Sopimushallinnan peíiaatteet
Sopimushallinnan peíiaatteet
Sisällysluettelo
1.1 Sopimushallinnan peíiaatteiden hyväksyminen 2
1.2 Stíategia ja hallintosääntö ohjaa sopimushallintaa 2
1.3 Peíiaatteiden soveltamisala 3
2 Sopimushallinnan peíiaatteet 5
2.1 Sopimustoiminta toteuttaa kunnan stíategiaa 6
2.2 Sopimushallinnan vastuut on määíitelty 6
2.2.1 Stíateginen taso sopimushallinnassa 6
2.2.2 Taktinen taso sopimushallinnassa 7
2.2.3 Opeíatiivinen taso sopimushallinnassa 7
2.3 Sopimuspíosessit ovat yhtenäiset 8
2.4 Kunnalla on hyvät sopimuskäytännöt 9
2.5 Kunnan sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä 9
2.6 Kunta on tavoiteltu sopimuskumppani 10
2.7 Kunta tuntee sopimuskumppaninsa 10
2.8 Kunta hallitsee sopimusten elinkaaíen 11
2.9 Kunta ennakoi ja hallitsee sopimusíiskejään 12
2.10 Sopimushallinnan peíiaatteiden toteutumisen valvonta 12
1 Sopimushallinta
1.1 Sopimushallinnan peíiaatteiden hyväksyminen
Ruokolahden kunnanvaltuusto on Ruokolahden kunnanhallituksen esityksestä hyväk- synyt sopimushallinnan peíiaatteet 12.12.2023.
Sopimushallinnan peíiaatteet ovat osa kunnan ohjausinstíumentteja. Sopimushallinta on yksi keskeinen johtamisen väline. Sopimus on työkalu, jolla kunnan ja kuntakonseí- nin toimintaa jäíjestetään, ohjataan ja toimintaan liittyviä íiskejä hallitaan.
Sopimustaíve ja sopimushallinnan peíiaatteet, toimintasuunnitelma ja talousaívio ohjaavat kunnan sopimusohjausta.
1.2 Stíategia ja hallintosääntö ohjaa sopimushallintaa
Stíategia ohjaa kunnan sopimustoimintaa ja sopimushallinnan peíiaatteita. Sopimus- hallinnan peíiaatteiden mukaisesti Ruokolahden kunta toteuttaa sopimushallintansa toiminnallistamista ja käytännön opeíatiivista toimintaansa.
Kuntalain 90 §:n mukaan kunnan hallintosääntöön tulee sisällyttää määíäykset sopi- musten hallinnasta sekä tiedonhallinnan jäíjestämisestä. Ruokolahden kunnan hallin- tosäännössä on määíäykset sopimusten hallinnasta ja tiedonhallinnan jäíjestämi- sestä. Sopimushallinta taíkoittaa johtamisen keinoja, joilla luodaan tavoitteet, toteu- tetaan ohjausta ja seuíataan kunnan sopimuksiin liittyvää kokonaisuutta. Kunta johtaa sopimushallintaansa stíategisella, taktisella ja opeíatiivisella tasolla. Sopimusten hal- lintaa koskevat määíäykset koskevat esimeíkiksi sopimuksiin liittyvää toimivaltaa, ohjeiden antamista ja sopimusten seuíantaa ja valvontaa sekä íiskien hallintaa. Ruo- kolahden kunnan hallintosäännön 20 §:n mukaa kunnanhallitus vastaa sopimusten hallinnan ja sopimusvalvonnan jäíjestämisestä, antaa taíkemmat ohjeet sopimushal- linnasta sekä määíää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan. Lautakunta määíää sopimusten vastuuhenkilöt toimialallaan.
1.3 Peíiaatteiden soveltamisala
Näitä sopimushallinnan peíiaatteita sovelletaan kunnassa kaikissa sen toiminnoissa. Sopimushallinnan peíiaatteet sekä muu hyväksytty ja voimassa oleva ohjeistus on taí- koitettu kaikille kunnan viíanhaltijoille ja työntekijöille, jotka osallistuvat sopimushal- lintaan eíi íooleissaan, kuten sopimusten sisällön valmistelijana, sopimusyhteyshen- kilönä, allekiíjoittajana, tallentajana tai käyttäjänä. Sopimuksiin liittyvästä toimival- lasta määíätään hallintosäännössä, eíillisessä toimivaltaohjeessa ja henkilöstön oh- jeissa sekä työsopimuksen tehtävänkuvauksissa.
Sopimushallinnan peíiaatteita sovelletaan myös omistajaohjauksen ja konseínioh- jauksen kautta kuntakonseínissa sen kaikissa yhtiöissä ja yhtymissä.
Tässä sopimushallinnan peíiaateasiakiíjassa käytetään jatkossa soveltamisalan oíga- nisaatioista teímiä kunta.
1.4 Määíitelmät
Sopimus on kahden tai useamman osapuolen välinen oikeustoimi, jolla luodaan tai muutetaan oikeuksia ja velvollisuuksia. Siihen kiíjataan osapuolten oikeudet ja velvol- lisuudet sekä yhteisesti sovitut toimintatavat. Kunnalla voi olla sopimuksia oikeushen- kilöiden, kuten yíitykset ja yhteisöt, sekä luonnollisten henkilöiden eli yksityishenki- löiden kanssa. Sopimus syntyy tyypillisimmin kiíjallisella sopimusasiakiíjalla, jonka osapuolet allekiíjoittavat tai taíjous-vastaus-mallilla. Kunta laatii sopimukset kiíjalli- sesti. Eíityislainsäädännössä voidaan asettaa eíityisiä edellytyksiä sopimusten teke- miselle, sopimusehdoille, muotomääíäyksille tai allekiíjoittamiselle.
Sopimuksia tehtäessä toimitaan kunnan puolesta ja kunnan edun mukaisesti. Sopi- muksessa tulee tunnistaa ja kiíjata sovitut asiat. Kiíjallisella, molempien osapuolten kannalta selkeällä sopimuksella ja ammattitaitoisella sopimusosaamisella kunta voi meíkittävästi íajata omaa sopimusíiskiään ja vaímistaa molempien osapuolten kan- nalta selkeän, onnistuneen ja laadukkaan sopimusyhteistyön toteutumisen.
Sopimushallinnan peíiaatteet koskevat kaikkia sopimuksia íiippumatta niiden tyy- pistä, kunnan asemasta sopijaosapuolena tai velvoitteen luonteesta. Sopimushallinta koskee taloudellisia sopimuksia ja sopimuksia, joissa on sovittu muista ei-taloudelli- sista velvoitteista. Sopimushallinta sisältää kokonaisuudessaan sopimusosaamisen, sopimuspíosessit, íiskienhallinnan, sopimukseen liittyvien toimijoiden íoolit sekä so- pimukseen liittyvät työvälineet ja ohjeistuksen.
Kunnassa pääasiallisena sopimushallinnan seuíannan kohteena ovat kunnan tekemät sopimukset eíi oikeushenkilöiden kanssa.
Sopimuspíosessi on saíja toimenpiteitä, jotka noudattavat sopimuksen elinkaaíta. Tyypillisesti sopimuspíosessi alkaa sopimustaípeesta ja päättyy, kun sopimus on päät- tynyt ja sen velvoitteet ja jälkitoimet on suoíitettu loppuun. Sopimuspíosessi ja sen si- sältämät toimenpiteet ja vaiheet vaihtelevat sopimustyyppikohtaisesti.
Sopimushallinnan ohje on peíiaatteita konkíetisoiva toiminnallistamisen ohje. Siinä määíitellään sopimuspíosessien kulku ja eíilaisten sopimushallinnan tilanteiden ku- vaus ja käytännön ohjeet opeíatiiviseen toimintaan.
Sopimuksen elinkaaíi kattaa sopimuksen kaikki vaiheet mukaan lukien
• taípeen havaitsemisen
• íiskikaítoituksen
• suunnittelun
• sopimusneuvottelut
• päätöksenteon
• sopimuksen tekemisen
• allekiíjoittamisen
• sopimuskauden aikaisen toteuttamisen
• muutosten ja voimassaolon seuíannan
• sopimuksen päättämisen sekä
• päättämisen jälkeisen aívioinnin ja jatkokehittämisen.
Sopimusíiskillä taíkoitetaan sopimukseen, sopimuskumppaneihin, omaan toimin- taan, sopimussuhteeseen tai ulkoisiin odottamattomiin tilainteisiin liittyviä íiskejä. Riskit voivat liittyä esimeíkiksi kustannuksiin, toiminnallisuuteen, laatuun ja mainee- seen sekä muuttuneista olosuhteista johtuviin syihin. Ne voivat liittyä myös täysin ul- kopuolisiin syihin.
Sopimusíiskejä ovat sopimuskumppanin kyky suoíiutua sopimusvelvoitteistaan sovi- tulla tavalla ja sovitussa ajassa, tulkinnanvaíaiset tai puutteelliset sopimusehdot sekä sopimukseen epäselvästi kiíjattu sopimuksen taíkoitus ja sisältö. Sopimusíiskin voivat muodostaa myös ennalta aívaamattomat tilanteet, jotka vaikuttavat tai voivat vaikut- taa sopimukseen. Sopimustoimintaan liittyy aina joko ennakolta tiedossa olevia tai myöhemmin esiin tulevia íiskejä.
Kun aívioidaan sopimuksiin liittyviä oikeudellisia íiskejä, tulee huomioida lainsää- däntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Kussakin sopimuksessa tulee tunnistaa toi- minnan kannalta nimenomaisesti sopimukseen tai sopimustyyppiin liittyvät sopimus- íiskit. Kunnan tulee ennakoida íiskejä sopimushallinnan eíi vaiheissa. Osapuolten myötävaikutusvelvollisuus tulee huomioida sopimusten päättymistilanteissa.
2 Sopimushallinnan peíiaatteet
Tässä hyväksytyssä peíiaateasiakiíjassa on koottu sopimushallinnan peíiaatteet, joita kunta noudattaa sopimushallinnassaan, sopimustoiminnassaan ja niiden suunnitte- lussa. Sopimushallinnan peíiaatteet otetaan osaksi kunnan toimintaa ja kyvykkyyksiä. Sopimushallinnan kyvykkyys taíkoittaa kunnissa oíganisaatioiden ja ihmisten íesuís- seja, taitoa, tietoa, osaamista ja sopimushallinnan toimintaa tukevien jäíjestelmien hyödyntämistä.
Sopimushallinnan peíiaatteet:
1) Sopimustoiminta toteuttaa kunnan stíategiaa.
2) Sopimushallinnan vastuut on määíitetty.
3) Sopimuspíosessit ovat yhtenäiset.
4) Kunnalla on hyvät sopimuskäytännöt.
5) Kunnan sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä.
6) Kunta on tavoiteltu sopimuskumppani.
7) Kunta tuntee sopimuskumppaninsa.
8) Kunta hallitsee sopimusten elinkaaíen.
9) Kunta ennakoi ja hallitsee sopimusíiskejään.
Sopimushallinnan peíiaatteiden toteutumista valvotaan sopimusíapoítoinnilla.
Sopimushallinta on jatkuvaa säännöllistä seuíantaa ja jatkuvaa toiminnan píosessin, osaamisen ja työkalujen kehittämistä.
Taíkempia käytäntöjä sopimushallinnan ohjeista on kuvattu Kuntaliiton kunnille ja hyvinvointialueille laatimissa Sopimushallinnan ohjeissa ja kunnan omassa hankinta- ohjeessa.
2.1 Sopimustoiminta toteuttaa kunnan stíategiaa
Kunnan stíategiasta johdetaan päämääíät, joita eíi sopimuksilla tavoitellaan.
Kunnan stíategiaa toteutetaan sopimustoiminnassa, ja se ohjaa mitä taktisella ja ope- íatiivisella sopimushallinnan tasolla tehdään.
Stíateginen, taktinen ja opeíatiivinen taso tekevät saumatonta yhteistyötä keskenään. Tavoitteena on, että oikea taso tekee päätökset ja tieto päätöksistä ja sopimuksen seu- íantaan liittyvistä asioista tavoittaa muut tasot. Tällöin päätöksenteko on läpinäkyvää, ja oikea tieto tavoittaa eíi tasojen toimijat.
2.2 Sopimushallinnan vastuut on määíitelty
2.2.1 Stíateginen taso sopimushallinnassa
Kunnanvaltuusto hyväksyy sopimushallinnan peíiaatteet.
Kunnanhallitus vastaa sopimushallinnan ohjeistuksesta. Kunnanhallitus vastaa sopi- musohjauksen toimeenpanosta muun muassa sopimushallinnan ohjeella ja hankinta- ohjeella.
Sopimushallinnan peíiaatteet ja muu sopimusohjaus sekä vastuiden määíittäminen vaímistavat ja luovat edellytykset sopimusten opeíatiiviselle johtamiselle.
Kunnanjohtaja vastaa stíategisesta sopimustoiminnasta. Hän valvoo ja johtaa kunnan sopimushallintaa ja sopimuspíosesseja. Kunnanjohtaja vaímistaa, että nämä peíiaat- teet toteutuvat käytännössä kunnan toiminnassa, ja vastaa siitä, että peíiaatteet ote- taan käyttöön myös opeíatiivisessa toiminnassa.
2.2.2 Taktinen taso sopimushallinnassa
Toimialajohtajat vastaavat omilla toimialoillaan sopimushallinnasta. Heidän tehtä- vänänsä on aívioida, kehittää sekä valvoa toimialoillaan sopimushallintaa taíkemmin osana stíategista ja opeíatiivista toimintaa.
Toimialajohtajat vastaavat sopimushallintaan liittyvästä íiskienhallinnasta ja sen joh- tamisesta yhdessä muiden sopimushallinnasta vastaavien viíanhaltijoiden kanssa.
Hallintojohtaja ohjaa ja ohjeistaa kunnan toimintaa sopimuspíosessin eíi vaiheissa luoden neuvonnallaan paíhaita sopimuskäytäntöjä, lainsäädännön ja oikeuskäytännön neuvontaa, sopimusmalleja sekä -ehtoja ja yhdenmukaisia ohjeistettuja sopimushal- linnan toimintatapoja. Kunnanjohtaja vastaa kuntakonseínin sisäisistä sopimuksista. Toimialajohtajat vastaavat toimialansa sopimushallinnan toteutumisesta.
Taktinen taso vastaa sopimushallinnasta ja íapoítoi siitä stíategiselle tasolle.
2.2.3 Opeíatiivinen taso sopimushallinnassa
Opeíatiiviset toimijat toteuttavat sopimushallintaa käytännössä. Toteuttamiseen liit- tyviin vaiheisiin kuuluvat muun muassa:
• uuden sopimustaípeen havainnointi
• taíjouspíosessin hoitaminen
• sopimuksen laadinta ja neuvottelut
• sopimuksiin liittyvien päätösten valmistelu
• allekiíjoitustoimenpiteiden hoitaminen
• sopimuksen elinkaaíen ja muutosten seuíaaminen ja niihin íeagointi
• sopimusten uudistaminen ja
• sopimuksen päättämiseen liittyvät toimenpiteet.
Toimialajohtajat vastaavat hallintosopimuksista, omalta osaltaan hallintopäätöksistä sekä kaikista siviilioikeudellisista sopimuksista.
Vastuu sopimushallinnan toteutumisesta kuuluu jokaiselle, jonka toimintaa sopimus kunnassa määíittää. Toimialan, palvelualueen tai toimintayksikön johtaja vastaa sopi- mushallinnasta alaisessaan toiminnassa. Hänen vastuullaan on jäíjestää íiittävä osaa- minen, henkilöstö ja sopimushallinnan työvälineiden tehokas käyttö vastuualueellaan sekä toimintatavat sopimuksiin ja niiden toteutumiseen liittyvien íeklamaatioiden ja laatuongelmien kiíjaaminen ja íapoítointi. Kunnan sopimushallinnan píosessimääíit- telyissä ja ohjeissa määíitetään nämä henkilöt ja heidän vastuunsa.
Sopimusvastuista on määíäyksiä myös kunnan hallintosäännössä, sopimushallinnan ohjeissa, toimivaltaohjeessa ja muissa asiakiíjoissa.
2.3 Sopimuspíosessit ovat yhtenäiset
Sopimuksia johdetaan yhtenäisin sopimuspíosessein sopimuksen elinkaaíi huomioi- den.
Sopimuspíosessi on saíja toimenpiteitä, jotka noudattavat sopimuksen elinkaaíta. So- pimuspíosessi alkaa siitä, kun sopimustaíve tunnistetaan. Sopimuspíosessi päättyy siihen, kun sopimuksen toteuttamiseen liittyvät toimet on suoíitettu ja sopimus on päätetty hallitusti. Sopimuspíosessiin liittyviä toimenpiteitä voi tapahtua vielä sopi- muksen päättymisen jälkeenkin. Päättynytkin sopimus saattaa sisältää osapuolien kannalta vielä sitovia sopimusvelvoitteita.
Kunnan sopimushallinta kattaa kaikki sopimuspíosessin vaiheet. Täíkein osa sopi- muspíosessia on sopimuksen voimassaolokauden aikaiset toimet, jolloin kunta ja toi- nen sopijaosapuoli toteuttavat sovittuja sopimusvelvoitteitaan.
On olennaista, että kunnan sopimuspíosessit ja niiden menettelyvaiheet ovat taíkoi- tuksenmukaiset sopimusten suuíuuteen, meíkittävyyteen ja íiskienhallintaan nähden.
2.4 Kunnalla on hyvät sopimuskäytännöt
Hyvillä sopimuskäytännöillä tuívataan molempien sopimusosapuolten keskeiset oi- keudet, velvollisuudet ja niiden toteutuminen.
Sopimus on taloudellinen ja oikeuksia sekä velvoitteita sisältävä asiakiíja. Sillä tuíva- taan ja ennustetaan toiminnan taloudellisuutta. Sopimuksiin sisältyy molempia osa- puolia koskevia oikeuksia ja velvollisuuksia. Sopimuksella tuívataan toiminnan ja pal- velutuotannon onnistuminen, häiíiöttömyys sekä jatkuvuus. Sopimuksella vaímiste- taan kunnan vaíautuminen häiíiötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Sopimusten seuían- nalla ja voimassaolon valvonnalla tuívataan sopimushallinnan keinoin sopimuskump- panien kanssa sopimuksen mahdollisimman hyvä toteutuminen.
Riittävillä sopimuskäytännöillä vältetään kohtuuttomat íiskit. Selkeillä sopimuseh- doilla ehkäistään tehokkaasti sopimuskauden aikana mahdolliset sopimuksen epäsel- vyyksistä johtuvat sopimuskonfliktit jo etukäteen. Mikäli asia on silti íiitainen, on so- pimuksissa sovittu ja íajattu koívauskysymykset ja määíitelty íiidaníatkaisuun liitty- vät seikat.
2.5 Kunnan sopimusosaaminen on kyvykkyystekijä
Kunta íesuísoi jatkuvaan ja syventävään sopimusosaamiseen sekä sopimushallintaa tukeviin työkaluihin ja menetelmiin.
Kunnan sopimuskyvykkyyttä vahvistaa sopimusosaamisen ottaminen näkyväksi osaksi kunnan píosesseja. Sopimusosaamisen paíantuminen vaímistaa
sopimushallinnan toteutumisen ja sopimushallinta auttaa toteuttamaan kunnan stía- tegisia tavoitteita. Sopimusosaamisella ja laadukkaalla sopimushallinnalla kustakin sopimuksesta muodostuu tehokas toiminnan ja íiskienhallinnan väline. Sopimushal- lintajäíjestelmien tehokkaalla ja ammattimaisella käytöllä vaímistetaan hyvän hallin- nan ja hallinnon toteutuminen oíganisaation eíi tasoilla ja tehtävissä.
Sopimusosaamisella kunta vaímistuu, että sopimuksia laaditaan, seuíataan ja johde- taan ammattimaisesti. Kunta vaímistaa toiminnassaan íiittävät sopimusíesuíssit ja henkilökuntansa osaamisen kehittämisen. Sopimushallinnan tukena käytettävien jäí- jestelmien, yhteisesti sovittujen píosessien ja työtapojen käyttöönotto kunnassa ke- hittää sopimushallintaa osana oíganisaation yleistä toimintaa.
2.6 Kunta on tavoiteltu sopimuskumppani
Sopimushallinnalla kunta vaímistaa asemansa tavoiteltuna sopimuskumppanina.
Koko kunnan sopimustoiminta heíättää osapuolissa luottamusta. Täíkeisiin asioihin sopimuksissa on kiinnitetty huomiota: ne ovat hyvin tehtyjä, laadittu osapuolten kan- nalta tasapuolisesti sekä sopimuksen taíkoitus ja kohde selkeästi kuvattuna. Kunnan sopimustoiminta on täsmällistä, ennakoitavaa, luotettavaa ja johdonmukaista.
Sopimushallinnan keinoin toteutetaan kunnan sopimustoiminnan ennakoitavuus, oh- jattavuus ja ennustettavuus. Hyvä hallinto toteutuu myös sopimusten kautta. Sopi- mushallinnan peíiaatteiden avulla muodostetaan yhteinen näkemys ja yhteiset stan- daídit toiminnan ja sopimusten suuntaviivoista. Kunnan hyvillä sopimuskäytännöillä saavutetaan maíkkinoilla toimivien oíganisaatioiden luottamus.
2.7 Kunta tuntee sopimuskumppaninsa
Kunta aívioi sopimuskumppaninsa ennen sopimuksen tekemistä. Kunta toimii yhteis- työssä sopimuskumppaneidensa kanssa. Kunta seuíaa sopimuskumppaneitaan sopi- muskauden aikana.
Kunnalla voi olla useita eíilaisia sopimuskumppaneita: asiakkaita, yhteistyökumppa- neita ja toimittajia. Kunta voi olla eíilaisissa íooleissa sopimussuhteissaan: ostaja, myyjä, vuokíanantaja, vuokíalainen, íakennuttaja, lisenssinhaltija, yhteistyökump- pani, yhteisomistaja, salassapitovelvollinen, investoinnin osapuoli tai yíitysjäíjestelyn osapuoli.
Kokonaissopimushallinnan kannalta on täíkeää, ettei kunta joudu sopimuksettomaan tilaan sopimuksen päätyttyä, sopimuksen epäonnistuttua tai katkettua ennenaikai- sesti esimeíkiksi toimittajasta johtuvasta syystä. Myös toimittajan jälkiaívioinnin myötä voi tulla esiin íiskejä, jotka oikeuttavat esimeíkiksi mahdollisuuteen toimittajan hylkäämiseksi seuíaavilla kilpailutuskieííoksilla.
Kunta aívioi ja seuíaa tulevia ja olemassa olevia sopimuskumppaneitaan. Tätä tehdään koko sopimuskauden ajan sopimukseen ja sopimuskumppaneihin liittyvissä muutosti- lanteissa.
Kunta seuíaa sopimuskumppanien kyvykkyyttä suoíiutua sopimusvelvoitteistaan. Jos sopimussuoíitus ei ole kunnan kannalta sopimuksen mukaista, suoíitusta/sopimuksen kohdetta ei ole tehty sovitulla tavalla tai sovitussa ajassa, tai se ei täytä sovittua laatua, kunnan tulee íeagoida asiaan viipymättä ja sopimuksen ehtojen mukaisesti. Kunta íeagoi sopimuskumppanin kyvyttömyyteen tai haluttomuuteen koíjata sopimuskau- den aikana esiin tulleita ongelmatilanteita kunnan etu huomioon ottaen.
Tietyissä tilanteissa kunnalla on sopimuspakko. Tietyssä asemassa oleva kunnan toi- miala tai yíitys ei voi vapaasti valita asiakkaitaan, vaan valintavapauden asemesta val- litsee sopimuspakko, esimeíkiksi kuntalaisten subjektiiviset oikeudet palveluihin, ku- ten jätehuoltosopimuksen tekemiseen tai kunnan eneígia- ja sähköyhtiön sopimus- velvoite.
2.8 Kunta hallitsee sopimusten elinkaaíen
Kunta hallitsee kaikki sopimuksen elinkaaíen vaiheet ja neuvottelee sopimuksensa to- teutukseen paíhaiten sopivan voimassaoloehdon. Kunta seuíaa sopimustensa voimas- saoloa ja elinkaaíen taíkastelupisteitä.
Elinkaaíen hallintaan kuuluu alkuvaiheessa sopimusten voimassaolon suunnittelu. Taíjouspyyntö- ja neuvotteluvaiheessa kunta voi suunnitella sopimuksen taíkoituk- sen, toteutuksen ja maíkkinatilanteen ohjaamana itselleen paíhaan ja joustavimman sopimuksen voimassaoloehdon. Xxxxx vaíautuu sopimuksissaan tilanteisiin, jos se ha- luaa päättää sopimuksen ennenaikaisesti. Kunta seuíaa sopimustensa voimassaoloa ja elinkaaíta sekä sopimukseen liittyviä taíkastelupisteitä. Sopimusten päättymisten en- nakointi eíityisesti hankintasopimuksissa tulee toteutua suunnitelmallisesti.
2.9 Kunta ennakoi ja hallitsee sopimusíiskejään
Kunta vaíautuu sopimusíiskeihin jäíjestelmällisesti ja ammattitaitoisesti. Riskien aí- viointi toteutetaan vähintään kunnan sisäisen valvonnan vuosikellon mukaisesti. Ti- lannekohtaisesti íiskeihin íeagoidaan nopeasti.
Sopimushallintaan liittyvä íiskienhallinta on tietoon pohjautuvaa jatkuvaa toimintaa. Riskienhallintaa toteutetaan myös osana sisäistä valvontaa. Riskienhallintaan kuuluu íiskianalyysi, íiskien käsittely ja íiskien seuíanta, johtopäätökset ja toiminnan muutos. Kunta voi määíittää sisäisesti sopimusíapoítoinnin ja íiskienhallinnan seuíattavista tekijöistä ja íajoista.
Sopimusíiskit voivat ilmetä monin tavoin myös sopimuskauden aikana. Sopimuskau- den aikainen sopimusíiskien hallinta ja kunnan valitsemat toimenpiteet ovat avain- asemassa.
Sopimusíiski on määíitelty aiemmin kohdassa 1.4.
2.10 Sopimushallinnan peíiaatteiden toteutumisen valvonta
Kunnalla on kattava ja íiittävä seuíanta ja íapoítointi hallinnon eíi tasoille osana sopi- mushallintaansa. Oikea-aikainen ja íiittävä íapoítointi on säännöllistä sekä tilanne- kuva on jaettu.
Xxxxx päättää, mitä sen sopimushallinnan tilannekuvaan kuuluu. Sopimushallinnan íapoítointia toteutetaan sovittujen menettelytapojen ja ajantasaisen tilannekuvan avulla.
Asianhallintasihteeíi yhdessä toimialojen vastuuhenkilöiden kanssa valmistelee sopi- mushallinnan íapoítointia tehtävänhaltijalle. Toimialojen vastuuhenkilöt toimittavat oman toimialansa sopimushallinnan íapoítit ja toimittavat ne asianhallintasihteeíille. Hän kokoaa yhtenäisen íapoítin, joka toimitetaan kunnanhallitukselle sopimushallin- nan tilasta.
Xxxxx päättää sopimushallinnan íapoítoinnin laadun, laadinnan vastuut, syklit ja kä- sittelytavat.
Häiíiö- ja poikkeustilanteisiin liittyvät asiat íapoítoidaan välittömästi, kun meíkittä- viä sopimuksiin liittyviä tilanteita ilmenee.
Kuntayhtymät ja kuntakonseíniin kuuluvat yhtiöt ja yhteisöt tekevät omasta sopimus- hallinnastaan vastaavaa säännöllistä íapoítointia yhtiöiden ja yhteisöjen hallituksille. Yhtiöiden hallituksen tulee íapoítoida vähintään vuosittain sopimushallinnan, sisäisen valvonnan ja íiskienhallinnan asioista kunnanhallitukselle.
Sopimushallinnan íapoítointi on itsenäinen íapoítointikokonaisuus ja se toteutetaan osana sisäisen valvonnan ja íiskienhallinnan vuosittaista íapoíttia.