Tietopalvelusopimus
1 Sopijapuolet
Tietojen luovuttaja:
(Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä), myöhemmin ”oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä”
Yhteystieto-osoite
Tietojen vastaanottaja:
(Hyvinvointialue), myöhemmin ”hyvinvointialue”
Yhteystieto-osoite
Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön, jonka tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Ellei toisin ole sovittu, yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta.
Sopijapuolten yhteyshenkilöt on määritelty liitteessä 4. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toiselle sopijapuolelle.
2 Sopimuksen kohde
Sopimuksen kohteena on tietojen luovuttaminen Hyvinvointialueelle seuraavasta/seuraavista rekisteristä/rekistereistä.
(kunnan) oppilas- / opiskelijarekisteri (tai)
(oppilaitoksen) oppilas- / opiskelijarekisteri (tai)
seuraavien oppilaitosten oppilas- / opiskelijarekisterit
(oppilaitos)
(oppilaitos)
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on hyvinvointialueen esittämän tietopyynnön johdosta tehnyt päätöksen tietojen luovuttamisesta sekä vastaa luovutuksen lainmukaisuudesta. Tiedot luovutetaan hyvinvointiaueelle siten, kuin soveltuvassa lainsäädännössä ja tässä sopimuksessa ja tämän sopimuksen liitteissä on tarkemmin määritelty.
3 Tiedonsaantioikeudet ja tietojen käyttötarkoitukset
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja sopimuksen kohdassa 2 määritellyistä rekistereistä viranomaiselle, jolla lain säännöksen tai laissa säädetyn tehtävänsä perusteella on oikeus saada rekistereihin sisältyviä tietoja.
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä luovuttaa tässä sopimuksessa ja tämän sopimuksen liitteissä määritellyt tietosisällöt hyvinvointialueelle.
Tietojen luovutuksen perusteena oleva lainsäädäntö on määritelty tarkemmin liitteessä 1.
4 Luovutettavat tiedot ja luovutustapa (tekninen rajapinta)
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä luovuttaa tiedot hyvinvointialueelle seuraavasti:
tekninen rajapinta
katselukäyttöliittymä 31.12.2025 saakka
Luovutettavat tietosisällöt ja rajapinnat on kuvattu liitteissä 2a ja 2b.
Luovutettavissa tietosisällöissä mahdollisesti esiintyvistä virheistä vastaa Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä sen mukaan, mitä rekisterinpidosta ja siihen kuuluvista vastuista on erikseen säädetty rekisterien osalta. Mikäli tietosisällössä oleva virhe johtuu teknisestä virheestä, Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä vastaa teknisen virheen korjaamisesta.
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä ilmoittaa Hyvinvointialueelle teknisen rajapinnan avaamisesta.
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä vastaa virkailijakäyttöliittymien toteutuksesta katseluoikeuksien hallinnoimiseen 31.12.2025 saakka.
5 Tietojen suojaaminen
Tietoja luovutetaan teknisen rajapinnan avulla vain järjestelmiin, jotka toimivat vähintään tietoturvallisuuden perustasolla (VAHTI 2/2010). Tietojärjestelmän on 1.1.2020 alkaen täytettävä julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 4 luvussa määritellyt tietoturvallisuuden vaatimukset.
6 Muutokset tietosisältöön tai menettelyyn
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjällä on oikeus tehdä sellaisia muutoksia tekniseen rajapintaan, jotka eivät vaikuta sopimuksen mukaiseen tietojen luovutukseen, tai jotka ovat tarpeen vakavan tietoturvauhan torjumiseksi, tai jotka johtuvat pakottavasta laista tai viranomaismääräyksestä.
Jos näillä muutoksilla on vaikutusta luovutuksen tekniseen toteutukseen tai luovutettavien tietojen tietosisältöön, Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä ilmoittaa muutoksesta Hyvnvointialueelle hyvissä ajoin etukäteen. Jos tämä ei ole kohtuudella mahdollista esimerkiksi kiireellisen, vakavan tietoturvauhan torjumisen vuoksi, Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä ilmoittaa muutoksista viipymättä sen jälkeen, kun Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä on saanut tiedon kyseisestä seikasta.
Hyvinvointialueen tulee ilmoittaa Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjälle välittömästi, mikäli sen toteuttaman henkilötietojen käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, käyttötarkoitus tai luovutettavat tietosisällöt muuttuvat.
Hyvinvointialue ilmoittaa sopimuksessa mainituissa tietosisällöissä
havaitsemistaan virheistä sekä muista havainnoista ja muutostoiveista Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjälle.
7 Muut ehdot
Luovutettujen tietojen käsittely
Tietojen luovuttamisen jälkeen Hyvinvointialue vastaa saamiensa henkilötietojen käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ((EU) 2016/679) mukaisena rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että sen toteuttama henkilötietojen käsittely on lain mukaista koko henkilötietojen elinkaaren ajan.
Tietojen suojaaminen
Hyvinvointialue vastaa siitä, että se käsittelee vastaanottamiaan tietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti (ml. tietojen käsittelyyn liittyvä vaitiolo- ja salassapitovelvollisuudet) ja että tiedot on suojattu laissa edellytetyllä tavalla.
Tietojen säilyttäminen
Hyvinvointialueen osalta tietojen säilyttämistä ja arkistointia koskevat vaatimukset määräytyvät velvoittavan lainsäädännön sekä sitä mahdollisesti koskevien määräysten, ohjeiden ja muun vastaavan dokumentaation mukaisesti.
Tietojen luovuttaminen
Hyvinvointialueen oikeus saamiensa tietojen luovuttamiseen määräytyy sitä velvoittavan lainsäädännön mukaisesti.
8 Raportointi
Sopijapuolet sopivat tarvittaessa erikseen palvelun käyttöön liittyvästä raportoinnista.
9 Kustannukset
Tietojen luovutuksen rajapinnan toteutuksen kustannukset sekä rajapinnan ylläpidon vuosittainen maksu on määritelty liitteessä 3.
Hyvinvointialue vastaa itse kaikista kustannuksista tietojen vastaanottamiseen, suojaamiseen ja käyttämiseen rajapinnan kautta.
Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä ei korvaa järjestelmiensä muutoksista Hyvinvointialueen tietojärjestelmille aiheutuvia muutoskustannuksia.
10 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
Sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet ja on voimassa toistaiseksi.
Kummallakin sopijapuolella on oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
11 Sopimuksen muuttaminen
Sopijapuolet sopivat tätä sopimusta koskevista muutoksista kirjallisesti. Mikäli luovutettavia tietoja koskeva lainsäädäntö tai luovutettava tietosisältö muuttuu, sopijapuolet laativat tätä sopimusta tarkentavan tai täydentävän muutossopimuksen tai päivittävät liitteitä tarvittaessa. Muutossopimukset numeroidaan kronologisessa järjestyksessä.
12 Erimielisyydet ja sovellettava laki
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensi sijassa neuvotteluteitse. Mikäli asiassa ei kuitenkaan päästä yhteisymmärrykseen kolmen (3) kuukauden kuluessa, asia ratkaistaan (paikkakunnan) käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen ja siitä aiheutuviin erimielisyyksiin sovelletaan Suomen lakia.
Allekirjoitukset
Sopimus on laadittu kahtena (2) kappaleena, yksi kummallekin sopijapuolelle.
(Oppilas- / opiskelijarekisterinpitäjä) (Hyvinvointialue)
(Paikkakunta ja päiväys) (Paikkakunta ja päiväys)
(Nimi) (Nimi)
(Rooli) (Rooli)
____________________________ ____________________________