MATERIAALIHALLINTO
MATERIAALIHALLINTO
15.11.2021
TARJOUSPYYNTÖ
Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne valtuuston kokousten videointipalvelusta tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti.
Ilmoitus- ja hankintamenettely
Kyseessä kansallisen kynnysarvon alittava hankinta.
Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen.
Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.1.2022 – 31.12.2022
Valtuuston ensimmäinen kokous on tammikuussa 2022.
Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella (optio), 31.12.2023 saakka.
Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus
Valtuuston kokousten videointipalvelu. Valtuuston kokouksia on vuodessa 10. Mahdollisia lisäkokouksia on vuodessa 1-2. Kokoukset pidetään Seinäjoen kaupungintalon valtuustosalissa, Kirkkokatu 6 tai muussa erikseen ilmoitettavassa tilassa Seinäjoen kaupungin alueella.
Lähetyksen ja taltiointien äänen tulee olla vähintään AAC tai mp3/160kb/s tai vastaavien standardien mukainen. Lähetyksen ja taltiointien kuvan tulee olla laadultaan vähintään HD 720p.
Palveluntuottaja vastaa materiaalin julkaisun edellyttämistä teknisistä toimenpiteistä, laitteistosta ja säilytyksestä sekä julkaisun teknisestä tasosta.
Lähetyksien ja taltiointien katsominen on oltava mahdollista kaikilla yleisesti käytössä olevilla selaimilla ja erilaisilla päätelaitteilla; mm. pöytäkoneet, kannettavat tietokoneet, tabletit, älypuhelimet.
Kokousten kuvaaminen tulee tehdä vähintään kahdella (2) eri kameralla.
Salissa istuvien valtuutettujen pöydillä olevat muistiinpanot, näyttönäkymät yms. eivät saa näkyä lähetyksessä. Äänittäminen ja kuvaaminen aloitetaan vasta kun kokous alkaa. Valtuutettujen yksityiskeskusteluja valtuustosalissa kokouksen ja tauon aikana ei saa kuvata tai äänittää. Myös kokousta seuraavan yleisön yksityiskeskustelun tarkoituksenmukainen/tahallinen kommentoinnin tallentaminen on kielletty.
Lähetys striimataan suorana Seinäjoen kaupungin YouTube-kanavalle. Tekstitetyn version on oltava kanavalla nähtävissä viimeistään kahden (2) viikon kuluttua kokouksesta.
Kokouksen asiat näkyvät videolla pykälittäin. Valtuutetun käyttäessä puheenvuoroa, videolla näkyy puhujan nimi ja puoluekanta.
Palveluntuottaja vastaa kaikista tarvittavista yhteyksistä, mikään verkkoliikenne ei kulje Seinäjoen kaupungin verkon kautta.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että kuvauslaitteistot ovat toimintavalmiina ja testattuina ennen kokouksen alkamista.
Kaikkien solmittavan sopimuksen perusteella tilattavien suorien lähetysten ja tallenteiden omistus-, käyttö- ja jakeluoikeudet ovat Seinäjoen kaupungilla.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että alkuperäiset videotallenteet ovat nähtävissä palvelun tuottajan laitteistolla häiriöttä alkuperäisessä muodossaan kaksi (2) vuotta.
Kaupungin valtuustosalissa on käytössä äänentoistojärjestelmä, jonka teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien osalta yhteyshenkilönä toimii vahtimestari Xxx Xxxxxxxxx, p. 040 7748378
Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Hankinta koskee kaikkia kaupunginvaltuuston kokouksia sopimuskauden aikana. Mahdollisesta peruuntuneesta kokouksesta ei makseta korvausta.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Xxxxxxxxxx laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot.
Tarjous tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien.
Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus
Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen ja palveluntoteutuksen vastuu- ja yhteyshenkilöstä.
Tarjoajalla tulee olla taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen.
Tarjoajalla on oltava hankinnan kohteen laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi kokemusta vastaavista palveluista. Vastaavilla palveluilla tarkoitetaan kuvauksia julkisissa tilaisuuksissa. Riittävänä kokemuksena pidetään vähintään kaksi 2 kpl referenssejä viimeisen kahden vuoden ajalta.
Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa lyhyt kuvaus tärkeimmistä nyt kysymyksessä olevaa hankintaa vastaavista toimituksista ja vastaanottajatietoineen viimeksi kuluneilta kahdelta vuodelta.
Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin.
Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna.
Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi -lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan.
Tilaajalla on oikeus poissulkea tarjoaja tarjouskilpailusta, jos siihen kohdistuu hankintalain 1397/2016 80 § tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
Palveluntuottajaksi hyväksytty toimittaa vuosittain tilaajalle 1.2. mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa xxx.xxxxxxxxxxx.xx -palvelusta.
Hinta ja toimitusehdot
Palvelut on hinnoiteltava tarjoukseen nettohintoina ilman arvonlisäveroa ja hintaan on sisällytettävä kaikki palveluntuottamiseen liittyvät kustannukset, kuten esim. materiaali-, tarvike-, tila-, ja välinekustannukset sekä matkakulut.
Tarjoajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä.
1. Tarjouksessa on ilmoitettava palvelun hinta tuntiveloitushintana. Palvelusta maksetaan kokousten todellisen keston mukaisesti siten, että lyhin veloitusjakso on puoli tuntia lähimpään puoleen tuntiin pyöristettynä. Hinta ilmoitetaan euroa/tunti.
2. Tekstitys
Kokoukset tekstitetään saavutettavuusdirektiivin edellytysten täyttämiseksi. Tekstityksen tulee laadullisesti olla saavutettavuusdirektiivin ehdot täyttävää.
Tekstitys ladataan YouTubeen erillisenä tiedostona, jolloin katsoja voi halutessaan kytkeä tekstityksen päälle ja pois. Pykälä- ja nimiplanssien näkyminen lähetyksen alalaidassa rajoittaa tekstityksen sijoitusmahdollisuuksia. Tekstityksen sijainti on täten toimivin kuvan yläosassa. Tekstitetyn version on oltava kanavalla nähtävissä viimeistään kahden (2) viikon kuluttua kokouksesta.
3. Muut mahdolliset kustannukset on eriteltävä ja hinnoiteltava erikseen.
Hinta ilmoitetaan euroa/kokous.
4. Hybridimallin toteutus
Tarvittaessa kokous tulee toteuttaa hybridimallina. Hybridimallin toteutus arvioidaan kokouskohtaisesti. Hybridimallina toteutetun kokouksen lisähinta ilmoitetaan euroa/kokous.
Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden loppuun, 31.12.2022 saakka. Mahdolliselle optiokaudelle hintoja voidaan tarkistaa tilaajan tai palveluntuottajan kirjallisella aloitteella, joka on esitettävä toiselle osapuolelle vähintään 12 viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaantuloa.
Hintoja voidaan tarkistaa yleistä kustannuskehitystä vastaavasti ja esittäjän on esitettävä toiselle osapuolelle selvitys hinnanmuutoksen syistä. Hinnanmuutosesitys perusteineen on toimitettava kirjallisena toiselle osapuolelle. Tilaajalle ehdotettu hinnanmuutosesitys toimitetaan materiaalihallintoon, eikä muualle toimitettuja esityksiä hyväksytä. Vetoaminen yleiseen kustannustason nousuun ei ole hyväksyttävä peruste hintojen korottamiselle.
Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset, kuten vastuuvakuutus. Näistä on annettava selvitys.
Alihankinnat Palveluntuottaja voi käyttää hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamiseen alihankkijoita. Tarjouksessa on ilmoitettava alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään tarjotun palvelukokonaisuuden tuottamisessa.
Palveluntuottaja vastaa käytettävien alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Alihankkijoiden tulee täyttää tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset, näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset tilaajalle.
Alihankkijoiden käytössä tapahtuviin muutoksiin on saatava tilaajan suostumus. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä.
Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua.
Palveluntuottajan on tilaajan vaatimuksesta velvollisuus vaihtaa alihankkija, jos siihen kohdistuu hankintalain 1397/2016 80 § tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 §:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
Xxx xxxxxxxxxxxx vaihtaminen ei ole mahdollista, on tilaajalla oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi.
Tilat, välineet, palveluvarusteet
Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista välineistä ja muista palveluvarusteista.
Osatarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Palvelu on tarjottava kokonaisuutena,
hinta ilmoitettava kaikkiin kohtiin 1-4.
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
Laskutus ja maksuehdot
Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskulla, kuukausittain jälkikäteen. Tilaaja maksaa hyväksyttyä toimitusta koskevan verkkolaskun 21 päivän kuluttua laskun saapumispäivästä. Jos toimittaja laskuttaa tilaajaa paperilaskulla, lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumispäivästä.
Viivästyskorko on korkolain mukainen
Laskuun viite: laadittavan sopimuksen numero ja teksti Valtuuston kokouksen videointi. Palveluun sisältyvät osa-alueet 1-4 on eriteltävä laskussa.
Mahdolliset hyvityslaskut tulee toimittaa eri laskuilla. Hyvityslaskuissa tulee olla viittaus alkuperäiseen laskuun.
Laskutusosoite:
Seinäjoen kaupunki Konsernipalvelut
PL 215, 60101 Seinäjoki
Verkkolaskutuksen ohjeet: xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/
Seuranta ja raportointi
Palveluntuottaja antaa pyydettäessä toteutuneesta palvelusta veloituksetta kirjallisen raportin.
Arkistointi, salassapito ja tietojen luovuttaminen
Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita.
Jos palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta.
Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toiminnassa muuten tietoon tullutta yksityistä salaisuutta luvatta ilmaista.
Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille henkilötietoja tai tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä.
Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä.
Palveluntuottajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö ja varmistettava, että salassapitovelvollisuus koskee kaikkia hankintaan osallistuvia työntekijöitä.
Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä.
Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista.
Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille.
Valintaperusteet
Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Kokonaistaloudellisuusvertailussa otetaan arviointiperusteena huomioon halvin hinta.
Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot
Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään.
Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä:
laadittava sopimus
tarjouspyyntö
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut, huhtikuu 2017 päivitysversio
tarjous
Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu.
Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen
Tilaajan irtisanomisaika on 2 kuukautta. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden 1. päivästä lukien. Irtisanomisaikana noudatetaan ehtoja, jotka olivat voimassa ennen irtisanomisajankohtaa.
Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta.
Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain 1397/2016 80 §:ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 §:ssä mainittu harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, vaikka edellä mainitut perusteet olisivat syntyneet vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
17. Sopimuksen siirtäminen
Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle.
18. Laadulliset puutteet ja sanktio
Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä sopimusasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla.
Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä.
Palveluntuottaja sitoutuu maksamaan tilaajalle jokaisesta sovitusta, mutta kokonaan suorittamatta jääneestä palvelusta korvauksen, joka on kaksituhatta (2 000,00) euroa. Korvaus hyvitetään tilaajalle seuraavan laskutusjakson yhteydessä.
Palveluntuottajalla ei ole velvollisuutta suorittaa tilaajalle korvausta, mikäli sovittu palvelu peruuntuu palveluntuottajasta riippumattomista syistä.
Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Sanktion täyttymisen ehdoista neuvotellaan yhteyshenkilöiden välityksellä kunkin tapauksen kohdalla.
19. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella.
Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen.
Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.
20. Sovellettava laki ja erimielisyydet
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia.
Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi.
21. Muut ehdot
Hankinnassa noudatetaan
lakia julkisista hankinnoista (1397/2016)
Seinäjoen kaupungin hankintaohjetta
Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Palvelut huhtikuu 21017 päivitysversio
Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään.
Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä.
Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta.
Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta.
Mikäli lainsäädäntö tai viranomaisohjeistus muuttuu sopimuskauden aikana osapuolet neuvottelevat tähän sopimukseen tarvittaessa tehtävistä muutoksista.
22. Tarjousasiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia
viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen.
Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä ”liikesalaisuus” varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä.
Hinta ei ole liikesalaisuus.
23. Tarjouksen sisäänjättö
Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto,
Tiedekatu 2, 5. krs, PL 215, 60101 Seinäjoki.
Tarjous on jätettävä sähköpostilla osoitteeseen xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Tarjous on jätettävä viimeistään 30.11.2021 klo 15.00, varustettuna merkillä "Valtuusto/21155". Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena.
SEINÄJOEN KAUPUNKI
MATERIAALIHALLINTO
Xxxxx Xxxxxxx
hankintajohtaja
Liitteet Liite 1: tarjoajan kelpoisuuden arviointi lomake