OHJE HARMAAN TALOUDEN TORJUMISEKSI HELSINGIN KAUPUNKIKONSERNIN HANKINNOISSA

Kaupunginhallituksen hyväksymä p:nä SISÄLLYSLUETTELO

1 LUKU 2

SOVELTAMISALA 2

1.1 Määritelmät 2

1.2 Tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluvat hankinnat 2

1.3. Tilaajavastuulain (22.12.2006/1233) soveltamisalaan kuulumattomat hankinnat 2

1.4 Perusteet lukujen 2 - 6 soveltamatta jättämiselle 3

1.5 Kulunvalvonta ja henkilötunnisteet (9 Luku), alihankinnan ketjuttamisen rajoittaminen (Luku10) ja tietojen luovuttaminen Verohallinnolle (Luku 11) 3

1.6 Yhteishankinnat 3

2 LUKU 3

KAUPPA-, ENNAKKOPERINTÄ-, TYÖNANTAJA- JA ARVONLISÄVELVOLLISTEN REKISTERIIN REKISTERÖITYMISEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ 3

2.1 Menettely 3

2.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto 6

3 LUKU 7

VEROJEN JA LAKISÄÄTEISTEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUJEN MAKSAMISEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ 7

3.1 Menettely 7

3.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto 8

4 LUKU 9

VEROJEN JA LAKISÄÄTEISTEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUJEN MAKSAMISEN SELVITTÄMINEN SOPIMUSSUHTEEN AIKANA 9

4.1 Menettely 9

4.2 Hankintasopimuksen ehto 9

5 LUKU 10

TYÖHÖN SOVELLETTAVAN TYÖEHTOSOPIMUKSEN TAI KESKEISTEN TYÖEHTOJEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ 10

5.1 Menettely 10

5.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto 11

6 LUKU 11

SELVITYSTEN SÄILYTTÄMINEN 11

7 LUKU 11

ULKOMAISEN TYÖNTEKIJÄN TYÖNTEKO-OIKEUDEN PERUSTE 11

8 LUKU 12

POIKKEUKSELLISEN ALHAISET TARJOUKSET 12

9 LUKU 13

KULUNVALVONTA JA HENKILÖTUNNISTEET 13

10 LUKU 14

ALIHANKINNAN KETJUTTAMISEN RAJOITTAMINEN RAKENNUSURAKOISSA 14

11 LUKU 16

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN VEROHALLINNOLLE 16

11.1 Palveluhankinnat 16

11.2 Urakkasopimukset 16

11.3. Kulkulupatiedot 17

12 LUKU 17

OHJEEN VOIMASSAOLO 17

LIITE Kulkulupaluettelo

1 LUKU SOVELTAMISALA

1.1 Määritelmät

Tässä ohjeessa tarkoitetaan hankintasäädöksillä lakia julkisista hankinnoista (hankintalaki) ja lakia vesi- ja energiahuollon, liiken- teen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (erityisalojen hankintalaki).

1.2 Tilaajavastuulain soveltamisalaan kuuluvat hankinnat

Ohjeen 2 - 6 lukuja on sovellettava tilaajavastuulain (22.12.2006/1233) soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa. Ti- laajavastuulakia on sovellettava, kun

– tehdään hankinta, joka koskee vuokratun työntekijän käyttämistä,

– tehdään hankinta, jossa kaupunkikonsernin työtilois- sa tai työkohteessa työskentelee konsernin sopimus- kumppanin palveluksessa oleva työntekijä, jonka työ- tehtävät liittyvät kaupunkikonsernin toiminnassa ta- vanomaisesti suoritettaviin työtehtäviin tai konsernin tavanomaiseen toimintaan liittyviin kuljetuksiin tai

– tehdään rakentamista tai rakentamiseen liittyvää kor- jaus-, hoito- tai kunnossapitoa koskeva hankinta.

Edellä mainituissa tapauksissa 2 - 6 lukuja ei kuitenkaan sovelle- ta, jos

– vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä enintään 10 työpäivää tai

– hankintasopimuksen vastikkeen arvo ilman arvon- lisäveroa on alle 7500 euroa.

1.3. Tilaajavastuulain (22.12.2006/1233) soveltamisalaan kuulumattomat hankinnat

Hankinnoissa, jotka ylittävät niille hankintasäädöksissä säädetyt kynnysarvot, on noudatettava ohjeen 2,3, 4 ja 6 lukuja.

Hankinnoissa, jotka alittavat niille hankintasäädöksissä säädetyt kynnysarvot, on noudatettava ohjeen 2,3, 4 ja 6 lukuja siltä osin kuin hankintayksikkö pitää sitä tarpeellisena ottaen huomioon hankinnan arvon, laadun ja laajuuden.

Ohjetta ei sovelleta omana työnä toteutettaviin eikä myöskään sellaisiin hankintoihin, jotka jäävät hankintasäädösten sovelta-

misalan ulkopuolelle muulla perusteella kuin kynnysarvon alittu- misen johdosta, esimerkiksi hankintoihin hankintayksikön sidos- yksiköltä (in-house -hankinta).

1.4 Perusteet lukujen 2 - 6 soveltamatta jättämiselle

Lukuja 2 - 6 ei tarvitse soveltaa, jos hankintayksiköllä on perustel- tu syy luottaa tulevan sopijapuolen täyttävän lakisääteiset velvolli- suutensa sillä perusteella, että sopimuspuoli on valtio, kunta, kun- tayhtymä, Ahvenanmaan maankunnan kunta tai kuntayhtymä, seurakunta, seurakuntayhtymä, Kansaneläkelaitos tai Suomen Pankki, osakeyhtiölaissa tarkoitettu julkinen osakeyhtiö, valtion lii- kelaitos tai sen kokonaan omistama yhtiö, kunnan tai kuntayhty- män kokonaan omistama yksityisoikeudellinen yhteisö tai yhtiö taikka vastaava ulkomainen yhteisö tai yritys.

1.5 Kulunvalvonta ja henkilötunnisteet (9 Luku), alihankinnan ketjuttamisen rajoittaminen (Luku10) ja tietojen luovuttaminen Verohallinnolle (Luku 11)

Ohjeen 9-11 lukujen soveltamisala on määritelty kyseisissä luvuis- sa.

1.6 Yhteishankinnat

Kaupungin yhteishankinnoissa hankinnan kilpailuttava yhteishan- kintayksikkö huolehtii tämän ohjeen noudattamisesta.

2 LUKU

KAUPPA-, ENNAKKOPERINTÄ-, TYÖNANTAJA- JA ARVONLISÄVELVOLLISTEN REKISTERIIN REKISTERÖITYMISEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ

2.1 Menettely

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä

Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä on Verohallituksen ja Patentti- ja rekisterihallituksen yhdessä ylläpitämä tietojärjestelmä, johon merkitään yritykset, jotka ovat merkitty

– kaupparekisteriin,

– säätiörekisteriin,

– arvonlisävelvollisten rekisteriin,

– ennakkoperintärekisteriin tai

– työnantajarekisteriin.

Tilaajavastuu.fi-palvelu

Xxxxxxxxxxxxx.xx -palvelu on internetissä toimiva palvelu tilaajavas- tuulain edellyttämien tietojen selvittämisessä ja raportoinnissa.

Palvelusta saa hankittua tilaajavastuulain edellyttämät palvelun

toimittajaa koskevat tiedot, joita em. lain mukaan ovat ennakkope- rintä-, työnantaja-, kaupparekisteri- ja alv-rekisteriotteet sekä sel- vitykset verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksa- misesta sekä työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai nii- den keskeisistä ehdoista. Yritysten vero- ja työeläketiedot päivitty- vät palveluun suoraan Verohallinnosta ja työeläkeyhtiöistä noin kuukauden välein työeläkeyhtiöstä riippuen.

Tilaajavastuulain edellyttämien raporttien lisäksi Xxxxxxxxxxxxx.xx - palvelu seuraa valittujen toimittajien velvoitteiden noudattamista automaattisesti. Tilaaja saa sähköpostitse ilmoituksen, mikäli toi- mittajan tiedoissa on huomautettavaa. Palvelusta löytyy n. 6 000 yrityksen tilaajavastuuraportit. Helsingin kaupunki on tehnyt kon- sernitasoisen määräaikaisen sopimuksen (kaupunginjohtajisto 12.10.2011 (§23) palvelun käytöstä vuoden 2012 loppuun saakka.

Kaupparekisteri

Yksityinen elinkeinonharjoittaja on velvollinen tekemään perus- ilmoituksen kaupparekisteriin, jos

– hän harjoittaa luvanvaraista elinkeinoa (laki xxxx- xxxxxx harjoittamisen oikeudesta 3 §),

– hänellä on elinkeinotoimintaa varten pysyvä toimi- paikka eli omasta asunnosta erillinen liiketila tai

– hänen palveluksessaan on muu henkilö kuin xxxx- puoliso tai hänen alaikäinen tai muuten holhouksen- alainen lapsi tai lapsenlapsi.

Maatilatalouden tai kalastuksen harjoittaja ei ole ilmoitusvelvolli- nen.

Avoimen- ja kommandiittiyhtiön sekä osakeyhtiön on tehtävä aina perusilmoitus kaupparekisteriin.

Ennakkoperintärekisteri

Ennakkoperintärekisteriin merkitään se, joka harjoittaa elinkeino- toimintaa, maataloutta tai muuta tulonhankkimistoimintaa, josta saatavaa suoritusta ei ole pidettävä palkkana eikä urheilijan palk- kiona. Kun elinkeinonharjoittaja tai yritys on merkitty ennakko- perintärekisteriin, hankintayksikön ei tarvitse toimittaa ennakon- pidätystä maksamistaan työkorvauksista. Kaupunki ei kuitenkaan voi edellyttää, että sen kanssa kauppaa työsuorituksilla tekevät toimittajat kuuluvat ennakkoperintärekisteriin. Jos toimittajaa ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työkorvausten palkkionmak- sussa on noudatettava kaupungin pysyväispäätöskokoelmassa julkaistavia ohjeita.

Arvonlisävelvollisten rekisteri

Lähtökohtaisesti kaikki Suomessa liiketoiminnan muodossa ta- pahtuva tavaroiden ja palvelujen myynti on arvonlisäverovelvollis- ta, mutta säännöstä on lukuisia poikkeuksia. Esimerkiksi tervey- den- ja sairaanhoitopalvelun sekä sosiaalihuoltona tapahtuvasta palvelujen myynnistä ei suoriteta veroa.

Velvollinen suorittamaan veroa on tavaran tai palvelun myyjä. Jos ulkomaalaisella ei ole kiinteää toimipaikkaa Suomessa eikä hän ole hakeutunut verovelvolliseksi, verovelvollinen ulkomaalaisen Suomessa myymistä tavaroista ja palveluista on ostaja (käännetty verovelvollisuus).

Arvonlisäverovelvollista liiketoimintaa harjoittavan on tehtävä en- nen toiminnan aloittamista ilmoitus verohallintoon. Ilmoituksen pe- rusteella yritys merkitään arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Vä- häinen liiketoiminta on jätetty arvonlisäverotuksen ulkopuolelle.

Jos tilikauden liikevaihto on alle 8 500 euroa, yritys ei ole verovel- vollinen eikä tämän tarvitse ilmoittautua rekisteriin.

Työnantajarekisteri

Työnantaja, joka aloittaa säännöllisen palkanmaksun, on velvol- linen ilmoittautumaan työnantajarekisteriin. Kaupunki edellyttää, että sen kanssa kauppaa käyvät ja työntekijöilleen säännöllisesti palkkaa maksavat yritykset kuuluvat työnantajarekisteriin.

Rekisteröitymisen selvittäminen

Hankintayksikön on selvitettävä rekisteröityminen edellä mainittui- hin rekistereihin ennen hankintapäätöksen tekemistä sen tarjoa- jan osalta, joka alustavan tarjousvertailun mukaan on voittamassa tarjouskilpailun. Hankintayksikön on selvitettävä tilaajavastuulain mukaiset selvitykset myös alihankintaketjujen osalta.

Mikäli yritys ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, yrityksen tulee selvittää ne seikat, joista rekisteröimättömyys joh- tuu. Jos perustelut ovat lainmukaisia, kaupunki hyväksyy rekiste- röimättömyyden.

Hankintayksikön on itse tarkistettava tarjoajan rekisteröityminen kauppa-, ennakkoperintä-, arvonlisävelvollisten ja työnantajarekis- teriin yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä xxxx://xxx.xxx.xx/) tai pyy- dettävä tarjoajaa toimittamaan tarvittavat selvitykset määräaikaan mennessä. Tarkistuksesta on tulostettava dokumentti hankinta- asiakirjoihin. Rekisteröitymisen tarkistamisen voi tehdä myös Ti- xxxxxxxxxxx.xx / Valvoja-palvelun kautta, mikäli yritys on rekisteröi- tynyt Luotettava Kumppani-palveluun. Valvoja-palveluun jää tar- kistamisesta historiatiedot, eikä selvityksiä ole tarpeen muulla ta- voin arkistoida. Jos ulkomaalaista tarjoajaa ei ole merkitty em. re- kistereihin, hankintayksikön on pyydettävä tätä toimittamaan selvi- tys sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisesta rekisteröitymi- sestä. Selvitykset tulee toimittaa suomen kielellä. Mikäli ulkomai- sella yrityksellä ei ole y-tunnusta, tarjoajan tulisi ilmoittaa muu yri- tyksen käyttämä identifiointitunniste.

Rekisteröitymisen selvittäminen on tarpeen, jotta hankintayksikkö voi varmistua, että tarjoaja täyttää vero-oikeudelliset ja työnanta- javelvoitteensa.

Lisäksi hankintayksikön on pyydettävä tai itse tarkistettava kaup- parekisteriote siltä tarjoajalta, joka alustavan tarjousvertailun mu- kaan on voittamassa tarjouskilpailun. Kaupparekisteriotteessa on merkintä, jos tarjoaja tai sen johtohenkilö määrätty liiketoiminta- kieltoon, jolloin hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpai- lusta.

Tarjoajalta pyydettävien selvitysten on oltava hankintayksikön käytettävissä ennen hankintapäätöksen tekemistä, joten niiden toimittamiselle on asetettava määräaika.

Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä esitetyn mukaisesti yritys- ja yhteisötietojärjestelmään, vaikka lainsäädäntö tätä häneltä edellyttää, tai jos tarjoaja ei toimita selvitystä rekisteröimättömyy- den perusteesta tai kaupparekisteriotetta tai jos ulkomainen eh- dokas ei toimita vaadittua suomenkielistä selvitystä, suljetaan tar- joaja pois tarjouskilpailusta.

Jos tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, alustava tar- jousvertailu on tehtävä uudelleen ja edellä kerrotut selvitykset on tehtävä sitä tarjoajaa koskien ja pyydettävä siltä tarjoajalta, joka uuden vertailun perusteella voittaisi tarjouskilpailun.

Suorahankinnassa hankintayksikön on hankittava edellä esitetyt selvitykset siinä yhteydessä, kun toimittaja valitaan mukaan han- kintamenettelyyn.

2.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto

Edellä 2.1 kohdassa kerrottujen tietojen saamiseksi on hankinta- ilmoitukseen tai tarjouspyyntöön sisällytettävä seuraava ehto:

Tarjoajan on oltava rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekis- teriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin ennen kuin hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen, jos lain- säädäntö edellyttää rekisteröitymistä.

Hankintayksikkö itse tarkistaa tarjoajien rekisteröity- misen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä / Tilaajavas- tuu.fi-palvelusta tai tarjoaja toimittaa hankintayksikön pyynnöstä tarvittavat tiedot. Jos tarjoaja ei ole rekiste- röitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on tämän toimitettava hankintayksikön pyynnöstä ja esitetyssä määräajassa selvitys rekisteröitymättömyyden perus- teista.

Lisäksi tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa hankintayksikölle tarjoajaa koskeva kaupparekisteriote.

Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä ja sii- nä esitetyssä määräajassa suomenkieliset vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muul- la yleisesti hyväksytyllä tavalla.

Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhem- pia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna.

Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos

– tarjoajana on elinkeinonharjoittaja tai yri- tys, jonka yhtiömies taikka hallituksen jä- sen tai toimitusjohtaja taikka muussa sii- hen rinnastettavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon,

– tarjoajaa ei ole merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakko- perintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvon- lisävelvollisten rekisteriin, jos laki edellyt- tää tällaista rekisteröitymistä tai

– tarjoaja ei toimita tämän kohdan mukais- ta suomenkielistä selvitystä pyynnössä esitetyssä määräajassa.

3 LUKU

VEROJEN JA LAKISÄÄTEISTEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUJEN MAKSAMISEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ

3.1 Menettely

Suomalaisen tarjoajan on osoitettava maksaneensa verot ja elä- kevakuutusmaksut esittämällä hankintayksikölle ao. viranomaisen antama todistus. Ulkomaisten tarjoajien tulee toimittaa vastaavat suomenkieliset selvitykset sijoittumismaansa lainsäädännön mu- kaisesti.

Hankintayksikön on pyydettävä tai tarkistettava Xxxxxxxxxxxxx.xx – palvelun kautta edellä kerrotut selvitykset alustavan tarjousten vertailun jälkeen siltä tarjoajalta, joka vertailun perusteella tulisi voittamaan tarjouskilpailun. Selvitys on oltava hankintayksikön käytettävissä ennen hankintapäätöksen tekemistä, joten sen toi- mittamiselle on asetettava määräaika.

Jos tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisen eläkevakuu- tusmaksun maksamisen, on hankintayksikön suljettava tarjoaja

pois tarjouskilpailusta. Hankintayksiköllä ei kuitenkaan ole edellä kerrottua velvollisuutta, jos tarjoaja on tehnyt ao. maksunsaajan kanssa maksusuunnitelman laiminlyöntinsä korjaamiseksi tai jos laiminlyödyn veron tai maksun määrä on vähäinen.

Jos tarjoaja ei toimita pyydettyjä selvityksiä asetetussa määrä- ajassa, hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ul- kopuolelle.

Jos tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, on alustava tar- jousvertailu tehtävä uudelleen ja edellä kerrotut selvitykset on pyydettävä tarjoajalta, joka uuden vertailun perusteella voittaisi tarjouskilpailun.

Suorahankinnassa hankintayksikön on hankittava edellä esitetyt selvitykset siinä yhteydessä, kun toimittaja valitaan mukaan han- kintamenettelyyn.

3.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto

Edellä 3.1 kohdassa kerrottujen tietojen saamiseksi on hankin- tailmoitukseen tai tarjouspyyntöön sisällytettävä seuraava ehto:

Xxxxxxxxxx tekijän on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa hankintayksikölle seuraavat selvitykset:

– todistus verojen maksamisesta tai vero- velkatodistus taikka selvitys siitä, että ve- rovelkaa koskeva veronsaajan hyväksy- mä maksusuunnitelma on tehty sekä

– todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläke- vakuutusmaksuja koskeva maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.

Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväk- sytään myös muut kuin viranomaisen antamat todis- tukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotet- tavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Täl- lainen yhteisö on esimerkiksi rakennusalalla toimiva Rakentamisen Laatu RALA ry.

Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava hankintayksikön pyynnöstä suomen kielellä ja siinä esitetyssä määrä- ajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsää- dännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla.

Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuu- kautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna.

Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tämä on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläke- vakuutusmaksujen maksamisen tai jos tämä ei toimita edellä mainittuja selvityksiä suomenkielisinä pyyn- nössä esitetyssä määräajassa.

Jos maksujen laiminlyöntiä on kuitenkin pidettävä vä- häisenä tai jos tarjoaja on toimittanut maksunsaajan hyväksymän maksusuunnitelman, jää tarjoajan sul- keminen tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintayksikön harkintaan.

4 LUKU

VEROJEN JA LAKISÄÄTEISTEN ELÄKEVAKUUTUSMAKSUJEN MAKSAMISEN SELVITTÄMINEN SOPIMUSSUHTEEN AIKANA

4.1 Menettely

Hankintayksikön on valvottava, että sen sopimuskumppanit huo- lehtivat verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksa- misesta koko sopimuskauden ajan. Jotta valvonta olisi mahdollis- ta, on valvonnasta sovittava hankintasopimuksessa.

4.2 Hankintasopimuksen ehto

Hankintasopimukseen on sisällytettävä seuraava ehto:

Toimittajan on toimitettava hankintayksikölle sopi- mussuhteen aikana 3 kuukauden välein seuraavat selvitykset:

– todistus verojen maksamisesta tai vero- velkatodistus taikka selvitys siitä, että ve- rovelkaa koskeva veronsaajan hyväksy- mä maksusuunnitelma on tehty sekä

Mikäli tarjoaja on liittynyt Xxxxxxxxxxxxx.xx / Luotettava Kumppani-palveluun, edellä mainittuja selvityksiä ei erikseen tarvitse toimittaa tilaajalle. Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Tällainen yhteisö on esimerkiksi rakennusalalla toimiva Rakentamisen Laatu RALA ry.

Ulkomaisen toimittajan on toimitettava hankintayksi- kön pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa suo- menkieliset vastaavat tiedot sijoittumismaansa lain- säädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaaval- la todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä taval- la.

Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuu- kautta vanhempia niiden hankintayksikölle jättämis- päivästä laskettuna.

Lisäksi toimittajan on toimitettava hankintayksikölle sopimussuhteen aikana sen vaatimuksesta ja vaati- muksessa esitetyssä määräajassa edellä esitetyn mukaiset sekä muut tilaajavastuulain mukaiset selvi- tykset.

Hankintayksiköllä on oikeus purkaa sopimus, jos toi- mittaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten elä- kevakuutusmaksujen maksamisen tai jos toimittaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen so- pimuksen purkamista hankintayksikön tulee kirjalli- sesti huomauttaa toimittajaa laiminlyönnistä ja ilmoit- taa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa.

5 LUKU

TYÖHÖN SOVELLETTAVAN TYÖEHTOSOPIMUKSEN TAI KESKEISTEN TYÖEHTOJEN SELVITTÄMINEN HANKINNAN YHTEYDESSÄ

5.1 Menettely

Hankintayksikön on pyydettävä selvitys tai tarkistettava Tilaaja- vastuu.fi-palvelusta työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista siltä tarjoajalta, joka alustavan tarjous- vertailun mukaan on voittamassa tarjouskilpailun. Tarjoajan on pyynnöstä toimitettava selvitys hankintayksikölle ennen hankinta- päätöksen tekemistä ja sen toimittamiselle on asetettava määrä- aika.

Jos tarjoajan toimittama selvitys antaa aiheen epäillä, että tämä ei noudata tai rikkoo työhön sovellettavaa työehtosopimusta tai että työehdot eivät ole lain mukaisia, on hankintayksikön tutkittava voidaanko tarjoaja sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle hankinta- lain mukaisilla perusteilla.

Jos tarjoaja jättää pyydetyn selvityksen toimittamatta, on tarjoaja suljettava tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Jos tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, alustava tar- jousvertailu on tehtävä uudelleen ja edellä kerrotut selvitykset on pyydettävä siltä tarjoajalta, joka uuden vertailun perusteella voit- taisi tarjouskilpailun.

Suorahankinnassa hankintayksikön on hankittava edellä esitetyt selvitykset siinä yhteydessä, kun toimittaja valitaan mukaan han- kintamenettelyyn.

5.2 Hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön ehto

Edellä 5.1 kohdassa kerrottujen tietojen saamiseksi on hankinta- ilmoitukseen tai tarjouspyyntöön sisällytettävä seuraava ehto:

Xxxxxxxxxx tekijän on toimitettava pyynnöstä ja siinä esitetyssä määräajassa hankintayksikölle selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai kes- keisistä työehdoista.

Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhem- pia niiden hankintayksikölle jättämispäivästä laskettu- na.

Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tämä ei toimita selvitystä pyynnössä esitetyssä mää- räajassa tai jos hankintayksikkö arvioi saadun selvi- tyksen perusteella, että tarjoaja on syyllistynyt vaka- vaan virheeseen ammattitoiminnassaan.

6 LUKU

SELVITYSTEN SÄILYTTÄMINEN

Hankintayksikön tulee säilyttää saadut selvitykset vähintään kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt.

7 LUKU

ULKOMAISEN TYÖNTEKIJÄN TYÖNTEKO-OIKEUDEN PERUSTE

Ulkomaalaislain (301/2004) mukaan työnantajan on varmistuttava siitä, että palvelukseen tulevalla ja palveluksessa olevalla ulko- maalaisella on vaadittava työntekijän oleskelulupa tai että hän ei tarvitse oleskelulupaa.

Ulkomaisen työnantajan palveluksessa olevien työntekijöiden työskennellessä aliurakointityössä tai vuokratyövoimana, on Suomessa toimivalla pääurakoitsijalla tai pääteettäjällä velvolli- suus varmistua ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeuden perusteesta.

Ulkomaalaisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei ole Suomen kansa- lainen. Ulkomaalaiset työntekijät voidaan jakaa kolmeen ryhmään

− Pohjoismaiden kansalaiset

− EU/ETA-maiden kansalaiset

− Kolmansien maiden kansalaiset

Ulkomaalaislain mukaan EU/ETA-maiden kansalaiset eivät tarvit- se työntekijän oleskelulupaa työskennelläkseen Suomessa.

Työntekijän oleskeluluvalla tarkoitetaan ulkomaalaislain mukaan kolmansien maiden kansalaisilta vaadittavaa lupaa oleskella Suomessa, kun hänen tarkoituksenaan on sellaisen ansiotyön te- keminen, johon hänellä ei ole oikeutta muun oleskeluluvan nojalla tai ilman oleskelulupaa.

Suomalaiseen yritykseen suoraan palkattu ulkomaalainen on Suomessa työskennellessään työehtojen suhteen samassa ase- massa kuin suomalainen. Sekä ulkomaalaiseen että suomalai- seen työntekijään on siis sovellettava samoja Suomessa voimas- sa olevia työehtoja.

Kaupunkikonsernin hankinnoissa tilaajan on varmistuttava siitä, että kaupunkikonsernin työmailla ja muissa työkohteissa työsken- televillä ulkomaalaisilla on työnteko-oikeus Suomessa. Ulkomaa- laislain 73 ja 74 §:ien mukaan pääurakoitsijan on säilytettävä työ- maalla tiedot ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeuden pe- rusteista.

Valvonnan toteuttamiseksi tarjouspyyntöön ja hankintasopimuk- seen tulee sisällyttää ehto:

Palveluntuottajan/ urakoitsijan on pyydettäessä osoi- tettava, että työmaalla työskentelevillä henkilöillä on työnteko-oikeus Suomessa. Tämä osoitetaan ylläpi- tämällä ajantasaista luetteloa työmaalla työskentele- vistä henkilöistä sekä näyttämällä pyydettäessä tilaa- jalle/ rakennuttajalle kopiot työntekijöiden passeista tai EU/ETA-maiden kansalaisilta vaihtoehtoisesti ko- piot virallisesta henkilötodistuksesta.

8 LUKU

POIKKEUKSELLISEN ALHAISET TARJOUKSET

Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi hylätä hankinnan laa- tuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisen tarjouksen. Hankintayksikön on kirjallisesti pyydettävä tarjoajalta kirjallista selvitystä tarjouksen perusteista ennen tarjouksen hyl- käämistä.

Selvitys tulee pyytää, jos tarjoushinta suhteessa arvioituihin kus- tannuksiin on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa voida tarjotulla hinnalla sopimuksen mukaisesti suorittaa. Selvitys pyy- detään myös silloin, jos on ilmeistä, että tarjotulla hinnalla ei ole mahdollista hoitaa lain mukaisia työnantajavelvoitteita eikä mak- saa työntekijöille työehtosopimuksen mukaista palkkaa.

9 LUKU

KULUNVALVONTA JA HENKILÖTUNNISTEET

Tilaajavastuulain mukaisissa hankinnoissa, joissa toimittajan hen- kilökuntaa työskentelee kaupungin työkohteessa, on tarjouspyyn- töön ja hankintasopimukseen sisällytettävä ehto henkilötunnisteen käytöstä. Työturvallisuuslain 52a §:n mukaan tunnistetta ei kui- tenkaan tarvitse olla, jos kyse on tilapäisesti tavaraa rakennus- kohteeseen kuljettavasta henkilöstä. Rakennustyömaalla työsken- televille henkilöille pakollisessa kuvallisessa tunnistekortissa tulee nykyisin edellytettyjen tietojen lisäksi olla Verohallinnon antama veronumero. Puuttuvista henkilötunnisteista voidaan määrätä työmaakohtaisesti sovittu sopimussakko.

Kaupunkikonsernin työmailla tulee pitää ajantasaista kulkulupa- luetteloa (luettelo työmaalla työskentelevistä henkilöistä), jossa on vähintään Rakennusteollisuus RT ry:n kulkulupaluettelomallin mukaiset tiedot (ohjeen liitteenä). Kulkulupatiedot toimitetaan Ve- rohallintoon kuukausittain. Sähköistä kulunvalvontasovelluksen käyttöä suositellaan rakennustyömailla aina, kun se on mahdollis- ta.

Kun kyseessä on työturvallisuuslain mukainen yhteinen rakennus- työmaa (työturvallisuuslaki 52a §), on ehto seuraava:

Pääurakoitsijan tai työmaan johtovelvollisuuksista vastaavan urakoitsijan on huolehdittava siitä, että jo- kaisella yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevällä on työmaalla liikkuessaan näkyvillä henkilön yksilöivä kuvallinen tunniste, joka sisältää veronumeron. Tun- nisteesta on käytävä ilmi, onko työmaalla työskente- levä työsuhteessa oleva työntekijä vai itsenäinen työnsuorittaja. Työntekijän tunnisteessa tulee olla työnantajan nimi.

Jokaisen urakoitsijan tulee valvoa omien työnteki- jöidensä osalta kuvallisen tunnisteen käyttämistä.

Työmaalla tarvittavien kulkulupien myöntämiseksi on jokaisen urakoitsijan ilmoitettava pääurakoitsijalle tai työmaan johtovelvollisuuksista vastaavalle urakoitsi- jalle ennen työvaiheen aloittamista omien ja alihankki- joidensa työmaalla työskentelevien työntekijöiden ni- met, syntymäajat ja kotikunnat. Ulkomaalaisen työn- tekijän osalta tulee lisäksi ilmoittaa työnteko-oikeuden peruste.

Pääurakoitsija tai työmaan johtovelvollisuuksista vas- taava urakoitsija laatii tietojen perusteella kulkulupa- luettelon (luettelo työmaalla työskentelevistä henki- löistä) ja pitää luetteloa ajan tasalla. Luettelossa tulee olla vähintään Rakennusteollisuus RT ry:n kulkulupa-

luettelomallin mukaiset tiedot. Sähköisen kulkulupa- sovelluksen käyttöä suositellaan aina, kun se on mahdollista.

Kun kyseessä on muu työkohde, on ehto seuraava:

Toimittajan on huolehdittava siitä, että kaupungin työ- kohteessa työskentelevillä henkilöillä on henkilökoh- tainen tunniste, johon on merkitty henkilön nimi ja työnantaja ja veronumero. Tunniste kiinnitetään työ- vaatetukseen siten, että se on helposti nähtävissä.

Xxxxxxxx ehto on otettava toimittajan tekemiin ali- hankintoja ja työvoiman vuokrausta koskeviin sopi- muksiin.

Puuttuvista henkilötunnisteista voidaan määrätä sopimussakko. Tällöin tarjouspyyntöön ja hankintasopimukseen liitetään ehto:

Sopimussakko on x euroa puuttuvaa henkilötunnistet- ta kohti.

10 LUKU

ALIHANKINNAN KETJUTTAMISEN RAJOITTAMINEN RAKENNUSURAKOISSA

Kaupunkikonserniin sopimussuhteessa olevan palveluntuottajan/ urakoitsijan alihankkijalla/ aliurakoitsijalla on oikeus antaa hankin- ta/ urakka edelleen alihankintana/ aliurakkana. Tätä pidempiä ali- hankintaketjuja ei hyväksytä ilman erityisen perusteltua syytä.

Selvitykset alihankkijoista on saatava ennen hankintapäätöksen tekemistä, mikäli tarjoajaa ei ole velvoitettu nimeämään alihankki- joita jo tarjouksessa.

Kaikki alihankkijat/ aliurakoitsijat tulee hyväksyttää tilaajal- la/rakennuttajalla. Tilaaja/ rakennuttaja vaatii tilaajavastuulain mu- kaiset selvitykset alihankkijoista/ aliurakoitsijoista ennen työn aloit- tamista. Alihankkijaa/ aliurakoitsijaa ei hyväksytä, ellei hyväksytty- jä selvityksiä ole saatu. Selvitysten toimittamatta jättäminen sank- tioidaan joko sopimussakolla tai maksujen keskeyttämisellä..

Tarjouspyyntöön ja hankintasopimukseen tulee ottaa seuraava alihankinnan ketjuttamisen rajoittamista koskeva ehto:

Tilaajaan/ rakennuttajaan (alueurakassa kaupunkiin) sopimussuhteessa olevan palveluntuotta- jan/urakoitsijan alihankkijalla/ aliurakoitsijalla on oike- us antaa urakka edelleen alihankintana/aliurakkana. Hankinnan/ urakan ketjuttaminen tätä pidemmälle ei ole mahdollista ilman erityisen perusteltua syytä ja siihen on saatava tilaajan/ rakennuttajan (kaupungin) kirjallinen suostumus.

Ennen sopimuksen tekemistä alihankinnan/ aliurakan tilaajan on vaadittava ja alihankkijalta/ aliurakoitsijalta

on saatava tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vas- tuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä koskevan lain (Tilaajavastuulaki 1233 /2006) mukaiset selvityk- set Selvityksenä hyväksytään Rakentamisen Laatu RALA ry:n antama selvitys. Selvitykset on ~~vaadittaes-~~ sa esitettävä tilaajalle/ rakennuttajalle (kaupungille) alihankkijan/ aliurakoitsijan hyväksyttämisen yhtey- dessä.

Tilaaja/ rakennuttaja (kaupunkikonserni) ei hyväksy alihankkijaa/ aliurakoitsijaa (YSE 7 §:n 3 momentin ja AYSE 5 §:n mukaisten pätevien syiden lisäksi), jos

– tämä on laiminlyönyt verojen tai lakisää- teisten eläkevakuutusmaksujen maksa- misen. Tilaaja/ rakennuttaja voi hyväksyä alihankkijan/ aliurakoitsijan, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai jos alihankkija/aliurakoitsija on toimittanut maksunsaajan hyväksymän xxxxxxxxx- xxxxxxxx,

– tämä ei ole rekisteröitynyt kaupparekiste- riin, ennakkoperintärekisteriin, työnanta- jarekisteriin tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos laki tällaista merkitsemistä edellyttää,

– tämä ei ole toimittanut selvitystä työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista tai

– tämä on elinkeinonharjoittaja, joka on määrätty liiketoimintakieltoon tai yritys, jonka yhtiömies taikka hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja taikka muussa siihen rinnastettavassa asemassa oleva henkilö on määrätty liiketoimintakieltoon.

Sanktioiden käyttämisen mahdollistamiseksi tarjouspyyntöön ja hankintasopimukseen liitetään ehto:

Jos tilaajavastuulain mukaisia selvityksiä alihankki- joista/ aliurakoitsijoista ei ole toimitettu tilaajalle, voi ti- laaja keskeyttää työstä aiheutuneet maksut palvelun- tuottajalle/ pääurakoitsijalle.

Lisäksi hankintasopimukseen on liitettävä ehto, jonka mukaan työkohteessa sopimuksen vastaisesti ketjutetun urakoitsijan käy- töstä seuraa sopimussakko. Hankintayksikkö määrittelee sopi- mussakon määräytymisperusteet ja sakon määrän sopimuskoh- taisesti.

11 LUKU

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN VEROHALLINNOLLE

11.1 Palveluhankinnat

Osana harmaan talouden käytännön torjuntatyötä kaupunki on aktiivisesti pyrkinyt aikaansaamaan harmaan talouden viranomai- syhteistyötä esim. hankintoja koskevien laskutustietojen seulon- taan liittyvässä yhteistyössä Verohallinnon kanssa.

Kaupungilla on myös yhteistyötä Verohallinnon harmaan talouden selvitysyksikön kanssa harmaan talouden tilannekuvan muodos- tamisessa sekä Etelä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueen kanssa siltä osin kuin on kyse tilaajavastuulain noudattamiseen liittyvistä tarkastuksista kaupunkikonsernin ra- kennustyömailla.

Verohallinnolle ilmoitetaan neljännesvuosittain tiedot kaikista yli 7 500 euron (ilman arvonlisäveroa) palveluhankinnoista. Ilmoitus sisältää seuraavat tiedot:

• Yrityksen Y-tunnus

• Yrityksen nimi

• Euromäärä

Palveluhankintatiedot palautetaan Excel-taulukkoina osoittee- seen:

xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.

Kaupunki ja sen tytäryhteisöt luovuttavat sovituista hankinnoista tiedot verohallinnolle saaden verottajalta vastaavasti ns. verohallintopalautteen siitä, miltä osin palvelun toimittajien rekisteröitymisessä on ollut verottajan rekisteritietoihin nähden poikkeamia. Talous- ja suunnittelukeskus toimittaa poikkeamatie- dot edelleen virastoille, liikelaitoksille ja tytäryhteisöille tiedoksi ja mahdollisia toimenpiteitä varten. Verottajan ilmoittamien verolaji- kohtaisten häiriölajien ristiinajotaulukoiden pohjalta talous- ja suunnittelukeskus laatii kaupunginhallituksen harmaan talouden seurantaraportin.

11.2 Urakkasopimukset

Verohallinnolle ilmoitetaan tehdyt urakkasopimukset kuukausit- tain. Tarvittavia tietoja ovat:

Urakoitsijan tiedot:

Nimi

Urakoitsijan virallinen nimi

Y-tunnus

Urakoitsijan yritystunnus Lähiosoite

Urakoitsijan katuosoite

Postitoimipaikka

Urakoitsijan postinumero muodossa 00000

Yhteyshenkilö

Urakoitsijan rakentamisesta vastaava henkilö

Puhelin

Urakoitsijan puhelinnumero suuntanumeroineen (puhelin vakinaiseen toimipaikkaan)

Sähköpostiosoite

Urakoitsijan sähköpostiosoite

Urakan tiedot

Työmaan tunnus

Tilaajan oman työmaan nimi tai numero

Työmaan sijaintipaikka

Kunta, jossa työmaa sijaitsee (esim. Helsinki)

Urakoinnin laji

Vapaamuotoinen ilmaisu urakoitsijan tekemästä työstä (maalausurakka, sähköasen- nus)

Arvioitu valm. pvm

Arvio urakan valmistumisesta muodossa 1.1.2004

Arvioitu urakkasumma

Arvioitu/maksettu urakkasumma euroina: Urakkatieto voi hyvin koskea myös lähitulevaisuudessa alkavaa urakkaa, josta on tehty osapuolten kesken sitova sopimus

Urakkatiedot palautetaan Excel-taulukkoina osoitteeseen: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.

11.3. Kulkulupatiedot

Kulkulupatiedot toimitetaan kuukausittain Verohallintoon Raken- nusteollisuus RT ry:n kulkulupaluettelomallin mukaisin tiedoin (oh- jeen liitteenä) tai sähköisestä kulunvalvontajärjestelmästä saata- vana raporttina.

Kulkulupatiedot palautetaan Excel-taulukkoina osoitteeseen: xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.

12 LUKU

OHJEEN VOIMASSAOLO

Tämä ohje on voimassa x.x.2012 alkaen.

Tällä ohjeella kumotaan kaupunginhallituksen 17.11.2008 antama ohje harmaan talouden torjumiseksi kaupungin hankintojen yh- teydessä.

KULKULUPALUETTELO																02.12.2011
- LUETTELO TYÖMAALLA TYÖSKENTELEVISTÄ HENKILÖISTÄ																Täyttöohjeet
RAKENNUSTYÖMAA					Työmaa alkupvm					Rakennuttaja
	Pääurakoitsija				Työmaa loppupvm					Yhteyshenkilö
Valvoja/vastaava mestari										Puhelin
	Puhelin				Ilmoitusjakso alkupvm					Faksi
	Sähköpostiosoite				Ilmoitusjakso loppupvm
					Ulkomaisen työn- tekijän työnteko- oikeuden peruste
Lupa /nro	Työntekijän sukunimi	Työntekijän etunimi	Syntymäaika pp.kk.vv	Kotikunta	Työntekijän oleskelulupa	EU / ETA	muu	E101/E102/ A1	Työnantaja	Työnantajan y-tunnus / ulkomainen tunniste	Kulkulupa alkanut pp.kk.vvvv	Kulkulupa päättynyt pp.kk.vvvv	Kulkulupa palautettu pp.kk.vvvv	Tilaaja / sopimus- urakoitsija	Tilaajan / sopimus- urakoitsijan tunnus	Huom!
1	Xxxxxxxxxxx	Xxxxx	2.4.1961	Helsinki	x	x	x	x	Firma Oy	1234567-8	1.11.2008	31.12.2008	31.12.2008
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

Document Metadata

Table of Contents

OHJE HARMAAN TALOUDEN TORJUMISEKSI HELSINGIN KAUPUNKIKONSERNIN HANKINNOISSA

Document Metadata