Vuoden 2023 istunnon yleiset sopimus- ja matkaehdot

Vuoden 2023 istunnon yleiset sopimus- ja matkaehdot

Soveltaminen

Näitä sopimusehtoja sovelletaan Nuorten Pohjoismaiden Neuvoston vuoden 2023 istuntoon liittyvään toimintaan ja järjestelyihin. Nuorten Pohjoismaiden Neuvoston sihteeristöä hallinnoi Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry, ja siihen sovelletaan siksi Suomen lainsäädäntöä.

Sopimusosapuolten yleiset velvoitteet

UNR:n jäsenjärjestöjen ja osallistujan vastuulla on antaa ilmoittautumisen yhteydessä oikeat henkilötiedot, kuten nimi, yhteystiedot jne. Ilmoittautumisen yhteydessä annetun osallistujan nimen on oltava täsmälleen sama kuin henkilön passissa. Jos nimi tai syntymäaika on väärä tai väärin kirjoitettu, UNR ei voi taata osallistujalle sisäänpääsyä istuntosaliin tai muihin tiloihin.

Jos järjestön edustaja on alaikäinen, osallistujan huoltajalta vaaditaan todistus, ettei edustaja ole UNR:n vastuulla istunnon aikana ja että huoltaja sallii osallistujan jakaa hotellihuoneen tuntemattoman täysi-ikäisen henkilön kanssa.

Sopimuksen voimassaoloaika, päättäminen ja siirtäminen

Sopimus astuu voimaan, kun Nuorten Pohjoismaisen Neuvoston sihteeristö on vastaanottanut ilmoittautumisen istuntoon. Sopimus on voimassa 31.12.2023 saakka. Sopimus on voimassa UNR/PNN:n ja jäsenjärjestön välillä silloin, kun istuntoedustajat ovat jäsenjärjestöjen valitsemia edustajia.

Ilmoittautuminen on sitova. Jos osallistuja sairastuu tai on estynyt, peruutuksesta on lähetettävä kirjallinen ilmoitus UNR:n sihteeristölle osoitteeseen xxx@xxx.xx. Osallistumismaksun takaisinmaksu edellyttää osallistujalta lääkärintodistusta tai jäsenjärjestön antamaa todistusta ylitsepääsemättömästä esteestä. Peruutus on tehtävä viimeistään viikkoa ennen lähtöä UNR:n sihteeristön aukioloaikoina eli arkisin klo. 9.00–16.00. Osallistumismaksun takaisinmaksu riippuu siitä, mitä suorituksia osallistujasta on jo tehty ja mitä niistä ei voi peruuttaa. Näitä voivat olla lennot, majoitus ja ateriat.

Jos osallistuja tai jäsenjärjestö on varannut edustajalle lentoliput eikä näitä voi siirtää tai peruuttaa kuluitta, osallistujan tai jäsenjärjestön on vastattava itse varauksen muutoskuluista. UNR vastaa vain yhden edustajan matkakuluista istuntoon jäsenjärjestöä kohden, eikä UNR siten korvaa ilman (edellä) mainittua painavaa syytä toisen edustajan lippuja tai käyttämättömiä matkoja.

Jos jäsenjärjestö ei maksa osallistumismaksua eräpäivään mennessä, UNR:lla on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi. Tämä tarkoittaa, että osallistujalta voidaan evätä läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus. UNR:n sihteeristö perii maksamattomia osallistumismaksuja siihen asti, että ne on maksettu, ja jäsenjärjestön oikeus osallistua tuleviin istuntoihin voidaan evätä, jos aikaisempia osallistumismaksuja on maksamatta. Jäsenjärjestölle lähetetään kirjallinen huomautus laiminlyödystä maksuvelvollisuudesta ja sen seurauksista.

Jos jäsenjärjestö haluaa lähettää useamman kuin yhden osallistujan istuntoon, sen maksettavaksi tulevat osallistumismaksun lisäksi myös matkakulut.

Jos osallistuja toivoo ilmoittautuessaan omaa huonetta, siitä veloitetaan osallistumismaksun yhteydessä lisämaksu.

Ilmoittautumiset

Jäsenjärjestöjen on ilmoitettava edustajansa määräajassa, ja osallistumismaksu maksetaan ilmoittautumisen yhteydessä.

UNR pyrkii ratkaisemaan sopimuksesta syntyvät erimielisyydet neuvottelemalla.

Yleiset matkaehdot

Nuorten Pohjoismaiden Neuvosto noudattaa Pohjola-Nordenin Nuorisoliiton matkaehtoja. Nuorten Pohjoismaiden Neuvoston työjärjestyksen mukaan

§ 5.2 Osallistumismaksu ja matkakulujen korvaaminen

Puheenjohtajisto päättää istuntojen osallistumismaksusta, ja se on kaikille sama. Osallistujat vastaavat itse matkojen varaamisesta ja maksamisesta. Jäsenjärjestöjen virallisten ehdokkaiden todellisiksi osoitetut matkakulut korvataan UNR:n matkaehtojen ja korvaussumman ylärajojen mukaisesti. Matkakulut korvataan vain yhdeltä henkilöltä jäsenjärjestöä kohden. Matkakulut korvataan vasta istunnon jälkeen, ei ennen sitä. Kaikista kuluista on esitettävä tositteet. Päivitetyt ja täydelliset matkaehdot ja korvauksen ylärajat lähetetään kutsun mukana. Jos osallistumismaksua ei makseta eräpäivään mennessä, osallistuja menettää puhe-, ääni- ja ehdotusoikeutensa istunnossa.

Osallistujat vastaavat itse matkan varaamisesta ja maksamisesta UNR:n istuntoon. Matkakulut korvataan vain yhdeltä henkilöltä jäsenjärjestöä kohden. Kaikista kuluista on esitettävä tositteet. Osallistujan on esitettävä varaustiedot, kuitit ja tarkastuskortit (boarding pass) saadakseen korvauksen. Matkajärjestelyt kannattaa tehdä hyvissä ajoin, jotta osallistujat pääsevät varmasti kokouspaikalle ajoissa ja kohtuulliseen hintaan.

Jäsenjärjestöjen virallisten ehdokkaiden todellisiksi osoitetut matkakulut korvataan alla mainittujen UNR:n matkaehtojen ja korvauksen ylärajojen mukaisesti.

Lähtömaa	Kulkuvälineen tyyppi	Korvaus enintään
Tanska	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	220 €
Suomi	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	270 €
Färsaaret	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	350 €
Grönlanti	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	1500 €
Islanti	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	300 €
Norja	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	250 €

Sverige	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	200 €
Ahvenanmaa	Paikallisliikenne, lento, bussi, juna ja lautat	300 €

Jos istuntoon matkustaa omalla autolla, kilometrikorvauksen myöntämisestä sovitaan kirjallisesti, ja korvauksena maksetaan 50 % Suomessa voimassa olevasta km-korvauksesta. Muiden kulkuvälineiden, kuten helikopterin tai taksin, käyttö korvataan vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti UNR:n sihteeristön kanssa.

UNR ei korvaa niin sanottuja joustavia lentolippuja tai lentojen vaihtamisesta tai peruuttamisesta johtuvia lisäkuluja.

Passi tai muu henkilöllisyystodistus

Osallistuja vastaa itse siitä, että hänellä on voimassa oleva passi tai muu henkilöllisyystodistus, joka oikeuttaa matkustamaan Pohjoismaiden välillä.

UNR ei vastaa mahdollisista taloudellisista tappioista tai lippujen vaihtamisesta, jos osallistujalla ei ole riittäviä matkustusasiakirjoja ja matka estyy tästä syystä.

Vakuutukset

Osallistuja vastaa itse omasta matkavakuutuksestaan. UNR ei vakuuta osallistujia.

Lähtöselvitys

Suosittelemme saapumaan lentoasemalle hyvissä ajoin ennen lähtöä ja noudattamaan lähtöselvityksessä lentoyhtiön suosituksia. Turva- ja passintarkastukseen voi olla pitkät jonot. UNR:lla ei ole velvollisuutta varata uutta matkaa, jos osallistuja myöhästyy lennoltaan. Tarkista aina etukäteen, sisältääkö lippusi ruumassa kuljetettavia matkatavaroita. Jos lippusi sisältää ruumassa kuljetettavia matkatavaroita, tarkista aina matkatavaroiden painoraja ennen lähtöä. UNR ei korvaa mahdollisia ylipainosta tai ylimääräisistä laukuista johtuvia matkatavarakuluja.

Sähköinen lippu ja tarkastuskortti

Kun olet varannut matkasi, saat sähköpostitse matkavahvistuksen ja matkasuunnitelman. Tarkista, että sinulla on lentokentällä mukanasi nämä tiedot. Matkakorvauksen saamiseksi vaaditaan matkalipun ostamisesta kuitti, josta ilmenevät ostopäivä ja kokonaissumma, ja lisäksi korvauslomakkeeseen liitetään tarkastuskortti (boarding pass).

Henkilötietojen käsittelyperiaatteet

Nuorten Pohjoismaiden Neuvosto (UNR) toimii rekisterinpitäjänä. UNR:a hallinnoi Pohjola-Nordenin Nuorisoliitto ry (PNN), y-tunnus 0276102–2, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxxx. PNN on siten UNR:n tietojenkäsittelystä ja toimintatavoista juridisesti vastaava oikeushenkilö. Nämä periaatteet ovat ote PNN:n vastaavasta asiakirjasta ja ne koskevat yksinomaan UNR:n toimintaan liittyviä käytäntöjä. Löydät UNR:n henkilötietojen käsittelyperiaatteet kokonaisuudessaan verkkosivustolta (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxxx-xxxx).

PNN:n hyväksymät tasa-arvon ja yhdenvertaisen kohtelun periaatteet ovat voimassa UNR:n istunnon aikana, mikä tarkoittaa muun muassa sitä, että istunnossa on kaksi yhdenvertaisuusvaltuutettua.

Tämän tapahtuman toteutuksessa kerätään vain tapahtuman järjestämistä ja läpivientiä sekä Pohjoismaiden neuvoston ja eri maiden valtuuskuntien kanssa tapahtuvaa viestintää varten tarvittavat henkilötiedot. UNR käsittelee siten erityisiä henkilötietoja eli arkaluonteisia tietoja. Näihin tietoihin kuuluvat esimerkiksi allergiatiedot ja puoluejäsenyyteen liittyvät tiedot. PNN ja UNR käsittelee saamiaan henkilötietoja sähköisissä tietojärjestelmissään ja palveluissaan luottamuksellisesti ja suljetuilla alustoilla.