LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT
LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT
Avaintoimi 2 – Pienimuotoiset kumppanuushankkeet - usean avustuksen saajan avustussopimukset
Sisällysluettelo
I. KERTAKORVAUKSIIN PERUSTUVIIN TOIMINTOIHIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT 2
II. HANKETOIMINTOJEN AVUSTUSKELPOISUUSEHDOT 2
IV. AVUSTUKSEN VÄHENTÄMINEN PUUTTEELLISEN, OSITTAISEN TAI VIIVÄSTYNEEN TOTEUTUKSEN VUOKSI 3
V. AVUSTUKSEN SAAJIEN TARKASTUKSET JA TOSITTEIDEN ESITTÄMINEN 4
I. KERTAKORVAUKSIIN PERUSTUVIIN TOIMINTOIHIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
Avustus maksetaan liitteessä II määritettynä kertakorvauksena.
Kiinteä korvaus kattaa kaikki kustannukset, jotka liittyvät suoraan hankkeen toimintojen toteutukseen.
Loppuraporttivaiheessa vaadittavat tositteet luetellaan tämän liitteen VII jakson a alakohdassa. Asiakirjatodisteita aiheutuneista kustannuksista (esim. laskut) ei vaadita loppuraporttivaiheessa. Avustuksen saajien on kuitenkin tämän liitteen VII jakson ja yleisten ehtojen II.27 artiklan mukaisesti kansallisen toimiston, komission tai tarkastuselimen pyynnöstä kyettävä esittämään näyttöä siitä, että toiminnot, joihin avustusta haettiin, on tosiasiallisesti toteutettu.
II. HANKETOIMINTOJEN AVUSTUSKELPOISUUSEHDOT
a) Avustuksen saajien on varmistettava, että hanketoiminnot, joille avustus myönnettiin, ovat avustuskelpoisia Erasmus+ -ohjelmaoppaassa kullekin avaintoimelle ja kullekin alalle vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.
b) Kansallisen toimiston on ilmoitettava avustuskelvottomiksi sellaiset toteutetut toiminnot, jotka eivät ole Erasmus+ -ohjelmaoppaan sääntöjen mukaisia, sellaisina kuin säännöt ovat täydennettyinä tässä liitteessä vahvistetuilla säännöillä, ja kyseisiä toimintoja koskevat avustusmäärät on maksettava täysimääräisesti takaisin. Takaisinmaksun on katettava kaikki kululuokat, joista avustuskelvottomalle toiminnolle myönnettiin avustusta.
III. LOPPURAPORTTI
Loppuraportti arvioidaan laatukriteerien perusteella, ja sille voidaan antaa enintään 100 pistettä. Jos loppuraportti saa yhteensä alle 60 pistettä, kansallinen toimisto voi pienentää lopullista avustusmäärää hankkeen puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella, vaikka kaikki ilmoitetut toiminnot olisivat avustuskelpoisia ja ne olisi tosiasiallisesti toteutettu. Kansallinen toimisto arvioi loppuraportin ja hankkeen tulokset käyttäen yhteistä laatukriteeristöä, jonka tärkeimmät kriteerit ovat seuraavat:
• missä määrin hanke toteutettiin hyväksytyn avustushakemuksen mukaisesti
• toteutettujen toimintojen laatu ja yhdenmukaisuus hankkeen tavoitteiden kanssa
• tuotettujen tuotteiden ja tulosten laatu
• oppimistulokset ja vaikutus osallistujiin
• missä määrin hanke oli innovatiivinen / täydensi muita aloitteita
• missä määrin hanke tuotti lisäarvoa EU:n tasolla
• missä määrin hankkeessa toteutettiin tehokkaita laatutoimenpiteitä ja toimenpiteitä hankkeen tuotosten arvioimiseksi
• vaikutus osallistuviin organisaatioihin
• toteutettujen tulosten levitykseen liittyvien toimintojen laatu ja laajuus
• hankkeen mahdollinen laajempi vaikutus yksilöihin ja organisaatioihin avustuksen saajien lisäksi.
IV. AVUSTUKSEN VÄHENTÄMINEN PUUTTEELLISEN, OSITTAISEN TAI VIIVÄSTYNEEN TOTEUTUKSEN VUOKSI
Kansallinen toimisto voi koordinaattorin loppuraportin (mukaan lukien liikkuvuustoimintoihin osallistuvien yksittäisten osallistujien raportit) ja hankkeen tulosten perusteella todeta hankkeen toteutuksen olevan puutteellista, osittaista tai viivästynyttä.
Lisäksi kansallinen toimisto voi myös ottaa huomioon muista asiaankuuluvista lähteistä saamansa tiedot, jotka osoittavat, että hanketta ei toteuteta sopimuksen määräysten mukaisesti. Muita tietolähteitä voivat olla kansallisen toimiston tekemät seurantakäynnit, akkreditointia koskevat väliraportit, asiakirjatarkastukset tai paikan päällä tehtävät tarkastukset.
Jos loppuraportti saa yhteensä alle 60 pistettä, kansallinen toimisto voi pienentää lopullista avustusmäärää toimen puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella, vaikka kaikki ilmoitetut toiminnot olisivat avustuskelpoisia ja ne olisi tosiasiallisesti toteutettu. Siinä tapauksessa avustusta voidaan vähentää seuraavasti:
- 10 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 50 mutta alle 60 pistettä
- 25 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 40 mutta alle 50 pistettä
- 50 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 25 mutta alle 40 pistettä
- 75 prosenttia, jos loppuraportti saa alle 25 pistettä.
Siinä tapauksessa, että jotakin suunniteltua hanketoimintoa ei toteuteta eikä sitä korvata toisella vastaavalla toiminnolla, kansallisen toimiston on vähennettävä avustusta kyseiseen
toimintoon osoitetulla määrällä siten kuin avustussopimuksen liitteessä II esitetään.
V. AVUSTUKSEN SAAJIEN TARKASTUKSET JA TOSITTEIDEN ESITTÄMINEN
Avustuksen saajat voivat sopimuksen liitteessä I olevan II.27 artiklan mukaan olla sopimukseen liittyvien tarkastusten kohteena. Tarkastusten tavoitteena on varmentaa, hallinnoivatko avustuksen saajat avustusta sopimuksessa esitettyjen sääntöjen mukaisesti, jotta voidaan määritellä lopullinen avustusmäärä, johon avustuksen saajat ovat oikeutettuja.
Loppuraportin tarkastus on suoritettava kaikille hankkeille. Lisäksi hankkeelle saatetaan tehdä vielä asiakirjatarkastus tai tarkastus paikan päällä, jos avustussopimus sisältyy kansallisen toimiston otokseen, jota Euroopan komissio vaatii, tai jos kansallinen toimisto on valinnut sopimuksen sen riskiarvioinnin perusteella kohdennettuun tarkastukseen.
Loppuraportin tarkastusta ja asiakirjatarkastusta varten koordinaattorin on toimitettava kansalliselle toimistolle I.2 jaksossa määritettyjen tositteiden kopiot (mukaan lukien muiden avustuksen saajien tositteet), ellei kansallinen toimisto vaadi toimittamaan alkuperäisiä tositteita. Kansallisen toimiston on palautettava alkuperäiset tositteet avustuksen saajalle analysoituaan ne. Jos avustuksen saajalla ei ole laillisia valtuuksia lähettää alkuperäisiä asiakirjoja loppuraportin tarkastusta tai asiakirjatarkastusta varten, niiden sijasta voidaan lähettää tositteiden fyysinen tai sähköinen kopio.
Kansallinen toimisto voi missä tahansa tarkastuksessa vaatia avustuksen saajia esittämään lisätositteita tai todisteita, joita vaaditaan yleensä jonkin muun tyyppisessä tarkastuksessa, yleisten ehtojen II.27 artiklan mukaisesti.
Erilaisiin tarkastuksiin on kuuluttava seuraavat:
a) Loppuraportin tarkastus
Loppuraportin tarkastus suoritetaan loppuraporttivaiheessa kansallisen toimiston tiloissa, jotta voidaan määritellä lopullinen avustusmäärä, johon avustuksen saajat ovat oikeutettuja.
Avustuksen saajan loppuraportin on sisällettävä seuraavat tiedot:
• Yksityiskohtainen kuvaus kustakin toteutetusta toiminnosta.
• Määrälliset ja laadulliset tiedot, jotka osoittavat, miten hakemuksessa esitetyt hankkeen tavoitteet on saavutettu.
• Hankkeen tulokset lataamalla ne Erasmus+ -hanketietokantaan.
• Itsearviointi, jossa ilmoitetaan prosentuaalisesti hankkeen tavoitteiden saavuttamisen taso.
b) Asiakirjatarkastus
Asiakirjatarkastus on tositteiden sekä hankkeen tosiasiallista toteutusta koskevan näytön perusteellinen tarkastus, joka suoritetaan kansallisen toimiston tiloissa joko loppuraporttivaiheessa tai sen jälkeen.
Koordinaattorin on pyydettäessä toimitettava kansalliselle toimistolle tositteet sekä tuotosten laatua koskeva näyttö.
c) Paikan päällä tehtävät tarkastukset
Kansallinen toimisto tekee tarkastukset paikan päällä avustuksen saajien tiloissa tai muissa hankkeen toteuttamisen kannalta olennaisissa tiloissa. Paikan päällä tehtävien tarkastusten aikana avustuksen saajien on annettava kansallisen toimiston tarkasteltavaksi alkuperäiset tositteet ja annettava kansalliselle toimistolle pääsy hankkeen kustannuksia koskeviin kirjauksiin avustuksen saajan kirjanpidossa.
Paikan päällä tehtävät tarkastukset voidaan toteuttaa seuraavissa muodoissa:
- Paikan päällä tehtävä tarkastus hankkeen toteutuksen aikana: Tämä tarkastus tehdään hankkeen toteutuksen aikana, jotta kansallinen toimisto voi varmentaa suoraan hankkeen kaikkien toimintojen ja osallistujien laadun, todenmukaisuuden ja avustuskelpoisuuden;
- Paikan päällä tehtävä tarkastus hankkeen päättymisen jälkeen: Tämä tarkastus tehdään hankkeen päättymisen jälkeen ja yleensä loppuraportin tarkastuksen jälkeen.