KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TULOSALUEIDEN
KESKI-POHJANMAAN KOULUTUSYHTYMÄN TULOSALUEIDEN
HANKINTASÄÄNTÖ
Hyväksytty 20.2.2014 § 16 yhtymähallitus
KESKI-POHJANMAAN HANKINTASÄÄNTÖ KOULUTUSYHTYMÄ
Hyväksytty 20.2.2014 § 16 yhtymähallitus
1 § Soveltamisala
Tässä säännössä määrätään koulutusyhtymässä tehtävistä hankinnoista. Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraa- mista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Kaikki säännössä ilmoitetut hintarajat on ilmoitettu ilman arvonlisäve- roa (alv 0 %).
2 §
Hankinnoissa noudatettavat määräykset
Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän hankinnoissa noudatetaan:
1. julkisista hankinnoista annettua lakia ja siihen liittyviä asetuksia
2. hankintasääntöä
3. hallintosääntöä
4. projektirahoituksella tehtävissä hankinnoissa noudatetaan rahoitta- jan antamia ohjeita.
Yhtymän hankintamenettelystä on tarkemmat ajantasaiset ohjeet intra- net-järjestelmässä. Soveltamismenettelystä ja ajantasaisista toimintaoh- jeista vastaa talous- ja hallintojohtaja.
3 §
Yleiset hankintaperiaatteet
Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdolli- suudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisim- paan lopputulokseen. Hankintaa suoritettaessa on kohdeltava tasapuo- lisesti kaikkia tarjoajia.
Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty xxxx- xxxx. Hankintasopimus voidaan laatia käyttäen julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 94) tai hankinnan laadun edellyttämiä mui- ta sopimusehtoja.
4 §
Hankintapäätökset käyttötaloushankinnoista
Tulosalueiden johtajat sekä heidän valtuuttamansa henkilöt päättävät käyttötalousmenoista tehtävistä tavara- ja palveluhankinnoista. Palve- luhankintojen osalta talous- ja hallintojohtaja, rehtori sekä aikuiskoulu- tusjohtaja voivat tehdä päätöksen enintään 50.000 euron palveluhan- kinnasta ja korkeintaan kolmen vuoden palvelusopimuksen osalta.
Kiinteistöpäällikkö päättää hallituksen hyväksymään kunnossapito- ohjelmaan ja kiinteistöpalvelun hallinnassa olevien tilojen ylläpitoon liittyvistä urakka-, hankinta- ja ostopalvelusopimuksista sekä kiinteis- töjen ylläpitoon liittyvistä liittymissopimuksista. Palveluhankintojen osalta kiinteistöpäällikkö päättää kiinteistö- ja ruokapalvelujen osalta enintään 50.000 euron palveluhankinnasta ja korkeintaan kolmen vuo- den palvelusopimuksen osalta.
Kiinteistöihin liittyvien vuokrasopimusten valmistelusta vastaa kiinteis- töpäällikkö. Talous- ja hallintojohtaja tekee päätöksen määräaikaisista, alle vuoden mittaisista kiinteistöjen vuokrasopimuksista.
Muista palveluhankinnoista päätökset tekee yhtymän johtaja hallinto- säännössä määritellyn mukaisesti.
5 §
Hankintapäätökset investointihankinnoista
Investointihankinnat on tehtävä yhtymähallituksen hyväksymän inves- tointisuunnitelman mukaisesti. Investointihankinnan raja on 10.000 eu- roa. Jos yli 10.000 euron hankinta halutaan tehdä käyttötaloushankinta- na tai alle 10.000 euron hankinta investointihankintana, on tästä sovit- tava talous- ja hallintojohtajan kanssa.
Ennen kuin investointihankintaa lähdetään kilpailuttamaan, tehdään investointipäätös. Opistojen ja yksiköiden osalta investointipäätökset ja hankintapäätökset tavarahankinnoista tekee talous- ja hallintojohtaja
200.000 euroon asti. Yhtymän johtaja tekee investointipäätökset muista tavarahankinnoista.
6 §
Hankinnan suorittaja
Kiinteistöpäällikkö ja kiinteistöpäällikön valtuuttamat henkilöt tekevät päätökset kunnossapitoon liittyvien hankintojen sekä kiinteistöihin liit- tyvien palvelusopimusten osalta. Rakennusurakoista kiinteistöpäällikkö tekee investointi- ja hankintapäätökset 50.000 euroon asti. Yli 50.000 eu- ron rakennusurakoista investointi- ja hankintapäätöksen tekee yhtymän hallitus ja yhtymän johtaja.
Käyttötalousmenoista tehtävät hankinnat suorittaa tulosalueen johtaja tai tulosalueen johtajan valtuuttama henkilö. Hankintavaltuutukset määritellään tulosalueen johtajan tekemällä viranhaltijapäätöksellä.
Investointihankinnoissa muodostetaan hankintaa varten työryhmä, joka suunnittelee ja toteuttaa hankinnan. Työryhmän kokoonpanon määrit- telee investointipäätöksen tekijä. Kiinteistöihin liittyvissä investointi- hankinnoissa työryhmän kokoaa kiinteistöpäällikkö ja ryhmässä on ol- tava edustajat toimipaikasta, kiinteistöpalveluista sekä yhtymän johtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. Muissa investointihankinnoissa opis- tojen osalta hankintatyöryhmään kuuluvat opiston edustaja ja yhtymä- palvelujen edustajana talous- ja hallintojohtaja tai hänen valtuuttaman-
sa henkilö. Konsernipalvelujen osalta talous- ja hallintojohtaja kokoaa työryhmän investointihankinnan suorittamista varten.
7 §
Yleinen hankintamenettely
Julkisia hankintoja ohjaavat kuntalaki, hallintolaki ja EY:n perustamis- sopimus. Nämä on huomioitava hankintoja tehdessä. Lähtökohtaisesti kaikki julkiset hankinnat tulee kilpailuttaa ja hankinnoissa tulee nou- dattaa avoimuuden sekä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohte- lun periaatteita:
1. hankinnasta tiedotetaan ja tarvittaessa ilmoitetaan riittävän laajasti
2. hankintamenettelyä koskevia tietoja ei salata
3. kaikki soveltuvat tarjoajat voivat jättää tarjouksen (avoin menettely) tai tarjousmenettelyyn valitaan riittävä määrä ehdokkaita (rajoitettu menettely, neuvottelumenettely),
4. tarjouskilpailun ratkaisemisesta tiedotetaan tarjouskilpailuun osal- listuneille
5. hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja tehdyt hankintapäätökset sekä hankintasopimukset pidetään yleisesti saa- tavana
6. yhdenvertainen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjousmenet- telyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla
Kynnysarvon ylittävissä (yli 30.000 euroa) noudatetaan lisäksi hankinta- lakia, jossa määrätään hankintamenettelystä.
8 §
Kynnysarvon alittavat hankinnat
Alle 30.000 euron hankinnat ovat nk. pienhankintoja, joissa noudatetaan koulutusyhtymän omaa ohjeistusta hankintamenettelyn suhteen.
Alle 1.000 euron hankinnat voidaan tehdä suorana ostona yhtymän joh- tajan, kiinteistöpäällikön ja yksiköiden johtajien määrittelemien ostoval- tuuksien rajoissa. Hankinnassa on huomioitava kokonaistaloudellisuu- den periaate. Kirjallista hankintapäätöstä ei tarvitse tehdä, mutta laskun hyväksymistietoon on kirjattava perustelut hankinnan edullisuudesta ja käyttötarkoituksesta.
1.000 – 5.000 euron hankinnat tehdään hintavertailun kautta. Xxxxxx- xxx suorittaja tekee vertailun tarjolla olevista vaihtoehdoista ja kokoaa tiedot lomakkeelle. Hintatarjoukset on pyydettävä soveltuvilta tarjoajil- ta tasapuolisesti, suosituksena on 3-6 tarjoajaa. Vertailun perusteella tehdään kirjallinen hankintapäätös. Hankintapäätös, vertailu ja tarjouk- set arkistoidaan hankinnan suorittavassa yksikössä ja hintavertailulo- make tallennetaan laskun liitteeksi.
5.000 – 30.000 euron hankinnoissa pyydetään kirjalliset tarjoukset sovel- tuvilta tarjoajilta, suosituksena on vähintään 3-6 tarjoajaa. Hankintaa varten laaditaan kirjallinen tarjouspyyntö, jossa määritellään selkeästi
hankinnan kohde. Tarjoajille on annettava riittävästi aikaa tarjouksen jättämiseen. Saatujen tarjousten perusteella tehdään vertailu ja kirjalli- nen hankintapäätös, johon kirjoitetaan perustelut päätökselle. Hankin- nasta tehdään viranhaltijapäätös Dynastia-järjestelmään. Hankintapää- tös, vertailu ja tarjoukset arkistoidaan hankinnan suorittavassa yksikös- sä ja hintavertailulomake tallennetaan laskun liitteeksi. Päätös lähete- tään tiedoksi tarjoajille.
9 §
Irtaimen hankintojen rekisteröinti ja vakuuttaminen
Kone- ja laitehankinnat kirjataan laskun hyväksymisen yhteydessä ja tavaran vastaanoton yhteydessä Primuksen kalustorekisteriin. Rekiste- röintivastuu on hankintapäätöksen tekijällä.
10 §
Ajoneuvo- ja työkonehankinnat sekä kiinteistöinvestoinnit tulee ilmoit- taa yhtymän vakuutusyhteyshenkilölle, joka vastaa vakuutusluetteloi- den ajantasaisuudesta.
Yhteishankinnat ja hankintayhteistyö
11 § Laatuvaatimukset
Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä voi olla mukana hankintarenkaissa tai kilpailuttaa yhteishankinnan kautta usein hankittavia tuotteita ja palveluita. Yhteishankinnan kautta kilpailutetut tuotteet ja palvelut on hankittava suoraan sopimusyrityksistä. Päätöksen yhteishankinnasta ja hankintayhteistyöhön osallistumisesta tekee kiinteistöihin liittyvien hankintojen osalta kiinteistöpäällikkö ja muiden hankintojen osalta ta- lous- ja hallintojohtaja.
Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta kor- keammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Tarjouspyynnössä esi- tetään laatua koskevat oleelliset vaatimukset. Nämä voivat koskea esi- merkiksi:
1. toimittajan valmiuksia
2. palveluun kohdistuvia valmiuksia
3. sovellettavia standardeja
4. teknisiä erityisvaatimuksia
5. koulutusta
6. ympäristövaikutuksia
7. energian säästöä
8. kestävää kehitystä
Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnak- kaistuotteita.