Tekninen toimiala Siivouskilpailutus
Tekninen toimiala
Siivouskilpailutus
19.8.2024
TARJOUSPYYNTÖ
Ulvilan kaupungin tekninen toimiala pyytää tarjoustanne siivoustyön suorittamisesta päiväkodeissa Metsätähti, Metsätähden Lastentalon lapsiryhmät, Tuulenpesä, Harjuntasku, Heinähattu (Kaasmarkku), Nahkurinlehti, Peltowilla ja erilliskohteissa.
Sopimuskausi on 1.1.2025–31.12.2026. Tilaaja pyytää samalla myös optiotarjouksen
vuodelle 2027.
Mahdollisesta option käyttämisestä Ulvilan kaupunki päättää erikseen.
Siivoustyön toteuttaminen ja toteuttamiseen vaikuttavia asioita kohteittain on esitetty liitteissä 1 a ja 1 b. Kohteiden sijaintipaikka on esitetty karttaliitteessä.
Ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen työohjeet on esitetty liitteissä 2 a ja 2 b.
Erilliskohteiden perussiivous ei kuulu tarjouskyselyyn.
Hankinnan pääkuvaus
Hankinta koskee siivoustyön suorittamista sopimuskaudella päiväkodeissa Metsätähti, Metsätähden Lastentalon lapsiryhmät, Tuulenpesä, Harjuntasku, Heinähattu (Kaasmarkku), Nahkurinlehti, Peltowilla ja erilliskohteissa.
Siivoustyön toteuttaminen ja toteuttamiseen vaikuttavia asioita kohteittain on esitetty liitteissä 1 a ja 1 b. Kohteiden sijaintipaikka on esitetty karttaliitteessä.
Ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen työohjeet on esitetty liitteissä 2 a ja 2 b.
Erilliskohteiden perussiivous ei kuulu tarjouskyselyyn.
Ulvilan kaupunki | ||
Loukkurantie 1 | PL 77 | |
28450 Xxxxx-Xxxxxx | 28401 Ulvila | |
Avoinna ma–pe klo 8–15 | Vaihde (00) 000 0000 | |
Muut ehdot
Soveltuvuusvaatimuksilla määritellään millaista laatutasoa palvelulta ja palveluntuottajalta edellytetään; tarjouskilpailusta suljetaan pois sellainen tarjoaja, joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia ja jolla ei voida katsoa olevan edellytyksiä palvelun toteuttamiseksi.
Tilaajavastuulain mukaan ennen sopimuksen tekemistä tilaajan on pyydettävä ja toimittajan annettava tilaajan selvitysvelvollisuutta koskevan lain (1233/2006) mukaiset selvitykset, joissa todisteena ovat:
1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen
ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisen rekisteriin;
2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot;
3. selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetun lain
(1346/1999) 20 b §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä;
4. todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen
suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty;
5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista;
6. selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
Ennen sopimuksen tekoa sopimustoimittajaksi valitun tulee toimittaa edellä mainitut todistukset (enintään 3 kk vanhoja) tilaajalle.
Luetettavana selvityksenä hyväksytään myös xxxxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxx Kumppani-raportit, jotka sisältävät kaikki tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset. Yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimussuhteen aikana sopimuspuolen on toimitettava edellä mainitut todistukset tai tiedot 12 kuukauden välein.
Tarjouspyynnön sekä hankintalain mukaiset vaatimukset koskevat myös mahdollisesti käytettäviä alihankkijoita. Tarjoajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan.
Alihankkijan käyttämisestä on sovittava tilaajan kanssa erikseen ennen mahdollisen alihankkijan työn aloittamista.
RIKOSREKISTERIOTTEET:
Sopimustoimittajaksi valitun tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle asiaan kuuluvat rikosrekisteriotteet ennen sopimuksen allekirjoittamista. Jos otteita ei toimiteta tai jos niistä ilmenee jokin pakollinen poissulkemisperuste, ei sopimusta voida allekirjoittaa.
Ulvilan kaupunki | ||
Loukkurantie 1 | PL 77 | |
28450 Xxxxx-Xxxxxx | 28401 Ulvila | |
Avoinna ma–pe klo 8–15 | Vaihde (00) 000 0000 |
Otteet tulee toimittaa yrityksen hallinto-, johto tai valvontaelimen jäsenistä ja edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävistä henkilöistä. Lisäksi tulee toimittaa yrityksen/yhteisön rikosrekisteriote (yhteisösakko). Rikosrekisteriote ei saa olla yhtä
(1) vuotta vanhempi. Rikosrekisteriote tilataan oikeusrekisterikeskukselta.
Yli 12 kuukautta voimassa olevan sopimussuhteen aikana sopimuspuolen on
toimitettava edellä mainitut todistukset tai tiedot 12 kuukauden välein.
Huom!
-pyydämme täyttämään alla olevissa kohdissa kyllä- vastauksen, mikäli tarjoaja täyttää vaatimuksen. Kyllä vastauksen puuttumista voidaan pitää poissulkemis- perusteena.
Tarjoaja sitoutuu kaikilta osin tuottamaan palvelun tämän tarjouspyynnön ja liiteasiakirjoissa määritellyn mukaisena | Kyllä □ |
Tilaajan toiminnassa voi tapahtua muutoksia sopimusaikana (esim. kaupungin toimitiloja vähennetään tai toimintoja yhdistetään). Mikäli näin tapahtuu, tilaaja pidättää itsellään oikeuden irtisanoa ja ottaa omaksi työkseen yksittäisen kohteen tai kohteita. Tilaajan taholta yksittäisen kohteen osalta sopimuksen irtisanomisaika on kaksi (2) kk alkaen seuraavan täyden kuukauden alusta. Muutoksien hintavaikutus tarjouksessa annettujen yksikkö mukaan | Kyllä □ |
Palvelun toimittajalla on työsuojeluvastuu omasta henkilöstään. | Kyllä □ |
Työnjohtajan tulee olla tavoitettavissa arkisin klo 8.00–15.00 välisenä aikana. | Kyllä □ |
Työturvallisuuden ja työnopastuksen vuoksi tilaaja vaatii, että työkohteiden käyttökielenä on suomi. Työntekijöiden tulee ymmärtää suomenkielisiä työohjeita ja työsuojelumääräyksiä. | Kyllä □ |
Palvelun tuottaja huolehtii myös käyttämiensä siivousteknisten tilojen siisteydestä. | Kyllä □ |
Mikäli siivoustyötä toteutetaan erillisenä palveluna arkipyhinä tai pyhäpäivinä, tuntiveloitushinnasta sovitaan erikseen. | Kyllä □ |
Työkohteessa on oltava läsnä tarjouspyynnön esittämä aika. | Kyllä □ |
Tilaaja pyytää samalla myös optiotarjouksen vuodelle 2027. Option lunastamisesta sovitaan yhteisesti vuoden 2026 aikana. Tarjoajan tulee antaa option hintatarjous vuodesta 2027 (liite 3)
VASTUUVAKUUTUS:
Tarjoavalla yrityksellä tulee olla viimeistään sopimuksen tekohetkellä voimassa oleva vähintään 500 000 € vastuuvakuutus. Vakuutuksen on sisällettävä avainturva tilaajan mahdollisesti hukkaamien avaimien osalta. Vakuutuksen on katettava mahdollinen lukkojen uudelleen sarjoitus.
LIIKEVAIHTOVAATIMUS:
Tarjoavan yrityksen liikevaihdon on viimeiseltä kolmelta täydeltä tilikaudelta oltava vähintään 500 000 €/vuosi (keskiarvo), puhtaus-/siivousalalta. Todennettava pyydettäessä.
REFERENSSIT:
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vastaavan tyyppisestä (varhaiskasvatus/opetustilat) ja saman kokoluokan (kohteiden lukumäärä) siivouspalvelujen tuottamisesta vähintään kaksi (2) eri tilaajan kanssa tehtyä sopimusta, viimeisen kolmen (3) vuoden jaksolta.
Todennettava pyydettäessä.
LAADUNHALLINTA:
Tarjoajalla tulee olla dokumentoitu laatujärjestelmä. Todennettava pyydettäessä.
TUTUSTUMINEN KOHTEISIIN:
Tilaaja edellyttää, että palvelun tarjoaja tutustuu kohteisiin yhdessä palveluesihenkilö Xxxxxx Xxxxxxxx kanssa keskiviikkona 11.9.2024 klo 16.00 alkaen. Tarjoaja voi pyytää tutustumisen aikataulun Xxxxxx Xxxxxxxxxx (xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxx.xx) maanantaihin 9.9.2024 klo. 14.00 mennessä. Vain
kohteisiin tutustujat ovat kelvollisia jättämään tarjouksen. Erittäin painavasta syystä
voidaan katsoa muu aika. Aika sovitaan Xxxxxx Xxxxxxxx kanssa.
Siivouspalvelun aikana valvontaa tulee mukaan myös kohteiden yhteyshenkilöt. Yhteystiedot ilmoitetaan sopimuksen teon yhteydessä.
TYÖNJOHTO:
Palvelun tarjoajan on nimitettävä siivoustyönjohtaja jo tarjousvaiheessa. Siivoustyönjohtajalla tulee olla vähintään 2 vuoden kokemus vastaavan tasoisen siivoustyön johtamisesta. Työnjohtajan tulee omata sujuva suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito.
Todennettava pyydettäessä.
Tarjousten hintavertailun peruste
Palvelun tarjoajan valintaperusteena on alin yhden vuoden yhteishinta. Hintaan
lasketaan kunkin kohteen ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen hinta.
Palvelu ostetaan yksikköhintaperusteisena (€/h) ja perussiivous kokonaishinta perusteisena. Mikäli palvelun tuntimääräkohteissa normaalina arkityönä muuttuu, yksikköhintaa ei muuteta.
Kaikki hinnat annetaan arvonlisäverottomina (alv 0 %), laskutuksen yhteydessä laskuun lisätään kulloinkin voimassa olevan alv.%
Hinta ja kaupalliset ehdot
Tarjous tulee antaa kiinteänä hintana vuosien 2025–2026 ajalle hankinnan kohteen kriteereissä eritellyn mukaisesti. Lisäksi annettaan hinnat optiokaudelle 2027. Hinnat pyydetään antamaan arvonlisäverottomina (alv 0%). Huom! Matka-aikoja ei korvata.
Laskutus ja maksuehto
Laskutus tapahtuu kuukausittain ja perussiivoukset erikseen jälkikäteen. Laskussa
tulee olla kohteet eriteltynä. Tilaaja antaa laskutusohjeet palvelun tuottajalle. Tilaaja käsittelee ostolaskuja sähköisesti.
Maksuehto on laskun saapumisesta väh. 21 päivää netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko
Palveluntuottaja sitoutuu kaikilta osin toimittamaan palvelun voimassa olevan tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen sekä tarjouspyynnön liitteen Henkilötietojen käsittelyn ehdot mukaisena.
Hylkäämisperusteet
Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön mukaisesti sekä tarjoushinnat tulee ilmoittaa pyydetyllä tavalla.
Tarjous hylätään, jos tarjous myöhästyy tai jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, jota koskee hankintalain 80
§:n mukainen poissulkemisperuste.
Euroopan Unionin hankintadirektiivi 2014/24/EU velvoittaa hankintayksikön sulkemaan pois hankintamenettelystä tarjoaja, jonka ylimpään johtoon kuuluva henkilö on lainvoimaisesti tuomittu direktiivin 57 artiklassa mainituista rikoksista. Direktiivin 60 artiklan mukaan tarjoaja voi todistaa tämän rikosrekisterin otteella.
Sopimustoimittajaksi valitun tarjoajan tulee toimittaa hankintayksikölle asiaan kuuluvat rikosrekisteriotteet ennen sopimuksen allekirjoittamista. Jos otteita ei toimiteta tai jos niistä ilmenee jokin pakollinen poissulkemisperuste, ei sopimusta voida allekirjoittaa.
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi.
Xxxxxxx pidättää itsellään oikeuden hylätä tehdyt tarjoukset.
Sopimuksen erimielisyydet
Sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään ensisijaisesi neuvottelemalla, välimiesmenettelyllä tai viime kädessä Satakunnan käräjäoikeudessa.
Reklamointimenettely/sanktio
Tilaaja voi perustellusta syystä antaa palvelun tuottajalle palvelutoimintaa koskevan kirjallisen huomautuksen. Mikäli huomautuksia on vähintään kolme (3) kpl kahdessa (2) kuukaudessa, on tilaajalla oikeus vaatia palvelun tuottajalta 300 € (alv 0%) hyvityksen. Kirjallisen huomautuksen voi antaa palvelupäällikkö Xxxx Xxxxxxxxx tai tekninen johtaja Xxxxx Xxxxxxxxx.
Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana
Jos palvelun tuottajalle on annettu palvelutoimintaa koskevia kirjallisia huomautuksia vähintään 6 kpl kahden (2) kuukauden aikana, on tilaajalla oikeus irtisanoa sopimus 3 kuukauden irtisanomisajalla.
Sopimusmenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus ja hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana.
Sopimuskauden alkaessa ja aikana tilaaja ja tarjoaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä tarjousasiakirjojen mukainen hankinnan sisältö ja laatu käytännössä tarkoittavat sekä määritellään tarkemmin mm. toimintatapa, raportoinnin sisällöt ja asiakastietojen käsittely.
Toimeksiantoa voidaan tarvittaessa laajentaa tai supistaa.
Sopimuskauden aikana asiakkaan tai tilaajien toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän sopimuksen kohteena olevan hankinnan järjestämiseen, laajenemiseen tai supistamiseen. Tällöin sopimusasiakirjoja tarkistetaan tarvittavin osin, eikä Tarjoajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen.
Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.
Kumpikaan osapuoli ei saa siirtää tehtyä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. Mikäli tarjouspyynnössä, tarjouksessa ja ostopalvelusopimuksessa on keskenään ristiriitaisia tietoja, asiakirjojen noudattamisjärjestys on seuraava:
1. Ostopalvelusopimus
3. JYSE 2014
4. Tarjous
Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esimerkiksi olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan viipymättä toiselle sopijapuolelle.
Asiakirjojen julkisuus
Hankintaa koskevat asiakirjat katsotaan julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) siten kuin julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) 138 §:ssä säädetään. Tämän jälkeenkään eivät liikesalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot ole julkisia. Tästä syystä palvelun tarjoajan tulee tarjouksessaan määritellä
selkeästi liike- ja ammattisalaisuuden piiriin kuuluvat tiedot. Tarjotun palvelun kokonaishinta ei kuitenkaan ole liike- tai ammattisalaisuus. Asianosaisella on oikeus saada tieto asiakirjoista jo ennen niiden julkiseksi tuloa, jos on kyse asiasta, joka voi tai voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn.
Päätöksenteon perusteet
Päätöksen asiassa tekee Ulvilan kaupunki.
Palvelun tarjoajan valintaperusteena on alin hinta vuosille 2025–2026.
Tilaaja ratkaisee palvelun tuottajan kaikkien kohteiden yhteenlasketulla hinnalla eli valitaan yksi siivouspalvelun tuottaja.
Muut asiat
Kartelli ehto
Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinoharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella.
Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvaa sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen.
Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä.
Muut tiedot
HANKINTAYKSIKÖN ESITTELY
Hankintayksikkönä on Ulvilan kaupungin tekninen toimiala
Tarjousten lähettäminen ja voimassaolo
Tarjoukset tai osallistumishakemukset on lähetettävä sähköisesti
xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xx Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2024 asti.
Liitteet
Liitetiedostot henkilötietojen_käsittelyn_ehdot.pdf Liite 1 Tarjouspyyntölomake2024
Liite 1 a Päiväkotikohteet 2025-2026.pdf Liite 1 b Erilliskohteet 2025-2026.pdf Liite 2 a ohjeet päiväkodit.pdf
Liite 2 b työohjeet erilliskohteet.pdf
Liite 3 Optiotarjous Päiväkodit ja erilliskohteet 2027_1.docx Sijaintikartta_päiväkodit_ja_erilliskohteet_2025.pdf
Allekirjoittajat
ULVILAN KAUPUNKI
Tekninen toimiala
Nimi Titteli
Xxxxx Xxxxxxxxx tekninen johtaja Xxxx Xxxxxxxxx palvelupäällikkö
Ulvilan kaupunki | ||
Loukkurantie 1 | PL 77 | |
28450 Xxxxx-Xxxxxx | 28401 Ulvila | |
Avoinna ma–pe klo 8–15 | Vaihde (00) 000 0000 | |