PALVELUKUVAUS JA SOPIMUSEHDOT – KOKOUSPALVELUT

PALVELUKUVAUS JA SOPIMUSEHDOT – KOKOUSPALVELUT

Sopimuksen kohde

Sopimuksen kohteena on Tortinlinna Oy:n kokoustilat, xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, Xxxxx. Sopimikseen sisältyy kiinteistön tilojen vuokraus ja oikeus kokoustiloja ympäröivän piha-alueen käyttöön.

Kokousvaraus ja vahvistus

Kokousvaraus katsotaan sitovaksi silloin, kun se on vahvistettu. Vahvistettu varaus muodostaa sopimusasiakkaan

(”Sopimusasiakas”) tai tilaajan (”Tilaaja”) ja Tortinlinna Oy:n (”Tortinlinna”) välille sitovan sopimuksen.

Tortinlinna ei tee alustavia varauksia. Varaus on sitova varausvahvistuksesta alkaen, riippumatta siitä tehtiinkö varausvahvistus puhelimitse vai kirjallisena. Varaajan pitää olla täysi-ikäinen ja pyydettäessä todistaa henkilöllisyytensä.

”Sopimusasiakas” tarkoittaa sellaista yritystä tai henkilöä, jonka kanssa Tortinlinna on tehnyt erillisen sopimuksen kokouspalvelun käytöstä ja/tai laskutuksesta sen tai hänen edustajiensa toimesta. Sopimusasiakas vastaa nimeämiensä Tilaajien tekemistä varauksista ja tilauksista.

”Tilaaja” tarkoittaa sellaista yritystä tai henkilöä, jonka kanssa Tortinlinnalla ei ole erillistä kokouspalveluiden käyttöä koskevaa sopimusta, vaan joka käyttää palveluita kertaluontoisesti.

Varaus voi tapahtua Tilaajan henkilökohtaisella käynnillä, puhelimitse tai sähköpostilla Tortinlinnan asiakaspalveluun tai varausjärjestelmän kautta. Varauksen yhteydessä Tilaajan on annettava tilauksen toteutusta varten tarvittavat tiedot. Puhelimitse tehdyt varaukset vahvistetaan varauksen yhteydessä. Sähköpostitse ja varausjärjestelmän kautta tehdyt varaukset vahvistetaan varausjärjestelmän kautta.

Varattavan tilaisuuden minimikesto on 2 tuntia. Saapumatta jääminen veloitetaan varauksen koko arvosta. Sopimusasiakas / Tilaaja on vastuussa sekä varauksensa perusteella veloitettavista kustannuksista että tilaisuuden yhteydessä tilaamiensa tai kuluttamiensa palveluiden kustannuksista.

Tilaisuuden päättyminen

Tilaisuuden tulee päättyä varausajan puitteissa. Tilaajan ja tilaisuuteen osallistujien mahdollisesti kiinteistöön tuoma irtain omaisuus tulee viedä tilaisuuden päätyttyä pois kiinteistöstä. Tortinlinnalla on oikeus Tilaajan kustannuksella hävittää tai muutoin tarpeelliseksi katsomallaan tavanomaisella tavalla käsitellä kiinteistöön jätetty irtain omaisuus.

Kokoustekniikka

Kokoustilan hinta sisältää tilakohtaisen av-tekniikan ja langattoman nopean Wi-Fi yhteyden. Wi-Fi yhteys on suojattu vaihtuvalla salasanalla, salasanan luovuttaa Tortinlinnan henkilökunta.

Kokouspaketti

Kokouspaketti tarkoittaa aina kokonaishintaa henkilöä kohden, joka sisältää kokoustilan vuokran ja määritellyt kokoustarjoilut määritellylle ajankohdalle. Kokouspaketit veloitetaan tilatun henkilömäärän mukaisesti. Kokouspakettia ei pureta, vaan se veloitetaan aina sellaisenaan riippumatta, ovatko kaikki osanottajat osallistuneet kokoukseen tai kokoustarjoiluun, esim. aterioille

Ravintolapalvelut

Tortinlinnan määrittämällä ravintoloitsijalla on yksinoikeus ravitsemispalveluiden tarjontaan kiinteistössä, mikäli Xxxxxxxx kanssa ei ole sovittu erityisjärjestelyistä. Ravintolapalveluita voi tilata lisää puhelimitse tai sähköpostilla viimeistään 24 tuntia ennen tilaisuutta.

Erityisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityisjärjestelyitä, kuten kalustejärjestelyitä, erityislupia, ohjelmaa, orkesteria, erikoiskoristelua tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita, sovitaan niistä erikseen ja Sopimusasiakas/Tilaaja sitoutuu vastaamaan näiden aiheuttamista kustannuksista.

Hinnat

Tortinlinna pidättää oikeuden tehdä muutoksia voimassa olevaan hinnastoon. Kunkin tilauksen veloitukseen sovelletaan tilaisuuden varauksen vahvistushetkellä voimassa olevaa hinnastoa.

Hintoihin lisätään voimassaoleva arvonlisävero.

Sopimusasiakkaan / Xxxxxxxx vastuu

Sopimusasiakkaan / Tilaajan mahdolliset erityistoivomukset koskien varauksia ja palveluita tulee esittää varausvaiheessa. Tilaajan vastuulla on myös ilmoittaa mahdollisista allergioista ja erityisruokavalioista tilauksen yhteydessä.

Tilaaja on velvollinen suojelemaan vahingoilta kiinteistön tiloja, kalusteita ja tavaroita. Sopimusasiakas tai Tilaaja vastaa kaikista vahingoista joita Sopimusasiakkaan tai Tilaajan vieraat, laitteet, henkilökunta tai esiintyjät aiheuttavat kiinteistölle, kiinteistön irtaimelle omaisuudelle tai kolmannelle osapuolelle. Sopimusasiakas tai Tilaaja vastaa kiinteistöön tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta. Tilaaja on vastuussa myös vuokra- ajan jälkeen syntyneistä tai ilmenevistä vahingoista, jotka ovat aiheutuneet tiloissa olleiden toiminnasta tai huolimattomuudesta.

Tilaaja sitoutuu noudattamaan kiinteistön henkilökunnan ohjeita talon sekä tavaroiden, kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Suosittelemme vastuuvakuutuksen ottamista tilaisuuksiin. Tilaaja vastaa tilaisuutensa mahdollisesti edellyttämien viranomais- tai muiden lupien hankinnasta ja kustannuksista.

Siivous

Tilavuokra sisältää tilan suositellun käyttäjämäärän mukaisen, tilan normaalista käytöstä aiheutuvan siivouksen. Mikäli tilaisuutta ennen tai sen jälkeen tarvitaan erikoissiivousta, veloitetaan se erikseen.

Vuokralaisen tulee käyttää tiloja noudattaen normaalia siisteyttä ja hyviä käytöstapoja. Tilojen tulee olla asiallisessa kunnossa tilaisuuden jälkeen.

Vahinko, vahingonteko ja lisäsiivous

Tilaaja vastaa tilaisuuden aikana kiinteistölle ja ympäröiville alueille sekä näissä olevalle irtaimistolle ja muulle omaisuudelle aiheutuneista suorista ja välillisistä vahingoista sekä niiden korjaamisesta aiheutuneista kustannuksista. Mikäli kiinteistössä on tapahtuman jäljiltä lisäsiivouksen tai remontoimisen tarvetta sattuneiden vahinkojen tai ilkivallan vuoksi (esim. oksennus, tahrat seinillä), Tortinlinna laskuttaa nämä erikseen tilaisuuden jälkeen.

Tilaaja on velvollinen korvaamaan täysimääräisesti tilavuokran ja muiden palveluiden myynnin estymisestä aiheutuneet tulon menetykset siltä ajalta kun tilaa ei voida vuokrata.

Mikäli aiheutuneista vahingoista ei ilmoiteta oma-aloitteisesti, veloitetaan korvaushinnan lisäksi 150 € selvitys

maksu.

Viemäreiden tukkeutuessa sekä mahdollisen putkivuodon sattuessa tulee veden käyttö lopettaa välittömästi ja ilmoittaa tästä Tortinlinnan henkilökunnalle.

Säännöt ja turvallisuus

Hätätapauksessa tulee soittaa yleiseen hätänumeroon 112.

Sisätiloissa saa yhtäaikaisesti olla korkeitaan 25 henkeä. Mikäli tiloja on käyttämässä alle 18-vuotiaita, on tästä ilmoitettava varausta tehdessä. Teltalla tai asuntovaunulla / -autolla leiriytyminen kiinteistön pihaan on kielletty.

Äänentoistolaitteita ei saa olla xxxxxx xxx 00.00 jälkeen, myös sisätiloissa soitettavan musiikin tulee klo 23.00 jälkeen olla desibeleiltään sellainen, ettei ääni kantaudu pihalle. Mikäli juhlista ei aiheudu naapurustolle / ympäristölle häiriötä emme rajoita juhlien kestoa.

Tilaaja huolehtii ja vastaa siitä, että ajoneuvot pysäköidään niille osoitetuille pysäköintialueille. Tilaaja on velvollinen perehtymään laitteiden käyttöön annettuihin ohjeisiin ja noudattamaan niitä.

Tortinlinnan henkilöstöllä ja viranomaisella on oikeus keskeyttää tilaisuus, mikäli siitä katsotaan aiheutuvan vaaraa kiinteistölle, irtaimistolle, haittaa naapurustolle tai ympäristölle. Tilaisuus voidaan keskeyttää myös, mikäli sopimusehtoja ei noudateta.

Tupakointi kaikissa sisätiloissa on kielletty. Tupakointi on sallittu vain sille varatulla alueella pihalla siten, ettei siitä aiheudu haittaa. Tupakoinnista sisätiloissa veloitetaan 250 € tuuletusmaksu.

Tiloihin ei saa tuoda lemmikkiä. Tortinlinna ei vastaa luvattoman tupakoinnin tai eläinpölyn asiakkaalle aiheuttamista allergioista tms. ongelmista.

Tilaaja huolehtii omalla kustannuksellaan kaikista viranomaisten edellyttämistä luvista sekä seuraamuksista, mitkä aiheutuvat viranomaisten suositusten laiminlyönneistä.

Tilaaja on vastuussa siitä, että kaikki tilaisuuteen osallistuvat henkilöt noudattavat sopimusehtoja.

Alihankinnat

Tortinlinnalla on oikeus käyttää tämän sopimuksen puitteissa tuotettuihin palveluihin alihankkijoita ilmoittamatta asiasta Sopimusasiakkaalle tai Tilaajalle.

Peruutusehdot

Varauksien peruutuksissa ja varauksen yhteydessä ilmoitettujen henkilömäärien vähennyksissä noudatetaan peruutusehtoja.

Varaus on peruttavissa ilman kuluja 7 vuorokautta ennen tilaisuutta. Mikäli varaus perutaan 48 tuntia ennen tilaisuutta veloitetaan 50 % ja sen jälkeen 100 % varauksen kokonaisarvosta.

Peruutuksesta on aina ilmoitettava Tortinlinnalle kirjallisesti tai puhelimitse. Laskun maksamatta jättäminen ei ole peruutus.

Ylivoimaisesta esteestä johtuen (force majour) tai kiinteistön odottamattomasta käyttökelvottomuudesta (esim. vesivahinko, tulipalo, ilkivalta), Tortinlinna voi perua varauksen ilman korvausvelvollisuutta ennen varauksen alkua. Tilaajalla on tällöin oikeus saada maksamansa summa takaisin kokonaisuudessaan. Tortinlinna ei missään olosuhteissa korvaa peruutuksia, jotka ovat aiheutuneet ylivoimaisesta esteestä tai kiinteistön odottamattomasta käyttökelvottomuudesta koituneita välillisiä vahinkoja.

Maksuehdot

Tilojen veloitus perustuu varauksen mukaiseen varattuun aikaan. Mikäli tilan käyttöaika ylittää varatun ajan veloitetaan lisäksi ylimenevä aika varauksen tuntihinnan perusteella.

Tarjoiluiden ja kokouspakettien veloitus perustuu varauksen yhteydessä vahvistettuun henkilömäärään kuitenkin niin, että mikäli tilaisuuden lopullinen henkilömäärä on vahvistettua suurempi, veloitus tehdään toteutuneen henkilömäärän mukaan.

Laskun maksuehto on 14 vuorokautta netto.

Tortinlinnalla on oikeus periä Sopimusasiakkaalta/Tilaajalta kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen viivästyskorko sekä viivästyneen laskun perimisestä aiheutuneet kulut.

Tilaajan saaman varausvahvistus ja laskun arvonlisäveroa koskeva laskelma saattavat poiketa toisistaan järjestelmäteknisestä toteutuksesta johtuen. Maksu määräytyy laskun mukaisesti.

Reklamaatiot, vahingonkorvausvastuu, erimielisyydet ja sovellettava laki

Xxxxxxxx ollessa tyytymätön saamaansa palveluun tulee mahdollinen reklamaatio tehdä kirjallisesti seitsemän (7) vuorokauden kuluessa tilaisuuden päättymisestä osoitteeseen xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx

Tortinlinnan korvausvelvollisuus rajoittuu kaikissa tilanteissa tilaisuuden hintaan eikä kata välillisiä vahinkoja tai kolmansille osapuolille tai suhteessa näihin tapahtuneita vahinkoja. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli Tortinlinna ja Tilaajasopimusasiakas tai Tilaaja eivät pääse neuvotteluteitse sopimukseen, tätä sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Kokouspalveluihin sovelletaan sen maan lakia, jossa palvelu tuotetaan.

Löytötavarat

Tortinlinna ei vastaa tilaan jätetyistä tavaroista. Löytötavaroita voi tiedustella sähköpostitse osoitteesta xxxx@xxxxxxxxxxx.xxx. Löytötavaroita säilytetään 30 päivää tilaisuuden jälkeen, jonka jälkeen löytötavarat toimitetaan Turun pääpoliisiaseman löytötavaratoimistoon.

Vähäarvoiset löytötavarat, arvoltaan alle 20 € (pyyhkeet, vaatteet, hygieniatuotteet) hävitetään 30 päivän jälkeen tilaisuudesta. Tortinlinna pidättää oikeuden määritellä tavara vähäarvoiseksi.

Sopimuksen siirto

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa varaamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle.

Sovellettava laki

Yksittäiseen kokouspalveluja koskevaan sopimukseen sovelletaan sen maan lakia, jossa kokouspalvelu tuotetaan.

Sopimuksen voimassa olo

Toistaiseksi voimassa 1.3.2020 lähtien