Asuinhuoneiden vuokrasopimukset ja vuokrasuhteiden hoitaminen
Asuinhuoneiden vuokrasopimukset ja vuokrasuhteiden hoitaminen
Kirsikoti ry:ssä käsittelemme vuokralaisia koskevia henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on lakien ja hyvän tiedonhallintatavan mukaan välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme tietoja ja mitkä ovat tietosuoja- asetuksen mukaiset oikeudet. Lisätietoja saa ensisijaisesti rekisteristä vastaavilta henkilöiltä.
Vastaamme siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Henkilöstömme noudattaa Kirsikodin tietoturvasuunnitelmaa.
Vuokralaisten asioita käsittelevät nimetyt esimiehet ja päätöksentekotilanteissa hallitus. Olemme allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot vuokralaisten henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista.
Rekisterinpitäjä
Kirsikoti ry.
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot:
Toiminnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx yhteisökasvattaja Xxxxx Xxxxxxx
puh. 040-7730007
Rekisterin nimi
Kirsikoti ry:n vuokrasopimukset ja vuokrasuhteiden hoitaminen
Henkilötietojen käyttötarkoitus:
Henkilötietoja kerätään Kirsikoti ry:n omistaman kiinteistön huoneiden vuokraamista ja vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden hoitamista varten (vuokralaisen henkilöllisyys, vuokran maksu sekä huoneen huolellinen hoito).
Rekisterin tietosisältö
Huoneiden vuokralaisilta kerätään seuraavia tietoja vuokrasopimuksessa:
• Vuokralaisen ja huoltajan/edunvalvojan nimi
• Henkilötunnus
• Yhteystiedot: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti
• Kiinteistön ja huoneen tiedot: osoite, huoneistotyyppi ja pinta-ala
• Vuokra-aika
• Tieto luovutetusta avaimesta
• Vuokranmaksukausi, asunnon vuokran määrä, käyttökorvauksien määrä, vuokran eräpäivätiedot, viivästyskoron määräytyminen, vuokrantarkistustiedot, vuokravakuuden muoto ja määrä
• Vuokrasopimuksen muut ehdot liittyen asunnon kunnossapitoon, korjaus- ja muutostöihin, asunnon luovutuskuntoon vuokrasuhteen päättyessä, kotivakuutukseen, sähkö- ja vesimaksuihin, tupakointikieltoon
Tietojen säilyttäminen
Kirsikoti ry säilyttää vuokrasopimuksia koskevat tiedot vuokraussuhteen ajan ja tämän jälkeen normaalitilanteessa viiden vuoden ajan. Pidempään tietoja säilytetään vain mikäli, yhdistyksellä on edelleen avoinna olevia saatavia vuokralaiselta. Tarpeettomat tiedot hävitetään varmistaen tietoturva.
Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisina tietolähteinä ovat vuokralaisten itsensä ja/ tai edunvalvojan antamat tiedot vuokrasopimuksessa. Tarvittaessa vuokranantajan lakiin perustuva oikeus: luottotietojen tarkistaminen ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietojen säännönmukaiset luovutukset Vuokrasopimuksen tiedot luovutetaan Kirsikoti ry:n asioita hoitaville työntekijälle vuokran laskutusta, vuokran tarkistusta ja vuokramaksun seurantaa varten.
Tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei ole.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Manuaalinen aineisto: Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa kaapissa.
ATK:lla käsiteltävät tiedot: ATK:lla käsiteltävät tiedot tallennetaan tietokantaan, joka on palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat turvallisissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Oikeutesi
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä sekä hänen huoltajalla/ edunvalvojalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voit tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Kirsikotiin rekisteristä vastaavien nimellä. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian. Voit käyttää tarkastusoikeuttasi kerran vuodessa maksutta.
Lisäksi rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti rekisterissä olevat mahdollisesti virheellisiksi havaitsemansa tiedot.
Lisäksi sinulla on oikeus saada oikeuksiesi toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä.
Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Xxxxxxxxxxxx 0,
00520 Helsinki.