TOIMEKSIANTOSOPIMUS VASTAANOTTOPALVELUJEN TUOTTAMISESTA
TOIMEKSIANTOSOPIMUS VASTAANOTTOPALVELUJEN TUOTTAMISESTA
1. OSAPUOLET JA YHTEYSHENKILÖT
Tilaaja: SPR Varsinais-Suomen Piiri, Turun vastaanottokeskus
(jäljempänä ”Tilaaja”)
Tilaajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxxx Xxxxx
Palveluntuottaja Naantalin kaupunki (jäljempänä ”Palveluntuottaja”)
Y-tunnus: 0135457-2
Palveluntuottajan yhteyshenkilö sopimusasioissa: Xxxx Xxxxxxxx
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen käyttöä, toteutumista ja tiedottaa siihen liittyvistä asioista oman organisaationsa sisällä sekä toiselle sopijapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on välittömästi ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle.
Tilaaja tekee tämän toimeksiantosopimuksen Palveluntuottajan kanssa Maahanmuuttoviraston toimeksiannosta ja ohjeistamana.
2. SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT
Siltä osin kuin tässä Sopimuksessa tai liitteissä ei nimenomaisesti ole toisin sovittu,
Sopimukseen sovelletaan Jyse 2014 Palvelut (jäljempänä ”JYSE”) -ehtoja.
3. MÄÄRITELMÄT
JYSE kohdan 1 lisäksi Sopimuksessa sovelletaan seuraavia määritelmiä:
”Palvelunkuvaus” tarkoittaa tässä Sopimuksessa määriteltyä palvelunkuvausliitettä, jossa on kuvattu Palvelun sisällöt, sovittu laatutaso, laatutason seurantavat ja, palvelunsuorittajat sekä tarvittaessa Palvelun saajat, Xxxxxxxx suorittamisaikataulu ja suorituspaikka. Palvelunkuvauksessa on tarvittaessa kuvattu myös Palvelun lopputulos.
”Sopimus” tarkoittaa tätä Sopimusasiakirjaa liitteineen.
”Palvelu” tarkoittaa tässä Sopimusasiakirjassa ja sen liitteissä kuvattua Palvelua.
4. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA KOHDE
Sopimuksen kohteena on Palveluntuottajan tuottamat vastaanottopalvelut ja Palveluntuottajalle maksettava korvaus näiden vastaanottopalvelujen tuottamisesta tilapäistä suojelua hakeville ja saaville henkilöille (myöhemmin myös Asiakas).
Palvelut tuotetaan Tilaajan toimeksiannosta. Sopimus on voimassa 1.5.2022- 4.3.2023. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä ”Palvelukuvaus”.
Palveluita tuotetaan kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta annetun lain (746/2011) 3 §:n 2 kohdassa tarkoitetulle henkilölle, joka on rekisteröity Tilaajan ylläpitämän vastaanottokeskuksen asiakkaaksi.
Tilaaja ei sitoudu tiettyihin Asiakasmääriin. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eikä Palveluntuottaja voi itsenäisesti ja oma-aloitteisesti kasvattaa vastaanottopalveluita saavien tilapäistä suojelua hakevien ja saavien henkilöiden määrää. Vastaanottopalveluita saavien henkilöiden määrän kasvamiseen ja uusiin Asiakkaisiin tulee saada Tilaajan hyväksyntä.
Perussopimuskauden jälkeen Tilaaja ja Palveluntuottaja voivat yhdessä sopien jatkaa sopimuskautta optiokaudella.
5. SOPIJAPUOLTEN YLEISET VASTUUT JA VELVOITTEET Palveluntuottaja
Palveluntuottaja järjestää ja tuottaa tässä sopimuksen mukaiset vastaanottopalvelut laadukkaasti, ammattitaitoisesti, virheettömästi ja tietoturvallisesti.
Palveluntuottaja vastaa toimintansa laadusta ja asianmukaisuudesta. Palveluntuottaja tekee tuottamiensa palvelujen omavalvontaa.
Palveluntuottaja noudattaa vastaanottopalveluita tuottaessaan tätä sopimusta, Suomessa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja Tilaajan sekä Maahanmuuttoviraston ja muiden viranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä.
Palveluntuottajalla tulee olla heti sopimuskauden alusta alkaen ja koko toiminnan keston ajan voimassa oleva toiminnan laajuuteen, riskeihin ja laatuun nähden riittävät vakuutukset. Jos vakuutus ei kata täysimääräisesti välittömiä vahinkoja, Palveluntuottaja vastaa kolmannelle osapuolelle aiheutuneista vahingoista täyteen määrään saakka.
Palveluntuottajalla on velvollisuus ilmoittaa Tilaajalle viipymättä vastaanottopalvelujen tuottamisessa ilmenneistä laatupoikkeamista ja ongelmista. Palveluntuottaja vastaa tekemänsä laskutuksen oikeellisuudesta.
Tilaaja
Tilaaja myötävaikuttaa sen vaikutuspiirissä olevin kohtuullisin tavoin tämän sopimuksen tarkoituksen täyttymiseksi.
Tilaaja toimittaa Palveluntuottajalle riittävät tiedot ja ohjeistuksia palvelujen tuottamiseksi.
Tilaaja ei vastaa Palveluntuottajan toiminnasta ja tuottamien vastaanottopalvelujen laadusta.
Tilaaja seuraa ja arvioi Palveluntuottajan toiminnan ja tuottamien palvelujen kustannuksia, laatua, laskutuksen oikeellisuutta ja vaikuttavuutta.
Tilaaja korvaa Palveluntuottajalle vastaanottopalvelujen tuottamisesta sopimuksen mukaisen korvauksen.
6. PALVELUNTUOTTAJAN KOKONAISVASTUU JA ALIHANKKIJAT
Palveluntuottajalla on oikeus käyttää alihankkijoita. Palveluntuottaja on velvollinen ilmoittamaan kirjallisesti Tilaajalle käyttämänsä alihankkijat sekä
alihankinnan kohteen, joka liitetään tämän sopimuksen liitteeksi.
Palveluntuottajalla on kokonaisvastuu tämän sopimuksen mukaisten vastaanottopalvelujen tuottamisesta. Palveluntuottaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuten omastaan.
7. PALVELUN SISÄLTÖ JA LAATU
Palvelun sisältö ja laatu on tarkemmin kuvattu liitteessä ”Palvelunkuvaus”.
8. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY JA SALASSAPITO
Palveluntuottajan Tilaajan toimeksiannosta käsittelemät ja palvelujen tuottamisessa syntyvät Asiakasta koskevat tiedot kuuluvat Tilaajan asiakas- ja/tai potilasrekisteriin. Sen lisäksi mitä JYSE 21 luvussa sovitaan, todetaan, että salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin.
Palveluntuottaja käyttää palvelujen tuottamisessa omia tietojärjestelmiään.
Sopimusosapuolten välisestä henkilötietojen käsittelystä, vastuusta ja velvoitteista on sovittu ja ne on kuvattu tarkemmin sopimusliitteessä ”Henkilötietojen käsittelyn ehdot”.
9. VALVONTA
Vastaanoton valvonta ja ohjaus kuuluu Maahanmuuttovirastolle. Valvontaa tehdään vastaanottojärjestelmän valvontaohjelman mukaisella tavalla.
10. KUSTANNUSTEN KORVAAMINEN
Tilaaja korvaa Palveluntuottajalle majoituspalveluista ja ohjauksesta 10,07€ vuorokaudelta jokaista majoittunutta henkilöä kohden.
Tilaaja korvaa Palveluntuottajalle tämän sopimuksen mukaiseen majoitus- ja ohjauspalveluun liittyvistä tulkkaus- ja käännöspalveluista aiheutuvat asianmukaiset ja todelliset toteutuneet kustannukset.
11.LASKUTUS, MAKSUEHDOT JA SELVITTÄMISVELVOLLISUUS
Korvaus laskutetaan sopimuksen mukaiseen hinnoitteluun ja todellisiin toteutuneisiin kustannuksiin perustuen kuukausittain jälkikäteen viimeistään laskutuskuukautta seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä.
Maksut maksetaan laskun perusteella. Palveluntuottaja on velvollinen toimittamaan laskun osana selvityksen tehdyistä palveluista laskutuksen perusteeksi (laskuerittely). Sopimuksenmukainen raportointi on edellytys laskujen maksamiselle. Lasku erääntyy maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta lisätä laskuun toimisto- tai muita lisiä eikä muita kustannuksia.
Laskutustiedot:
OVT-tunnus: 00370142236012
Verkkolaskutusosoite: Suomen Punainen Risti Varsinais-Suomen piiri ++12++ Välittäjätunnus: BAWCFI22
Verkkolaskuoperaattori: Basware
12. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN
Tilaaja voi siirtää sopimuksen toiselle vastaanottokeskukselle tai Maahanmuuttovirastolle. Palveluntuottaja ei voi siirtää sopimusta edelleen kolmannelle osapuolelle.
13. YLIVOIMAINEN ESTE
Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopijapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopijapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopijapuoli ei voi välttää eikä voittaa.
14. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN
Molempien sopijapuolien osalta sopimuksen irtisanomisaika on kaksi (2) kuukautta. Tilaaja ja Palveluntuottaja pyrkivät ensisijaisesti selvittämään ja ratkomaan mahdolliset ongelmat ja poistamaan ne muun yhteydenpidon ja toiminnan kautta keskinäisin neuvotteluin. Ongelma voi tulla esiin myös Maahanmuuttoviraston valvontatoiminnan kautta ja Maahanmuuttovirasto voi myös olla asiassa aloitteellinen ja osallistua neuvotteluihin.
Sopijapuolen rikkoessa tästä sopimuksesta johtuvaa velvoitettaan, tulee rikkomukseen vetoavan sopijapuolen ensisijaisesti varoittaa rikkovaa sopijapuolta kirjallisesti sopimuksen purku-uhasta, jos asiaa ei saada selvitettyä ja ratkottua keskinäisin neuvotteluin. Tämän jälkeen sopijapuolelle on annettava rikkomukseen nähden kohtuullisena pidettävä aika korjata sopimuksen vastainen menettelynsä. Mikäli sopimuksen vastainen menettely jatkuu varoituksen jälkeen tai rikkomusta on pidettävä sopimuksen jatkumisen kannalta niin olennaisena, ettei toisen sopijapuolen voida edellyttää jatkavan sopimusta edes edellä mainittua kohtuullista aikaa, voi rikkomukseen vetoava sopijapuoli purkaa sopimuksen päättymään välittömästi.
Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa tai tämän alihankkijaa rasittaa julkisia hankintoja koskevassa lainsäädännössä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 81 §:n 1 momentin 3- 11 kohdissa tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste tai Euroopan unionin tai YK:n kohdistama pakote, vaikka peruste olisi syntynyt vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen.
16.SOPIMUSMUUTOKSET
Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti paperisella asiakirjalla ja molempien sopijapuolten asianmukaisesti allekirjoitettava. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset, ellei muutosasiakirjoissa ole toisin sovittu.
17. SOPIMUKSEN LIITTEET JA ASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS
Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä (pienempinumeroinen on ensisijainen):
1. Sopimus
2. Liite 1 Palvelukuvaus
3. Liite 2 Henkilötietojen käsittelyn ehdot
4. Liite 3 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 Palvelut
18. ALLEKIRJOITUKSET JA SOPIMUSKAPPALEET
Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansisältöistä kappaletta, yksi kummallekin Osapuolelle. TILAAJA PALVELUNTUOTTAJA
Naantali 04.10.2022 Naantali 04.10.2022
Xxxxx-Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
toiminnanjohtaja kaupunginjohtaja
Kuntamalli – palvelukuvaus
Kuntamalli
1(5)
5.5.2022
Kuntamallin tarkoituksena on mahdollistaa tilapäistä suojelua hakevien ja saavien henkilöiden (myöhemmin henkilö) majoittuminen siellä, mihin he ovat asettautuneet Suomeen saapuessaan. Kyseessä on nopea ja väliaikainen ratkaisu, jossa kunta tuottaa vastaanottokeskukselle ja tilapäistä suojelua hakeville ja saaville henkilöille vastaanottoon kuuluvia majoitus- ja ohjauspalveluita.
Kuntamallia toteutetaan Maahanmuuttoviraston, vastaanottokeskusten ja kuntien hyvässä yhteistyössä ja yhteistoimintana.
Keskeiset määritelmät
Tilapäistä suojelua hakeva tai saava henkilö; Xxxxxxxxxx suojelu on tarkoitettu Ukrainasta sotaa pakeneville henkilöille. Tilapäisen suojelun tarkoituksena on, että näille henkilöille voidaan tarjota nopeasti väliaikaista suojelua. Lisätietoa: xxxxx://xxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxx
Kansainvälistä suojelua hakeva henkilö; Kansainvälistä suojelua (turvapaikkaa) hakeva henkilö on hakenut kansainvälistä suojelua ulkomaalaislain (301/2004) 95 §:n mukaisesti.
Laki kansainvälistä suojelua hakevien vastaanotosta ja ihmiskaupan uhrien auttamisesta (746/2011); Nk. vastaanottolain tarkoituksena on turvata kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan toimeentulo ja huolenpito. Laki säätelee keskeisesti vastaanottokeskustoimintaa ja vastaanottopalveluita.
Vastaanottokeskus on paikka, johon turvapaikanhakija tai tilapäistä suojelua hakeva tai saava henkilö majoitetaan ja joka järjestää hänelle vastaanottopalvelut ja muun vastaanottoon kuuluvan käytännön toiminnan.
Vastaanottopalvelut ja muu vastaanottoon kuuluva käytännön toiminta; Vastaanottoon kuuluvia palveluita ovat majoitus, sosiaali- ja terveyspalvelut, vastaanotto- ja käyttöraha, työ- ja opintotoiminta, tulkkaus ja vapaaehtoisen paluun tukeminen. Muuta vastaanottoon kuuluvaa toimintaa on esimerkiksi neuvonta ja ohjaus.
Maahanmuuttoviraston rooli
Maahanmuuttovirasto huolehtii, että Suomessa on kulloinkin tarvittava määrä vastaanottokeskuksia ja vastaanottokapasiteettia.
Vastaanoton ja vastaanottokeskusten käytännön toiminnan ohjaus, suunnittelu ja valvonta kuuluvat Maahanmuuttovirastolle.
Maahanmuuttovirasto antaa viranomaisohjeita vastaanottotoimintaa ohjaavan lainsäädännön tueksi.
Kuntamalliin osallistuvat kunnat
Kuntamalliin osallistuvat ne kunnat, jotka ovat tehneet sopimuksen kuntamallin mukaisesta toiminnasta ja vastaanottopalvelujen tuottamisesta alueensa vastaanottokeskuksen kanssa. Sopimus on edellytys kuntamalliin kuuluvien korvausten maksamiselle 1.5.2022 alkaen. Osallistuminen on kunnille vapaaehtoista.
Maahanmuuttovirasto määrittelee, mikä alueella sijaitsevista vastaanottokeskuksista vastaa kunkin kunnan kanssa laadittavasta sopimuksesta ja sen tekemiseen liittyvistä keskusteluista.
Kuntamallin piiriin kuuluvat henkilöt
Kuntamalli koskee ainoastaan tilapäistä suojelua hakeneita ja saavia henkilöitä. Kuntamalli ei koske henkilöitä, jotka ovat hakeneet pelkästään kansainvälistä suojelua (turvapaikanhakijat). Mikäli henkilöllä on vireillä kansainvälisen suojelun hakemus ja hän on samanaikaisesti hakenut ja/tai saanut tilapäistä suojelua, voi asiakas olla mukana kuntamallin mukaisessa palvelussa ja toiminnassa.
Kuntamallin piirissä olevan henkilön tulee olla rekisteröitynyt kunnan kanssa sopimuksen tehneen vastaanottokeskuksen asiakkaaksi ja henkilön kuulumisesta kuntamalliin tulee olla sovittu vastaanottokeskuksen kanssa. Kunnan tulee ilmoittaa vastaanottokeskukselle välittömästi uusista henkilöistä, jotka olisivat tulossa kuntamallin piiriin.
Kuntamallissa ei ole tarkoituksena, että henkilöt muuttavat ja siirtyvät kuntamallissa mukana olevien kuntien välillä, siirtäen majoitustaan kunnasta toiseen.
Kunnan tuottamat palvelut kuntamallissa
Kuntamallissa kunta tuottaa tilapäistä suojelua hakevien ja saavien henkilöiden majoituspalvelut sekä antaa henkilöille majoitukseen ja arkeen liittyvää ohjausta ja neuvontaa. Vastaanottokeskus vastaa muiden vastaanottopalveluiden järjestämisestä.
Kunta vastaa palvelujen ja toimintansa laadusta ja asianmukaisuudesta.
Kuntamalliin ja sopimukseen eivät kuulu ne palvelut ja toiminta, jotka kunta järjestää henkilöille muuten. Näitä palveluita ja toimintaa on esimerkiksi varhaiskasvatus, esi- ja perusopetus, oppilashuolto (sis. koulu- ja oppilasterveydenhuolto), lastensuojelu ja kiireellinen akuutteihin tilanteisiin annettava terveydenhuolto sekä COVID-19- rokotusten järjestäminen
henkilöille. Kunta voi myös tarjota henkilöille halutessaan erilaista kotoutumista ja hyvinvointia edistävää muuta toimintaa, kuten harrastusmahdollisuuksia.
Majoituspalvelu
Kuntamallin piiriin kuuluvat henkilöt majoitetaan kunnan omistamissa tai vuokraamissa asunnoissa, joiden tulee olla asumisen vaatimukset täyttäviä. Ympäristöministeriön asuin-, majoitus-, ja työtiloista annetun asetuksen (1008/2017) mukaan tällaisella asunnolla tarkoitetaan keittiöllä, keittokomerolla tai keittotilalla varustettua yhden asuinhuoneen tai useampia asuinhuoneita käsittävää, ympärivuotiseen asumiseen tarkoitettua kokonaisuutta, jolla on oma välitön sisäänkäyntinsä. Kunta on vastuussa majoituksen laadusta ja tarkoituksenmukaisuudesta.
Kunnan tuottamaan majoitukseen sisältyy asuntojen kalustus ja varustus välttämättömillä tarvikkeilla, sähkö, vesi, jätehuolto, huoltotyöt, vakuutukset sekä asuntojen ennallistaminen sen jälkeen, kun henkilö muuttaa pois asunnosta. Kunta ei saa erikseen korvausta näistä kustannuksista, vaan nämä sisältyvät kunnalle maksettavaan vuorokausihintaan.
Majoitukseen varattavien asuntojen tulee sijaita hyvien kulkuyhteyksien päässä, julkisen liikenteen varrella.
Kunta tai muu taho ei saa periä henkilöltä maksua tai edellyttää muuta vastiketta majoituksesta. Jos kunta päättää lopettaa henkilön majoittamisen hänelle tarjotussa asunnossa, siitä tulee ilmoittaa sekä henkilölle että vastaanottokeskukselle vähintään 30 päivää ennen majoituksen päättymistä.
Neuvonta ja ohjaus
Majoituspalveluun kuuluu henkilöille annettavaa neuvontaa ja ohjausta. Kuntamallin piiriin kuuluvien henkilöiden arjessa tapahtuva neuvonta ja ohjaus tehdään lähtökohtaisesti kunnan toimintana, eikä vastaanottokeskuksesta käsin.
Neuvonta ja ohjaus sisältää ainakin:
• asumiseen liittyvää neuvontaa ja ohjausta
• neuvontaa ja ohjausta arjen asioiden hoitamiseen (esimerkiksi pankkitilin avaaminen, harrastuksiin hakeutuminen, verokortin saaminen, kouluun ja varhaiskasvatukseen hakeutuminen, TE- palveluihin hakeutuminen, vastaanottorahan hakeminen)
• vastaanottokeskuksen kanssa sovittua muuta neuvontaa ja ohjausta, esimerkiksi vastaanottokeskuksen toimintaan ja vastaanottopalveluihin liittyen sekä tarvittavaa tiedonvälittämistä
Kunnan tulee myös ohjata ja auttaa hakeutumisessa palveluihin, mikäli henkilö tarvitsee sosiaalipalveluita tai terveydenhuollon palveluita. Kunnan tulee tehdä hyvää ja tiivistä yhteistyötä vastaanottokeskuksen kanssa ja huolehtia osaltaan asianmukaisen ja tarvittavan tietojenvaihdon toteutumisessa.
Neuvonnalla ja ohjauksella tavoitellaan myös henkilöiden omatoimisuuden ja itsenäisen asioiden hoitamisen kehittymistä.
Kunnalle majoituksesta maksettavassa korvauksessa on huomioitu neuvonta ja ohjaus. Kunta voi tuottaa neuvonnan ja ohjauksen haluamallaan tarkoituksenmukaisella tavalla.
Kunta toimittaa tiedot majoitus- ja ohjauspalvelua tekevistä ja siihen osallistuvista työntekijöistä vastaanottokeskukselle yhteistyötä ja yhteistoimintaa varten.
Kunta voi käyttää ohjauspalvelun tuottamisessa tarvittavia tulkkaus- ja käännöspalveluita ja laskuttaa niistä vastaanottokeskusta.
Kustannusten korvaaminen
Vastaanottokeskus korvaa kunnalle sopimuksen mukaisten majoituspalveluiden ja ohjauspalveluiden tuottamisesta sopimuksessa määritellyn kuntakohtaisen majoitusvuorokausihinnan. Hinta maksetaan jokaista majoittunutta henkilöä kohden.
Majoituspalvelujen kustannuksen korvataan perustuen seuraavaan laskentakaavaan:
(Kunnan ARA-vuokratason neliöhinta €/m2* 60 m2 (kaksio)) /3 henkilöllä/30 vrk+ muut kulut.
Muiden kulujen korvaus on 2,4 € henkilöä kohden. Muihin kuluihin sisältyy: asuntojen kalustus, sähkö, vesi, jätehuolto, huoltotyöt, vakuutukset, asuntojen ennallistaminen sekä henkilöille annettava ohjaus ja neuvonta.
Vastaanottokeskus seuraa kuntamallin majoitusvuorokausia, jotka perustuvat keskuksen asiakasrekisteriin (UMA – rekisteri) rekisteröityihin asiakkaisiin.
Rekisteriä koottaessa tarkistetaan, että siihen kuuluvat henkilöt ovat hakeneet tai saavat tilapäistä suojelua. Vastaanottokeskus toimittaa rekisteristä poimitun asiakaslistan kuntaan joka kuukauden päätyttyä, viimeistään seuraavan kuun
10. päivään mennessä. Kunta tarkistaa listauksen ja tekee sen perusteella laskun vastaanottokeskukselle kuukausittain viimeistään laskutuskuukautta seuraavan kuukauden 30. päivään mennessä.
Kunnan tulee määritellä yhteistyössä vastaanottokeskuksen kanssa tilapäistä suojelua hakevien ja saavien henkilöiden määrä kunnassa sopimuksen tekohetkellä sekä laskea kyseisen henkilömäärän perusteella arvio sopimuksen kokonaisarvosta. Vastaanottokeskus ilmoittaa sopimuksen arvioidun kokonaisarvon Maahanmuuttovirastolle.
Vastaanottokeskus ei korvaa kunnalle tyhjistä, kalustetuista asunnoista tai varallaolosta, vaan toteutuneista majoitusvuorokausista. Vastaanottokeskus ei korvaa kunnalle sellaisen henkilön majoittamisesta, joka on rekisteröity asukkaaksi toiseen kuntaan tai vastaanottokeskukseen. Vastaanottokeskus ei myöskään korvaa kunnalle vastaanottolain 18 §:n mukaisessa yksityismajoituksessa asuvien henkilöiden majoituksesta.
Tilaaja korvaa palveluntuottajalle tämän sopimuksen mukaisista majoitus- ja ohjauspalveluihin liittyvistä tulkkaus- ja käännöspalveluista aiheutuvat asianmukaiset ja todelliset toteutuneet kustannukset.
Henkilötietojen käsittely
Kunta toimii kuntamallissa tuottamiensa palvelujen osalta henkilötietojen käsittelijänä. Kunnan käsittelemät ja palvelujen tuottamisessa syntyvät henkilöitä koskevat tiedot kuuluvat vastaanottokeskuksen asiakas- ja/tai potilasrekisteriin.
Kunta käyttää palvelujen tuottamisessa omia tietojärjestelmiään.
Henkilötietojen käsittelyn ehdot
1. Yleistä
1.1. Tämä sopimusliite ”Henkilötietojen käsittelyn ehdot” on osa kuntamallin majoitussopimusta, jäljempänä ”Sopimus”, jonka Xxxxxxx on tehnyt Toimittajan kanssa.
1.2. Tässä sopimusliitteessä määritellään Tilaajaa ja Toimittajaa sitovasti ne henkilötietojen käsitte- lyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Toimittaja Tilaajan toimeksian- nosta käsittelee henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta. Näissä ehdoissa kuvatuista Toimittajan toi- menpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu.
2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
2.1. Käsiteltäessä henkilötietoja Xxxxxxx on rekisterinpitäjä ja Toimittaja on henkilötietojen käsittelijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), ellei henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. ”Ti- laajan henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista Tilaaja vastaa rekis- terinpitäjänä.
2.2. Toimittaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mu- kainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
2.4. Jos kohdan 2.2 mukaista käsittelytoimien kuvausta ei ole tehty tai se on puutteellinen, Tilaaja laatii tai täydentää käsittelytoimien kuvausta tarvittaessa yhteistyössä Toimittajan kanssa.
3. Toimittajan yleiset velvollisuudet
3.1. Toimittaja käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti. Ryh- mittymän ollessa Käsittelijänä tämän sopimusliitteen velvoitteet koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn.
3.2. Toimittaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että Xxxxxxxx henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käytän- töjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen lainmukainen kä- sittely sekä käsittelyjärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vika- sietoisuus.
3.3. Toimittaja ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa.
3.4. Toimittaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Tilaajan hen- kilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Toimittaja ilmoittaa kirjallisesti tietosuojavastaa- van tai yhteyshenkilön yhteystiedot Tilaajalle.
3.5. Toimittaja saattaa Xxxxxxxx saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka Xxxxxxx tarvitsee re- kisterinpitäjälle ja Toimittajalle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista var- ten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Xxxxxxxx vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja-ase- tuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Toimittaja tekee nämä tehtävät sopi- muksen mukaisilla hinnoilla, ellei toisin sovita.
3.6. Toimittaja ilmoittaa Tilaajalle viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat re- kisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Toimittaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Toimittaja avus- taa Tilaajaa, jotta Xxxxxxx pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää Toimittajalta esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja vies- tinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai pois- tamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötietojen siir- tämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei toisin ole sovittu, Toimittajalla on oikeus laskuttaa Tilaa- jaa sopimuksessa sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa lisäkuluja Toimittajalle. Toimit- taja on velvollinen ennakolta ilmoittamaan Tilaajalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.
3.7. Toimittaja sallii Tilaajan tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osallis- tuu niihin. Tarkastusmenettelyä koskevat tarkemmat ehdot ovat sopimuksessa.
4. Xxxxxxxx xxxxxx
4.1. Toimittaja noudattaa Xxxxxxxx henkilötietojen käsittelyssä sopimuksessa ja näissä erityiseh- doissa sovittuja ehtoja sekä Tilaajan kirjallisia ohjeita. Tilaaja vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saa- tavuudesta. Toimittaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä Tilaajalle, jos Tilaajan antamat oh- jeet ovat puutteellisia tai jos Toimittaja epäilee niitä lainvastaisiksi.
4.2. Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Toimittajalle antamiaan henkilötietojen kä- sittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mukai- siin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan sopimuk- sen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä.
5. Palveluhenkilöstö
5.1. Toimittaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Xxxxxxxx henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa sovittuja salassapitoeh- toja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
5.2. Toimittaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Tilaajan henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelee niitä ainoastaan sopimuksen, näiden erityisehtojen ja Tilaajan ohjeiden mukaisesti.
6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
6.1. Siltä osin kuin Toimittaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan Sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja.
6.2. Xxx Xxxxxxxxxxx alihankkija käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edellyt- tää Tilaajan ennakkoon kirjallisesti antamaa lupaa.
6.3. Toimittaja tekee alihankkijan kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa se sitouttaa käyttämänsä ali- hankkijat noudattamaan omalta osaltaan sopimuksessa Toimittajalle asetettuja velvoitteita sekä Tilaajan antamia kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Toi- mittaja varmistaa, että sopimuksen mukainen Tilaajan tarkastusoikeus voidaan ulottaa alihank- kijaan.
6.4. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Toimittaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Toimittajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Tilaajalla on oikeus vaatia Toimittajaa vaihtamaan alihankkijaa.
6.5. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan alihankkijan vaihtamisesta on ilmoitettava Tilaajalle etukäteen. Ilmoituksessa tulee kuvata, miten alihankkija käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja tie- tosuojalainsäädännön mukaisesti. Tilaajalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa ehdotet- tua alihankkijaa.
7. Palvelun paikka
7.1. Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, Toimittajalla on oikeus käsitellä Tilaajan hen- kilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella. Mitä sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa so- vitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista Tilaajan henkilötie- toihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä.
7.2. Jos sopijapuolet sopivat, että Toimittajaa saa siirtää Tilaajan henkilötietoja Euroopan talousalu- een ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lainsää- dännön mukaisesti.
8. Tietoturvaloukkaukset
8.1. Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalle kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturva- loukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi Toimittaja sitoutuu ilmoittamaan Tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä muista palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaiku- tuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.
8.2. Toimittajan on annettava Tilaajalle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
i. tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
ii. tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
iii. kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
iv. kuvaus toimenpiteistä, joita Toimittaja ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
8.3. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan Toimittaja ryhtyy viipymättä sopimuksessa sovittuihin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoitta- miseksi ja korjaamiseksi.
9. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen
9.2. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Toimittaja palauttaa Tilaajalle kaikki Tilaajan puolesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot henkilötiedoista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen määräyk- sellä on edellytetty, että Toimittaja säilyttää henkilötiedot.
10. Vastuunrajoitus
11. Sopimuksen voimassaolo
Nämä henkilötietojen käsittelyn ehdot ovat voimassa niin kauan kuin sopimus on voimassa, mutta joka tapauksessa niin kauan, kunnes velvoitteet henkilötietojen käsittelyyn tulevat täy- tettyä.
Nämä henkilötietojen käsittelyn ehdot tulevat voimaan, kun kumpikin sopijapuoli on sen alle- kirjoittanut.
Henkilötietojen käsittelystä valmisteltu sopimus on laadittu kahtena samansanaisena kappa- leena, yksi kummallekin sopijapuolelle.
Naantali 04.10.2022 Sopijaosapuolet:
SPR Varsinais-Suomen piiri Naantalin kaupunki
Xxxxx-Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
toiminnanjohtaja kaupunginjohtaja
Ohje: Xxx Xxxxxxxxxx toimii sellaisten henkilötietojen käsittelijänä, joiden rekisterinpitäjä on Ti- laaja, henkilötietojen käsittelyn ehtoihin on liitettävä tämä liite täytettynä.
Tässä liitteessä yksilöidään ne Tilaajan henkilötiedot, joita Toimittaja käsittelee Xxxxxxxx lukuun. Täytä tarvittavat kohdat ja poista lopuksi tämä ohje.
KÄSITTELYTOIMIEN KUVAUS
1. Osapuolet
Tilaaja: SPR Varsinais-Suomen piiri Toimittaja: Naantalin kaupunki
2. Dokumentin tarkoitus
Xxxxxxx on tehnyt Toimittajan kanssa Sopimuksen, joka koskee sellaista palvelua, jossa Toimittaja toimii Xxxxxxxx ylläpitämään henkilörekisteriin kuuluvien henkilötietojen käsittelijänä.
Tässä dokumentissa kuvataan käsittelytoimet, joita Toimittaja henkilötietojen käsittelijänä tekee Xxxxxxxx puolesta, henkilötietojen tyypit sekä käsiteltävät henkilötiedot. Tämä dokumentti liitetään vastaanottokeskuksen ja kunnan väliseen kuntamallin majoitussopimukseen.
3. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät
Osapuolet ovat sopineet, että Toimittaja käsittelee Xxxxxxxx puolesta Sopimuksessa sovitun palve- lun tuottamiseksi seuraavia Asiakkaan henkilörekisteriin kuuluvia henkilötietoja.
- Kunnasta majoitusta hakevan ja saavan henkilön nimi, UMA numero sekä oleskelustatus.
4. Käsittelyn luonne ja tarkoitus
Osapuolet ovat sopineet, että Toimittajan tulee varmistua siitä, että kunnassa sopimuksen mukai- sessa kuntamallin majoituksessa asuvan henkilön statuksena on tilapäistä suojelua hakeva tai saava henkilö.
Vastaanottokeskus on sopinut, että kunta tuottaa tilapäistä suojelua hakeville ja saaville majoitus- ja ohjauspalveluita. Kunnalle maksetaan korvausta kuntamallin palveluiden tuottamisesta ainoas- taan tilapäistä suojelua hakevien ja saavien henkilöiden osalta. Kunnan tulee pystyä varmista- maan kunnassa majoittuvien henkilöiden status palveluiden järjestämiseksi. Kunta käsittelee tie- toja vain tähän tarkoitukseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Toimittaja käsittelee tässä liitteessä yksilöityjä henkilötietoja seuraavan ajan: Sopimuskauden ajan.