Järjestön ja yrityksen välinen yhteistyö
Järjestön ja yrityksen välinen yhteistyö
XXXXXXX XXXXXXX, LAKIMIES
Kansalaisareenan julkaisuja 1/2017
Julkaisija: Kansalaisareena xx Xxxxxx: Xxxxxxx Xxxxxxx
Ulkoasu ja taitto: Xxxxx Xxxxxx / Kallo Works Kannen kuva: Xxxx Xxxxxxxx / Paahtamo xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Järjestön ja yrityksen välinen yhteistyö
Sisältö
SOPIMUKSEN VALMISTELU 5
Mitkä ovat hyvän yhteistyöyrityksen piirteitä? 5
EDUSTUSKYSYMYKSET 6
Kuka allekirjoittaa järjestön puolesta sopimusasiakirjan? 6
MUOTOVAATIMUKSET 6
Tarvitaanko kirjallinen sopimus? 6
SOPIMUSVAPAUS JA SOPIMUKSEN SISÄLTÖ 7
Mitä kaikkea pitää kirjoittaa sopimusasiakirjaan ja mitä sopii jättää pois siitä? 7
Yleensä sopimuksen pitäisi sisältää seuraavat kohdat 7
YLEISET SOPIMUSEHDOT 9
Tulevatko yrityksen omat vakioehdot sopimuksen osaksi? 9
SOPIMUKSEN SITOVUUS 10
Onko sopimus pidettävä? 10
YRITYSYHTEISTYÖN HINNOITTELU 10
Mikä on kohtuullinen vastike yhteistyöstä? 10
YHTEISTYÖSOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN 11
Miten yhteistyö päättyy? 11
Johdanto
S
osiaali- ja terveysalalla järjestöjen suunnitelmallinen yhteistyö yri- tysten kanssa on vielä suhteellisen harvinaista. Yritysyhteistyön merkitys saattaa tulevina vuosina kuitenkin korostua entisestään.
Järjestöjen kannalta tärkein motiivi on usein varainhankinta. Yritys puoles- taan saattaa ryhtyä yhteistyöhön järjestön kanssa imagosyistä tai sen ta- kia, että yhteistyö lisää oman henkilöstön työmotivaatiota. Käytännössä voi kuitenkin löytyä paljon muitakin yksilöllisiä ja hyvin perusteltuja syitä järjes- tön ja yrityksen väliseen yhteistyöhön.
Mitä järjestön kannattaa ottaa huomioon, kun se ryhtyy sopimussuhtee- seen yrityksen kanssa?
Yleispätevää vastausta tähän kysymykseen ei voi olla. Sopimukset eivät ole hyllytavaraa, vaan ne solmitaan tilanteesta riippuen vaihteleviin tarkoi- tuksiin. Kaikkein parasta on luonnollisesti uskoa sopimuksen laadinta am- mattilaiselle eli oman järjestön lakimiehelle tai vaikkapa asianajajalle. Käy- tännössä lakimies kuitenkin löytyy harvoin pienen tai keskisuuren järjestön palkkalistalta. Ja jos oma juristi löytyy, tämä ei välttämättä ole erikoistunut sopimusoikeuden erityiskysymyksiin. Pienellä järjestöllä on harvoin varaa palkata asianajajaa laatimaan sopimuksia.
Jäljempänä annetaan joitakin yleisiä viitteitä, joita kannattaa ottaa huo- mioon, ennen kuin tehdään sopimus yrityksen kanssa. Kyseessä on yleis- luonteisia, hyvin pelkistettyjä näkökohtia, luonnollisesti kirjoitus ei voi korva- ta asiantuntijan neuvontaa yksittäistapauksessa.
SOPIMUKSEN VALMISTELU
Mitkä ovat hyvän yhteistyöyrityksen piirteitä? Yritysyhteistyön lähtökohta on, että järjestö tuntee itsensä hyvin. Sen pitää olla tietoinen omasta osaamisestaan ja mahdollisista heikkouksistaan, toi-
minta-ajatuksestaan, vuosibudjetistaan, järjestön maineesta jne.
Järjestön kannattaa myös määritellä selkeästi, mitä se haluaa itselleen yritysyhteistyöltä. Näiden tavoitteiden pitää olla konkreettisia, realistisia ja mittavia.
Kun järjestö lähtee kartoittamaan mahdollisia yhteistyökumppaneita, sen pitää määritellä ne kriteerit, jotka se asettaa tulevalle sopimuskumppa- nille. Ne voivat olla esimerkiksi:
• Onko yritys arvopohjaltaan sopiva vai harjoittaako se epäeettistä toimintaa?
• Onko yritys riittävän vakavarainen?
• Onko yrityksen toiminta-alue (maantieteellisesti) sopiva?
• Onko yrityksellä hyvä maine?
• Onko yrityksellä hyväksyttäviä motiiveja yhteistyöhön vai yrittääkö se vain hyötyä järjestön maineesta?
• Onko yrityksellä riittäviä resursseja yhteistyötä varten? Järjestön kannattaa varata riittävästi aikaa sopimusneuvotteluja varten.
Neuvottelujen tarkoituksena on selvittää mahdollisuudet päästä yhteistyösopi-
mukseen ja muotoilla yhteistyön ehtojen sisältö.
Järjestön tulee miettiä, ketkä omasta organisaatiosta osallistuvat neu- votteluihin (toiminnanjohtaja, substanssiasiantuntijat, talousasiantuntijat yms.) ja varmistaa, että tiedon kulku neuvottelijoiden ja järjestön hallituksen
Yritys- yhteistyön lähtökohta on, että järjestö tuntee itsensä hyvin.
välillä sujuu hyvin. Neuvotteluihin osallistuvien roolijako pitää olla kaikille sel- vä. Neuvotteluja varten kannattaa laatia ajoissa tarvittava esittelymateriaali.
Jo neuvotteluissa kannattaa kiinnittää huomiota myös siihen, ettei lo- pullinen sopimus johda järjestön puolella ei-toivottuihin verollisiin seuraa- muksiin tai siihen, että järjestö joutuu palkkaamaan ulkopuolista työvoimaa voidakseen täyttää sopimuksesta johtuvat velvoitteensa.
EDUSTUSKYSYMYKSET
Kuka allekirjoittaa järjestön puolesta sopimusasiakirjan? Kannattaa varmistautua siitä, että oikea henkilö/oikeat henkilöt allekirjoit- taa/allekirjoittavat sopimuksen. Tämä ei välttämättä ole sama henkilö, jol-
le on asiantuntemuksensa vuoksi uskottu yhteistyön valmistelu, sopimusta
edeltävät neuvottelut yms.
Rekisteröity yhdistys on itsenäinen oikeushenkilö, joka joutuu aina käyt- tämään edustajaa. Yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus on yleensä puheenjoh- tajalla. Säännöissä määritellään yleensä, että puheenjohtajan lisäksi nimen- kirjoitusoikeus on yhdellä tai useammalla hallituksen jäsenellä, sihteerillä, toiminnanjohtajalla tms. Ennen sopimusasiakirjan allekirjoittamista kannat- taa siis tarkistaa järjestön säännöistä, ketkä saavat allekirjoittaa
lopullisen sopimuksen.
MUOTOVAATIMUKSET
Tarvitaanko kirjallinen sopimus?
Vastaus: Lähtökohtaisesti se on suositeltavaa, vaikka sopimukset ovat yleensä vapaamuotoisia eli suullisesti tehty sopimus on yhtä pätevä kuin kirjallinen sopimus. On kuitenkin ilmeistä, että suullisen sopimuksen sisäl-
Kannattaa varmistautua siitä, että oikea henkilö
/ oikeat henkilöt allekirjoittaa
/allekirjoit- tavat sopi- muksen.
töä on riitatapauksessa vaikea näyttää toteen. Jos järjestö ja yritys tulkit- sevat suullisesti tehdyn sopimuksen keskeisiä kohtia eri tavalla, voi tämä johtaa loputtomiin ja hyvin hedelmättömiin keskusteluihin. Myös vahingon- korvauksen vaatiminen voi olla hyvin haasteellista, jos vastuuperusteet ovat epäselviä sen takia, ettei ole tehty kirjallista sopimusta. Loppujen lopuksi ni- menomaan kirjallinen sopimus palauttaa kummallekin osapuolelle mieleen, mitä oikeastaan sovittiinkaan.
SOPIMUSVAPAUS JA SOPIMUKSEN SISÄLTÖ
Mitä kaikkea pitää kirjoittaa sopimusasiakirjaan ja mitä sopii jättää pois siitä?
Suomessa vallitsevan sopimusvapauden periaate sisältää oikeuden päättää, kenen kanssa sopimuksia tekee (päätäntävapaus), minkä sisältöisiä sopimuk- sia tekee (sisältövapaus) ja missä muodossa sopimuksia tekee (muotova- paus). Xxxxxx sanoin järjestö voi sopia sopimuksen sisällöstä vapaasti omien tarpeidensa mukaan. Lähtökohtaisesti laki ei vaadi, että sopimuksella olisi tie- tynlainen sisältö. Luonnollisesti toisella osapuolella eli yrityksellä on vastaa- vanlainen oikeus sillä seurauksella, että molempien osapuolten pitää päästä yhteisymmärrykseen sopimuksen sisällöstä.
Yleensä sopimuksen pitäisi sisältää seuraavat kohdat
• Sopimuksen osapuolet ja näiden yhteystiedot
• Sopimuksen tarkoitus eli yleisluonteinen kuvaus osapuolten tavoitteista
Tämä on yritysyhteistyössä tärkeä sopimuskohta, koska yrityk- sellä ja järjestöllä on yleensä erilaisia toiminta-ajatuksia. Tässä kohdassa kuvataan sopimuksen tavoitteet ja varmistetaan, että
Lähtö- kohtaisesti laki ei vaadi, että sopi- muksella olisi tietynlainen sisältö.
sopimuksen osapuolilla on yhtäläinen käsitys yhteistyön tarkoi- tuksesta. Tällä sopimuskohdalla on myös oma merkityksensä, jos joudutaan riitatilanteessa tulkitsemaan sopimuksen sisältöä.
• Sopimuksen soveltamisala, jossa määritellään, mitä asioita yritysyhteistyö koskee ja mitkä asiat jäävät sopimuksen ulkopuolelle.
• Varsinaiset sopimusehdot. Tässä kohdassa määritellään osapuolten oikeudet ja velvollisuudet.
Yhteistyön sisältö kannattaa määritellä tarkkaan, jolloin erimie- lisyyksien esiintyessä on helpompi arvioida, onko yhteistyö to- della tehty sopimuksen mukaisesti. Välillä yhteistyön sisältö saattaa kuitenkin olla niin laaja, ettei sitä kannata määritellä var- sinaisessa sopimusasiakirjassa, vaan se otetaan erilliseen liittee- seen, johon sopimuksessa viitataan. Myös kummankin osapuo- len yhteyshenkilöt on asianmukaisempi mainita liitteessä kuin varsinaisessa sopimusasiakirjassa. Yhteistyön aikataulusta voi- daan myös laatia sopimuksen osana erillinen liite. Aikataulu pitää pyrkiä määrittelemään mahdollisimman tarkkaan, mikä helpot- taa yhteistyön edistymisen seuraamista. Käytännössä tärkeää on myös, että määritellään tarkkaan raportoinnin ja maksujen ajan- kohdat. Järjestön kannattaa myös sopia yrityksen kanssa, millä tavalla yritys saa viestittää yhteistyöstä ja miten se saa käyttää järjestön logoa.
• Sopimuksen voimassaolo ja sopimuksen päättyminen Yleensä sovitaan sopimus alkavaksi siitä, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Voidaan kuitenkin sopia myös
siitä, että sopimus astuu vasta myöhemmin määritellystä
SBS DISCOVERY MEDIA
Työyhteisöjen vapaaehtoistoi- minta on vakiintumassa myös Suomessa. Discover Your Impact -tapahtumassa SBS Discovery Median työntekijät osallistuivat vapaaehtoistoi- mintaan eri puolilla Suomea.
SBS DISCOVERY MEDIA
SBS DISCOVERY MEDIA
Työyhteisön vapaaehtoispäivä Nuuksion kansallispuistossa.
Työyhteisön vapaaehtoisina Kansalaistoiminnankeskus Matarassa Jyväskylässä.
päivämäärästä alkaen voimaan tai että sopimuksella on takautuva vaikutus jostakin tietystä päivämäärästä lähtien. Sopimus voi olla voimassa toistaiseksi tai määräajan.
Sopimuksessa kannattaa sopia erikseen, mitkä sen ehdoista ha-
lutaan säilyvän voimassa sopimuksen päättymisen jälkeenkin (esim. salassapito, vahingonkorvaus, käyttöoikeudet). Joskus saattaa olla suositeltavaa, että sopimuksessa korostetaan xxxx- seen, että yrityksen oikeus käyttää järjestön logoa lakkaa sopi- muksen päätyttyä.
• Riidanratkaisu
Riidat voidaan sopia ratkaistavaksi tuomioistuimessa tai väli- miesmenettelyssä. Jos osapuolet haluavat, että mahdolliset rii- dat ratkaistaan välimiesmenettelyssä, on siitä sovittava erikseen. Järjestön kannalta tuomioistuin on ainakin pienen intressin rii- doissa tavallisesti järkevämpi ratkaisu, koska välimiesmenettely on yleensä suhteellisen kallis.
• Allekirjoitukset ja päiväys
YLEISET SOPIMUSEHDOT
Tulevatko yrityksen omat vakioehdot sopimuksen osaksi? Yritysyhteistyössä sopimukset laadittaneen suurimmilta osin yksilöllises- ti. Saattaa kuitenkin olla, että yrityksellä on myös valmiita, etukäteen laadit-
tuja yleisiä sopimusehtoja, jotka se haluaa osaksi yhteistyösopimusta. Ylei-
sillä sopimusehdoilla pyritään yleensä määrittelemään osapuolten asema yleisellä tasolla. Varsinkin suuret yritykset käyttävät näitä vakioehtoja hel- pottamaan sopimuksen tekemistä.
Ehdot eivät voi tulla sopimuksen osaksi järjestön tietämättä. Tavallises- ti osapuolet allekirjoittavat sopimuslomakkeen, jossa yleiset sopimusehdot ovat. On myös mahdollista, että sopimusasiakirjassa viitataan selkeästi va- kioehtoihin. Silloin edellytetään lisäksi, että toisella osapuolella eli järjestöllä on ollut mahdollisuus tutustua ehtoihin ennen sopimuksesta päättämistä. Tämä kannattaa järjestön myös ehdottomasti tehdä, koska näin sopimuk- sen osaksi tulleet vakioehdot sitovat järjestöä samalla tavalla kuin yksilölli- sesti sovitut ehdot.
SOPIMUKSEN SITOVUUS
Onko sopimus pidettävä?
Näin tosiaan melkein aina on (”pacta sunt servanda”), vaikka joitakin poikke- uksia on. Esimerkiksi ei saa tehdä lain tai hyvän tavan vastaisia sopimuksia. Tämän tyyppiset tilanteet ovat määrällisesti kuitenkin hyvin vähäisiä.
Toinen poikkeus pääsääntöön on oikeustoimilain 36 §, jonka mukaan oi- keustoimen ehtoa voidaan sovitella, jos ehto on kohtuuton tai sen sovelta- minen johtaisi kohtuuttomuuteen esimerkiksi tilanteessa, jossa olosuhtei- den muuttuminen on tehnyt sopimuksen noudattamisesta kohtuuttoman, vaikka se alun perin on ollut täysin kohtuullinen. Käytännössä on kuitenkin varsin vaikeaa vedota tähän pykälään, kun sen tulkinta on hyvin tiukka.
YRITYSYHTEISTYÖN HINNOITTELU
Mikä on kohtuullinen vastike yhteistyöstä?
Tähän ei ole olemassa yleispätevää vastausta. Neuvotteluissa kannattaa joka tapauksessa tuoda esiin yrityksen yhteistyöstä saamat hyödyt. Järjes- tön kannattaa keskustella hinnoittelukysymyksistä myös muiden vastaaval- la tavalla toimivien järjestöjen kanssa.
Ei saa tehdä lain tai hyvän tavan vastaisia
sopimuksia.
YHTEISTYÖSOPIMUKSEN PÄÄTTYMINEN
Miten yhteistyö päättyy?
Yhteistyösopimus voi päättyä monella eri tavalla.
Jos kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus, kumpikin osa- puoli voi yleensä irtisanoa sen haluamanaan ajankohtana ja ilman erityisiä perusteita (mahdollista irtisanomisaikaa pitää toki noudattaa).
Jos osapuolet solmivat määräaikaisen sopimuksen, siinä on määritel-
ty tietty loppumisajankohta, jolloin sopimus päättyy. Mahdollisuus sopimus- kauden aikana tapahtuvaan irtisanomiseen on yleensä rajoitettu.
Sopimuksen purkaminen on painavin oikeussuojakeino, joka lakkauttaa välittömästi sopimuksen. Sopimuksen purkaminen tulee kyseeseen sopi- musrikkomustilanteessa. Sopimuksen purkaminen edellyttää olennaista so- pimusrikkomusta kuten vakavaa virhettä tai merkittävää viivästystä, jonka takia sopimuksen voimassaoloa ei ole pidettävä toisen osapuolen kannalta kohtuullisena.
Neuvotte- luissa kannattaa tuoda esiin yrityksen yhteistyöstä saamat hyödyt.
Sosiaali- ja terveysalalla on järjestöjen suunnitelmallinen yhteistyö yritysten kanssa vielä suhteellisen harvinaista. Tavallisesti pienellä tai keskisuurella järjestöllä ei vielä ole jo hyväksi koettua toimintamallia, kun se kohtaa ensimmäistä kertaa yhteistyöhaluisen yrityksen. Yhteistyö voi tarjota järjestölle paljon mahdollisuuksia. Siihen saattaa liittyä kuitenkin myös riskejä.
Osa näistä riskeistä liittyy yhteistyösopimuksen laadintaan. Xxxxxxxxx olisi hyvä sopimus? Oppaassa käydään läpi kaikkein oleellisimmat kohdat alkaen sopimuksen valmistelusta ja päättyen sopimuksen irtisanomiseen. Käsitellään myös edustuskysymyksiä, muotovaatimuksia ja erityisesti yhteistyösopimuksen sisältöä.
Opas antaa joitakin vinkkejä, joiden avulla voidaan vähentää ainakin näitä epäonnistumisen riskejä, jotka aiheutuvat siitä, että yhteistyön osapuolet laiminlyövät asianmukaisen sopimuksen laadinnan. Opas suuntautuu lähinnä pienen tai keskisuuren järjestön puolesta toimivalle, joka valmistelee
yritysyhteistyön merkeissä sopimuksen tai osallistuu sopimusneuvotteluihin.
Oppaan on kirjoittanut sekä pitkään liikejuridiikan alalla että myös Kansalaisareenassa järjestöasiantuntijana toiminut lakimies Xxxxxxx Xxxxxxx.