuudellaan aiheuttanut tilalle.

Järjestö on vastuussa tiloissa tapahtuvasta toiminnastaan ja tiloissaan järjestettyjen tapahtumien turvallisuudesta.

Järjestö, järjestön puheenjohtaja (vast.) ja järjestön hallitus ovat yhteisvastuussa järjestönsä käytössä olevassa tilassa ja HYYn omistamassa irtaimistossa ilmenevistä vahingoista, jotka eivät ole aiheutuneet normaalista kulumisesta.

Kiinteistön perusparannuksista ja peruskorjauksista sekä järjestön toiminnan vaatimista perusparannuksista ja niiden suorittamisesta ja niiden kustannuksista sovitaan erikseen HYYn ja järjestön välillä. Viime kädessä HYY päättää suoritettavista perusparannuksista.

10. Tilan käyttäjän muutostyöt

Järjestö ei saa tehdä tilassa muutos- tai parannustöitä ilman HYYn kirjallista lupaa. Tehdyt muutos- ja parannustyöt jäävät tilaan sopimuksen päättyessä, eikä järjestöllä ole oikeutta saada korvausta tekemistään muutos- ja parannustöistä ellei toisin ole kirjallisesti lupapäätöksen yhteydessä sovittu.

11. HYYn korjaus- ja muutostyöt

HYY saa tehdä tavanomaisia korjauksia ja muutoksia tiloissa ilmoitettuaan töistä etukäteen järjestölle. Poikkeuksena ovat kiireellistä korjausta vaativat työt, joihin voidaan ryhtyä välittömästi ja pienet huoltotyöt, jotka voidaan tehdä aiheuttamatta haittaa järjestön toiminnalle.

Olennaista haittaa tilan käytölle aiheuttavista ei-kiireellisistä muutoksista ja korjauksista on ilmoitettava kohtuullisessa ajassa ennen sanottua ajankohtaa, kuitenkin vähintään seitsemän (7) päivää ennen.

12. Vakuutukset

HYY on vakuuttanut kiinteistön vesi-, viemäri- ja palovahinkojen varalta, vakuutus ei korvaa järjestön tai vuokratuissa tiloissa olevalle kolmannen osapuolen omaisuudelle aiheutuneita vahinkoja.

Järjestö vastaa irtaimistonsa, järjestön hallinnassa olevien kolmansien osapuolien omaisuuden, sekä vastuullaan olevin osin tilan vakuuttamisesta.

13. Edelleenvuokraus ja alivuokraus

Järjestö ei saa ilman HYYn kirjallista lupaa siirtää käyttöoikeuttaan tai luovuttaa tai alivuokrata tiloja toiselle, ellei toisin ole kirjallisesti sovittu.

Saatuaan HYYn luvan edelleen- tai alivuokraukseen vastaa järjestö edelleen tilasopimuksen mukaan hänelle kuuluvista velvollisuuksista HYYtä kohtaan.

14. Avaimet

Tilaan myönnetään henkilökohtaiset avaimet kuittausta vastaan, kun tilankäyttösopimus on allekirjoitettu. Myönnetyt avaimet ovat käyttäjilleen henkilökohtaisia, eivätkä järjestö tai toimijat saa omatoimisesti luovuttaa niitä eteenpäin tai vaihtaa niiden haltijaa.

Järjestö on velvollinen luomaan rekisterin niistä toimijoista, joille avaimet myönnetään. Tämä rekisteri on toimitettava vuosittain HYYn palvelutoimistoon 31.1. päivään mennessä. Avaimet myönnetään toimitetun rekisterin perusteella.

Rekisteriä voi ylläpitää tilaan määritelty pääkäyttäjäjärjestö tai tilaa käyttävien järjestöjen yhteinen tilatoimielin tai järjestö itse.

Kadonneesta avaimesta on aina tehtävä ilmoitus HYYn palvelutoimistoon järjestöpalvelusihteerille, joka käsittelee ilmoitukset tapauskohtaisesti.

15. Järjestyssäännöt sekä muut ohjeet ja määräykset

Järjestön on noudatettava järjestötilojen käyttöohjesääntöä ja soveltuvilta osin tilan läheisyydessä olevien juhlatilojen, kuten Alina-salin käyttösääntöjä, sekä muutoin HYYn taholta annettuja ohjeita ja määräyksiä. Järjestön on yhdessä muiden tilaa käyttävien kanssa luotava tilalle käyttösäännöt sekä turvallisemman tilan periaatteet (vast.) ja toimitettava ne HYYlle.

Jos muuta ei ole sovittu, niin sopimuksen päättyessä järjestö on velvollinen siivoamaan ja tyhjentämään tilan omistamistaan laitteista ja kalustosta ja luovuttamaan tilan HYYlle luonnollista kulumista lukuun ottamatta siinä kunnossa kuin ne olivat sopimuksen alkaessa.

16. Liitteet

Tähän sopimukseen kuuluvat varsinaisen sopimuslomakkeen lisäksi seuraavat liitteet: Liite 1. Pohjapiirros

Liite 2. Järjestötilojen käyttöohjesääntö Liite 3. XXXx hallituksen päätös 36 / 2020

17. Sopimuskappaleet

Tätä sopimusta ja sen liitteitä on tehty kaksi yhtäpitävää kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle.

18. Paikka ja päiväys sekä allekirjoitukset

Vakuutamme tutustuneemme tähän tilankäyttösopimukseen sekä sopimuksen liitteisiin ja sitoudumme noudattamaan niitä.

Helsingissä 28.10.2020

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta

Xxxx Xxxxxxxxxx, pääsihteeri

Järjestön allekirjoitukset

Allekirjoitus Allekirjoitus (mikäli useampi allekirjoittaja)

Nimenselvennös Nimenselvennös