TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

Asuntojen vuokrasopimukset ja vuokrasuhteiden hoitaminen 24.5.2018 Rekisterinpitäjä

Psykiatrian Tutkimussäätiö sr

Y-tunnus: 022 42 33-7

Yhteyshenkilö

Xxxx Xxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxx 00 X 0, 00000 Xxxxxxxx

p. 050 512 52 92

s-posti: xxxx.xxxxxxx@xxx.xx, xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

TIETOSUOJA

Psykiatrian Tutkimussäätiö noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä. Psykiatrian Tutkimussäätiössä henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on niiden käsittelyyn oikeus ja työtehtävät tätä edellyttävät.

Rekisterin nimi

Psykiatrian Tutkimussäätiön asuntojen vuokrasopimukset ja vuokrasuhteiden hoitaminen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään Psykiatrian Tutkimussäätiön omistamien asuntojen vuokraamista ja vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden hoitamista varten (vuokralaisen henkilöllisyyden varmistaminen, maksukyky, vuokran maksu sekä huoneiston huolellinen hoito).

Rekisterin tietosisältö

Asuntojen vuokralaisilta kerätään seuraavia tietoja vuokrasopimuksessa:

• Vuokralaisen/vuokralaisten nimi

• Henkilötunnus

• Yhteystiedot: osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti

• Vuokrauskohteen tiedot: osoite, huoneistotyyppi ja pinta-ala

• Vuokra-aika ja tieto luovutettujen avainten määrästä

• Vuokranmaksukausi, asunnon vuokran määrä, käyttökorvauksien määrä, vuokran eräpäivätiedot, viivästyskoron määräytyminen, vuokrantarkistustiedot, vuokravakuuden muoto ja määrä

• Vuokrasopimuksen muut ehdot liittyen asunnon kunnossapitoon, korjaus- ja muutostöihin, asunnon luovutuskuntoon vuokrasuhteen päättyessä, kotivakuutukseen, sähkösopimukseen ja vesimaksuihin, tupakointikieltoon, lemmikkien pitoon, asunnon näyttöön sopimuksen päättyessä tai asunnon myynnin yhteydessä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat vuokralaisten itsensä antamat tiedot vuokrasopimuksessa. Tarvittaessa vuokranantajan lakiin perustuva oikeus: luottotietojen tarkistaminen ennen vuokrasopimuksen allekirjoittamista.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vuokrasopimuksen tiedot luovutetaan Balance-Team Oy:n (Psykiatrian Tutkimussäätiön käyttämä taloushallinnon palveluyritys/kirjanpitotoimisto) säätiön asioita hoitavalle työntekijälle vuokran laskutusta, vuokran tarkistusta ja vuokramaksun seurantaa varten.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ei ole.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Manuaalinen aineisto säilytetään vähintään kahden lukon takana olevissa tiloissa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot:

ATK:lla käsiteltävät tiedot tallennetaan tietokantaan, joka on palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Mikäli rekisterissä oleva henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx tai kirjeitse säätiön osoitteeseen siten, että pyyntö on sen tekijän yksilöimä ja omakätisesti allekirjoittama taikka muutoin varmennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostitse: xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx tai kirjeitse säätiön osoitteeseen siten, että pyyntö on sen tekijän yksilöimä ja omakätisesti allekirjoittama taikka muutoin varmennettu.

Lisäksi rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti rekisterissä olevat mahdollisesti virheellisiksi havaitsemansa tiedot.

Tietojen säilytysaika

Säätiö säilyttää vuokrasopimuksia koskevat tiedot vuokraussuhteen ajan ja tämän jälkeen normaalitilanteessa viiden vuoden ajan. Pidempään tietoja säilytetään vain mikäli, säätiöllä on edelleen avoinna olevia saatavia vuokralaiselta. Tarpeettomat tiedot hävitetään varmistaen tietoturvan.