Tietojenkäsittelysopimus
Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva tietojenkäsittelysopimus on ProAgria Keskusten Liitto ry:n (Toimittaja) ja ProAgrian ja Maa‐ ja kotitalousnaisten jäsenenä toimivan yhdistyksen
(Yhdistys) välinen sopimus jäsentietojen käsittelystä.
Mikäli Yhdistyksen ja ProAgrian ja Maa‐ ja kotitalousnaisten väliset muut sopimukset ovat ristiriidassa tämän Tietojenkäsittelysopimuksen kanssa, sovelletaan Yhdistyksen ja Toimittajan välillä henkilötietojen käsittelyyn liittyen ensisijaisesti tässä Tietojenkäsittelysopimuksessa sovittua riippumatta siitä, mitä muihin sopimuksiin tai niiden liitteisiin on kirjattu. Tässä sopimuksessa käytetyt termit vastaavat Euroopan Unionin tietosuoja‐asetuksessa määriteltyjä termejä. Toimittajalla on oikeus muuttaa näitä ehtoja, mikäli se lainsäädännössä tai sen tulkinnassa tapahtuneen muutoksen tai Toimittajan toimintaympäristössä tai liiketoiminnassa tapahtuneiden muutosten vuoksi on perusteltua.
Rekisterinpitäjä ja henkilötiedon käsittelijä
Toimittaja käsittelee Tietojenkäsittelysopimuksen perusteella henkilötiedon käsittelijänä, varsinaisena yhdistyslain tarkoittamana jäsenluettelon ylläpitäjänä toimivan Yhdistyksen lukuun, määrittämässä tarkoituksessa ja ohjeistuksen mukaisesti tässä sopimuksessa määritettyjä Henkilötietoja ja niistä muodostuvaa henkilörekisteriä.
Henkilörekisterin tarkoitus on
1) Jäsenrekisteri toimii yhdistyslain tarkoittamana jäsenluettelona ProAgrian ja Maa‐ ja kotitalousnaisten jäsenistä
2) Jäsenrekisteri palvelee yhdistyksen sisäistä tiedottamista, jäsenmaksujen perintää ja tilastollisia tarkoituksia.
3) Jäsenrekisteri palvelee ProAgrian ja Maa‐ ja Kotitalousnaisten sisäistä tiedottamista, joka koskee jäsenyyden hoitoa.
Kerättävät henkilötiedot
Yhdistys määrittää, mitä tietoja kerätään. Toimittaja kerää ja säilyttää kuhunkin tapahtumaan liittyen käsittelyn kohteena olevat Yhdistyksen määrittämät ja Yhdistyksen käsittelytoimista laatiman tietosuojaselosteen mukaiset kustakin henkilöstä ilmoitetut tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi jäsenten nimitiedot, osoite‐ ja yhteystiedot, sukupuoli, syntymäaika, liittymis‐ ja eroamisaika, jäsenyydet maatalousseurajärjestön jäsenyhdistyksissä, jäsenlaskutusta koskevat tiedot sekä järjestöön liittyvät luottamustehtävät ja kohdennettua jäsentiedotusta varten kerätyistä luokittelutiedoista (esim. kiinnostuksen kohteet) sekä jäsenkyselyiden tuloksista.
ProAgria Keskusten Liitto ry. | Urheilutie 6, PL 251, 01301 VANTAA | Puh./Tel. x000 00 000 0000 | Kotipaikka Vantaa, Y 0201666-3 |
ProAgria Centralernas Förbund | Xxxxxxxxxxxx 0 X, XX 000, XX–00000 XXXXX, XXXXXXX | Hemort Vanda, Y 0201666-3 | |
Association of ProAgria Centres | Urheilutie 6 D, P.O. Box 251, FI–01301 VANTAA, FINLAND | Place of domicile Vantaa, Y 0201666-3 |
Käsiteltävät henkilötiedot eivät sisällä arkaluonteisia henkilötietoja (HetiL 11§) eikä henkilö‐ tunnusta.
Henkilötietojen käsittely
Periaatteet
ProAgria Keskusten Liitto ja Maa‐ ja kotitalousnaisten Keskus ry toimivat jäsenyhdistystensä katto‐organisaationa. Järjestön alueorganisaation muodostavat 11 ProAgria Keskusta ja niissä toimivat maa‐ ja kotitalousnaisten piirikeskukset.
Jäsentietoa käsittelevät vain ProAgria Keskusten Liitto ry ja Maa‐ ja kotitalousnaisten Keskus ry ja niiden jäsenet:
• ProAgria Etelä‐Pohjanmaa ry
• ProAgria Etelä‐Savo ry
• ProAgria Etelä‐Suomi ry
• ProAgria Kainuu ry
• ProAgria Keski‐Pohjanmaa ry
• ProAgria Keski‐Suomi ry
• ProAgria Lappi ry
• ProAgria Länsi‐Suomi ry
• ProAgria Oulu ry
• ProAgria Pohjois‐Karjala ry
• ProAgria Pohjois‐Savo ry
Yhdistys vastaa siitä, että sillä on oikeus ja tarvittavat suostumukset henkilötietojen käsittelyyn.
Toimittaja vastaa käsittelytoimiin liittyvän selosteen (Tietoturvaseloste) laatimisesta ja saatavilla pidosta. Yhdistys vastaa rekisteröityjen informoinnista. Toimittaja vastaa siitä, että se käsittelee Henkilötietoja asianmukaisia tietoturvaprosesseja noudattaen ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön ja Yhdistyksen tässä Sopimuksessa vahvistamien kirjallisten ohjeiden.
Toimittaja on velvollinen ilmoittamaan Yhdistykselle, mikäli Yhdistyksen antamat ohjeet Toimittajan arvion mukaan ovat lainvastaisia. Toimittaja toimii tarvittaessa yhteistyössä Yhdistyksen tietosuojasta ja ‐turvallisuudesta vastaavan henkilöstön kanssa. Henkilörekisteri sijaitsee EU:n alueella.
Tietojen säilytys
Jäsenrekisterissä säilytetään Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja 6 vuotta jäsenyyden päättymispäivän jälkeen, jonka jälkeen tiedot päättyneistä jäsenyyksistä poistetaan ProAgria Keskusten Liiton ja sen jäsenten toimesta.
ProAgria Keskusten Liitto ry. | Urheilutie 6, PL 251, 01301 VANTAA | Puh./Tel. x000 00 000 0000 | Kotipaikka Vantaa, Y 0201666-3 |
ProAgria Centralernas Förbund | Xxxxxxxxxxxx 0 X, XX 000, XX–00000 XXXXX, XXXXXXX | Hemort Vanda, Y 0201666-3 | |
Association of ProAgria Centres | Urheilutie 6 D, P.O. Box 251, FI–01301 VANTAA, FINLAND | Place of domicile Vantaa, Y 0201666-3 |
Toimittaja saa käsittelyn aikana ja sen päätyttyä säilyttää ja käyttää hyväksi henkilötiedoista anonymisoimalla syntyneitä tietoja jäsenyyden hoitoon liittyvän toimintansa ja tuotteidensa kehittämisessä. Anonymisoinnilla tarkoitetaan tietojen muokkaamista siten, ettei niistä voida millään toimenpiteillä enää tunnistaa henkilöitä.
Käsittelyn suorittajat
Toimittaja vastaa siitä, että Henkilötietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, jotka ovat sitoutuneet pitämään käsittelemänsä tiedot salassa.
Rekisterin käyttöön oikeutetuilla ProAgrian ja Maa‐ ja Kotitalousnaisten toimihenkilöillä on käytössään tunnukset ja salasanat, jotka oikeuttavat tietojen hakuun sähköisesti työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Jäsenyhdistyksillä on oikeus käyttää rekisteritietoja omien jäsentensä osalta. Yhdistyskohtaiset tunnukset annetaan yhdistyksen nimeämille luottamushenkilöille, jotka allekirjoittavat jäsenrekisterin käyttäjäsopimuksen.
Rekisteröidyn oikeudet
Toimittaja auttaa tarjoamillaan teknisillä rajapinnoilla Yhdistystä täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä sekä auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että ottaen huomioon Henkilötiedon luonteen, käsittelyn turvallisuus on asianmukaisesti hoidettu. Toimittaja ilmoittaa välittömästi Yhdistykselle tietoonsa tulleista Henkilötietoon liittyvistä tietoturvaloukkauksista sekä mahdollisuuksien mukaan auttaa tietoturvaloukkauksen ilmoittamisesta tarvittaessa myös rekisteröidyille. Toimittaja avustaa Yhdistystä soveltuvin osin tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa, ja on oikeutettu laskuttamaan Yhdistykseltä siitä aiheutuneet ylimääräiset kulut.
Tietosuojan varmistaminen
Rekisteripalvelu on toteutettu Amazon AWS ‐ympäristöön. Ympäristö täyttää useita kansainvälisesti hyväksyttyjä sertifiointeja. Lisätietoa AWS‐ympäristön turvallisuudesta ja voimassa olevat sertifioinnit voi tarkistaa täältä: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/. Rekisterin teknisenä ylläpitäjänä toimii Avoine Oy. Avoine käyttää rekisteripalvelun tuottamiseen ainoastaan AWS:n EU‐alueella sijaitsevia palveluita, eikä asiakkaan tietoja siirretä tai replikoida EU‐alueen ulkopuolelle. Yhteydet ovat SSL‐salattuja ja ympäristö on suojattu palomuurilla.
Toimittaja toimittaa Yhdistykselle pyydettäessä tarpeelliset asiakirjat ja sallii auditoinnit ja avustaa niissä sen osoittamiseksi, että Toimittaja noudattaa tämän liitteen määräyksiä.
Auditoinnin suorittajan on sitouduttava pitämään salassa auditoinnin yhteydessä saamansa tiedot. Yhdistys vastaa kaikista auditointien kustannuksista. Toimittaja ohjaa kaikki Yhdistykseen liittyvät tietosuojaviranomaisten tiedustelut myös Yhdistykselle. Toimittaja ei edusta Yhdistystä eikä toimi Yhdistyksen puolesta tietosuojaan liittyvissä asioissa.
ProAgria Keskusten Liitto ry. | Urheilutie 6, PL 251, 01301 VANTAA | Puh./Tel. x000 00 000 0000 | Kotipaikka Vantaa, Y 0201666-3 |
ProAgria Centralernas Förbund | Xxxxxxxxxxxx 0 X, XX 000, XX–00000 XXXXX, XXXXXXX | Hemort Vanda, Y 0201666-3 | |
Association of ProAgria Centres | Urheilutie 6 D, P.O. Box 251, FI–01301 VANTAA, FINLAND | Place of domicile Vantaa, Y 0201666-3 |
Vastuu vahingoista
Mahdolliset vahingonkorvausvastuut tai niiden rajoitukset on sovittu Yhdistyksen ja ProAgrian ja Maa‐ ja kotitalousnaisten välisissä muissa sopimuksissa.
Tietoturva
Toimittaja vastaa siitä, että sen henkilötietojen käsittelyyn liittyvään toimintaan sovelletaan dokumentoituja asianmukaisia riskienhallinta‐ ja tietoturvaprosesseja. Toimittaja toteuttaa tietosuojalainsäädännön ja tämän Sopimuksen määräämät riittävät tekniset ja organisatoriset suojatoimenpiteet käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Ottaen huomioon Yhdistyksen määrittämän henkilötietojen arkaluontoisuuden sekä niihin liittyvän riskitason, toimittaja suojaa henkilötietojen käsittelyssä käytettävät järjestelmät ja tietoliikenteen asianmukaisilla tietoturvaratkaisuilla sen varmistamiseksi, että henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja saatavuus on turvattu siihen saakka, että henkilötiedot on tämän sopimuksen mukaisesti poistettu Toimittajan järjestelmästä.
Paikka ja aika
Yhdistys
Allekirjoitus Nimenselvennys ja asema yhdistyksessä
ProAgria Keskusten Liitto ry
Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx
tietohallintojohtaja hallintojohtaja
ProAgria Keskusten Liitto ry. | Urheilutie 6, PL 251, 01301 VANTAA | Puh./Tel. x000 00 000 0000 | Kotipaikka Vantaa, Y 0201666-3 |
ProAgria Centralernas Förbund | Xxxxxxxxxxxx 0 X, XX 000, XX–00000 XXXXX, XXXXXXX | Hemort Vanda, Y 0201666-3 | |
Association of ProAgria Centres | Urheilutie 6 D, P.O. Box 251, FI–01301 VANTAA, FINLAND | Place of domicile Vantaa, Y 0201666-3 |